GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No.02

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

● Código del Programa de Formación: 134101 V.1
● Nombre del Proyecto: Estructuración de Herramientas Administrativas para el
Mejoramiento Productivo y Competitivo en la Zona Económica y Social Especial (ZESE) en
Norte de Santander
● Fase del Proyecto: ejecución
● Actividad de Proyecto: Efectuar acciones de apoyo a las actividades y tareas de las áreas
funcionales de la organización, así como sus procedimientos administrativos como
soporte a las mipymes apoyados en las tecnologías.
● Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa
Resultado de Aprendizaje a Alcanzar: Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de
acuerdo con la normativa y políticas institucionales.
● Duración de la Guía: 8 horas.

2. PRESENTACION

A través del tiempo, los documentos han tenido un gran valor a nivel personal y organizacional, ya que, de
la información recopilada en ellos, se ha construido y contribuido a la historia de una persona, una
comunidad, un lugar, un pueblo, una ciudad, una región, hasta llegar a construirse la historia de una
nación y del mundo entero.

Hoy en día los documentos representan la mayor parte de la inteligencia y valor de una organización, ya
que, de la información recopilada en ellos, se derivan el éxito o el fracaso al momento de la toma de
decisiones por parte de sus directivos. Por lo anterior, se debe tener el control de la información que entra
y sale de la empresa garantizando la transparencia en los procesos y en la realización de las actividades.

Apreciados aprendices ustedes como futuros Asistentes Administrativos, harán parte fundamental del
recurso humano que tendrá bajo responsabilidad el manejo de los documentos de gestión que se
produzcan y reciban en su dependencia o puesto de trabajo y su correspondiente registro y control.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de contextualización e identificación de conocimientos necesarios hacia el aprendizaje:

Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el
contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e
interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en
cuanto a la gestión documental.
 
De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los protocolos, normas y
objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener en cuenta en la producción, categorización y
almacenamiento de los documentos, partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.
 
Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en
cuenta su relevancia y funcionabilidad en los
procesos en los que incide. De igual modo, se
revisa todo lo relacionado con la creación,
estructura, soportes y medios de tratamiento de
los documentos y la ejecución de tecnologías y de
estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en
la aplicación o ahorro de recursos.
 
Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento
de manera integral, es decir, su incidencia en los
procesos de la empresa, así como las
funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da
revisión a los trámites en los que incide el
documento, su nivel de relevancia y la calidad y
facilidad del acceso que este debe tener. Así pues,
se identifica y controla el propósito del
documento y su intervención en los distintos
procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.
 
Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo
del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer
ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.
 
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Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los
formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental
(TVD).
 
Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación
o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el
seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de
ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
 
Preservación a largo plazo:
Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el
procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo
plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.
 
Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales
ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición
final, temporal o definitiva.

ACTIVIDAD

Realiza una Infografía sobre el proceso de gestión documental teniendo en cuenta los pasos para este
proceso.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Producto: Aplica en el proceso de recibo y Técnica de Evaluación: Infografía

Realiza una Infografía sobre el despacho de documento, las Instrumento de Evaluación:
proceso de recibo de técnicas, la normativa y las Lista de Chequeo
comunicaciones en la organización políticas institucionales.
o empresa de Recibir los
documentos internos y externos de
la empresa, teniendo en cuenta el
manual de gestión documental, las
normas técnicas y las de gestión de
la calidad

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Balanzas para correspondencia: La balanza pesa cartas podrá leer de manera inmediata el peso de cartas,
papel, baldosas, moquetas y otros productos planos en g/m 2. 

Ciclo vital de los documentos: Tiempo de vida que tienen los Documentos, desde el momento de su
gestación hasta el expurgo o selección que determina su conservación permanente.

Clasificar los documentos: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.

Conservación: El mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan
cumplir las funciones para las que fueron creados.

Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los
documentos que se albergan

Conservación de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los
documentos.

Destructor de papel: Las trituradoras de papel, también llamadas destructoras de papel, como el nombre

sugiere, son aparatos que trituran o destruyen documentos a trozos finos de modo que la información que
contienen resulta ilegible.
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Distribuir los documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario

Documento de archivo: Testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible (directo o por
máquina), que posee información y que ha sido producido o recibido en función de las actividades de una
entidad o particular.

Documento electrónico: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o

magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser
leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Formatos de registro: El registro de correspondencia consiste en la recepción/ envío de correspondencia

(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente  Web  desarrollado para el  efecto.

Herramientas tecnológicas: Equipos o medios de ingreso de los documentos puede ser por mensajería,
fax, correo tradicional, correo electrónico, página web

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 Gestión Documental, enlace: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf

 Artículo: La Importancia de la Gestión Documental en la Empresa, enlace: http://pepeytono.

com.mx/novedades/2012/10/la_importancia_de_la_gestion_documental_en_la_empresa

 Importancia de la gestión documental, enlace: http://www.tbs-telecon.es/importancia-

gestión-documental