TABLA DE RETENCION

CUADRO DE
DOCUMENTAL
CLASIFICACION
DOCUMENTAL

LINEAMIENTOS BASICOS PARA

LA ORGANIZACIÓN DE LOS
FONDOS ACUMULADOS

TABLA DE VALORACION
DOCUMENTAL
FONDO
ACUMULADO
ACUERDO 002 / 2004

ETAPAS ETAPA 1: RECOLECCION

DE LA INFORMACION

ETAPA 4:
VALORACION
ETAPA 2:
ETAPA 3: EJECUCION DIAGNOSTICO
DEL TRABAJO
 ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN
1. Búsqueda preliminar de
documentos del ente o entes
productores, con el objeto de
identificar y conocer las unidades
administrativas que produjeron la
documentación.
INSTITUCIONAL
3. Adicionalmente, se deben buscar 4. Datos del Archivo: nombre
2. Búsqueda y recuperación de Manuales de otras fuentes como, testimonios, del archivo, ubicación física,
Funciones y Procedimientos, Estatutos y fecha de creación, ubicación en
bases de datos, informes
organigramas (en el evento de no encontrar los la estructura Administrativa.
estadísticos y entrevistas a
organigramas es preciso reconstruir la evolución
de la estructura orgánica de la institución, a partir
funcionarios de entidades con las
de los materiales obtenidos en la búsqueda que se haya relacionado.
preliminar y de la misma documentación, objeto
de organización).
6. Conservación de la
documentación: Se
5. Planta física: Verificar en debe constatar si se
las áreas de depósito y de presenta deterioro
trabajo, las condiciones biológico, químico o
ambientales, locativas y físico.
materiales del mobiliario.