PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

1. OBJETIVO
Disponer lineamientos y mecanismos para planificar auditorias internas que nos permitan
determinar si el Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo:

 Es conforme con las actividades planificadas, cumple cabalmente los requisitos para el SG-
SST establecidos por la normatividad legal Colombiana y con los establecidos por la
empresa EXTRACTORA FRUPALMA S.A.
 Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

2. ALCANCE
Este procedimiento es para la realización de auditorías internas al SG-SST basado en los criterios
de la normatividad Colombiana para la implementación del sistema, aplicables a los procesos
operativos y administrativos de la empresa EXTRACTORA FRUPALMA S.A.

3. RESPONSABLES

 Es responsabilidad del Representante de la Gerencia elaborar el programa de auditorías

internas y de gestionar las acciones correctivas, preventivas, observaciones y
oportunidades de mejora que se presenten.

 Es responsabilidad de la Gerencia aprobar y revisar el Programa de Auditorías internas.

 Es responsabilidad del Coordinador SST o de los Jefes de áreas atender durante la

auditoria, a los auditores proporcionando acompañamiento, información y evidencias que
se soliciten.

4. CONDICIONES GENERALES
 El Informe de auditoría debe presentarse en medio magnético y físico y entregarse al
Representante de la gerencia. Durante el cierre del ciclo de auditorías, este realiza el
planteamiento y registra las acciones correctivas y preventivas para el cierre de las no
conformidades halladas durante las auditorias. Deben realizarse los análisis de las
acciones de acuerdo a la metodología referenciada en el procedimiento de acciones
correctivas y preventivas.

 Los responsables de cada proceso y el Representante de la gerencia realizan seguimiento

a las acciones tomadas para asegurar que el plan de acción se está implementando en las
fechas definidas y ha sido eficaz.

 Las auditorías internas del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, se

realizan mínimo una vez al año.

 Los auditores serán evaluados cada vez que se realicen las auditorías internas en formato
de evaluación de auditores.
 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

 Se categorizarán las no conformidades como mayores o menores según el hallazgo y se

realizara el procedimiento de acuerdo al tratamiento de las mismas.

5. ACTIVIDADES

QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

La alta gerencia comunica los

1. Definición de los
objetivos y el alcance al
objetivos y el alcance de Gerencias Plan de Auditoria
Representante de la gerencia para
la auditoria
dar inicio a la auditoria.

El Representante de la gerencia
elabora el cronograma de auditoria
interna anualmente. También
puede programar auditorias
adicionales para comprobar la
2. Elaboración de
Representante de la implementación de algún
cronograma de las Cronograma de Auditorias
gerencia procedimiento o instructivo, validar
auditorías internas
la eficacia de una acción
correctiva, comprobar una
sospecha de una no Conformidad
o en respuesta a reclamaciones de
terceras partes interesadas
El Representante de la gerencia
3. Aprobación del presenta a la gerencia El
Gerencias Cronograma de Auditorias
cronograma de auditoria cronograma de auditoria y queda a
la espera del visto Bueno.

Se elabora el plan de auditoría

teniendo en cuenta los procesos
4. Elaboración del plan de que van a ser auditados, los
Auditor líder Plan de Auditoria
auditoría criterios de auditoria, el objeto,
alcance, fecha, hora, auditores y
auditados.

Una vez sea aprobado el plan de

5. Aprobación del plan de auditoria, es comunicado a toda la
Gerencias Plan de Auditoria
auditoría organización a través de correo
electrónico o carteleras.

El auditor solicita al Representante

de la gerencia, las observaciones
6. Revisión de las
Auditor líder del informe de auditoria y la Informe de auditoria
auditorias anteriores
eficacia de las acciones correctivas
y/o preventivas implementadas
 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

El auditor líder planifica el tiempo a

7. Elabora la lista de
verificación para la
ejecución de la auditoría
utilizar en la auditoría para
asegurar que puedan llevarse a
cabo todas las comprobaciones.
Coordina la ejecución de la
Auditor líder auditoría con el jefe de área; en Lista de Verificación
caso de presentarse algún
inconveniente en la realización de
la auditoría, deberá informarse al
Representante de la gerencia para
su reprogramación.

Se realiza presentación del auditor,

8. Apertura de auditoría
interna
se revisan los objetivos y alcance
Representante de la
de la auditoría y proporciona un Registro de asistencia
gerencia, Auditor Líder
breve resumen de las actividades a
realizar

El auditor reunirá evidencias

objetivas para apoyar
apropiadamente sus hallazgos y
soportar los reportes que debe
9. Desarrollo de la
Auditor Líder hacer. Cuando se dé una No Lista de Verificación
auditoría
Conformidad, el jefe del área
auditada deberá seguir lo
establecido en el procedimiento
Acciones Correctivas y Preventivas
El auditor mantendrá una reunión
de con el o los auditados para
informarle formalmente sobre los
hallazgos de la auditoría. Estos
hallazgos quedan registrados en el
informe de auditoria. Este informe
10. Reunión de cierre Auditor Líder debe ser enviado al Representante Informe de Auditoria
de la gerencia y se entregará una
copia al área auditada. Este
informe debe ser entregado, a mas
tardar, cuarenta y ocho (48) horas
después de haberse realizado la
auditoría.
Se sigue instrucciones de acuerdo
al procedimiento Acciones
11. Ejecución del Responsables de áreas,
Correctivas y Preventivas. Se Procedimiento Acciones
procedimiento Acciones Representante de la
realiza seguimiento y cierre de Correctivas y P
Correctivas y Preventivas gerencia
planes de acciones correctivas y
preventivas

6. CONTROL DE CAMBIOS

# Versión Vigencia
Descripción de Cambios
Revisión Nueva Nueva