ACTIVIDAD SEMANA 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CAROLINA MENDOZA CORONADO

INSTRUCTOR VIRTUAL

FERNANDO BLANCO RUBIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

CARTAGENA DE INDIAS

2016
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 TABLA DE CONTENIDO

1. Reflexión acerca del video “ACUERDO 060”.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

Actividad de contextualización.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de

trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

4. Aportes realizados en el foro temático.

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1. Reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

De acuerdo al video “Acuerdo 060”, es de vital importancia seguir el proceso

cuando se realiza la recepción de la correspondencia. En este caso, la

correspondencia recibida en la oficina de correspondencia de la tesorería

Distrital de Cartagena. Es fundamental verificar elementos como los cogidos,

series, sub series, consecutivo del documento, fechas, anexos y copias. Es

importante entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe ingresar

todos los datos mencionados en el sistema. También se debe registrar una

planilla de control de entrega de documentos. De manera que es muy

importante seguir los procedimientos al recepcionar correspondencia para

tener un eficiente orden.

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2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la
Actividad de contextualización.
1. Es fundamental hacer la clasificación de la documentación ya sea

correspondencia, documentos contables, publicaciones y/o comunicaciones

institucionales.

2. Es importante conservar las copias de la documentación.

3. La radicación es conveniente dentro del manejo de la correspondencia.

4. Es fundamental garantizar que la documentación llegue al destinatario.

5. Es necesario seguir el manual de correspondencia.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de

trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales

en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina

o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución

de un documento?

R. Escogí la oficina de la tesorería del distrito para este ejercicio. La oficina

maneja el siguiente protocolo para la recepción de la documentación (la

mayoría de ellas son cuentas de cobro):

 Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción

revisando los datos más importantes como fecha, número de

documento, anexos y también las copias (si se trata de una cuenta

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 de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo de la oficina

y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).

 Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento

a través de un formato donde se registran los datos más relevantes

como la fecha de recepción, tipo de documento, nombre y firma de la

persona que entrega el documento.

 Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el

documento.

 La persona encargada de la recepción de la documentación que en

este caso es la asistente en ventanilla procede a guardar la

documentación y anexos si fuera el caso en una carpeta (si se trata

de una cuenta de cobro los documentos se trasladan a otras

dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo el

pago de la misma).

Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

R. La comunicación dentro de la oficina se genera de forma interna y

externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o también

individuales hacia los empleados, esta comunicación se realiza mediante el

uso del sistema SIGOB, el cual funciona como un correo institucional y

tiene la respectiva numeración y radicación para cada oficio que se envíe a

cualquier dependencia del distrito.

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La comunicación externa se realiza mediante el envío de documentos y

correspondencia. Parte de la comunicación externa también se realiza

mediante el sistema SIGOB.

Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la

empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para

llegar a su destino?

R. la comunicación interna se realiza mediante el sistema SIGOB y para

que esta comunicación sea efectiva se utiliza un usuario institucional, a

partir de allí se crea un correo donde se maneja toda la información

relacionada de manera muy clasificada es decir, está clasificada por el tipo

de comunicación como: información al personal, memorándums,

comunicación individual por empleado.

Una vez que se tiene la información se procede a mandarla al destinatario

que va con copia a la dependencia del Archivo general distrital (y copia a

otros destinatarios si así se desea) y se activa la opción de correspondencia

leída para verificar que la comunicación haya sido recibida en tiempo y al

destinatario correcto.

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Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la
información obtenida en esta actividad.

Comunicación
dentro de una
empresa

Comunicación Comunicación
Interna Externa

Comunicación Comunicación
interna a traves de externa a traves de
correo electronico correspondencia

Revisión de correspondencia
Mandar email al destinatario Anexos, radicaci ón, fecha, etc.

Recpecion de correspondenci a, plantilla

Confirmaci ón de recibido destinatario
de recepci ón

Carta de recibi do de documentaci ón

Almacenamiento de documentacion

4. Los aportes realizados en el foro temático.

¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las

comunicaciones internas y externas?

R. La comunicación interna y externa es muy necesaria pues, la

comunicación interna permite definir y controlar procedimientos

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establecidos dentro de una organización y la comunicación externa permite

realizar un cruce de comunicación entre organizaciones.

¿En relación con la normatividad e información expuesta en las

lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos

aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó

en la actividad de apropiación.

R/. En la oficina que elegí existe un manual de correspondencia, la

información se encuentra parcialmente organizada, principalmente la que

se realiza a través del sistema SIGOB. La documentación física se

encuentra desorganizada debido al volumen de documentos que se reciben

diariamente de las dependencias del Distrito y los contratistas que trabajan

para la Alcaldía de Cartagena. Muchas de estas aún no se encuentran

clasificadas ni organizadas en sus respectivos archivadores puesto que es

documentación que requiere revisión por parte de otras dependencias, e

incluso otras entidades.