MANEJO DE

EXCEL BÁSICO
UNIDAD 2: MANIPULACIÓN DE DATOS
Contenido
Manipulación de datos ................................................................................................................. 3

Texto en columnas ................................................................................................................... 3

Repetir automáticamente valores que ya existen en la columna............................................ 5

Activar o desactivar la finalización automática de valores de celda ................................... 6

Rellenar datos en celdas adyacentes con el controlador de relleno ...................................... 6

Mostrar u ocultar el controlador de relleno .......................................................................... 6

Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes ....................... 7

Activar o desactivar las Opciones de autorrelleno .............................................................. 7

Ordenar por Criterios ............................................................................................................... 8

Autofiltro ................................................................................................................................... 9

Filtrar un rango de datos ...................................................................................................... 9

Filtrar elementos por color ................................................................................................. 11

Filtrar varios elementos ...................................................................................................... 12

Filtro Avanzado .................................................................................................................... 14

 Manipulación de datos

Texto en columnas

Puede tomar el texto en una o más celdas y propagarlo en varias de ellas. Esto se denomina
análisis y es lo contrario de concatenación, donde puede combinar texto de dos o más celdas
en una. Por ejemplo, si tiene una columna de nombres completos, puede dividir esa columna
en columnas de nombre y apellido independientes como esta:

• Seleccione la celda o columna que contiene el texto que desea dividir.; luego seleccione
“Datos”> “Texto en columnas”.

• Después que se despliega el Asistente para convertir texto en columnas. Haga clic
en “Delimitado” > “Siguiente”.

• En el paso 2 del asistente seleccione el separador que usted requiere para transformar
el texto en Columnas. Para el ejemplo propuesto, se requiere un separador de
“ESPACIO”. Como se puede observar en la vista previa, el texto ya es separado en
cada “ESPACIO” que se encuentra en la columna seleccionada. Pulsar “Siguiente”.
En este paso, elija el formato para sus nuevas columnas o bien, puede dejar que Excel lo haga
por usted. Si desea elegir su propio formato, seleccione el formato que desee, como Texto,
haga clic en la segunda columna de datos de la ventana Vista previa de los datos y haga clic
en el formato de nuevo. Repita para todas las columnas de la ventana de vista previa. Para el
ejemplo, hemos seleccionado como destino la celda “D2” para que todos los datos que se
conviertan, lo hagan desde esa celda.

• Seleccione “Finalizar”
 • Resultado:

Como se puede observar, el texto fue transformado en Columnas. De esta manera podemos
trabajar de mejor manera con los datos introducidos en Excel.

Repetir automáticamente valores que ya existen en la columna

Si los primeros caracteres que escribe en una celda coinciden con una entrada existente en esa
columna, Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo completa
automáticamente las entradas que contienen texto o una combinación de texto y números. No
completa automáticamente las entradas que contienen solo números, fechas u horas.

Después de que Excel complete lo que usted comenzó a escribir, realice uno de los siguientes
procedimientos:

• Para aceptar una entrada propuesta, presione “Entrar”.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la

entrada existente.

• Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo.

• Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione Retroceso.

Activar o desactivar la finalización automática de valores de celda
Si no desea que Excel complete automáticamente los valores de celda, puede desactivar esta
característica.

1. Haga clic en la pestaña “Archivo” y seleccione “Opciones”.

2. Para activar o desactivar la finalización automática de valores de celda, haga clic en
“Avanzadas” y, bajo “Opciones de edición”, active o desactive la casilla “Habilitar
Autocompletar para valores de celda”.

Rellenar datos en celdas adyacentes con el controlador de relleno

Para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, puede seleccionar las celdas y

arrastrar el controlador de relleno . Para usar el controlador de relleno, seleccione las

celdas que desee usar como base para rellenar celdas adicionales y arrastre el controlador de
relleno en sentido vertical u horizontal para rellenar las celdas que desee.

El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero lo puede ocultar, o mostrar

si está oculto.

Después de arrastrar el controlador de relleno, se muestra el botón “Opciones de

autorrelleno”. Si no desea que se muestre el botón “Opciones de autorrelleno” cada vez que
arrastre el controlador de relleno, puede desactivarlo. Del mismo modo, si el botón “Opciones
de autorrelleno” no aparece al arrastrar el controlador, puede activarlo.

Mostrar u ocultar el controlador de relleno

1. Haga clic en la pestaña “Archivo” y en “Opciones”.
 2. Para mostrar u ocultar el controlador de relleno, haga clic en “Avanzadas” y después en
“Opciones de edición”, active o desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el
controlador de relleno y las celdas.
3. Para no reemplazar datos existentes al arrastrar el controlador de relleno, asegúrese de
que la casilla “Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas” está activada. Si no desea
ver un mensaje sobre la sobrescritura de celdas no vacías, desactive esta casilla.

Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes

1. Seleccione las celdas que contienen los datos con los que va a rellenar las celdas adyacentes.
2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

3. Para cambiar la forma de rellenar la selección, haga clic en “Opciones de autorrelleno” y

en la opción que desea usar.

Por ejemplo, para copiar celdas, haga clic en “Copiar celdas” y podemos ver, que se ha
rellenado las celdas seleccionadas con las primeras celdas introducidas que fueron “1, 2, 3”).

Activar o desactivar las Opciones de autorrelleno

1. Haga clic en la pestaña “Archivo” y en “Opciones”.

2. Haga clic en “Avanzadas” y, en “Cortar”, “copiar” y “pegar”, active o desactive la casilla

Mostrar el botón Opciones de pegado al pegar contenido para habilitar o deshabilitar
esta opción.
Ordenar por Criterios

Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar y otros criterios, como la fuente o
los colores de la celda.

1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.
2. En la pestaña “Datos”, en el grupo “Ordenar y filtrar”, haga clic en “Ordenar” para
mostrar la ventana emergente Ordenar.

3. En la lista desplegable “Ordenar por”, seleccione la primera columna en la que desea

ordenar.
4. En la lista “Ordenar” según, elija “Valores”, “Color de celda”, “Color de fuente” o “Icono
de celda”.

5. En la lista “Orden”, elija el orden en el que desea aplicar la operación de ordenamiento: de

forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z
a la A para texto, o bien de menor a mayor o de mayor a menor para números).
Autofiltro
Cuando Utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los
rótulos de columna del rango Filtrado.

Filtrar un rango de datos

• Seleccione los datos que desea filtrar. Para obtener los mejores resultados, las
columnas deben tener encabezados.

• Haga clic en la flecha del encabezado de columna y, a continuación, haga clic en

Filtros de texto o Filtros de número.

• Haga clic en uno de los operadores de comparación. Por ejemplo, para mostrar números
dentro de un límite inferior o superior, seleccione “Entre”.
• En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba o seleccione los criterios para filtrar
datos. Por ejemplo, para mostrar todos los números entre 13 y 15, en el cuadro es
mayor o igual a, escriba 13 y en el cuadro es menor o igual a, escriba 15.

• Haga clic en “Aceptar” para aplicar el filtro.

Filtrar elementos por color
Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar
por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.

• Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que tiene formato de
color o formato condicional aplicado.

Para este ejemplo, hemos resaltado a todos los alumnos que toman 2 cursos simultáneamente
en la escuela.

• Haga clic en Filtrar por color y elija el color de celda, que desea filtrar.
Resultado

Filtrar varios elementos

Sobre la lista de las calificaciones de los alumnos ocupado en el ejercicio anterior, necesitamos
conocer cuántos alumnos están tomando dos materiales en la escuela, que sean mayores de
14 años y que tengan una calificación mayor o igual que 8 puntos.

• Filtramos primero por los elementos de color que tenemos señalados, de los cuales nos
indican que alumnos están tomando 2 cursos simultáneamente en la escuela (revisar
solución anterior)
• Ahora vamos a filtrar a todos los alumnos que sean mayores de 14 años.
 • Ahora vamos a filtrar a todos los alumnos que tengan una calificación mayor o igual a 8
puntos.

Resultado
Como se puede observar del listado de los alumnos que se encuentra en la escuela, 5 alumnos
están tomando otra materia simultáneamente. De esos 5 alumnos; solo 3 son mayores de 14
años. De esos 3 alumnos que toman dos clases en la escuela simultáneamente, y que son
mayores de 14 años, tan solo 2 tienen una calificación mayor o igual a 8 puntos. Solo Juan
Pérez y Silvia López cumplen con los parámetros descritos.

Filtro Avanzado

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado, proporcionando los

criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la
misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros de la ciudad de Quito del vendedor
Carlos, que tenga ventas superiores a los 350 dólares
Como se puede observar, he colocado los criterios para filtrar en una tabla con los mismos
encabezados que la tabla principal.

• Vamos a la pestaña “Datos” > “Ordenar” y filtrar > “Avanzadas”.

• En el filtro avanzado vamos seleccionar, para este ejemplo, copiar a otro lugar.
• El rango de la lista será toda la base de datos original que nosotros tenemos.
• El Rango de criterios serán los datos que deseamos que se filtren.
• En “copiar a:”, seleccionamos una celda, donde queremos que se pegue todo los datos
filtrados.

• Como resultado tenemos todas las ventas mayores de 350 dólares que realizo Carlos,
en la ciudad de Quito.

A continuación, con la misma base de datos hemos colocado algunos criterios adicionales para
que sean filtrados.
Ejemplo:

• Todas las ventas realizadas en la ciudad de Esmeraldas, del vendedor Marcelo, del
Producto Laptop.
• Todas las ventas realizadas desde marzo en adelante del vendedor Rafael que sean
menores a $500 dólares.

Resultado:

Como podemos ver, Excel nos ha filtrado todas las ventas que realizó Marcelo del producto
celular y también filtró todas las ventas menores de $500 realizadas por Rafael desde marzo
en adelante.