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Sisgeco 4
Sisgeco 4
CARACTERISTICAS PRINCIPALES
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De: SISGECO
PANTALLA PRINCIPAL MENU
PRINCIPAL
ICONOS DE
ACCESO
DIRECTO
BARRA DE MENSAJES
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MENU PRINCIPAL
En este menú se encontrarán todas y cada una de las opciones del sistema.
ARCHIVOS: Las tablas para alimentar ala sistema son creadas en archivos, las
cuales son definidos una única vez al iniciar el manejo del sistema, y luego solo se hará
un mantenimiento de la información, de acuerdo a las necesidades del negocio.
PROCESOS: En esta parte se encuentran las opciones para ejecutar los procesos el
sistema, los cuales sirven para el manejo de las operaciones diarias, tales como ventas
a los clientes con emisión de facturas o boletas, toma de inventario y manejo de las
diferencias.
INFORMES: Aquí podremos apreciar todos los informes que nos puede proporcionar
el sistema.
UTILITARIOS: En este menú podemos apreciar todos los utilitarios que ayudan a
mantener el programa funcionando en buenas condiciones.
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De: SISGECO
Para usar el sistema por primera vez, se recomienda seguir los pasos que se
indican a continuación, respetando el orden presentado:
1.-
Personalizar el sistema, seleccionando la opción "UTILITARIOS" e ingresando en
"Parámetros de Empresa", para indicar nombre de la empresa.
Nota: No se deben borrar los valores por defecto, pues estos también se
encuentran en las tablas, si se hiciera esto, el sistema dejaría de funcionar.
A. Artículos/Servicios
B. Proveedores/Clientes
C. Vendedores
D. Zonas
E. Almacenes
F. Centros de Costos
G. Transportistas
H. Motivos de Traslado
I. Formas de Pago
J. Insumo/Producto
K. Tipos de Pago
L. Tipos de cambio
M. Agencias
N. Gastos
O. Unidades
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De: SISGECO
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Estos Botones muestran las opciones de uso más frecuente por ello se ubican en la pantalla
principal. Estas opciones también se encuentran en el Menú Principal, se detallan a
continuación.
Guía de ingreso
Guía de salida
Ensambles I/P
Ordenes de Compra
Compras
Importaciones
Cotizaciones
Venta
Guía-Factura
Seleccionar Empresa
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Backup
Calculadora
Impresora
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BARRA DE MENSAJES
En la pantalla principal en la parte inferior se muestra la barra de mensajes, esta barra muestra
el nombre de la empresa en la cual se esta trabajando, el usuario con el que se ingreso al
sistema, fecha y hora de acuerdo a la configuración de la computadora.
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De: SISGECO
Creación de Empresa
Este es el principio por donde se debe empezar a trabajar con el sistema, para lo
cual debemos de seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar Empresa.
2. Parámetros de Empresa.
3. Parámetros Generales.
4. Formatos de Impresión.
Utilitarios/seleccionar empresa
Este utilitario nos permite agregar nuevas empresas al sistema y asignarles una
ruta hacia la carpeta en la cual se almacenará la información de trabajo (Data).
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Utilitarios/parámetros de empresa
Este utilitario nos permite personalizar los datos de la empresa para ser mostrados
en el sistema y los diferentes reportes que emite el sistema.
Línea (1 a 5):
Sirve para definir los datos de la empresa, tales como razón social, dirección, RUC,
etc., los cuales aparecerán en todos los reportes, en las órdenes de compra y
cotizaciones.
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Utilitarios - Parámetros Generales
Este utilitario nos permite condicionar los parámetros de trabajo del sistema, en
este utilitario existen 06 pestañas que son las siguientes:
GENERALES I
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TIPOS CLIENTES/PROVEEDORES
MASCARAS
Las máscaras del sistema nos presenta como es que se visualizan y editan los
valores que van a ser mostrados por el sistema. Para modificar la presentación
(visualización) de éstos en el sistema, se procede de la siguiente manera:
Cantidad
Precio
Costo
Total
VARIOS
Línea en blanco: Cuyo código está compuesto por 13 dígitos en este caso 9.
Logo Empresa: Donde se alojarán el logo de la empresa para ser utilizado en las
Ordenes de Compra y Cotizaciones.
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GENERALES II VALORES POR DEFECTO
VALORES DEFECTO
Estos valores no deben ser borrados del sistema (maestros), sin antes haber creado
los valores con que se reemplazarán tanto en los maestros del sistema como aquí
en Parámetros Generales. El borrar en los maestros o en parámetros generales
estas cantidades, el sistema no funcionará correctamente.
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I.G.V. %: Porcentaje del Impuesto a las Ventas.
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GENERALES III TRANSPORTISTA
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CORRELATIVOS
Nota de Crédito: Sirve para indicar el prefijo y número correlativo de las Nota de
Crédito a emitir.
Nota de Débito: Sirve para indicar el prefijo y número correlativo de las Nota de
Débito a emitir.
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CONTABILIDAD
Compra
Ventas
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INTERNACIONAL
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Utilitarios/Formatos de Impresión
Este utilitario nos permite adaptar la impresión de los documentos del sistema a los
documentos PRE-impresos de la empresa. La impresión de los documentos se
realiza mediante la ubicación de los puntos de impresión utilizando ejes cartesianos
(X,Y) en milímetros, para esto se ha dividido el documento en 03 áreas:
1. Factura
2. Boleta
3. Guía
4. Nota de Crédito
5. Nota de Débito
6. Letras
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Carga de Maestros/Tablas
PARTE 1
Archivos
El manejo del sistema se realiza a través de archivos, en los cuales se definen los
diferentes datos que maneja la empresa, para un adecuado control comercial del
mismo.
Estos archivos son definidos una única vez al iniciar el manejo del sistema, y luego
solo se hará un mantenimiento de la información, de acuerdo a las necesidades del
negocio.
1. Artículos/Servicios
2. Proveedores/Clientes
3. Vendedores
4. Zonas
5. Almacenes
6. Centros de Costos
7. Transportistas
8. Motivos de Traslado
9. Formas de Pago
10. Insumo/Producto
11. Tipos de Pago
12. Tipos de cambio
13. Agencias
14. Gastos
15. Unidades
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Archivos - Artículos y/o Servicios
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Código: Campo de diez caracteres, que sirven para la identificación de los
productos y/o servicios y el manejo sugerido es el siguiente:
Tipo : Campo de un carácter en el que usted indica el nivel que desea asignar al
código creado. Los valores utilizados son:
1. Familias
2. Sub-familias
3. Artículos
4. Insumo Producto
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Descripción: Campo de libre definición de 40 caracteres, el cual sirve para
ingresar la descripción del artículo y/o servicio.
Unidad: Campo de tres caracteres que sirve para indicar la unidad de medida o
volumen con la cual se comercializan los productos. Por ejemplo:
Stock Mínimo: Campo numérico de seis enteros y dos decimales, que sirve para
indicar si se requiere manejar una cantidad mínima en el stock, para que el sistema
pueda emitir un reporte que indique los productos cuyo stock se encuentre por
debajo de las cantidades indicadas. Uso opcional.
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De: SISGECO
% Descuento: Campo en el que se indica el porcentaje de descuento al que sé
vera afecto el artículo, si corresponde. Uso opcional. Campo en el que se indica el
porcentaje de descuento al que sé vera afecto el artículo, si corresponde. Uso
opcional.
Archivos - proveedores/clientes
Este archivo sirve para definir los agentes económicos (personas jurídicas o
naturales), con los que se establece un tipo de relación con la empresa.
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Tipo : Existen 9 campos para ingresar tipos de terceros que interactúen con la
empresa, éstos campos están en el menú Utilitarios, Parámetros Generales.
OFICINA
DESPACHO
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Teléfono: Campo de 15 caracteres en el que se registra el número de teléfono que
corresponde a la dirección.
AVALISTA
Archivos - Vendedores
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Moneda: Campo que indicará la moneda en que se calcularán las comisiones de los
vendedores.
Límite (4 niveles): Campo numérico de 7 enteros que sirven para indicar a partir
de que monto de venta que realice el vendedor se aplicara el cálculo de comisiones.
Archivos - Zonas
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Archivos - Almacenes
GUÍAS
Salida 1
Salida 2
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De: SISGECO
Correlativo: Campo de 07 caracteres que indica el número de uso del documento
del almacén.
Nota.- El valor por defecto del centro de costos es "0000" que indicará que le
centro de costos no está definido, y al ser exportado a contabilidad, se exportará
como centro de costos no definido.
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Transportistas
Esta opción deberá ser procesada una vez al día para que el sistema actualice
algunos datos, necesarios para la emisión de algunos reportes.
Para agregar Transportistas sólo se debe dar click en Añadir, y para agregar
vehículos a esta empresa de transportes, se presiona el botón Vehículos.
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De: SISGECO
Para agregar un transportista debemos consignar los siguientes datos:
Este formulario nos sirve para agregar las unidades que posee cada uno de los
transportistas que nos brindarán su servicio, los datos que consigna el formulario
son los siguientes:
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Motivos de Traslado
Esta tabla nos muestra los motivos por los cuales nuestra mercadería será
trasladada de nuestros almacenes.
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Archivos - Formas de Pago
Código: Campo de 02 caracteres que indican las Formas de Pago que se utilizarán
en el sistema, como por ejemplo: 01 Efectivo, 02 Letras, etc.
Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerán las Formas de
Pago.
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En el caso de las letras, se deben considerar además los días de pago de éstas.
Archivos - Insumo/Producto
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La siguiente tabla de insumos será agregada mediante el botón Añadir.
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De: SISGECO
Archivos - Tipos de Pago
Código: Campo de 02 caracteres que indican los Tipos de Pago que se utilizará el
sistema.
Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerán los Tipos de
Pago.
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De: SISGECO
Archivos - Tipos de cambio
Compra: Campo que indica el valor del tipo de cambio diario en la compra.
Venta: Campo que indica el valor del tipo de cambio diario en la venta.
Archivos - Agencias
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De: SISGECO
Código: Campo de 02 caracteres que indican los Tipos de agencia para la
importación que se utilizará el sistema.
Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerán los Tipos de
agencia.
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De: SISGECO
Código: Campo de dos caracteres, el cual identifica el movimiento. La información
a ingresar es de libre disposición del usuario y puede ser numérica o alfanumérica.
Archivos - Unidades
En este archivo se definen en tipo de unidad mínima que utilizará en el sistema.
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Código: Campo de cuatro caracteres, que sirven para la codificación de las
unidades.
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PROCESOS PARTE 2
En esta parte se encuentran las opciones para ejecutar los procesos el sistema, los
cuales sirven para el manejo de las operaciones diarias, tales como ventas a los
clientes con emisión de facturas o boletas, toma de inventario y manejo de las
diferencias.
1. Almacén
2. Compras
3. Ventas
4. Guía -Factura
5. Asiento de Costos
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Procesos - Almacén
Este proceso permite registrar los movimientos de almacén de productos dentro del
sistema, está compuesto por los siguientes procesos:
1. Guías de Ingreso
2. Guías de Salida
3. Ensambles I/P
4. Simulación Ensambles I/P
5. Toma de Inventario
Este proceso permite registrar los movimientos de ingreso al almacén, esta pantalla
contiene fechas de búsqueda: Desde - Hasta y los botones de Añadir, Modificar y
Borrar. Para ingresar una nueva Guía debemos de presionar el botón Añadir.
Nota.- Por defecto se muestran todos los movimientos realizados durante el mes en
curso.
Para el ingreso de una nueva guía debemos llenar los campos solicitados:
Almacén: Nos permite escoger entre los diez (10) almacenes que tiene el sistema.
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Nota.- Cuando se apertura una nueva guía, aparecerán valores por defecto.
BOTONES INFERIORES
Guía a Compra: Botón que convierte la guía en compra para no tener que volver a
ingresar la compra.
Valor + I.G.V: Valor del artículo incluido I.G.V., sólo aparecerá si en Parámetros
Generales está activado el casillero de valor + I.G.V.
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Procesos - Almacén - Guía de Salida
Este proceso permite registrar los movimientos de salida del almacén, esta pantalla
contiene fechas de búsqueda: Desde - Hasta y los botones de Añadir, Modificar y
Borrar. Para ingresar una nueva Guía debemos de presionar el botón Añadir.
Para el ingreso de una nueva guía debemos llenar los campos solicitados:
BOTONES INFERIORES
Guía a Venta: Botón que convierte la guía en venta para no tener que volver a
ingresar la venta.
Traspaso a otro Almacén: Botón que sirve para pasar de un almacén a otro,
según el siguiente procedimiento:
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Presionar el botón de Traspaso a otro almacén.
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De: SISGECO
Este proceso nos solicita llenar los siguientes campos:
Número Guía Salida: Nos indica el número de guía de salida de Insumos para el
ensamble.
NOTA: Si faltara stock para realizar el ensamble, aparecerá una pantalla, la cual
nos indicará el faltante de stock por insumo que interviene en el ensamble, esta
pantalla aparece al presionar el botón de Generar la Guía del Ensamble.
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Procesos - Almacén – Simulación de Ensamble I/P
Este proceso permite realizar una simulación de hacer un ensamble, con esta
opción podremos comprobar cuantas cantidades o que productos falta stock para
generar las guías respectivas.
Este proceso proporciona las herramientas necesarias para la toma física del
inventario, así como entregar las diferencias entre la toma física y el stock en
libros.
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De: SISGECO
Luego de seleccionar los artículos debe presionar ENTER, donde el sistema
mostrara una pantalla con los datos seleccionados. Este reporte se puede imprimir
y utilizar para el conteo físico de la mercadería.
Para que el sistema nos de las diferencias entre el stock físico versus el stock en
libros, se debe ingresar en las cantidades encontradas. Esto se realiza presionando
ENTER en el código a requerido, donde se abrir una pequeña ventana para ingresar
la cantidad deseada. La diferencia la establece automáticamente el sistema.
Procesos - Compras
Este proceso permite registrar las compras y preparar nuestras Ordenes de Compra
1. Órdenes de Compra
2. Compras
3. Importaciones
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Procesos - Compras - Órdenes de Compra
BOTONES ESPECIALES
Condiciones: Botón que nos abre un cuadro de texto que se utilizará para agregar
las condiciones de la compra.
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Procesos - Compras - Compra
Este proceso permite registrar las compras y la siguiente pantalla nos muestra las
compras realizadas entre las fechas Desde - Hasta, según figura:
BOTONES ESPECIALES
Compra a Guía: Botón que convierte la compra ingresada en guía de ingreso para
actualizar el stock del almacén.
Ajustes: Botón que nos ayudara a realizar ajuste de los decimales, ya sea sobre el
Neto, IGV, o Total.
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Procesos - Compras - Importaciones
Este proceso permite registrar las compras Importadas y la siguiente pantalla nos
muestra las compras realizadas entre las fechas Desde - Hasta, según figura:
BOTONES ESPECIALES
Compra a Guía: Botón que convierte la compra ingresada en guía de ingreso para
actualizar el stock del almacén.
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que de esta manera el sistema actualice el valor de la guía de ingreso de manera
automática.
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Procesos - Ventas
1. Cotizaciones de Venta
2. Ventas
3. Variación de Precios
En esta pantalla podemos añadir nuevas cotizaciones o reabrir aquellas que ya han
sido cerradas. Para abrir una nueva cotización, presionamos el botón añadir.
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De: SISGECO
Al presionar el botón añadir nuevamente, podemos agregar un artículo a nuestra
Cotización.
BOTONES ESPECIALES
Condiciones: Botón que nos abre un cuadro de texto que se utilizará para agregar
las condiciones de la cotización. Los mismos que figuraran en la impresión de la
cotización.
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Cierre: Botón que nos ayudará a cerrar la cotización y luego de cerrarla se
convertirá en venta, y el sistema copiara todo lo que contiene la cotización a la
Factura o Boleta.
En esta pantalla podemos añadir nuevas ventas. Para abrir una nueva venta,
presionamos el botón añadir.
BOTONES ESPECIALES
Incorporar Guías: Botón que nos ayudará a incorporar guías a la factura que se
está realizando, sólo se visualizarán y añadirán todas las guías de un mismo
cliente.
Venta a Guía: Botón que convierte la venta registrada en guía de salida para
actualizar el stock del almacén, de esta manera descarga la mercadería del almacén
Pagos Venta: Botón que nos ayudará en la cancelación de la venta, esta puede ser
de una o varias formas.
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Copia Anula: Botón que nos permite anular la factura registrada y copia todo el
contenido de la factura anulada al siguiente correlativo, llevándose consigo el
número de la guía asociada.
Ingresar Precio
Esta pantalla nos ayudará a ingresar nuevos precios para los productos ya
existentes.
Ingresar Factor
Esta pantalla nos ayudará a ingresar el factor por el cual se multiplicará el precio
del producto para obtener la utilidad de éste.
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Procesos – Guía Factura
Para poder trabajar con esta opción de Guía-Factura, primero se tiene que
programar en Parámetros Generales-Usuarios. Por mediante esta opción se debe
programar cual va ser el Almacen predeterminado y que guía de salida va generar
el sistema al momento de hacer una Guía Factura.
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Contador: Aquí se va seleccionar si la guía que se va a generar por mediante esta
opción va ser una guía extrema o una guía interna (contador1 o contador2)
respectivamente ambos ya definidos por Almacen.
Para obtener este proceso se debe definir el rango de fechas que se desea analizar,
de la siguiente manera:
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