Excel Avanzado

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Avanzado
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Consultoría y Capacitación
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Registrada en el INCES bajo el Nº 791566
RIF: J-09516417-9
Curso:
Excel Avanzado
Objetivo: El participante conocerá en profundidad al finalizar el curso el trabajo

con hojas de calculo Excel. Será capaz de utilizar la mayoría de las
funciones de dichas hojas de cálculo.
Dirigido a: Personas que hayan realizado el curso de Iniciación a las hojas de
cálculo o aquellos que garanticen que sus conocimientos de Excel son
similares a los contenidos de dicho curso.
Contenido: Referencias y celdas.
Formulas y funciones
Operadores de cálculos.
Operadores de texto.
Funciones.
Comentarios a las formulas.
Utilización de botones de control.
Recuperación del precio de la lista.
Limitación de la reducción.
Validación de entradas.
Introducción a los macros.
Creación de los macros.
Ejecución de los macros.
Modificación de los macros.
Búsqueda de objetivos.
Administración y gestión de las listas, subtotales y filtros.
Ordenar y subtotalizar para la gestión de los datos.
Ordenar listas.
Calcular los subtotales.
Tablas dinámicas.
Creación de gráficos.
Impresión de una hoja de cálculo.
Duración:
16 Horas
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INDICÉ
Pág.
Índice
Introduccion
Tecnicas utiles para la captación de datos ............................................... 5

Crear Nombres .............................................................................................. 15
Añadir un comentario a una celda ................................................................. 16
Eliminar comentario ...................................................................................... 17
Estilos ........................................................................................................... 19
Trabajar con las ventanas de excel ................................................................. 23
Listas en excel ....................................................................................... 24
Filtros.................................................................................................... 29
Ordenar listas ........................................................................................ 31
Insertar sub totals en una lista .............................................................. 32
Macros ................................................................................................... 33
Formas de ejecutar un macro ................................................................. 37
Que grava excel...................................................................................... 42
Tipos o clases de controles .................................................................... 46

Formularios ...................................................................................................60
Tablas dinamicas ........................................................................................... 73
Recuperar una informacion .................................................................... 83
Matrices ................................................................................................ 97
Funcion Excel avanzado .............................................................................. 117
Crear un escenario ...................................................................................... 119
Bibliografia
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INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es un programa diseñado para ayudarte a registrar, analizar
y presentar cuantiosa información. Excel hace que el seguimiento y el
análisis de ventas, la organización de las finanzas, la creación de
presupuesto la realización de una gran variedad de tareas del mundo de los
negocios sean realmente fáciles y puedan llevarse a cabo en una porción
de tiempo mucho menos que si se hicieran con papel y lápiz.
Excel no solo es una hoja de cálculo, también tiene la capacidad de trabajar

con bases de datos de forma directa y totalmente transparente para el usuario;
permite el uso de dibujos y gráficos con comandos para su personalización,
pudiendo crear centenares de gráficos con comandos para su personalización,
pudiendo crear centenares de gráficos diferentes en dos o tres dimensiones,
también permite la automatización de tareas sin importar la complejidad de
estas (creación de sistemas de información sencillos), valiéndose para esto del
lenguaje Visual Basic for Applications (VBA)
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 TÉCNICAS ÚTILES PARA LA CAPTURA DE DATOS
Las siguientes técnicas simplifican el proceso de captura de datos
Limitación de entradas para tipos de datos específicos:
Una técnica muy útil es limitar los errores de entrada de datos especificando el tipo de
datos que la celda o rango de celdas debe alojar. Por ejemplo, si una celda es usada
para el “mes”, se puede indicar que solo admita valores entre 1 y 12. Para establecer
una validación de datos se selecciona en la cinta de opciones, la pestaña Datos, luego
el icono Validación de datos, en este cuadro de diálogo se definen:
 Los datos permitidos

 Un mensaje que aparecerá al seleccionar la celda validada
 Un mensaje que aparecerá si se introducen datos no válidos
Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir datos:
Si se selecciona un rango de celdas antes de

introducir los datos, al presionar la tecla
Enter, se volverá a la “celda activa” la
siguiente celda dentro de la selección. Si la
selección consiste de varias filas y columnas,
Excel primero se mueve hacia abajo y al llegar
a la última celda seleccionada salta
automáticamente a la siguiente columna dentro
de la selección.
Uso de Control + Enter para poner la misma información en un rango de

celdas:
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Si se van a introducir los mismos datos en varias celdas, se pueden seleccionar todas
las celdas que se quiere contengan el mismo dato, teclear el dato y utilizar la
combinación de teclas Control + Enter. Se insertará la misma información en cada
celda de la selección.
Rellenar celdas con texto o valores

secuenciales:
Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto

secuencial, es decir, días de la semana, series de
números, texto más un número (Día 1, Día 2 …). Esto se
logra cuando se copia una celda que contiene el primer
valor o las primeras secuencias de valores
arrastrándola(s) con el ratón.
El método consiste en:
1. Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación,

introducir el valor inicial de la serie.
2. Para incrementar la serie en una determinada cifra, seleccionar la siguiente
celda del rango e introducir el elemento siguiente de la serie. La diferencia
entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de incremento de la serie.
3. Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. Arrastrar
el controlador de relleno sobre el rango que
desee rellenar.
 Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia

abajo o hacia la derecha.
 Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia
arriba o hacia la izquierda.
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Para especificar el tipo de serie, utilice el botón secundario del ratón para arrastrar el
controlador de relleno sobre el rango y, a continuación, haga clic en el comando
pertinente del menú contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002,
haga clic en Rellenar meses para la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede
hacer clic en Rellenar años para la serie ENE-2003, ENE-2004 y así sucesivamente.
Para controlar manualmente la creación de una serie, se debe

utilizar el comando Rellenar del menú Inicio, este comando
permite rellenar la o las celdas seleccionadas con los valores
que se encuentran en las celdas que están arriba, abajo, a la
izquierda o a la derecha de ellas, o con la opción Series,
especificar varios parámetros como son: el valor del
incremento, el límite al que debe llegar la serie, si la serie irá en
una fila o en una columna; si el incremento es lineal (suma),
geométrico (multiplicación), cronológico (fechas) o si se
autorrellena con el mismo valor;.
Ejemplo de serie:
La función Auto Completar hace fácil introducir el mismo texto en varias celdas, al
teclear las primeras letras de un texto que ya se haya tecleado en esa
misma columna, Excel completa la entrada automáticamente. Esto
además de ahorrar tiempo, asegura que las entradas iguales, sean
escritas correctamente y sean coherentes.
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1. En el Botón Office ó Menú Archivo Ver 2010, haga clic en Opciones y

elija la ficha Avanzadas.
2. Active o desactive la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para
valores de celda.
Para introducir la fecha del día actual en la hoja de trabajo basta con seleccionar la
celda y utilizar la combinación de teclas Control +caps lock+, Esta fecha es estática.
Otra forma es usando la función = Hoy()
Si Queremos insertar la hora actual utilizamos la combinación Control + Shift + .
Para forzar que el texto aparezca en una nueva línea dentro de la misma celda se usa
la combinación de teclas Alt + Enter. Esto es similar a usar el formato de alineación
“ajustar texto”, pero tiene la ventaja de ejercer más control sobre la apariencia del
texto ya que uno decide donde será el cambio forzado de línea.
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Si se desea escribir un número como fracción, se debe dejar un espacio entre el entero
y la fracción. Por ejemplo, para escribir 1/8 se debe introducir “0 1/8” en la barra de
fórmulas aparecerá 0.125 pero en la
celda se verá la fracción.
La herramienta de Auto Corrección

puede servir como atajo para la
captura de datos; por ejemplo, si
frecuentemente se captura el nombre
de la compañía Aceros y Aluminios
Vallarta SA. de CV. Se puede crear
una entrada de auto corrección aav
que evite teclear el nombre completo.
Siempre que se teclee la “palabra” aav
Excel la cambiará automáticamente
por el nombre completo. Se debe marcar la opción “Reemplazar texto mientras se
escribe” y a continuación introducir tantas entradas como se desee.
Para realizar esto seleccionamos Botón Office ó Archivo Ver 2010, luego
y por ultimo
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 PEGADO ESPECIAL
El pegado especial permite especificar qué es lo que realmente se quiere copiar, todo
(sería el equivalente a pegar del menú edición), las fórmulas, los valores, realizar
alguna operación entre el rango fuente y el rango destino y más opciones que se
describirán a continuación. Este comando se encuentra dentro del menú Archivo –
Opciones de pegado –
Pegado especial
Todo: Pega contenido, formato, validación de datos y comentarios.

Fórmulas: Se copian sólo las fórmulas contenidas en el rango fuente.
Valores: Copia el resultado de las fórmulas. El destino de la copia puede ser un
rango nuevo o el original. En el segundo caso, Excel reemplaza las fórmulas
originales por sus valores actuales.
Formatos: Solo copia el formato.
Comentarios: Sólo los comentarios.
Validación: Copia los criterios de validación.
Todo excepto bordes.
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Ancho de columnas: Sólo cambia el ancho de la columna destino para que sea
igual que el de la columna fuente.
Ejecutar operaciones matemáticas sin fórmulas: Los botones de opciones de la

sección operación, permiten ejecutar operaciones aritméticas entre los valores que se
copian y los valores del rango donde se va a efectuar el pegado especial. Por ejemplo,
se puede copiar un rango a otro rango y seleccionar la operación multiplicar. Excel
multiplica a los valores correspondientes del rango fuente y del rango destino y
reemplaza el rango destino con los resultados de la operación.
Por ejemplo: multipliquemos los valores de la columna “A” al pegarlos en la columna

“C”.
Veamos el resultado.
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Saltar blancos evita que Excel sobrescriba el contenido de celdas en su área de pegado
con celdas en blanco desde el rango copiado. Esta opción es útil si se está copiando un
rango a otra área pero no se quiere que las celdas en blanco del rango copia
sobrescriban los datos existentes.
Ejemplo: Vamos a copiar la columna de la izquierda donde están los valores 5,2,6,7,6
en la columna de al lado pero respetando los valores que coinciden con las celdas en
blanco.
Se respetaron las celdas que contenían blancos.
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Transponer es una opción del cuadro de diálogo pegado especial que cambia la
orientación del rango copiado. Las filas se convierten en columnas y viceversa. Todas
las fórmulas del rango copiado se ajustan para que funcionen bien una vez
transpuestas.
Versión 2010 Versión 2007
 DAR NOMBRES A CELDAS Y RANGOS
Las celdas normalmente son identificadas por su ubicación dentro de la hoja, respecto
de la columna y renglón que la forman, por ejemplo, B5 o B3. Sin embargo, es posible
también asignarles un nombre que represente el dato que contienen, por ejemplo:
Venta, Descuento, SubTotal, IVA o Total.
Los nombres pueden ser asignados a una sola celda o a un rango de celdas, por
ejemplo: H5 puede llamarse BONO y el rango A1:A5 puede llamarse PRECIOS.
El dar nombre a una celda o rango de celdas tiene dos

objetivos o ventajas:
1. Facilitar su uso dentro de las fórmulas, permitiendo que

éstas sean más fáciles al momento de su escritura y más
claras en su lectura, es decir, es fácil saber el origen de
un cálculo sin tener que localizar primero las celdas para
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poder identificar el sentido del cálculo realizado.

2. Localizar de manera rápida los diferentes datos dentro de una hoja o entre todas
las hojas del libro de trabajo, por medio del comando Ir a (que se encuentra en el
menú Archivo o bien presionando la tecla F5) y que permite viajar a las celdas o
rangos, identificándolos por su nombre sin tener que saber de memoria en qué
celda se encuentra cada dato. También se puede viajar a una celda o rango
seleccionando su nombre del Cuadro de Nombres.
Así, una fórmula que incluya el cálculo del total de una venta, en una hoja en la que la
venta, se encuentra en la celda A3:B3, el Descuento se encuentra en las celdas A4:B4,
el SubTotal
En las celdas A5:B5, el IVA se encuentra en la celda A6:B6 y el Total en la celdas

A7:B7, podría ser calculadas así: = B3-(B3*B4), luego, =B5+B6 o bien, utilizando los
nombres de celdas: = Venta, Descuento, Subtotal, Iva y Total
Esto lo hacemos diciéndole a Excel que permita Nombres de tablas en las formulas
como:
1.- Seleccionamos Formulas en la cinta de opciones
2.- Seleccionamos Utilizar en la fórmula definir nombres
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Para definir nombres de celdas o rangos existen varios métodos:
Usando Asignar nombres a un rango:
a. Seleccionar la celda o el rango de

celdas a la cual se le quiere asignar el
nombre.
b. Hacer clic en Asignar nombre a un rango.

c. Luego en Definir nombre
d. Escribir el nombre que se le quiere asignar a la celda o al rango de celdas.
e. Por último presionar la tecla Aceptar.
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 CREAR NOMBRES
Es posible asignar a una serie de celdas que contienen datos, los nombres que se
encuentran en las celdas, a su izquierda, arriba, abajo o a su derecha, según el diseño
de la hoja de cálculo. Esto permite ahorrar tiempo, ya que se crean nombres para
varias celdas con un solo procedimiento:
Primero se deben seleccionar tanto las celdas

que contienen el texto que será usado como
nombre, como las celdas que contienen los
datos. Estas celdas deben ser adyacentes.
Seleccionar el comando nombre del menú
insertar.
Elegir la opción crear.
Excel muestra el cuadro de diálogo crear
nombres, donde es posible elegir si los
nombres serán tomados de la fila superior o inferior o de la columna izquierda o
derecha.
Presionar el botón aceptar.
COMENTARIOS Las hojas de trabajo grandes y complejas pueden ser difíciles de

comprender. En estos casos puede ser útil tener documentación que explique ciertos
elementos de la hoja de trabajo. Una manera de hacerlo es añadir comentarios a las
celdas. Esta función es útil cuando se necesita documentar un valor en particular o
para recordar o explicar lo que hace una fórmula.
 AÑADIR UN COMENTARIO A UNA CELDA
Seleccionar la celda a la que se le añadirá un comentario.
Seleccionar el comando Revisar del menú. Excel inserta un cuadro de

comentario que apunta a la celda seleccionada.
Introducir el texto del comentario dentro

del cuadro y hacer clic en cualquier sitio
de la hoja de trabajo para ocultar el
comentario.
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Las celdas que tienen un comentario muestran un triángulo rojo en la esquina superior
derecha. Al poner el ratón sobre éste el comentario se hace visible.
 MODIFICAR UN COMENTARIO
Posicionarse en la celda que contiene el

comentario que se desea modificar.
Hacer clic en el botón derecho del mouse,
seleccionar el comando Modificar comentario
del cuadro de menú contextual, lo cual
desplegará el comentario.
Hacer los cambios necesarios.
 ELIMINAR UN COMENTARIO
Posicionarse en la celda que contiene el comentario que se desea eliminar.

Desplegar con el botón derecho del ratón el menú contextual y seleccionar el
comando Eliminar comentario.
 FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite determinar el formato de una celda en función de su

contenido. Por ejemplo, se puede presentar la información sobre las ventas de este año
en azul y negritas si son más altas que las del año pasado y en rojo y cursiva si son más
bajas.
Para aplicar un formato condicional se debe:
1. Seleccionar la celda o rango a la que se aplicará el formato.

2. Elegir el comando Formato Condicional del menú Inicio –Grupo Estilos.
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3. Establecer dentro del cuadro de diálogo las condiciones que definirán el

criterio de selección.
4. Hacer clic en el botón Formato para configurar las características que tendrán
las celdas que cumplan la condición.
Por ejemplo Aplicar formato a las celdas que están POR DEBAJO DEL
PROMEDIO.
NOTA: Se pueden establecer hasta tres condiciones.
El formato condicional solo funciona si se introducen los datos manualmente o si son el

resultado de una fórmula. No funcionan si se copia un dato a esa celda.
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 ESTILOS
Estilo es un conjunto de formatos de celda que, al estar agrupados bajo un nombre,

permite aplicarlos a una o varias celdas con una sola instrucción. Esto ayuda a
conseguir un formato consistente, tanto en una hoja de cálculo como en varias hojas o
libros de trabajo.
Especificar formatos para un estilo:
1. En el menú Inicio, hacer clic en Estilo.

2. En el cuadro escoger el estilo que se desee asignar a la(s) celdas.
3. Para cambiar el formato de un estilo existente, hacer clic en el estilo que se

desee cambiar.
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4. Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, hacer clic en

Aceptar.
Al hacer una modificación a un estilo, todas las

celdas a las que se les haya aplicado ese estilo
serán modificadas automáticamente (siempre y
cuando primero se haya escrito el texto y después
aplicado el estilo).
Los estilos que se crean en determinado Libro, solo

están disponibles para dicho Libro. Si se quieren
usar en otro Libro se debe usar la opción Combinar
del cuadro de diálogo Estilo.
Para utilizar esta opción debe estar abierto el Libro que contiene los estilos a
combinar.
PLANTILLAS
Una plantilla es esencialmente un archivo con ciertas características que sirven como
base para crear otros archivos. Esto proporciona un aspecto uniforme entre
documentos y significa ahorro de tiempo.
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Las plantillas pueden ser usadas para una variedad de propósitos, que van desde libros
de trabajo de “rellenar los huecos en blanco”, hasta cambiar cualquier valor
predeterminado de Excel que se desee.
La plantilla normal de Excel se llama Libro, por esa razón los archivos nuevos antes de
ponerles su nombre se llaman Libro1, Libro2, etc. Excel cuenta con otro tipo de
plantillas, por ejemplo, facturas, informes de gastos y pedidos; y también brinda la
posibilidad de crear plantillas personalizadas.
Si se abre un nuevo archivo basado en una plantilla diferente a la plantilla normal, el

nuevo archivo se nombrará: nombre de la plantilla1, nombre de la plantilla2, etc.
Para escoger una plantilla diferente a la normal haga clic en el icono Nuevo libro y
luego en Plantillas instaladas.
Versión Excel - 2007
Versión Excel – 2010.
 CREAR UNA PLANTILLA
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1. Crear un libro que contenga las hojas, texto predeterminado (como los
encabezados de página y los rótulos de filas y columnas), fórmulas, macros,
estilos y otro formato que se desee en los nuevos libros que se basen en la
plantilla.
2. En el menú ARCHIVO, hacer clic en Guardar como.
3. En el cuadro Guardar como tipo, hacer clic en:
4. En el cuadro Guardar en, aparecerá la carpeta Plantillas que es donde se debe

guardar para tener acceso a ella con el comando Nuevo archivo.
 MODIFICAR UNA PLANTILLA
Para modificar una plantilla se sigue el mismo procedimiento que con un archivo
normal, sólo hay que tener cuidado de volverla a guardar como tipo .xlt y con el mismo
nombre.
 TRABAJAR CON LAS VENTANAS DE EXCEL
Excel permite tener abiertos tantos libros como se desee, aunque por lo general se
trabaja con uno solo de ellos, y los demás estarán minimizados en la barra de tareas, si
se necesita revisar la información de 2 o más libros o copiar información entre ellos se
pueden arreglar los tamaños de las ventanas manualmente o bien seleccionar del menú
Vista
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En el comando Organizar todo se pueden seleccionar una de las 4 opciones de

organización de ventanas que presenta el siguiente cuadro de diálogo:
También es posible mostrar un único libro en más de una ventana. Por ejemplo, si se
quieren ver dos partes diferentes de una misma hoja o si se tiene un libro con 2 hojas, y
se quiere ver cada hoja en una ventana diferente, se debe usar el comando Nueva
ventana del menú Vista, esto no crea una copia del libro, solo permite verlo en dos
ventanas diferentes, cualquier modificación que se realice en una ventana, será
mostrada también en la otra
Si se prefiere no desordenar la pantalla con ventanas adicionales, Excel tiene otra

opción para ver varias partes de la misma hoja de trabajo.
El comando Dividir divide la hoja activa en dos o cuatro

paneles separados. La división se da en donde se encuentre
la celda activa, pero se pueden redimensionar arrastrándolos
con el ratón. Para quitar los paneles divididos se selecciona
el Icono dividir de la cinta ventana.
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Inmovilizar paneles permite mantener siempre visibles las

columnas y filas que así se decida mientras se desplaza el resto de la hoja. Para
congelar paneles primero se debe seleccionar la celda que se encuentre debajo de la o
las filas y a la derecha de la o las columnas que se quieren inmovilizar y después
aplicar el comando Inmovilizar Paneles del menú
VENTANA. Este comando se convierte en Movilizar Paneles cuando tenemos paneles
congelados.
 LISTAS EN EXCEL
Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
números de teléfono de clientes.
 USAR UNA LISTA COMO BASE DE DATOS
En Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos
subtotales, Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza
los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
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 Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.

 Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la
base de datos.
 Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.
 INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilizar Sólo una Lista por Hoja de Cálculo Se debe evitar que haya más de
una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de
administración de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una
lista a la vez.
Colocar Elementos Similares en una Columna Diseñar la lista de forma que
las filas tengan elementos similares en la misma columna.
Mantener la Lista Separada Dejar en blanco, como mínimo, una columna y
una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá
detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una
clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.
Utilizar Rótulos de Columna con Formato Crear rótulos de columna en la
primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como
para buscar y organizar los datos. Utilizar una fuente, una alineación, un
formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea
diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dar a las celdas el
formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.
Utilizar Bordes de Celda Cuando se desee separar los rótulos de los datos,
utilizar bordes de celda — no utilizar filas en blanco ni guiones — para insertar
líneas debajo de los rótulos.
Evitar Filas y Columnas en Blanco Evitar la colocación de filas y columnas en
blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.
No Insertar Espacios Iniciales ni Finales Los espacios adicionales al
principio o al final de una celda influye en las clasificaciones y en las
búsquedas. En lugar de insertar espacios, aplique sangría al texto dentro de la
celda.
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Extienda Formatos de Lista y Fórmulas Al agregar nuevas filas de datos al

final de una lista, Excel utiliza fórmulas y formatos coherentes. Para ello, tres
de las cinco celdas anteriores deberán utilizar el mismo formato o la misma
fórmula.
 FORMULARIOS
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo

que permite al usuario introducir o mostrar con
facilidad una fila entera de información (registro)
en una lista de una sola vez. También se pueden
usar los formularios de datos para ubicar y
eliminar registros.
Antes de utilizar un formulario de datos para

agregar un registro a una lista nueva, ésta deberá
tener rótulos en la parte superior de cada columna
que contenga. Excel utiliza estos rótulos para
crear campos en el formulario.
Nota: Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez.
En caso de que no esté presente el icono Formulario en la barra de acceso rápido

procedemos a agregarla de la siguiente manera.
Damos un clic con el ratón en la flecha que está colocada al final de dicha barra.
Aparece el cuadro opciones de Excel personalizar barra de acceso rápido.
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Buscamos el icono Formulario, lo señalamos y le damos un clic al botón

Agregar.
Pulsamos el botón Aceptar.
Aparece el icono Formulario en la barra de acceso rápido
Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos
1. Hacer clic en una celda de la lista a la que se desee agregar registros.

2. En la Barra de herramientas de acceso rápido,
hacer clic en Formulario .
3. Hacer clic en Nuevo.
4. Escribir la información para el nuevo registro.
5. Para ir al campo siguiente, presionar TAB. Para ir al campo anterior, presionar
Mayus o Shift + TAB dependiendo de la versión de excel.
6. Una vez escritos los datos, presionar Enter para agregar el registro.
Una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y
cerrar el formulario de datos.
Nota: Mientras se agrega un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic
en Restaurar antes de presionar la tecla Enter o Cerrar.
Modificar el registro de una lista utilizando un formulario de datos
1. Hacer clic en una celda de la lista que desee cambiar.

2. En la Barra de herramientas de acceso rápido, hacer clic en Formulario.
3. Buscar el registro que desee modificar.
4. Cambiar la información en el registro.
5. Una vez cambiados los datos, presionar ENTRAR para actualizar el registro y
desplazarse al registro siguiente.
Una vez cambiados los registros, hacer clic en Cerrar para actualizar el registro
presentado y cerrar el formulario de datos.
Nota: Si se cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta
que presione Enter o Cerrar para actualizar el registro.
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Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos
 Para desplazarse entre registros de uno en uno, se utilizan las flechas de la

barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10
registros a la vez, hacer clic en la barra de desplazamiento.
 Para desplazarse al registro siguiente de la

lista, hacer clic en Buscar siguiente. Para
moverse al registro anterior de la lista, hacer
clic en Buscar anterior.
 Para definir las condiciones de búsqueda, o
criterios de comparación, hacer clic en
Criterios. Introducir los criterios en el
formulario de datos. Para buscar los
registros que coincidan con los criterios,
hacer clic en Buscar siguiente o en Buscar
Anterior. Para regresar al formulario de
datos sin buscar los registros basándose en
los criterios especificados de deben borrar
los criterios.
Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos
Precaución: Si se elimina un registro utilizando un formulario de datos, no podrá

recuperarse. El registro quedará eliminado permanentemente.
1. Hacer clic en una celda de la lista.
2. En la Barra de herramientas de acceso rápido ,

hacer clic en Formulario .
3. Hacer clic en los botones Buscar anterior o Buscar Siguiente
4. Hacer clic en Eliminar.
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 FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros
a las listas:
 Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

 Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se deseen mostrar.
Cuando se utiliza el comando Autofiltro, aparecen unas

flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de
columna de la lista filtrada.
Uso de las flechas de Autofiltro
Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista de todos los
elementos visibles y únicos de la columna, incluidos los espacios en blanco (todos los
espacios) y los que no están en blanco. Tenemos Las opciones de:
a) Seleccionar todo
b) O podemos seleccionar una o varias casillas
Opciones de auto filtro
Nota: Las opciones Vacías y No vacías sólo están

disponibles si la columna que desea filtrar contiene una
celda vacía.
Mostrar un subconjunto de filas en una lista

mediante filtros
Sólo se pueden aplicar filtros a una lista de una hoja de

cálculo a la vez.
1. Hacer clic en una celda de la lista que desea

filtrar.
2. En la cinta de opciones seleccionar Autofiltro.
Excel Avanzado
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3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, hacer clic en
cuadrado de la columna que contiene los datos que
desea presentar, eliminar las otras opciones.
4. Hacer clic en la opción.
5. Para aplicar otra condición, basada en un valor de
otra columna, repetir los pasos 3 y 4.
Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o

para aplicar operadores de comparación distintos a Es
igual a, hacer clic en la opción Ordenar por color y
después en Orden personalizado.
Notas
 Cuando se aplica un filtro en una columna, los únicos filtros disponibles en las
demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada.
 Se puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna utilizando
Autofiltro. Para aplicar filtros más complejos o copiar filas filtradas a otra
ubicación, se deben usar filtros avanzados.
 ORDENAR LISTAS
En ocasiones el orden de las filas de una lista no tiene importancia. Pero en otros
casos, se necesitará que las filas aparezcan en un orden concreto. Por ejemplo,
ordenadas por Departamento.
Para ordenar rápidamente una lista por un solo campo:
1. Posicionarse en una celda del campo por el que se quiere ordenar la lista
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2. Seleccionar uno de los botones de la Barra de Herramientas Estandar: Orden

Ascendente u Orden Descente
Excel determinará los límites de la Lista y ordenará todas las filas de la misma.
Cuando de desea ordenar por más de un Campo se debe usar el comando Ordenar
del menú DATOS:
1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

2. Escoger la opción ordenar de:
 INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA
Muchos de los elementos de una Lista están relacionados de alguna forma. Por
ejemplo, dentro de la Lista que se está trabajando, ciertos Empleados pertenecen a
ciertos Departamentos. Esto permite poder agruparlos por Departamento y calcular el
Salario de cada Departamento, o sea, calcular subtotales por Departamento.
1. Ordene la lista por la columna cuyos

subtotales desee calcular. Por ejemplo, para
resumir los Salarios por Departamento,
ordene la lista por la columna
Departamento.
2. Haga clic en una celda de la lista.
3. En el menú DATOS, haga clic en Filtros
4. Ordene la lista Ascendente o Descendente
5. En el menú DATOS, haga clic en
Subtotales.
6. En el cuadro Para cada cambio en, haga
clic en la columna que contenga los grupos
cuyos subtotales desee calcular. Deberá ser
la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el paso 1.
7. En el cuadro Usar función, seleccione la función que desee emplear para calcular
los subtotales. (Ver la Tabla de funciones en la página siguiente)
8. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificación
correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales
desee extraer.
Notas
Excel Avanzado
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 También se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos más pequeños

dentro de grupos de subtotales. Para esto, no debe estar activada la casilla de
verificación ―Reemplazar Subtotales Actuales‖
 Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales,
con el botón ―Quitar Todos‖.
Funciones de resumen para listas con subtotales
Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes
funciones.
Usar esta función Para obtener

Suma La suma de los valores de una lista. Esta es la función
predeterminada para datos numéricos.
Contar El número de elementos de una lista. Esta es la
función predeterminada para datos no numéricos.
Promedio El promedio de los valores de la lista.
Máx El valor más grande de una lista.
Mín El valor más pequeño de una lista.
Producto El resultado de multiplicar todos los valores de una

lista.
Contar números El número de registros o filas de una lista que contiene
datos numéricos.
Desvest Una estimación de la desviación estándar de una
población, donde la lista es la muestra.
Desvestp La desviación estándar de una población, donde la
lista es toda la población.
Var Una estimación de la varianza de una población,
donde la lista es la muestra.
Varp La varianza de una población, donde la lista es toda la
población.
Ejemplo de Sub-Totales en una lista.
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 MACROS
Consideraciones Generales
Si usted realiza normalmente tareas o actividades bastante similares y repetitivas, le
interesará saber que Excel posee una herramienta que si es bien utilizada, le permitirá
"automatizar" estas tareas o actividades, aumentando considerablemente su
productividad.
Concretamente nos referimos a las denominadas "macros", las cuales no son otra
cosa que una serie de comandos, funciones, instrucciones o tareas previamente
guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma automática cada vez que
el usuario así lo disponga.
Ejemplos de posibles usos de macros pueden ser por ejemplo, el automatizar la

importación de datos a Excel o viceversa, o el establecimiento de distintas áreas de
impresión en un mismo libro de Excel, imprimiendo sin problemas cada una de ellas
con solo presionar un botón, o simplemente el dar automáticamente un determinado
formato a una celda o grupo de celdas con solo una combinación de teclas.
En esta sección le explicaremos como funcionan y como crear una macro, así como
también le enseñaremos las distintas formas que existen de ejecutarlas. Además le
entregaremos nociones generales de como optimizar las macros que pueda crear.
Creación de Macros
Tal como dijimos en el apartado anterior, una macro es una serie de comandos,
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funciones, instrucciones o tareas previamente guardadas y encadenadas, las que son

ejecutadas en forma conjunta y automáticamente cada vez que el usuario así lo
disponga.
Estas tareas o instrucciones son almacenadas en lo que técnicamente se denomina

como módulo. Para explicar lo que es un módulo, en primer lugar diremos que tanto
Excel como en general todo el paquete Office de Microsoft, contemplan un Editor de
Visual Basic, programa que nos permite codificar o programar tareas o procesos, a lo
que normalmente se le denomina código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
Así entonces, diremos que técnicamente un módulo es una colección de

declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad
con nombre. Si realmente no comprendió lo que es realmente un módulo, no se
extrañe, pero tranquilo, más adelante aclararemos este concepto a través de ejemplos.
Creación de una Macro
Para comprender realmente lo que es una macro, lo mejor es hacerlo a través de un

ejemplo. Supongamos que usted diariamente en su trabajo debe buscar información
sobre como cerraron las bolsas de los distintos mercados, información que para su
suerte busca en internet, por lo que una vez que la encuentra la copia y pega
directamente en Excel, produciéndose el siguiente resultado:
Como puede apreciar esta información carece de

formato, por lo que, supongamos que usted desea
insertarle una fila para colocar los títulos y que además
desea darle un formato a los números. Lo que haremos
entonces es precisamente crear una macro que le
permita automatizar esta
labor.
Para hacer esto, vaya al menú "Vistas" y seleccione la

opción macros, escoja la opción ―Gravar macro”
Entonces aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo, donde deberá
darle una nombre a la macro que
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creará, en este caso le daremos el nombre de "Formatos", por su puesto es

recomendable que cuando usted cree habitualmente macros, la grava con nombres
descriptivos que le permitan saber fácilmente cual es el objetivo o función que cumple
dicha macro en cuestión. Además se le solicitará información respecto al "Método
abreviado", esto es la combinación de teclas que permitirán en el futuro ejecutar dicha
macro y en este caso elegiremos la letra "h". Debe tener cuidado de no elegir una
combinación de letras que corresponda al método abreviado o acceso rápido de otra
macro u otro acceso rápido que traiga Excel por defecto. Finalmente nos preguntará
el lugar donde queremos que sea guardada nuestra macro, para lo cual
seleccionaremos la opción que nos da por defecto, esto es, "Este libro". Éste libro lo
grabaremos posteriormente como macro01.xls, con este archivo trabajaremos en los
siguiente apartados por ultimo presionamos el botón Aceptar.
Una vez que hemos hecho esto, aparecerá el siguiente Icono en la barra de estado, el
cual nos permitirá detener el proceso de grabación,
o comenzar una nueva grabación.
Ahora procederemos a darle el formato deseado

como si se tratará de un proceso normal. Podrá
notar que en la barra de estado, aparecerá el
mensaje "Grabando" Así entonces, lo primero que
haremos será insertar una fila, procediendo a
continuación a escribir los títulos, en este caso
"Indice" para la primera columna y "Cierre" para la
segunda. También aplicaremos "negritas" tanto para los títulos como para la primera
columna, luego le daremos formato numérico a los valores, limitando a solo dos
posiciones los decimales. Finalmente le daremos colores al texto y a las celdas y luego
aplicaremos bordes a las dos columnas y a la primera fila. Una vez terminado el
proceso de formato, éste debería ser el aspecto final que se quería lograr.
Como ya hemos concluido el proceso de dar formato al área deseada, en otras

palabras, se han realizado todas las tareas que se desea automatizar con la macro,
deberemos hacer clic en el botón "detener grabación". Felicidades, con estos sencillos
pasos ha creado su primera macro.
Un aspecto importante a tener en cuenta, es que una vez que ha grabado la macro en
cuestión y quiera abrir el mismo archivo en otra oportunidad, Excel le mostrará el
siguiente mensaje por defecto:
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Aquí le mostrará información sobre el archivo que está abriendo y le preguntará si

quiere habilitar o no las macros que tiene grabada este libro. Deberá selección la
opción Habilitar macros, de lo contrario estas no funcionarán.
En el siguiente apartado, le enseñaremos las distintas formas en que se puede

ejecutar la macro que ha creado, así como también como Excel codifica las distintas
acciones realizadas.
Como ya supondrá una de las formas de ejecutar una macro es obviamente a través
de la combinación de teclas que usted le indicó al momento de grabar dicha macro, en
otras palabras, a través del método abreviado.
Formas de Ejecutar una Macro

En esta sección le enseñaremos las distintas formas en que puede ejecutar o activar
una macro, a saber:
1. A través del menú Herramientas/Macros...

2. Presionando la combinación de teclas del método abreviado;
3. Asignando la macro a una Autoforma;
4. Asignando la macro a un Control o ActiveX;
1. Menú Herramientas/Macros
Esta es quizás una de las formas más fáciles e intuitivas de ejecutar una macro, pero
no por ello menos efectiva. Es tan simple como acceder al menú Vistas/Macro
seleccionando la primera opción (Macros...), entonces aparecerá el siguiente cuadro
de diálogo:
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En él aparecerán una lista con todas

las macros que tengamos grabadas
ya sea en todos los libros abiertos, en
el libro actual o en un libro específico
que este abierto. En otras palabras,
esto nos permitirá ejecutar en el libro
actual de trabajo, una macro que este
guardada en otro libro sin mayores
problemas. En el siguiente apartado
profundizaremos un poco más al
respecto, cuando tratemos el tema de
las referencias absolutas y relativas.
Para ejecutar la macro deseada sólo

bastará con
seleccionar
aquella que estimemos conveniente de acuerdo a nuestras
necesidades y luego hacer clic en el botón Ejecutar. El botón
Opciones nos permite modificar el método abreviado que tiene
asignada esta macro (en este caso en particular "CTRL + h") o
asignarle uno en el caso de que no lo tuviera. Los botones Paso
a paso y Modificar los analizaremos en el siguiente apartado.
Probemos ahora en la práctica el funcionamiento de nuestra macro, modifiquemos

manualmente el contenido de la tabla, para que así veamos cómo funciona nuestra
macro. Lo primero que haremos será eliminar la primera y la última fila, luego
cambiaremos el color de las letras a verde. Esto lo haremos con el único objetivo de
simular un nuevo contenido de información al cual queremos aplicarle el formato que
deseamos. El resultado final debería ser el siguiente:
Pues bien, ahora ejecutaremos nuestra macro y veremos que el

resultado que obtendremos será el siguiente:
Como se puede apreciar, la macro automáticamente nos ha

insertado la fila con los títulos, nos ha vuelto a colorear de azul
los textos. Nótese además que ahora ha quedado una fila en
blanco al final, esto se debe a que en un principio hemos
borrado ésta fila y ha que cuando creamos la macro, el área que
se marcó como activa correspondía precisamente a dos columnas con siete filas, esto
es desde A2 hasta B7. En el próximo apartado se analizarán con más detención estos
aspectos.
2. Método Abreviado
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En relación al método anterior, ésta es una forma de ejecutar una macro mucho más
simple y expedita, pero tiene el inconveniente de que es necesario recordar la
combinación exacta de teclas o método abreviado para ejecutar la macro deseada y
no otra, aspecto que se dificulta cuando se han creado varias macros.
Otro punto a considerar es el hecho de que a veces, cuando se construye un libro o

archivo de trabajo, normalmente no lo utilizará una única persona, siendo aún más
difícil recordar la combinación de teclas que permite activar la ejecución de una macro
determinada, aspecto que puede hacer completamente inoperante una planilla a la
que le hemos invertido horas en mejorarla.
La utilización del método abreviado también funciona en otro libro

distinto de aquel en el cual fue guardada la macro originalmente,
siempre que este último este abierto en el momento en que se
desea ejecutar dicha macro.
Para probar lo anteriormente expuesto, abramos un libro distinto

en blanco y mantengamos abierto el libro que hemos usado hasta
el momento, esto es macro01.xls. Posicionemos ahora en
cualquier parte de la Hoja2 del nuevo libro y luego presionemos la
combinación de teclas de nuestra macro, esto es "CTRL + h". El resultado que
obtendremos será el siguiente:
3. Asignar a una Autoforma
Creemos que esta forma de ejecutar una macro

mucho más recomendable y elegante por decirlo
de alguna forma. Esto debido a que al asignar
una macro a una autoforma nos permitirá que un
tercero, no necesariamente familiarizado con la
construcción de nuestra planilla, pueda
intuitivamente hacer un clic sobre un área
correspondientemente destacada, tras lo cual se
ejecutará la macro deseada.
La autoforma en general puede ser cualquiera

de las que ofrece Excel, pero obviamente unas
son más adecuadas que otras.
Ejemplo Ejemplo 2
1
Excel Avanzado Ejemplo 3

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Esta imagen nos muestra algunas de las autoformas posibles de utilizar. A

continuación también mostraremos ejemplos sobre como partiendo de simples
autoformas, correctamente coloreadas toman el aspecto de verdaderos botones de
acción:
Como podrá apreciar el hecho de poder colorear a gusto estas autoformas las hará
perfectamente identificables y, además el texto que puede asignárseles nos permitirá
colocar una pequeña referencia sobre la función o tarea a realizar por la macro, como
por ejemplo: Imprimir, Formato, Enviar, Exportar, etc.
Para asignar la macro en cuestión deberá hacer clic con el botón derecho del mouse
sobre la respectiva autoforma, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo Agregar
Macro.
Posteriormente se desplegará el siguiente cuadro, donde deberá escoger la macro

específica que desea asignar:
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Una vez realizado esto su macro estará lista para ejecutarse con solo un clic. Además
si desliza el mouse sobre la autoforma, podrá notar que cambia la forma del puntero
de su mouse, tal como si se tratase de un hipervínculo en internet.
4. Asignar a un Control ActiveX
En general todo lo expresado para autoformas es válido para los Controles ActiveX,
sólo diremos que su utilización es como dar un paso adelante. Más adelante
dedicaremos varios apartados para este tipo de controles, por lo que de momento sólo
ilustraremos la forma que puede adoptar uno de ellos:
Como podrá apreciar, este tipo de botón posee un comportamiento bastante llamativo
cuando se hace clic sobre él.
Finalmente, diremos que en el siguiente apartado se analizará con mayor detalle el

aspecto de codificación de las macros.
Codificación de una Macro

En este apartado entregaremos los conceptos
generales de la codificación o programación de una
macro, la que, tal como dijimos anteriormente, se
realiza a través de VBA.
Ejemplo de Codificación
Tomemos como ejemplo la macro que utilizamos en

los apartados anteriores para ver como esta codificada, claro que este caso esta
codificación la realizó automáticamente Excel. Para esto debemos ir al menú
Vistas/Macro/VerMacros. Donde nos aparecerá el mismo cuadro de diálogo utilizado
anteriormente para ejecutar una macro, sólo que ahora seleccionaremos la opción
Paso a paso.
Una vez hecho esto, automáticamente se nos desplegará la siguiente pantalla, la cual
corresponde al módulo de Edición de Visual Basic que incluye el paquete de Office.
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En este caso como hemos seleccionado la opción Paso a paso, nos aparece una línea
destacada en amarillo, esto es por que a través de los botones Continuar, Interrumpir
y Restablecer podemos ir monitoreando como se va comportando nuestra macro, es
decir las tareas que va desarrollando. Si hubiéramos seleccionado la opción Modificar,
podríamos alterar el código generado automáticamente por la aplicación.
Podemos ver como en el encabezado de la macro en cuestión hace referencia al

nombre de la macro, a su fecha de grabación y al método abreviado para su ejecución.
¿Qué Graba Excel?
Para comprender lo que realmente graba Excel, tomaremos un ejemplo sencillo, para
lo cual nos posicionaremos en la Hoja3 de nuestro libro de trabajo y grabaremos la
siguiente macro:
1. Active la Celda B1 y escriba Lunes

2. Luego muévase a la celda C1 y escriba Martes
3. Continúe con este proceso hasta llegar al día Viernes
4. El rango utilizado seguramente será desde B1 hasta F1, luego de esto active
nuevamente la celda B1.
5. Una vez hecho esto, detenga la grabación y grabe la macro con el nombre de
semana.
Antes de comenzar a grabar esta macro, abriremos el Editor de Visual Basic, para esto
presionaremos "ALT + F11". Posteriormente a través de los ajustes manuales para
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redimensionar la pantalla de tanto Excel como del Editor se vean simultáneamente, y

una vez que comencemos da grabar nuestra macro, haremos primero clic donde dice
Módul1 antes de comenzar a introducir los textos. Finalmente, deberíamos obtener el
siguiente resultado:
Como podrá apreciar, a medida que se vayan introduciendo los textos, el Editor de
Visual Basic irá transformando sus acciones automáticamente en código VBA. Así
entonces, intuitivamente puede ir probando esta opción con distintas tareas y
empezará a entender como es la lógica de este lenguaje de programación.
La desventaja de utilizar este método de creación de código es que puede resultar

bastante menos eficiente que realizar directamente la programación en el Editor, es
por esto que lo instamos a que profundice en este aspecto, ya que le podrá ayudará a
optimizar aún más su trabajo.
Como ejemplo de lo anteriormente expuesto, el siguiente será el código generado por

nuestra nueva macro:
Sub semana () ''
Semana Macro’
Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto―
Range ("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes"
Range ("C1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes"
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Range ("D1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Miércoles"
Range ("E1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves"
Range ("F1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes"
Range ("B1").Select
End Sub
Como puede apreciar es bastante lógica la forma en como se va construyendo el

código. Así primero hace referencia a la celda activa y luego al contenido de ésta,
repitiendo esta acción para cada celda.
Pero este proceso puede realizarse de forma mucho más rápida y eficiente, por
ejemplo, para realizar esta misma tarea bastaría con la siguiente macro que contiene
tan solo dos instrucciones:
Sub optimizada() ''
optimizada Macro '
Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto ―
Range("B1").Select
ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Miércoles","Jueves","Viernes") End Sub
Referencias Relativas y Absolutas
Cuando Excel construye las macros a través de grabar las acciones o tareas que se
están realizando, normalmente graba referencias absolutas a las celdas. Es decir,
cuando se selecciona una celda, recordará o almacenará la posición exacta de esa
celda dentro de la Hoja, y no su posición relativa respecto de la celda anteriormente
activa.
Así por ejemplo, en el caso de nuestra macro semana, podemos ver como hace
referencia a una posición específica para la primera celda activa, esto es A1. En este
caso diremos entonces que se han utilizado referencias absolutas. El uso de este tipo
de referencias implicará que al ejecutar la macro se ejecutarán las mismas tareas
programadas y exactamente en las mismas celdas, sin reparar en que celda se
encontraba activa al momento de ejecutar la macro.
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En el caso de que se desee ejecutar una macro, partiendo de la posición en que se

encuentra activa una celda (sea hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo, según
corresponda) deberán utilizarse referencias relativas.
Realicemos ahora un ejemplo con este tipo de referencias. Supongamos que nos
encontramos en la celda B4 y que necesitamos que tres filas más arriba se escriban
automáticamente los días de lunes a viernes, esto es desde B1 a F1. Entonces
comenzaremos a grabar nuestra macro, pero antes haremos clic en el icono de
Referencia relativa que aparece al costado de la opción Detener Grabación.
Si revisamos posteriormente veremos que la siguiente será la codificación que ahora

nos mostrará Excel:
Sub relativa()'' relativa Macro' Macro grabada el 25/05/2004 por Marci-Anto

ActiveCell.Offset(-3, 0).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes"
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes"
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Miércoles"
ActiveCell.Offset(0, ).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves"
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes"
ActiveCell.Offset(0,.Range("A1").Select
End Sub
Vemos ahora como la referencia hacia la celda activa ya no es absoluta como antes
(B1), sino que ahora hace referencia acerca de cuantas filas y columnas hacia arriba,
abajo, izquierda o derecha respecto de la posición original. En este caso específico a
tres filas hacia arriba en relación a la celda que se encontraba activa al momento de
ejecutar la macro (-3,0).
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Una macro muy similar, la podríamos construir con una única línea de codificación,
sólo que en este caso esta macro rellenaría los días de la semana a partir de la celda
activa solamente:
Sub optimizada2()'
optimizada2 Macro' Macro grabada el 25/05/2004 por Marci-Anto
ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Miércoles","Jueves","Viernes")
End Sub
Una vez que hemos analizado en qué consisten las macros, ahora veremos una serie
de controles que le pueden brindar interactividad a nuestros archivos o planillas de
excel, pudiéndole incluso darle la imagen de un poderoso "software a medida" para el
tratamiento de datos y la confección de informes. Es por esto que creemos que el
dominio del uso de estos "controles" le dará mucho más profesionalismo a nuestros
trabajos, así como también una mejor imagen.
Éstos controles también son llamados comúnmente como "botones", aunque

técnicamente se denominan Controles ActiveX. Los Controles ActiveX son objetos
gráficos que se colocan en un formulario (userforms) o en una determinada posición
de la hoja de trabajo, con el objetivo de mostrar, seleccionar o introducir (capturar)
datos, para la realización de una acción determinada (ej. ejecución de una macro) o
para facilitar la lectura de un formulario.
“Estos objetos pueden consistir por ejemplo en cuadros de texto, cuadros de lista
(combobox), botones de opciones, casillas de verificación, botones de comandos,
barras de desplazamiento u otros elementos”.
Estos controles tienen propiedades propias y comunes, en esta sección veremos

aquellas más importantes, así como también algunos ejemplos prácticos sobre el uso
de estos controles. Al igual que en el caso de las macros, los controles también
pueden ser programados a través de VBA, pero no profundizaremos demasiado en
este punto.
Tipos o Clases de Controles

En este apartado mostraremos los principales tipos de controles que existen,
indicando en cada caso sus principales características y actividades para las cuales
pueden ser utilizados.
La barra de controles que posee Excel 2003, ya no aparece en Excel 2007 ni 2010 en
la cinta de opciones, por lo tanto tendremos que agregarla.
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Para esto vaya Botón de Inicio
Opciones de Excel, luego haga un clic con el ratón en la casilla Mostrar Ficha en la
Cinta de Opciones en el
cuadro Cambiar las opciones
más populares en Excel.
Hacer un clic en la opción Programador.
Con el único objetivo de darle un mayor grado de interactividad a este apartado,

hemos incluido algunos controles de ejemplo (reales no imágenes). Como
comprenderá, éstos "controles de ejemplo" han sido generados con un software
dedicado a la construcción de páginas web y que es distinto a Excel, razón por la cual
es posible que su visualización pueda diferir un poco del aspecto que presentan
normalmente en Excel, pero en general tendrán los mismos comportamientos y
funciones.
Cuadro de Texto
Ingrese sus datos...

Un Cuadro de Texto nos permite capturar información de la
persona que lo esta utilizando, la cual puede ser numérica, alfabética o alfanumérica.
Este tipo de control también tiene la opción de ser configurado como campo para el
ingreso de "claves", por lo que automáticamente irá reemplazando lo que vayamos
ingresando por asteriscos (*).
Botón de Comando
Excel Avanzado
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Este tipo de control es uno de los más conocidos. Entre otras cosas, este control nos
permite por ejemplo la ejecución de una macro, o marcar el inicio de la realización de
una determinada actividad previamente asignada o programada.
Casilla de Verificación
Fútbol
Voleibol
Tenis
Natación
Una casilla de verificación es utilizada normalmente para capturar información

previamente estructurada. Normalmente se presentan en grupos y es posible
seleccionar más de una opción. Tal como se puede apreciar en nuestro ejemplo, el
usuario podrá elegir uno o más de los distintos deportes propuestos.
Botón de Opción
Un botón de opción en general presenta las mismas características que un grupo de

casillas de verificación, sólo que en este caso no es posible seleccionar más de una
opción. En nuestro ejemplo, el usuario sólo podrá elegir uno de los distintos deportes
propuestos.
Fútbol
Voleibol
Tenis
Natación
Cuadro Combinado
Futbol
El cuadro combinado o ComboBox en general cumple las mismas
funciones que los dos controles anteriormente explicados. Su utilización es
recomendable cuando la lista de opciones es bastante extensa. Inclusive puede ser
configurado para que mostrar un cierto número de opciones solamente, debiendo
desplazarse el usuario con la barra de desplazamiento que se generará
automáticamente para buscar las otras opciones no visualizadas.
Cuadro de Lista
Excel Avanzado
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Un cuadro de lista contiene una lista de los elementos que

pueden ser seleccionados. En términos generales es
prácticamente lo mismo que un cuadro combinado, sólo que
no posee el menú desplegable, sino que es necesario
desplazarse a través de él con el cursor.
Botón o Control de Número
Este control puede ser usado para aumentar o disminuir el

valor de un determinado parámetro o celda vinculada. Cuenta
con dos flechas, una hacia arriba y otra hacia abajo, o una
hacia la derecha y otra hacia la izquierda. Al presionar alguna
de ellas aumentará o disminuirá el valor según corresponda. En el siguiente apartado,
cuando se analicen las propiedades, veremos cómo puede configurarse el valor en
que irá cambiando el valor tras cada clic.
Botón de Alternar
Este botón puede ser utilizado para que el usuario seleccione o no una
determinada característica, ya que este control tiene la ventaja de que una
vez seleccionado permanece seleccionado, devolviendo el valor de
Verdadero o Falso según corresponda. Este botón además puede ser
vinculado a una determinada celda, en la cual devolverá el valor lógico
anteriormente mencionado (verdadero o falso).
En el siguiente apartado analizaremos las principales propiedades que

presentan estos controles, y posteriormente, en los siguientes apartados daremos
algunos ejemplos de su uso.
Respecto a esto último, tenga en cuenta que en esta sección solo entregaremos
ejemplos básicos del uso de los controles, esto puesto que en la sección donde se
analizarán lo userforms serán utilizados ejemplos más globales y completos.
En este apartado analizaremos las principales propiedades que son comunes a la

mayoría de los controles, así como también aquellas que puede que sean exclusivas
de uno u otro, pero que debido a su relevancia creemos que es necesario analizar. Tal
como señalamos anteriormente, es muy usual que los controles sean configurados
mayoritariamente a través de VBA.
Sin embargo, el objetivo de este curso no es profundizar demasiado en este lenguaje

(VBA), sino por el contrario entregar una guía práctica, útil y muy fácil de implementar
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para un usuario no familiarizado con la programación. Por esta razón, en general nos
referiremos sólo a aquella parte de la propiedad que puede ser configurada
eminentemente a través de Excel y sólo cuando sea necesario nos remitiremos al
Editor de Visual Basic
Cuadro de Propiedades
Para insertar un control tanto de formulario como control activex, debemos hacer clic
en la Barra de Menú, y luego en la opción Programador.
Ó en la cinta de opciones en la Versión - 2010
Al hacer clic aparece la cinta de controles con varios Iconos que podemos usar en
nuestras hojas de trabajo como se muestra más abajo.
Al hacer clic con el ratón sobre el Icono Insertar, aparece el cuadro de controles:
Controles de formulario y Controles Activex.
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Dependiendo de lo que necesitemos usar escogeremos uno u otro como veremos mas
adelante cuando estemos creando formularios en nuestras hojas de trabajo.
Una vez que hemos insertado cualquier control, debemos hacer clic con el botón
derecho del mouse sobre dicho control, esto para que nos aparezca el cuadro de
diálogo de propiedades de dicho control.
Este cuadro de diálogo a su vez tiene en

el extremo superior un Cuadro
Combinando o combo box, el cual nos
permitirá configurar las propiedades de
algún otro control que tengamos en el libro actual sin necesidad de estar
seleccionando éste previamente.
Además, nos entrega dos opciones para la visualización de las propiedades. La

primera de ellas en forma alfabética y la segunda por categorías. Esta última nos será
más útil la primera vez que estemos configurando un control, puesto que nos será más
fácil encontrar las distintas propiedades a modificar. En cambio si ya hemos
configurado nuestro control, y deseamos cambiar un único parámetro, quizá nos
resulte más cómodo trabajar con el modo alfabético.
Otro aspecto a tener en cuenta es el denominado Modo Diseño, esto es, la

instancia durante la cual pueden ser modificados cuantas veces sean necesarios los
distintos controles de nuestro libro. El modo diseño se encuentra activado cuando el
icono adjunto se encuentra resaltado, para activarlo sólo hace falta hacer clic sobre él.
Para salir del modo diseño, bastará con volver hacer clic en este mismo icono. Cabe
aclarar que cuando estamos en el modo diseño los distintos controles no estarán
operativos, por lo que será necesario salir de este modo para poder utilizar estos
controles.
Para ver este Icono tenemos que activar

la opción Mostrar ficha del programador
en la cinta de opciones.
Principales Propiedades
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A continuación explicaremos las principales propiedades con que usted se podrá

encontrar a la hora de configurar un control. En general se explicarán los conceptos
más importantes de cada una de ellos. Si usted desea profundizar en el tema, puede
hacerlo directamente a través de la Ayuda de Excel sin mayores inconvenientes, eso
si, le recomendamos acceder a la ayuda que trae el Editor de Visual Basic, por ser
esta más específica.
LinkedCell
Esta es quizás la propiedad que más utilizará, esta propiedad se refiere a la celda que
estará vinculada con el control en cuestión. En algunos casos servirá para que el
control muestre el contenido de dicha celda, aunque en la mayoría de los casos será el
control el que condicione el contenido de dicha celda. Esta celda por ejemplo puede
ser utilizada con controles como los cuadros de lista (simples o combinados), los
cuadros de texto, los botones de control de número o los botones de alternar, por
nombrar sólo algunos.
Para configurar el control, sólo será necesario introducir el valor o mejor dicho la
posición de la celda que se desea vincular. Recomendamos hacerlo en términos
absolutos, por ej. "B19". Esto es, la celda producida por la concurrencia de la columna
"B" y la Fila "19".
ListFillRange
Esta propiedad se utilizará en el caso de que estuviéramos configurando un cuadro

de lista simple o uno combinado. Esta propiedad le indicará al control la lista de
opciones que mostrará dicho control, para lo cual puede hacer referencia a un rango
de celdas (ej. A2:B5) o al nombre de una determinada área previamente guardada (ej.
mes).
Como podrá apreciar, cuando hemos vinculado un rango de celdas hemos incluido
más de una columna, esto es porque tanto los cuadros de listas simples como los
combinados, aunque por lo general muestran sólo la primera columna, almacenan la
información de las restantes columnas. Esto será de mucha ayuda cuando por ejemplo
queramos asignarle un valor distinto a las distintas posibilidades que nos muestre el
control.
BoundColumn
Siguiendo con el ejemplo anterior, ésta propiedad le permitirá configurar que columna
del rango de celdas vinculado al cuadro de lista (simple o combinado) será utilizada
para buscar el valor que será almacenado en el control, una vez que se ha elegido
entre una de las opciones desplegadas en el control. Obviamente se almacenará el
valor correspondiente a la fila que fue seleccionada. Por defecto está configurado en
"1", esto es, almacenará el mismo valor de la opción seleccionada.
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Si por ejemplo, además tenemos vinculado el cuadro de lista a una celda (LinkedCell),
en esta celda será mostrado el valor almacenado por el control. Para comprender de
mejor forma lo anteriormente expresado le recomendamos que vaya al ejemplo que
figura en el próximo apartado.
ListRow
Esta propiedad es prácticamente exclusiva de los cuadros de lista (ListBox y

ComoBox) y sirve para indicar el número de filas u opciones que serán mostradas por
el control. Si el número de opciones es considerable, será recomendable utilizar esta
propiedad, la cual por defecto toma el valor de "8". En el caso de que el número de
opciones sea mayor al número que serán mostradas, el cuadro de lista generará
automáticamente una barra de desplazamiento.
Font
Esta propiedad sirve para configurar las fuentes de los textos que aparecerán en el
control, sean estos correspondientes a las opciones desplegadas, al nombre visible del
control (en el caso de un botón) o como será mostrada la información introducida en
un cuadro de texto. Al hacer clic en esta propiedad se desplegará un cuadro de
dialogo que lo guiará en la configuración, el cual sigue los estándares de Excel o
Windows, por lo que no profundizaremos en su contenido.
Value
Esta propiedad denota el Valor que tendrá el control. Según sea la interacción que
tenga el control, el valor de éste cambiará. Por ejemplo en el caso de un botón de
alternar, la propiedad value toma los valores "VERDADERO" o "FALSO" según se
trate. En el caso de un botón de control de número, la propiedad value tomará el
valor de las secuencias respectivas.
(Name)
Esta propiedad denota le nombre del control, por defecto Excel le asigna un nombre
compuesto por el tipo de control más un correlativo, por ejemplo "CommandButton1".
Esto servirá posteriormente para identificar dicho control y para configurarlo por
ejemplo a través de macros o a través de VBA.
Caption
Esta propiedad podríamos decir que especifica el nombre de fantasía o comercial de

control, esto es, el nombre con que el usuario de la planilla lo verá. Esta propiedad es
normalmente utilizada por los botones de comando. Por defecto el valor de caption
será igual que el de name, aunque esto es perfectamente modificable. Esta propiedad
por ejemplo es útil cuando le asignamos una macro a un control, ya que con ella
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podremos darle al control un nombre visible de referencia a la actividad que realizará

la macro que activará dicho control.
Min, Max, SmallChange
Estas tres propiedades son utilizadas por un control de número, respectivamente

indican el valor mínimo del control, el máximo y el valor en que éste irá cambiando
(incremento o decremento, según sea el caso) cada vez que se haga clic sobre
cualquiera de las flechas de este control. El valor de propiedad SmallChange puede
ser cualquier número entero, aunque el intervalo de valores recomendado es desde -
32767 a +32767. El valor predeterminado es 1.
En general estas son las principales propiedades con las cuales podrá encontrarse
cuando este configurando sus controles. Existen otras que también son comunes, las
cuales consideramos que no son tan relevantes, como aquellas que dicen relación con
posición del control, la posibilidad de que sea impreso o no al imprimir una
determinada hoja o el formato del mouse al desplazarse sobre el control.
El próximo apartado daremos algunos ejemplos donde se aplicarán la mayoría de las

propiedades anteriormente expuestas.
Una vez que hemos mostrado la mayoría de los tipos de controles existentes y hemos
comentando varias de sus propiedades, procederemos a continuación a desarrollar
algunos ejemplos de su utilización.
Ejemplo 1: Asignar una Macro
Para asignar una macro a un control tipo botón Control de formulario, en general es
tan simple que al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el respectivo
control, se desplegará un menú emergente en el cual deberemos seleccionar la opción
Asignar Macro. Como verá el procedimiento indicado en general es bastante simple y
similar al expuesto en el caso de las autoformas, por lo que no profundizaremos más
al respecto.
Ahora bien, supongamos que deseamos

insertarle a un determinado Botón de
Comando Control Activex, al que hemos
llamado "Macro Optimizada", una de de las
macros que habíamos creado en el libro de la
sección anterior (macro01.xls). Este comando
nos da la opción de copiar directamente el
código de dicha macro, es decir sólo las
instrucciones (este ejemplo fue realizado a
partir de la versión 2003 de Microsoft Office
Excel).
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Para esto primero le damos clic al icono Macros de la cinta Código para luego
seleccionar una de las macros y presionar el botón modificar Visual Basic nos muestra
el código de la macro Semana.
Seleccionamos el código que está comprendido entre las instrucciones Sub Semana()
y End Sub.
Presionamos la combinación de teclas Ctrl + C para copiar el texto.
Luego haremos clic con el botón derecho del

mouse en el control y seleccionaremos la opción
"Ver código", tras lo cual automáticamente se
nos abrirá el Editor de Visual Basic.
Concretamente nos centraremos en el siguiente

cuadro:
Como podrá apreciar, tiene aspectos similares a la codificación de la macro, por lo que
lo único que haremos será abrir la macro deseada (ver su codificación) y a
continuación copiar el contenido de ésta dentro del los comandos "Private Sub" y "End
Sub". El resultado que deberíamos obtener sería el siguiente:
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Entonces, dentro de las etiquetas nos ha quedado la

macro anteriormente realizada. Como podrá comprobar,
una vez guardado todo, el botón quedará perfectamente
operativo.
Si bien es cierto, este procedimiento es un poco más

engorroso que el anterior, nos entrega una visión
preliminar sobre cómo pueden ser modificadas en el
futuro las macros o cómo es posible realizar
directamente la codificación de la misma.
Probemos el botón.
Nota: para modificar o borrar un control Activex primero

presionamos el icono de Modo Diseño
Ejemplo 2: Cuadro Combinado
Para realizar este ejemplo trabajaremos con el siguiente supuesto:
Supongamos que existe una empresa que tiene un único artículo que varia de precio
según qué época del año se trate. La imagen adjunta nos muestra esta relación entre
el mes y el precio del producto, a esta área le daremos el nombre de precio.
Nota: para crear esta data usaremos la opción de Rellenar

contenida en la cinta Modificar .
La cual puede ser: Hacia abajo,
Hacia la derecha, Hacia la izquierda, Series y justificar.
Una vez creada la data el siguiente paso es asignarle un nombre.
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Seleccionamos toda la data y pulsamos el icono

Asignar nombre a un rango en el Menú Fórmula
en la cinta de Nombres definidos.
Le daremos el nombre de: ―Precios‖
Pues bien, ahora usted desea calcular fácilmente el importe al que venderá una
determinada cantidad de unidades, dependiendo del mes en que esta se venda.
Para hacer esto, lo que haremos será insertar en primer término un cuadro combinado
o ComboBox, al cual le asignaremos o vincularemos esta área (Precios) en la
propiedad ListFillRange.
Además nos resulta engorroso que nos muestre todos los meses el control, por lo que
deseamos limitar la lista sólo a cuatro opciones, para esto ahora utilizaremos la
propiedad ListRow, dándole un valor de "4".
Ahora bien, el resultado del precio en cuestión lo deseamos obtener en la celda "F6",
para lo cual utilizaremos la propiedad LinkedCell. Pero para obtener esta información,
debemos indicarle al control que el valor que debe almacenar se encuentra en la
segunda columna, razón por la cual debemos darle el valor de "2" a la propiedad
BoundColumn.
La cantidad de artículos vendidos deseamos tenerla en la celda "E6" y el resultado

final (precio por cantidad) en la celda "G6", para lo cual introducimos la fórmula
correspondiente en dicha celda (=E6*F6).
Finalmente aplicaremos un poco de formato a las celdas, sólo para destacar un poco
los distintos componentes de nuestro cálculo. Así entonces, el siguiente debería ser el
resultado que debiéramos obtener:
Si bien es cierto éste ejemplo es bastante simple, de todas formas nos permite
visualizar como es la operatoria necesaria para la configuración de un control y, la vez,
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nos permite comprobar lo fácil que es su utilización y la vistosidad que le proporciona a

nuestro libro de trabajo.
En la próxima sección desarrollaremos un ejemplo mucho más integral con el uso de

los controles.
Consideraciones Generales
Una vez que hemos analizado en qué consisten las macros y también visto los
principales tipos de controles que pueden ser utilizados, ahora nos introduciremos en
los userforms o formularios.
En relación los userforms, los formularios son mucho más conocidos por todos, ya
que normalmente tenemos que convivir con ellos cada vez que navegamos por la web
o cada vez que tenemos que llenar alguna solicitud.
Los formularios generalmente son utilizados para capturar una serie de información del
usuario que esta interactuando con dicho formulario. Simplificando un poco lo técnico,
podríamos decir que un formulario es una colección de controles activex que permiten
la recolección de información. En el caso de Excel, además podemos elaborar un
formulario aprovechando sus celdas y las posibilidades de formato que podemos
aplicarles a ellas.
Por su parte, los userforms, de alguna forma podríamos decir que también son
formularios sólo que mucho más avanzados o complejos, razón por lo cual nos ofrecen
muchas más posibilidades de comportamiento, uso o explotación. Técnicamente,
diremos que un objeto userform es una ventana o un cuadro de diálogo que conforma
parte de la interfaz usuario de una aplicación. Al igual que los formularios, los
userforms están formados por una colección de controles, más una combinación de
código y datos.
En esta sección explicaremos a través de ejemplos ambos conceptos. Advertimos de

antemano, que dada la complejidad de la construcción de un userform, no
profundizaremos en su codificación o programación, sino que sólo nos remitiremos a
algunas de sus propiedades y a un ejemplo que nos ayudará a comprender su
utilización.
Formularios
Tal como señalamos anteriormente, un formulario es utilizado generalmente para
reunir información del usuario que interactúa con él. Pues bien, a través del siguiente
ejemplo veremos cómo es posible construir en forma muy sencilla un formulario en
Excel, solo que en este caso específico no lo orientaremos a recolectar información,
sino que más bien para ofrecer información a los clientes de una determinada
empresa.
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Formulario para realizar cotizaciones
Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un único artículo (mgie),
cuyo precio varía en razón del color de dicho artículo, de acuerdo con el siguiente
cuadro:
Color Precio
Amarillo 9.900
Azul 10.000
Negro 8.000
Rojo 9.600
Verde 10.500
Este artículo además, por políticas de la empresa, solo es comercializado en paquetes

de 24 unidades cada uno. Con el objetivo de incentivar las ventas, la empresa ofrece
una política de descuentos, así entonces, cuando el monto total de la venta supera los
$ 500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien si el monto supera los
$ 800.000 el descuento será de un 5% sobre el total.
Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, ésta ha decidido

aplicar también un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo este
de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por volumen). Las
otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 días siguientes al de la venta,
caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno. Además, ahora ha
incorporado también el pago con tarjeta de crédito, pero esta forma de pago tiene un
costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razón por la cual
ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus
clientes decida pagar su compra con tarjeta de crédito.
Teniendo en cuenta todas estas variables, ahora deberemos construir un formulario

muy fácil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que condicionan
el precio final de venta de los artículos.
Construcción del Formulario
En primer lugar abriremos un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la

primera hoja de dicho libro. Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario
de la forma que le sea más cómoda o agradable, le recomendamos que siga los pasos
y posiciones que le indicamos en este ejemplo, con el objetivo que se más fácil la
revisión en caso de que se comentan errores.
A modo de guía, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho
formulario:
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Como podemos apreciar, el formulario abarcará desde B4 hasta H19, por lo que
pintaremos el fondo de esta área y además le daremos formato a los bordes. El área
entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un título al formulario, conjuntamente le
aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado.
A continuación lo que haremos será construir la estructura de dicho formulario, para lo

cual le daremos formato a las distintas celdas que formarán parte de él.
Comenzaremos por las celdas donde se reflejará la cantidad (G7), el precio unitario
(G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11). Posteriormente diremos
que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el descuento
por pronto pago, para finalmente calcular el total definitivo en la celda G17.
Luego crearemos una tabla que contenga la relación entre el color y el precio del
artículo, ha dicha área le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo
lo hemos hecho en el rango B37:C41. También insertaremos unas etiquetas de texto
para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su
Color" y "Cantidad").
Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El
primero que agregaremos será el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le
vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y además le asociaremos el área color
(ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego
para hacerlo más llamativo, le daremos formato al texto (Font) y además le daremos
color al texto con la propiedad ForeColor.
Posteriormente insertaremos el control de número, lo dimensionaremos con el mouse

hasta que tenga el aspecto deseado. En cuanto a sus propiedades, lo vincularemos la
celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que está siendo
cotizada. Debido a que el artículo en cuestión sólo se vende por paquetes de 24
unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange, luego a la propiedad
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Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un valor lo

suficientemente alto, por ejemplo 2000.
Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el
objetivo de evaluar si el monto de venta será objeto o no de descuento por volumen
introduciremos la siguiente fórmula en dicha celda:
=REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)
Lo que estamos haciendo en primer término es redondear el resultado obtenido del

cálculo a cero decimales. Luego la fórmula nos permite evaluar si el monto de ventas
(G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los descuentos,
indicando en cada caso la cuantía de cada uno de los descuentos en tanto por uno.
Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres

botones de opción que se comportarán como un único control. Para esto sólo lo
seleccionamos de la barra de herramientas dicho control y lo insertamos, para luego
dimensionarlo con el mouse a nuestro gusto. A través de la propiedad Caption le
daremos el nombre visible a dicho botón, siendo en el primer caso "Efectivo". A través
de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16", para
finalmente a través de las propiedades Font, BackColor y ForeColor configuraremos
la apariencia de dicho botón hasta obtener el resultado deseado.
Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en
este caso Caption tomará los valores "30 días" y "Tarjeta de Crédito" en cada caso.
En cuanto a las celdas vinculadas, estás serán "C17" y "C18" respectivamente. Luego
de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de
bloque.
Si realizó correctamente todos los pasos, al probar los controles de opción podrá
comprobar que éstos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas
celdas vinculadas, dependiendo si éstos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos
basaremos es esto último para construir la fórmula o algoritmo que nos permita
calcular el eventual descuento o sobrecargo según corresponda.
Así entonces, introduciremos la siguiente fórmula en la celda "G15":
=REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;-
0,02;SI(C17=VERDADERO;0;0,015));0)
Al igual que en el caso anterior, esta fórmula comienza redondeando el resultado final
a cero decimales, luego hace un cálculo previo del monto al cual eventualmente le
serán aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal menos el descuento
por volumen. Posteriormente la fórmula evalúa la condición de las distintas celdas
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vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le será aplicable o no, o si,
muy por el contrario, deberá aplicársele un recargo.
Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones,

eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeño "truco" que hemos
realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y fórmulas.
Userforms
Para comprender de buena manera en que consiste un userform, lo que haremos
será crear uno de ellos, paso a paso, explicando lo que sea necesario según sea el
caso.
Supongamos que deseamos realizar una encuesta, donde le preguntaremos a una

persona su nombre y que equipo de fútbol, de una lista posible, considera como mejor.
Además, esta encuesta la queremos realizar a través de un formulario que se activará
cada vez que presionemos un determinado botón de comando que se encuentra en
una de las hojas (Hoja1) de nuestro archivo de ejemplo.
Concretamente, el siguiente es el objetivo perseguido:
Lo que haremos en primer lugar será insertar el cuadro de comando en la hoja

Userforms. Luego le aplicaremos los formatos que deseemos para que quede
llamativo dicho control.
Posteriormente, crearemos el userform, para esto necesitamos abrir el Editor de

Visual Basic (ALT + F11). Luego de lo cual, iremos al menú Insertar/Userform.
Además iremos a la propiedad Caption de dicho userform, configurándola como
"Equipo Favorito". Una vez realizados todos estos paso, la pantalla debiese haber
quedado de la siguiente forma:
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A continuación comenzaremos a trabajar en el

Userform, al cual le insertaremos algunos
controles y modificaremos algunas propiedades
de los mismos hasta dejarlo con el siguiente
aspecto:
En general, lo realizado hasta el momento no

dista mucho de lo realizado anteriormente con
los cuadros de controles, por esta razón es que
no hemos reparado en detalles menores.
Antes de incrustar los distintos botones de opción, será necesario en primer lugar
insertar el Marco, esto es un control que permite agrupar otros controles, dándoles un
aspecto de grupo.
Tendremos que utilizar una Etiqueta de Texto, la cual nos permitirá colocar un texto de
referencia (Nombre) al cuadro de texto que aparece en su costado.
A continuación, haremos un pequeño cuadro resumen con las propiedades que deberá
configurar para cada uno de los controles, por favor sígalo muy atento:
Etiqueta Cuadro de Texto Marco

Propiedad Valor Propiedad Valor Propiedad Valor
Accelerator : N (Name) : TextName Caption : Equipo:

Caption : Nombre: TabIndex : 1 TabIndex : 2
TabIndex : 0
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Opción: Real Opción: Colo-Colo Opción: Manchester

Propiedad Valor Propiedad Valor Propiedad Valor
Accelerator : R Accelerator : C Accelerator : B

Caption : Real Madrid Caption : Colo-Colo Caption : Manchester
(Name) : OpcionReal (Name) : OpcionColo (Name) : OpcionManch
TabIndex : 0 TabIndex : 1 TabIndex : 2
Value : True
Botón Grabar Botón Cancelar

Propiedad Valor Propiedad Valor
Default : True Cancel : True

Caption : Grabar Caption : Cancelar
(Name) : BotAcep (Name) : BotCanc
TabIndex : 3 TabIndex : 4
A través de la propiedad TabIndex lo que estamos haciendo es establecer en cada

control el orden de tabulación que tendrán, es decir, el orden en que se irá
desplazando el cursor cada vez que presionemos la tecla "Tab" de nuestro teclado, en
caso que nos queramos movernos de esta forma dentro del formulario, en lugar de
utilizar el mouse. Nótese que los controles de opción tienen su propia numeración,
dentro del marco que los cobija.
Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator, la
cual sirve para configurar el acceso rápido a los controles de opción, acción que se
realiza mediante la combinación teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra
destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que aparecerá
subrayada en el formulario.
Una vez realizada la configuración de las propiedades de los distintos controles,

procederemos ahora a configurar los distintos botones a través del código VBA.
En primer lugar configuraremos el control que activa el Userform (Abrir Formulario),

para lo cual introduciremos la siguiente línea de código:
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Para esto crearemos un botón en la hoja de Excel con el cuadro de controles.
Una vez creado el botón le damos doble clic con el ratón para crear la función.
Private Sub CommandButton1_Clic()
End Sub
En donde introduciremos el siguiente código: UseForm1.Show
El cual es el que nos presentará el formulario en la hoja de Excel listo para recibir los
datos de la encuesta.
Private Sub Com
mandButton1_Click() UserForm1.Show End Sub
Posteriormente, configuraremos el control "Cancelar", para que cuando lo accionemos

cierre el Userform creado:
Private Sub BotCanc_Click() Unload UserForm1 End Sub
Finalmente configuraremos el control "Guardar", en este caso la codificación será un

poco más compleja:
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Private Sub BotAcep_Click()

Sheets("Hoja1").Activate
If TextName.Text = "" Then
MsgBox "Debe introducir un nombre."
TextName.SetFocus
Exit Sub
End If
NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1
Cells(NextRow, 1) = TextName.Text
If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real"
If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"
If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester"
TextName.Text = "" OpColo = True
TextName.SetFocus
End Sub
Expliquemos cada una de las setencias del código Visual Basic
La primera instrucción tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la
"Hoja1". El siguiente grupo de código cumple la misión de verificar que el cuadro de
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texto no quede en blanco, y si así sucediera, enviará un mensaje que indicará tal
situación no permitiendo "grabar" o recopilar la información. El tercer grupo de código
(que en este case es una única línea de código) cumple la función de buscar la
primera celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto grupo
es el encargado de recopilar la información que figura tanto en el cuadro de texto
como en los botones de opción. El último grupo de código deja en blanco el cuadro de
texto y deja seleccionada por defecto la opción "Colo-Colo".
Sheets("Hoja1").Activate
La primera instrucción tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea
la "Hoja1".
If TextName.Text = "" Then
El siguiente grupo de código cumple la misión de verificar que el cuadro de texto no

quede en blanco, y si así sucediera, enviará un mensaje que indicará tal situación no
permitiendo "grabar" o recopilar la información.
MsgBox "Debe introducir un nombre."
TextName.SetFocus
La sentencia ( SetFocus )lo que hace es colocar de nuevo el cursor del mouse de
nuevo en la caja de texto para que introduzcamos el nombre requerido.
Exit Sub
Esta sentencia nos sacaría del programa en caso de no querer seguir.
End If
Esta sentencia termina el bucle comenzado con la sentencia If que preguntaba si está
vacía la caja de texto una vez que introducimos el Nombre.
NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1
El tercer grupo de código (que en este caso es una única línea de código) cumple la
función de buscar la primera celda disponible para registrar el valor obtenido del
userform.
Cells(NextRow, 1) = TextName.Text
If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real"
Excel Avanzado
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INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"
If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester"
El cuarto grupo es el encargado de recopilar la información que figura tanto en el

cuadro de texto como en los botones de opción.
TextName.Text = ""
COpColo = True
TextName.SetFocus
El último grupo de código deja en blanco el cuadro de texto y deja seleccionada por
defecto la opción "Colo-Colo".
 HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
Introducción a tablas dinámicas
Cualquier usuario más o menos experto sabe cómo se hace una planilla: cargar datos,
definir fórmulas, aplicar formatos, grabar, imprimir, etc.
Esto es solamente la primera parte del trabajo con Excel. Lo que se obtiene luego de
estas operaciones es una planilla que muestra exactamente la información que se le
puso. Ni más ni menos.
Sin embargo, en Excel hay otros comandos que permiten sacarle a una planilla más
información de la que se le colocó. Uno de estos comandos es ordenar, cuando una
planilla está ordenada dice más cosas que cuando no lo está.
El ejemplo puede parecer trivial, sin embargo es así, y en el resto de esta parte de los
apuntes se verán otros comandos más interesantes, entre ellos las llamadas Tablas
Dinámicas.
¿Tiene más datos de los que necesita? ¿Desea ver las tendencias y los modelos de
un vistazo? En ese caso, los informes de tablas dinámicas son la solución. Permiten
crear en cuestión de segundos nuevas vistas de los datos de hojas de cálculo. Cientos
o miles de fragmentos de información van encajándose y revelan el significado de los
datos. En este breve curso, va a comprobar cuáles son las ventajas de los informes de
tablas dinámicas y va a crear rápidamente un informe de tablas dinámicas.
Imagínese una hoja de cálculos de Excel con cifras de ventas de la compañía y

cientos, no, miles de filas de datos. Todo el mundo tiene preguntas sobre el significado
de los datos. ¿Cómo obtienen las respuestas? Los informes de tablas dinámicas
organizan y resumen los datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
cálculos. Los informes de tablas dinámicas ofrecen comparaciones, revelan modelos y

relaciones, además de analizar las tendencias. En esta lección, va a comprobar cómo
los informes de tablas dinámicas facilitan todo eso: comparan, revelan y analizan
mostrando diferentes vistas de los datos y convirtiendo los datos en información que
tiene sentido.
Usted decide qué datos desea analizar y cómo organizarlos. En lugar de ser un solo
formulario arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de
tabla dinámica le proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante
a sus preguntas, y está personalizada para sus objetivos.
Para comparar datos, para buscar sus significados, comience por plantear preguntas.
¿Necesita conocer las cifras totales de ventas por región, por vendedor, por trimestre o
por mes? ¿Iría mejor su negocio si los mejores vendedores sólo vendieran los mejores
productos? ¿O significaría eso que habría líneas completas de productos sin generar
ingresos?
Una vez que tenga en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con
facilidad. En primer lugar, ofrece un asistente para ayudarle a preparar los datos para
mostrarlos en una nueva vista. A continuación, puede arrastrar y colocar los datos
desde su lista de cifras de ventas hasta una nueva vista de informe de tabla dinámica.
Crear informes de tabla dinámica consiste en llevar piezas de información de unos

lugares a otros para ver cómo encajan entre sí. ¿No está satisfecho con este primer
informe? Se tarda un par de segundos en cambiar la disposición de las filas y las
columnas, algo parecido a girar un caleidoscopio para ver distintos patrones.
Los informes de tabla dinámica ayudan tanto a hacer que los datos sean manejables
que pueden hacerle perder la cabeza, pero no debe preocuparse por organizar el
informe de una forma "equivocada". Lleve los datos de un lugar a otro, una y otra vez,
para conseguir tantas respuestas directas y claras como preguntas plantee.
Por tanto, en cuestión de segundos puede convertir un informe que muestre las ventas
de cada vendedor en otro que enumere las ventas por país o en otro que clasifique a
los vendedores por cantidades de pedidos: es como convertir un grupo desordenado
de personas en una banda de música desfilando y tocando al unísono.
Imagine que Excel está abierto y que está mirando las cifras de ventas. En este
ejemplo hay 799 filas de ventas ordenadas por país, vendedor e importe de los
pedidos.
Imagine que Excel está abierto y que está mirando las cifras de ventas. En este
ejemplo hay 799 filas de ventas ordenadas por país, vendedor e importe de los
pedidos.
Excel Avanzado
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RIF: J-09516417-9
¿Cómo puede hacer que los datos sean más comprensibles? Para averiguarlo,
empiece por preguntarse qué necesita saber:
¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor?
¿Qué cantidades se han vendido por país?
Cuando esté listo para obtener las respuestas, haga clic en

cualquier punto de los datos e inicie el Asistente haciendo clic
en Insertar de la Barra de Menú y luego en la opción tablas
dinámicas de la cinta Tablas.
Nota: El Asistente para tablas y gráficos dinámicos también se utiliza para crear
informes de tabla dinámica, representaciones gráficas de los informes de tabla
dinámica.
Una vez abierto el asistente, haga clic en

Aceptar. Eso es todo. Puede dedicar más
tiempo a estudiar el Asistente, pero para
este ejemplo no es necesario. Haciendo clic
en Aceptar directamente indica al Asistente
que debe usar la configuración
predeterminada. Si no se especifica lo
contrario, el Asistente:
Utilizará los datos contenidos en una

lista de Excel o en una base de
datos.
Preparará un área de diseño para crear un informe de tabla dinámica.
Utilizará todos los datos contenidos en la lista.
Colocará el área de diseño del informe en una nueva hoja de cálculo.
El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de cálculo con todo lo
necesario para crear una vista de tabla dinámica de sus datos: la Lista de campos de
tabla dinámica desde la que arrastrar los elementos, el área de diseño en la que
colocar los elementos y la barra de herramientas Tabla dinámica.
En la sesión de práctica del final de la lección lo

podrá comprobar usted mismo: sólo se tarda
unos segundos más en diseñar la vista de tabla
dinámica que lo que tarda el Asistente en
preparar el área de la hoja de cálculo.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
La Lista de campos de tabla dinámica contiene los nombres de las columnas del
origen de datos (las cifras de ventas): País, Vendedor, Cantidad del pedido, Fecha
del pedido e ID del pedido.
Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido en un campo con el

mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinámica de sus datos debe arrastrar los
campos desde la lista de campos hasta el área de diseño.
El área de diseño está dividida en cuatro

áreas de colocación independientes
señaladas en las que puede arrastrar y
colocar los campos desde la lista de
campos. El área de diseño se convertirá en
su informe de tabla dinámica.
Las etiquetas de las áreas de colocación le

indican dónde colocar los datos para
mostrarlos con una orientación específica.
Por ejemplo, si deseara arrastrar el campo Vendedor al área etiquetada como
Coloque los campos de fila aquí, por ejemplo, vería una fila por cada nombre de
vendedor. Si arrastrara el campo Vendedor y lo colocara en el área etiquetada con
Coloque los campos de columna aquí, obtendría una columna por cada nombre de
vendedor.
A continuación verá cómo saber qué

campos debe arrastrar hasta el área de
diseño (no es necesario utilizarlos todos).
Ahora es el momento de encajar

las piezas. Supongamos que su
primera pregunta es: ¿Cuánto ha
vendido cada vendedor? Para
conocer la respuesta utilizaría
dos de los campos de la lista de
campos: el campo Vendedor
para mostrar los nombres de los
vendedores y el campo Importe
del pedido para presentar la cantidad vendida por cada persona.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Después de decidir qué campos utilizar, debe determinar dónde colocar cada campo.
Para mostrar un nombre de vendedor por cada fila, debe arrastrar el campo Vendedor
hasta el área de colocación identificada como Coloque los campos de fila aquí.
Cuando coloque el campo Vendedor, en el diseño aparecerán los nombres de los
vendedores.
Para ver la cantidad vendida por cada persona, arrastre el campo Cantidad del
pedido hasta el área etiquetada como Coloque datos aquí. El área de colocación de
elementos es el lugar donde normalmente se colocan datos numéricos, porque Excel
los suma automáticamente en esta área. A continuación, los totales se muestran en el
informe de tabla dinámica. Cuando coloque el campo Cantidad del pedido en el área
de colocación de datos, el contorno coloreado desaparecerá y verá la vista del
informe.
Ahí lo tiene. El informe de tabla dinámica resume 799 filas de información para que
pueda conocer inmediatamente el nivel de ventas de cada vendedor. Puede utilizar la
información como mejor le parezca: mostrarlo a otras personas, copiarlo en un
documento de Word o publicarlo en una página Web.
Para obtener las respuestas a otras preguntas con tanta facilidad y rapidez, puede
arrastrar otros campos al área de diseño. O también puede ordenar los datos o
utilizarlos dinámicamente colocando campos en las columnas o en las filas para
mostrar distintas relaciones existentes entre ellos simplemente arrastrando los campos
desde una área de colocación a otra.
En esta sesión de práctica usará el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para
crear un informe de tabla dinámica a partir de las mismas cifras de ventas usadas en
la lección. También puede probar algo nuevo: consultar las ventas correspondientes a
los distintos países (arrastrando un campo en el área de colocación Página).
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
 TABLAS DINÁMICAS
La planilla de la Figura siguiente es un listado de pagos realizados a distintos

proveedores, en diferentes meses e imputables a distintas obras está en el archivo
Ejercicios de Excel intermedio pestaña Ventas.
Esta lista de gastos puede analizarse desde diferentes puntos de vista.
Por lo que puede verse, la información fue cargada en la planilla de forma

completamente desordenada. Sería interesante
saber cuánto se le pagó a cada proveedor, o por
cada obra, o que monto se le pagó a un
determinado proveedor en concepto de trabajos
realizados en una obra específica. Lo que se está
buscando es, por ejemplo, una tabla como la de
la Figura que se muestra a continuación.
En esta tabla se puede organizar la información de la planilla de la Figura Anterior de

modo que resulta más útil.
En cierta forma las dos planillas contienen la misma información. Pero la segunda está
organizada en forma tal que resulta más útil. La tabla de la Figura anterior es lo que
se llama una tabla dinámica, la cual se obtiene con ayuda de un asistente.
Crear una tabla dinámica
La creación de una tabla dinámica se hace con la ayuda de un asistente, y comprende

varias etapas. Primero hay que llamar al asistente:
 Ponemos el cursor en cualquier celda de la tabla a analizar (la de la

Primera Figura)
 Se abre la opción tabla dinámica. Aparece el cuadro de la Figura
siguiente.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Este cuadro de diálogo es el primer

paso del Asistente para crear una
tabla dinámica.
Este cuadro de diálogo pregunta de

donde saldrán los datos que se
desea analizar, se marca el Botón
de opción: Seleccione una tabla o
rango.
En la segunda parte del cuadro de

diálogo elegimos en donde
deseamos colocar la tabla dinámica
podemos seleccionar entre dos opciones:
 Nueva hoja de calculo

 Hoja de calculo existente
Hecho esto pulsamos el botón Aceptar.
El paso siguiente es indicar la estructura de la tabla que se desea. Se hace de la

siguiente forma: Al dar el clic en Aceptar en el paso anterior aparece el cuadro de la
Figura que se muestra a continuación:
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
En este cuadro se “arma” la tabla ubicando cada campo en el lugar que se desea.
1. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Obra a donde dice Columna.

2. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Concepto a donde dice Fila.
3. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Importe a donde dice Datos.
4. Al final el cuadro debe quedar como se muestra en la Figura
siguiente.
La Tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo nueva, como se muestra en la

Figura siguiente.
Esta tabla se puede mejorar dándole un formato más adecuado a los datos, como se
muestra en la Figura siguiente.
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
Como era de esperar, la tabla de la Figura de más arriba muestra información que no
se podía visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos
dar cuenta que no hubo pagos de Plomeria por la obra de San Ignacio 1041, también
se dispone de los subtotales por concepto y por obra. Además, se puede observar que
el mayor gasto corresponde a Concreto y que la obra que produjo un mayor gasto es
la de Brasil 678
Actualizar la tabla
Contra lo que sugiere su nombre, la tabla de la Figura anterior no es verdaderamente

dinámica, en el sentido de que no se actualiza automáticamente cuando se cambia
algún dato en la lista original. Pero se puede hacer
de la siguiente forma:
 Se cambia algún dato en la lista

original (la de la primera figura).
 Se da un clic con el botón derecho
del mouse.
 Aparece el cuadro de dialogo que
se muestra a continuación.
a) Seleccionamos la opción actualizar,
Cambiar la operación
La tabla dinámica que se obtuvo totaliza los importes pagados en cada concepto y
obra. Es decir que usa la operación de suma. Podría ocurrir que nos interesara saber
cuantos pagos se hicieron, independientemente de sus valores.
Esta tabla puede hacerse a partir de la anterior, de la siguiente forma:
 Se coloca el cursor sobre la tabla dinámica inicial.

 Se hace clic con el botón derecho del ratón Entonces aparece el
cuadro de la de dialogo en donde seleccionamos la opción
configuración del campo de valor.
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
Aparece el siguiente cuadro.
Este cuadro ofrece diversas operaciones de sumarización (Cálculos) para la tabla

dinámica.
 Se selecciona la opción (Cuenta) Contar números.

 Se hace clic en Aceptar.
Vemos el cambio en la tabla dinámica. Como le habíamos dado un formato de moneda

cambiamos de nuevo por el formato de número.
Aplicar filtros a la tabla
Excel Avanzado
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Todas las tablas obtenidas hasta el momento muestran toda la información contenida
en la lista original. En cambio la tabla de Figura siguiente muestra solamente la
información del rubro Plomería. Es como si se hubiera filtrado la primera tabla
dinámica.
Esta tabla dinámica muestra solamente la información del Concepto Plomería.
 Se da un clic en la flecha al lado derecho de la caja donde aparece
Concepto.
b) Entonces aparece la lista de conceptos
c) Desmarcamos las otras opciones> Concreto, Electricista, y Pintura.
 En el cuadro de diálogo de la Figura anterior se marcan los elementos

que no se desea que aparezcan, y se da un clic en Aceptar.
Ahora la tabla deberá mostrar solamente la información especificada, como en la

Figura siguiente.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
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Obtención de sub-tablas
En la Tabla dinámica de la Figura de más arriba se vio como se pagó Bs 52.300,00 por
concepto de plomería de la obra de calle Brasil 678. Pero ese es el total, y la tabla no
detalla los pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se
hace de la siguiente forma:
d) En la tabla dinámica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea
―abrir‖, entonces Excel creará una nueva hoja en el libro y pondrá el listado de
la Figura que se muestra a continuación.
Esta lista indica como se compone el total de pagos por concepto de plomería de la
obra de la calle Brasil 678.
Tablas dinámicas de tres dimensiones
Esta es una tabla dinámica más compleja que las anteriores. Permite analizar los
pagos clasificados no sólo por obra y concepto, sino también por mes. Es una tabla de
tres dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores; sólo
cambia la parte del diseño:
Excel Avanzado
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1. Hay que ubicarse en la lista de datos a partir de la cual se obtendrá la

tabla. La lista básica de datos.
2. Se toma la opción Tablas dinámicas. Aparece otra vez un cuadro de
diálogo como el de una de las figuras anteriores, que ya debe tener
marcadas las opciones correctas.
3. Se hace un clic en Aceptar
4. El segundo paso del Asistente debe señalar el rango de la lista. Si no
está marcado o señalamos.
5. Se hace un clic en Aceptar.
6. En el siguiente paso se debe diseñar la tabla, para eso se maniobra

con los cuadrados que identifican los campos de la lista (dándole un
clic y llevándolos con el mouse) hasta que el cuadro de diseño se vea
como en la Figura siguiente. El campo Mes se lleva a donde dice
Página.
Por ultimo colocamos el Importe en la zona de datos.

En la Figura siguiente aparece la tabla como la que se planteó más arriba.
Manejo de la tercera dimensión
En realidad, la tabla obtenida más arriba es igual a la primera que se creó, aunque
incluye la variable Mes, muestra la información global de todos los meses. Sin
embargo, es posible operar sobre la tercera dimensión para mostrar, por ejemplo, sólo
la información de Febrero:
Excel Avanzado
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Aquí se elige el mes que se desea mostrar en la tabla.
Forma de Operar
1. En la variable Mes, se marca el mes de Febrero.

2. Aparece la tabla como en la Figura siguiente, con sólo la información
de Febrero.
RECUPERAR LA INFORMACIÓN
Para recuperar toda la información, simplemente se marca la opción Todas.
Eliminar una tabla dinámica
En principio, una tabla dinámica se borra como cualquier otra información de la

planilla: se selecciona y se oprime la tecla Suprimir (Delete).
Pero hay que tener en cuenta una restricción: se tiene que eliminar toda la tabla. Si se
pretende borrar sólo algunas celdas, puede aparecer un cuadro como el de la figura
siguiente.
Excel Avanzado
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RIF: J-09516417-9
No se puede borrar parte de una tabla dinámica. Si se desea eliminarla hay que
hacerlo en su totalidad.
Aplicación de Tablas Dinámicas en una Base de Datos más amplia
B C D E F G H I J
RECAUDACIÓN
Total Total
3 Mes Semana Auto Camión Ómnibus Camioneta Moto Recaudado Beneficios
4 Enero 1 252.000 5.565 9.765 8.190 641 276.161,30 158.575,91
5 Enero 2 289.800 6.400 8.750 7.859 534 313.341,50 180.028,15
6 Enero 3 293.640 5.955 10.449 8.763 693 319.499,40 183.516,42
7 Enero 4 237.600 5.247 9.207 7.722 598 260.374,40 145.708,02
8 Febrero 5 258.984 5.719 10.036 8.417 661 283.816,94 162.971,92
9 Febrero 6 297.480 5.509 9.667 8.108 634 321.398,40 184.661,77
10 Febrero 7 279.703 6.177 10.838 9.090 394 306.202,11 175.821,01
11 Febrero 8 252.000 5.035 8.835 7.410 570 273.849,80 157.303,49
12 Marzo 9 277.113 6.120 10.738 9.006 716 303.692,85 174.385,09
13 Marzo 10 251.975 5.564 9.764 8.189 640 276.132,65 158.559,44
14 Marzo 11 232.560 5.136 9.012 7.558 473 254.738,60 140.215,85
15 Marzo 12 219.600 4.850 8.510 7.137 545 240.640,50 126.482,85
16 Abril 13 245.952 5.431 9.531 7.993 623 269.530,12 154.627,71
17 Abril 14 239.364 5.286 9.275 7.779 603 262.307,44 147.591,22
18 Abril 15 230.580 5.092 8.935 7.494 576 252.677,20 138.209,24
19 Abril 16 216.480 4.781 8.389 7.024 535 237.207,70 123.138,68
20 Mayo 17 244.622 5.402 9.479 7.950 592 268.045,62 153.181,08
21 Mayo 18 231.634 4.765 8.976 7.528 580 253.481,89 139.002,34
22 Mayo 19 225.139 4.972 8.724 7.317 561 246.713,19 132.398,99
23 Mayo 20 216.240 4.775 8.379 7.028 535 236.957,00 122.894,31
24 Junio 21 259.702 5.205 7.688 7.660 592 280.846,78 161.371,74
25 Junio 22 231.377 5.110 8.966 7.520 580 253.551,67 139.061,18
26 Junio 23 224.890 4.966 8.714 7.309 600 246.478,80 132.171,22
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RIF: J-09516417-9
27 Junio 24 218.402 4.998 8.463 7.098 541 239.502,67 125.369,79
Como se puede apreciar se incluye en la presente planilla, la recaudación que produce

cada vehículo en forma semanal, sus totales en recaudación y beneficios.
Crear la Tabla Dinámica
Se sigue el mismo procedimiento que fue especificada en la planilla anterior para crear
la Tabla Dinámica aplicada a esta planilla más amplia. En la misma se aplicaran otras
opciones a partir de las ya conocidas.
Ejecución:
1- Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos (Rango B2:J26)
2- Tomar la opción Insertar tablas.
1° Paso
a) ¿Seleccione los datos que desea analizar?
Rango de celdas
Nueva hoja de cálculo
b) Pulsar Aceptar
Se adopto ubicar la tabla en otra hoja de cálculo
Comienza el momento de diseñar la tabla
1°-Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna
2°-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –
Beneficios a Datos
3°-Aceptar.
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Aparece la tabla dinámica diseñada, nótese que cambiamos de posición la sumatoria de valores
que estaba en columnas a rótulos de filas.
Se puede observar como se ha podido agrupar en forma mensual la recaudación por

cada vehículo, el total recaudado y total Beneficios, como también el total general a
través del semestre
Obtención de Subtablas
Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes
de Marzo, que contiene el valor 981.247,68 se obtiene en forma automática, en
otra hoja el siguiente detalle
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Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable
de Mes, dejando activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo, obteniendo
el siguiente resultado
Obtener Promedios
Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinámicas, en este caso vamos a obtener de
la tabla sin filtrar el promedio de recaudación por mes de cada vehículo
1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho
del mouse, obteniéndose la siguiente imagen de pantalla
2)-Hacer clic sobre Configuración de campo, y se obtendrá la siguiente imagen.
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INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
3)-Seleccionar al opción Promedio
4)-Hacer clic en Aceptar
Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose el

promedio mensual de recaudación en cada vehículo, el promedio total recaudado por
Mes, total, general y el promedio de beneficios
Como en el caso anterior se pueden realizar los filtro sobre los meses o sobre los promedios de
vehículos determinados que se deseen ver.
Excel Avanzado
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INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Cambiar el diseño de la tabla
Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por

ejemplo, en este caso se cambian Filas por Columnas. Se reproduce la operación a
los efectos de seguir paso a paso su ejecución.
1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos (Rango B2:J26)
2-Tomar la opción Insertar Tablas.
1° Paso
a) ¿Seleccione los datos que desea analizar?
 Rango de celdas
 Nueva hoja de cálculo
b) Pulsar Aceptar
Se adopto ubicar la tabla en otra hoja de cálculo
Comienza el momento de diseñar la tabla
Se indica, clic en Diseño, comienza el momento de diseñar la tabla
1°-Arrastrar el cuadrito de Mes a Fila
2°-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –

Beneficios a Datos
3°-Aceptar.
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RIF: J-09516417-9
Cambiamos de lugar la sumatoria de Valores de columna a Filas
Mes Datos Total

Enero Suma de Auto 1073040
Suma de Camión 23167
Suma de Ómnibus 38171
Suma de Camioneta 32534
Suma de Moto 2466
Suma de
Recaudado 1169376,6
Suma de Beneficios 667828,5
Febrero Suma de Auto 1088167
Suma de Moto 2259
Suma de
Recaudado 1185267,25
Marzo Suma de Auto 981248
Suma de Moto 2374
Suma de
Recaudado 1075204,6
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RIF: J-09516417-9
Abril Suma de Auto 932376

Suma de Moto 2337
Suma de
Mayo Suma de Auto 917635
Suma de Moto 2268
Suma de
Recaudado 1005197,7
Junio Suma de Auto 934371
Suma de Moto 2313
Suma de
Total Suma de Auto 5926837
Total Suma de Camión 128060
Total Suma de Ómnibus 221090
Total Suma de Camioneta 187149
Total Suma de Moto 14017
Total Suma de Recaudado 6477148,53
Total Suma de Beneficios 3617247,42
El resultado obtenido es el siguiente.
Se pueden aplicar filtros, por ejemplo en la lista desplegable de Mes dejando

activado, Abril y Junio obteniéndose el siguiente resultado
Mes Datos Total

Abril Suma de Auto 932376
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9

Suma de Moto 2337
Suma de
Junio Suma de Auto 934371
Suma de Moto 2313
Suma de
Total Suma de Auto 1866747
Total Suma de Camión 40869
Total Suma de Ómnibus 69961
Total Suma de Camioneta 59877
Total Suma de Moto 4650
Total Suma de Recaudado 2042102,38
Total Suma de Beneficios 1121540,78
Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones
En este caso se presentara una tabla más compleja que la anterior. Permite analizar
no solo la Recaudación por Mes según el tipo de vehículo, sino también por Semana.
Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando
solamente el diseño.
Ejecución
1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos (Rango B2:J26)
2-Tomar la opción Tablas dinámicas
Se indica, clic en Diseño, comienza el momento de diseñar la tabla
1°- Arrastrar el cuadrito de Semana a Pagina
2°- Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna
3°- Arrastrar los cuadritos de Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –

Beneficios a Datos
4° Aceptar
Excel Avanzado
89
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
La tabla que se obtiene es la siguiente
La tabla obtenida es similar a la anterior, es decir se consigue agrupar en forma

mensual la recaudación de cada vehículo, pero se puede operar sobre la tercera
dimensión, es decir se puede mostrar la recaudación sobre una Semana determinada,
y por lógica el mes a que corresponde
Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14. (Esta dentro
del mes de Abril)
Hacer clic en Aceptar
Actualizar datos en la tabla dinámica
Excel Avanzado
90
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Si se produce cambios en alguna de las cantidades contenidas en las celdas de la

planilla original, la actualización en la Tabla Dinámica se efectúa de la siguiente
manera
1° Se acciona, clic sobre cualquier celda con el botón derecho del mouse, y
aparece la pantalla según la imagen
2° Se acciona clic sobre Actualizar.
Obtención de más información sobre la Tabla Dinámica construida
Haciendo doble clic sobre alguna de las celdas, por ejemplo la celda de Febrero,
sobre la cantidad 1.088.166,72, se obtiene en una hoja aparte la siguiente información
referente a todas las semanas de Febrero.
Otras aplicaciones
Aparte del filtro que se empleo en los ejemplos, al mismo tiempo se puede filtrar
también aplicando sobre los botones de control del resto, es decir respecto al último
caso, se puede aplicar sobre los datos y meses
Recaudación Máxima
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Como obtener la recaudación Máxima por vehículo en cada mes
Ejecución
1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del
mouse
2)-Hacer clic sobre Configuración de campo
3)-Seleccionar al opción Max
4)-Hacer clic en Aceptar
Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose la

recaudación máxima en cada vehículo, producida en cada mes, como también la
máxima recaudación y beneficios
Como graficar una tabla dinámica.
Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinámica, donde figura el total
recaudado, es decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma
como ya conocemos filtramos la misma, en principio en Datos, desactivando Suma
Total Recaudado, y Suma Total Beneficios, y en Mes dejamos activado solamente los
meses de Enero, Marzo y Mayo, obteniéndose:
Semana (Todas)
Mes
Datos Enero Marzo Mayo Total general
Suma de Auto 1.073.040,00 981.247,68 917.635,20 2.971.922,88
Suma de Camión 23.166,30 21.669,22 19.913,90 64.749,42
Suma de Ómnibus 38.170,30 38.023,35 35.558,36 111.752,01
Suma de Camioneta 32.533,80 31.890,55 29.823,14 94.247,49
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Suma de Moto 2.466,20 2.373,80 2.267,10 7.107,10

Hacer clic con el botón del mouse en Insertar Grafico dinámico.
Seleccionar el rango de datos para el grafico dinámico.
Presionar Aceptar.
Seguido seleccionamos los campos que formaran parte de dicho grafico: Datos,
Enero, Marzo, Mayo.
Produce por inercia un grafico en columna, haciendo clic sobre una columna con el
botón derecho, se produce la siguiente imagen
Excel Avanzado
93
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Accionando sobre Tipo de grafico: Podemos elegir el tipo de grafico, y optamos

por:
 Tipo estándar
 Tipo de grafico AREAS, obteniendo la siguiente imagen
Eliminar una Tabla Dinámica
Se elimina seleccionando la Tabla en su totalidad y apretar la tecla Suprimir (Supr)
 MATRICES
Una matriz es un conjunto de dos o más celdas adyacentes colocadas en forma

rectangular, que se comportan como si fueran una única celda.
Las matrices pueden ahorrar tiempo a la hora de escribir las fórmulas, ya que se
puede aplicar una fórmula a un rango de celdas y obtener como resultado otro rango
de celdas o un solo valor. Para crear una matriz se procede de la siguiente forma:
1) Se selecciona un rango de celdas que contenga el resultado de la matriz. Si el

resultado va a ser otra matriz, el rango seleccionado debe ser del mismo tamaño y
forma que el rango o rangos sobre el que se efectúan las operaciones.
2) Introducir una fórmula que use como referencia las celdas de entrada.
3) Para validar la fórmula es necesario pulsar las teclas: CRTL + Shis + ENTER
La fórmula resultante será identificada como una matriz, ya que aparece entre {}, si
bien no es necesario escribir estos paréntesis.
Por ejemplo, hay valores en las celdas desde A1 hasta D2, y se desea sumar A1+A2,
B1+B2, etc. Para calcular estas sumas se deberían tener una suma por columna, en
cambio, si se usa matrices la suma se puede calcular en una sola fórmula, efectuando
las siguientes acciones:
 Seleccionar las celdas donde se desea tener el resultado, A3:D3,

 Escribir la fórmula: =A1:D1 + A2:D2
 Para validar la fórmula se pulsa la combinación de letras CRTL +
Shif + ENTER
En la barra de herramientas aparece la fórmula: {=A1:D1 + A2:D2}, esto se puede ver

en la figura siguiente:
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Operaciones con matrices
Para operar con matrices hay que tener en cuenta que sus celdas se deben tratar
como si fueran una entidad, entonces se debe tener en cuenta:
1) No se pueden editar, mover o borrar celdas individuales.

2) No se pueden insertar o eliminar celdas.
3) Si se pueden establecer formatos individuales para celdas de la matriz, como
formatos de alineamiento, numéricos, sombras o bordes.
4) Si se puede copiar una celda de la matriz y pegarla en otra zona de la hoja o en
otras hojas.
Editar una formula de matrices
Para editar una fórmula con matrices a fin de modificarla se efectúan los siguientes
pasos:
1) Seleccionar cualquier celda de la matriz,

2) Activar la barra de fórmulas pulsando F2. En este momento los paréntesis de
llaves desaparecen y se puede modificar la fórmula según sea necesario.
3) Para validar los datos se pulsa CRTL + SHIF + ENTER Entonces Excel vuelve a
colocar los paréntesis de llave y recalcula los datos.
Seleccionar el rango de una matriz
Para seleccionar el rango que forma parte de una matriz se efectúan los siguientes
pasos:
1) Se activa una celda de la matriz.

2) Se ejecuta el comando Ir a del menú Edición. En el cuadro de diálogo que
aparece se da un clic en el botón Especial.
3) En el cuadro de diálogo Ir Especial se da un clic en el botón de opción Matriz
actual.
4) Se da un clic en Aceptar, entonces Excel selecciona todas las celdas de la matriz
actual.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
El método abreviado, es decir, usando el teclado consiste en lo siguiente: activar una

celda de la matriz y oprimir: ALT + / .
Borrar una matriz
Para eliminar una matriz se hace lo siguiente:
Se selecciona el rango matricial.
Se ejecuta el comando Borrar del Menú Edición. A continuación se da un clic en

Contenido.
El método abreviado es oprimir la tecla SUPR.
Convertir una matriz en valores

constantes
Se pueden convertir los valores actuales de la matriz en valores constantes, para ello
debe hacer lo siguiente:
1) Seleccionar el rango matricial,

2) Ejecutar el comando Copiar del menú Edición,
3) Sin modificar la selección, ejecutar el comando Pegado especial del menú
Edición,
4) Del cuadro de diálogo que aparece seleccionar la opción Valores.
Sobre estos valores se puede ejecutar cualquier operación normal.
Funciones matriciales
Las funciones de matrices se diferencian en que empiezan con la letra M, salvo

algunas excepciones. A continuación se darán ejemplos de ellas:
Problema 1: Suma de dos matrices en una tercera
Sumar dos matrices de 3 x 4 (tres filas por 4 columnas) cada una en otra matriz.
Dado que las dos matrices son de 3 x 3, la matriz suma debe quedar en una matriz de
3 x 4, por lo tanto se hace lo siguiente:
En una planilla de 3 x 4 se colocan los primeros datos, a esta planilla se le coloca

nombre. Para colocar nombre a un conjunto de celdas se hace lo siguiente:
1) Se selecciona la pestaña Formulas del Menú / Asignar Nombre a un rango
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Aparece el siguiente cuadro para asignar Nombres.
3) Este cuadro de diálogo muestra los nombres existentes en el Libro de Excel y pide
un nuevo nombre para el conjunto de celdas.
En este caso se le da un nombre a los dos matrices primitivas (que van los
sumandos), y a continuación se selecciona otro grupo de celdas de 3 x 3, y en la
primera celda se coloca la operación que se desea: =MAT1+ MAT22, y a continuación
se oprimen las teclas: CRTL + SHIF + ENTER
La matriz suma queda tal como se muestra a continuación, con los paréntesis {} :
Problema 2: Raíz Cuadrada de una matriz
Tal como se efectuó la suma, con el mismo método se puede efectuar cualquier
operación operando sobre una matriz de 5 x 4 (5 filas por 4 columnas) y dejando el
resultado en otra matriz similar. A modo de ejemplo se obtendrá la raíz cuadrada de
cada una de las celdas de una matriz en otra matriz. El primer conjunto de celdas se
llamará ―Base‖ y la matriz resultante contendrá las raíces cuadradas de ―Base‖. Se
trabaja de la misma forma que el ejemplo anterior: se llama base al conjunto de celdas
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
que van desde A1 a D5. Se marca otro conjunto de celdas de 5 x 4 y se coloca la

operación matricial. El resultado es el siguiente:
Problema 3: Calcular el Valor de un Determinante
Para calcular el valor de un determinante se usa la función MDETERM. Se hace en los

siguientes pasos:
1) Se coloca el nombre a un Determinante, siguiendo los pasos que se vieron antes,

en este caso se llama ―DETER‖,
2) Se abre: Insertar/Función/Matemáticas y Trigonométricas/ Mdeterm.
3) La función presenta el siguiente cuadro de diálogo:
4) En nombre de la matriz se coloca en la caja de texto llamada Matriz,

5) Se da un clic en ―Aceptar‖.
Queda el siguiente resultado:
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Problema 4: Calcular un producto de dos matrices
Para calcular un producto de dos matrices (producto punto) se hace en los siguientes
pasos:
1) Se le coloca nombre a una de las matrices ―MAT1‖ a la que está en color verde
suave.
2) Se le coloca nombre a la otra matriz ―MAT2‖ a la que está en color amarillo suave.
3) Se abre: Insertar/Función/Matemáticas y Trigonométricas/ MMult
4) Se colocan como operandos: MAT1 y MAT2, según se muestra en el cuadro sub-
siguiente.
5) Se oprime el botón ―Aceptar‖

6) Entonces aparece el resultado.
Creación de un formulario personalizado
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Creamos una hoja de cálculo presupuesto
Este archivo está en la carpeta curso de Excel del PenDrivers
Haga clic en el botón Editor de Visual Basic. ó presione las teclas Alt + F11
Hago clic en la flecha del botón insertar objetos
Haga clic n la opción Userform.
Se crea un formulario nuevo, vació.
El formulario se guarda en su proyecto como un módulo. Puede ejecutar el formulario

desde Visual Basic para aplicaciones de la misma manera que ejecutaría una macro.
Haga clic en la tecla F5 para ejecutar el formulario.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Después haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.
De manera predeterminada, el titulo del formulario es UserForm1. El titulo es una

propiedad del formulario.
Haga clic en el botón Ventana de propiedades.
Cambie el valor de la propiedad Caption por Opciones de impresión.
Cambie el valor Name de la propiedad por frmImprimir.
Agregue botones de opción

 Haga clic en la ventana formulario.
 En el cuadro de herramientas, haga clic en el botón Marco.
 Haga clic en la esquina superior izquierda del formulario.
 Aparece un control de marco grande en el formulario.
 Haga clic en el icono botones de opción.
 Haga clic en tres sitios diferentes sobre el formulario para crear los tres
botones.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
No es necesario que alinee los controles con exactitud.
 Active la ventana Propiedades y seleccione Frame1 de la lista desplegable de

la parte superior.
 Escriba Filas como valor de la propiedad Caption y grpFilas como el valor de
la propiedad Name.
 Seleccione OptionButton1 de la lista desplegable. Escriba Todas como valor
de la propiedad Caption y optTodas como el valor de la propiedad Name y T
como el valor de la propiedad Acelerador.
 Escriba Resumen como valor de la propiedad Caption, y optResumen como
el valor de la propiedad Name y T como la tecla Aceleradora.
 Seleccione el tercer botón y escriba Datalle como el valor de la propiedad
Caption, optDetalle como valor de la propiedad Name y D como la tecla
Aceleradora.
 Seleccione los tres botones de opción haciendo primero clic entre el último
botón y la parte inferior del marco.
 En el Editor de Visual Basic, seleccione Espacio vertical en el menú
Formato y, después, haga clic en Quitar.
 En el menú Formato seleccione Alinear y haga clic en Izquierda.

 En el menú Formato seleccione Ajustar tamaño al contenido.
 Finalmente arrastre el grupo de controles hacia la esquina superior izquierda
del marco y reajuste el tamaño justo para englobar los tres botones de opción.
Este sería el formulario con los tres botones
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
 Guarde el libro de trabajo y presione la tecla F5 para comprobar los botones de

opción del formulario.
 Por último cierre la ventana opciones de impresión.
Un marco con un grupo de botones de opción es una buena interfaz de usuario para
seleccionar una sola opción de una lista predeterminada.
Su formulario necesita algún sistema para especificar si debe imprimir todos los meses
o solo los restantes. Básicamente se trata de una opción (Si o No). El mejor control
para una opción (Si o No), es una casilla de verificación.
Por consiguiente deberá agregar un cuadro de texto que le permita especificar un mes
de inicio diferente con el fin de cubrir todas las opciones.
 Con la ventana del formulario visible, haga clic en el botón Casilla de

verificación en el cuadro de herramientas.
 Luego haga clic debajo del marco en el formulario.
 En la ventana propiedades, cambie el titulo para la casilla de verificación en la
propiedad Caption por Comenzar por el mes, cambie el nombre en la
propiedad Name por chkMes y m como la tecla aceleradora.
 Haga clic en cuadro de texto en el Cuadro de herramientas.
 Haga clic justo a la derecha del título de la casilla de verificación.
 Cambie el nombre del cuadro de texto por txtMes, establezca la Value en
1/7/2002 y cambie la propiedad Enable por False.
 Haga doble clic en el control de casilla de verificación chkMes.
Aparece una ventana nueva titulada fmrImprimir(Còdigo) que contiene un nuevo

procedimiento de controlador de evento. chkMes_Click( ). El evento Clic es el evento
predeterminado para una casilla de verificación
 Inserte la siguiente sentencia como cuerpo del nuevo procedimiento

chkMes_Click:
txtMes.Enable = chkMes.Value
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Esta sentencia habilita el cuadro de texto siempre que se seleccione la casilla de

verificación y lo deshabilita siempre que no esté seleccionada la casilla de verificación.
 Guarde el libro de trabajo y presione la

tecla F5 para ejecutar el formulario.
 Haga clic en la casilla de verificación
un par de veces.
Cuando la casilla de verificación esta

selecciona puede cambiar la fecha, cuando no
está seleccionada no puede cambiarla.
Inicialice el cuadro de texto
Cuando creo el cuadro de texto del mes, asigno la fecha 1/7/2002 como fecha
predeterminada. Como la mayoría de las veces lo que necesitará es que aparezca el
mes actual en dicho cuadro, puede conseguir que el formulario sea más fácil de usar
inicializando el cuadro de texto con el mes en curso. Para hacerlo, debe calcular la
fecha apropiada para el cuadro de texto en el momento de mostrar el formulario.
 Haga doble clic en el fondo del formulario. Aparece un nuevo procedimiento

denominado UserForm_Click.
El nombre del objeto para un formulario es siempre UserForm.
 Seleccione el evento Initialize de la lista Procedimiento. Cuando aparezca el

procedimiento UserForm_Initialize(), elimine el procedimiento
UserForm_Click( ).
 Introduzca la siguiente sentencia como cuerpo del procedimiento.
txtMes.Value = Date
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Date es una función integrada en Visual Basic que devuelve la fecha actual,
basándose en el reloj de su equipo.
Presione F5 para ejecutar el formulario. El

cuadro de texto se inicializa con el primer día
del mes actual.
Ahora vamos a crear una función

personalizada para convertir cualquier fecha
en el primer día del mes.
Agregue la siguiente función personalizada

debajo del procedimiento
UserForm_Initialize( )
Function InicioDelMes(FechaEntrada)
If IsDate(FechaEntrada) Then
InicioDelMes = DateSerial(Year(FechaEntrada), Month(FechaEntrada), 1)
Else
InicioDelMes = Empty
End if
End Function
Cambie la sentencia en el procedimiento UserForm_Initialize( ) por txtMes.Value =

InicioDelMes(Date)
 Presione F5 para ejecutar el cuadro de diálogo.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
La fecha debe ser el primer día del mes actual.
Agregue botones de comando

 Active la ventana formulario.
 Haga clic en el botón de Comando en el cuadro de herramientas y a
continuación haga clic en el formulario, a la derecha del marco Filas.
 Mantenga presionada la tecla CONTROL y arrastre abajo el nuevo botón para
crear una copia del mismo.
 Cambie el titulo de botón superior por Imprimir, asigne la letra L como tecla
Aceleradora.
 Cambie el nombre por el de btnImprimir, y cambie la propiedad Default por
True.
 Cambie el titulo de botón inferior por Cancelar no asigne ninguna letra como
tecla Aceleradora.
 Cambie el nombre por el de btnCancelar, y cambie la propiedad Cancel por
True.
 Haga doble clic en el botón Cancelar para crear un controlador de evento
denominado btnCancelar_Click( )
 Escriba la sentencia Unload Me como cuerpo del procedimiento.
El comando Unload Me, elimina el formulario de la memoria. La palabra clave Me

hace referencia al formulario.
 Seleccione btnImprimir de la lista Objeto, que se encuentra en la parte

superior de la ventana del código, para crear un procedimiento nuevo
denominado btnImprimir_Click( ).
 Introduzca la siguiente sentencia como cuerpo del procedimiento.
Unload Me
MsgBox “Imprimiendo”
La primera sentencia elimina el formulario
La segunda sentencia es un marcador de posición hasta que añada funcionalidad para

imprimir el informe.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Al presionar la tecla Enter o hacer clic en el botón Imprimir, debe aparecer el mensaje
Imprimiendo.
Preparación de la funcionalidad de un formulario
Cree vistas personalizadas de una hoja de cálculo
 Active Excel. Haga clic en el icono Vistas personalizadas en la pestaña Vista.
 En el cuadro de diálogo Vistas personalizadas, haga clic en el botón Agregar,

escriba Todas como nombre de la vista nueva, borre la selección de la casilla
Configuración de impresora, deje seleccionada la casilla de Configuración
de filas y columnas, columnas ocultas y filtros y haga clic en Aceptar
Acaba de crear la primera vista, la vista que muestra todas las filas y columnas.
Ahora necesita crear la vista Resumen que va a mostrar solo las filas de
Totales.
 Seleccione la columna ―B” del archivo Presupuesto. Haga clic en Ir a y, a

continuación, en Especial desde el menú Edición. Seleccione la opción
Constantes y haga clic en Aceptar.
Excel Avanzado
107
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Solo se seleccionan las celdas en las filas de detalle.
Excel Avanzado
108
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
 Oculte las filas seleccionadas (Desde la pestaña Inicio, en el grupo Formato

seleccione Ocultar filas.)
Las filas con las constantes en la columna “B” están ocultas.
Las otras filas que quedan por ocultar son las que contienen en Celdas en blanco la
columna “D”.
 Seleccione la columna
“D”, haga clic en la tecla F5, Ir a y luego en Especial,.
 Seleccione la casilla
Celdas en blanco
Excel Avanzado
109
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
 Haga clic en Aceptar.
Las filas en blanco son seleccionadas.
 Oculte las filas seleccionadas (Desde la pestaña Inicio, en el grupo Formato

seleccione Ocultar filas.).
Las filas en blanco son ocultadas.
Excel Avanzado
110
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Esta es la Vista para los directores de la empresa.
Con estas filas de totales visibles, cree otra vista denominada Resumen
 Desde el menú Ver, haga clic en Vistas personalizadas

 Haga clic en Agregar, escriba Resumen.
 Borre la selección de Configuración de impresora
 Haga clic en Aceptar.
Ahora necesita crear la vista detallada. Para la vista detallada necesita ocultar las filas
de resumen. Las filas que desea ocultar tienen títulos en el rango A4:A54
Muestre la vista personalizada Todas.
 Desde el menú Ver, haga clic en Vistas Personalizadas y con la vista

Todas seleccionada, haga clic en Mostrar
Excel Avanzado
111
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
 Seleccione el rango A4:A54.

 Use la tecla F5 Ir a luego seleccione la opción Especial, seleccione las
celdas con constantes y, después oculte las filas.
 Seleccione la columna D.
 Use F5 Ir a luego seleccione la opción Especial, para seleccionar las
celdas con Celdas en blanco y, después oculte las filas con Celdas en
blanco.
 Con las filas de detalles visibles, cree una vista nueva vista denominada
Detalle, borrando de nuevo la selección de la opción Configuración de
impresora.
Guarde el libro de trabajo y pruebe mostrar las tres vistas.
Cree las macros para

alternar entre las vistas
 Inicie la grabación de
una macro denominada Todas. Muestre la Vista Todas y desactive la
grabadora.
Examine la macro.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Un objeto Workbook tiene un conjunto denominado CustonViews. El objeto

CustonViews tiene un método Show.
Para crear las otras dos podemos copiar el código en las otras dos macros y cambiar
el nombre de la vista.
En la ventana de Microsoft Visual Basic, en el cuadro de opciones que contiene los

botones de opciones seleccionamos cada uno de ellos luego damos clic al botón
izquierdo del ratón y en el cuadro emergente, en Ver Código.
Aparece la ventana de Visual Basic con la función
Private Sub OptTodas_Clic()
ActiveWorkbook.CustomViews("Todas").Show
End Sub
Podemos crear las demás funciones y copiar el código para luego cambiar el nombre
de la vista Todas, Resumen, Detalles.
Uso de las potencialidades Avanzadas de Excel
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Función Excel Avanzado.xls
 ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
Escenarios
Se denomina escenario a un grupo de variables llamadas celdas cambiantes, que

producen unos resultados diferentes y se guardan con el nombre deseado.
Cada conjunto de celdas cambiantes representa un grupo de supuestos que se aplica a la hoja de
cálculo, con objeto de obtener unos resultados concretos. Se pueden definir hasta un máximo de
32 series de celdas cambiantes para cada escenario creado en una hoja de cálculo.
Los resultados obtenidos de todas las variables sirven para crear un informe de resumen en que
aparezca el mejor caso, el peor caso y el caso previsto del problema planteado en la hoja.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
También podrá combinar escenarios de un grupo en un solo estilo y protegerlos u ocultarlos de

posibles usuarios no deseados.
Crear un Escenario
Para crear un escenario se debe seguir el proceso siguiente:
 Activar el comando Escenarios del menú Herramientas,

 Aparecerá el cuadro de diálogo ―Administrador de Escenarios‖ que se
muestra a continuación :
El primer paso es crear un nuevo Escenario, para esto se hace un clic en el botón
Agregar y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
 En este cuadro se debe escribir un nombre para el Escenario que se va

a crear, en este caso se escogió VENTAS.
 En el cuadro Celdas Cambiantes, introducir las referencias o los
nombres definidos de las celdas cambiantes (que se desean modificar).
 Si se escribe más de una referencia estas deben separarse con un
punto y coma (;).
 También se pueden seleccionar las celdas directamente con el puntero
del mouse.
NOTA: Si se va a seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe oprimir la tecla

Control y mantenerse oprimida mientras se las marca con el puntero del mouse.
 En el cuadro Comentarios, se puede introducir un breve comentario

descriptivo por cada Escenario creado.
Dar un clic en el botón Aceptar:
Excel Avanzado
115
INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
 Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo: ‖Valores del

Escenario‖, en que se visualizarán las variables actuales que
corresponden a las celdas cambiantes seleccionadas. Si este contiene
más de cinco celdas cambiantes aparecerá una barra de
desplazamiento situada a la derecha de los cuadros de edición, como
se muestra a continuación. En nuestro ejemplo hemos escogido como
rango de las celdas cambiantes los valores de las ventas realizadas.
 A continuación se debe introducir los valores deseados y dar un click en el

botón Aceptar para regresar al cuadro de diálogo ―Administrador de
Escenarios‖, donde se añadirá el escenario recién creado a la lista de
escenarios.
Para terminar y cerrar el cuadro, pulse el botón Cerrar, o bien, si desea visualizar los
resultados en la hoja, pulse el botón mostrar o haga doble clic sobre el nombre del
escenario creado en el cuadro Escenarios.
Eliminar un escenario
Cuando se elimine un escenario debe recordar que no puede deshacer esta

eliminación.
Proceso de eliminar un escenario
1. Activar el comando Escenarios del menú Herramientas

2. En el cuadro de diálogo ―Administrador de Escenarios‖, elegir el
escenario que se desea eliminar de la lista del cuadro Escenarios y
pulsar el botón Eliminar.
Automáticamente se borrará el escenario de la lista y será irrecuperable, a no ser que

se vuelva a crearlo.
 Si se quiere proteger el escenario, se deberá activar la casilla de

protección Evitar cambios (evitará editar la hoja del escenario) y Ocultar
(evita la presentación del escenario). A continuación deberá activar la
protección de la hoja activando el comando Proteger del menú
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Herramientas y, a continuación, Proteger hoja (comprobar que la

casilla Escenarios esté activada).
Editar un escenario
El comando Modificar del Cuadro de diálogo ―Administrador de escenarios‖ permite

modificar el nombre del escenario y las referencias cambiantes del mismo.
Proceso de editar un escenario:
1. Activar el comando Escenarios del menú Herramientas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo ―Administrador de escenarios‖
3. Pulsar el botón Modificar.
4. Se mostrará un cuadro de diálogo ―Modificar escenario‖, que muestra a
continuación :
 A continuación se debe modificar las opciones deseadas del escenario.

Si conserva el nombre original del escenario, los nuevos valores de las
celdas cambiantes introducidos sustituirán a los valores del escenario
original.
Para terminar y validar las opciones, pulsar el botón Aceptar. También podrá modificar
los valores del cuadro de diálogo ―Valores del escenario‖ para las celdas cambiantes.
Si desea volver al Administrador de escenarios sin modificar el escenario actual, pulse
el botón Cancelar.
Combinar escenarios
Se puede combinar un escenario creado en la hoja activa con otro que esté situado en
un libro de trabajo que previamente esté abierto. Es muy posible que al combinar
ambos escenarios existan nombres duplicados, se debe evitarlo, pues habría conflicto
entre los distintos escenarios creados.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Proceso de combinar un escenario

2. En el cuadro de diálogo ―Administrador de escenarios‖ que aparecerá
pulsar el botón Combinar.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo ―Combinar escenarios‖, que se muestra
a continuación :
 En el cuadro Libro, escoger el libro de trabajo deseado con el cual
vamos a combinar el escenario.

 En el cuadro Hoja, seleccionar el nombre de las hojas que contienen
los escenarios para combinar. En la parte inferior del cuadro se indica
el número de escenarios que existen en las hojas seleccionadas. Todas
las celdas cambiantes en le hoja de cálculo de origen deberán hacer
referencia a las celdas cambiantes en la hoja de cálculo activa.
4. Para terminar, pulsar el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo

―Combinar escenarios‖ a la vez que combinará los escenarios,
volviendo al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.
5. Pulsar el botón cerrar para salir del cuadro de diálogo. De esta forma
Excel copiará todos los escenarios en las hojas de cálculo origen en la
hoja de cálculo activa.
Crear un informe de resumen de escenarios
Mediante el Administrador de escenarios usted podrá crear informes de resumen de

escenarios o tablas dinámicas con los valores de las celdas cambiantes de hoja de
cálculo.
Proceso para crear un escenario

2. Aparecerá el cuadro de diálogo ―Administrador de escenarios‖.
3. Elegir el escenario creado de la lista del cuadro Escenario. Por ejemplo,
el escenario VENTAS.
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
4. Pulsar el botón Resumen (estará disponible si existen escenarios

creados).
5. Aparecerá el cuadro de diálogo ―Resumen del escenario‖, que se
muestra a continuación :
6. Elegir las celdas resultantes en dicho cuadro (por ejemplo, $C$4:$c$9

que son los precios en nuestra hoja) y, a continuación pulsar el botón
Aceptar.
Automáticamente se creará un informe de resumen o una tabla dinámica, según la

opción elegida del cuadro. Este se creará en una hoja de cálculo diferente del mismo
libro de trabajo y se le asignará el nombre en la etiqueta Resumen escenario o Tabla
dinámica del escenario. El Resumen del escenario se muestra a continuación:
NOTA: Las celdas cambiantes resultantes son opcionales en los informes de

resumen, pero obligatorias en los informes de tablas dinámicas.
Si deseamos crear una Tabla dinámica del mismo escenario, se procede de igual
forma, pero se marca el botón en tablas dinámicas, y resulta:
Ejemplo de escenarios
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
Se piden 3 presupuestos para la confección de una biblioteca a medida. El precio que

se va a pagar tiene tres componentes:
 Los materiales. Principalmente la madera.

 La pintura, barniz o acabado.
 La mano de obra.
El presupuesto que resulta de estas variables para un proponente aparece en la

planilla siguiente:
Mueblería Corvalán.
La fórmula en D6 calcula el total de la biblioteca.
Los valores de B2 y B3 son una característica de la biblioteca y no dependen de los

materiales, el acabado o la mano de obra. Los valores de C2, C3 y D4, en cambio
varían con cada presupuesto.
Los valores de D2 y D3 se calculan multiplicando el rubro Cantidad por sus respectivo

Precio Unitario, mientras que en D6 hay una sumatoria que da el precio final. No es
una planilla compleja.
Lo que complica el manejo del problema es que, en principio, tenemos una planilla
como la de arriba por cada presupuesto que obtengamos, según el tipo de madera, el
acabado y la mano de obra. Por ejemplo, la planilla siguiente es igual a la anterior,
pero para un trabajo de mayor calidad.
Muebles Providencia
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
La planilla siguiente es una firma llamada Muebles de Lujo, que son de una calidad
superior a los anteriores.
Muebles de lujo.
Lo que se está buscando es una forma sencilla de comparar todos los presupuestos
recibidos para decidir con cual nos quedamos.
Para esto podemos usar los escenarios.
Una planilla como cualquiera de las que se vieron más arriba, brinda distintos
resultados según los valores de sus datos. Para cada juego de datos hay un resultado
(o juego de resultados) diferente. La planilla que resulta para cada juego de datos es
un escenario. En otras palabras las planillas de más arriba muestran distintos
escenarios de la misma planilla.
Las celdas que contienen los datos variables con cada escenario (en el ejemplo C2,
C3 y D4) se denominan celdas cambiantes. La celda D6, que contiene el resultado
final, se llama celda resultante. Hay que conocer previamente estos nombres, porque
son los que usa la opción al trabajar.
Crear escenarios
Podemos empezar con los valores que aparecen en la Planilla Nº 1. Para este
ejemplo este presupuesto fue presentado por Mueblería Corvalán, y corresponde a
madera de pino con acabado en barniz nacional importado, entonces:
Se abren las opciones Herramientas/Escenarios. Aparece entonces el cuadro Figura

siguiente, que dice que no hay ningún escenario definido, de modo que hay que
crearlos.
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
El cuadro principal para el manejo de escenarios. Todavía no hay ningún escenario

definido. Por ello, hay dar un clic en Agregar.
1. Se hace un clic en Agregar. Aparece el cuadro de la Figura siguiente,

donde se indican las características del escenario que se está creando.
Aquí se define el escenario: su nombre, sus celdas cambiantes y algún comentario

adecuado.
1) Donde dice nombre del escenario se escribe un nombre adecuado. Por ejemplo:
Mueblería Corvalán.
2) Donde dice celdas cambiantes, indicamos $C$2;$C$3;$D$4. Se separan con
punto y coma. También las podemos seleccionar con el mouse manteniendo
apretada la tecla Control al seleccionar celdas no contiguas.
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
3) Donde dice Comentario, se escribe alguna aclaración apropiada. Por ejemplo:

Madera de pino con barniz nacional.
4) Se da un clic en Aceptar. Entonces aparece el cuadro de diálogo de la Figura de
más arriba, donde se indican los valores de las celdas cambiantes para este
escenario. En principio, Excel adopta los valores actuales, lo cual es correcto.
Lo mismo se hace para los escenarios restantes y a continuación se muestran los

cuadros respectivos con los escenarios creados.
Resumen de los escenarios creados.
Estos escenarios corresponden a los siguientes cuadros:
Escenario de Muebles Providencia.
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
Escenario de Muebles de Lujo.
Estos tres escenarios están resumidos en el cuadro que está más arriba y que se
repite a continuación:
Cuadro resumen de los tres escenarios.
Paso de un escenario a otro
Como aparece en borde superior de la que está más arriba. El cuadro de diálogo es el
Administrador de escenarios. Marcando el escenario que se desea ver y dando un
clic en el botón Modificar, aparece el escenario que se desea ver.
Resúmenes
La opción de escenarios permite algo más: armar una tabla que resuma la información
de todos los escenarios disponibles. Esto se hace de la siguiente forma:
1. Se abre Herramientas/Escenarios para obtener el cuadro de la Figura

de más arriba.
2. Se hace un clic en Resumen. Aparece el cuadro de la Figura 8, que no
da dos opciones
Excel Avanzado
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INFOING
INF - C – 13/04
RIF: J-09516417-9
3. Se marca la opción Resumen.

4. Donde dice Celdas resultantes, se indica D6.
5. Se da un clic en Aceptar.
En este cuadro de diálogo se especifican las características del resumen que

queremos obtener.
En una hoja aparte del mismo libro aparece el resumen indicado como el que se
muestra en la Figura que va a continuación.
 Hay una columna (vertical) por cada escenario disponible, además hay
una columna adicional para el escenario actual.
 Horizontalmente hay tres grupos de datos: una fila para las
descripciones de los escenarios, una fila para cada celda cambiante y
otra fila por cada celda resultante.
Para hacer más clara esta tabla resumen, es posible modificar los rótulos en algunas
celdas. Por ejemplo: la tabla de la Figura siguiente tiene los mismos valores que la
tabla de la Figura anterior, pero es un poco más fácil de entender.
Resumen tipo tabla dinámica
El cuadro de la Figura pequeña de más arriba muestra una segunda opción para el
resumen: tabla dinámica. Marcando esta opción obtenemos un resumen como el que
se muestra en la Figura siguiente.
Excel Avanzado
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INFOING
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RIF: J-09516417-9
BIBLIOGRAFÍA
http:iteso.mx/Marcel/GUÍAS/Excel%20Basico.pdf.
http:/www.monografías.com/trabajos6curba7curba.shtml.
http://iteso.mx/~marceq/GUIAS/Excel%20Basico.pdf
http://www.monografias.com/trabajos6/curba/curba.shtml
http://www.unav.es/cti/manuales/PP/
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Objetivo: El participante conocerá en profundidad al finalizar el curso el trabajo

Tecnicas utiles para la captación de datos ............................................... 5

Listas en excel ....................................................................................... 24

Ordenar listas ........................................................................................ 31

Insertar sub totals en una lista .............................................................. 32

Formas de ejecutar un macro ................................................................. 37

Que grava excel...................................................................................... 42

Tipos o clases de controles .................................................................... 46

Recuperar una informacion .................................................................... 83

Microsoft Excel es un programa diseñado para ayudarte a registrar, analizar

y presentar cuantiosa información. Excel hace que el seguimiento y el

análisis de ventas, la organización de las finanzas, la creación de

presupuesto la realización de una gran variedad de tareas del mundo de los

negocios sean realmente fáciles y puedan llevarse a cabo en una porción

de tiempo mucho menos que si se hicieran con papel y lápiz.

Excel no solo es una hoja de cálculo, también tiene la capacidad de trabajar

 TÉCNICAS ÚTILES PARA LA CAPTURA DE DATOS

Las siguientes técnicas simplifican el proceso de captura de datos

Limitación de entradas para tipos de datos específicos:

 Los datos permitidos

Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir datos:

Si se selecciona un rango de celdas antes de

Uso de Control + Enter para poner la misma información en un rango de

Rellenar celdas con texto o valores

Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto

El método consiste en:

1. Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación,

 Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia

Para controlar manualmente la creación de una serie, se debe

1. En el Botón Office ó Menú Archivo Ver 2010, haga clic en Opciones y

Si Queremos insertar la hora actual utilizamos la combinación Control + Shift + .

La herramienta de Auto Corrección

Todo: Pega contenido, formato, validación de datos y comentarios.

Ejecutar operaciones matemáticas sin fórmulas: Los botones de opciones de la

Por ejemplo: multipliquemos los valores de la columna “A” al pegarlos en la columna

Se respetaron las celdas que contenían blancos.

Versión 2010 Versión 2007

 DAR NOMBRES A CELDAS Y RANGOS

El dar nombre a una celda o rango de celdas tiene dos

1. Facilitar su uso dentro de las fórmulas, permitiendo que

poder identificar el sentido del cálculo realizado.

En las celdas A5:B5, el IVA se encuentra en la celda A6:B6 y el Total en la celdas

1.- Seleccionamos Formulas en la cinta de opciones

2.- Seleccionamos Utilizar en la fórmula definir nombres

Para definir nombres de celdas o rangos existen varios métodos:

Usando Asignar nombres a un rango:

a. Seleccionar la celda o el rango de

b. Hacer clic en Asignar nombre a un rango.

e. Por último presionar la tecla Aceptar.

Primero se deben seleccionar tanto las celdas

Presionar el botón aceptar.

COMENTARIOS Las hojas de trabajo grandes y complejas pueden ser difíciles de

 AÑADIR UN COMENTARIO A UNA CELDA

Seleccionar la celda a la que se le añadirá un comentario.

Seleccionar el comando Revisar del menú. Excel inserta un cuadro de

Introducir el texto del comentario dentro

derecha. Al poner el ratón sobre éste el comentario se hace visible.

Posicionarse en la celda que contiene el

Posicionarse en la celda que contiene el comentario que se desea eliminar.

El formato condicional permite determinar el formato de una celda en función de su

Para aplicar un formato condicional se debe:

1. Seleccionar la celda o rango a la que se aplicará el formato.