DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.

Informe final de Auditoria

Integral
Aplicado al Dpto. Ventas

Jan Carlos Álvarez

Mediante el siguiente documento, consolidamos juicios significativos de aquellas cuestiones que

requieren atención, donde se ha examinado el área de ventas de la empresa, articulando las auditorias
antes realizadas, y de los hallazgos, proceder a realizar dictamen, con el propósito de que se realicen
la toma de decisiones necesarias para fortalecer y mejorar el área de la organización.
 INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones requieren para su correcto funcionamiento y logro de objetivos,

realizar una auditora integral, dado que esta se convierte para la empresa en el producto final de

mayor importancia.

El informe final es donde se consolida el criterio del auditor y se plasma lo relevante de

los juicios significativos de aquellos aspectos que requieren atención, y se han examinado por

área de acuerdo con las auditorias articuladas. [ CITATION AND20 \l 2058 ]

De acuerdo a lo anterior mencionado, desarrollaremos actividad, donde presentamos

informe final de la auditoría integral, realizada en el departamento de ventas de la empresa

Distribuidora Ancla SA.S, empresa dedicada a ofrecer sus servicios a la industria, la

construcción, el sector automotriz y marino, ofreciendo los productos en tres líneas: Lubricación

y Mantenimiento, Ferretería y Construcción Estructural.[ CITATION DIS \l 2058 ]. Y de forma

objetiva expresaremos un juicio técnico que pueda emitir nuevos cambios que se expresa como

opinión sin modificación.

A continuación iniciamos presentando matriz de riesgo en donde se determina el perfil del

riesgo que se debe considerar a cada riesgo como riesgo “inherente” y se valora individualmente

con los criterios previamente de impacto y probabilidad. Es decir la multiplicación de impacto x

la probabilidad, toma el nombre de perfil de riesgo inherente.

(Impacto*probabilidad= Riesgo Inherente)

Estos riesgos una vez cuantificados y ponderados se grafican en la matriz de color con la

finalidad de tener una mejor dimensión de los principales riesgo.

 MATRIZ DE RIESGO DE AUDITORIA DPTO. VENTAS Medio Bajo Indagación al
Los canales de La personal
RIESGO RIESGO de comunicación
RIESGO comunicación es Inspección
Control
inherente control tanto interna ENFOQUE
combinado directa PRINCIPALES PRUEBAS
por documental.
Información y
Aspecto crítico Observaciones RIESGO como externa medios escritos Observación
Comunicación

MEDIO

MEDIO
MEDIO
ALTO

ALTO

ALTO
BAJO

BAJO
no son muy o verbales y la Entrevistas

BAJO
SÍ NO DESCRIPCIÓN
eficaces información que Encuestas
se entrega posee
Depende del
Se observa constante Cartera incobrable respaldos.
direccionamiento y
Ventas seguimiento por parte que afecte el flujo Alto Alto Obtener un análisis de la cartera vencida,
Observación
supervisión para la X   Sustantivo

X
(Supervisor) del área comercial para de caja de la
buena atención del El departamento No existe un Indagación y confirmar saldos
conciliar
el cobro de cartera empresa
cliente no cuanta con seguimiento a Entrevista con
No pago de los equipos de los errores que gerencia
Las ventas dependen Se observa constante Supervisión y
créditos otorgados monitoreo, ni se presentan en Obtener Aplicación de de la cartera vencida,
Ventas actualmente en un 60% seguimiento por parte Monitoreo un análisis
X   a clientes, genera Sustantivo

X
(Asesores) de la influencia de los del área comercial para personal el departamento, Encuesta conciliar y confirmar saldos
bloqueo por parte
asesores en los clientes el cobro de cartera encargado lo ni del sistema de Pruebas de
de los proveedores
Existe procedimientos que le hace seguridad reconstrucción
Obsolescencia de vulnerable.
Representa un 80% de claros para ingreso y Realizar inspección física de los
Recepción inventarios por Alto Alto Entrevista con
atención y manejo de la X   salida de dinero en la Sustantivo inventarios, validar las últimas

X
(Tesorería) cambios en el
compañía empresa, la rotación No se tiene El departamento gerencia transacciones y su disponibilidad
mercado
tiene un nivel aceptable información no elabora Indagación
Han presentado Se cuenta con un plan en necesaria y planes de Inspección
disminución en el cabeza de la gerencia Perdidas por falta Identificación de
Auxiliar de oportuna para contingencia Documental
Analizar y potenciar estrategias para el
último año, debido a X comercial y de de pago de los Eventos Sustantivo

X
crédito prevenir los para afrontar Encuesta
cobro y recuperación de cartera.
disminución en ventas y mercadeo, a fin de clientes
aumento del dólar recuperar cartera eventos riesgos
(facturación) potenciales y potenciales.
Asistente de cambios que se
COMPONENT Depende del control y RIESGO Se presenta buenos
PROCEDIMIENTOSEmitir errores al dan en el
compras
detalle por parte de la lineamientos por parte momento de digitar Realizar inspección física física en la
E
(Facturación) INHERENTE x CONTROL mercado. Sustantivo

x
emisión de facturas de de compras para escoger valores en la emisión de facturas, controlando errores.
compras Medio Medio Entrevistas factura
productos
Debido a que la Existen políticas colaboradores Incurrir en
Jefe de Bodega Dependeadministración
del buen es y prácticas pero Observación
Organización del faltantes y malos
Ambiente direccionamiento
de y x planteamiento de áreas al gerente.
manejos en la Sustantivo
Verificación del direccionamiento
relativamente no están Indagación
x

x
control liderazgo de bodega especifico por parte de jefatura de bodega.
físicas
nueva y joven definidas Cuestionarioubicación
productos
de

careciendo de claramente
experiencia.
Depende del buen
Incurrir en
Ayudante de direccionamientoBajo
y Bajo Organización del
Observación faltantes y malos
Verificación del direccionamiento
x planteamiento de áreas manejos en la Sustantivo
x

x
Bodega Lade jefe
liderazgo ocurrencia
de de Las actividades físicas
Entrevistas al personal.
ubicación de
especifico por parte de jefatura de bodega.
bodegaerrores e a realizar están Indagación al gerente.productos
Evaluación
irregularidades no claramente Inspección documental
de riesgo
es frecuente definidas y son
de conocimiento
del personal Fuente: elaboracion propia.
Medio Alto Inspección
La planeación y Debido a que Documental.
responsabilidades existen los Observación al
Actividades
son definidas de controles pero personal.
de control
acuerdo a las no se da un Indagación
necesidades del seguimiento a Cuestionario
departamento los mismos
 Medio Alto

El departamento No existen controles

Respuesta del riesgo
reduce riesgos que se necesarios para
puedan presentar identificar los riesgos
que se presentan
Medio Medio
Fuente: elaboración propia.
Establecimiento de Existen objetivos Faltan controles
Objetivos para el sistema pero adecuados para el
no todos se aplican cumplimiento de
objetivo
 EQUIPO AUDITOR: INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA VERSIÓN: 00002
INTERNA INTEGRAL
JAN CARLOS ALVAREZ FECHA: 30-05-2020

XXXXXXXXXXX PÁGINA: 1 de 3
Auditoría Informe Ejecutivo de la Auditoría Integral al departamento
Relación de procesos y procedimientos de ventas de la empresa Distribuidora Ancla S.A.S
Líder de Proceso) / Responsable: Jan Carlos Álvarez y xxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxx
Ejecutivo a Reportar en la empresa
Pedro Pablo Pérez Pinto – Representante Legal
DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S
Jan Carlos Álvarez
EQUIPO AUDITOR xxxxxxxxxxxxxxxxxx
INTRODUCCION
Hemos realizado una auditoría integral a la empresa, con el objetivo de Revisar, verificar, identificar y analizar sus procesos en
cada una de sus áreas del departamento de ventas.

Nuestro examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y las NIA incluyendo las técnicas y
procedimientos necesarios para cada circunstancia presentada.

Se realizó cinco (03) auditorias: operativa, desempeño y de sistemas.

El área que presenta falencia en este departamento ha sido el área de facturación en cartera, debido a que han presentado
disminución en el último año, debido a disminución en ventas y aumento del dólar

Durante las auditorias se realizaron inspección a los documentos de trabajo, entrevistas, y se reunió evidencia suficiente que
soporte nuestra auditoria y las falencias detectadas.

Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución
del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas.

Nuestro informe contiene conclusiones y recomendaciones.

Reunión de Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre

Apertura
01 11 201 01/01/2019 01/06/2019 01 06 202
Dí Mes A 9 Des Has Día M A 0
a ñ de D/M/A ta D/M/A es ño
o
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA INTEGRAL
Verificar que el Sistema de Ventas cumpla con las metas y objetivos previstos por la administración y se ejecute con
efectividad, eficiencia y economía, para que los clientes se sientan satisfechos, mejorando así la imagen y solvencia de la
entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LAS AUDITORIAS:

 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Comprobar que las metas y objetivos del Sistema de Ventas se cumplan y sean los
adecuados.

Verificar que las políticas del Sistema de Ventas sean las apropiadas para guiar la
acción de la empresa.
Objetivos particulares del examen
Verificar el cumplimiento de los planes y programas de ventas en los términos
propuestos.

Verificar que se cumpla con los presupuestos establecidos para la venta de los
productos.

ALCANCE DE AUDITORÍA
La auditoría Inicia con la recopilación, el análisis y la evaluación de la información de cada área necesaria para la elaboración de la
Auditoria integral, continúa con la aprobación, Sigue con la ejecución del Programa de Auditoria integral, con el fin de expresar
nuestra opinión profesional sobre la situación actual de la empresa y así mismo realizar las respectivas observaciones para el
mejoramiento.
CRITERIOS DE LA EVALUACION – NORMAS LEGALES APLICADAS
Estatutos Internos de la Empresa Distribuidora Ancla S.A.S
Manual de Políticas Contables de la Empresa.
NIA 700 -[ CITATION JOS18 \l 2058 ]

ANALISIS Y RESULTADOS DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Realizada la auditoria en el area de ventas se eveidenciaron los siguientes hallasgoz:
COMPRAS – FACTURACION

La presentación de documentos pre impresos como notas de pedidos por parte de los Agentes de Venta se encuentran llenados
incorrectamente y su presentación no es clara y adecuada lo que dificulta la facturación de los mismos.

VENTAS. AGENTES ASESORES

Se evidencio que existe un nexo de comunicación con atención a los Agentes de Venta con copia y firma de recibido, este comunicado debe
contener todas las indicaciones sobre el manejo de las notas de pedido.

BODEGA
Se evidencio que no existe un muestreo de clientes y verificación de los datos ingresados; éste control debería hacerse permanentemente.
CONTABILIDAD
Se evidencia un control contable y acorde a lo dispuesto en los estatutos de la organización y lo dispuesto por la ley reguladora NIA.
GERENCIA

Se evidencio mediante las pruebas de control y la técnica de verificación documental y fisica que los objetivos y metas propuestos por la
empresa, se cumplieron en un 80%, definiendo acciones de mejoras para mitigar los riesgos que impidieron el cumplimiento del 100% de
los objetivos propuestos por la gerencia.
 CONCLUSIONES

Una vez finalizado la investigación teórico-práctico de la Auditoría de Gestión aplicada al Sistema de Ventas de la Distribuidora Ancla
S.A.S. se ha determinado las medidas de control adoptadas por la Distribuidora en el Presupuesto de Ventas son ineficientes, debido a que
no se ha llegado a alcanzar lo establecido al inicio del año.

RECOMENDACIONES

Analizar y modificar constantemente el Presupuesto de Ventas, para saber si se está cumpliendo o no con las metas acordadas al inicio de
cada periodo, ya que ayudará a mejorar las ventas, organizar efectivamente las cuentas de la entidad y volverse más competitivos en el
mercado; porque el control riguroso de cada rubro y de cada acción permite tomar decisiones oportunas que afectan positivamente al
proceso.

La Distribuidora debe elaborar un plan estratégico para que analice por lo menos cada seis meses los rendimientos de la empresa. Esta
acción es fundamental y complementaria a las recomendaciones anteriores.

Fuente: Autores

ANEXO DICTAMEN BAJO NORMA INTERNACIONAL, CON OPINION

Bibliografía
CARDENAS, J. M. (09 de 07 de 2018). AUDITOOL. Recuperado el 30 de mayo de 2020, de Red
global de conocimientos en auditoria de control interno:
https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/6057-nia-700-el-dictamen-del-auditor-
independiente-lo-que-todo-auditor-debe-saber

DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S. (s.f.). Grupo ancla.com. Obtenido de

http://www.grupoancla.com.co/

FUERTES, A. C. (2020). AUDITORIA INTEGRAL.

 Bogota, junio 03 del 2020

1800.12.12.13.0477

Doctor:
VICTOR YACAMÁN
Representante Legal
DISTRIBUIDORA ANCLA S.AS.

Asunto: DICTAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL

OPINION: Con base a la auditoría integral realizada en el departamento de ventas de la

empresa Distribuidora Ancla SAS, del periodo comprendido entre el 01 de Enero y el 01 de Junio

de 2019, en donde se aplicó conforme a la ley la auditoria cumpliendo con los estándares de

calidad y normatividad.se evidenciaron los siguientes hallazgos:

 Verificación en la presentación de documentos pre impresos como notas de pedidos por

parte de los Agentes de Venta se encuentran llenados incorrectamente y su presentación

no es clara y adecuada lo que dificulta la facturación de los mismos.

 Verificación en la evidencia de que no existe un muestreo de clientes y verificación de

los datos ingresados; éste control debería hacerse permanentemente.

FUDAMENTO DE LA OPINION: La anterior opinión está fundamentada con base a las

Normas Internacionales de Auditorias Aceptadas en Colombia, nuestro nivel de responsabilidad

en el desarrollo de la presente auditoria es el compromiso del 100% en que existe veracidad y

razonabilidad de los resultados basados en las pruebas y técnicas utilizadas, y expresamos que

existe total independencia para el desarrollo de la misma.

CUENSTIONES CLAVES DE LA AUDITORIA:

Es necesario presentar un plan de mejoramiento que debe contener las acciones que se

implementarán por parte de la Empresa, las cuales deberán responder a cada una de las

debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su

implementación y los responsables de su desarrollo.

EQUIPO AUDITOR:

Jan Carlos Álvarez

Xxxxx xxxxx

Xxxxx xxxx _________________________________________

Firma de auditoria Álvarez & Auditorias S.A.S.