TRABAJO COLABORATIVO No.

3
GESTION AMBIENTAL
FASE 4 IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

ESTUDIANTE

YURYS SERRANO MEZA CÓDIGO: 45.533.670

MAYRA ROXANA OLARTE

TUTOR

GRUPO
_38

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE
NEGOCIOS
DICIEMBRE DE 2020
INTRODUCCION
 OBJETIVOS GENERAL

Brindar orientación para la implementación y correcto funcionamiento del sistema de

gestión ambiental, abarcando procesos, actividades y productos así como al personal de
todos los niveles de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Establecer métodos de comunicación internos y externos para los diferentes

componentes del sistema de gestión ambiental.
 Indicar las responsabilidades y procedimientos para el manejo de todos los
documentos del sistema de gestión ambiental.
 Definir las instrucciones necesarias para asegurar que todas las actividades
relacionadas con la gestión ambiental sean consistentes con sus respectivos
documentos.
 Estandarizar planes de acción ante una emergencia ambiental en la empresa.
 1. PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DE
FABRICA BOLICATE.

1. PROPOSITO

Establecer canales de comunicación continuos y efectivos que promuevan el desarrollo

sustentable de la empresa Bolicate.

2. ALCANCE

Los alcance de una buena comunicación de la política ambiental de la empresa: a través de

la participación activa del departamento de gestión y de los empleados de la empresa,
genera procesos culturales educativos, técnicos y ambientales que promueven el desarrollo
sostenible de la fábrica.

3. POLITICA DE OPERACIÓN :

 El Departamento de Comunicación y Comunicación es responsable de la

comunicación interna y externa del SGA y del diseño de presentación de la
información.
 Los principales temas de comunicación interna del SGA se basarán principalmente
en políticas ambientales, aspectos ambientales, requisitos legales aplicables y metas
ambientales establecidas.
 Los principales temas de comunicación externa de EMS se basarán principalmente
en las políticas, metas y objetivos ambientales de BOLICATE.
 El responsable del proceso y procedimientos determina los requisitos de
comunicación interna y / o externa del SGA y lo envía al coordinador del SGA,
quien confirma la información y cumple dichos requisitos a través de los requisitos
documentales del Departamento de Comunicación y Comunicación. : Período de
vigencia, responsable de la emisión y cancelación de la emisión.
  Los medios de comunicación pueden seran a través de la Página Web, redes
sociales, correos electrónicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trípticos, folletos,
carteles, lonas impresas, y los mencionados en la Política de Comunicación, su
elección dependerá del material a difundir.

4.DIAGRAMA DE FLUJO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA .

5.PROCEDIMIENTO .

ETAPA ACTIVIDAD. RESPONSABLE

1.1 El personal involucrado

en actividades relacionadas
con los principales
problemas ambientales, los
1. Define los medios de dueños de los procesos y / o
comunicación adecuados. procedimientos, determinan
Coordinador de procesos ,
la información que se
Gerente . Coordinador
divulgará interna o
SGA.
externamente y
recomiendan el uso de
métodos de comunicación y
comunicación. 

1.2 Entrega la Información

a la Coordinación del SGA.

2.Elabora programa de 2.1 Recibir las necesidades

Difusion de proliferación de
diferentes regiones.

2.2 El coordinador del SGA

revisará y verificará si la Coordinador SGA
información a divulgar
cumple con la política
 ambiental gestionada por la
empresa, para que pueda ser
incluida en el plan de
comunicación o divulgada
de forma inmediata. Si no
cumple con los requisitos
notificar al área solicitada y
volver al punto 1. Si cumple
con los requisitos, notificar
al área solicitante y enviarlo
al departamento de
comunicación y
comunicación para su
difusión.
3.Revisa 3.1 La información se envía
al Ministerio de
Comunicación y
Coordinador SGA
Comunicación a través de
un documento (físico y / o
electrónico), que indica si la
comunicación es interna o
externa, y una propuesta de
medio de comunicación.
4.Implementacion 4.1 Recibir información
verificada del coordinador a
través de cartas formales
para su difusión y
comunicación.
Gerente
4.2 Registre la solicitud de
comunicación en el registro
de comunicación SGA.

4.3. Difundir lo
establecido.

5.Verificacion del proceso. 5.1 Si la comunicación se

realiza, registre las medidas
correspondientes a tomar en
el registro de comunicación
de SGA, y la verificación se
realizará dentro de los 10 Gerente
días hábiles posteriores a la
 distribución.

5.2 De acuerdo con la

información recibida,
analizarla y fusionarla para
su revisión por parte de la
gerencia del SGA y las
partes interesadas externas.

LISTA DE CHEQUEO PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN EXTERNA E

INTERNA .

No INTERNA PERSONAL EXTERNA PARTES

ADMINISTRATIVO,Y INTERESADAS,
COMUNICACIÓN OPERATIVO PROVEEDORES,
SOBRE CONTRATISTA
DEPENDENCIA
GUBERNAMENTALES.
1 Politica Ambiental X X
2 Objetivos Ambientales X X
3 Requisitos legales X X
4 Mediciones de objetivos y X
metas ambientales .
5 Informacion relacionada con X
los impactos del medio
ambiente
6 Programas del buen manejo X X
medio ambiente
7 Resultados de revision por X
la direccion.
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN EXTERNA

ANEXO1:
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA

Internamente, la empresa necesita controles que puedan detectar fallas y también necesita
desarrollarse a través de la mejora continua, por lo que el mecanismo para establecer el
estado actual de la empresa es así. auditoría. Para tales mejoras, es importante implementar
una estrategia de comunicación interna para que los empleados puedan comprender los
cambios importantes realizados en la organización. Estas estrategias involucran Los grupos
de interés internos de la empresa, y se centran en informar diferentes temas de
comunicación, por ejemplo, para resolver conflictos o coordinar actividades, teniendo en
cuenta a quién se dirige específicamente dentro de la organización y cómo solucionarlo.
Divulgación, frecuencia y responsable de la emisión del comunicado.

 Elaborar carteles visibles con información del SGA, incluyendo políticas

ambientales, requisitos legales, aspectos ambientales importantes de la fábrica
BOLICATE y diversas actividades a realizar, y todos los empleados deben
participar.

 Cargar información completa sobre el sistema de gestión ambiental en el sitio web

de la empresa.

 Elaborar un folleto con la información más relevante sobre SGA.

 ANEXO2:
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Con respecto a las comunicaciones externas, es importante transmitir completamente toda

la información sobre el sistema de gestión ambiental SGA

El propósito de esto es básicamente mejorar el desempeño ambiental dentro de la

organización, teniendo en cuenta los siguientes criterios: la fuente de la información a
transmitir es transparente, la comunicación adecuada se realiza de acuerdo a las
necesidades de los participantes relevantes, la veracidad de la información (evidencia),
veracidad, Y el uso de un lenguaje fácil de entender por los interesados.

Dichos intercambios generalmente se llevan a cabo con entidades gubernamentales,

proveedores de información y actualizaciones de regulaciones relevantes. Los tipos de
comunicación externa incluyen solicitudes, quejas y apelaciones; requisitos de los actores

Involucrados y comunicación de los departamentos de protección ambiental. Teniendo en

cuenta las circunstancias anteriores, el tiempo de respuesta lo determina la organización.
Asimismo, los medios digitales también juegan un papel importante en estas
comunicaciones. Los sitios web y las redes sociales actuales se utilizan a menudo para
proporcionar información. Del mismo modo, se recomienda lo siguiente:

▪ Brindar información clara sobre los objetivos, beneficios y principales actividades del
SGA de la empresa en los diferentes medios de comunicación (sitios web, correos
electrónicos, circulares físicas, etc.)

▪ Brindar información a proveedores y contratistas con materiales impresos y / o

audiovisuales adecuados a través de capacitaciones.

▪ Bitacora: En general, los clientes y partes relacionadas deben poder utilizarlos, pueden
dejar sus dudas, felicitaciones o quejas a nivel ambiental.
2. DOCUMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

2.1 OBJETIVO.

Determinar los requisitos para la preparación, modificación, actualización, cancelación y

aprobación de documentos pertenecientes a nuestra fabrica BOLICATE. Asimismo, es
necesario definir los controles para los registros del SGA, que involucran su identificación,
almacenamiento (ubicación), reciclaje y disposición final.

2.2 ALCANCE

Se aplica a todos los documentos EMS, desde su elaboración o modificación hasta su

transmisión, gestión o cancelación.

2.3 POLITICA DE OPERACIÓN

El responsable de este proceso es el coordinador del SGA de la empresa, por lo que

asegura:

 Verificar y controlar que se haya actualizado la lista maestra de documentos SGA.

 Confirme que la versión actual del documento esté siempre disponible.
 Asignar códigos a archivos.
 Comunicación conjunta continua con el administrador de archivos o secretaria
Cambios propuestos en el documento para actualizar la tabla El archivo sigue
siendo válido.
 Verifique si los documentos se ajustan a la estructura y forma de diseño cada
semana.
 El código de identificación de todos los documentos SGA(el número de versión
comienza desde 0).
  Los documentos aprobados para SGA deben almacenarse físicamente en una
carpeta y Escanee para mantener una copia digitalizada, lo que evitará
modificaciones sin ninguna modificación Autorización del coordinador de SGA.
 Los archivos externos deben identificarse y controlarse en la lista principal de los
siguientes archivos archivo.
 No es necesaria la conservacion fisica de archivo clasificados como antiguos,
solo se deben utilizar archivos escaneados para crear un carpeta digital , que se
llamara DOCUMENTO OBSOLETOS.

3. Preparación y respuesta ante emergencias

4. Indicadores del sistema de gestión ambiental

5. Conclusiones
6. Recomendaciones

Bibliografía