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8
Aplicable
Innovador

Dinámica de grupos
Técnicas de organización de eventos
Oswaldo Ortega | ECOE Ediciones © 2016

Las personas que trabajan en grupos pueden resolver situaciones, o conflictos, de mejor manera
que si lo intentaran de modo individual. Esta obra presenta las diferencias y los protocolos
de diversas técnica grupales. Los propósitos de cada técnica buscan algo en especial, ya sea
profundizar en el aprendizaje de un tema o conversar de modo casual sobre problemas que
afectan a la organización. El libro incluye cuadros y diagramas que explican los modos en que cada
técnica funciona. En este resumen se presentan algunas de las técnicas relevantes, para ilustrar
la diversidad de opciones de modelos de organización de eventos que el libro ofrece. getAbstract
considera que este práctico manual resultará de interés a especialistas en recursos humanos,
productores y gestores de eventos, gerentes, jefes de personal y quien busque aprender sobre la
organización de eventos.

Ideas fundamentales
• Las actividades humanas comienzan y acaban en una reunión.
• Las técnicas abiertas incorporan elementos externos a la organización; por ejemplo:
• La charla, que trata de la necesidad básica de comunicar impresiones e ideas; permite la
intervención de la audiencia.
• La conferencia presenta una investigación previa y su objetivo es informar; no se permite la
interacción con el público.
• Las técnicas cerradas procuran resolver asuntos de índole interno. Entre ellas están:
• El seminario es una actividad en la que se reúnen profesores y alumnos para intercambiar
información en torno a un tema.
• Los círculos de calidad se concentran en buscar soluciones a problemas específicos, a partir de
la participación voluntaria de los empleados.
• Las técnicas de grupo tienen sus propias reglas, pero eso no impide que compartan algunas de
orden general, como:

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 • Tener claro el propósito de organizar una técnica en especial.
• Comprender que el trabajo es colectivo y que lo mejor es que se realice de modo activo y
entusiasta.

Resumen

Grupos

Desde tiempos remotos, las sociedades encontraron en el acto de reunirse el mejor modo de
que sus miembros se vincularan con la comunidad a la que pertenecen. No hay grupo que no se
reúna para conversar, resolver, comentar, difundir, discutir sus distintos problemas y buscar
soluciones y consensos. La actividad humana comienza o termina en una reunión. No se trata
de estar ahí para fines lúdicos o la charla, sino para compartir la experiencia y las opiniones
sobre fenómenos que los afectan. Es en las reuniones donde las personas resuelven las medidas
y mejoras necesarias para su comunidad y donde construyen los preceptos que ayudan a la
convivencia armónica y benéfica para todos.

“Toda actividad humana se inicia, desarrolla, evoluciona o desaparece en medio de una

reunión, o evento, que está sujeta a unas normas y dinámicas”.

Antes, al estudio de las “dinámica de grupos” se le clasificaba dentro del ámbito pedagógico o de
comunicación, pero su importancia actual abarca otros espectros de las ciencias sociales, tales
como la administración o la sociología, la antropología, la psicología, e incluso el derecho. Saber
cómo aprovechar la dinámica de grupos es fundamental para el crecimiento de las sociedades.

Técnicas abiertas

Las técnicas abiertas sirven para incorporar elementos externos al personal de las empresas. Entre
estas, se encuentran las siguientes:

La charla

Es la dinámica con mayor antigüedad. Es una necesidad elemental que las personas compartan
sus ideas y lo que sienten. Se trata de una explicación frente a otras personas, la audiencia,
sobre un tema en particular. También puede ser una clase, una charla especializada o un
acontecimiento de orden social donde una persona experta en un tema elabora una disertación,
lección, orientación u opinión sobre algo. Esta actividad posee tres elementos que la definen.
Primero, el protagonismo recae en quien impartirá la charla o ponencia. En segundo lugar, se
asume que la persona a cargo de la charla es experta en el tema. En tercer lugar, como es una
estrategia que conlleva una estructura y un protocolo, se espera que la charla arroje un resultado:
ilustrar o dar a conocer datos que ayuden a formar una mejor opinión sobre el asunto tratado.

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 “Los seres humanos encuentran en las reuniones la manera de uniformizar las
individualidades y sentar las bases para lograr lo que todos desean: el bienestar y la
convivencia pacífica y enriquecedora”.

Aun cuando la charla y la conferencia puedan parecerse, hay factores que las distinguen. La
conferencia implica cierto rigor. La charla, en cambio, puede tratar de modo ligero el tema al que
alude, puesto que se trata de una conversación con fines de divulgación o motivacionales. El tema
de la conferencia está ordenado, presenta datos, posee una investigación previa, propone o sugiere
una teoría novedosa. Su carácter es de informar. La charla, por otro lado, está en contacto directo
con los puntos de vista de la audiencia. Cuando esta termina, los participantes pueden hacer
preguntas, comentar o contar sus experiencias, mientras que en las conferencias no es costumbre
que los participantes intervengan. Las charlas suelen ser de mayor beneficio para actualizar a
los empleados, y se usan con mayor frecuencia en simposios o reuniones especializadas. Las
conferencias, por su parte, son más adecuadas para congresos o convenciones.

El diálogo o el debate público

El debate o diálogo era una actividad frecuente en la Edad Media. En sus inicios se escribía en
verso y, con el tiempo, evolucionó al modo oral. Consta de una confrontación entre dos personajes
que presentan sus testimonios o argumentos frente a una autoridad. Los temas que abordaba
solían ser de orden didáctico, de amor o de religión, o sobre el honor. Se llevaba a cabo en la
intimidad de la corte o en los palacios reales como un modo de divertimento o como una actividad
de diplomacia. Pero, con los años, se le consideró un simple modo de reunión.

“Es una técnica formal que debe ser cuidadosamente organizada y manejada para evitar
tendencias distractoras o polémicas estériles que afecten el objetivo deseado”.

Hoy día, por lo general, se lleva a cabo en un auditorio, con un tema previamente agendado o
definido y donde cada uno de los participantes expone sus ideas y puntos de vista. Puede ser
también una polémica entre algunas personas en torno a asuntos difíciles. Consta de ciertos
elementos que lo caracterizan: el tema que fue agendado y definido con anterioridad, hay más
de dos integrantes que se llaman “dialogantes”, con amplio dominio sobre el asunto a tratar y
cuya discusión está abierta al público. Los participantes cuentan con información actual y con
perspectivas relevantes. La idea es provocar en el auditorio la capacidad de analizar y reflexionar
sobre lo que ahí se discuta. El nivel de la discusión suele ser dinámico y las intervenciones se
realizan de manera ordenada.

La entrevista

Se ha considerado al género de la entrevista como un “discurso obligado”. Si alguien, ya sea

de modo planeado o de improviso, comparte sus opiniones ante una audiencia, se trata de un

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 discurso; pero cuando alguien habla a partir de preguntas hechas por otras personas, entonces se
trata de una entrevista.

“Deben establecerse las reglas con anticipación [de la mesa redonda], estando todos
enterados del propósito del evento y de quienes también participarán”.

El género de entrevista es un esquema de interacción personal y ha tenido cambios en su proceso,

de tal manera que los “comunicadores sociales” la ponen en práctica día con día, pues es el modo
más sencillo de crear, comunicar, incluso de hacer análisis y poner las noticias en resumen.
Logran hacer la historia de la vida cotidiana del mundo. En una entrevista suceden tres aspectos
esenciales: un asunto que tiene trascendencia, un entrevistado y el que realiza la entrevista.

“Siempre ha existido la entrevista como mecanismo de interrelación personal. […]

los comunicadores sociales la usan a diario, pues es la vía más común de generar,
transmitir, analizar y sintetizar las noticias, es decir, el relato del acontecer diario de la
humanidad”.

Por otro lado, hay que tener claro que una entrevista no necesariamente requiere que las dos
personas involucradas tengan una relación bilateral; puede darse también que existan más
personas involucradas: varios pueden hacer las preguntas y que uno solo responda, o viceversa. Se
da por hecho que la persona entrevistada es un perito en algún tema o problemática, y por eso la
razón de hacerle la entrevista.

“El moderador [de la tertulia], antes que los demás, deberá ser prudente en el manejo del
evento y oportuno en cuanto al respecto de los tiempos asignados”.

El entrevistador debe ser ameno, tener seguridad en sí mismo, ser oportuno, de mente rápida
y, por encima de todo, estar al tanto del tema a tratar. Debe además hacer un sondeo al grupo
que participará e indagar así qué tan interesados están en el tema y reconocer la información que
poseen; solo de ese modo podrá elaborar una dinámica para elaborar las preguntas que lanzará a
su invitado y no se conformará con respuestas monosilábicas como “sí” o “no”, sino que perseguirá
los comentarios contundentes, certeros o incluso los que pudieran comprometer al entrevistador.
Asimismo, si existe la posibilidad de que el público tenga acceso a medios virtuales y pudiera
comentar o preguntar al entrevistado, es tarea y responsabilidad del entrevistador moderar de
modo ecuánime esas intervenciones.

Técnicas cerradas

Son reuniones al interior de las compañías que buscan resolver conflictos particulares o comentar
situaciones de índole administrativas o comerciales. Algunos pueden ser:

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 El Seminario

Su origen es sin duda de orden didáctico. En los conventos y en las primeras universidades los
catedráticos se reunían con sus estudiantes para definir asuntos poco conocidos e investigaban
de manera detallada la información que podían encontrar al respecto. El propósito era buscar la
verdad.

“Es interesante examinar el modelo de solución de problemas grupales ya que logra

incorporar visiones diferentes que le servirán al gerente para poner en práctica los
conceptos de la gerencia situacional”.

Los seminarios conservan un sitio privilegiado en las diversas metodologías educativas y escolares.
Esta dinámica grupal ha funcionado como un procedimiento efectivo que le permite al estudiante
informarse, criticar, argumentar e investigar al respecto de las teorías e ideas de relevancia.
Mediante el seminario, es posible fomentar el trabajo conjunto entre profesores y alumnos, pues
se trata de la capacitación de estos últimos para aprender a investigar en ciertas áreas específicas.

“Los grupos tienen mayores posibilidades de descubrir errores, de aportar más y mejor
información y de proponer soluciones alternas que se alejan de los esquemas […] que
impiden discurrir alterna y lateralmente, pensar con claridad y decidir con propiedad”.

Por lo general, la investigación suele hacerse en reuniones programadas y a partir de

metodologías de “aprendizaje activo”, dado que los alumnos no tienen información que se les haya
proporcionado antes de su reunión. Deben investigar, hacer consulta por sí mismos en un entorno
de cooperación entre todos.

“Grupo de personas [grupo focal] guiadas por un moderador que les presenta a discusión
un conjunto de preguntas diseñadas con un propósito investigativo en particular”.

Los seminarios no suelen ser grandes en número, incluso no pasan de doce personas coordinadas
por un académico especialista en algún campo pero que, como sus estudiantes, quiere profundizar
en la materia o tema de actualidad. Entre sus características están que los integrantes compartan
intereses comunes y que tienen, de preferencia, los mismos niveles de información. Se deben
concentrar en procurar fuentes inéditas para su pesquisa y esto logra que los seminarios se
concentren en problemas poco investigados o casi desconocidos hasta ese momento.

Los círculos de calidad

No se tiene información suficiente para determinar dónde fue que se crearon los círculos de
calidad. Se dice que fue en Estados Unidos o en Japón, pero lo que importa realmente es que
surgen como un modo de hacer frente a ciertos estereotipos derivados de premisas como la

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 “calidad total” y el “mejoramiento continuo de procesos” surgidos en el contexto empresarial, en la
administración y en la gerencia, el primero tuvo lugar a partir de 1986 y el segundo desde 1991.

“Las organizaciones que con regularidad examinan los conocimientos de sus empleados
tienden a ser más competitivas en el mercado”.

Fue en ese momento cuando se empezaron a escuchar algunas nociones como “planeación
estratégica”, “misión y visión” de las empresas y el tema de “calidad total” que siguen vigentes
aún. Estos círculos de calidad total fueron integrados a las políticas corporativas de algunos países
desarrollados, pues tenían la tecnología y la comprensión cultural necesaria para reconocer el reto
que tenían en sus manos.

“El cada vez más amplio mundo de las redes sociales ha generado la necesidad de
conocerlo, medirlo y también de controlarlo debido a su extensión mundial”.

Los círculos de calidad comprenden a empleados que acuden de manera voluntaria a recibir
preparación o entrenamiento en herramientas de mejora continua, en metodologías de resolución
de conflictos. Se reúnen para enfocarse en resolver problemas específicos y tienen como propósito
estimular la productividad y mejorar las condiciones laborales. Por lo general son conducidos por
un gerente o supervisor, que los guiará en el propósito de resolver los asuntos relacionados con la
calidad y proponer las medidas necesarias para corregir, si fuera el caso, problemas específicos.

Normas generales de las técnicas de grupo

Las técnicas de grupo, de manera individual, suelen tener su propio sistema de normas y políticas
especiales, aunque, no obstante, esto no impide que existan reglas que las abarquen a todas. Las
más sobresalientes, sin importar el orden en que están descritas, suelen ser:

• Esperar que los que participan en el grupo tengan un buen ánimo, de ser posible; esto es crucial
porque si reina el espíritu competitivo el grupo suele fragmentarse, y gana el individualismo.
• El coordinador del grupo debe estar al corriente de lo que marca la técnica de grupo. No se
trata de que estas sean “recetas” o instructivos, se trata de reconocer metodologías educativas
que se fundamentan en una teoría. La técnica ideal es aquella que equilibra el postulado teórico
sin que deje de pierda su flexibilidad cuando sea necesario.
• Definir de manera clara cuál es el propósito que se pretende al llevar a cabo una técnica
específica. Los integrantes, incluido el coordinador, deben estar al tanto de lo que persiguen
como fin, al elegir y poner en práctica la metodología del grupo.
• Es necesario que se involucren de modo activo. El coordinador es capaz de difundir y proponer
el modo en que deben participar pero la idea central es que el trabajo se realice entre todos, por
lo que la atmósfera debe ser generada por los integrantes, sin importar cuánto los apremien por
fuera, o que se les brinde compensaciones extras.

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 • Una vez que se decide la técnica esta debe ser respetada. Ya que las técnicas han sido puestas
en práctica, variar o improvisar sobre ellas puede ser algo poco favorable, a menos que el
conductor sea un experto y puedan lograr algunos ajustes o adaptarse a condiciones específicas.
• Las técnicas deben ser estudiadas y valorar sus riesgos de antemano. No se deben usar para
hacer experimentos con los integrantes. Y tampoco hay que olvidar que el comportamiento
humano no es predecible y eso puede arrojar resultados desfavorables.

Sobre el autor
Oswaldo Ortega es profesor en la Universidad de Carabobo, la Universidad Central de
Venezuela y la Universidad Bicentenaria de Aragua. También es consultor en tutoría gerencial,
estructuras organizacionales, estudios diagnósticos y prospectivos, y auditorias administrativas.

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