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Guía de Usuario

REPORTES DE CUENTAS POR


COBRAR

Versión 5.00
Manual de Usuario - Reportes de Cuentas por Cobrar

Índice

Introducción .................................................................................................... 3
1. Registro de Ventas................................................................................. 4
2. Detalle de Movimiento por Cobrar ......................................................... 8
3. Saldos de Cliente a Cualquier Fecha..................................................... 12
4. Movimiento de Cuentas de Anticipo....................................................... 16

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Manual de Usuario - Reportes de Cuentas por Cobrar

Introducción

El presente manual es una guía para el usuario en el uso de los


Reportes Estàndares Implementados con el que cuenta el Sistema ERP
de Exactus específicamente en el Módulo de Cuentas por Cobrar (CC),
así como los resultados que el usuario puede obtener.
En todas las opciones, el usuario debe determinar los rangos que desea
desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden de la
información, o bien, si prefiere un reporte detallado o resumido.
Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar. Si el usuario
desea desplegar toda la información contenida en la base de datos, es
decir, sin establecer ningún rango para los parámetros que definen el
reporte, solamente se deben dejar los campos de la pantalla del filtro en
blanco, no se debe ingresar ningún dato.

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Manual de Usuario - Reportes de Cuentas por Cobrar

1. Registro de Ventas

Despliega las ventas realizadas en un perìodo de tiempo por documento


o por asiento de acuerdo al tipo de cambio.
No obstante, el sistema permite filtrar la información desplegada en el
reporte, según los siguientes parámetros: cliente, categoría de
clientes,moneda, clase y tipo de reporte, origen contable,detallar la
consulta, efectuar un ordenamiento de los campos en su visualización;
asi como clasificar el valor referente al subtotal en caso el documento
asociado tenga un país diferente al local.
A continuación se muestra:

1.1 Descripción de la Carpetas

General: Presenta las opciones básicas de configuración del reporte.

Pantalla de filtros – Pestaña General

• Clientes (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un rango de


clientes, con los cuales se presentará la información del reporte. Si se
deja el campo en blanco, el reporte presentará todos los clientes.
• Categoría Cliente (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un
rango de categorías de cliente, con los cuales se presentará la
información del reporte. Si se deja el campo en blanco, el reporte
presentará todos los cleintes incluídos en todas las categorías de
clientes.
• Clase Reporte (obligatorio): Dependiendo de la selección del usuario,
se imprimirá como subtítulo de reporte la palabra Preliminar u Oficial.
Valor por defecto: Oficial.
• Moneda (no obligatorio): Permite seleccionar un rango de tipo de
moneda(s) a mostrar. Si no se especifica,
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se imprimirá en los tipos de monedas registrados.


• Tipo Reporte (obligatorio): Dependiendo de la selección del usuario,
se mostrará el detalle o resúmen del registro de ventas. Además, se
imprimirá como subtítulo de reporte la palabra Detallado o Resumido.
Valor por defecto: Detallado.

Fechas: Presenta las opciones de filtros por fechas y origen de la


información a tomar para la impresión del reporte.

Pantalla de filtros – Pestaña Fechas

• Fecha del Asiento / Fecha del Documento (obligatorio): La


impresión del registro de ventas se puede realizar tomando la fecha
contable (Asiento) como la fecha de registro (Documento). Por esto, se
deberá escoger una de ambas opciones, y definir un rango de fechas
para la impresión del reporte. Rango de fechas por defecto: Fecha del
Documento.
• Fecha Impresión (obligatorio): La fecha presentada en el reporte
como fecha de impresión es la fecha registrada en este campo. Valor
por defecto: Fecha del Sistema.
• Origen Contable (obligatorio): Mediante esta opción se escoge el
origen de los asientos contables asociados a los documentos de
cuentas por cobrar: Diario (Temporal), Mayor (Definitivo) o Ambos.
Valor por defecto: Mayor.
• Tipo de Cambio (obligatorio): Indica el tipo de cambio con el que se
realizarán los cálculos de cambio de moneda en el reporte.

Detalle Presenta las opciones adicionales de filtros de la información a


tomar para la impresión del reporte.

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Pantalla de filtros – Pestaña Detalle

 Tipo Documentos Ctas. por Cobrar (no obligatorio): Seleccionando


ó Deseleccionando los tipos de documentos disponibles en el recuadro,
se puede incluir/excluir los registros por tipo de documento de cuentas
por cobrar. Los valores definidos se almacenan en la tabla de
preferencias, de manera que al reingresar a la opción, se conservan los
valores seleccionados previamente.
 Incluir documentos anulados (no obligatorio): Seleccionando esta
opción se incluirá en el reporte los documentos que han sido anulados.
 Incluir documentos sin impuesto (no obligatorio): Seleccionando
esta opción se incluirá en el reporte aquellos documentos que tienen
valor cero en los rubros Impuesto1 y Impuesto2.
 Incluir porcentaje de verificación (no obligatorio): Seleccionando
esta opción se agregará una columna adicional al reporte, que presenta
el % del impuesto a las ventas (IGV, IVA) del registro.
 Imprimir documentos referenciados (obligatorio): Valor por defecto
imprimir aplicaciones. Permite incluir en el reporte aquellos documentos
que han sido asociados al documento mostrado, ya sea a través de
aplicaciones o a través del campo de documento asociado.

Ordenamiento: Presenta las opciones de presentación del registro de


compras.

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Pantalla de filtros – Pestaña Ordenamiento

 Agrupamiento (obligatorio): Dependiendo de la selección del usuario,


el agrupamiento de los registros variará, tomándose como factor de
agrupamiento el Tipo, Subtipo o ninguno. Valor por defecto: Tipo.
 Ordenamiento (obligatorio): Organizando la lista presentada se
tomará como criterios de órden secuencial la fecha del documento, el
número de documento y el número de asiento.

Ventas al Exterior: Se prodrá clasificar el valor referente al subtotal en un


rubro adicional en caso el documento tenga asociado a un país diferente al
local; de esta manera se podra reclasificar el subtotal del documento.
El subtotal de los documentos de otros países podrá colocarse en la
columna que se especifique en la opción de Sellecion de Rubro Adicional.

Pantalla de filtros – Pestaña Ventas al Exterior

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1.2 Formato del reporte

Reporte Detallado

Reporte Resumido

2. Detalle de Movimiento por Cobrar

Despliega todos los movimientos de documentos por cobrar del período


establecido para cada cliente, por fecha de documento o fecha contable.
El sistema permite filtrar la información desplegada en el reporte según
los parámetros ingresados de clientes, categoría de clientes, tipo de
reporte, moneda y paquete; incluir si es necesario o no los documentos
anulados, documentos sin igv o documentos sin saldo.
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2.1. Detalle de las carpetas

General: Presenta las opciones básicas de configuración del reporte.

Pantalla de filtros – Pestaña General

• Clientes (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un rango de


clientes, con los cuales se presentará la información del reporte. Si se
deja el campo en blanco, el reporte presentará todos los clientes.
• Categoría Cliente (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un
rango de categorías de cliente, con los cuales se presentará la
información del reporte. Si se deja el campo en blanco, el reporte
presentará todos los cleintes incluídos en todas las categorías de
clientes.
• Opciones Adicionales (no obligatorio): Si se selecciona la opción
Incluir doc. Anulados, el reporte incluirá los registros anulados. Si se
selecciona la opción Incluir doc. sin IGV, el reporte incluirá los registros
que tengan valor cero en el rubro Impuesto1 (generalmente, IGV o IVA).
Si se selecciona Incluir doc. sin Saldo, el reporte incluirá los
documentos que hayan sido cancelados completamente por el cliente.
• Moneda (no obligatorio): El reporte filtrará los registros y tomará
aquellos cuya moneda sea la registrada en este campo. Si se deja el
campo en blanco, el reporte incluirá los documentos con montos
expresados en todas las monedas
• Tipo Reporte (obligatorio): Se debe escoger entre las dos
modalidades de impresión de reporte. Resumido, si es que se quiere

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agrupar los montos por proveedor. Detallado, si se quiere presentar el


detalle de los registros incluidos. Valor por defecto: Detallado.
• Opciones Adicionales: Permite excluir del reporte aquellos
documentos que cumplan o no cumplan con las condiciones indicadas,
a elección del usuario.

Detalle Presenta las opciones adicionales de filtros de la información a


tomar para la impresión del reporte.

Pantalla de filtros – Pestaña Detalle

• Fecha del Contable / Fecha del Documento (obligatorio): La


impresión del registro de ventas se puede realizar tomando la fecha
contable (Asiento) como la fecha de emisión (Documento). Por esto,
se deberá escoger una de ambas opciones, y definir un rango de
fechas para la impresión del reporte. Rango de fechas por defecto:
Fecha Contable.
• Tipos de Documentos (no obligatorio): Seleccionando ó
Deseleccionando los tipos de documentos disponibles en el
recuadro, se puede incluir/excluir los registros por tipo de
documento de cuentas por cobrar. Los valores definidos se
almacenan en la tabla de preferencias, de manera que al reingresar
a la opción, se conservan los valores seleccionados previamente.
• Subtipos de Documentos (no obligatorio): Seleccionando ó
Deseleccionando los tipos de documentos disponibles en el
recuadro, se puede incluir/excluir los registros por subtipo de
documento de cuentas por cobrar. Los valores definidos se
almacenan en la tabla de preferencias, de manera que al reingresar
a la opción, se conservan los valores seleccionados previamente.
• Tipo de Asiento (no obligatorio): con esta opción se selecciona un
rango de tipos de asiento, con los cuales se presentará la
información del reporte. Si se deja el
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campo en blanco, el reporte presentará todos los documentos cuyos


asientos se hayan registrado con todos los tipos de asiento.

Paquete: Esta opción permite seleccionar uno o más paquetes que


intervendrán en el reporte.

Pantalla de filtros – Pestaña Paquete

2.2. Formato del reporte

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Reporte Detallado

Reporte Resumido

3. Saldos de Cliente a Cualquier Fecha

Despliega los saldos de los documentos de los clientes a una fecha de corte
establecida a nivel de documentos o fecha contable, considerando el tipo de
cambio de la fecha seleccionada.
El reporte muestra la información a nivel detalle y resumen.
Al ingresar a la opción, se presentará una serie de carpetas, en donde se
deberá especificar los filtros y características del reporte. El detalle se presenta
a continuación.

3.1. Descripción de las carpetas

General: Presenta las opciones básicas de configuración del reporte.


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Pantalla de Filtros – Pestaña General

 Tipo de reporte (obligatorio): con esta opción se selecciona la


modalidad de impresión de reporte. Si se escoge “Resumido”, el
reporte se presentará con los saldos resumidos de acuerdo a la
jerarquía definida (moneda, cliente). Si se escoge “Detallado”, el
reporte se presentará con el detalle de los documentos con saldos
incluidos de acuerdo a la jerarquía.
 Fecha del Contable / Fecha del Documento (obligatorio): La
impresión de los saldos de los clientes se puede realizar tomando la
fecha contable (Asiento) como la fecha de emisión (Documento). Por
esto, se deberá escoger una de ambas opciones, y definir un rango de
fechas para la impresión del reporte. Rango de fechas por defecto:
Fecha del Documento. Marcar la opción de fecha Contable, hace que
se habiliten las opciones de Origen y Contabilidad.
 Origen: Esta opción permite filtrar el origen de los asientos
relacionados a los documentos de cuentas por cobrar. Puede tomar
documentos con asientos en el Mayor, en el Diario o en Ambas
fuentes.
 Contabilidad: Esta opción permite filtrar el tipo de contabilidad a la que
pertenecen los asientos relacionados a los documentos de cuentas por
cobrar. Puede tomar documentos con asientos en la contabilidad fiscal,
la corporativa o ambas.
 Fecha de corte (obligatorio): en este campo se debe especificar la
fecha a la cual se realizará el cáculo de saldos de clientes.
 Saldos Históricos (no obligatorio): Marcando la opción “Convertir
Saldos al tipo de cambio de la fecha de corte” el monto en la otra
moneda del documento se calcula usando el tipo de cambio indicado
por el usuario. Esta opción puede utilizarse para ver las diferencias de
saldo que se generaran al ejecutar el proceso de diferencias
cambiarias o para poder obtener saldos anteriores con el tipo de

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cambio de cierre de ese pediodo en caso ya se hayan ajustado


documentos para periodos posteriores.
 Tipo de Cambio: Se habilita al marcar el check “Convertir Saldos al
tipo de cambio de la fecha de corte”. Es el tipo de cambio usado para el
cálculo descrito en el punto anterior.
 Categoría (obligatorio): esta opción permite definir el formato del
reporte. Si se escoge oficial, se tomará en cuenta las especificaciones
legales definidas para la impresión de los libros legales 2008 – libro de
inventarios y balances de cuentas de proveedores. Si se escoge
analítico, el reporte se presentará en un formato más simple, de
manera que se pueda hacer el análisis requerido con menor esfuerzo.
Valor por defecto: Libro oficial.
 Ordenado por (obligatorio): permitirá ordenar y agrupar la
información de saldos utilizando el código de cliente, nombre de
cliente, categoría de cliente o moneda.

Detalle: Permite detallar el filtro de los clientes a mostrar.

Pantalla de Filtros – Pestaña Detalle

 Moneda de Documentos (obligatorio): Permite mostrar únicamente


los documentos registrados en moneda local, únicamente los
registrados en dólares o todos los documentos. Independiente de la
selección, los saldos se presentan en moneda local y en dólares.
 Clientes (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un rango de
clientes, con los cuales se presentará la información del reporte. Si se
deja el campo en blanco, el reporte presentará todos los clientes.
 Cuenta contable (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un
rango de cuentas contables, con los cuales se presentará la

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información del reporte. Si se deja el campo en blanco, el reporte


presentará todas las cuentas contables de clientes.
 Sólo incluir documentos con saldo en su moneda: Esta opción
permite excluir los documentos que tienen saldo en la otra moneda a
pesar de tener saldo 0 en la moneda del documento.
 Calcular saldos considerando fecha de aplicación: Esta opción
permite recalcular el saldo de los documentos según la fecha en la que
fueron aplicados. No marcar esta opción implica que el saldo del
documento a mostrar corresponde al saldo actual, marcarla significa
que aquellas aplicaciones que han sido realizadas posteriores a la
Fecha de Corte no será consideradas, por lo tanto, aumentan el saldo
del documento. Esto no afecta el saldo total del cliente.

3.2. Formato del Reporte

Reporte Detallado

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Reporte Resumido

4. Movimiento de Cuentas de Anticipo

Presenta las transacciones que afectaron la cuenta de anticipos (registro


y aplicación) a nivel de cliente, para un período determinado. No
obstante, puede seleccionar un rango específico de cuentas contables
que desea visualizar.
Considera las operaciones contablizadas en el Diario y en el Mayor.

4.1. Descripción de la información


Los datos mostrados corresponden a la información de los documentos
de Cuentas por Cobrar que tienen subtipo de Anticipos.
Los montos presentados como Crédito corresponden al registro de los
anticipos; los Débito corresponden a las aplicaciones de un anticipo a un
documento por cobrar.
Los montos se presentan de la siguiente manera:
• Débito/Crédito Local: Corresponde al monto del documento en
moneda local convertido con el tipo de cambio de registro.
• Débito/Crédito Dólar: Corresponde al monto del documento en
moneda dólar convertido con el tipo de cambio de registro.
• Débito/Crédito Ajuste Local: Corresponde al monto del documento
en moneda local convertido con el último tipo de cambio de ajuste.
• Débito/Crédito Ajuste Dólar: Corresponde al monto del documento
en moneda dólar convertido con el último tipo de cambio de
ajuste.

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4.2. Descripción de las opciones

Pantalla de filtros

• Período (obligatorio): Permite seleccionar un rango de fechas o


período para el movimiento de cuentas de anticipos. El filtro de fechas
corresponde a la fecha del asiento contable del documento.
• Clientes (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un rango de
clientes, con los cuales se presentará la información del reporte. Si se
deja el campo en blanco, el reporte presentará todos los clientes.
• Cuenta contable (no obligatorio): Con esta opción se selecciona un
rango de cuentas contables, con los cuales se presentará la información
del reporte. Si se deja el campo en blanco, el reporte presentará todas
las cuentas contables de anticipos.

4.3. Formato del Reporte

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