ABIG04

GUIA PARA LA RECEPCIÓN, ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE PRODUCTOS BIOLOGICOS,
MEDICAMENTOS E INSUMOS DE USO EN SALUD PUBLICA EN EL ALMACEN GENERAL DE ZONA

FRANCA
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

BOGOTÁ, MARZO DE 2019
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INSUMOS Código ABIG04
Recepción, alistamiento y despacho de
productos biológicos, medicamentos e
GUÍA Versión 02
insumos de uso en salud publica en el
almacén general de zona franca
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………. 4
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 4
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................................ 4
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA.................................................................................... 4
5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................. 4
6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 5
7. PROCESO LOGÍSTICO DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS EN ZONA FRANCA ............ 6
7.1. PRODUCTOS BIOLÓGICOS: ...................................................................................................................6
7.1.1 Proceso de recepción para Biológicos.....................................................................................................6
7.1.2. Proceso de desempaque: .................................................................................................................7
7.1.3 Proceso de legalización: ...................................................................................................................7
7.1.4. Proceso de rechazo: .........................................................................................................................8
7.1.5 Proceso de Despachos: ....................................................................................................................8
7.2 REACTIVOS DE DIAGNOSTICO DE CATEGORIA A .......................................................... 11
7.2.1. Proceso de recepción de Reactivos de diagnóstico que requieren cadena de frío (Categoría A) ...11
7.2.2. Proceso de desempaque ................................................................................................................11
7.2.3. Proceso de Aprobación. ..................................................................................................................11
7.2.4. Proceso de Rechazo: ......................................................................................................................12
7.2.5. Proceso de Despachos: ..................................................................................................................12
7.3. REACTIVOS DE DIAGNÓSTICO DE CATEGORÍA B .......................................................... 14
7.3.1. Proceso de Recepción: ...................................................................................................................15
7.3.2. Proceso de Desempaque: ...............................................................................................................15
7.3.3. Proceso de Aprobación: ..................................................................................................................16
7.3.5. Proceso de Despacho .....................................................................................................................16
7.4. MEDICAMENTOS .................................................................................................................. 19
7.4.1. Proceso de recepción:.....................................................................................................................19
7.4.2. Proceso de Revisión: ......................................................................................................................19
7.4.3. Proceso de Aprobación: ..................................................................................................................19
Página 2 de 22 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ASIF04- Versión 1
GUÍA Versión 02
7.4.5. Proceso de Despachos: ..................................................................................................................20
GUÍA Versión 02
1. OBJETIVO
Describir el proceso que se realiza en el almacén general del Ministerio de Salud y Protección Social relacionado
con el manejo de los biológicos, medicamentos e insumos de salud pública acorde a las Buenas Prácticas de
Almacenamiento.
2. ALCANCE
Esta guía tiene como propósito dar a conocer los pasos para la recepción, almacenamiento, alistamiento,
empaque y despacho de los productos biológicos, medicamentos e insumos de uso en Salud Pública.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplica a todos los procesos y procedimientos relacionados con el manejo de los biológicos, medicamentos e
insumos de salud pública en el Almacén General del Ministerio de Salud y Protección Social de zona franca
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA
 Planos del almacén general del Ministerio de Salud y Protección Social

 ABIF 04 – Lista de verificación entrega física en bodega.
 ABIF 26 – Entrega de Medicamentos, Biológico, Reactivos de Diagnóstico e Insumos a la
Transportadora.
 ABIG 02 - Guía para el muestreo de medicamentos, Biológico, Reactivos de Diagnóstico e Insumos
bodega zona franca.
 ABIM02 – Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento
5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS
 Decreto 2200 de 2005 “Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras
disposiciones”. Las disposiciones del presente decreto se aplicarán a los prestadores de servicios de
salud, incluyendo a los que operen en cualquiera de los regímenes de excepción contemplados en el
artículo 279 de la Ley 100 de 1993, a todo establecimiento farmacéutico donde se almacenen,
comercialicen, distribuyan o dispensen medicamentos o dispositivos médicos, en relación con el o los
procesos para los que esté autorizado y a toda entidad o persona que realice una o más actividades y/o
procesos propios del servicio farmacéutico.
GUÍA Versión 02
 Decreto 0249 de 2013 “Por el cual se establecen requisitos para la importación de medicamentos e
insumos críticos por parte de las entidades públicas a través de la Organización Panamericana de la
Salud – OPS”.
 Decreto 1140 de 2013 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con el
tema de las unidades de almacenamiento, y se dictan otras disposiciones”.
 Decreto 1313 de 2013 “Por el cual se fijan los requisitos y procedimientos para autorizar importaciones
paralelas de Medicamentos y Dispositivos Médicos”.
 Decreto 4725 de 2005 “Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de
comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano”.
 Resolución 4002 de 2007 ”Por la cual se adopta el Manual de Requisitos de Capacidad de

Almacenamiento y/o Acondicionamiento para Dispositivos Médicos”.
 Resolución 1403 de 2007 “Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se
adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
 Resolución 1160 del 2016 "Por la cual se establecen los Manuales de Buenas Prácticas de Manufactura y
las Guías de Inspección de Laboratorios o Establecimientos de Producción de medicamentos, para la
obtención del Certificado de Cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura"
 Manual Técnico Administrativo PAI: Tomo 10

(https://www.medellin.gov.co/irj/go/km/docs/pccdesign/SubportaldelCiudadano_2/PlandeDesarrollo_0_19/
Campaas_0/Shared%20Content/Vacunaci%C3%B3n/2017/Manual%20T%C3%A9cnico%20Administrativ
o%20del%20PAI/Modulo%20PAI%20Tomo%2010.pdf)
 Guía de embalaje de la Organización Panamericana de la Salud.
6. DEFINICIONES
 MEDICAMENTOS BIOLÓGICOS: Medicamentos derivados de organismos o células vivas o sus partes.
Se pueden obtener de fuentes tales como tejidos o células, componentes de la sangre humana o animal
(como antitoxinas y otro tipo de anticuerpos, citoquinas, factores de crecimiento, hormonas y factores de
coagulación), virus, microorganismos y productos derivados de ellos como las toxinas.
 AREA DE CUARENTENA: Área destinada para el almacenamiento temporal de los biológicos,

medicamentos y demás insumos de uso en Salud Pública recepcionados en la bodega,
mientras se espera una decisión acerca de su aprobación o rechazo.
GUÍA Versión 02
 NUMERO DE LOTE: Código de identificación de los productos de un mismo proceso de fabricación.
 EMBALAJE: Caja o cubierta con que se resguardan los objetos que han de transportarse
 MUESTRAS: Número estadísticamente representativo de unidades extraídas de un lote de un biológico,

medicamento o reactivo de diagnóstico, de las que se obtiene la información necesaria para evaluar la
calidad del lote.
 MUESTREO: Acción de escoger muestras representativas de la calidad o condiciones medias de un todo
 CADENA DE FRÍO: la OMS define la cadena de frío como el proceso logístico que asegura la correcta
conservación, almacenamiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que las
produce, hasta el momento en el que se va a realizar la vacunación
 TEMPERATURA: Magnitud física que refleja la cantidad de calor ya sea de un cuerpo, de un objeto o del
ambiente.
 MONITOR DE TEMPERATURA: Dispositivo tipo datalogger que registra la temperatura interna del
embalaje durante el transporte del biológico.
 DISTRIBUCIÓN: Entrega de los medicamentos, biológicos y demás insumos de uso en Salud Pública a
las Entidades Territoriales, realizada según el sistema FIFO (primero que entra, primero que sale) y
respetando el orden de las fechas de vencimiento (sistema PEPE) primero que expira, primero que se
entrega.
 TABLA MILITAR ESTÁNDAR: Tabla utilizada para inspección de los medicamentos, biológicos y demás
insumos de uso en Salud Pública.
7. PROCESO LOGÍSTICO DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS EN ZONA FRANCA
Esta guía describe los pasos a tener en cuenta para la recepción, almacenamiento, alistamiento, empaque y
despacho de los biológicos, medicamentos e insumos de uso en Salud Pública, de manera que los mismos
mantengan sus características de calidad hasta las Secretarias de Salud Departamentales, Distritales y demás
entes adscritos al Ministerio de Salud y Protección Social
7.1. PRODUCTOS BIOLÓGICOS:
7.1.1 Proceso de recepción para Biológicos
GUÍA Versión 02
 Una vez se descargan los biológicos de los vehículos que llegan del aeropuerto, se trasladan al área de
pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado análisis, lista de empaque y
declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y los auxiliares de bodega.
 El operador logístico de zona franca ingresa el biológico al sistema PICIZ y da la orden para la apertura
del biológico.
 Los auxiliares de bodega clasifican el biológico por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada el
biológico inmediatamente al área de cuarentena ubicado en los cuartos fríos.
7.1.2. Proceso de desempaque:
 Los auxiliares de bodega inician el proceso de desempaque de los biológicos, retiran y apagan los
monitores de temperatura y los colocan en canastillas plásticas debidamente marcados.
 Si el biológico cumple con las condiciones de temperatura se procede a realizar la recepción técnica en
presencia del Supervisor del Contrato y/o su delgado, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliares de
bodega, para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando
aspecto del biológico, lote, vencimiento y certificados de análisis, cantidades recibidas por lote.
 En caso de encontrar monitores de temperatura con alarma, se procede a apartar los biológicos y se le
informa al Supervisor del Contrato o su delegado el cual envía por correo electrónico a la OPS la
novedad de la excursión de temperatura. Dicho organismo cuenta con los estudios de estabilidad del
fabricante y es quien emite el concepto de Aprobación o Rechazo del biológico. Adicionalmente el
supervisor se basa en la Guía de Embalaje y Envío Internacional de Vacunas de la OMS donde se
relaciona una tabla con los rangos de temperatura permitidos para algunos biológicos lo cual queda
consignado en el acta de recepción su criterio de aceptación o no del producto.
 Una vez aprobados los lotes del biológico, se suscribe el acta de recepción donde se deja constancia de
las condiciones en que se recibió el biológico según formato ABIF 17.
 En caso de no aceptarse el biológico o parte de este, se procederá a trasladar al área de rechazo las
unidades respectivas para su proceso de desnaturalización.
 Los monitores de temperatura son entregados al técnico de cuartos fríos para descargar la información
en un computador.
7.1.3 Proceso de legalización:
Una vez suscrita el acta, el Supervisor remite a la Subdirección de Gestión de Operaciones la documentación
necesaria (copia de factura, certificado de análisis, liquidación en pesos colombianos, declaraciones de
GUÍA Versión 02
importación, acta de recepción etc.) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación
del biológico en el área de almacenaje.
7.1.4. Proceso de rechazo:
En caso de presentarse biológico No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso
de desnaturalización.
7.1.5 Proceso de Despachos:
ACTIVIDADES DESARROLLO
Recibo La Dependencia responsable de los biológicos remite el
Documentos memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad
Territorial, biológico y cantidad y prioridad en la entrega.
Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja

el lote y la fecha de vencimiento más próxima del biológico
requerido, se les remite copia a los auxiliares para su alistamiento
y al operador logístico para la salida del inventario zona franca.
Se coordina con el contratista de transporte los envíos.
Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la

fecha en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la
disponibilidad del funcionario que lo recibe.
Se retiran los paquetes térmicos del cuarto de congelación y se

Alistamiento atemperan por un tiempo de 4 horas aproximadamente a
de biológico temperatura ambiente y/o hasta que la temperatura en los
paquetes térmicos se encuentre en el rango de (0 a 0,5°C)
Se hace secado de la humedad de los paquetes fríos.
Se procede hacer el alistamiento del biológico de acuerdo a la

salida de Almacén verificando lotes y fechas de vencimiento, por
cada uno de los auxiliares encargados de cada referencia de
biológico; actividad que se realiza en los cuartos fríos.
GUÍA Versión 02
Se hace alistamiento para el embalaje teniendo en cuenta el tipo

de caja: 1,2,3,4,5 o 6
Se hace un filtro realizando la verificación de inventario y se

diligencia la tarjeta kardex.
Se traslada el biológico a la precámara y se realiza el embalaje de

cada caja de acuerdo con la configuración actualizada en el
informe de calificación de embalajes
La cantidad de paquetes fríos por caja debe corresponder con la

siguiente tabla:
CANTIDADES
RANGOS EN METROS DE
EMPAQUE
CUBICOS (m3) REFRIGERANT
ES
Caja Tipo A De 0,151-0,450 m3 13-14
Caja Tipo B De 0,080-0,150 m3 10-12
Caja Tipo C De 0,030-0,079 m3 10
Una vez realizado el embalaje se determina número de cajas por
suministro y se procede a realizar un muestreo de la temperatura
(entre +2 a+ 8°C), de acuerdo a la tabla militar estándar lo cual
queda registrado en el formato ABIF26 Entrega de Insumos,
Medicamentos o Biológicos a la Transportadora y formato ABIF04
Lista de Verificación de Entrega Física en Bodega del Ministerio
de Salud y Protección Social
Se procede a sellar, marcar y zunchar.
Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.
GUÍA Versión 02
En la última caja de empaque se incluye el documento

correspondiente al pedido solicitado (suministro), en la cual la
entidad que recibe, verifica cantidad, lotes, temperatura y realiza
el respectivo acuso de recibo el cual tiene un plazo de 14 horas
hábiles.
Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra en

el formato ABIF 26 Entrega de Insumos, Medicamentos o
Biológicos a la Transportadora.
Se traslada las cajas empacadas al área de pesaje.

Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador
logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de
salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ WEB”)
donde se registran los datos del suministro (códigos, cantidades,
valor) relacionados en el documento interno de transporte, donde
se asigna un numero consecutivo para los inventaros en Zona
Franca.
Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y
aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para
su autorización de salida ante Zona Franca.
Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador

logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número de
formulario de salida de zona Franca, para que sea registrado en
la báscula.
Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la

cual debe coincidir con el peso entregado por los Auxiliares de la
bodega del Ministerio y se autoriza la salida del camión.
Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de

su estado de limpieza, número de placa y el transportador firma la
documentación correspondiente a salida de almacén formato
ABIF09 Autorización Salida de Elementos y formato ABIF26
Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la
Transportadora.
Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta
emite el acuso respectivo del suministro, La entidad tiene 24
horas hábiles para manifestar alguna observación.
De haber tenido algún tipo de manifestación por parte de la
GUÍA Versión 02
Entidad Territorial relacionado con cantidades, temperatura o

embalaje, se verificará y se realizará el informe.
7.2 REACTIVOS DE DIAGNOSTICO DE CATEGORIA A
Para efectos de esta guía los reactivos de diagnóstico de Categoría A son los que requieren almacenarse y
transportarse con una temperatura entre 2 a 8°C
7.2.1. Proceso de recepción de Reactivos de diagnóstico que requieren cadena de frío (Categoría A)
 Una vez se descargan los reactivos de diagnóstico de los vehículos que llegan del aeropuerto, se
trasladan al área de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado
análisis, lista de empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y
los auxiliares de bodega.
 El operador logístico de zona franca ingresa el reactivo de diagnóstico al sistema PICIZ y da la orden
para la apertura del producto.
 Los clasifican por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada el reactivo de diagnóstico
inmediatamente al área de cuarentena.
7.2.2. Proceso de desempaque
Los auxiliares de bodegas inician el proceso de desempaque de los reactivos de diagnóstico retirando los
paquetes refrigerantes.
Si el reactivo de diagnóstico cumple con las condiciones de temperatura se procede a realizar la recepción
técnica en presencia del Supervisor del Contrato, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliar de bodegas,
para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando aspecto, lote,
vencimiento y certificados de análisis, cantidades recibidas por lote.
En caso de encontrar reactivos de diagnóstico con temperatura por fuera de los rangos de temperatura
recomendados por el fabricante (entre 2-8°C), se procede a apartar los reactivos y se llevan al área de
rechazo en espera de que sea recogido por el proveedor para su proceso de desnaturalización.
Una vez aprobados los lotes del reactivo de diagnóstico, se suscribe el acta de recepción donde se deja
constancia de las condiciones en que se recibió el reactivo de diagnóstico según formato ABIF 18.
7.2.3. Proceso de Aprobación.
GUÍA Versión 02
importación, etc) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del en el área de
almacenaje.
7.2.4. Proceso de Rechazo:
En caso de presentarse No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso de
desnaturalización.
7.2.5. Proceso de Despachos:
Recibo Documentos La Dependencia responsable de los reactivos de diagnóstico
remite el memorando de distribución a la SGO en el cual
relaciona Entidad Territorial, reactivo de diagnóstico y cantidad.
Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja
el lote y la fecha de vencimiento más próxima del reactivo de
diagnóstico requerido, se les remite copia al auxiliar de bodega
para su alistamiento y al operador logístico para la salida del
inventario zona franca.
Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la

fecha en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la
Alistamiento de Se retiran los paquetes térmicos del cuarto de congelación y se

reactivos de atemperan por un tiempo de 4 horas aproximadamente a
diagnóstico de temperatura ambiente y/o hasta que la temperatura en los
categoría A paquetes térmicos se encuentre en el rango de (0 a 0,5°C)
Se hace secado de la humedad de los paquetes fríos.
Se procede hacer el alistamiento de los reactivos de diagnóstico

que requieren cadena de frío, de acuerdo a la salida de Almacén
verificando lotes y fechas de vencimiento, por cada uno de los
contratistas u auxiliares de bodega encargados de cada
referencia de dicho reactivo de diagnóstico, actividad que se
realiza en los cuartos fríos.
GUÍA Versión 02
Se hace alistamiento de las cajas.
Se hace un filtro realizando verificación de inventario.
Se traslada el reactivo de diagnóstico a la pre cámara y se inicia

el proceso de empaque
Se toma la temperatura a los paquetes refrigerantes

atemperados a 2°C aproximadamente.
Se coloca el reactivo de diagnóstico en la caja de acuerdo a su

capacidad (ver tabla 1)
CANTIDADES
RANGOS EN METROS DE
EMPAQUE
CUBICOS (m3) REFRIGERANT
ES
Caja Tipo A De 0,151-0,450 m3 13-14
Caja Tipo B De 0,080-0,150 m3 10-12
Caja Tipo C De 0,030-0,079 m3 10
Se ubican paquetes fríos de acuerdo al tipo de caja mencionado
en la tabla1
Se procede a sellar, marcar y zunchar.
Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.
En la última caja de empaque se incluye el documento

correspondiente al pedido solicitado (suministro), en la cual la
entidad que recibe, verifica cantidad, lotes, temperatura y realiza
el respectivo acuso de recibo.
Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra
en el formato esto ABIF 26
Se traslada las cajas de empaque al área de pesaje.
Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador
GUÍA Versión 02
logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de

salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ WEB”)
donde se registran los datos del suministro (códigos, cantidades,
valor) relacionados en el documento de transporte, donde se
asigna un numero consecutivo para los inventaros en Zona
Franca.

aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para
su autorización de salida ante Zona Franca.

logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número de
formulario de salida, para que sea registrado en la báscula.
Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la

cual debe coincidir con el peso entregado por el auxiliar de
bodegas de la bodega del Ministerio y se autoriza la salida del
camión.
Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de

Entrega al su estado de limpieza, número de placa y el transportador firma
Transportador la documentación correspondiente (Salida de almacén y formatos
ABIF26)
18. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial,

esta emite el acuso respectivo del suministros, La entidad tiene
24 horas hábiles para manifestar alguna observación.
7.3. REACTIVOS DE DIAGNÓSTICO DE CATEGORÍA B
Para efectos de esta guía los reactivos de diagnóstico de Categoría B son los que requieren ser almacenados y
transportados con una temperatura entre 2 a 30°C y serán enviados con cortina o paquete refrigerante a los
departamentos críticos (con temperatura de 30°C ±1°C) tales como:
DEPARTAMENTOS CRITICOS
Amazonas
Arauca
Atlántico
Bolívar
Casanare
Cesar
GUÍA Versión 02
Chocó
Córdoba
Guainía
La Guajira
Guaviare
Magdalena
Meta
Norte de Santander
Quindío
San Andres Isla
Magdalena
Sucre
*Consulta IDEAN -Temperatura
7.3.1. Proceso de Recepción:
 Una vez se descargan los reactivos de diagnóstico de Categoría B de los vehículos que llegan del
aeropuerto, se trasladan al área de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura,
certificado análisis, lista de empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de
zona franca y los auxiliares de bodega
 El operador logístico de zona franca ingresa el reactivo de diagnóstico al sistema PICIZ y da la orden
para la apertura del producto.
 Los clasifican por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada el reactivo de diagnóstico
inmediatamente al área de cuarentena.
7.3.2. Proceso de Desempaque:
Los auxiliares de bodegas inician el proceso de desempaque de los reactivos de diagnóstico.
Si el reactivo de diagnóstico cumple con las condiciones se procede a realizar la recepción técnica en
presencia del Supervisor del Contrato, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliar de bodegas, para lo cual
se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando aspecto, lote, vencimiento y
certificados de análisis, cantidades recibidas por lote.
En caso de encontrar reactivos No conforme, se procede a apartar los reactivos y se llevan al área de
rechazo en espera de que sea recogido por el proveedor para su proceso de desnaturalización.
Una vez aprobados los lotes del reactivo de diagnóstico, se suscribe el acta de recepción donde se deja
constancia de las condiciones en que se recibió el reactivo de diagnóstico según formato ABIF 18.
GUÍA Versión 02
7.3.3. Proceso de Aprobación:
importación, etc.) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del reactivo de
diagnóstico en el área de almacenaje.
En caso de presentarse producto No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso de
desnaturalización.
7.3.5. Proceso de Despacho
Recibo La Dependencia responsable de los reactivos de diagnóstico de categoría B remite el
Documentos memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad Territorial, biológico y
cantidad.
Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja el lote y la fecha de

vencimiento más próxima del biológico requerido, se le remite copia al auxiliar de
bodegas para su alistamiento y al operador logístico para la salida del inventario zona
franca.
Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la fecha en la cual se

realiza el despacho, con el fin de garantizar la disponibilidad del funcionario que lo
recibe.
Alistamiento de
reactivo de 1. Se sacan a la pre-cámara las cortinas o paquetes de refrigeración del cuarto de
diagnóstico de congelación para ser atemperados en canastillas plásticas durante 1 hora.
categoría B
2. Se realiza el retiro de la humedad las cortinas o paquetes de refrigeración.
3. Se procede hacer el alistamiento del reactivo del reactivo de diagnóstico de

categoría B de acuerdo a la salida de Almacén verificando lotes y fechas de
vencimiento, por cada uno de los contratistas u auxiliar de bodegas encargados
de cada referencia de dichos reactivos de diagnóstico, actividad que se realiza
GUÍA Versión 02
en los cuartos fríos.
4. Se hace alistamiento de las cajas de icopor.
5. Se hace un filtro realizando verificación de inventario.
6. Se traslada el reactivo de diagnóstico a la pre cámara y se inicia el proceso de

empaque
7. Se toma la temperatura a las cortinas o paquetes de refrigeración atemperados

a 2°C aproximadamente.
8. Se coloca el reactivo de diagnóstico en la caja de icopor de acuerdo a su

capacidad (ver tabla 1)
9. Se envuelve el reactivo de diagnóstico en plástico vinipel y se coloca la cortina

de refrigeración en las paredes de la caja de icopor y en la parte superior de la
misma.
Tabla 2
RANGOS EN
EMPAQUE METROS
CUBICOS (m3)
De 0,151 -0,450
Caja Tipo A m3
De 0,080- 0,150
Caja Tipo B m3
De 0,030 -0,079
Caja Tipo C m3
GUÍA Versión 02
10. Una vez realizado el empaque se determina número de cajas por suministro y
se procede a realizar un muestreo de la temperatura (entre +2 a +8°C), de
acuerdo a la tabla militar estándar lo cual queda registrado en el formato
ABIF26 Y formato ABIF 04
Entrega al 11. Se procede a sellar, marcar y zunchar.

Transportador
12. Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.
13. En la última caja de empaque se incluye el documento correspondiente al

pedido solicitado (suministro), en la cual la entidad que recibe, verifica cantidad,
lotes, temperatura y realiza el respectivo acuso de recibo.
Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra en el formato esto

ABIF 26
14. Se traslada las cajas de empaque al área de pesaje.
15 Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador logístico de Zona

franca. El operador diligencia el formulario de salida (consecutivo generado por el
sistema de “PICIZ WEB”) donde se registran los datos del suministro (códigos,
cantidades, valor) relacionados en el documento de transporte, donde se asigna un
numero consecutivo para los inventaros en Zona Franca.
Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y aprobados por el
funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para su autorización de salida ante Zona
Franca.
Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador logístico adjunta al

número de la placa del vehículo el número de formulario de salida, para que sea
registrado en la báscula.
Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la cual debe

coincidir con el peso entregado por el auxiliar de bodegas de la bodega del
Ministerio y se autoriza la salida del camión.
16. Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de su estado de

limpieza, número de placa y el transportador firma la documentación
correspondiente (Salida de almacén y formatos ABIF26)
GUÍA Versión 02
17. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta emite el acuso
respectivo del suministro, La entidad tiene 24 horas hábiles para manifestar alguna
observación.
7.4. MEDICAMENTOS
7.4.1. Proceso de recepción:
 Una vez se descargan los medicamentos de los vehículos que llegan del aeropuerto, se trasladan al área
de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado análisis, lista de
empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y los auxiliares de
bodega.
 El operador logístico de zona franca ingresa el medicamento al sistema PICIZ y da la orden para la
apertura del medicamento.
 Los contratistas clasifican el medicamento por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada al área
de cuarentena.
7.4.2. Proceso de Revisión:
 Se procede a realizar la recepción técnica en presencia del Supervisor del Contrato, Director técnico,
Agente Aduanero y auxiliar de bodegas, para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma
militar estándar* verificando aspecto, lote, vencimiento y certificados de análisis y cantidades recibidas
por lote.
 Una vez aprobados los lotes del medicamento, se suscribe el acta de recepción donde se deja constancia
de las condiciones en que se recibió el medicamento según formato ABIF 17.
 En caso de no aceptarse el medicamento o parte de este, se procederá a trasladar al área de rechazo las
unidades respectivas para su proceso de desnaturalización.
7.4.3. Proceso de Aprobación:
importación, etc.) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del medicamento
en el área de almacenaje.
GUÍA Versión 02
En caso de presentarse medicamento No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del
proceso de desnaturalización.
7.4.5. Proceso de Despachos:
Recibo La Dependencia responsable de los medicamentos remite el
Documentos memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad
Territorial, medicamento, cantidad y prioridad en la entrega.
Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja el lote

y la fecha de vencimiento más próxima del medicamento requerido, se
les remite copia a los auxiliares de bodega para su alistamiento y al
operador logístico para la salida del inventario zona franca.
Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la fecha

en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la
Cada auxiliar de bodega procede a realizar el alistamiento del

Alistamiento medicamento de acuerdo a la salida de Almacén, verificando lotes y
de fechas de vencimiento, actividad que se realiza en el área seca de la
medicamento bodega y se descargan las cantidades en la tarjeta kárdex de acuerdo
al suministro y al número de lote.
Se realiza un filtro al pedido por parte de otro auxiliar de bodega

verificando cantidades y lotes.
Se inicia el proceso de empaque colocándolo en cajas de cartón de

acuerdo a su capacidad (ver tabla 1)
Tabla 1
EMPAQUE RANGOS EN METROS CUBICOS (m3)
Caja Tipo A De 0,151 -0,450 m3
Caja Tipo B De 0,080- 0,150 m3
Caja Tipo C De 0,030 -0,079 m3
Caja Tipo D De 0,00 -0,029 m3
GUÍA Versión 02
1. Una vez realizado el empaque se determina número de cajas

por suministro y se diligencia el formato ABIF26 Entrega de
Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora y
formato ABIF04 Lista de Verificación de Entrega Física en
Bodega del Ministerio de Salud y Protección Social.
2. Se procede a sellar, marcar y zunchar.
3. Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba” cuando

aplique.
4. En la última caja de empaque se incluye el documento

correspondiente al pedido solicitado (suministro), en el cual la
entidad que recibe, verifica cantidad, lotes y realiza el
respectivo acuso de recibo.
14. Se traslada las cajas empacadas al área de pesaje.
15 Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador

logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario
de salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ
WEB”) donde se registran los datos del suministro (códigos,
cantidades, valor) relacionados en el documento interno de
transporte, donde se asigna un numero consecutivo para los
inventaros en Zona Franca.

aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE),
para su autorización de salida ante Zona Franca.

logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número
de formulario de salida de zona franca, para que sea
registrado en la báscula.
Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga,

la cual debe coincidir con el peso entregado por los Auxiliares
de la bodega del Ministerio y se autoriza la salida del camión.
16. Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo

de su estado de limpieza, número de placa y el transportador
firma la documentación correspondiente a salida de almacén
formato ABIF09 Autorización Salida de Elementos y formato
GUÍA Versión 02
ABIF26 Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la

Transportadora.
17. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta

emite el acuso respectivo del suministro, La entidad tiene 24
horas hábiles para manifestar alguna observación.
18. De haber tenido algún tipo de manifestación por parte de la

Entidad Territorial (inventarios, embalaje…) se verificara y se
realizara el informe correspondiente.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Alicia Ortiz Buitrago Nombre y Cargo: Yolanda Lucero Nombre y Cargo: Martha Ruby Narváez
Profesional Especializado, Subdirección Mosquera, Profesional Especializado, Otero, Subdirectora Gestión de
Gestión de Operaciones Coordinadora Grupo Administración de Operaciones
Gestión de Insumos.
Elsa Cecilia Velásquez, Profesional
Especializado, Coordinadora Grupo
Administración de Recursos Físicos
Fecha: 07 de marzo de 2019 Fecha: 11 de marzo de 2019 Fecha: 19 de marzo de 2019

ABIG04

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

ABIG04

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GUIA PARA LA RECEPCIÓN, ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE PRODUCTOS BIOLOGICOS,

MEDICAMENTOS E INSUMOS DE USO EN SALUD PUBLICA EN EL ALMACEN GENERAL DE ZONA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

7.4.5. Proceso de Despachos: ..................................................................................................................20

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA

 Planos del almacén general del Ministerio de Salud y Protección Social

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

 Resolución 4002 de 2007 ”Por la cual se adopta el Manual de Requisitos de Capacidad de

 Manual Técnico Administrativo PAI: Tomo 10

 Guía de embalaje de la Organización Panamericana de la Salud.

 AREA DE CUARENTENA: Área destinada para el almacenamiento temporal de los biológicos,

 NUMERO DE LOTE: Código de identificación de los productos de un mismo proceso de fabricación.

 MUESTRAS: Número estadísticamente representativo de unidades extraídas de un lote de un biológico,

 MUESTREO: Acción de escoger muestras representativas de la calidad o condiciones medias de un todo

7. PROCESO LOGÍSTICO DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS EN ZONA FRANCA

7.1. PRODUCTOS BIOLÓGICOS:

7.1.1 Proceso de recepción para Biológicos

7.1.2. Proceso de desempaque:

7.1.3 Proceso de legalización:

7.1.4. Proceso de rechazo:

7.1.5 Proceso de Despachos:

Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja

Se coordina con el contratista de transporte los envíos.

Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la

Se retiran los paquetes térmicos del cuarto de congelación y se

Se hace secado de la humedad de los paquetes fríos.

Se procede hacer el alistamiento del biológico de acuerdo a la

Se hace alistamiento para el embalaje teniendo en cuenta el tipo

Se hace un filtro realizando la verificación de inventario y se

Se traslada el biológico a la precámara y se realiza el embalaje de

La cantidad de paquetes fríos por caja debe corresponder con la

Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.

En la última caja de empaque se incluye el documento

Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra en

Se traslada las cajas empacadas al área de pesaje.

Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador

Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la

Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de

De haber tenido algún tipo de manifestación por parte de la

Entidad Territorial relacionado con cantidades, temperatura o

7.2 REACTIVOS DE DIAGNOSTICO DE CATEGORIA A

7.2.2. Proceso de desempaque

7.2.3. Proceso de Aprobación.

7.2.4. Proceso de Rechazo:

7.2.5. Proceso de Despachos:

Se coordina con el contratista de transporte los envíos.

Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la

Alistamiento de Se retiran los paquetes térmicos del cuarto de congelación y se

Se hace secado de la humedad de los paquetes fríos.

Se procede hacer el alistamiento de los reactivos de diagnóstico

Se hace alistamiento de las cajas.

Se hace un filtro realizando verificación de inventario.

Se traslada el reactivo de diagnóstico a la pre cámara y se inicia

Se toma la temperatura a los paquetes refrigerantes

Se coloca el reactivo de diagnóstico en la caja de acuerdo a su

Se procede a sellar, marcar y zunchar.

Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.

En la última caja de empaque se incluye el documento

logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de

Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y

Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador

Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la

Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de

18. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial,