CAPACITACION DE PERSONAL

CAPACITACION

La capacitación se define como el conjunto de actividades didácticas, orientadas a ampliar

los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en una empresa. La
capacitación les permite a los trabajadores poder tener un mejor desempeño en sus actuales
y futuros cargos, adaptándose a las exigencias cambiantes del entorno.

Fundamentalmente, la capacitación es vista como un proceso educativo a corto plazo, el

cual emplea unas técnicas especializadas y planificadas por medio del cual el personal de la
empresa, obtendrá los conocimientos y las habilidades necesarias, para incrementar su
eficacia en el logro de los objetivos que haya planificado la organización para la cual se
desempeña.

Una empresa que capacita continuamente a su personal, jamás caerá en el atraso y la

obsolescencia de los conocimientos de estos, más bien contará con un recurso humano
actualizado y en competencia con los demás, impactando de manera positiva en la
productividad de la organización. Contar con trabajadores que saben cómo actuar, qué
hacer y cómo alcanzar el éxito de su empresa es imprescindible y esto se logra en gran
medida a la capacitación que recibe y a la disposición que el propio trabajador tenga de
querer aprender y renovar conocimientos.

En la actualidad es muy frecuente que las empresas organicen cursos de capacitación

empresarial, para que sus empleados puedan conocer más acerca de su entorno laboral,
sobre las nuevas condiciones del mercado, los avances en el área y sobre la nueva
tecnología que se está aplicando.

La capacitación va dirigida a aquel trabajador que va a desempeñar una nueva actividad, ya

sea porque va a ser reubicado a otro puesto dentro de la compañía o porque es un empleado
nuevo en la empresa. Es por esto que el adiestramiento que recibe puede desglosarse en tres
grandes grupos:

Capacitación de preingreso: esta se realiza con fines de selección, buscando ofrecer al

nuevo personal los conocimientos o destrezas que estos necesiten para el buen desempeño
de su cargo.

Capacitación de inducción: se trata de una serie de actividades que permiten integrar al

nuevo empleado a su puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa.

Capacitación promocional: esta capacitación le otorga al empleado la posibilidad de

alcanzar puestos de mayor jerarquía.
La importancia que ha ganado la capacitación es clave  para la sobrevivencia y desarrollo
de las empresas, porque cada vez más se requiere de personal que conozca "lo último" en
los aspectos relacionados con sus actividades diarias.

Se puede definir a  la capacitación como un conjunto  de actividades didácticas 

orientadas a suplir  las necesidades de la empresa y que se orientan hacia una ampliación de
los conocimientos, habilidades y aptitudes de los empleados la cual les permitirá desarrollar
sus actividades de manera eficiente.

En pocas palabras, capacitar  implica proporcionarle al trabajador  las habilidades y

conocimientos que lo hagan más apto y diestro en la ejecución de su propio trabajo. Esos
conocimientos pueden ser de varios tipos y pueden enfocarse a diversos
fines individuales y organizacionales.

Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización,

respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o
conductas de su personal. 
 
  
Qué busca la capacitación

Concretamente, la capacitación:
- busca perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo, 
- en función de las necesidades de la empresa,
- en un proceso estructurado con metas bien definidas.
   
   
Cuándo se necesita capacitación
  
La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería
saber para desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. 
Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, o
descripciones de perfil de puesto. 

Dados los cambios continuos en la actividad de las organizaciones, prácticamente ya no

existen puestos de trabajo estáticos. Cada persona debe estar preparado para ocupar las
funciones que requiera la empresa. 
El cambio influye sobre lo que cada persona debe saber, y también sobre la forma de llevar
a cabo las tareas.

Una de las principales responsabilidades de la supervisión es adelantarse a los cambios

previendo demandas futuras de capacitación, y hacerlo según las aptitudes y el potencial de
cada persona.
   
  
Dónde aplicar la capacitación 
Los campos de aplicación de la capacitación son muchos, pero en general entran en una de
las cuatro áreas siguientes: 

a) Inducción
Es la información que se brinda a los empleados recién ingresados. Generalmente lo hacen
los supervisores del ingresante. El departamento de RRHH establece por escrito las pautas,
de modo de que la acción sea uniforme y planificada.

b) Entrenamiento:
Se aplica al personal operativo. En general se da en el mismo puesto de trabajo. La
capacitación se hace necesaria cuando hay novedades que afectan tareas o funciones, o
cuando se hace necesario elevar el nivel general de conocimientos del personal operativo.
Las instrucciones para cada puesto de trabajo deberían ser puestas por escrito.

c) Formación básica:
Se desarrolla en organizaciones de cierta envergadura; procura personal especialmente
preparado, con un conocimiento general de toda la organización. Se toma en general
profesionales jóvenes, que reciben instrucción completa sobre la empresa, y luego reciben
destino. Son los "oficiales" del futuro.

d) Desarrollo de Jefes
Suele ser lo mas difícil, porque se trata de desarrollar mas bien actitudes que conocimientos
y habilidades concretas. En todas las demás acciones de capacitación, es necesario el
compromiso de la gerencia. Aquí, es primordial el compromiso de la gerencia general, y de
los máximos niveles de la organización. El estilo gerencial de una empresa se logra no solo
trabajando en común, sino sobre todo con reflexión común sobre los problemas de la
gerencia. Deberían difundirse temas como la administración del tiempo, conducción de
reuniones, análisis y toma de decisiones, y otros. 

En cualquiera de los casos, debe planificarse adecuadamente tanto la secuencia como el

contenido de las actividades, de modo de obtener un máximo alineamiento. 
   
  
La capacitación como inversión
 
La organización invierte recursos con cada colaborador al seleccionarlo, incorporarlo, y
capacitarlo. Para proteger esta inversión, la organización debería conocer el potencial de
sus hombres. Esto permite saber si cada persona ha llegado a su techo laboral, o puede
alcanzar posiciones más elevadas. También permite ver si hay otras tareas de nivel similar
que puede realizar, desarrollando sus aptitudes y mejorando el desempeño de la empresa.

Otra forma importante en que la organización protege su inversión en recursos humanos es

por medio del planeamiento de carrera. Estimula las posibilidades de crecimiento personal
de cada colaborador, y permite contar con cuadros de reemplazo.
   
     
Capacitación y comunidad: Los efectos sociales de la capacitación

La capacitación, aunque está pensada para mejorar la productividad de la organización,

tiene importantes efectos sociales. Los conocimientos, destrezas y aptitudes adquiridos por
cada persona no solo lo perfeccionan para trabajar, sino también para su vida. 

Son la forma más eficaz de protección del trabajador, en primer lugar porque si se produce
una vacante en la organización, puede ser cubierta internamente por promoción; y si un
trabajador se desvincula, mientras más entrenado esté, más fácilmente volverá a conseguir
un nuevo empleo.

Las promociones, traslados y actividades de capacitación son un importante factor de

motivación y retención de personal. Demuestran a la gente que en esa empresa pueden
desarrollar una carrera, o alcanzar un grado de conocimientos que les permita su
"empleabilidad" permanente.
  
  
Cuáles son los beneficios de capacitar

La capacitación permite evitar la obsolescencia de los conocimientos del personal, que

ocurre generalmente entre los empleados más antiguos si no han sido reentrenados.

También permite adaptarse a los rápidos cambios sociales, como la situación de las mujeres
que trabajan, el aumento de la población con títulos universitarios, la mayor esperanza de
vida, los continuos cambios de productos y servicios, el avance de la informática en todas
las áreas, y las crecientes y diversas demandas del mercado. Disminuye la tasa de rotación
de personal, y permite entrenar sustitutos que puedan ocupar nuevas funciones rápida y
eficazmente.

Por ello, las inversiones en capacitación redundan en beneficios tanto para la persona
entrenada como para la empresa que la entrena.  Y las empresas que mayores esfuerzos
realizan en este sentido, son las que más se beneficiarán en los mercados hipercompetitivos
que llegaron para quedarse.

ipos de Capacitación
Capacitación Inductiva: Es aquella que se orienta a facilitar la integración del nuevo
colaborador, en general como a su ambiente de trabajo, en particular.
Normalmente se desarrolla como parte del proceso de Selección de Personal, pero puede
también realizarse previo a esta. En tal caso, se organizan programas de capacitación para
postulantes y se selecciona a los que muestran mejor aprovechamiento y mejores
condiciones  técnicas y de adaptación.
Capacitación Preventiva: Es aquella orientada a prever los cambios que se producen en el
personal, toda vez que su desempeño puede variar con los años, sus destrezas pueden
deteriorarse y la tecnología hacer obsoletos sus conocimientos.
Esta tiene por objeto la preparación del personal para enfrentar con éxito la adopción de
nuevas metodología de trabajo, nueva tecnología o la utilización de nuevos equipos,
llevándose a cabo en estrecha relación al proceso de desarrollo empresarial.
Capacitación Correctiva: Como su nombre lo indica, está orientada a solucionar “problemas
de desempeño”. En tal sentido, su fuente original de información es la Evaluación de
Desempeño realizada normal mente en la empresa, pero también los estudios de
diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar cuáles son factibles de
solución a través de acciones de capacitación.
Capacitación para el Desarrollo de Carrera:
Estas actividades se asemejan a la capacitación preventiva, con la diferencia de que se
orientan a facilitar que  los colaboradores puedan ocupar una serie de nuevas o diferentes
posiciones en la empresa, que impliquen mayores exigencias y responsabilidades.
Esta capacitación tiene por objeto mantener o elevar la productividad presente de los
colaboradores, a la vez que los prepara para un futuro diferente a la situación actual en el
que la empresa puede diversificar sus actividades, cambiar el tipo de puestos y con ello la
pericia  necesaria para desempeñarlos.

Modalidades  de Capacitación
Los tipos de capacitación enunciados pueden desarrollarse a través de las siguientes 
modalidades:
Formación: Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar  una
visión general y amplia con relación al contexto de desenvolvimiento.
Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de
recientes avances científico – tecnológicos en una determinada actividad.
Especialización: Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias
o al desarrollo de habilidades, respecto a un área determinada de actividad.
Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos
y experiencias, a fin de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales,
directivas o de gestión.
Complementación: Su propósito es reforzar la formación de  un colaborador que maneja
solo parte de los  conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere
alcanzar el nivel que este exige.

Niveles de Capacitación
Tanto en los  tipos como en las modalidades, la capacitación puede darse en los siguientes 
niveles:
Nivel Básico: Se orienta a personal que se inicia en el desempeño de una ocupación o área
específica en la Empresa. Tiene por objeto proporcionar información, conocimientos y
habilidades esenciales requeridos para el desempeño en la ocupación.
Nivel Intermedio: Se orienta al personal que requiere profundizar conocimientos y
experiencias en una ocupación determinada o en un aspecto de ella. Su objeto es ampliar
conocimientos y perfeccionar habilidades con relación a las exigencias de especialización y
mejor desempeño en la ocupación.
Nivel Avanzado: Se orienta a personal que requiere obtener una visión integral y profunda
sobre un área de actividad o un campo relacionado con esta. Su objeto es preparar cuadros
ocupacionales para el desempeño de tareas de mayor exigencia y responsabilidad dentro de
la empresa.
La importancia de la capacitación en la empresa
Siempre es bueno tener claridad acerca de la importancia de la capacitación en la
organización, por muy obvias que puedan parecer las razones. Nunca se sabe si será
necesario decírselas a alguien.
En muchas organizaciones hay quienes consideran la capacitación como un gasto
innecesario y no como una inversión que beneficiará tanto a la empresa como a sus
colaboradores.
Incluso teniendo a los mejores egresados de las mejores universidades como profesionales a
cargo de la compañía, la capacitación debe ser un proceso continuo porque la realidad, la
tecnología y los conocimientos no cesan de cambiar y de desarrollarse. Nada es estático en
este mundo. Un profesional o un técnico requerirán actualizaciones en forma periódica
porque de lo contrario llegará un momento en que se desfasarán y lejos de aportar a la
organización harán que esta pierda competitividad y productividad.
La capacitación es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa.
Una planificación adecuada del componente humano en una organización requiere de una
política de capacitación permanente. Los jefes deben ser los primeros interesados en su
propia formación y los primeros responsables en capacitar al personal a su cargo. Así, los
equipos de trabajo mejorarán su desempeño.
¿En qué beneficia la capacitación?, se preguntará un incrédulo. Ante ello una amplia lista
de respuestas debe dejarlo, por lo menos, pensando.
Para la organización, podemos considerar los siguientes beneficios gracias a la
capacitación:
Genera un aumento de la productividad y la calidad de trabajo.
Incrementa la rentabilidad de la organización.
Levanta la moral de los trabajadores.
Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día.
Disminuye la necesidad de supervisión.
Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo.
Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad.
Propende a que el personal se sienta identificado con la empresa.
También beneficia a las organizaciones, pues:
Mejora la imagen de la organización.
Mejora la relación jefes - subordinados.
Coadyuva a la comprensión y adopción de políticas.
Ayuda a reducir los costos.
En el campo individual, la capacitación presenta beneficios como los siguientes:
Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones.
Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas de las personas.
Permite el logro de metas individuales.
Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la
ignorancia individual.
Además, la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, relaciones internas y
externas y en la adopción de políticas, por lo siguiente:
Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.
Ayuda en la orientación de nuevos empleados.
Proporciona información sobre disposiciones oficiales.
Hace viables las políticas de la organización.
Alienta la cohesión de grupos.
Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.
Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.
plan de capacitación
El plan de capacitación es un proceso que va desde la detección de necesidades de
capacitación hasta la evaluación de los resultados.
El primer paso para elaborar un plan de capacitación en la empresa es la detección de las
necesidades de capacitación. En función de los objetivos del negocio, es preciso determinar
qué habilidades o capacidades son las que requiere la empresa en el corto, mediano y largo
plazo.
Seguidamente viene la clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación.
Estas se deben clasificar y ordenar también en un horizonte temporal para definir cuáles son
las de mayor urgencia o de mayor importancia, o cuáles requieren una atención inmediata y
cuáles se deben ser programadas en el mediano y largo plazo.
El tercer paso es la definición de los objetivos. Es importante mostrar la relación entre la
formación y la aplicación de lo que se aprenderá antes de iniciar el proceso.  Igualmente, se
debe precisar los motivos  de llevar adelante el programa con determinadas características y
contenidos. Estos objetivos deben ser formulados de manera clara, precisa y medible, de tal
manera que luego de la aplicación del programa sea posible evaluar los resultados del
mismo.
El cuarto paso es la elaboración del programa de la capacitación. Aquí es cuando se
determina el contenido a desarrollar, las técnicas y ayudas a emplear, la programación de
las fechas y horarios, el grupo de personas a quienes se capacitará, los instructores que
desarrollarán en programa, y el presupuesto. Luego viene el quinto paso, que es la
ejecución del programa de capacitación.
Finalmente, el sexto paso es la evaluación de los resultados. Aquí hay varios ámbitos. Por
ejemplo, es importante establecer si realmente hay un retorno de la inversión pero
ciertamente, esto no es algo que se verá de inmediato. Lo que sí se puede notar en el muy
corto plazo es si al personal participante en la capacitación le satisfizo lo aprendido y si lo
considera útil para sus labores, lo cual se puede averiguar mediante encuestas.
También se puede averiguar si los participantes realmente aprendieron en la capacitación,
para lo cual se recurre a la toma de exámenes.