Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de

Asignación de Código de Cliente

OBJETIVO

Suministrar una guía de presentación de los pasos a seguir y la documentación necesaria, para solicitar la
Asignación de Código de Cliente para la venta de “cemento”, ante el área Comercial de Venezolana de
Cementos, S.A.C.A

ALCANCE

Este Manual aplica para solicitudes de Asignación de Códigos de:

1. Clientes nuevos
2. Clientes regulares que requieran realizar cambio de razón social.
3. Clientes regulares del giro de negocio de Agregados o Concretos que requieran apertura de
sucursales/obras para consumir Cemento.

NORMAS GENERALES

1. Los recaudos necesarios para realizar la gestión ante el área Comercial de Venezolana de Cementos,
S.A.C.A. Deben ser presentados en una carpeta debidamente identificada, foliada, legible y organizada
con sus respectivos separadores.

2. El expediente consignado debe contener sólo una solicitud.

3. Para realizar la solicitud de Asignación de Código de Cliente, se preparará una (01) carpeta con los
documentos requeridos, los cuales tendrán el siguiente destino:
 3.1. La carpeta debe ser entregada en el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A de
cada Planta o en la Sede Administrativa ubicada en Caracas sólo aquellas solicitudes
correspondientes a la zona Centro-Capital; siendo los días de atención para la entrega de
expedientes de solicitudes:
RESPONSABLE
PARA LA
PLANTA REGIÓN QUE ATIENDE DÍA DE ATENCIÓN
RECEPCIÓN DE
EXPEDIENTES

GERENTE DE JUEVES
MARA ZULIA, COSTA ORIENTAL VENTAS DE LA (7:00AM A 12:00PM /
ZONA 1:00PM A 4:00PM)

LARA, PORTUGUESA, BARINAS (MCPIOS: GERENTE DE MIÉRCOLES

LARA ARISMENDI,BARINAS,OBISPOS,ROJAS, SOSA Y VENTAS DE LA (7:00AM A12:00PM /
TORREALBA) ZONA 1:00PM A 4:00PM)

GERENTE DE JUEVES
SUCRE, ANZOÁTEGUI, GUÁRICO (ZARAZA,
PERTIGALETE VENTAS DE LA (8:00AM A 12:00PM /
SOCORRO,STA MARIA, RIVAS Y GUARIBE)
ZONA 1:00PM A 3:30PM)
CONSULTOR JUEVES
NVA. ESPARTA PORLAMAR COMERCIAL DE (8:00AM A 12:00PM /
LA ZONA 1:00PM A 3:30PM)
GERENTE DE JUEVES (8:00AM A
BOLÍVAR, DELTA AMACURO (MCPIO
GUAYANA VENTAS DE LA 12:00PM / 1:00PM A
CASACOIMA) Y AMAZONAS
ZONA 3:30PM)

GERENTE DE MIERCOLES
SEDE MIRANDA (HATILLO, SUCRE, EJE DE
VENTAS DE LA (EN LA MAÑANA DE (8:30
ADMINISTRATIVA BARLOVENTO) Y VARGAS
ZONA AM A 11:30 AM)

3.2. La carpeta debe poseer dos (2) Planillas de “Consignación de Documentos” con la misma
información. Al momento de entregar el expediente, una le será sellada por el área Comercial
como constancia de entrega de la solicitud.

3.3. La entrega de los documentos o solicitud, no implica la aprobación y/o creación del código de
cliente. Se validará la información.

IMPORTANTE:

NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS, POR LOS GERENTES

COMERCIALES REGIONALES.

LA SOLICITUD SERÁ ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE
ADMINISTRATIVA EN CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION EN LA DIRECCIÓN COMERCIAL,
ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD E INFORMAR LA DECISION.
 4. Las imágenes o dibujos mostrados en el presente Manual son sólo de referencia u orientación para la
conformación del expediente; por lo tanto no obliga a que sean exactos a dichos dibujos o imágenes.

NORMAS ESPECÍFICAS

1. De la presentación de la carpeta

La carpeta a ser consignada para realizar el trámite, debe contemplar siguientes características:

1.1. Tamaño oficio marrón

2. Identificación de la carpeta del cliente:

2.1 Primera etiqueta: Debe estar colocada en la cara principal externa al centro con la información
que se detalla:
2.1.1 Nombre de la Razón Social
2.1.2 N° de R.I.F: Indique el número de Registro de Información Fiscal.
2.1.3 Ubicación Geográfica: Indique estado y localidad.
2.1.4 Número de Cliente (para solicitudes de cambio de razón social o activación de códigos).

2.2 Segunda Etiqueta: Debe estar colocada en el cuadrante inferior derecho de la carpeta,
señalando el nombre de la razón social.

Primera Etiqueta Segunda Etiqueta

NOTA: Los dibujos presentados son de referencia para el usuario, con el objetivo de ilustrar la información.
3. Identificación de las hojas: Todas las hojas, deben estar enumeradas (inclusive los separadores) en el
cuadrante superior derecho de forma vertical, en tinta negra, en letras y números, sin tachaduras ni
enmendaduras, a excepción de la Hoja de Consignación de Documentos.

4. Los separadores (pueden ser: hoja de papel bond, cartulina o cualquier material que pueda ser utilizado
para tal fin). Deben identificarse con el nombre del documento que antecede (en forma impresa o manuscrita
en letra legible). Esta identificación debe estar colocada en forma legible en la parte central del mismo.

5. La Hoja de Consignación de Documentos la cual se anexa en este Manual, debe ser el primer
documento que se incorpore a la carpeta (sin enumerar).

6. Los recaudos deben ser presentados en carpeta tipo oficio de color marrón, y sujetados con un gancho N°
22, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta; evitando dañar la información del
expediente o la pérdida de la misma.
 IMPORTANTE

 Si por alguna razón el expediente es devuelto a la zona es para que el solicitante complete o consigne
algún requerimiento. Éste cuenta con un plazo de 7 días hábiles posterior a la notificación para retirar
el expediente. Posterior a ese plazo será desechada la solicitud.

 En el caso de consignar expedientes duplicados o correspondientes a solicitudes que ya se

encuentran en curso, se anulará una de las solicitudes.

 Es de carácter obligatorio, que el prospecto coloque su cuenta de correo electrónico (E-mail) en la

planilla de consignación de documentos, ya que es la vía expedita para notificar cualquier decisión.

 Cuando el prospecto es cliente del giro concreto o agregado y requiera la creación de una obra de
cemento, se tramitará como cliente nuevo, igualmente esta condición aplicará para cambio de razón
social y reactivación código de cliente.

 Todas las solicitudes provenientes de las comunidades, consejos comunales u otras formas de
organización social que demanden producto para la Gran Misión Vivienda Venezuela (Cemento Gris
Portland Tipo I), deberán ser canalizadas a través de PDVSA Industrial quien es el órgano controlador
y ejecutor de las políticas de asignación y distribución del producto a los entes ejecutores, los cuales
son atendidos directamente por los centros de distribución ubicados en todo el territorio nacional
coordinados por Construpatria.
 DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIÓN DE
CÓDIGO DE CLIENTE
(Cliente Nuevo y Cambio de Razón Social)

Orden Presentación de documentos por separador
1 Hoja de Consignación de Documentos
2 Carta de Solicitud de Creación de Código de Cliente
Detalles sobre la presentación del expediente
Original
Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma de
consumo semanal requerido.
En caso de ser BLOQUERA: comentar características y
capacidad de producción del equipo.
Para los casos de Cambios de Razón Social, la carta debe
indicar el motivo del cambio e indicar el nombre, RIF y código
de la razón social que es cliente de la empresa.

Carta donde se autorice a la empresa a realizar el traspaso de

Carta de Autorización de Traspaso de Saldos
3 saldo que hubiese en la cuenta/código activo al nuevo código
(Sólo para solicitudes de Cambio de Razón Social)
asignado, en caso de que la solicitud sea aceptada.

Acta Constitutiva y Registro Mercantil Copia de su original

4
(No se procesan Firmas Personales) Debe verse completo, legible y sin ningún tipo de cortes

Constancia de Inscripción en SUNACOOP Copia de su original

5
(Para solicitudes provenientes de Cooperativas) (Legible)

6 Solvencia emitida por el SENIAT Copia de su original

7 Última declaración del impuesto sobre la renta Copia de su original

Copia de su original
8 Última Acta de Asamblea
(Legible)
Copia de su original
9 Cédula de Identidad de todos los accionistas
(Legible)
Copia VIGENTE de su original
10 Registro de Información Fiscal (RIF) (Totalmente legible todos los datos y sin ningún corte por
copiado)
- Deben ser a color (obligatoriamente) y un mínimo de (6)
fotografías (2) por cada hoja.
Para Comercializadores:
- Toma de la fachada donde se vea claramente el nombre de
negocio, su ubicación, Registro de Información Fiscal e
infraestructura.
- Área de Despacho de Materiales
Registro fotográfico - Área de Atención a Clientes
11
Las tomas deben ser de día y en el caso de locales con la
Santamaría o portones deberán estar abiertos.
Para Contratistas/Constructores/ Bloqueros/ Concreteros:
- Tomas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de
señalizaciones que validen la ubicación o identificación de la
obra/planta, imágenes de antes y durante el proceso de
ejecución o en su defecto de la preparación del lugar.
- Las imágenes que evidencien montajes, no se procesaran.
Inventario de Bienes
12 (emitido por Servicio Especial de Contadores Públicos Copia de su original / Actualizado
denominado SECP-4)
Para Constructores y Contratistas: Descripción o detalle de la
13 Memoria Descriptiva
obra para la cual se solicita el producto
1) Copia del original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
14 Contrato
2) Permisos para la construcción emitidos por el
Municipio en caso de ser obras privadas
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras
15 Acta de Inicio
del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras
16 Acta de Extensión
del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
 DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIÓN DE
CÓDIGO DE OBRA-SUCURSAL

Orden Presentación de documentos por separador Detalles sobre la presentación del expediente

1 Hoja de consignación de documentos Original, (firmada y sellada por el Gerente Comercial de la zona).

Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma de

consumo semanal requerido.
2 Carta de solicitud de creación de código
En caso de ser BLOQUERA: comentar características y
capacidad de producción del equipo.

Ficha de cliente
3 Especificar la información de la razón social y la obra solicitada.
(Esta ficha es elaborada por el Consultor Comercial)

Para Constructores y Contratistas:

4 Memoria descriptiva de la obra Descripción o detalle de la obra para la cual se solicita el

producto: objeto de la obra, localización, funcionamiento,
materiales a emplear, estimación del producto requerido (TN) y
otras especificaciones.
1) Copia del original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
5 Contrato
2) Permisos para la construcción emitidos por el Municipio
en caso de ser obras privadas
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras del
6 Acta de Inicio
Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras del
7 Acta de Extensión
Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
Para constructor, comercializador y/o transformador:

- Registro fotográfico de la obra que visualice el área de

construcción. De haber iniciado la obra colocar imágenes
actualizadas.
8 Registro fotográfico
- Deben ser a color (obligatoriamente) y un mínimo de (6)
fotografías (2) por cada hoja.

- Las imágenes que evidencien montajes, no se procesaran.

Para comercializador y/o transformador:
9 Registro Mercantil o última acta de asamblea -Consignar copia de su original (Legible) donde se evidencia la
razón social del cliente
Ciudad y Fecha:
PLANILLA DE CONSIGNACIÓN DE DOCUMENTOS
Solicitud de Asignación de Código para Cliente Nuevo y Cambio de Razón Social
Ubicación Geográfica:
Planta / Centro de Distribución:
Estado: Municipio: Parroquia:
Localidad:
Datos del Representante Legal de la empresa, que consigna los documentos
Nombre de la razón social:
Nombre y Apellido del cliente o prospecto:
C.I.:
R.I.F. :
Teléfonos:
Correo electrónico (obligatorio):

Recaudos (Marque con una "x" los documentos a consignar)

Carta de Solicitud de Código
Carta de Autorización de Traspaso de Saldos
(Sólo para solicitudes de Cambio de Razón Social)
Copia del Acta Constitutiva y Registro Mercantil (No se procesan firmas personales)
Constancia de Inscripción en SUNACOOP (Para solicitudes provenientes de Cooperativas)
Copia de la última Acta de Asamblea
Copia de solvencia emitida por el SENIAT
Copia de la Última Declaración del Impuesto sobre la Renta
Copia de la Cédula de Identidad de todos los Accionistas
Copia del Registro de Información Fiscal (RIF)
Inventario de Bienes (emitido por Servicio Especial de Contadores Públicos denominado SECP-4))
Registro Fotográfico: (A color)
Para Comercializadores:
Toma de la Fachada donde se lea claramente el nombre del negocio, R.I.F., ubicación e infraestructura
Área de despacho de materiales / almacén/ área de atención al cliente
Nota: Las tomas deben ser de día y en el caso de locales, deben tener abiertos la Santamaría o portones.
Para Contratistas / Constructores / Bloqueras / Concreteras
Imágenes fotográficas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de señalizaciones que validen la ubicación o identificación
de la misma. Bloqueras: Imágenes fotográficas de la identificación de la empresa, las maquinarias y muestra de la operación.
Para Asociaciones Civiles (O.C.V.)
Copia del Contrato con la Contratista
Copia del Acta de Inicio
Permisos para la construcción emitido por el municipio (en caso de ser obra privada)
En el caso de constructores, contratistas y concreteros agregar:
Si la solicitud corresponde para suministro de obras del Estado consignar:
Copia del Contrato
Copia del Acta de Inicio
Por la presente declaro que los documentos contenidos en esta carpeta son verídicos y reflejan con tal precisión la Situación de la
empresa.
Para ser llenado por Gerente Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A.
Fecha de recepción:
Nombre y Apellido del Gerente Comercial:

Firma: Sello:

IMPORTANTE:
NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS POR LOS GERENTES COMERCIALES
REGIONALES.

LA SOLICITUD SERA ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE ADMINISTRATIVA EN
CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION ANTE LA DIRECCIÓN COMERCIAL, ENTE RESPONSABLE DE
DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA E INFORMAR LA DECISION CORRESPONDIENTE.