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PROYECTO MEJORAMIENTO SERVINDUSTRIALES DEL HUILA S.A.S.

BLEIDY YOJANA ARRIETA PEÑA

SHIRLEY YASMIN HERNÁNDEZ BLANCO

ANGIE VANESSA MARTINEZ CARDOZO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ESPECIALIZACIÓN EN REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA FORENSE

SEMINARIO DE INVESTIGACION

BOGOTÁ

2021
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Contenido
1. ELEMENTOS DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA...................................................................................5
2. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO................................................................................................7
3. MATRIZ DE RIESGOS......................................................................................................................11
4. DOFA..............................................................................................................................................14
5. EFECTOS DE LA ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO..............................................................15
5.1 PLAN DE MEJORAMIENTO......................................................................................................15
5.2 CRONOGRAMA DE ACTVIDADES..........................................................................................19
Bibliografía................................................................................................................................................21

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PROYECTO MEJORAMIENTO
SERVINDUSTRIALES DEL HUILA
S.A.S.
ANGIE VANESSA MARTINEZ CARDOZO
Amartinez252@estudiantes.areandina.edu.co1
SHIRLEY YASMIN HERNANDEZ BLANCO
Shernandez102@estudiantes.areandina.edu.co2
BLEIDY YOJANA ARRIETA PEÑA
Barrieta3@estudiantes.areandina.edu.co3

1. ELEMENTOS DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La entidad a la cual aplicaremos el proceso de mejoramiento organizacional es Servindustriales

del Huila S.A.S. constituida bajo acta del 12 de marzo de 2010 suscrita por asamblea con fecha
de matrícula en cámara de comercio de Neiva el día 18 de marzo de 2010.

Su misión enfocada a una empresa que brinda soluciones integrales al sector industrial,
comercial y de hidrocarburos en montajes, diseño, reparación y mantenimiento en hornos
incineradores, crematorios y calderas, también en cuartos fríos, sistemas de enfriamiento, plantas
eléctricas, ups, redes estructurales y sistemas de alta y baja tensión. A través de la excelencia en
la prestación de servicios, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes basándose en la
conservación del medio ambiente, la ética, solidaridad social. Con personal comprometido y
altamente especializado, garantizando rentabilidad y permanencia en el mercado.

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Estudiante de la especialización en Auditoria Forense y Revisoría Fiscal Fundación
Universitaria del Área Andina.
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Estudiante de la especialización en Auditoria Forense y Revisoría Fiscal Fundación
Universitaria del Área Andina.
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Estudiante de la especialización en Auditoria Forense y Revisoría Fiscal Fundación
Universitaria del Área Andina.
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Su visión a largo tiempo es ser la empresa líder en el suministro de soluciones integrales en

el montaje, diseño, reparación y mantenimiento industrial, reconocida por su experiencia,
confiabilidad, constante búsqueda de la excelencia y comprometida con la total satisfacción de
los clientes.

La entidad se formó con el objetivo de realizar instalación y mantenimientos de

ascensores a nivel nacional, adicional, la comercialización de sus partes y repuestos para el buen
funcionamiento de estos en mención; debido a la pandemia que atravesamos tuvo que utilizar
elementos de planificación estratégica identificando el problema de la actualidad que era el virus
del covid-19 para poder acomodar sus servicios a la población actual por lo que diseño nuevas
metodologías para reinventar sus productos y enfocar una nueva meta para generar nuevamente
utilidades en la empresa, lo que conllevo a la comercialización de cabinas de desinfección,
lavamanos portátil y demás utensilios para la protección del covid-19; además del nuevo
producto ofrecido también se esforzó para poder realizar un aporte social a la población con mas
altos riesgos de contagiados como los empleados de la salud y tomo una nueva técnica de venta
para que todos pudieran obtener un buen servicio final, su estrategia de venta era por cada 10
productos vendidos de cualquier tipo donaba 10 caretas plásticas para la protección del virus.
Fue entonces donde el ente empezó a surgir nuevamente en el mercado posicionándose como una
empresa líder huilense satisfaciendo las necesidades de la población en general.

Según la Ley 87 de 19934[CITATION Con93 \p 1 \l 3082 ] en el primer artículo nos

define control interno como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto
de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación; por lo que procedemos a contemplar que nada de esto se está aplicando en el ente, no
contiene los principios de moralidad, eficiencia, imparcialidad.

decidimos aplicarle un proceso de mejoramiento debido a la precariedad de control

interno lo que ha conllevado a la empresa a concurrir en varias ocasiones sanciones e
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Congreso de Colombia, Ley 87 de 1993
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inspecciones aplicadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por presentar de

manera extemporánea declaraciones de Iva, por presentar de manera inexacta declaraciones
Renta y Complementarios incluso por no reportar información exógena estando obligada a
realizarlo de manera anual.

2. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

Enfoque de procesos:

 Procesos estratégicos:
Direccionamiento y Gerencia: en este proceso se está implementado en cada una de las áreas
nuevas estrategias administrativas para darle un enfoque diferente de direccionamiento de las
áreas administrativa, Área contable, recursos humanos, área de producción para así lograr un
buen manejo y procedimientos a nivel administrativos.
Gestión de Contratación: en esta área se está desarrollando nuevas estrategias de contratación
a nivel nacional, para lograr cada uno de los objetivos propuesto por la empresa, de ejecutar
nuevos contratos y mantener su actividad.
Medición y análisis de mejora: en cuento a la medición de análisis y mejora estamos
implementado nuevas técnicas de servicio y mantenimiento, para mejorar la calidad ante nuestro
cliente, nos encontramos implementado el sistema de control interno de la empresa y
desarrollando mejoras estrategias de gestión de calidad.

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Figura 1. Proceso estratégico

PROCESO ESTRATEGICO

DIRECIONAMIENTO Y GESTION DE MEDICION Y

GERENCIA CONTRATACION ANALISIS DE
MEJORA

EJECUCION Y ANALISIS DE MEJORA DEL SERVICIO

NUEVOS CONTRATOS Y SASTIFACION DEL
CLIENTE

ADMINISTRACION AUDITORIA

AUDITORIA DE IMPLEMENTACION DEL

CONTRATOS SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
RR. HH AREA CONTABLE

MEJORAS CONTINUAS AL
AREA DE SISTEMA DE GESTION
PRODUCCION AUX CONTABLE
DE CALIDAD

Fuente: Elaboración propia

 Procesos operativos de la organización o empresas:

Nos encontramos realizando nuevos procesos operativos en cuanto a la prestación de servicios de
la empresa para brindar mejores soluciones en cuanto a nuevos diseños, en el área de
mantenimientos y en los sistemas operativos de la empresa, para brindar un mejor servicio.

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Figura 2. Proceso operativo

PROCESO OPERTIVO

REPARACION Y SISTEMAS
DISEÑO MANTENIMIENTO OPERATIVOS

Fuente: Elaboración propia

 Proceso de soporte de la Organización o Empresa:

Los procesos de soporte de la empresa son los objetivos propuestos por la administración para
lograr el desarrollo de las actividades propuestas por la empresa, para lograr estos objetivos se
cuenta con un control de calidad, con el área de producción y personal calificado de la empresa
que ejecutan las actividades, también se cuenta con un sistema de información el cual nos
permitirá acceder a la información contable de la empresa.

Enfoque Funcional:

I. Evaluación de riesgos:
Actualmente la administración no identifica ni analiza los riesgos que se relacionan con el logro
de sus objetivos, la empresa actúa en el día a día sin una planificación. Es por esto que se han
presentado pérdidas considerables en sus utilidades, por la falta de evaluación de los riesgos en
cuanto al incumplimiento de la normatividad tributaria en Colombia.

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II. Actividades de control:

Como anteriormente se mencionó, al no tener una política clara que estructure los principios de
la empresa y oriente en la toma de decisiones, las actividades de control son nulas. Aun no se
define las funciones de cada cargo, no hay procesos de aprobación y autorización. No se hacen
controles preventivos, detectivos y correctivos, no hay estructurados planes de acción para el
seguimiento y consecución de los objetivos.

III. Información y comunicación:

Los socios y la gerencia no reciben de manera oportuna y confiable la información, tampoco
promueven el desarrollo y la utilización de sistemas de información. Actualmente toman
decisiones basados en información errónea y desactualizada, se ha generado distorsión en la
información. El registro de las transacciones no se realiza en el momento en el que ocurren, ni se
verifica la realidad de las mismas.
No se ha implementado un mecanismo que permita recoger y obtener información externa, como
quejas y sugerencias.

IV. Supervisión y seguimiento:

La empresa no cuenta con una auditoria interna que permita monitorear las actividades dentro de
la compañía, lo que está generando una imposibilidad de asegurar y medir el cumplimiento de
metas y objetivos; así como también poder detectar oportunamente los riesgos asociados a la
falta de un control interno.[ CITATION Gon17 \l 3082 ]

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3. MATRIZ DE RIESGOS

Cuatro 1. Matriz de riesgos

Proceso Descripción Probabilida Impact Calificació Descripción del Tipo de Frecuenci Debilidades
del Riesgo d o n del Control Control a del
Riesgo Control
1.Vinculación Otorgamient 3 3 9 Confirmación Preventiv Por evento No se realiza
del cliente o de cupo de de referencias o un análisis
crédito a comerciales y crediticio para
clientes sin Consulta en la otorgación
capacidad de centrales de de créditos.
pago. riesgo
2.Recaudo Cartera 2 3 6 Comunicación Detectivo Por evento Se da crédito a
perdida por con el cliente y clientes que no
clientes que si no se obtiene compran
no aparecen respuesta. El periódicament
o con vendedor debe e y al hacerlo
problemas visitar cliente no verifican la
financieros con cartera de situación
difícil cobro. financiera
para un acuerdo actual.

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de pago
3.Cobranza No adelantar 3 3 8 Implementació Detectivo Por evento No hay un
una gestión n de un cuadro registro de
de cobro control que cartera por
efectiva en permita evaluar edades, donde
cada una de el desarrollo muestre la
las etapas de diario de la morosidad del
vencimiento gestión de cliente.
de las cobro
obligaciones
4.Asistencia No cuenta 3 3 9 Realizar el Detectivo Por evento No obtiene la
legal con un control de los orientación
departamento requerimientos jurídica para
jurídico y procesos poder
jurídicos con la establecer
Dian y así control de las
evitar acciones
embargos y legales
demás procesos
legales
5.Impuesto a No depuran 2 2 10 Mal liquidación Detectivo Por evento Realizar
las ventas las y deducción del seminarios y
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agregado declaraciones iva descontable talleres de

de acuerdo a actualización
la
normatividad
vigente
6.Gastos Quedan 3 3 9 No pasan las Detectivo Por evento Realizar un
ejercicios facturas sin facturas dentro cronograma de
anteriores ingresar de de su límite de fechas de corte
ejercicios de tiempo para su para incluir
periodos sin respectiva sus gastos y
contabilizar contabilización costos
en el periodo dentro del
gravable periodo
gravable

Fuente: Elaboración propia

4. DOFA
Cuadro 2. Dofa

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* Evaluación de riesgos no definidos a la estrategia

organizacional
DEBILIDADES *Falta de capacitación del personal
*Resistencia al cambio de normatividad
*Software poco confiable

*Nuevos softwares actualizados de fácil manejo

*Ilustrar al personal sobre el rol de auditoría interna
OPORTUNIDADES
*Implementar una autoevaluación de riesgo y control.

* Estrategias de implementación de nuevos servicios e

innovaciones.
* Costos fijos y variables.
* Rentabilidad de clientes.
* Habilidades logísticas y de servicios a la hora de
FORTALEZAS ofrecerlo a los clientes.
* Contar con los recursos financieros para la ejecución
de nuevos proyectos y e innovación de sus servicios
frente a la competencia.
* Se cuenta con un personal comprometido y eficaz a la
hora de ofrecer y realizar los servicios.
* Altos costos por la inestabilidad laboral.
* Empresas emergiendo que ofrecen el mismo servicio.
* Cambios en el mercado.
AMENAZAS * Empleados reacios al cambio y al mejoramiento de
procesos.
* Falta de un modelo de control interno.
* Inestabilidad política y económica del país.
Fuente: Elaboración propia

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5. EFECTOS DE LA ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO

Económico: la entidad tendrá un mejor ordenamiento económico puesto que con la implementación del plan de mejoramiento tiene un
mayor control de las carteras morosas, podrá identificando los costos regales de cada proyecto ejecutado y saber qué área y/o
departamento se encuentra con falencia en la realización de las labores. Minimiza el sobrecosto por las sanciones de extemporaneidad
y la contratación de nuevo personal para reorganizar la documentación.

Regional social: tiene un posicionamiento elevado a nivel regional caracterizándose por la subsistencia mediante la pandemia global,
encontrando nuevas soluciones para la comercialización de sus bienes y servicios, ocasionando nuevos empleos consigo para superar
la crisis económica de la región que se ha visto bastante afectada por el sector comercial.

Ambiental: con cada producto adquirido se solicita su ficha técnica con el fin realizar un uso adecuado de este y que sea amigable con
el medio ambiente, teniendo en regla toda normatividad que lo rige; mejorando la utilización de los residuos de alto peligro de
contaminación para una prevención del personal encargado de realizar desinfecciones en áreas de contagio por covid como lo son
hospitales, universidades y demás.

6. PLAN DE MEJORAMIENTO
Áreas Procesos por Mejorar Metas Tiempo
Área administrativa - Actualizar la visión, misión, políticas, - Socializar y
valores y principios. comprometer a los
- Crear Manual de funciones para cada colaboradores con la
cargo. Planeación Estratégica
- Realizar planes de acción y estrategias de la empresa-
para el DOFA. - Facilitar la información
para una planeación y a
su vez implementación
de medidas de 3 semanas
mejoramiento y
modernización
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administrativas, así
como efectuar estudios
de cargas de trabajo.
- Identificar
oportunidades de
mejora, potenciar
cualidades, capacidades
y habilidades.
- Comunicación asertiva - Crear cronograma que
- Establecer plazos de entrega. establezca plazos y
- Optimizar la preparación de los vencimientos. 14 semanas
Estados Financieros. - Razonabilidad en los
- Automatización del proceso de estados financieros
registro. - Incrementar la
Área contable
- Monitoreo constante con otros productividad del
departamentos. personal del área.
- Crear medidas que
garanticen el envió de
la información
requerida por el área de
contabilidad.
Área de Recursos - Gestión del Conocimiento y - reducir La inadecuada
Humanos Evaluación del Desempeño. gestión de personas
- Sistemas de Incentivos. puede provocar
- Gestión de Reuniones. innumerables
- Técnicas de Análisis y Resolución de problemas que
Problemas y Trabajo en Equipo perjudican el
desempeño de una
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organización.
- obtener una evaluación
objetiva del grado de
satisfacción de las 4 semanas
personas de una
organización, conocer
sus necesidades y
expectativas en el
trabajo y su percepción
de los problemas
existentes.
- Implementar
metodología que le
permita conciliar los
intereses de la empresa
con los intereses de
cada individuo.

Área de Cobranza - Políticas de crédito - Optimizar y controlar

- Estudio financiero previo de el volumen de saldos
viabilidad de otorgación de crédito. de clientes y la calidad
- Seguimiento efectivo a las gestiones de su riesgo.
de cobro. - Minimizar el riesgo de
- Generación de información de cartera incobrable.
5 semanas
deudores y cartera por edades. - Recuperar de manera
rápida los activos
exigibles de la
empresa.
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- Controlar los
vencimientos de las
cuentas por cobrar.
- Planteamiento de objetivos - Plantear objetivos
- Evaluar la eficiencia con base en el
productiva y las capacidades que se enfoque productivo y
tengan con base en los indicadores al equipo de trabajo.
planteados - determinar la 5 semanas
medición de la
- Implementar cambios y mejoras.
productividad según
- Involucrar al equipo.
el enfoque financiero,
de procesos o de
Área de Producción mano de obra.
- Evaluar los
indicadores,
- Llevar a cabo la
implementación de
las distintas técnicas
de mejoramiento, ya
sea de modelo
cualitativo,
cuantitativo o
financiero.
Fuente: Elaboración propia

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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MESES (SEMANAS)
ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Fuente: Elaboración
Actualizar la visión, misión, propia.
políticas, valores y principios.                                                
Crear Manual de funciones para
Area administrativa                                                
cada cargo.
Realizar planes de acción y
estrategias para el DOFA.                                                
Comunicación asertiva                                                
Establecer plazos de entrega                                                
Optimizar la preparación de los
Área contable Estados Financieros.                                                
Automatización del proceso de
registro.                                                
Monitoreo constante con otros
departamentos.                                                
Gestión del Conocimiento y
Evaluación del Desempeño                                                
Sistemas de Incentivos                                                
Área de Recursos
Humanos Gestión de Reuniones                                                
Técnicas de Análisis y
8. Resolución de Problemas y GLOSARIO
Trabajo en Equipo                                                
Políticas de crédito                                                  CUART
Estudio financiero previo de OS FRÍOS: es un
viabilidad de otorgación de almacén en el que se
crédito.                                                
Área de Cobranza genera
Seguimiento efectivo a las
gestiones de cobro.                                                 artificialmente una
Generación de información de temperatura
deudores y cartera por edades.                                                 especifica.
Planteamiento de objetivos                                                
Evaluar la eficiencia productiva
y las capacidades que se tengan 17
Área de con base en los indicadores
Producción planteados                                                
Implementar cambios y
mejoras.                                                
Involucrar al equipo.                                                
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 INEXACTITUD: proporcionar datos o factores falsos, equivocados o incompletos que derivan un menor o un mayor impuesto
a pagar.
 CONTROL DE CALIDAD: consiste en la implementación de programas, mecanismos, herramientas y/o técnicas en una
empresa para mejorar la calidad de sus productos y/o servicios.
 MONITOREAR: es el proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar la información para hacer seguimiento al proceso
de un programa.
 ANÁLISIS CREDITICIO: es un informe elaborado para determinar la aprobación o negación de un préstamo.
 EMBARGOS: retención por orden judicial de un bien perteneciente a una persona para asegurar la satisfacción de una deuda.
 DEPURAR: proceso mediante el cual el área central de contabilidad deberá examinar y analizar las cuentas del balance con el
fin de identificar aquellos saldos que no muestren debidamente su procedencia.
 PERIODO GRAVABLE: lapso sobre el cual se establece la obligación de declarar los impuestos.
 COSTOS FIJOS: son aquellos costos que siempre deberás pagar, independientemente del nivel de producción de tu negocio o
emprendimiento.

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Bibliografía
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del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras (pág. 1). Bogota. Obtenido de
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=300
Gonzabay de Loor, D. A. (2017). Propuesta de mejora del control interno basado en el modelo coso en Ventascorp SA.
(Bachelor's thesis, Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas).
Kral, R. (23 de Noviembre de 2016). Auditool. Obtenido de https://www.auditool.org/blog/control-interno/4731-que-
implica-implementar-coso-iii-en-una-organizacion
Ramon Ruffner, J. G. (2004). El Control Interno en las Empresas Privadas. Quipukamayoc, 85.

Triana Muñoz, J. Y. (2019). Seguimiento al sistema de control interno (mecí) y categorización del riesgo en la ese hospital
Habacuc calderón de Carmen de carupa.

Vera, E. X. B., Farfán, E. M. S., Colina-Morles, E., Siguenza-Guzman, L. C., & Arcentales-Carrion, R. N. (2019).
Levantamiento de procesos como base para la aplicación de sistemas de costeo basado en actividades en empresas de
ensamblaje. Revista Economía y Política, 40-71.

https://www.sinap-sys.com/es/content/tecnicas-para-la-mejora-de-la-gestion-de-los-recursos-humanos-en-la-empresa

https://www.innobasque.eus/como_innovar/metodologias_y_herramientas/como-mejorar-la-eficiencia-de-los-procesos-
productivos/

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