GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No.01

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

● Código del Programa de Formación: 122121
● Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACION DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
EMPRESARIALES EN EL ENTORNO ECONOMICO DE ACUERDO CON NORMAS LEGALES Y
ORGANIZACIONALES CON APRENDICES DE LA I.E. ARTICULADAS 2020.
● Fase del Proyecto: Análisis
● Actividad de Proyecto: Recepcionar documentos de acuerdo con los procedimientos y normas
vigentes de la empresa
● Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
● Resultado de Aprendizaje a Alcanzar: Recibir los documentos de acuerdo con las políticas
organizacionales y la legislación vigente.
● Duración de la Guía: 30

2. PRESENTACION

La organización de documentos representa la memoria colectiva de una

empresa y por tanto es de suma importancia para la supervivencia y el
buen funcionamiento de esta, para ello se precisa que todos los
involucrados en la labor desarrollen una gestión ordenada y responsable.

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de

forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo
lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera; esta actividad
contribuye a la organización eficaz de la documentación de una organización y garantiza la calidad de la
información solicitada por los clientes o usuarios internos y externos.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de Reflexión Inicial

A partir de la lectura “La Organización de Documentos” propuesta por, reflexiono y respondo las
preguntas:

1. ¿Cree usted que es importante el manejo de forma ordenada de los documentos de una empresa?
¿Por qué?
Claro que es importante puesto que cada archivo contiene múltiple información ya se de la historia,
cuenta o informes generales que guarde la empresa, es por ello que el mantener un orden de estos
archivos es tan esencial.

GFPI-F-019 V3
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2. ¿Qué consecuencias cree que tendría una empresa que no gestione ordenada y responsablemente
sus documentos?
Una mala gestión documental en una empresa deteriora su eficiencia, su imagen corporativa e,
incluso, puede ofrecer un mal servicio a sus clientes. Por tal motivo es que se invita a mantener una
organización de cada dato, archivo o documento que tengas de la empresa, porque a causa de no
hacerlos podrían chocar con causales como:

- Menos productividad: sus empleados y usted perderán mucho tiempo en buscar información y
almacenar archivos.

- Duplicidad: sin una correcta gestión documental, su información puede hallarse duplicada en
diferentes formatos o en distintas versiones, teniendo descontrol y falta de organización.

- Consumo de papel: muchos documentos se guardan en papel y ocasionan un gran coste a la

empresa, además de espacio. Cabe decir que la mayoría de éstos son fotocopias, totalmente
innecesarios.

- Nefasto servicio a sus clientes: su empresa debe contar con un servicio documental puesto que, si no
es así, se retrasan los tiempos de atención al cliente o demoras de respuestas.

- Menos seguridad: sin los sistemas de gestión documental, no estará debidamente protegido ni los
documentos estarán a buen recaudo.

- Pérdida documental: sin una óptima organización y clasificación de sus archivos, pueden haber
pérdidas de información en la empresa.

3.2 Actividad de contextualización e identificación de conocimientos necesarios hacia el aprendizaje:

De acuerdo con los conocimientos y a la lectura de los referentes en el blog

https://organizaciondocumentos.blogspot.com o en el archivo enviado respondo los siguientes
interrogantes:

1. ¿Qué es un documento?

 Es todo registro de información independiente de su soporte

físico y abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento
humano: libros, revistas, fotografías, laminas, microfilmes,
mapa, informescintas, discos, sellos, y en general todo lo que
tenga valor representativo.
 También es nombrado como testimonio de la actividad del hombre registrada de forma
perdurable en cualquier tipo de soporte que contiene información
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2. ¿concepto y origen del archivo?

CONCEPTO

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de
su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

ORIGEN

La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que significa principio,
origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los
primeros testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos. En la antigüedad,
puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia,
fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega. Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de
los antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas públicas
tanto de carácter político-administrativo como de carácter notarial.

En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Sería
la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante
institución de preservación de documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había
caracterizado a los archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación.
Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia el número de
lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por preservar los
documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para
lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar
numerosos documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos
después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el Archivo
General de Indias. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos
comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de una
legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como
consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de
entidades productoras y multiplicación de la producción documental. A lo largo de la historia de la
humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente vinculadas a
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momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará

conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy
particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la
mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad.
3. ¿Qué entiendo por documento de archivo?
Para mi concepto un documento de archivo es aquel conjunto encargado de dar almacenamiento a
actividades que desarrolla el hombre y que desean ser conservadas a largo plazo debido a su valor
testimonial.
4. Cuáles son las características y elementos de un documento de archivo

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o
cultural y que debe ser objeto de conservación

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

 Carácter Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural.
 Carácter de Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples
ejemplares.
 Carácter de Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es
decir registran hechos del acontecer inmediato.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, tal clasificación ofreció a los archiveros un
mayor control sobre los documentos de archivo con el fin de realizar un tratamiento eficaz y
económico de éstos, por parte de las organizaciones. Estos caracteres están identificados así:

CARACTERES INTERNOS
 Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el
membrete.
 Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y
cargo del responsable).
 Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos.
 Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS
 La clase o manera en que se transmite el mensaje (textual, sonoro, iconográfico, etc.).
 El tipo (resultado de la acción que representa).
 Su formato (la manera de unirse información y soporte: por ejemplo: papel, cinta, etc.).
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 La cantidad (referido al número de unidades y el espacio que ocupan expresado en metros

lineales, cuadrados, cúbicos).
 La forma (original o copia).
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
 Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta)
 Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.
 Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas.
5. ¿Qué documentos he manejado?
Por lo general mantengo en contacto con documentos digitales, documentos fotográficos,
documentos audiovisuales y demás, pero en si haber hecho uso, prácticamente he utilizado tomo
tipo de documentos entre ellos incluyendo el documento privado.
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3.3 Actividades de Apropiación (Teorización, Conceptualización)

Con base en los conocimientos adquiridos, realizo un mapa conceptual en el cual represente las
características de los documentos de archivo
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Desempeño: Técnica:

Realizo una simulación sobre el Recepciona los documentos Observación Directa

proceso de recepción de aplicando los procedimientos y
documentos. la normatividad vigente. Instrumento:

Lista de chequeo

Evidencias de Producto: Clasifica la documentación

recibida de acuerdo con las Técnica:
Respuestas a las preguntas de la políticas de la organización.
Guía. Valoración del producto

Instrumento:

Lista de chequeo

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío

Correspondencia: Comunicación entre personas mediante el intercambio de carta.

Documento: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o

personas físicas, jurídicas, públicas o privadas

Gestión Documental: Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización
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Soportes Documentales: Es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los materiales
y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos
audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc..

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 Gestión Documental, enlace: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf

 Artículo: La Importancia de la Gestión Documental en la Empresa, enlace: http://pepeytono.

 com.mx/novedades/2012/10/la_importancia_de_la_gestion_documental_en_la_empresa

 Importancia de la gestión documental, enlace: http://www.tbs-telecon.es/importancia-

 gestión-documental