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Cambios en Reducción de Costos-Robert Nason
Cambios en Reducción de Costos-Robert Nason
Cambios estructurales
en reducción de costos
Enfrentadas a una economía débil, ambientes competitivos que
se modifican rápidamente y márgenes decrecientes, muchas
compañías descubrieron que hace falta algo más que una
reducción de costos gradual. Es hora de cambios estructurales.
En síntesis
■ Las compañías que buscan reduccio- principios de la década de los ’50, cuando las industrias de aviación comercial y auto-
nes de costos estructurales, a fin de go-
zar de una sólida posición cuando la
economía se recupere, no se limitan a
A motriz empezaron a prosperar, las compañías ferroviarias se enfrentaron a dos opciones:
responder a la competencia moviéndose con rapidez hacia nuevos modelos de negocios,
o ignorar el llamado de atención y seguir operando como de costumbre. La mayoría miró con
evaluar las áreas “fáciles” de gastos ge- desdén el nuevo ambiente competitivo. Se concentraron en comprar nuevas locomotoras die-
nerales. sel y coches de pasajeros, y destinaron enormes sumas de capital a la renovación del tendido
de vías. Suponían que no había motivos de preocupación: las ganancias eran saludables y, tan-
■ También se ocupan de medir, estraté- to el número de pasajeros como el volumen de cargas, mostraban niveles sin precedente.
gicamente, los costos internos y exter- En la década siguiente, cuando la cifra de pasajeros de trenes se redujo, pocos ejecutivos de
nos asociados con el servicio al cliente, esas empresas estaban preparados para hacer frente a la situación. Sus negocios se vieron
el desarrollo y soporte de productos, los afectados por la convergencia de varios factores: demoras en la producción; un claro favoritis-
canales de venta y otras áreas del nego- mo hacia los clientes de cargas lucrativas; gastos en publicidad mal orientados; mantenimien-
cio central. to de líneas no rentables; subsidios estatales para la construcción de autopistas y aeropuertos;
nuevos impuestos, y una mayor demanda de automóviles, ómnibus y aviones. Gran parte de las
■ Después desarrollan un amplio rango compañías ferroviarias independientes agravó la situación al competir entre ellas, lo cual so-
de hipótesis —que exigen decisiones es- cavó la habilidad para hacerlo eficazmente contra las industrias de transporte emergentes.
tratégicas—, eligen cuidadosamente las En poco tiempo, muchas empresas ferroviarias se volvieron obsoletas. Algunas, sin embargo,
oportunidades de ahorros y, con fuerte habían previsto los desafíos del mercado y se movieron con agilidad: racionalizaron su infraes-
apoyo del equipo directivo, se concen- tructura, dejaron de prestar servicios que daban pérdida, reforzaron los negocios con clientes
tran en la ejecución. rentables, consolidaron los servicios de apoyo y buscaron masa crítica en otras áreas. Además,
evaluaron estratégicamente sus estructuras de costos, y practicaron cambios estructurales a
gran escala con el fin de alinear sus organizaciones con un nuevo modelo de negocios.
Cincuenta años más tarde, estamos en presencia de un fenómeno similar. Pero no atañe a los
ferrocarriles sino a las industrias de servicios: comunicaciones, finanzas, seguros, servicios pú-
blicos. Y las fuerzas impulsoras son otras: los mercados de capitales se han vuelto más impa-
cientes, y exigen que las compañías cambien sus modelos de costos y de negocios sin demo-
Robert Nason, vicepresidente de la oficina ras. Además, como los presidentes ejecutivos tienen ciclos de vida corporativa más cortos, de-
de A.T.Kearney en Melbourne, es responsa- ben medir las iniciativas de reducción de costos en meses o semanas, en lugar de años.
ble de la práctica de comunicaciones y alta Para las compañías que operan en esas industrias, el desafío se asemeja al que enfrentaron las
tecnología de la consultora en Asia, y se ha ferroviarias hace 50 años: alinear la estructura de costos a un ambiente de negocios que cam-
especializado en mejoras en productividad bia a ritmo veloz. Si bien los detalles difieren, los conceptos son asombrosamente similares. La
y operaciones durante los últimos 16 años. competencia está creciendo, esta vez debido a la globalización, la desregulación, la convergen-
En la misma práctica se desempeña Neil cia y los negocios electrónicos. Los servicios tradicionales —cuentas bancarias, pólizas de se-
Plumridge, también de A.T.Kearney, cuya guros, gas y electricidad— perdieron diferenciación. En vista de fuertes descuentos y precios re-
tarea de consultoría está concentrada en ducidos, los márgenes de ganancias se estrechan. Finalmente, caen las barreras de ingreso a
reducción de costos a gran escala y trans- los mercados en razón de políticas gubernamentales que promueven la competencia, y tam-
formación organizacional. bién por el surgimiento de nuevas tecnologías. En función de estas similitudes, un programa
Reproducido del volumen 4, Nº 2, de Execu- que se concentre en reducir costos, más que una buena idea, es parte esencial de cualquier
tive Agenda. © A.T. Kearney, Inc., 2001. Todos agenda corporativa.
los derechos reservados. Aun si se hubieran aprendido las lecciones del pasado, adoptar un cambio estructural signifi-
cativo implica un proceso relativamente lento, sobre todo por las siguientes circunstancias:
■ La arraigada mentalidad de la mejora anual en productividad, promovida por los mercados
financieros.
■ El agotamiento organizacional derivado de las diversas herramientas de mejora de calidad,
procesos y reducción de costos de la década de los ’90.
■ La resistencia, en particular de las grandes empresas, a reconocer la necesidad de hacer fren-
te a la "molestia" que significan los nuevos y pequeños competidores de nichos.
Las compañías que se destacan son aquellas que buscan reducciones de costos estructurales, a
fin de gozar de una sólida posición una vez que la economía se recupere. Pero no sólo evalúan
las estructuras de costos de las áreas "fáciles" de gastos generales de los servicios corporativos
compartidos; también se ocupan de medir, estratégicamente, los costos internos y externos
asociados con el servicio al cliente, el desarrollo y soporte de productos, los canales de venta y
otras áreas tradicionales del negocio central (ver gráfico 1).
Una cosa es encarar una fuerte reforma estructural; tener éxito es otra. La larga lista de fra-
casos de los brutales métodos que se aplicaron a fines de los ’80 y principios de los ’90, demos-
traron que la ejecución es el factor crítico de ese tipo de programas. De acuerdo con la expe-
riencia de nuestros clientes, las compañías que implementan exitosamente una nueva genera-
ción de reducciones de costos se guían por cuatro principios esenciales (ver gráfico 2).
procesos
toma de decisiones con criterio estra-
tégico.
Suministro
estratégico 2. Las oportunidades para hacer ahorros,
Actividades rigurosamente evaluadas, se priorizan
transferidas a en función de toda la base de costos.
terceros y reduc-
ción de gastos
3. Los costos se reducen efectivamente; no
generales quedan olvidados en informes o planes
Recorte de costos de implementación.
discrecionales
4. El proceso directivo permite liderar el
Baja esfuerzo, con el soporte de herramien-
Baja Mejora de la relación Alta tas y metodologías.
gasto/beneficio
(*) Mejora consistente de la productividad anual. Fuente: A.T.Kearney
• Desarrollar hipótesis de • Evaluar las oportunida- • Poner el foco en la • Impulsar el cambio desde
Principio
amplio rango, que exijan des con rigor, y priori- ejecución y registrar los la alta gerencia, vía equi-
evaluaciones y decisio- zarlas en función de to- costos que se eliminan pos internos, con el apo-
nes estratégicas da la base de costos de yo apropiado de herra-
la organización mientas y metodologías
Factor • Una nueva manera de • Análisis con el énfasis • El personal se ajusta a • Apoyo, compromiso y
de éxito encarar el negocio puesto en obtener un firme esquema de participación del equipo
resultados máximos administración y control directivo
con mínimos esfuerzos
Fuente: A.T.Kearney
Una compañía de servicios financieros que logró ahorrar US$ 600 millones en costos, llegó a
esa meta porque atravesó las "yardas difíciles" del monitoreo de la implementación de inicia-
tivas, que habían sido definidas varios meses antes. Al mismo tiempo, dado que se exigieron
revisiones periódicas a los líderes de equipos, actualizaciones en el nivel ejecutivo y un regis-
tro del resultado de las iniciativas, la gente se ajustó a un firme esquema de administración.
Para el éxito de la implementación, también es crítico incluir los ahorros en los presupuestos,
y precisar las responsabilidades. Sin este último paso, muchos de los grandes proyectos de re-
ducción de costos quedan limitados a informes o presentaciones, y jamás se implementan.
La participación de directorio
Las compañías líderes reconocen que, si quieren lograr reducciones de costos generacionales,
no es posible delegar la tarea en los gerentes de nivel medio. El presidente ejecutivo, tanto co-
mo el directorio en pleno, deben involucrarse en esa misión. En el inicio, hace falta un fuerte
y visible apoyo del equipo ejecutivo, y advertencias periódicas (a ciertas unidades de negocios)
durante las fases de evaluación y desarrollo de la solución. También le corresponde analizar las
opciones estratégicas, y sentar criterios en función de las prioridades organizacionales. Ningún
programa exitoso de reducción de costos carece de estos elementos esenciales.
Un proceso bien definido, mecanismos de administración y control sólidos, junto con las he-
rramientas y metodologías apropiadas, son las anclas de un programa de reducción de costos.
Por desgracia, son cuestiones que, a menudo, carecen de falta de definición, recursos, transpa-
rencia y dedicación. Muchas empresas las soslayan, optando por un rápido debate de ideas y
oportunidades.
Numerosos esfuerzos de reducción de costos se fueron a pique cuando la atención se desvió
del objetivo primordial: ahorrar dinero. Una institución financiera, por ejemplo, lanzó una im-
portante campaña de reducción de costos mediante un intento de hacer ahorros a través de
un programa general de mejora de servicios y procesos. Los objetivos, en dinero contante y so-
nante, no quedaron fijados con claridad, y el equipo deambuló de una idea a otra. Luego de
seis meses sin que se hubiera ahorrado un solo dólar, el proyecto fue cancelado.
Las firmas que tienen éxito, en términos generacionales, son aquellas que vinculan sus objeti-
vos con el ahorro en dinero. Este punto es crítico: una empresa que se fija la meta de ahorrar
US$ 100 millones, en lugar de mejorar la productividad o, incluso, reducir la nómina de perso-
nal en un 10 por ciento, tiene muchas más posibilidades de alcanzar sus objetivos. Establecer
un objetivo de reducción de costos, dicho sea de paso, no impide que la organización disfrute
de otros beneficios. Una compañía de telecomunicaciones, por ejemplo, logró ahorros signifi-
cativos en su centro de atención telefónica, como parte de un programa general de reducción
de costos. Paralelamente, mejoró su servicio al cliente porque se optimizó la derivación de lla-
madas: de hecho, disminuyó el número de llamadas transferidas y aumentó la cantidad de op-
ciones para comunicarse con el departamento de atención al cliente (ver recuadro).
Cuando crean un conjunto de principios rectores para el proyecto, destinados a abordar metas,
normas de toma de decisión, procesos, herramientas y otros criterios, los líderes esclarecen las
expectativas y evitan los errores cometidos en el pasado. Ya sea que la iniciativa comprenda a
una unidad de negocios o a la empresa en su conjunto (y estipule que las "vacas sagradas" no
están exentas), todos los involucrados deben trabajar para obtener el mismo resultado, con la
misma hoja de ruta. Es obvio que los recursos adecuados son críticos, tanto como lo es la coor-
dinación del esfuerzo.
La opción del apoyo externo también resulta importante. Una reducción de costos generacio-
nal no funcionará si está liderada por un equipo de consultores. Las organizaciones exitosas
impulsan el cambio desde adentro, y les asignan la responsabilidad a los ejecutivos senior. En
consecuencia, el papel que les cabe a los consultores es impulsar un método de trabajo, apor-
tar herramientas y metodologías, ampliar el campo de posibilidades, y anular la interferencia
política a través de un análisis objetivo y basado en hechos.
A manera de conclusión
La nueva generación de reducción de costos no es una variante de las iniciativas tradicionales.
Tampoco es un paso más, y no se aplica a todas las organizaciones. Pero resulta esencial para
las empresas que necesitan realinear su estructura de costos a nuevos modelos de negocios, en
vista de una mayor competencia y un crecimiento más lento.
Si bien las compañías de telecomunicaciones, financieras, aseguradoras y de servicios públicos
se cuentan entre las primeras en aplicar programas de ese tipo, cualquier otra —en medio de
un mercado convulsionado por cambios— sacará provecho de un enfoque que sacude tabúes
culturales y pone el acento en la ejecución. Y, aunque las iniciativas impliquen un gran desa-
fío, los beneficios pueden ser enormes. Cuando los ejecutivos las consideran una oportunidad
para realinear estratégicamente las estructuras de costos de sus negocios, el aumento en la
competitividad se da por añadidura. En lugar de compartir el destino de las empresas ferrovia-
rias, víctimas de su propia inacción, las firmas que lleven a cabo una nueva generación de re-
ducción de costos emergerán más sólidas, y mejor posicionadas para crecer. ●
© Gestión/A.T. Kearney