REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR

INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUISIMETO
“LUIS BELTRÁN PRIETO FIGUEROA”
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA
PROGRAMA DE EDUCACIÓN COMERCIAL

PASANTÍA OCUPACIONAL
(INFORME FINAL)

Barquisimeto, Enero de 2020

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUISIMETO
“LUIS BELTRÁN PRIETO FIGUEROA”
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA
PROGRAMA DE EDUCACIÓN COMERCIAL

PASANTÍA OCUPACIONAL
POLICLÍNICA CARORA C.A

Autora:
Nataly Valera C.I 20.500.437
Tutor.: Prof. Fanny Osorio
Tutor Empresarial: Lcdo.
Daniel Estrada
Sección: 9EC01
Cátedra: Fase Laboral

Barquisimeto, Enero de 2020

2
 DEDICATORIA

Primeramente le doy gracias a Dios por haberme brindado una buena salud, que me
permitió alcanzar mi meta propuesta en toda mi carrera de Licenciada

A mis padres: Luis Valera y Nellys Rojas por su gran apoyo, y por ser uno de mis
motivos de superación a lo largo de mi carrera

A mis hermanos: Nelianny Valera y Luis Valera por ser el ejemplo que ellos deben de
seguir a lo largo de su vida

A mi sobrinos: Nelson y Fabian, por ser tan especial

A mis tías: Noheli Segueri y Eyda Valera, por su apoyo incondicional y por la
excelente ayuda que me brindaron en todas las actividades

A mi abuela: Elda Montero, por haber sido un ejemplo a seguir en mi carrera, y por
brindarme su apoyo en todo momento

A mis amigas y compañeras: Verónica, Yulimar, María G, María V, por haber

compartido con ellas grandes experiencias, y bonitos recuerdos

A mis compañeros de estudio en general que siempre compartieron y estuvieron

presente

A toda mi familia en general, y a los que no han sido nombrados pero que aportaron
su granito de arena.

Y por último a mis profesores Ángel Vásquez, Janeth Tabbath, Patricia Quiroga que
con todo su esfuerzo, cariño y dedicación me enseñaron todo lo que hoy se cómo
futura profesora de educación comercial,

Gracias.

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 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUISIMETO
“LUIS BELTRÁN PRIETO FIGUEROA”

PASANTÍA OCUPACIONAL
POLICLÍNICA CARORA C.A

Autora:
Nataly Valera C.I 20.500.437
Fecha: Enero de 2020

RESUMEN

El presente trabajo se concibe como un informe final de la fase de integración

laboral, el cual tiene como propósito cumplir con el requisito exigido por la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Luís Beltrán Prieto Figueroa, para
el desarrollo profesional y empresarial del estudiante. Y se fundamenta en poner en
práctica todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de educación
comercial. Cabe destacar que el presente es un trabajo de investigación realizado en
Policlínica Carora, ubicada en la Calle Carabobo entre Ribas y Camacaro. Piso 1,
Carora-Estado Lara. El informe se desarrolló en cuatro capítulos: Ahora bien en el
capítulo I, aparecen descripción de la empresa, razón social reseña histórica, misión,
visión, objetivos valores organizaciones y el organigrama de Policlínica Carora C.A.
En el capítulo II, se presenta el departamento de facturación de emergencia y
área de desempeño de Nataly Valera y atención primaria salud (APS), así como
también el diagrama de flujo con su explicación, el sistema de archivos y desglose de
documentos, tanto manual como digital, también se puede apreciar los métodos de
comunicación internas y externas usadas en la empresa como lo son la carta
comercial, estructura, memorándum área de difusión, facultad para firmar el
memorándum, los sistemas contables que emplean y el procedimiento para declarar y
pagar impuestos y los procedimientos de mercadeo. Por otra parte en el capítulo III,
se presenta la matriz FODA y la descripción de nudo crítico. En el capítulo IV, se
despliega lo que son las conclusiones y recomendaciones, así como también
empresa, universidad, también se puede apreciar los anexos y las referencias.

Descriptores: Educación, Estudiante, Empresa “Policlínica Carora”

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iii
 INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se plantea un pequeño aporte para analizar, que el

programa de Educación Comercial en del Instituto Pedagógico de Barquisimeto se
encuentra ubicada las Pasantía Ocupacional donde se observa el propósito del
egresado que está centrado en suministrar un aprendizaje significativo a los
estudiantes, dándole así la oportunidad de nuevas experiencia directa de las
actividades de la organización y aumentar su experiencia educativa mediante el
desarrollo teórico-práctico de todos aquellos conocimientos, habilidades y destrezas
que fueron impartidos en el proceso de enseñanza y aprendizaje.
De esta manera, las pasantías laborales aparecen para hacer un refuerzo a todo
el aprendizaje obtenido durante todo el proceso educativo del estudiante, pues es allí
donde el deberá dar lo mejor de sí. Estas permiten al alumno perfeccionar los
conocimientos adquiridos a lo largo de su formación profesional, pues las pasantías se
llevarán a cabo bajo la asesoría y supervisión de un Tutor Académico, el cual es un
docente adscrito al Programa de Educación Técnica en el Departamento de Educación
Comercial; y un Tutor Empresarial, elegido por la institución con quien se desarrollan
las actividades.
Seguidamente, se estará presentando de manera precisa y reducida la
información general de la empresa y todos los beneficios que esta posee, como
también se observará el desempeño que obtuvo el estudiante dentro de la
organización. Por tal motivo el estudiante realizará análisis, indagaciones e
indicaciones sobre las diferentes tareas desempeñadas en el transcurso del programa.
En este sentido, que para elaborar un informe de pasantía ocupacional en la
Empresa Policlínica Carora C.A se necesita desarrollar cuatro capítulos, los cuales
deben presentar una estructura basada en un contenido teórico – práctico, es decir, en
los elementos en las cuales logren la existencia de aspectos teóricos que permitan el
excelente intelecto de las actividades tratadas durante el proceso, el cual está
constituido como una investigación y se encuentra estructurado en cuatro capítulos.

5
 Ahora bien en el capítulo I, aparecen descripción de la empresa, razón social
reseña histórica, misión, visión, objetivos valores organizaciones y el organigrama de
Policlínica Carora C.A.,
En el capítulo II, se presenta el departamento de facturación de emergencia y
área de desempeño de Nataly Valera y atención primaria salud (APS), así como
también el diagrama de flujo con su explicación, el sistema de archivos y desglose de
documentos, tanto manual como digital, también se puede apreciar los métodos de
comunicación internas y externas usadas en la empresa como lo son la carta
comercial, estructura, memorándum área de difusión, facultad para firmar el
memorándum, los sistemas contables que emplean y el procedimiento para declarar y
pagar impuestos y los procedimientos de mercadeo.
Por otra parte en el capítulo III, se presenta la matriz FODA y la descripción
de nudo crítico.
En el capítulo IV, se despliega lo que son las conclusiones y recomendaciones,
así como también empresa, universidad, también se puede apreciar los anexos y las
referencias.

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 ÍNDICE
DEDICATORIA............................................................................................................3
RESUMEN....................................................................................................................4
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................5
CAPÍTULO I...............................................................................................................11
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA...........................................................................11
Nombre de la Empresa............................................................................................12
Ubicación.................................................................................................................12
Razón Social............................................................................................................12
Estructura organizativa............................................................................................13
Reseña histórica.......................................................................................................14
Misión......................................................................................................................16
Visión.......................................................................................................................16
Valores Organizacionales........................................................................................17
Objetivos..................................................................................................................19
Organigrama............................................................................................................20
ORGANIGRAMA...................................................................................................21
CAPITULO II..............................................................................................................22
DEPARTAMENTO Y ÁREA DE DESEMPEÑO.....................................................22
Departamento de Analista de sistema (Facturación de emergencia).......................22
Departamento de Analista de sistema......................................................................23
Atención Primaria Salud (APS):..............................................................................24
DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................25
Sistemas de Archivos Empleados y Desglose de Documentos...............................27
Métodos de Comunicación internas y Externas usadas en la Empresa..................28
Sistemas Contables que Emplean y el Procedimiento para Declarar y Pagar
Impuestos.................................................................................................................29
RRHH......................................................................................................................31
CAPITULO III............................................................................................................32
FODA..........................................................................................................................32

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CAPITULO IV............................................................................................................35
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..........................................................35
Conclusión...............................................................................................................35
Recomendaciones....................................................................................................36
ANEXOS.....................................................................................................................38
REFERENCIAS..........................................................................................................44

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 CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Aparecen registrados como socios propietarios, en el Registro Mercantil

Primero del Estado Lara, con fecha de 30/03/1978, las siguientes personalidades:
Pablo Álvarez Yépez, Antonio Ferrantelli M, Jacobo curiel Bravo, Salomón Curiel
Bravo, José Elías Curiel Bravo, Augusto Cesar Briceño, Edilio Torrealba Quintero,
Jesús Enrique Gutiérrez, Luís Pernalete Madrid, Alicia Mendoza de Pernalete, Otto
Mosquera Suarez, Lulio Chávez Crespo, José Gregorio Ballesteros, Javier Meléndez,
Cesar Segura Peñuela, Gloria Oropeza de Ramírez, Pedro Ramos A, Andrés
Ramírez, Gustavo Morillo, Felipe Mejías, Edgar Crespo, Henry Suarez T,
Florentino Pérez, Carlos Álvarez, Jeremías Zobel Escalona, Graciela Álvarez de
López, Freddy Martínez, Omar Ferrer, Ricardo Álvarez G, y albano Padrón; de
profesión médicos los veintisiete (27) primeros nombrados, odontólogo el vigésimo
octavo (28), farmaceuta el vigésimo noveno (29) y bioanalista el último (30).

En cuanto al horario de atención al público; recepción labora de 7:00am a

3:00pm, si es el departamento de administración al igual que el de recursos humanos:
de lunes a viernes de 8:00am a 4:00pm, el departamento de admisión labora de
7:30am a 4:00pm, el departamento de rayos X labora de 7:30am a 4:pm igual que si
es caja o el departamento de facturación de emergencia labora en horario rotativo,
primera jornada de 7:00am a 3:00pm, segunda jornada de 3:00pm a 9:00pm, tercera
jornada de 9:00pm a 7:00am, cuenta con servicio de emergencia las 24 horas todos
los días. Además cuenta con gran variedad de servicios médicos asistenciales en todas
las áreas y en varios turnos, servicio de hospitalización, de laboratorios, entre otros.

Nombre de la Empresa
Policlínica Carora C.A.

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 Ubicación
Esta Empresa está ubicada en la Calle Carabobo entre Ribas y Camacaro. Piso 1,
Carora-Estado Lara

Teléfono
Telefax: (0252) – 421-44-11/ 421-20-29
Tipo de Empresa: Privada.
Horario de Atención al Público: 24horas
Dirección Electrónica: policlinicacarora@gmail.com /
policlinicacarora@hotmail.com

Razón Social

La clínica es designada por el SENIAT como contribuyente especial, por lo

que debe realizar todas las declaraciones en matriz de impuesto por la parte del
SENIAT, en cuento a la retención del impuesto sobre la renta el cual se paga semanal,
asimismo la retención de IVA de periodos de 15 días el impuesto al valor agregado
mensual, el impuesto a las actividades económicas se hace un anticipo mensual y al
final del ejercicio se hace la declaración en definitiva.
Es importante mencionar que la Policlínica Carora no se rige por un manual de
procedimientos específicos, sino que estos son diseñados en el momento que se
amerita, llevándose a la directiva la cual se aprueba o no el estándar que se
establezca.
Actividad (flujo de trabajo - procesos)

Archivar: Llevar un control de todos los documentos en un orden especifico de

manera de poder tener acceso a dichos archivos en dado caso que se necesite alguna
chequeo

Facturación: Al momento de hacer una conciliación bancaria se debe rectificar las

facturas realizadas durante el mes para comprobar que se encuentran en el registro

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Conciliación Bancaria: Hacer un balance de cuentas que se lleva en todos los meses
sobre todas las entradas y salidas de dinero de forma de cheque, tarjetas,
transferencias o depósitos en el cual se debe chequear registros de la empresa y del
banco para luego montarlo en el cuadro de balance de conciliación bancaria

Control tributario: Formalizar las declaraciones exigidas por el Seniat, como la

declaración semanal del IVA y RIVA, según nuevos decretos y cambios de
modalidades en el ente recaudador

Estructura organizativa

La estructura gerencial de POLICLINICA CARORA C.A, está conformada según lo

siguiente:

Junta Directiva: Son los que se encargan de tomar las decisiones en general de la
empresa

Gerente General: Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar,

coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la policlínica, además de contratar
al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

Director Médico: Se encarga de planificar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y

evaluar al servicio de la policlínica

Jefe de facturación y cobranzas: Es el que se encarga de que se efectúen todos los

pagos de las pólizas y se transmita la factura

Jefe de operaciones: es el ejecutivo responsable del control de las actividades diarias

de la corporación y de manejo de las mismas

Coordinador de enfermería: Identificar las necesidades de enseñanza del personal

de enfermería así como coordina con el departamento de enfermería la planeación,

11
organización, integración, dirección y control respecto a los servicios donde se
desempeña el personal de enfermería

Reseña histórica
En la década de los 70, dentro de las instituciones prestadoras de salud se tenía
al hospital San Antonio, en cuyas instalaciones se ofertaban salas de hospitalización
semi-privadas y privadas, es decir, se manejaba como hospital público y semiprivado,
sin embargo por un problema laboral relacionado con el sindicato de obreros, estas
fueron eliminadas, quedando una población desasistida, que requería, por contar con
los recursos económicos, de otro tipo de atención médica, que no necesariamente
fuera pública . Aunado a esto, la capacidad del hospital no cubría a toda la población,
presentándose la necesidad de tener otro centro de salud donde se pudiera brindar
asistencia médica.
Durante esta década, ya se habían formado en diferentes universidades del país,
un grupo de médicos Caroreños, en diferentes especialidades, los cuales necesitaban
ejercer la medicina privada, por la demanda que se estaba instalando en un sector de
la población Tórrense. Sensibilizados ante la realidad, un grupo de ellos, deciden
rentar una edificación de corte asistencial construida por un grupo de personas ajenas
al gremio médico, surge así en 1970 el Centro Medico de Especialidades Quirúrgicas,
teniendo como socios fundadores al Dr. Agustín Ibarra (médico internista); al Lic.
Rafael Herrera (bioanalista); Lic. Albano Padrón (bioanalista) y otros médicos que se
fueron uniendo, pero como prestadores del servicio, entre los que figuran.
El Dr. Luís Pernalete Madrid (gineco-obstetra) Dr. Edilio Torrealba (gineco-
obstetra); Dr. Javier Meléndez (pediatra – neonatología), Dr. José Gregorio
Ballesteros (traumatólogo). En este centro se comenzó a ejercer la medicina privada
por primera vez en especialidades como: gineco-obstetricia, traumatología, cirugía,
otorrinolaringología y pediatría Sin embargo, debido a inconvenientes de diferentes
índoles, este centro es cedido en venta, al entonces Ministerio de Sanidad y
Asistencia Social, para dar paso al hoy Ambulatorio Urbano tipo III.
En el transcurso de dicho decenio, paralelo a la creación del Centro Medico de
Especialidades Quirúrgicas, se dieron varios encuentros de médicos para buscar otras

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alternativas de atención médica, puesto que el hospital San Antonio y el Centro
Medico de Especialidades Quirúrgicas no cubrían las demandas para la medicina
privada. Uno de esos encuentros y el considerado pionero, se dio en casa del Dr.
Antonio Ferrantelli (anestesiólogo), con la asistencia de médicos y otras
personalidades relacionadas con el sector médico, entre los primeros se nombran el
Dr. Pablo Álvarez Yépez, Dr. Lulio Chávez, Dr. Jesús Enrique Gutiérrez, Dr. José
Gregorio Ballesteros, Dr. José Elías Curiel , Dr. Jacobo Curiel, Dr. Salomón Curiel,
Dr. José Elías Curiel , Dr. Augusto Cesar Briceño, y Dr. Omar Ferrer (odontólogo)
(estos dos últimos propietarios del terreno donde se edificó Policlínica Carora, los
cuales cedieron el mismo) allí en el fragor de esos años se gestó el nacimiento de
INCLIBIACA y posteriormente Policlínica Carora.
Actualmente, Policlínica Carora constituye el segundo centro de salud
hospitalaria del Municipio Torres, después del Hospital Pastor Oropeza (público).
Cuenta con los servicios de emergencia las 24 horas del día, hospitalización,
quirófanos, unidad de cuidados intensivos, radiología, laboratorio clínico, banco de
sangre, farmacia interna. Presta servicios de salud al público en general y a empresas
de seguro y entes gubernamentales. Es el fruto de la extraordinaria capacidad
emprendedora, de la voluntad tenaz, de la más completa dedicación al trabajo, de las
decisiones acertadas, de la línea de la moralidad de sus accionistas desde hace más de
32 años. Desempeñándose desde sus inicios con un grupo humano seleccionado y
excepcionalmente homogéneo, que han formado una escuela que hoy se llama
POLICLINICA CARORA, C.A...
Dicho nombre fue dado en el mes de marzo de 1978, la cual empieza cada día,
con el gran desafió que se plantean con las múltiples decisiones y tareas propias de
una empresa prestadora de servicios de salud. En estos tiempos tan acelerados y de
muchos cambios, en la cual se exige más acción y mayor precisión para acertar,
resulta obvio que el éxito de cualquier empresa depende de su esfuerzo ordenado y
coordinado para obtener la eficacia y eficiencia de los servicios a prestar, no
pudiéndose adivinar el futuro, ese esfuerzo debe basarse en un certero análisis de la

13
evolución del País, tal como de la evaluación de lo logrado, con miras aprovechar
juiciosamente las propias experiencias.
Con estas normas generales como fundamento, con la cuidadosa administración
de sus recursos humanos, con la ayuda invalorable de tantos adelantos técnicos, con
la calidad de la producción de los insumos que esta adquiere para sus clientes y de los
servicios y la seriedad para con nuestros clientes, constituyen base fundamental del
progreso de la empresa POLICLINICA CARORA, C.A., garantizando la capacidad
necesaria para el reto asumido de prestar servicios de salud con calidad y calidez
humana, siempre con gran sentido de responsabilidad constante, al servicio de nuestro
Municipio y su gente.

Misión

Prestar servicios de salud en las especialidades médicas y de apoyo al diagnóstico y

tratamiento a la Población en forma oportuna, adecuada y permanente con criterios de
calidad y equidad.

Visión

Mejorar constantemente la formación del recurso humano, el equipamiento

asistencial y tecnológico que nos permita lograr la aceptación y reconocimiento de
nuestros pacientes y comunidad, ubicándonos en los más altos estándares de calidad
en asistencia médica.

Valores Organizacionales

Ética: Estamos comprometidos con los más altos valores éticos y de integridad,
sentimos pasión por el cuidado de la salud, lo que nos hace esforzarnos por dar
mejoras significativas a nuestros pacientes a través de un buen servicio prestado,
acompañado de una calidad de conocimientos y capacidad de aprendizaje para
afrontar nuevos retos.

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Compromiso con la gente: Mostramos respeto y empatía por la gente. Valoramos y
buscamos la diversidad, escuchando sus apetencias.

Policlínica Carora C.A; facilita a las personas la información necesaria como para
tomar por si solos sus propias decisiones en cuanto a la escogencia y preferencia de
nuestros servicios.

Calidad: Alcanzar y mantener la calidad es lo principal de todas nuestras actividades

realizadas en dicha empresa, con el único fin de obtener la mayor satisfacción de
nuestros pacientes.

En Policlínica Carora C.A; no hay lugar para improvisar o para la complacencia

cuando se trata de calidad.

Innovación: En policlínica Carora C.A apoyamos y reconocemos que innovar,

mejorar y mantener procesos administrativos y quirúrgicos son elementos básicos
para el buen funcionamiento de la empresa.

Productividad: Trabajamos optimizando todos nuestros procesos y el uso de equipos

y recursos para lograr los altos niveles de eficiencia, extendemos este principio al
promover el desarrollo sustentable de nuestros pacientes.

Seguridad: En Policlínica Carora C.A; estamos comprometidos con la seguridad que

debe poseer nuestra gente en el entorno de trabajo.

Trabajo en equipo: En dicha empresa hay personas muy competentes que son aún
más exitosos prestando el servicio médico que requieren nuestros clientes,
aprendemos entre nosotros y usamos los equipos y las redes de trabajo para innovar
continuamente.

En Policlínica Carora C.A; las relaciones entre nuestra gente son cordiales y
abiertas.

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Conservación: Nos comprometemos a trabajar para conservar y mejorar el ambiente
natural como una manera de garantizar un futuro de calidad a las próximas
generaciones.

Reconocimiento: En Policlínica Carora C.A; reconocemos el esfuerzo realizado por

cada uno de nuestros trabajadores en cuanto al desempeño de sus funciones o
actividades mediante una remuneración adecuada.

Integridad: En nuestra empresa conducimos nuestras relaciones con honestidad,

respeto y profesionalismo a nuestros clientes, a nuestra gente y todos los que
interactúan con nosotros.

Perseverancia: Nos esforzamos y preparamos continuamente para alcanzar la salud

de nuestros usuarios, enfrentando los retos del mundo actual, decididos a cumplir
nuestro compromiso con entrega y espíritu de servicio.

Respeto: Reconocemos y apreciamos la dignidad, los derechos, valores y virtudes de

todos, prestando un servicio con equidad, siendo tolerantes y pacientes y
construyendo una convivencia fraternal.

Honestidad: Somos sinceros y fieles a la promesa hecha, mostrando lo que somos,

garantizando confianza, seguridad, responsabilidad, confidencia, lealtad y en una
palabra, integridad.

Solidaridad: Respondemos a las necesidades de nuestros usuarios con acciones

concretas, que se transforman en bienestar y comodidad para todos.

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Responsabilidad: Realizamos nuestros actos con justicia, procurando el
cumplimiento de nuestro deber en todos los sentidos.

Compromiso: Cumplimos nuestra misión con seriedad, desempeñando nuestras

funciones con profesionalismo y fidelidad, empeñados en trabajar para devolverle la
salud a nuestros usuarios.

Objetivos
Conformar una estructura organizativa altamente funcional con áreas y
funciones claramente definidas orientadas al éxito de la organización hacia la plena
satisfacción del paciente con calidad humana y técnicas de avanzada.
Constituir un aporte a la prevención y recuperación de la salud de la población a
través de la búsqueda de nuevas formas y alternativas de atención que beneficien
directamente a sus pacientes, entregando una atención personalizada, oportuna y de
excelencia.
Por lo tanto, el objetivo principal de todo trabajador de Policlínica Carora es
cumplir su parte para que el Instituto desarrolle la atención a la salud.

Organigrama
Todas las empresas u organizaciones, también llamadas instituciones están
compuestas por áreas o departamentos, los cuales permiten confortar una estructura
organizacional basada en centros especializados de actividades y una distribución
mejor definida de responsabilidades. Conozcan los departamentos que conforman a la
Policlínica Carora C.A

17
 ORGANIGRAMA
UNIDAD ORGANIZATIVA DE POLICLÍNICA CARORA C. A

Gerente Administrativa
1

Jefe de Facturacion y Cobranzas

1
 CAPITULO II

DEPARTAMENTO Y ÁREA DE DESEMPEÑO

Departamento de Analista de sistema (Facturación de emergencia)

Encargado: Lic. Daniel Estrada

Horario de trabajo y de atención al público: de 7: 00am a 3:00pm.
La oficina del personal, tiene como objetivo organizar e implantar las políticas en lo
que a materia de personal se refiere; manteniendo como filosofía llevar adelante el
mejoramiento en calidad y funcionamiento de todos los servicios en los diferentes
departamentos adscritos a la Policlínica Carora C.A.

Funciones:
-Organizar y archivar facturas de la empresa
-Registrar a los pacientes al sistema de CODISA NAFS que maneja la empresa
-Llevar un control de los pacientes que acuden por seguro o particulares
-Hacerle seguimiento a los casos de seguro, como llamar, enviarlos por correo o vía Fax
-Realización de cartas narrativas, y de reconsideración para los seguros
-Elaboración de presupuestos

Desempeño

Nataly Valera

Comencé mis pasantías el jueves 04 de julio hasta el miércoles 25 de Septiembre en

el Departamento de Analista de sistema (Facturación de emergencia) de la empresa
Policlínica Carora C.A, cumpliendo 480 horas, entre las tareas desempeñadas en dicha
pasantías se puede mencionar:

Departamento de Analista de sistema

Organizar y archivar las facturas de los pacientes, así como la copia que queda en la
clínica para llevar el control contable, así como también realizar el cierre de los puntos y el
de facturación a diario.
Agenda telefónica donde se encuentran los números telefónicos de los seguros
afiliados a la clínica para llamar a verificar póliza y hacerle el debido seguimiento a los
casos.
Atención de llamadas telefónicas de médicos, empleados y todo el público en general.
Redacción de planillas de cartas narrativas que piden los seguros cuando es un
accidente, o una pelea
Identificación de carpetas con las facturas emitidas bien sea de laboratorio, o de la
emergencia de la clínica, para luego archivar
Redacción y elaboración de cartas compromiso de pago, carta compromiso médico y
carta de ingreso al paciente, bajo la revisión del Jefe de facturación y cobranzas.
Registrar en sistema los exámenes de laboratorio tanto de pacientes como de personal
que allí labora.
Realización de presupuestos, al momento que el paciente va ingresar a
hospitalización bien sea por alguna cirugía, tratamiento médico, parto normal o cesárea, de
esta manera hay que preguntarle al médico cuanto va a cobrar por la cirugía para hacer el
debido cálculo de cuánto va a ganarse el ayudante a terceros que en este caso es la mitad de
lo que se cobre, el anestesiólogo cobra lo mismo que el ayudante a terceros, el
instrumentista cobra el 15% , y la enfermera cobra la mitad de lo que cobra el
instrumentista.
Cargar los insumos médicos, servicios de la clínica y honorarios médicos al sistema
CODISA NAFS que maneja la empresa.
 Por este departamento pude desempeñar según el plan de estudio lo que es la
asignatura de Práctica secretarial, donde efectivamente se ve reflejado el proceso de
redacción de cartas comerciales, así como también se ve reflejado matemática financiera,
presupuesto, debido a que ya que al momento de realizar los presupuestos hay que realizar
porcentajes, así como también se ve reflejado el área de informática ya que en la clínica se
trabaja por sistema.

Atención Primaria Salud (APS):

Horario: 8:00 am a 4:00pm
Encargado: Dr. Rafael Meléndez
Se encarga de atender a toda persona que viene por consultas y a realizarse cualquier
tipo de estudio que brinda la clínica con enlace de los convenios de seguros. Así como
también es el encargado de evaluar al personal que trabaja en la clínica.

Funciones:
-Atención por vía telefónica
-Revisión de documentos y requisitos solicitados por la institución con convenio de
seguro
Enlace con laboratorio, Rx Centro de imágenes
Solicitud de clave por vía telefónica al seguro
Solicitud de clave por carta aval al seguro
Esta área no posee ningún tipo de relación con las competencias a lograr en el plan
de estudio de Educación Comercial, pero si en la vía personal o social porque te brinda la
oportunidad de tratar con diferentes personas y puedes brindar ayuda a los demás.

DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA REALIZARSE UNA INTERVENCIÓN
QUIRÚRGICA CON UN SEGURO

PRESUPUESTO
 PREOPERATORIO INGRESO

Inicio 11) Revisión

7) Plan Quirúrgico

1) Consulta con el
médico 12) Quirófano
8) Revisión de
Carta Aval

2) Orden de
Presupuesto
9) Llenar Datos Egreso
 Paso
1. El Paciente que necesita una operación consulta con el médico si acepta el pago por
medio del seguro que el posee.
3) Descripción del
médico si acepta el pago por medio del seguro que el posee.
presupuesto
2. El médico si acepta la propuesta del paciente, le elaborara una orden de presupuesto con
10) Autorizar
Exámenes
todos los gastos que se llevara la operación.
le elaborara una orden de presupuesto con todo los gastos que se llevara la operación.
4) Carta Aval
3. Será una descripción detallada de lo requerirá la operación quirúrgica adjuntando: los
honorarios profesionales, equipos médicos y cualquier otro gasto que requiera, para ver si
el seguro cubre dicha operación. Archivar
5) Cobertura Preoperatorio
operación quirúrgica adjuntando: los honorarios profesionales, equipos médicos y
cualquier otro gasto que requiera, para ver si el seguro c
4. Proporciona la carta aval dando respuesta del presupuesto enviado por el médico y
comunicando si cubre o no dicha operación.
presupuesto enviado por el médico y comunicando si cubre o no dicha operación
5. El seguro da respuesta de si cancelara la operación o no.
cancelara la operación o no.
6. De no cubrir el seguro, el paciente debe cancelar la totalidad de la operación
el seguro, el paciente debe cancelar la totalidad de la operación.
7. Lleva el control de todas las operaciones “Plan quirúrgico” que se realizarán en la
empresa.
empresa.
8. Al recibir la carta Aval, es chequeada y evaluada
evaluada
9. De ser aceptado por el seguro la operación, se procede a llenar los datos del paciente y su
operación en el sistema, de este modo brindar un excelente servicio.
seguro la operación, se procede a llenar los datos del paciente y su operación en el sistema,
de este modo brindar un excelente servicio.
10. Se autoriza los exámenes, de este modo el paciente podrá hacer uso del servicio médico
correspondiente.
servicio médico correspondiente.
11. Se recibe el historial administrativo que genera el sistema con los servicios prestados
del cliente, y el aporte del seguro por el monto del servicio.
preoperatorio donde se reflejan el estado del paciente antes de la operación, la factura de los
servicios prestados hasta el momento y la orden para el seguro.
12. Se realiza la intervención quirúrgica.

Sistemas de Archivos Empleados y Desglose de Documentos

Manual

El procedimiento para archivar es el siguiente:

Si son las facturas de ingresos (Hospitalización, Emergencia) se ubican a diario,
luego por correlativo de número de factura en forma ascendente, es decir de menor a
mayor.
Si son las de los pagos de honorarios médicos, servicios generales, se ubican por mes,
luego por Banco y el número de cheque con que se hizo el pago.
Si son las de egresos (compras) se ubica por mes, revisamos la fecha y el número de
factura. Esto en cada mes se genera un libro por Excel donde aparece cada una de ellas.

Digital
 Se lleva a través del sistema Codisa Nafs que incluye cosas como la facturación,
bancos, honorarios médicos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar de los pacientes y
seguros, entre otras cosas.
También se realiza por archivos y carpetas en el software que incluyen las
computadoras. Por ejemplo en mis documentos se abre una carpeta para Bancos, dentro de
ellas se incluyen cada archivo correspondiente de los bancos auxiliares donde aparecen
todos los movimientos realizados en la clínica.
Cabe destacar que es necesario llevar un archivo digital para facilitar la ubicación de
cualquier documento.

Métodos de Comunicación internas y Externas usadas en la Empresa

Carta Comercial

Sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una
empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas
comerciales. Los más importantes son: aperturando un negocio, de compra-venta, de
reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

Estructura

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la

carta y el cierre. Las castas comerciales son las que se emplean en el mundo de los
negocios: ventas, compras, créditos, ofertas, cobranzas, promoción, etc. Tratan asuntos de
negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro.
Memorándum
 Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna
advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el
memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos
documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su
comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el
memorando, para lo segundo.

Área de Difusión

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde

dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al
margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación
administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente su secretaria, y
viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes
o jefes del mismo nivel.

Facultad para firmar Memorando

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin

distinción alguna.
El memorando es un documento interno e informal que se utiliza en las oficinas para
comunicar información que tiene importancia para los miembros de la empresa.
En el caso de POLICLÍNICA CARORA C.A., se utilizan las comunicaciones escritas
a través del memorando si es internamente entre el mismo personal y; la carta comercial si
va dirigida a otra organización o empresa. Dicha comunicación es realizada con el estilo
semi-bloque más usado y elegante en el comercio se distingue porque cada párrafo
comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios, cabe destacar, que el tipo de papel
y sobre utilizado para la impresión de las comunicaciones escritas son membretados con el
sello y logo de la institución.

Sistemas Contables que Emplean y el Procedimiento para Declarar y Pagar Impuestos

El sistema que se utilizó en Policlínica Carora C.A es el Galac IVA y Galac
contabilidad. Es un sistema administrativo contable, que se usa para el manejo de la
contabilidad.
-Tiene el registro de los libros de contabilidad de cuenta que se clasifican en el
archivo, diario, mayor, inventario y balances.
-Es un sistema integrado en el cual contiene las retenciones del mes, tanto impuesto
sobre la renta (ISLR) como IVA.
-Ordenar y clasificar las facturas de ventas, compras, gastos e impuestos, entre otros,
consiste en verificar las facturas de compras, ventas, gastos u otros que el cliente haya
entregado para que sean contabilizados. Además se debe verificar la validez de las facturas
de compras y ventas.
Las facturas deben contar con los siguientes aspectos:
- La denominación “Factura”.
- Numeración consecutiva y única de cada factura.
- Numero de control.
- Nombre y apellido, razón social, número de registro único de información
(RIF).
- Fecha de emisión d la factura.
- Especificación del monto total de la base imponible, IVA, monto total
exento o exonerado.
Verificado una vez este tipo de información de las facturas se procesan en el programa
IVA- Contabilidad, para luego ser archivadas en carpetas con sus respectivos nombres de la
empresa, mes de aplicación y por último se almacenan con los demás documentos.
-Ordenar y Registrar en el Sistema Computarizado Software Galac IVA, las facturas
de Ventas y Compras. Consiste en hacer el registro en orden cronológico de cada una de las
facturas de compras y gastos del mes al igual que las facturas de venta en el sistema
computarizado Galac IVA.
-Procesar los reportes de contabilidad en los libros manuales: Libro Diario, Mayor
Auxiliar, Libro de Inventario y Balances. Una vez analizado, verificado los reportes de
contabilidad por el sistema GALAC IVA- Renta se procede a la impresión para comenzar a
llenar los libros manuales, en donde se inicia con el Libro Diario ordenándose este por
medio de una serie de asientos con movimientos de cuya empresa de manera mensual y al
final de cada periodo se hace un asiento de cierre correspondiente.
Luego se procede con el Libro Mayor Auxiliar en donde se registran de manera
individual cuenta por cuenta cada uno de los movimientos efectuados hasta el final de cada
periodo, por último se viene el Libro Inventario Y Balances, estando conformado el
Balance General por los activos, pasivos y patrimonio de la empresas y, el estado de
ganancia y pérdidas que es donde se muestra si la empresa obtuvo ganancias o pedidas a
través de los ingresos, gastos costos.

-El IVA se declara cada 15 días por un calendario especial, pero el ISLR se declara
semanal.
-Calculo y realización de retenciones de impuesto al valor agregado (IVA), Una vez
que se registre la factura de venta se procede a retener el IVA donde se indica fecha,
numero de comprobante y moto del IVA correspondiente como lo indica la figura
-Las (2) dos se generan por un archivo lo cual van por vía Fax el ISLR en el archivo
XML y el IVA por el archivo TXT.

Procedimientos de Mercadeo
 La Policlínica Carora C.A, efectúa sus publicaciones a través de la prensa como lo es
el Caroreño.
La empresa no posee manuales de procedimientos

RRHH
Gerente General
Jefe de Recursos Humanos
Encargado(a): Lcda. Libia Chavier
Horario de trabajo y de atención al público: de 8: 00am a 5:00pm.

Gerente de Finanzas y Cobranzas

Encargado(a): Lcda. Yajaima Giménez
Horario de trabajo y de atención al público: de 8:00am a 5:00pm

CAPITULO III

FODA

La matriz FODA, como se le conoce una alternativa y herramienta de análisis para

realizar diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones
productivas y sociales. Pues a través de ella se lleva a cabo un estudio sistemático que
facilite la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y
debilidades internas de una organización. Al respecto, cabe citar a Glagovsky (2010), quien
encontró que:

“La Matriz FODA Es una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los
objetivos y políticas formulados” (p.10).

Es por lo antes mencionado que lo importante radica en que los activos

competitivos o situaciones débiles; es decir, lo trascendente es darle mayor ponderación
a los activos. El éxito de ella se logra por las estrategias a partir de lo que la
organización, empresa, grupo investigador o investigadores realice de la mejor manera.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos. En atención a estos
señalamientos, a continuación el investigador, presenta la matriz FODA, que identifica:
las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, para el feliz término de solución
del problema detectado en la jerarquización.
 Matriz FODA de Policlínica Carora C.A.

Fortalezas Oportunidades
- Ubicación geográfica accesible - Cuenta con el apoyo de pasantes
provenientes de la UPEL-IPB y otras
- Personal profesional capacitado universidades
- Médicos actualizados y capacitados
- Cuenta con convenios de compañías de
seguro
- Cuenta con una buena organización en
la parte administrativa ya que trabaja
- La clínica posee médicos especialistas
por departamentos en las distintas áreas
- Cuenta con personal de vigilancia las 24 horas
- Incentivo de crecimiento profesional del día
para el personal administrativo
- La clínica posee una planta eléctrica
- Motivación por parte de la gerente
hacia los empleados ya que - Cuenta con laboratorio así como también
mensualmente se le da una bolsa de para realizar Rx
comida para motivar al personal a
trabajar
Debilidades Amenazas
- Falta del servicio de ambulancia - Problemas con el transporte público ya que
les dificulta el traslado a los empleados y
- Renuncia masiva del personal por médicos
situación país
- Delincuencia en las adyacencias de la clínica,
- El servicio de laboratorio y Rx no debido al poco patrullaje policial
labora las 24 horas

- Los médicos especialistas en el horario

nocturno no se quedan en la clínica, lo
que lleva a una mala atención
Cuadro: Nº 01
Fuente: Valera
 Descripción de nudo critico

Dentro del departamento de Analista de sistema de emergencia pude observar que

hay compañerismo entre el personal, con mis compañeros de trabajo muy atentos me
brindaron su apoyo incondicional, me enseñaron todo lo que hoy se dentro de la empresa, y
cualquier duda que se me ha presentado siempre están allí y me ayudan, el personal
encargado de Facturación y cobranzas defiende los intereses de los trabajadores, desde mi
punto de vista puedo decir que en los diferentes departamentos de la clínica hay respeto,
confianza y solidaridad entre todo el personal.
De este modo, la empresa realiza charlas impartiendo los valores, como la amistad, la
lealtad y el compañerismo, es por ello que debido a estos talleres en la empresa se ha visto
lo que es el compañerismo y el respeto y gracias a ello, el personal se va conociendo y
comparten sus experiencias con cada uno de los trabajadores por cada departamento, ya que
mensualmente cada trabajador es llamado a que vaya a charla, gracias a ello el personal de
la empresa es muy unido y hay compañerismo entre todos.
 CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusión
Ya culminado el proceso de pasantías, se puede decir que este proceso es de gran
importancia ya que el estudiante logra acumular un sin número de experiencias que
aumentan sus conocimientos y que adquiere especial relevancia cuando se trata de egresar
profesionales universitarios. Este proceso permitió afianzar los conocimientos adquiridos
durante su proceso de pasantía laboral por medio de las diferentes asignaturas que
conforman el pensum de estudio de la carrera, se logró llevar a la práctica procedimiento y
métodos especialmente en el área de sistema logrando con ello estructuras directamente la
realidad de las instituciones públicas.
Es importante mencionar que se adquirieron destrezas no solamente en el área de
desarrollo de sistemas sino también en el área de la gerencia indispensable para el
desarrollo profesional del egresado tanto en el sector público como privado. Fue una
excelente experiencia trabajar en el área de facturación de emergencia de POLICLINICA
CARORA C.A. ya que ayuda a desenvolver en el campo laboral y adquirir experiencia en
el área contable con valores como el compañerismo y responsabilidad.
En resumen, se pudo observar que dicha oficina cumple con las normas de
información financiera (VEN- NIF) correspondientes a los principios de contabilidad
generalmente aceptados para pequeñas y medianas empresas, estando conformadas por las
normas internacional de información financiera para las PYMES y los boletines de
aplicación (BA VEN- NIF) emitidos por la federación de colegios de contadores públicos
de Venezuela (FCCPV) teniendo a su vez normas.
 Recomendaciones
Fomentar las charlas ya que se lograra un mejor compañerismo y equipo de trabajo en
todas las áreas, con la única intención de que se logre la excelencia de una organización.

Crear pequeñas reuniones al menos una vez al mes para ir verificando inquietudes u
opiniones que tenga el personal, esto es para tener retroalimentación en base a lo que se
está trabajando.

Seguir fomentando y brindando esa ayuda a todos los pasantes futuros profesionales,
con el mismo ambiente de tranquilidad, comprensión y flexibilidad el cual permite un
mejor desarrollo de las actividades.

De acuerdo a lo establecido en las leyes actuales, deben seguir cumpliendo con los
procedimientos administrativos y contables.
 Empresa

1. Realización de un manual de procedimiento empresarial, donde se lleven a cabo

de forma organizada, precisa y clara cada una de las funciones y procedimiento de cada
departamento, con el propósito de guardar la seguridad de la empresa.
2. Ejecutar programas deportivos y recreativos periódicamente para los empleados y
familiares de los mismos.
3. Incluir rutas de transportes privados para los empleados.
4. Establecer un esquema de aprendizaje y adiestramiento para el Personal de la
clínica en el área de higiene y seguridad laboral.
5. Proporcionar más oportunidades al pasante en el área de trabajo. Debido a que
este puede ser de gran ayuda para la institución.
6. Mejorar el ambiente de trabajo.

Universidad

1. Es necesario la presencia de un cursos más extenso de inducción al pasante para que

tenga conocimientos más amplios de las actividades a realizar dentro de la institución.
2. La universidad debe realizar acuerdos con grandes empresas, donde el pasante tenga
la posibilidad de optar por la permanencia en el cargo.
3. A todas las empresas se les debería requerir una acorde retribución hacia los
pasantes.
4. El profesor debe asistir con más frecuencia a la institución para poder observar los
procedimientos y funciones que le establecen o derogan al pasante
 ANEXOS

Fase de pasantías laborales

Si el paciente no está registrado en sistema

Crearle la ficha cuando ya está registrado en sistema

 Cargarle los insumos consumidos

Cargarle los servicios de emergencia

Sacar el detallado de la cuenta
 Emitir la factura

Buscar facturas en sistema

Realización de presupuesto
Realización de cierre de facturas
 REFERENCIAS

Hugo Esteban, Glagovsky (2010) Universidad de Buenos Aires Argentina.