Curso de

especialización
en gerencia de
proyectos y
calidad
ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN REGISTRO Y ALIANZAS

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GESTIÓN DE LAS
ADQUISICIONES

ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN REGISTRO Y ALIANZAS

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 LOGROS DEL CURSO
Reconoce los principales componentes de la gestión de las adquisiciones y
comunicaciones y aplica los conocimientos adquiridos en una lista de adquisiciones

Indicador de Logro

1
Identifica las adquisiciones de un proyecto
específico

Tipos de Evaluación Peso

Asistencia 10%

Guía de Trabajo Aplicativo (promedio) 70%

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

¿Qué son las adquisiciones?

CONCEPTO
Es el proceso formal para obtener
bienes y servicios.

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Contratos & Acuerdos

CONTRATO
Forma la relación entre las entidades; es
mutuamente vinculante y proporciona el
marco de referencia acerca de como se
abordará el incumplimiento de una de las
partes y cómo se lo reparará, en última
instancia, en un tribunal.

ACUERDO
Normalmente abarca los documentos o las
comunicaciones que describen relaciones
internas o externas y sus intenciones.

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 Gestión de Adquisiones

● ¿Sabemos, cuando adquirir,

cómo controlar y gestionar
el contrato?

● Definición de Gestión de Adquisiciones

Incluye los procesos necesarios para comprar o
adquirir productos, servicios o resultados que se
necesitan fuera del equipo del proyecto

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Repasando Conceptos –
Gestión de Adquisiciones

• Comprador o Vendedor

● Proceso de gestión de
adquisiciones de la organización

● Rol del Director del Proyecto

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Procesos de Gestión de Adquisiciones

Nª Proceso Grupo de
Proceso
01 Planificar las Adquisiciones Planificación

02 Efectuar las Adquisiciones Ejecución

03 Controlar las Adquisiciones Monitoreo &

Control

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Planificar la Gestión de
Adquisiciones
▪ Proceso de documentar las decisiones de
compra del proyecto, especificando el
enfoque e identificando al vendedor
potencial

▪ También implica reunir los

documentos de adquisiciones que
se enviarán a los posibles
vendedores que describan las
necesidades, cómo responder y los
criterios de selección

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9
Plan de Gestión de Adquisiciones

● Tipos de Contrato
Pre cio Fijo - PF
Co sto Re e mb o lsa b le - CR

Tie mp o y Ma te ria l – T&M

Comprador
vendedor
100%

● Riesgo y tipo de contrato RIESGO

0%
CR T&M FP

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ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Análisis de hacer o • Plan de gestión de
del proyecto comprar las adquisiciones
• Documentación de • Juicio de expertos • Enunciado del
requisitos • Investigación de trabajo relativo a la
• Registro de riesgos mercados adquisición
• Recursos requeridos • Reuniones • Documentos de la
para la actividad adquisición
• Cronograma del • Criterios de selección
proyecto de proveedores
• Estimación de costos • Decisiones de hacer o
de la actividad comprar.
• Registro de • Solicitud de cambio
Interesados • Actualizaciones a los
• Factores ambientales documentos del
de la empresa proyecto
• Activos de los
procesos de la
organización

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¿PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES?

CREAR UN PLAN DE GESTIÓN

DE LAS ADQUISICIONES

REALIZAR EL ANÁLISIS DE
2
“HACER O COMPRAR”
1 CREAR UN ENUNCIADO DEL TRABAJO DE LAS
ADQUISICIONES PARA CADA UNA DE LAS ADQUISICIONES
3

SELECCIONAR EL TIPO DE CONTRATO PARA

CADA UNA DE LAS ADQUISICIONES
4
PLANIFICAR LAS
ADQUISICIONES CREAR LOS DOCUMENTOS
DE ADQUISICIÓN
5

DETERMINAR LOS CRITERIOS DE

SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6
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ANÁLISIS HACER O COMPRAR

Análisis para determinar si el equipo del proyecto produce un

producto o servicio determinado, o lo compra. Incluye los
costos directos como los indirectos

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Plan de Gestión de Adquisiciones
● Criterios de selección de fuente
• Número de años en el negocio o estabilidad financiera
▪ Precio o costo del ciclo de vida
▪ Gestión de proyectos y capacidad técnica
▪ Nivel de calidad y comprensión a la necesidad
▪ Referencias de desempeño pasado

● Formas de adquisición no
competitivas
▪ Única Fuente
(sole source)

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Plan de Gestión de Adquisiciones
● Documentos de Adquisiciones

Se utilizan para solicitar propuestas de posibles

vendedores. Los siguientes son algunos de los
diferentes tipos:

Solicitud de propuesta ▪ Propuesta detallada, técnica y

(RFP) comercial
Invitación para ofertar ▪ Información para gestionar la
(IFB) propuesta (fechas de entrega, etc.)
Solicitud de presupuesto ▪ El precio / cuota por artículo, hora u
(RFQ) otra unidad de medida
Solicitud de Información
▪ Información sobre el vendedor y sus
(RFI) servicios / productos
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PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Describe cómo serán gestionados los procesos de

adquisición, desde el desarrollo de la documentación de
adquisición hasta el cierre del contrato.

Definir quien preparará Acciones a ejecutarse por

el equipo del proyecto en
Tipos de Contratos estimaciones caso la organización tenga
independientes su dpto. de adquisiciones

Documentos de
Gestión de múltiples Coordinación con otros
Adquisición
proveedores aspectos del proyecto
Estandarizados

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PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Describe cómo serán gestionados los procesos de

adquisición, desde el desarrollo de la documentación de
adquisición hasta el cierre del contrato.

Manejo de Periodos Manejo de Decisiones

Restricciones y
de adelantos para de fabricación o
Asunciones
compras. compra

Garantías de Instrucciones para

Fechas de entrega de
Cumplimiento o vendedores para
productos de cada
Seguros para mitigar desarrollar y
contrato
riesgos mantener la EDT

Forma y formato del

Vendedores Métricas de
Enunciado del Trabajo
Seleccionados Adquisiciones
del Contrato

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ENUNCIADO DEL TRABAJO RELATIVO A
ADQUISICIONES

Corresponde a cada contrato desarrollado a partir del

enunciado del alcance del proyecto, de la estructura de
desglose del trabajo del proyecto (EDT) y del
diccionario de la EDT.

Describe los productos, los servicios o los resultados a

adquirir con suficiente detalle como para permitir que
los potenciales vendedores determinen si podrán
suministrar el artículo o servicio

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ENUNCIADO DEL TRABAJO RELATIVO A
ADQUISICIONES

Describe los productos, los servicios o los resultados

que el vendedor suministrará.

SOW

EDT SOW del

Contrato

Diccionario de la EDT

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Efectuar las Adquisiciones
▪ Es el proceso de obtener respuestas del
vendedor, seleccionar un vendedor y adjudicar
un contrato.
▪ El equipo recibirá ofertas o propuestas

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ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
• Plan de gestión de las • Conferencias de • Vendedores
adquisiciones oferentes seleccionados
• Documentos de • Técnicas de • Acuerdos
adquisición evaluación de • Calendario de
• Criterios de selección propuestas recursos
de proveedores • Estimaciones • Solicitud de cambios
• Propuestas de independientes • Actualizaciones al
vendedores • Juicio de expertos plan para la dirección
• Documentos de • Publicidad del proyecto
proyecto • Técnicas analíticas • Actualizaciones a los
• Decisión de hacer o • Negociación de documentos del
comprar adquisiciones proyecto
• Enunciado del trabajo
relativo a las
adquisiciones
• Activos de los
procesos de la
organización

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Realizar Adquisiciones
• Conferencia de
licitadores

● Estimaciones
Independientes

● Publicidad

● Negociaciones
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Controlar las Adquisiciones
▪ Proceso de gestión de las
relaciones de adquisición,
monitoreo del desempeño
del contrato y cambios y
correcciones según sea
necesario

▪ Tanto el comprador como el

vendedor administrarán el
contrato de adquisición con
fines similares
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ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Sistema de control de • Información de
del proyecto cambios del contrato desempeño del
• Documentos de • Revisiones del trabajo
adquisición desempeño de las • Solicitudes de cambio
• Acuerdos adquisiciones • Actualizaciones al
• Solicitudes de cambio • Inspecciones y plan para la dirección
aprobadas auditorías del proyecto
• Informes de • Informes de • Actualizaciones a los
desempeño del desempeño documentos de
trabajo • Sistemas de pago proyecto
• Datos de desempeño • Administración de • Actualizaciones a los
de trabajo reclamos activos de los
• Sistema de gestión de procesos de la
registros organización

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Controlar las Adquisiciones
● Sistema de Control de Cambio del Contrato

Las contrataciones como todos los proyectos, tienen

cambios. Este sistema define el proceso mediante el
cual se puede modificar la adquisición. Incluye:
• Papeleo
• Sistema de rastreo
• Procedimiento de resolución de disputas
• Niveles de aprobación

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 Controlar las Adquisiciones
● Administración de Reclamos

Se denomina reclamación a los cambios impugnados

en que el comprador y el vendedor no pueden llegar a
un acuerdo sobre la compensación del cambio o
incluso si un cambio ha tenido lugar.

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Gestión de Adquisiciones
● Resumen

▪ La gestión de Adquisiciones involucra:

⮚ Plan de Gestión de Adquisiciones
⮚ Declaración de Trabajo de las adquisiciones
⮚ Tipos de Contrato (PF, CR, T&M)
⮚ Matriz de adquisiciones
⮚ Análisis de hacer o comprar

▪ Existe una relación entre el tipo de contrato y el nivel

de riesgo (comprador y vendedor)

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Gestión de Adquisiciones
● Resumen

▪ La Conferencia de Licitadores se realiza durante

el Proceso de Efectuar las adquisiciones.

▪ El Sistema de Control de cambios del Contrato, es

una herramienta para Administrar el Proceso de
Adquisiciones y pertenece al Sistema de control
de Cambios del proyecto

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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

29
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 CONFLICTO
COGNITIVO

¿Qué diferencia un proyecto que

planifica las comunicaciones
frente a otro que no lo hace?

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Comunicación

Proceso donde el emisor y el receptor

establecen una conexión en un
momento y espacio determinado para
transmitir, intercambiar o compartir
ideas, información o significados
comprensibles para ambos.

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Modelo básico de la comunicación

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 CONSTRUCCIÓN

Dimensión de la comunicación
TEÓRICA

(Verbal y No-Verbal)
• Albert Mehrabian (1971)
establece que existen tres
elementos en la comunicación
interpersonal: palabras, tono vocal
(paralingüística) y movimientos
corporales (Quinésica).
• Esta es la regla de “las 3 V’s” En un mensaje
porque incluye elementos escuchado:
verbales, vocales y visuales - 50% es recordado en 1 - 2
también es conocida como la regla días.
del “7%-38%-55%” - 25% es recordado en 2
meses.
Fuente: Viyai K. Verma.. The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II), pagina 19

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 CONSTRUCCIÓN

Dimensión de la comunicación
TEÓRICA

No-Verbal (lenguaje corporal)

Lenguaje del cuerpo Interpretación • Incertidumbre o
Señalar Agresividad riesgo
• Agresividad
Suspirar
• Impaciencia,
Rascarse (cabeza o cara) aburrimiento y pena
Inclinarse (hacia delante) • Interés
• Superioridad y
Recostarse (manos detrás confianza
de la cabeza) • Expectativa
Cerrar puños • Actitud defensiva
Cruzar brazos
Sobarse (las manos)

Fuente: Viyai K. Verma.. The Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II), pagina 43

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Barreras, Filtros y Bloqueadores

de la Comunicación
• Idioma
• Cultura
• Contenido del Mensaje
• Hostilidad
• Posición o estatus Organizacional
• Distancia
• Incorrecta Decodificación

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Comunicación Efectiva
Para mejorar la calidad de la comunicación se
deben considerar las siguientes técnicas:

1. Seguimiento
2. Empatía
3. Utilización de retroinformación
4. Repetición
5. Fomentar la confianza
6. Buscar el mejor momento
7. Simplificar el lenguaje
8. Escucha activa
9. 5Cs de las comunicaciones escritas (concisa, completa,
concreta, correcta y coherente)

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Escucha Activa (Receptor)

Comportamiento Verbal
• Preguntar para clarificar (retroalimentación) y juntar información.
• Resumir entre intervalos (parafrasear)
• Pedir ejemplos.
• Conocer el sentir del que habla. (empatía)
• Interrumpir cambiando el tema de la conversación.

Comportamiento No-Verbal
• Hacer contacto visual (Oculésica) .
• Ser expresivo y estar alerta.
• Expresiones faciales (Quinésica), contacto corporal, uso de espacio
(Proxémica) y tiempo (Cronémica).

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Gestión de las Comunicaciones

del Proyecto
• Incluye los procesos necesarios para asegurar que las
necesidades de información del proyecto y de sus
interesados se satisfagan a través del desarrollo de
objetos y de la implementación de actividades diseñadas
para lograr un intercambio eficaz de información.
• Este proceso es el que demanda la mayor parte del
tiempo del director de proyectos.
• Consiste en desarrollar una estrategia para asegurar que
la comunicación sea eficaz para los interesados y llevar a
cabo las actividades necesarias para implementar la
estrategia de comunicación.

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Procesos de la Gestión de la
Comunicación

10.1.
10.2. 10.3.
Planificar la Gestión
Gestionar las Monitorear las
de las
Comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones

Planificación
Ejecución
Monitoreo

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 CONSTRUCCIÓN

Planificar la Gestión de las

TEÓRICA

Comunicaciones

Autor: León Tripp

https://www.youtube.com/watch?v=u0G8PNpBrR8

Tema: Proceso de
Creación de la Matriz de
las Comunicaciones.
Duración: 7 min.
Video

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

• Determina las necesidades de información de

los interesados del proyecto.
• Estos requisitos se definen combinando el tipo
y el formato de la información necesaria con un
análisis del valor de dicha información.
Análisis de
requisitos de
comunicaciones

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Puntos a evaluar al momento de seleccionar la

tecnología.
• La urgencia de la necesidad de la información.
• La disponibilidad y confiabilidad de la
tecnología.
Tecnología de • Facilidad de Uso.
las
comunicaciones • El entorno del proyecto. ¿físico o virtual?
• Sensibilidad y confidencialidad de la
información

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Incluyen:
• Interactivo (reuniones, teléfono)
• Empujar o “Push” (e-mail, fax)
(Asegura la distribución; pero NO asegura que el
Método de mensaje sea recibido o entendido por el receptor)
comunicación
• Jalar o “Pull” (intranet, servidor de
contenidos)

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Desarrollo del Plan de las Comunicaciones:

1. Determinar las necesidades de información de cada
interesado.
2. Considerar el tamaño y complejidad del proyecto.
3. Establecer la forma de comunicación
a. ¿Qué información necesita?
b. ¿Cuándo la necesita?
c. ¿Cómo se le dará la información?
d. ¿Quién le dará la información?
e. ¿Cuál será el procedimiento de escalamiento?

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

4. La planificación de las comunicaciones debe realizarse en

forma temprana.
5. Una inadecuada planificación puede generar los siguientes
problemas:
a. Demora en la entrega de información
b. Fuga de información sensible a personas equivocadas
c. Falta de involucramiento de los interesados
d. Conflictos

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Gestionar las comunicaciones

Es el proceso que garantiza que la recopilación,
creación, distribución, almacenamiento, recuperación,
gestión, monitoreo y disposición final de la
información del proyecto sean oportunos y adecuados

Implica un flujo de información eficaz y eficiente entre

el equipo del proyecto y los interesados

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Alcances
Debe asegurar la eficacia del Plan a ejecutar y
por ello se soporta también en técnicas como:
1. Modelo Emisor – Receptor
2. Elección de los medios
3. Estilo de Redacción
4. Técnicas de Gestión de Reuniones
5. Técnicas de Presentación
6. Técnicas de Facilitación
7. Técnicas de Escucha Activa

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 CONSTRUCCIÓN
TEÓRICA

Monitorear las Comunicaciones

• Proceso que asegura que se satisfagan las

necesidades de información del proyecto y de sus
interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Permite asegurar un flujo óptimo de información,
tal como se define en el plan de comunicación y en
el plan de involucramiento de interesados
• Desencadenará una iteración permanente con los
procesos de Planificar y Gestionar.

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 FORMULACIÓN DE
CONCLUSIONES

CONCLUSIONES

1. La comunicación en el proyecto es una pieza clave

para la gestión exitosa del proyecto

2. Requiere de mucha dedicación de tiempo, se debe

mantener una escucha activa para apoyar a una
adecuada gestión de las comunicaciones

3. Es muy importante planificarlo en la etapa temprana

y que vaya adecuándose a los resultados, ciclo de vida y
cambios propios del proyecto

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 FUENTES CONSULTADAS
PROJECT A Guide to the Project Management Body of Knowledge
MANAGEMENT (PMBOK® Guide). 6th. Edition. Newtown Square: Project
INSTITUTE Inc. Management Institute, Inc.
2017

KERZNER, Harold Project Management – A Systems Approach to Planning,

2009 Scheduling, and Controlling. Ninth Edition. Editorial John
Wiley & Sons, Capítulos: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 10.

Stephen P. Robbins, Comportamiento Organizacional, decimotercera edición,

Timothy A. Judge Pearson Education, Mexico
2009

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