Vicepresidencia de Servicios de Tecnología

Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3

Gerencia Continuidad TI y Estandarización

Instructivo para solicitar

Talentos DDS x Demanda
1. Glosario
• DDS: Dirección Disponibilidad Servicios TI
• DTYS: Dirección Transformación y Soporte
• VSTI: Vicepresidencia de Servicios de Tecnología

2. Definición y Características del esquema de “Talentos

DDS x Demanda”
2.1. Definición Esquema de “Talentos DDS x Demanda”
“Talentos DDS x Demanda” es un esquema de trabajo que permite a las células de la VSTI
solicitar apoyo temporal de los diferentes habilitadores de la DDS con el fin de cumplir los
objetivos de un sprint, cuando la demanda de las células así lo requiera.

Este esquema fue creado con el objetivo de garantizar los siguientes pilares de la nueva
forma de trabajo de la VSTI:
• Autonomía.
• Velocidad.

2.2. Características del esquema

Este esquema de trabajo se ejecutará bajo las siguientes premisas:
• SOLO puede ser usado en los siguientes escenarios:
o Cuando los Componentes Mayores / Gerencias / Cajas Azules NO tengan en
sus células el Talento DDS con el rol requerido.
o Cuando se presenten situaciones de absentismos con el Talento DDS que se
encuentra en las células del Componente Mayor / Gerencia / Caja Azul.

• Por defecto, el Talento DDS reservado realizará sus labores remotamente, salvo que
se justifique debidamente su presencia física.

• Las reservas deben hacerse con mínimo 2 horas de anticipación.

• Las reservas NO pueden superar las 4 horas por día, continuas o discontinuas.

• Se pueden realizar reservas periódicas, pero no pueden superar los 10 días hábiles
consecutivos (la duración de 1 Sprint). Si se requiere tiempo adicional, se debe
contactar al Líder de Componente del habilitador DDS respectivo.

• Las reservas SOLO están habilitadas para actividades en horario laboral (Lun-Vie,
7:30 am - 5:30 pm). Si el trabajo requerido se necesita realizar en horario no laboral,

1
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

se debe hacer una solicitud formal vía correo electrónico al Talento x Demanda y al
gestor del habilitador DDS (Ver numeral 2.4) con 3 días de anticipación. Esto con el
objetivo de que:
o El habilitador DDS pueda hacer gestión sobre esta solicitud.
o En caso de conflictos, los líderes de componente solicitantes puedan
negociar este espacio con las personas correspondientes.

• En la agenda, el solicitante debe precisar:

o Información de Contacto del solicitante (Nombre, Celular, correo, extensión)
o Códigos y/o enlaces tanto de la Historia de usuario/habilitador como del ítem
PADRE del proyecto o mantenimiento en Herramienta AzureDevops (VSTS)
donde se realizará la actividad. Normalmente los ítems Padres pueden ser
Épicas (Para proyectos o mantenimientos) o Features (Para ETCs).
o Código y Nombre de la Célula solicitante.
o Nombre Componente Menor / Sección al que pertenece el solicitante.
o Descripción de la necesidad: Describir brevemente cual es el apoyo que se
requiere para el proyecto o mantenimiento.

A continuación, se muestra un ejemplo:

2
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

• ¿Cómo crear el ítem tipo “Habilitador”? Veamos:

o En la herramienta AzureDevops (VSTS), en el ítem padre (Épica o Feature)

correspondiente al proyecto o mantenimiento (1), ir a la sección “Related
Work”, dar click en “Add Link” (2) y seleccionar la opción “New Item” (3).

o Esto abre una ventana nueva, en la que se deben escoger las siguientes
opciones:
▪ Link Type: Child (4)
▪ Work Item Type: Habilitador (5)
▪ Title: Resumen de la actividad a realizar (6)

3
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

o Esto abre una nueva ventana para el registro del habilitador. En esta ventana
se debe diligenciar la siguiente información:
▪ En el campo de asignación, buscarse y asignarse (Por ser el
solicitante). (7)
▪ En el campo “Area”, seleccionar la ruta correspondiente al
contenedor de talentos por demanda de la plataforma respectiva (Ver
Numeral 2.5) (8)
▪ En el campo “Iteration”, seleccionar el sprint correspondiente a la
actividad (Vicepresidencia Servicios de Tecnología\2019\Sprint
xx). (9)
▪ En el campo “Descripción” colocar el detalle de la necesidad y la
información que se encuentra en la agenda. (11)
▪ En el campo “Criterios de Aceptación”, se deben plasmar las
condiciones necesarias para dar por resuelto el habilitador
satisfactoriamente por parte del solicitante. (12)
▪ Por último, dar click en “Save & Close”. (13)

4
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

2.3. Buzones de correo del esquema de Talentos DDS x Demanda:

Nombre del Buzón
Correo electrónico
(Como se visualiza en outlook)

DDS - Talento x Demanda - iSeries 1 dds-iseries-1@bancolombia.com.co

DDS - Talento x Demanda - iSeries 2 dds-iseries-2@bancol...

DDS - Talento x Demanda - pSeries 1 dds-pseries-1@bancol...

DDS - Talento x Demanda - pSeries 2 dds-pseries-2

DDS - Talento x Demanda - Distribuidas 1 dds-distribuidas-1

DDS - Talento x Demanda - Distribuidas 2 dds-distribuidas-2

DDS - Talento x Demanda - Base de Datos 1 dds-basededatos-1

DDS - Talento x Demanda - Base de Datos 2 dds-basededatos-2

DDS - Talento x Demanda - Htas. Monitoreo 1 dds-htasmonitoreo-1

DDS - Talento x Demanda - Malla Operaciones 1 dds-mallaop-1

DDS - Talento x Demanda - Telecomunicaciones 1 dds-telco-1

DDS - Talento x Demanda - Telecomunicaciones 2 dds-telco-2

DDS - Talento x Demanda - Telecomunicaciones 3 dds-telco-3

DDS - Talento x Demanda - Integración 1 DDS-TalentoxDemanda-Integracion1

DDS - Talento x Demanda - Integración 2 DDS-TalentoxDemanda-Integracion2

5
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

2.4. Líderes y Gestores de los habilitadores para los buzones de Talentos

DDS x Demanda:

Nombre del Buzon

Correo electrónico Gestor Líder del Habilitador
(Como se visualiza en outlook)

DDS - Talento x Demanda - iSeries 1 dds-iseries-1

Juan Jacobo Piedrahita Victor Manuel Gonzalez
DDS - Talento x Demanda - iSeries 2 dds-iseries-2

DDS - Talento x Demanda - pSeries 1 dds-pseries-1

Javier Fernando
Carolina Guisa Suarez
Camacho
DDS - Talento x Demanda - pSeries 2 dds-pseries-2

DDS - Talento x Demanda - Distribuidas 1 dds-distribuidas-1

Jose Fernando Mesa
Jesus Ovidio Henao
Martha Elena Medina
DDS - Talento x Demanda - Distribuidas 2 dds-distribuidas-2

DDS - Talento x Demanda - Base de Datos 1 dds-basededatos-1 Jhon Jairo Rivera casado
Wilson Eduardo Duque Diana Maria Garcia
DDS - Talento x Demanda - Base de Datos 2 dds-basededatos-2 David Antonio Jaramillo

DDS - Talento x Demanda - Diseño y Config.

dds-htasmonitoreo-1 Camilo Trujillo Gonzalez John Jairo Escobar Yunez
Monitoreo 1

DDS - Talento x Demanda - Malla Operaciones 1 dds-mallaop-1 Ricardo Ovidio Ortega Ricardo Ovidio Ortega

DDS - Talento x Demanda - Telecomunicaciones 1 dds-telco-1

Tatiana Sanchez
DDS - Talento x Demanda - Telecomunicaciones 2 dds-telco-2 Andres Felipe Soto
Londoño
DDS - Talento x Demanda - Telecomunicaciones 3 dds-telco-3

DDS-
TalentoxDemanda-
DDS - Talento x Demanda - Integración 1
Integracion1
Omar John Rodriguez Omar John Rodriguez
DDS-
DDS - Talento x Demanda - Integración 2
TalentoxDemanda-
Integracion2

6
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

2.5. Lista de Áreas por Plataforma en AzureDevops (VSTS):

Plataforma Ruta (Area Path) Código y Nombre Equipo DDS

Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad

iSeries Servicios TI\Plataformas Centrales\Centrales Servicios Integrales\NA NA DDS ISER01 - DDA ISERIES
DDS ISER01 - DDA ISERIES

Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad

pSeries Servicios TI\Plataformas Centrales\Centrales Servicios Infra\NA DDS NA DDS PSER01 - DDA PSERIES
PSER01 - DDA PSERIES

Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad

Plataformas NA DDS PDIST01 - DDA PLAT.
Servicios TI\Plataformas Distribuidas y Colaboracion\Plataforma y
Distribuidas DISTRIBUIDAS
Colaboracion\NA DDS PDIST01 - DDA PLAT. DISTRIBUIDAS

Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad

NA DDS BD01 - DDA BASE DE
Base de datos Servicios TI\Base de Datos e Integracion\Base de Datos\NA DDS BD01
DATOS
- DDA BASE DE DATOS

Diseño y Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad

NA DDS DCM01 - DDA
Configuración Servicios TI\Servicios TI Cliente Empresas y Personas\Diseño y
MONITOREO
Monitoreo Configuracion Monitoreo\NA DDS DCM01 - DDA MONITOREO

Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad

Malla Operaciones Servicios TI\Integrada Operacion de TI\Operacion de TI\NA DDS NA DDS OPTI01 - DDA MALLA OP
OPTI01 - DDA MALLA OP
Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad
NA DDS TELCO01 - DDA
Telecomunicaciones Servicios TI\Telecomunicaciones\NA DDS TELCO01 - DDA
TELECOMUNICACIONES
TELECOMUNICACIONES
Vicepresidencia Servicios de Tecnología\Direccion Disponibilidad
NA DDS INT01 - DDA
Integración Servicios TI\Base de Datos e Integracion\Integracion\NA DDS INT01 -
INTEGRACION
DDA INTEGRACION

7
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

3. Procedimiento para solicitar los Talentos DDS x

Demanda
3.1. Este procedimiento puede ser usado por:
- Funcionarios en Células de Transformación y Soporte.

3.2. En Outlook, ir a la Sección “Calendario”:

8
 Vicepresidencia de Servicios de Tecnología
Dirección Disponibilidad Servicios TI Versión 3
Gerencia Continuidad TI y Estandarización

3.3. Una vez en la Sección Calendario, hacer clic en “Nueva Reunión” (1.), esto abrirá una
nueva ventana (De la reunión). En esta nueva ventana, buscar el talento, presionando
el botón “Para …” (2.)

3.4. En la nueva ventana, escoger la libreta de direcciones “Lista Global de direcciones”

o en inglés “Global Address List” (1.), luego buscar el nombre del buzón del Talento
DDS x Demanda (2.).

Para Facilidad: Recordar que los buzones tienen el siguiente patrón: “DDS - Talento
x Demanda…”. Una vez se encuentre el talento (3.), seleccionarlo para que se agregue
como calendario adicional (4.)