Guía para la Presentación de Solicitudes

de Cooperación Técnica
Representación OPS/OMS en Uruguay

1. Generalidades

La Organización Panamericana de la Salud/ Organización Mundial de la Salud, a través de su

Representación en Uruguay, brinda cooperación técnica al país a través de instrumentos de
cooperación diseñados para responder a las necesidades de los diferentes programas o
proyectos, de acuerdo a las orientaciones estratégicas y programáticas que los cuerpos
directivos de la Organización han definido para el cuadrienio correspondiente y a las prioridades
nacionales de cooperación vigentes, lo que se refleja en el correspondiente Plan de Trabajo
Bianual de Cooperación (PTB).

2. Remisión de Solicitudes de Cooperación Técnica

La Solicitud de Cooperación es el instrumento administrativo (relacionado con lo técnico)

mediante el cual, tanto el Ministerio de Salud, como cualquier otra Institución Nacional, puede
solicitar a la OPS/OMS cooperación técnica, contrataciones, adquisiciones, servicios, y todo tipo
de asesoramiento y apoyo tanto técnico como financiero para el desarrollo de las actividades de
Cooperación, de acuerdo al Programa de Cooperación Técnica al País.

Este instrumento sirve como respaldo de solicitudes de cooperación, así como para el
desembolso de fondos presupuestados en el PTB, y para actividades programadas en el PTS
(Programa de Trabajo Semestral), como cursos, seminarios, reuniones, participación en eventos
en el exterior, visitas de supervisión, monitoreo y evaluación, servicios contractuales, adquisición
de equipos, suministros, contratación de expertos, etc.

Para facilitar la entrega de la cooperación técnica al país y contribuir con la ejecución expedita de
las actividades programadas, la solicitud de cooperación debe cumplir con los siguientes
requisitos:

 Estar relacionada y corresponder a las actividades planeadas en el Plan de Trabajo

Bienal (PTB) y en el Programa de Trabajo Semestral (PTS). Se exceptúan aquellas
actividades de emergencia, definidas en conjunto con el Gobierno.
 Ser presentada en el "formulario de cooperación técnica" correspondiente y remitida
a través de la carta modelo Solicitud de Cooperación Técnica (SCT) con el
formulario correspondiente anexo.
 Estos documentos están disponibles en la Dirección General de Salud, la Unidad de
Cooperación Internacional y la Representación local de OPS/OMS.
 Las solicitudes de cooperación deben ser formuladas por los responsables
nacionales indicados por su despacho, en coordinación con los consultores
correspondientes de OPS/OMS.
 Debe utilizarse siempre la carta-modelo de Solicitud de Cooperación Técnica y sus
formularios, aún en el caso que se solicite cooperación o financiamiento de los
Programas Regionales o de los Centros Especializados de la OPS.

1
3. Procesamiento de la Cooperación Técnica y Respuesta

 Los Responsables Nacionales presentarán las solicitudes de cooperación técnica

(SCT) directamente a la Representación de OPS/OMS.

 Las firmas requeridas en una solicitud de cooperación serán las correspondientes a

las máximas autoridades de la Institución solicitante.

 En el caso de una solicitud de fondos para actividades no programadas (de

emergencia) o programadas en otro semestre, se deberá adjuntar a la solicitud de
cooperación, una carta explicativa acompañada de documentos justificativos. Se
dará curso a este tipo de cooperación: 1- en forma excepcional, 2- siempre y cuando
se enmarque estrictamente en el marco del mandato de nuestra Organización.

 Es conveniente que las solicitudes de cooperación técnica sean elaboradas

conjuntamente por el Responsable Nacional y el consultor correspondiente de la
OPS/OMS, con el fin de acelerar el proceso de aprobación.

 Una vez recibida la solicitud de cooperación en la OPS/OMS, se dará inicio al

proceso administrativo para la asignación de los recursos solicitados. En la siguiente
tabla se presenta un estimado del tiempo mínimo requerido para el procesamiento
de las solicitudes de cooperación técnica más frecuentes:

Tipo de Cooperación Días Laborales

Requeridos
Misión Oficial de OPS 10
Consultoría a Corto Plazo 25
Asesor Temporero 15
Acuerdo por Servicios Contractuales 10
Compras Locales 10
Compras Internacionales 90
Reuniones, Cursos y Seminarios 10
Becas 60
Subsidios para Investigaciones (*)

(*) El Comité Internacional, que aprueba los subsidios para investigación, se reúne
cuatro veces al año en la oficina central de la OPS en Washington D.C.

 Las solicitudes de cooperación serán revisadas por el consultor responsable del

proyecto en OPS/OMS – Uruguay.. Si éste tiene alguna duda o no está de acuerdo
en algún punto con la solicitud presentada, coordinará con el Responsable Nacional
con el fin de efectuar los ajustes necesarios.

 Una vez llenadas las casillas del o los anexos correspondientes, a excepción de la
parte “Para uso exclusivo de la OPS/OMS”, se adjuntarán todos los documentos de
soporte, como son: el programa detallado del curso, seminario, taller, etc., los
protocolos de investigación, el detalle del presupuesto, los términos de las
contrataciones etc.

Nota: Las solicitudes incompletas serán devueltas al solicitante, y por lo tanto

dilatarán el proceso de ejecución de las actividades programadas.

 Una vez completado el procesamiento de la solicitud de cooperación técnica, los

recursos financieros requeridos serán asignados de acuerdo a los reglamentos
establecidos para cada caso específico.

2
  Es conveniente señalar que los cheques y transferencias bancarias de la
Organización Panamericana de la Salud sólo pueden ser emitidos a nombre de la
Institución que solicita la cooperación técnica y no del Responsable Nacional u otra
persona natural.

 Es conveniente señalar que la institución solicitante es la que se hace responsable

que los fondos emitidos por la OPS/OMS sean usados de acuerdo a la solicitud de
cooperación técnica (SCT).

 En los casos en que la actividad a financiar requiera adelanto de fondos, si la misma

es pospuesta y los fondos ya fueron transferidos a la Institución, se deberá
comunicar por escrito a OPS/OMS las nuevas fechas de realización. Si la tarea
fuese cancelada, la institución deberá devolver a la OPS/OMS la cantidad que fue
transferida.

 De acuerdo a los reglamentos internos de la OPS/OMS, los siguientes rubros no

pueden ser financiados: recepciones, cockteles, bebidas alcohólicas, regalos,
premios, flores: honorarios a choferes, mensajeros y personal de limpieza; taxis;
combustible, lubricantes, así como cualquier otro gasto por concepto de
mantenimiento y limpieza de vehículos, y llamadas telefónicas.

 Asimismo, no se pueden utilizar fondos asignados a un fin o actividad, en otro

diverso, sin previa autorización por escrito de la Representación.

 Una vez terminado el evento la Institución deberá presentar un informe técnico y un

informe económico a la OPS/OMS, a más tardar 30 días hábiles después de
finalizada la actividad. El incumplimiento de este requisito, da lugar a que la
OPS/OMS retrase o suspenda la entrega de nuevos fondos.

4. Procedimientos para invitar al personal del Ministerio de Salud a Reuniones,

Cursos y Seminarios organizados por la OPS/OMS

 Las invitaciones para la participación de funcionarios nacionales en eventos

(reuniones, cursos, seminarios, etc.), fuera del territorio nacional, serán cursadas
por la Representación de OPS/OMS a las autoridades de la Institución que
corresponda según sea el caso.

 La autoridad competente, enviará una respuesta escrita al Representante de

OPS/OMS aceptando o no la invitación. De aceptar la invitación, la respuesta deberá
remitirse con dos semanas de antelación al evento, indicando el nombre del o los
nominados.

 Los trámites administrativos se iniciarán en OPS/OMS tan pronto se reciba la nota

de aceptación.

 Cuando la OPS/OMS desee invitar a un técnico funcionario de una Institución para

participar en una reunión técnica internacional, no en representación del país, sino
exclusivamente como conocedor del área que se discutirá y como un aporte del país
al desarrollo de la salud internacional, solicitará su anuencia.

 Todo participante en un evento nacional o internacional, cuyo viaje sea financiado

por la OPS/OMS, deberá presentar un informe técnico a la Organización al término
del mismo.

3
5. Informe de Gastos e Informe Técnico Final

 Al concluir el desarrollo de una actividad en la que se llevó a cabo un adelanto de

fondos, la Institución deberá completar el correspondiente Informe de Gastos y
enviarlo a la Representación de OPS/OMS en Uruguay a través de los canales
internos regulares de la Institución, incluyendo los recibos y facturas originales que lo
respaldan. En el caso de los viajes se deben adjuntar los boletos de avión o de otro
transporte utilizado. En el caso que se paguen viáticos se debe proporcionar una
lista con los nombres de los beneficiarios, incluyendo el número de su cédula de
identidad y su firma .

 Esta rendición de cuentas deberá efectuarse en los treinta (30) días siguientes a la
fecha de culminación del evento. OPS/OMS no podrá financiar otro evento a la
misma institución o unidad, hasta que no se hayan "liquidado" las cuentas
pendientes.

 Si luego de concluido un evento existen fondos remanentes, estos deberán ser

reembolsados a la OPS/OMS al momento de la rendición de cuentas. Los fondos
remanentes no podrán utilizarse para financiar otras actividades.

 El Responsable Nacional de la actividad deberá, además, entregar un informe

técnico a la OPS/OMS durante los treinta (30) días siguientes a la fecha de
culminación del evento. La OPS/OMS no podrá financiar otro evento a la misma
institución o unidad, hasta no haber recibido el informe técnico correspondiente.

 Los formularios para la rendición de cuentas, el instructivo para la preparación de la

misma y el formulario para el informe técnico, son adjuntados a cada una de las
cartas que la OPS/OMS envía a la Institución cada vez que se adelantan fondos
para la financiación de actividades, cartas que además son acompañadas por una
copia del depósito efectuado en la cuenta institucional.

 Asimismo, cualquiera de los formularios antes mencionados están disponibles en la

Dirección General de Salud, la Unidad de Cooperación Internacional y en la oficina
de la OPS/OMS en Uruguay
.

4
 FORMULARIOS

A. Formularios para las Solicitudes de Cooperación Técnica

Las solicitudes de cooperación se harán a través de los instrumentos creados para tal efecto.
Se trata de un conjunto de formularios diseñados para facilitar la solicitud y entrega expedita de
la cooperación técnica y para apoyar la ejecución del Plan de Trabajo Bienal (PTB), previamente
aprobado.

Los lineamientos generales para el llenado de los formularios son los siguientes:

 Llenar una Solicitud de Cooperación Técnica (carta modelo).

 Anexar el formulario apropiado, (sólo se puede anexar un formulario a la carta
modelo de Solicitud de Cooperación Técnica).
 Completar todas las secciones tanto de la carta modelo como del formulario excepto
la sección que indica “Para ser llenada por OPS/OMS".
 Llenar a máquina.
 Proporcionar toda la información solicitada, incluyendo los anexos.
 En caso de situaciones especiales, proporcionar una justificación adecuada.

El juego de formularios para solicitar cooperación técnica comprende los siguientes

instrumentos:

1. "Carta Modelo" Solicitud de Cooperación Técnica (SCT)

 Se trata de un modelo de nota o carta para ser enviada a la Representación de

OPS/OMS, cada vez que se solicite cooperación técnica.

 La carta modelo debe ir acompañada de un formulario, (sólo uno), que

proporciona los detalles de la actividad para la cual se solicita cooperación. Si
fuera necesario, se deben anexar otros documentos que sustenten la actividad.

2. Formularios de Cooperación Técnica.

2.1. Solicitud de Cursos y Seminarios (PWR/URU/SCT/Formulario No. 1/CYS)

 Es un requerimiento para financiar la celebración de cursos, talleres, reuniones o

seminarios que serán organizados por los responsables nacionales con la
cooperación técnica de OPS/OMS.

 Adicionalmente a la información que se solicita en el formulario, se debe anexar

un resumen de la actividad que se piensa desarrollar, incluyendo la agenda y el
listado de participantes (nombre, título, posición e institución a la que pertenece).

2.2. Solicitud de Adquisiciones (PWR/URU/SCT/Formulario No. 2/CPA)

 Es un requisito para las compras nacionales e internacionales.

 Las solicitudes de compras nacionales que superen un valor equivalente a US$

500, deberán venir acompañadas de por lo menos dos cotizaciones diferentes,
que servirán de pauta e información específica para proceder a efectuar la
compra de acuerdo a los Reglamentos de OPS/OMS.

5
2.3. Solicitud de Contratación y/o Consultoría (PWR/ URU/SCT/Formulario No. 3/CON)

 Este formulario se usa para solicitar la contratación de consultores que brinden

cooperación técnica adicional a la que brinda el personal de planta en la
Representación. Esta cooperación puede ser brindada por medio de la
contratación de Consultores a Corto Plazo (STC) y/o Asesores Temporeros (AT),
que son siempre extranjeros, o a través de Acuerdos de Servicios Contractuales
(ASC), que son contrataciones con personas o instituciones nacionales, para la
obtención de un producto/servicio determinado.

 La Institución Nacional podrá proponer el nombre del consultor o el contratista.

2.4. Solicitud para Participación en Reuniones, Cursos o Seminarios (PWR/URU

/SCT/Formulario No. 4/PAR)

 Este formulario se utiliza para solicitar la participación de funcionarios nacionales

en reuniones, cursos o seminarios del área de la salud, dentro o fuera del país.

 La OPS/OMS proporcionará al participante el pasaje en el medio de transporte

que corresponda, en clase económica y un viático diario, fijado en base a las
normas y procedimientos de la Organización, y no pagará ningún otro tipo de
gasto adicional (impuestos aduaneros, taxis, seguros de salud o de equipaje,
etc.).

 En el caso de solicitudes para la participación en eventos en el exterior, se

adjuntará el programa de la reunión. El participante deberá presentar un informe
técnico al retorno de la reunión, adjuntando los talonarios de boletos aéreos,
tarjetas de embarque, y recibos de inscripción cuando sean financiados por
OPS/OMS.

2.5. Solicitud de Beca (PWR/URU/SCT/Formulario No. 5/BEC)

 Se requiere para solicitar una beca. El área técnica a cubrir con la beca debe
estar relacionada directamente con las prioridades nacionales y debe haberse
programado el recurso financiero en el Programa y Presupuesto Bienal (BPB).
La OPS/OMS solo financia becas en el área de salud pública.

 Se debe anexar los formularios WHO-52.2-1 y WHO 52.2-S, los cuales deben
estar firmados por las autoridades institucionales correspondientes. Estos
formularios pueden solicitarse en las oficinas de la Representación.

2.6. Solicitud de Otro Tipo de Cooperación Técnica (PWR/URU/SCT/Formulario No.

6/VAR)

 Este formulario se utiliza para solicitar otro tipo de cooperación técnica, diferente
a los señalados en los cinco formularios previos, tales como: publicación de
documentos, impresión de folletos o afiches, campañas de vacunación, etc.

6
B. Formularios para Rendiciones de Cuentas

1. Informe de Gastos (PWR/ URU/SCT/Formulario No. 7/REN)

 Se utiliza para informar los totales de los gastos efectuados en el desarrollo de

una tarea para la cual OPS/OMS transfirió fondos a la Institución Nacional.

 Para estos efectos se recomienda referirse a las instrucciones que figuran en el

documento titulado “Instructivo para la presentación de informes técnicos y
rendiciones de cuentas”, el cual se envía adjunto a la carta de confirmación del
adelanto de fondos.

2 Planilla de Relación de Gastos (PWR/ URU/SCT/Formulario No. 8)

 Este formulario recoge la información de todos los comprobantes que se le

adjunten, los cuales deberán ser originales (facturas, boletas, etc.) y deberán
contener fecha, detalle del gasto y monto pagado. No se aceptarán comprobantes
que contengan cualquier tipo de enmendadura.

3 Planilla de Pago Apoyo Técnico/Secretarial (PWR/URU/SCT/Formulario No. 8a)

 Este formulario se debe presentar cuando se pagan horas docentes, de apoyo

técnico y/o de secretaría, completando una planilla por cada de los tres rubros
diferentes.

4 Planilla de Pago a Participantes (PWR/URU/SCT/Formulario No. 8b)

 Este formulario se debe presentar toda vez que se pagan viáticos y/o pasajes a
los participantes. Además de completar todos los datos solicitados en las
columnas correspondientes, se debe recoger la firma original de cada persona.

7
C. Formulario Resumen para Informe Técnico (PWR/URU/SCT/Formulario No. 9/INF-T)

 Este formulario contendrá un resumen del Informe Técnico y vendrá

acompañado por dicho Informe. Asimismo deberá ser llenado en su totalidad con
la información solicitada, y deberá anotarse los resultados obtenidos así como
los aspectos más relevantes tanto positivos como negativos.

 El Informe, por su parte, deberá contener un detalle del desarrollo de la actividad

realizada y los resultados obtenidos. Se tendrá que anotar los participantes, las
conclusiones, las recomendaciones, y toda información relevante para conocer
con mayor exactitud el desarrollo de la actividad, así como su impacto.

 El Informe Técnico deberá ser revisado y aprobado por el Consultor Técnico del
Proyecto en OPS/OMS.

8
ADJUNTOS: Carta-Modelo y Formularios para la Solicitud de Cooperación
Técnica, Formularios para Rendiciones de Cuentas y
Formulario Resumen para Informe Técnico

 PWR/URU/SCT/OPS/OMS: Solicitud de Cooperación Técnica

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 1/CYS: Solicitud de. Cursos y

Seminarios

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 2/CPA: Solicitud de

Adquisiciones

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 3/CON: Solicitud de Contratación

y/o Consultoría

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 4/PAR: Solicitud Financiamiento

Participantes en Reuniones, Cursos o Seminarios

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 5/BEC: Solicitud de Beca

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 6/VAR: Solicitud de otro tipo de

Cooperación Técnica

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 7/REN: Informe de Gastos,

Rendición de Cuentas.

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 8/REL-GTOS: Planilla de

Relación de Gastos.

 PWR/URU/SCT/Formulario 8a/PAGOS-TEC/SEC: Planilla de

Pagos Apoyo Técnico/Secretarial.

 PWR/URU/SCT/Formulario 8b/PAR: Planilla de Pagos a

Participantes.

 PWR/URU/SCT/Formulario No. 9/INF-TE : Resumen Informe

Técnico.