Junio del 2020

Los eventos de
Reed Exhibitions en
la nueva normalidad
Marco para establecer un robusto programa de medidas
que salvaguarden la salud y seguridad de todos nuestros
asistentes
 PREFACIO
Durante las últimas dos décadas, nuestra industria ha respondido y se ha recuperado de
desafíos aislados y emergencias nacionales como el 9/11, el brote del SARS en 2002, y la
erupción del volcán islandés en 2010.

Sin embargo, la pandemia del COVID-19 cambiará la industria de exposiciones a nivel

mundial más allá de lo que conocemos, agregando nuevas dimensiones a los eventos que
organizamos y exigiendo una respuesta aún más integral.

En estos tiempos difíciles e inciertos, la salud y seguridad de nuestros colegas,

expositores, visitantes y seguidores es de suma importancia para Reed Exhibitions..
Creemos que la próxima vez que nos reunamos en eventos organizados por la industria,
tendremos un programa coherente y seguro de medidas mejoradas, que proporcionará la
confianza de que, para nuestros shows, la salud y la seguridad son la prioridad número uno.

Las exposiciones están, como sabemos, muy lejos de ser eventos de “reuniones masivas”.
Son mercados bien estructurados para realizar negocios donde se afectan las condiciones,
los entornos y las situaciones. Lo mismo se dice para eventos “business to consumer” (B2C)
pero, si bien habrá ciertas diferencias que gestionar, también somos capaces de modificar el
espacio de exhibición.

Con eso en mente, Reed Exhibitions ha desarrollado un conjunto formal de protocolos

optimizados de salud y seguridad, en colaboración con equipos de trabajo de la industria,
para nuestros futuros eventos. Éstas son las precauciones y medidas preventivas para
los eventos organizados por la industria que surgirán a raíz de la crisis del COVID-19 y el
enfoque de nuestro “Plan de 5 Puntos”:

1
• Colaboración y compromiso

2
• Gestión de riesgos

• 3 Planificación (temprana)

4
• Comunicaciones

5
• Medidas cautelares, controles y contramedidas

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 Este Plan de 5 Puntos se ha desarrollado en base a la dirección y orientación de las
autoridades pertinentes de todo el mundo (incluida la OMS), el asesoramiento científico y las
mejores y buenas prácticas de la industria emergente.

En muchos casos, podemos esperar que los estándares sean impuestos por las autoridades
competentes. En ese sentido, estamos planificando con anticipación en base a lo que
sabemos ahora, pero nuestro objetivo es mejorar esos estándares donde creemos que es
necesario y pertinente hacerlo para salvaguardar la salud y la seguridad de todos los que
asisten a nuestros eventos, sin importar la capacidad.

Nuestro principio rector es sumar “qué” y “cómo” tanto nosotros como nuestros socios
podemos adaptarnos y hacer cosas (que ya hacemos en su mayoría) para gestionar el
riesgo del COVID-19 en una situación que cambia / evoluciona rápidamente. Por ejemplo,
ya planificamos para emergencias, regulamos accesos, planeamos el espacio, brindamos
asistencia médica, etc. Nuestro Plan de 5 Puntos se centra en desarrollar estas habilidades y
experiencias para llegar a soluciones personalizadas y adaptables para cada uno de nuestros
eventos en la nueva normalidad.

Estamos trabajando a nivel mundial con autoridades relevantes, eminencias en el tema,

asociaciones y socios para llegar a un acuerdo colectivo sobre el conjunto básico de medidas
de salud y seguridad que Reed Exhibitions adoptará e implementará. Nuestro Plan de 5
Puntos ofrece una comprensión rigurosa, clara y coherente de las prácticas compartidas que
se siguen en nuestro negocio global de exposiciones y eventos.

Al planificar y responder de esta manera, estamos señalando cuán seriamente tomamos el

COVID-19 y los riesgos para la salud que representa. Nuestra respuesta demuestra nuestro
compromiso con la protección de la salud de nuestros empleados y asistentes, ahora y en el
futuro, sea lo que sea lo que esa nueva normalidad pueda tener reservado para la industria
global de exhibiciones (incluidos nosotros mismos).

Nuestro Plan de 5 Puntos asume un enfoque gradual para reabrir las exposiciones y eventos
organizados, y se adaptará a medida que se desarrolle la crisis del COVID-19. El plan no
solo responde directamente a la amenaza que enfrentamos hoy, sino que nos prepara mejor
para responder a riesgos similares que se presenten en el futuro.

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PLAN DE 5 PUNTOS
1 COLABORACIÓN Y COMPROMISO

La colaboración con autoridades relevantes, eminencias en la materia provenientes de múltiples

disciplinas, asociaciones internacionales, socios, etc. es un componente crítico de nuestro enfoque.

Por supuesto, esta colaboración y compromiso diferirá de un país a otro, pero nuestros líderes en
cada Unidad de Negocio están participando en los esfuerzos de cabildeo en toda la industria. Este
compromiso nos ayudará a garantizar que las legislaturas locales y nacionales estén listas para
considerar medidas de recuperación que incluyan disposiciones para ayudar a la industria de la
organización de eventos a volver a trabajar lo más rápido posible.

En los Estados Unidos, contamos con el apoyo

del National Centre for Disaster Preparedness
del Columbia University’s Earth Institute. Están
trabajando con nosotros para comprender mejor
los riesgos del COVID-19 en el entorno de la
organización de exposiciones comerciales;
asesorandonos sobre nuestras medidas de control
del ‘formato del show’, ‘higiene’ y ‘atención médica’,
adecuadas para su propósito; y proporcionando
vigilancia global de salud pública en todos los países
en los que operamos.

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 2 GESTIÓN DE RIESGOS

Es vital que comprendamos, respondamos y gestionemos los riesgos asociados con

COVID-19.

Nuestro Plan de 5 Puntos depende de nuestro enfoque basado en el riesgo para nuestra
planificación y comunicación, así como de nuestras medidas precautorias y preventivas.

Con eso en mente, hemos adoptado un enfoque escalonado para la gestión de riesgos, que
incluye:

� Vigilancia de la salud pública nacional e internacional: comprender dónde se

encuentra un país en curva COVID-19 (tanto en términos de asistentes nacionales como
internacionales), así como las restricciones y controles impuestos por el gobierno, las
capacidades locales de atención médica, etc.

� Evaluaciones de riesgo específicas del evento: se centran en los peligros

relacionados con el lugar, el perfil de los asistentes, la gestión de multitudes y la dinámica,
niveles de contacto de persona a persona (probablemente), etc.

Trabajando en estrecha colaboración con socios estratégicos, nuestro personal de

operaciones y equipos de los eventos llevarán a cabo evaluaciones dinámicas de
riesgos durante todo el período previo a un show, para garantizar que nuestras medidas
precautorias y preventivas cumplan con todas las expectativas, sean proporcionales a los
riesgos del COVID-19 y permanezcan adecuadas para el propósito.

Nuestro objetivo es reconocer y gestionar esos riesgos entre los asistentes, desde el
lugar donde se realiza la exposición y/o desde cualquier actividad realizada durante el
transcurso del evento.

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 3 PLANEACIÓN

Estamos planeando en colaboración con los dueños de los recintos, aliados y autoridades relevantes,
la entrega de pisos de exhibición y experiencias seguras a nuestros asistentes; manteniéndonos alerta
a los riesgos del COVID-19 que podemos enfrentar en cualquier momento. Esta planeación, nos da la
flexibilidad de aumentar o disminuir nuestra respuesta conforme lo dicten las circunstancias locales.

Nuestros planes de tratamiento del COVID-19 se enfocan en:

� Conocimiento de la situación, evidencia empírica y pensamiento actualizado

� Nuestros propios roles y responsabilidades, así como los de nuestros aliados

� Evaluación continua de la preparación previa a las fechas del evento

� Acciones implementadas, además de esfuerzos adicionales e inversión requerida,

para satisfacer las expectativas y manejar los eventos bajo el COVID-19

� Medidas preventivas iniciales y graduales

� El rol que los asistentes pueden tomar en apoyo a nuestras medidas de seguridad

� Retos predecibles y limitaciones físicas

De ser necesario, extenderemos nuestros tiempos iniciales para permitirnos asegurar que
los controles y medidas están en orden, revisados y probados con todos los involucrados.
Requeriremos que la planeación de cada evento esté formalmente firmada y aprobada por
nuestro equipo Corporativo de Riesgo y Cumplimiento previo al evento programado; sin dicha
firma, el evento no se llevará acabo.

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 4 COMUNICACIONES

La comunicación es clave para construir la confianza de todas las partes interesadas y de los
asistentes. Nuestro Plan de 5 Puntos será comunicado por cada evento a través de todos los
canales, plataformas, incluyendo mailing personalizado, posters, pop-up banners, flyers, folletos,
anuncios en sitio web, anuncios en redes sociales y comunicados de prensa.

Los equipos de cada evento se comunicarán claramente con los clientes, visitantes y otros
involucrados previo a la apertura del evento.

La comunicación y mensajes pre-show incluyen:

� Confirmación de las fechas de los eventos

� Notificación de todas las medidas implementadas / esperadas

� Registro sin contacto

� Políticas de admisión incluyendo avisos a grupos vulnerables, personas sintomáticas, etc.

� Sugerencias y avisos de la OMS para viajes domésticos en conjunto con restricciones /

condiciones dentro de los países, consejos y orientación

� Precauciones / condiciones en el lugar incluyendo seguimiento al contacto y detección térmica

� Capacitación del staff en sitio

Comunicación dentro del evento y mensajes que abarcan la señalización, incluyendo:

� Recordatorios de las medidas y comportamientos de sana distancia

� Recordatorios sobre higiene personal, dónde encontrar una estación de sanitización, etc.

� Posibles síntomas del COVID-19

� Aviso de la disponibilidad y uso de cubrebocas, guantes, etc.

� Acceso a soporte médico

� Actualizaciones sobre las horas de apertura y cierre, transporte local, etc. entregadas
a través de sistemas públicos

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 5 CONTROLES DE SEGURIDAD & MEDIDAS
PREVENTIVAS

Nuestros controles de seguridad y medidas contra el COVID-19 ofrecen -en tanto sean
razonablemente prácticas y en línea con todas las directrices- un piso de exhibición y una
experiencia segura para el visitante. Cubren un rango de oportunidades, actividades y
tecnologías y reflejan el hecho de que los eventos y exposiciones que están organizadas,
están lejos de ser “eventos masivos”. Son espacios ordenados para conducir negocios y
comercio en un piso de exhibición en donde somos capaces de influir en las condiciones de
manera confiable.

Con nuestro principio fundamental de sumar en mente, nuestras medidas de control

refuerzan lo que actualmente hacemos bien y, al mismo tiempo, incluyen medidas de sentido
común y proporcionadas con la intención de combatir los riesgos del COVID-19.

Esas medidas de prevención y protección que tenemos a nuestra disposición toman

en cuenta las directrices y regulaciones de las autoridades globales, federales,
municipales y locales, algunas de las cuales son complejas y están en continua
evolución. Implementaremos estas medidas para:

� Manejar los riesgos de seguridad y salud de nuestros asistentes

� Construir confianza y calmar ansiedades y preocupaciones

� Mantener la experiencia del asistente

� Responder a retos emergentes

� Cumplir nuestros deberes legales y morales

Continuaremos buscando e invirtiendo en soluciones técnicas e innovadoras para

combatir y manejar los efectos disruptivos del COVID-19.

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 CONTROL DEL PISO
DE EXHIBICIÓN
Estas son las medidas con las cuales controlaremos el piso de exhibición.

Primero, y más importante, estaremos siguiendo las directrices de las autoridades relevantes
respecto a la sana distancia, controlando el acceso, convocando a reuniones e influyendo en
el comportamiento de los asistentes.

Apuntando a estos estrictos controles sobre el acceso, usaremos una combinación de medidas
para preservar la sana distancia, que pueden incluir:

�
Extender las fechas de los eventos (en todas sus etapas)

�
Incrementar los floor graphics en general durante los eventos

�
Incrementar los floor graphics en los stands y/o disminuir densidades

�
Insistir en el pre-registro

�
Ampliar el horario de apertura y escalonar los horarios de acceso y salida

Desplegando medidas que incluyen:

� Introducir barreras de espacio

� Mejora la gestión y administración del piso controlando el flujo de visitantes en el recinto
� Promover asignación de lugares sentados antes que de pie y eliminar / reducir aquellas áreas
donde los asistentes se congregan en masa

� Manejo de un solo sentido de afluencia y floor graphics en el piso para señalar la sana distancia

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 MEJORES CONTROLES
DE HIGIENE
Implementaremos rigurosos controles de higiene específicamente diseñados para prevenir
la transmisión de persona a persona o por contacto con superficies contaminadas. Cada
evento adaptará sus controles de higiene de acuerdo a sus propias circunstancias y a las
expectativas de sus asistentes.

Nuestros reforzados estándares y controles de higiene se alinearán a las condiciones

establecidas por las autoridades relevantes y probablemente incluyan:

Higiene personal

� Incentivar que los asistentes hagan fácilmente uso de las estaciones de

sanitización a su alcance

� Pagos sin contacto físico

� Imponer políticas firmes de “no saludo de manos” etc.
� Incrementar las áreas de bienestar

Limpieza y desinfección

� Reforzar los regímenes de limpieza y desinfección dentro

y fuera de horario del evento -incluida la “limpieza
profunda”-, poniendo especial atención en las superficies
de alto contacto en línea con los estándares locales y
nacionales

� Modificar horarios de apertura cuando sea necesario para

permitir limpieza y desinfección a fondo

Higiene de alimentos

� Prohibir (temporalmente) las muestras de alimentos y bebidas, en línea con

las recomendaciones locales

� Redoblar las inspecciones de higiene durante el período del evento

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 CONTROLES MÉDICOS
PROACTIVOS
Estaremos atentos a las autoridades locales relevantes y a la asesoría de expertos para
guiarnos en el uso y despliegue de medidas destinadas a ayudar a proteger del riesgo del
COVID-19, que incluirán controles relativamente simples como:

� Políticas alrededor de la disponibilidad, uso y eliminación de Equipo de Protección

Personal incluyendo, cubrebocas, guantes desechables, etc.

� Asegurar que la data del registro puede apoyar con las solicitudes de seguimiento de
contactos

� Reforzar el apoyo médico para asegurar que podemos responder a un posible caso de
COVID-19, incluyendo áreas específicas de aislamiento y capacitando al staff y a los
asistentes acerca de los síntomas y vigilancia del COVID-19

A través de controles más complejos que podrían incluirse en caso de ser requeridos / solicitados:

� Caretas para staff, expositores y vendedores

� Revisión térmica de asistentes (o grupos de) al ingreso, de acuerdo con los lineamientos de
seguridad y registro existentes

� Pruebas para detectar inmunidad o infección por COVID-19 (siempre y cuando existan kits
disponibles)

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 UNA RESPONSABILIDAD
COMPARTIDA
La salud y la seguridad están en primer plano en toda nuestra planificación. Responder
eficazmente al COVID-19 es una responsabilidad compartida. Nuestras pautas reflejan el
papel esencial que debe desempeñar la industria de exposiciones y eventos para ayudar a
proteger la salud y la seguridad de nuestros clientes y colaboradores.

Pero ninguna industria puede superar este desafío sola. Nuestro personal, asistentes,
proveedores, recintos y socios también tienen una responsabilidad. Deben adoptar nuevas
prácticas y seguir medidas basadas en la ciencia, no solo para proteger su salud y la salud
de su familia, sino también para salvaguardar la salud de los demás.

Al trabajar juntos, podemos superar este desafío, comenzar a reabrir nuestras economías y
hacer que las empresas vuelvan a crecer.

Gracias.

Si desea comentar alguno de los elementos descritos en este marco o

requiere mayor información, favor de contactar:

Jorge L. Hagg H., Show Director, Expo Seguridad Industrial

+52 (55) 8852 6230 jhagg@reedexpo.com

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