CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTIAS”

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 PROPÓSITO:

 Custodiar las garantías, controlar y notificar el estado de la vigencia de las mismas,

 Informe de garantías en custodia (renovación, devolución, ejecución)

1.2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

El proceso inicia con la recepción de la copia de los contratos con sus respectivas garantías
originales (fiel cumplimiento del contrato y buen uso del anticipo), documentos generados
en el proceso de Contratación Pública y concluye con el archivo, custodia de dichos
documentos y entrega de las garantías a los proveedores una vez finiquitado el contrato.

1.3. NORMAS GENERALES

 El Tesorero comunica al Administrador del Contrato por correo Zimbra, sobre el

estado de la vigencia de las garantías con al menos 15 días hábiles antes de su
caducidad solicitando la pertinencia o no de su renovación.

 En caso de no tener respuesta del Administrador del Contrato, o teniendo respuesta

favorable para su renovación, se solicitará la misma al proveedor y/oa las
Aseguradoras.

 Se entregará una copia de las mismas a la Unidad de Contabilidad para su registro.

 El archivo y custodia de los documentos originales de las garantías y la copia del

contrato es responsabilidad exclusiva del Tesorero.

 En los contratos de ejecución de obras, la garantía de fiel cumplimiento se devolverá al

momento de la entrega recepción definitiva, real. En los demás contratos, las garantías
se devolverán a la firma del acta recepción única o a lo estipulado en el contrato,
previa solicitud del proveedor.
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

# ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS

GENERADOS
1 Registrar el Recibir y registrar el ingreso de las garantías Tesorera Archivo Excel
ingresos de las en hoja Excel.
garantías
Revisar y analizar el contrato y las garantías
para determinar si los montos están
correctos y que la póliza se encuentre bien
emitida, se verifica que el monto cumpla con
el 5% (Monto total del Contrato) si es por fiel
cumplimiento de contrato o 100% (Del valor
Analizar la del Anticipo) si el contrato contempla el
pertinencia de pago de anticipo. Además de revisar que
2
los contratos contenga todas las firmas necesarias, se Tesorera
con las toma en consideración que las pólizas sean
garantías del mismo valor de la garantía, que el
endoso sea correcto y que todos los campos
estén llenos correctamente (firmas, montos
,etc..

Custodiar las Custodia las garantías, saca copias, la Tesorera

3 garantías original se archiva bajo llave para su
custodia

Ingresa al archivo Excel pólizas de garantías, Correo Zimbra al

Efectuar el revisar las fechas de vencimiento y notifica administrador del
4 control de la al administrador del contrato las que están Tesorera contrato.
vigencia de las próximas a vencer con anticipación de 15
garantías días
El Tesorero (a) solicita a la Dirección
Solicitar a la Financiera la necesidad de la renovación de Tesorera/Director QUIPUX
Dirección las garantías, mediante quipux reasignado Financiero
5 Financiera la para que envíe al proveedor y/o a la
renovación Aseguradora.

Verificar si se Tesorera
6 realizó la Original Garantía renovada.
renovación de
garantías
Ingresar al sistema e-SIGEF y registrar las
7 Registrar en el garantías de los contratos a fin de mantener Contabilidad
e-SIGEF las un control contable.
garantías

Entregar las Una vez que llega el pago final con el acta de
garantías a los recepción definitiva se archiva en la carpeta Tesorera Acta de Entrega
8 proveedores y de garantías y si el proveedor lo solicita en
mantener conjunto con el acta firmada se procede a
copias entregar garantías y elaborar acta entrega
recepción.