Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 1 

 
 
IDENTIFICACION DEL PROCESO
1. Nombre y sigla del Proceso: GESTIÓN DE MERCADEO(GM)
2. Tipo de Proceso: Apoyo 3. Responsable del Proceso: Director de Gestión de
Mercadeo
4. Objetivo del Proceso: Identificar las necesidades de 5. Alcance del Proceso : Inicia desde la
los servicios de docencia, investigación y extensión identificación de las necesidades, promoción de
a nivel binacional, nacional y regional los servicios hasta la prestación de un servicio
contribuyendo a la creación y desarrollo de nuevos de calidad al cliente
servicios, así como promocionar el portafolio de
servicios y atender eficaz y oportunamente
solicitudes, inquietudes y quejas de la comunidad
en general

A. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO

6.1 Interrelaciones con otros 6.2 Requisitos
procesos y entes:
Externos ( usuarios, Internos ( de la MECI 1000:2005 NTCGP
PROCESOS: beneficiarios ) y institución ) 1000:2004
Direccionamiento Estratégico Legales
Docencia, Investigación y Acuerdo 126 Elemento Numerales
Extensión Legales: Estructura 5.2
Gestión de la Tics ver normograma Orgánica 5:Modelo de 7.2
Gestión Financiera operación por 8.2.1
Gestión de Comunicaciones y Requisitos de los Acuerdo 051 del procesos. 8.2.3
relaciones Externas Beneficiarios: 2002 Sistema de 8.4
Investigación de la 6: Estructura 8.5
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 2 

 
 
Gestión del Sistema Integrado UFPS. organizacional
de Calidad • Atención quejas y Normatividad
reclamos SNIES 7: Contexto
ENTES • Orientación e Acuerdo 022 del estratégico
Sector productivo información al 2006 Plan de
Instituciones de educación estudiante Desarrollo 8: Identificación de
media y superior • Difusión y Fortalecimiento riesgos
Sector público promoción Académico 2006-
portafolio de 2012 9: Análisis de
servicios riesgos
Acuerdo 081 del
2007 Proyecto 10: valoración de
Educativo riesgos
Institucional.
11: Políticas de
Decreto 2566/03 administración de
Por el cual se riesgos
establecen las
condiciones
mínimas de 12: Políticas de
calidad y demás operación
requisitos para el 13: procedimientos
ofrecimiento y
desarrollo de 14: controles
programas
académicos de
educación 15: indicadores
superior.
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 3 

 
 
16: Manual de
procedimientos

17: Información
primaria

18: Información
secundaria

19: Sistemas de
información

20: Comunicación
organizacional

21: Comunicación
informativa

22: medios de
comunicación
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 4 

 
 
C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )
10. Salidas
7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades (Productos o 11. Receptor
( P_H_V_A ) Resultados)
Gobernación del Plan de Desarrollo P Identificar necesidades del Necesidades y Docencia
Departamento Departamental entorno por áreas Expectativas del Investigación
estratégicas entorno Extensión
Direccionamiento Plan de Desarrollo P Elaborar el presupuesto de Presupuesto de
Estratégico Institucional mercadeo institucional. Mercadeo Institucional Gestión financiera
P Diseñar el programa de Programa de
Gestión financiera Solicitud de promoción de servicios Promoción de Gestión de Mercadeo
información de H Aplicación de instrumentos servicios
necesidades de investigación del entorno Informe de resultados
H Sistematización de la De la investigación
Docencia Solicitud de Información
Investigación Promoción de H Presentación de resultados
Extensión servicios de investigación
Solicitud de H Ejecución del programa de Difusión portafolio de Comunidad en
Gestión de estudios de promoción de servicios Servicios General
Mercadeo mercado H Mantener actualizada la base
de datos de clientes Sistema de
Sistemas de potenciales información
Gestión de las Información H Suministrar información y actualizado
TIC¨S orientación a la comunidad
Solicitud de en general Satisfacción del cliente Todos los procesos
Comunidad en información y
General orientación H Establecer alianzas
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 5 

 
 
Gestión estratégicas Contratos y convenios
Emisora, Oriente Interinstitucionales. interinstitucionales Direccionamiento
Secretaría de Universitario, V Seguimiento y medición de la Nivel de Satisfacción Estratégico
Educación Siente la U, satisfacción del cliente del cliente
Departamental y V Identificar y registrar los Productos y servicios Gestión del Sistema
Municipal Base de Datos productos y servicios no no conformes Integrado de Calidad
Instituciones conformes
Cámara de Públicas y V Realizar seguimiento y Resultado de los
Comercio Privadas medición al proceso indicadores de gestión
V Seguimiento a las acciones
Circulares, preventivas, correctivas y de Informe sobre el nivel
Comunicación y Memorandos, mejora de eficiencia,
relaciones Cartas, A Formular e implementar efectividad y eficacia
externas. Comunicados acciones preventivas, del proceso.
Acuerdos correctiva y de mejora del
Prensa, Radio, Resoluciones proceso Plan de mejora del
Televisión Actas proceso

Gestión
documental

Gestión del
Sistema Integrado Informe de
de Calidad Auditoría
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 6 

 
 

D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar )

12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas
F. Identificación de Riesgos del
E. RECURSOS Proceso ( Ver mapa de riesgos
asociados a cada proceso ),
códigos :
13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos
Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO
Computadores Excelente Instalaciones Adecuada Jefe División de Mercadeo
Personales rendimiento
Sistemas de Articulación en Muebles y Diseño Ergonómico Coordinador Unidad de Investigación de
Información red Enseres Mercados
Intranet Excelente flujo de Iluminación Adecuada Coordinador Unidad de Promoción de
datos Servicios
Internet Banda Ancha Impresoras Ágiles Auxiliares Administrativos
Teléfonos En buen estado Secretarías

H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO

  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 7 

 
 

I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

NOMBRE DE TIPO DE FRECUENCIA FUENTE DE
FORMULA META RESPONSABLE
INDICADOR INDICADOR DE MEDICION INFORMACION

Cumplimiento de las # de estudios de 80% Eficacia Coordinador Semestral Informe de resultados

actividades programadas mercado ejecutados unidad de de estudios de
# de estudios de investigación de mercado
mercado mercados
programados

# de programas de 80% Eficacia Coordinador Semestral Informe de seguimiento

promoción de unidad de de programas de
servicios ejecutados promoción de promoción de servicios
# de programas de servicios
promoción de
servicios
programadas

Cumplimiento de # de Consultas Efectividad Auxiliares Semestral Ficha de atención al

atención a estudiantes resueltas 80% administrativos estudiante
#Total de consultas
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 8 

 
 
# de quejas
resueltas
# total de quejas 80% Efectividad Auxiliares Semestral Ficha de atención al
recibidas administrativos estudiante

Ejecución presupuestal Presupuesto de

en mercadeo mercadeo ejecutado 100% Eficiencia Jefe División de Semestral Ejecución presupuestal
Presupuesto de mercadeo
mercadeo
programado

J. DOCUMENTACION ASOCIADA
17. Documentos Internos (Procedimientos, 18. Documentos Externos ( Si los hay)
Instructivos, Formatos, Guías, )
( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos )

Control de Cambios
Fecha Cambio Versión Distribución
Justificación y ¿Qué se Modifico?
  

Código CA-GQ-01
  Caracterización  
Página 9 

 
 

Elaboró Revisó Aprobó

JOSÉ ORLANDO GARCIA MENDOZA
Líder Proceso de Gestión de Mercadeo

ADRIANA GONZALEZ HEERERA

Asesor Proceso de Gestión de Mercadeo

MARIA ROCIO GIRÓN

Asesor Proceso de Gestión de Mercadeo
Fecha Diciembre 2 de 2008 Fecha Fecha