PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

Julián Andrés Arias Vera

jarias@poligran.edu.co
 Presentación
Definición
Importancia
Elementos
Plan y tipos de planes
Factores que afectan la
planeación
Instrumentos y técnicas de
planeación
Proceso de Planeación
Matriz DOFA
Ejemplos
 Definición
Es una función administrativa.

Es la herramienta para administrar las relaciones con el

futuro; es una aplicación específica del proceso de
tomar decisiones. Las decisiones que buscan influir en
el futuro o que se pondrán en práctica en él son
decisiones de planeación.

Este proceso consiste en:

• Definir objetivos o resultados a alcanzar, al igual que

los medios para realizarlos.
• Imaginar una situación futura y trabajar para
construirla. O: “la mejor forma de evitar el futuro es
inventarlo” (Alan Kay).
Actitudes con respecto a la planeación:

La planeación es también una cuestión de actitud. Planear es el

TEXTOS PARA
resultado de las actitudes que favorecen el cambio, que
reconocen la necesidad de cambio y de la acción para hacer que
SEPARADORES
suceda. En un periodo de 10 años o menos, usted tendrá la
oportunidad de observar grandes cambios en el mundo de las
organizaciones. En un lapso mayor, los cambios serán drásticos.
Actitudes con respecto a la planeación:
Por ejemplo:

TEXTOS PARA
• Hasta la década de 1960, Matarazzo era un gran grupo de empresas de São Paulo. Después de esa época,
desaparecieron gradualmente o fueron vendidas o adquiridas por otras organizaciones. Hoy poca gente
recuerda ese nombre.
SEPARADORES
• Antes de la década de 1980, Microsoft y Windows eran nombres desconocidos.

• En 1989, tras 70 años de existencia, la antigua Unión Soviética se derrumbó y se desintegró en países
independientes, siendo Rusia el mayor de ellos. La desaparición de la ex URSS acabó con la Guerra Fría y
terminó con la idea del comunismo.
Actitudes con respecto a la planeación:

Las empresas y otros tipos de organizaciones se transforman

TEXTOS PARA
para crecer y sobrevivir, o desaparecen; todo depende de su
capacidad de lidiar con los cambios. Uno de los factores que
explican la capacidad de supervivencia es la actitud de los
SEPARADORES
administradores en relación con el futuro. Ésta puede ser
proactiva o reactiva. Dependiendo de la actitud que predomine
entre los administradores, la organización se verá más o menos
afectada por los acontecimientos.
Actitud proactiva:

TEXTOS PARA
La actitud proactiva está representada por las fuerzas que
desean e impulsan los cambios en la organización. Es la actitud
de los administradores que procesan de manera positiva las
SEPARADORES
tendencias que provienen del ambiente y del interior de la
empresa.
Actitud proactiva: Un ejemplo de actitud proactiva es la invención japonesa de la
administración esbelta y su filosofía de hacer productos de alta
calidad y bajo costo.
TEXTOS PARA
Los japoneses procesaron positivamente la información que
provenía del ambiente y de sus propios sistemas internos:
inicialmente, ellos no ofrecían eficiencia ni calidad; los
consumidores querían calidad y precio bajo, y los fabricantes
tradicionales tampoco lograban ofrecer eso. Con esa
información y decididos a cambiar, planearon e hicieron que
sucediera el cambio.SEPARADORES
 Actitud reactiva:
La actitud reactiva está representada por las fuerzas que desean y
mantienen la estabilidad, que conservan el status quo. Es la actitud de los
administradores que no procesan la información proveniente del medio
ambiente externo y del interior de la propia organización. Esa información
no provoca ningún cambio.

Las fuerzas que ofrecen resistencia a los cambios conservan la estabilidad.

Por ejemplo: la comodidad con la situación actual, la tradición y la fuerza
de los hábitos o del pensamiento conservador, los sistemas de control y
los procedimientos estandarizados, que definen el comportamiento
aceptable y hacen que las personas reaccionen en forma convencional.
 Equilibrio de fuerzas:
En todas las organizaciones ambos tipos de fuerzas están
presentes y son necesarios. La actitud proactiva es importante
para el crecimiento y el cambio; la actitud reactiva sirve para
mantener la estabilidad e impedir cambios abruptos e
innecesarios. En algunas empresas, las fuerzas que prefieren la
estabilidad son más fuertes; en otras, se favorece el cambio.
cuando predomina la actitud proactiva, la organización es capaz
de ajustarse a los cambios en el ambiente y eleva su eficacia.
Cuando predomina la actitud reactiva, se preocupa poco por la
necesidad de innovar y compromete su eficacia.
 Importancia de la Planeación

✓ Proporciona un mapa de ruta para encauzar esfuerzos a lo que se propone alcanzar

la empresa en el corto, mediano y largo plazo.
✓ Crea las bases necesarias para la coordinación de un amplio conjunto de
actividades de la organización.
✓ Permite pensar hacia adelante y considerar las necesidades futuras de recursos.
✓ Les permite a los gerentes estar alerta a las oportunidades y amenazas potenciales
que puede enfrentar la organización en el corto y largo plazo.
✓ Sirve de base para el control de los procesos y del progreso de una empresa.
✓ Favorece el crecimiento de la organización al optimizar sus recursos y mitigar el
riesgo.
 Elementos de la Planeación
Meta: Lo que se desea conseguir a corto plazo. Valores específicos por unidad de tiempo.
Objetivo: Lo que se desea conseguir en el largo plazo. Dimensiones genéricas que orientan la actuación
(ventas, utilidades, participación).
Misión: Razón de ser de la empresa, determina el porqué de la organización e involucra tres elementos:
clientes, personal de la organización y proveedores.
Visión: Es la definición en tiempo, es decir, lo que quiere la organización alcanzar, sus sueños en
términos del qué y cuándo.
Valores: Elementos, principios, en los cuales cree la empresa y que procura cumplir. Son la base de
construcción de cualquier organización. Como ejemplo de estos principios tenemos la responsabilidad,
calidad, trabajo de equipo, puntualidad, honestidad… ¿Quién los define? La organización, y los acomoda
a cada miembro de esta misma.
Políticas: Normas que “debe” cumplir y hacer cumplir una organización para lograr los resultados.
Estrategia: Las tareas o actividades que se han desarrollar para alcanzar los objetivos; responden al
cómo.
Presupuesto: Evaluación económica; expresar en dinero el costo de actividades.
Programa: Reúne un conjunto de actividades diseñadas para cumplir con un grupo específico de
objetivos.
Regla: Norma de carácter obligatorio.
 Planes: Tipos de planes
Plan: Es una intención previa que se realiza antes de actuar para orientar la acción.

Estratégico:

Táctico:

Operativo:
Planes: Tipos de planes
 Instrumentos y técnicas de planeación
El administrador que planea usa
herramientas que ayudan a tomar
decisiones. El propósito de estas es
identificar situaciones y proyectarse para
adaptar efectivamente estrategias que
tengan un impacto importante y reconozcan
el entorno en el que estas se desenvuelven.
Hay muchas herramientas de planeación
entre las cuales podemos mencionar:
Brainstorming o lluvia de ideas: práctica que consiste en hacer una
construcción colectiva de ideas frente a un problema para llegar a una
solución entre los equipos de la empresa.
Diagrama causa-‐efecto: frente a una problemática, se busca
identificar los factores que causan la dificultad y sus relaciones, para
abordar el problema y generar alternativas de solución.
Diagrama de Gantt: herramienta de planeación y control de doble
entrada que desagrega las actividades propias de un proceso, sus
tiempos y los responsables de la misma actividad.
Técnica de escenarios: herramienta que describe situaciones futuras
en las que actuará una empresa si la aplicamos a este contexto y a los
hechos que forman parte de este mismo.
Matriz DOFA: herramienta de análisis estratégico enfocado al análisis
de los factores internos y externos que hacen parte del escenario
objeto de análisis para determinar cuatro situaciones que darán
origen a estrategias. De esta técnica nos ocuparemos al finalizar esta
cartilla.
 Proceso de planeación: pasos
Diagnóstico.
Establecer objetivos.
Formulación de estrategias.
Detección de una oportunidad Criterios de evaluación.
• Establecimiento de objetivos Determinación del objetivo.
• Consideración de las premisas de planificación Criterios de evaluación.
• Identificación de las alternativas
• Comparación de alternativas de acuerdo con los
objetivos y las metas
• lección de una alternativa
• Elaboración de los planes de apoyo
• Elaboración del presupuesto.
 Matriz DOFA
Es una herramienta moderna de análisis estratégico
de las diferentes situaciones de la organización que
apoya el estudio de competitividad de una empresa a
partir de la observación de los factores internos y
externos clave para identificar su realidad, su
radiografía. Es el escenario apropiado en la
determinación de sus Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas.

El objetivo de esta matriz es

ayudar a los directivos a
desarrollar estrategias alternativas
para determinar las ventajas
competitivas en función de sus
particularidades las del mercado.
 Matriz DOFA
Oportunidades:
Todas aquellas circunstancias de tipo externo que facilitan la consecución de los
objetivos por su impacto favorable en el desarrollo de sus actividades.
Ejemplos de oportunidades:
• Aumento del poder adquisitivo
• Clientes potenciales
• Baja el precio de los insumos
• Ingreso a nuevas tecnologías Externo
• Entrada a mercados nuevos
• Nuevos inversionistas

Amenazas: Todas aquellas circunstancias de tipo externo que obstaculizan la

consecución de los objetivos por su impacto desfavorable en el desarrollo de sus
actividades.
Ejemplos de amenazas:
• Conflicto armado
• Desempleo
• Precios bajos de la competencia
• Análisis de los factores internos 34
 Matriz DOFA
Fortalezas:
Factores de tipo interno que proporcionan aportes y apoyan el alcance de los objetivos
empresariales.
Ejemplos de fortalezas:
• Alta calidad
• Tecnología de punta
• Amplia infraestructura
Interno • Estructura de costos de producción eficiente
• Personal competente

Debilidades:
Factores internos que desfavorecen el aprovechamiento de las oportunidades de mercado y
generan dificultades para el logro de los objetivos.
Ejemplos de debilidades:
• Tecnología obsoleta
• No hay planeación
• Poco personal
• Mala ubicación
• Falta de servicio orientado al cliente
 Matriz DOFA
El manejo de la matriz propone cruzar la información obtenida partiendo de
las siguientes preguntas clave:
• ¿Cómo usar las fortalezas para apoyar la consecución de los objetivos?
• Cómo desarrollar las debilidades para superarlas y apoyar a los objetivos?
• ¿Qué oportunidades son más importantes para maximizarlas en la fuente de
ventaja de la empresa?
Manejo • ¿Qué amenazas toman importancia a la hora de actuar para evitarlas?
• ¿De qué manera lo visto, analizado y comprendido contribuye al
conocimiento de mí ismo y de la empresa para avanzar al camino de la
excelencia?
CIERRE
GRACIAS