INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA

EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

VENTAJAS DE UTILIZAR EXCEL

Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los
cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla Ten en Cuenta!
y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de
datos numéricos.

Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar o

corregir cualquiera de los datos numéricos y las operaciones se recalculan
automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las fórmulas.
Esto ha sido siempre de grande beneficio para los departamentos de finanzas
en las empresas, razón por la cual muchos creen que Excel es una aplicación
para los departamentos de contabilidad sin embargo existen muchos
beneficios de la herramienta que son útiles para cualquier tipo de industria.

1. Digite las partes de la Ventana de Excel.

 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

1. Barra de acceso rápido 8.columnas

2. Barra de títulos 9. Celdas
3. Pestañas de la cinta de opciones 10.barra de desplazamiento vertical
4. Cinta de opciones 11.barra de estado
5. Barra de controles 12. Vistas
6. Barra de fórmulas 13. zoom
7. filas

2. Escribe la Definición de cada concepto.

Campos en sentido horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con

Fila números ordenado, permiten organizar los registros de una base de
datos
Ordenamientos en sentido vertical en una hoja de cálculo, se
Columna identifican con letras y permiten organizar los campos de una
base de datos
Intersección entre una columna y una fila. Las celdas se
Celda identifican por el nombre de la columna y la fila a la que
pertenece
Es un conjunto de celdas continúas ubicadas horizontal o
Rango
verticalmente.
Es el rectángulo, marco color negro, que contiene la celda o
rango de celdas seleccionadas, puede desplazarse a cualquier
Selector de Celda
posición dentro de la hoja de cálculo. La celda que contiene el
indicador de celdas se conoce como celda activa .
Expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de
Formula valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda
donde se introduce dicha formula.
Función Son formulas predeterminadas por Excel para realizar cálculos

3. Explique cada una de las opciones que se encuentran en el botón de “INICIO” en

Microsoft Excel.

RTA:

La pestaña o ficha de inicio en Excel está formada por los grupos: Portapapeles,

Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

 GRUPO: PORTAPAPELES

 incluye los comandos principales de copiar, cortar y pegar.

 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

 PEGAR. Pega el contenido del portapapeles. Si pulsamos sobre la flecha mostrará

las opciones de pegado, valores, otras opciones y pegado especial.
 CORTAR. Botón cortar. Corta la selección y lo coloca en el portapapeles.
 COPIAR. Botón copiar. Copia la selección y la coloca en el portapapeles para ser
pegada.
- Copiar. Copia la selección y la coloca en el portapapeles para ser pegada.
- Copiar como imagen. Copia la selección como una fotografía (no se puede
modificar) y la coloca en el portapapeles.
 COPIAR FORMATO. Botón copiar formato. Copia el formato de la selección y lo
aplica en otro.
 PORTAPAPELES. Botón portapapeles. Muestra u oculta el panel de tareas del
portapapeles de Office.

 GRUPO: FUENTES
incluye los comandos principales del formato de celda fuente.

 FUENTE. Botón fuente. Permite cambiar la fuente al texto de la selección.

 TAMAÑO. Botón tamaño. Permite cambiar el tamaño al texto de la selección.
 AUMENTAR TAMAÑO DE LA FUENTE. Botón aumentar tamaño. Permite
aumentar el tamaño al texto de la selección mediante pasos predeterminados.
 DISMINUIR TAMAÑO DE LA FUENTE. Botón disminuir tamaño. Permite reducir el
tamaño al texto de la selección mediante pasos predeterminados.
 NEGRITA. Botón negrita. Aplica el formato de negrita al texto de la selección.
 CURSIVA. Botón cursiva. Aplica el formato de cursiva al texto de la selección.
 SUBRAYADO. Botón subrayado. Aplica subrayado al texto de la selección. Si
pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
- Subrayado. Aplica una línea de subrayado al texto de la selección.
- Subrayado doble. Aplica doble línea de subrayado al texto de la selección.
 BORDE. Botón borde. Aplica un borde a la selección.
 COLOR DE RELLENO. Botón color de relleno. Aplica un color de fondo al área
seleccionada.
 COLOR DE FUENTE. Botón color de fuente. Aplica un color al texto del área
seleccionada.
 FORMATO DE CELDAS: FUENTE. Botón formato de fuente. Muestra el cuadro de
diálogo de formato de celdas con las opciones de fuente.

 GRUPO: ALINEACIÓN O PARRAFO

incluye los comandos principales del formato de alineación de las celdas.

 ALINEAR EN LA PARTE SUPERIOR. Botón alinear en la parte superior.

Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
 ALINEAR EN EL MEDIO. Botón alinear en el medio. Centra el contenido de
las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

 ALINEAR EN LA PARTE INFERIOR. Botón alinear en la parte inferior. Alinea

el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. Es el
valor predeterminado de las celdas.
 ORIENTACIÓN. Botón orientación. Cambia la orientación del texto de las
celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles
si se seleccionan otras opciones de alineación.
 ALINEAR TEXTO A LA IZQUIERDA. Botón alinear texto a la izquierda. Alinea
el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato.
 CENTRAR. Botón centrar. Centra el contenido de la celda a lo ancho de la
celda, respecto a su centro.
 ALINEAR TEXTO A LA DERECHA. Botón alinear texto a la derecha. Alinea el
contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas
independientemente del tipo de dato.
 DISMINUIR SANGRÍA. Botón disminuir sangría. Reduce el margen entre el
borde y el texto de la celda.
 AUMENTAR SANGRÍA. Botón aumentar sangría. Aumenta el margen entre el
borde y el texto de la celda.
 AJUSTAR TEXTO. Botón ajustar texto. Por defecto si introducimos un texto en
una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el
contenido introducido, si activamos esta opción, el contenido de la celda se
tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello aumenta la altura de la
fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
 COMBINAR Y CENTRAR. Botón combinar y centrar. Permite combinar dos o
más celdas seleccionadas en una sola celda, aplicando al texto que contenga
una alineación al centro.
 FORMATO DE CELDAS: ALINEACIÓN. Botón alineación. Muestra el cuadro
de diálogo de formato de celdas con las opciones de alineación.

 GRUPO: NÚMEROS
incluye los comandos principales del formato del tipo de datos de las celdas.

1. FORMATO DE NÚMERO. Botón formato de número. Permite aplicar el tipo

de datos que contiene la selección.
2. FORMATO DE NÚMERO DE CONTABILIDAD. Botón formato contabilidad.
Permite aplicar sobre los números de una celda el formato de moneda.
3. ESTILO PORCENTUAL. Botón estilo porcentual. Multiplica el valor por 100 y
muestra el símbolo de tanto por ciento.
4. ESTILO MILLARES. Botón estilo millares. Aplica el separador de mil y coma
de separador de decimales.
5. AUMENTAR DECIMALES. Botón aumentar decimales. Permite ampliar el
número de decimales.
6. DISMINUIR DECIMALES. Botón disminuir decimales. Permite reducir el
número de decimales.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

7. FORMATO DE CELDAS: NÚMERO. Botón formato de celdas número.

Muestra el cuadro de diálogo de formato de celdas con las opciones de
número.
 
 GRUPO: ESTILOS
incluye los comandos principales para aplicar estilos a las celdas y tablas.

1. FORMATO CONDICIONAL. Botón formato condicional. Permite resaltar

celdas basados en criterios. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las
opciones:
- Resaltar reglas de celdas.
- Reglas superiores e inferiores.
- Barra de datos. Muestra galería de barra de datos para relleno con
degradado o con sólido.
- Escala de color. Muestra galería de estilos de escala de color para el
formato condicional.
- Conjunto de iconos. Muestra galería de iconos para aplicar a la condición.
- Nueva regla. Permite insertar una nueva regla a la selección.
- Borrar reglas. Permite borrar reglas del formato condicional.
- Administrar reglas. Permite editar las reglas de formato condicional.
2. DAR FORMATO COMO TABLA. Botón dar formato como tabla. Convierte la
selección en tabla y aplica un estilo de tabla predefinido. Si pulsamos sobre la
flecha mostrará las opciones:
- Galería de estilos de tabla. Al situar el cursor sobre las muestras, se
aplicará el borde, color de fondo y color de fuente en la selección como vista
previa.
- Nuevo estilo de tabla. Permite definir un nuevo estilo de tabla con nuestras
preferencias.
- Nuevo estilo de tabla dinámica. Permite definir un nuevo estilo de tabla
dinámica con nuestras preferencias.
3. ESTILOS DE CELDA. Botón estilos de celda. Aplica un formato a celdas con
los estilos predefinidos. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
- Galería de estilos de celda. Al situar el cursor sobre las muestras, se
aplicará el borde, color de fondo y color de fuente en la selección como vista
previa.
- Nuevo estilo de celda. Permite definir un nuevo estilo con nuestras
preferencias.
- Combinar estilos. Permite copiar de un libro los estilos para aplicarlo a otro
libro.
 
 GRUPO: CELDAS
El grupo de CELDAS incluye los comandos principales para trabajar con celdas, filas,
columnas y hojas.

1. INSERTAR. Botón insertar. Inserta celdas, filas o columnas en la hoja o tabla.

Si pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

- Insertar celdas. Elimina la celda desplazando las contiguas o eliminando la

fila o la columna sobre la selección.
- Insertar filas de hoja. Inserta una nueva fila encima de la selección.
- Insertar columnas de hoja. Inserta una nueva columna a la izquierda de la
seleccionada.
- Insertar hoja. Inserta una nueva hoja de cálculo al libro.
2. ELIMINAR. Botón eliminar. Elimina celdas, filas o columnas en la hoja o tabla.
Si pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
- Eliminar celdas. Inserta una nueva celda desplazando las contiguas o
insertando fila o columna sobre la selección.
- Eliminar filas de hoja. Elimina la fila de la selección.
- Eliminar columnas de hoja. Elimina la columna de la selección.
- Eliminar hoja. Elimina la hoja activa del libro.
3. FORMATO. Botón formato. Permite modificar el alto de filas, ancho de
columnas, organizar las hojas, proteger y ocultar las celdas. Si pulsamos
sobre la flecha mostrará las opciones:
- Tamaño de celda. Permite aplicar alto de fila, autoajustar el alto de fila,
ancho de columna, autoajustar el ancho de columna y aplicar el ancho
predeterminado.
- Visibilidad. Permite mostrar u ocultar las filas, columnas y hojas.
- Organizar hojas. Permite cambiar el nombre a las hojas, mover o copiar
hojas y aplicar color de etiquetas.
- Protección. Permite bloquear celdas y proteger hojas.
- Formato de celdas. Muestra el cuadro de diálogo de formato de celdas.

 GRUPO: MODIFICAR O EDICION

incluye los comandos principales para calcular, rellenar datos, borrar, ordenar, filtrar y buscar
en el documento.

1. AUTOSUMA. Botón autosuma. Muestra el resultado de la suma de las celdas

superiores a la seleccionada. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las funciones
básicas: promedio, contar números, más, min o el asistente de funciones.
2. RELLENAR. Botón rellenar. Rellena celdas adyacentes continuando un modelo. Si
pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
- Hacia abajo. Copia el contenido y formato de la celda superior de la columna
seleccionada al resto de la columna.
- Hacia la derecha. Copia el contenido y formato de la celda Izquierda de la fila
seleccionada al resto de la fila.
- Hacia arriba. Copia el contenido y el formato de las celdas inferiores del rango
seleccionado en las celdas superiores del mismo rango. El contenido y el formato
copiados reemplazan a los existentes.
- Hacia la izquierda. Copia el contenido de las celdas que se hallan a la derecha
de la fila seleccionada, al resto de la fila.
- Otras hojas. Copia el contenido del primer rango de hoja del grupo seleccionado,
hasta el resto de las hojas del grupo.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

- Series. Rellena el rango de celdas seleccionadas con una o más series de

números o fechas. El contenido de las primeras celdas de cada fila o columna de la
selección se utiliza como valor inicial de la serie.
3. BORRAR. Botón borrar. Elimina todo de la celda o seleccionando lo deseado. Si
pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
- Borrar todo. Borra todo de la selección.
- Borrar formatos. Borra el formato de la selección.
- Borrar contenido. Borra el contenido de la selección.
- Borrar comentarios. Borra los comentarios de la selección.
- Borrar hipervínculos. Borra los hipervínculos de la selección.
- Quitar hipervínculos. Quita los hipervínculos de la selección.
4. ORDENAR Y FILTRAR. Botón ordenar y filtrar. Organiza los datos para facilitar el
análisis Si pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
- Ordena de A a Z. Ordena los datos seleccionados de manera ascendente.
- Ordena de Z a A. Ordena los datos seleccionados de manera descendente.
- Orden personalizado. Muestra el cuadro de diálogo de ordenar, para ordenar los
datos por varios criterios.
- Filtro. Activa el filtrado a la selección, permitiendo buscar información por
múltiples criterios.
- Borrar. Borra el filtro y la ordenación de los datos.
- Volver a aplicar. Vuelve a aplicar el filtro y la ordenación en el intervalo actual.
5. BUSCAR Y SELECCIONAR. Botón buscar y seleccionar. Busca y selecciona un
texto, un formato o un tipo de información del documento. Si pulsamos sobre la
flecha mostrará las opciones:
- Buscar. Busca celdas que coincidan con una descripción especificada.
- Reemplazar. Busca las celdas que coincidan con la descripción especificada y de
forma opcional, sustituye su contenido.
- Ir a. La celda activa se desplaza a un lugar concreto del documento.
- Ir a Especial. Muestra el cuadro de diálogo de ir a, donde seleccionamos al
elemento que deseamos desplazarnos.
- Fórmulas. Selecciona todas las celdas que incluyen fórmulas.
- Comentarios. Selecciona todas las celdas que incluyen comentarios.
- Formato condicional. Selecciona todas las celdas que incluyen formato
condicional.
- Constantes. Selecciona todas las celdas que incluyen constantes.
- Validación de datos. Selecciona todas las celdas que incluyen validación de
datos.
- Seleccionar objetos. Permite seleccionar áreas rectangulares de trazos de lápiz,
formas y texto.
- Panel de selección. Muestra u oculta el panel de selección que nos permite
mostrar u ocultar objetos sobrepuestos.

4. Explique cada una de las opciones que se encuentran en el botón de

“INSERTAR” en Microsoft Excel
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

o Las tablas:  por un lado existe la tabla dinámica, que es la que se encarga de
resumir los datos con mediante una tabla dinámica, valga la redundancia. Por otro, la
tabla, la cual crea su propia tabla para administrar y analizar todos los datos
relacionados.
o
o Las ilustraciones: están divididas en cuatro partes. Imagen, que permite
insertar una imagen desde un archivo externo, Imágenes prediseñadas, permite
insertar imágenes prediseñadas dentro del documento, Formas, inserta formas
previamente prediseñadas tales como rectángulos, círculos, flechas, entre
otras, y SmartArt, permitiendo insertar un gráfico SmartArt para proporcionar
información visualmente.

o Los Gráficos: estos se encuentran divididos en 8 puntos; la Columna permite insertar

un gráfico de columna, la Línea inserta gráficos de línea, la función Circular permite
insertar un gráfico circular, la Barra igual que la función Circular pero con un gráfico de
barras al igual que la función Área. Dispersión conocida también como Grafico XY,
permite insertar gráficos de dispersión y Otros Gráficos, se encarga de agregar un
gráfico de cotización, de superficie de anillos, radial o de burbuja.

o Vínculos: Se encarga de crear hipervínculos a una página web, a una imagen, un

programa o una dirección de correo electrónico.

o Texto: En esta función podrás conseguir opciones como Cuadro de Texto, que te

permite agregar un cuadro de texto para colocarlo en cualquier parte que desees
dentro de la página, como también aparecerá la opción de Encabezado Pie de
Página el cual permite que edites el encabezado. WordArt te proporciona la opción de
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

insertar un texto atractivo en tu documento y la Línea de Firma te permite agregar una

línea de firma la cual específica a la persona que debe firmar el documento .
o
o

5. En la siguiente sopa de Letras encontrara palabras alusivas a la clase de Microsoft

Excel.

E X C E L W C V S S Q H Excel*
Hoja de Calculo*
F O R M U L A S A E R O Columnas*
Filas*
U G O F X L B O D L S J Selector*
Formulas*
N T R A S A F C L E O A
Funciones*
C F D C O T O I E C T D Microsoft*
Rango de Celdas*
I O E T R O R F C T A E Celdas*
Gráficos*
O S N U E T M A E O D C Filtros*
Ordenar*
N O A R M B A R D R Y A Facturas*
Formatos*
E R R A U U T G O W S L
Números*
S C S S N S O T G Q A C Datos*
Subtotal*
F I L T R O S W N V L U
X M D F C E L D A S I L
C O L U M N A S R R F O

6. Consulta y Responde:

A. A la hora de nombrar una celda; primero nombramos la COLUMNA y enseguida la FILA

B. Entre las Novedades de Excel 2016 encontramos:

 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

 RTA: Crear 6 nuevos tipos de gráficos, incluidos gráficos de cascada y estadísticos,

histogramas, diagramas de Pareto y gráficos de cajas y bigotes.

 Buscar y abrir todos los datos que necesitas en un único lugar con "Get & Transform
Data" (anteriormente Power Query y solo disponible como complemento).

 Usar Mapas 3D (anteriormente Power Map y solo disponible como complemento) para

visualizar y contar historias con los datos.

C. Cuando deseamos aplicar una formula o función debemos empezar digitando el Signo:
_IGUAL__(=)_

D. En qué se diferencia una Formula y una Función.

RTA:

FORMULA: es una ecuación matemática que se realiza a partir de valores o datos

matemáticos que hemos introducido en las celdas. Puede crearse a partir de valores
directos o con referencias de celdas. Todas las fórmulas comienzan con el símbolo =
y se añaden los valores de la ecuación.

Las fórmulas se crean en la barra de fórmulas de Excel que está situada en la parte

superior de la hoja de Excel.

FUNCION:  son fórmulas predefinidas por el programa, se ejecutan utilizando valores

específicos que se conocen como argumentos. Se trata de valores que están
estructurados y siguen una secuencia específica como si fuera un macro de Excel.

A diferencia de las fórmulas no se puede modificar su contenido. Se utilizan para

realizar cálculos sencillos como SUMA o PROMEDIO, pero también otros muchos
más complejos. Existe una gran variedad de funciones disponibles para los usuarios y
clasificadas en función de su objetivo.

E. Que función tiene el Selector o indicador de Celda:

 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

RTA: Escoger en que celda y columna tiene la necesidad de trabajar.

F. Qué es un Rango de Celda, de un ejemplo.

RTA: Es el conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden

ser seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas.

7. Teniendo en cuenta la siguiente Imagen, responda las siguientes preguntas.

a. En que celda se encuentra ubicada la Estudiante Flora: G9

b. Escriba el Rango que ocupa el nombre de los estudiantes: COLUMNA G FILA 7

c. ¿Para calcular el total que pagara la estudiante Tania que operación utilizaría?
=SUMA(H8*I8)
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

d. ¿Digite la fórmula que utilizaría para calcular el total de Matías? =SUMA(H10*I10)

8. En la Tabla de la izquierda escribe el Número que corresponda tomando como base la

tabla de la derecha

Digite el Numero que Corresponda

5 1 Estilo Porcentual

2 2 Auto Suma

1 3 Estilo Millares

3 4 Aumentar Decimales

6 5 Combinar y Centrar

4 6 Disminuir Decimales

2 7 Formato Contabilidad

9. PRACTICA UNO

FACTURA DE VENTA

A. Abra un libro de trabajo en Excel 2016 y diseñe una Factura de Venta. Tenga en cuenta todos
los parámetros mínimos exigidos.

B. Aplique Combinar y Centrar

C. Centre los Encabezados de cada Columna y aplique Negrita.

D. Aplique Formato Numérico: Todos los valores Monetarios aplíqueles signo Pesos Sin
Decimales.
E. Aplique Bordes: Recuerde que al aplicar los bordes debe tener en cuenta que los Bordes
contornos deben quedar Gruesos y los bordes Internos Delgados o Sencillos.
Aplique Bordes de Tal forma que destaque los títulos, los encabezados y los totales Finales.
Observa la siguiente Imagen.

F. Aplique la Formula para hallar el Subtotal. Recuerde Multiplicar Vr. Unitario por la Cantidad.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

G. Para calcular el Iva Multiplique el Subtotal por 19%.

H. El Total se Sumará Subtotal más Iva.

I. Totales: Totalice cada Columna

 INSTITUTO COLOMBIANO DE EDUCACIÓN PARA
EL TRABAJO INCET
MICROSOFT EXCEL

SOLUCION