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Administración de las OC para requisiciones: Mostrar el

Historial de la orden de compra y los documentos en
SAP
Bienvenido a este módulo de aprendizaje.

: Requisiciones SAP utilizando Órdenes de compra

Audiencia
Tiempo Estimado : 20 minutos
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Al finalizar este módulo de aprendizaje, usted podrá:

 Identificar por qué es necesario mostrar el historial de las órdenes de compra

 Mostrar el historial de las órdenes de compra en SAP

 Mostrar un documento original en SAP

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¿Alguna vez le ha pasado esto?

Su departamento utiliza una orden de compra anual para los servicios de consultoría de un proveedor preferido. A su
gerente le gustaría saber qué facturas se han contabilizado contra la orden de compra. Sabe que quizá también necesite
ver esas facturas y los documentos escaneados originales. ¿Cuáles son los pasos que debe seguir?

Si esto le suena familiar, aprendamos los elementos básicos de la muestra de las órdenes de compra y de los
documentos originales en SAP.
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Ver el historial de las órdenes de compra y de los documentos originales es parte de un proceso de gastos generales
mayor. El mapa de proceso que se muestra a continuación presenta el proceso de gastos general y también el sub-
proceso para los objetivos de este módulo.

Complete las siguientes actividades:

 Lea los pasos del 1 al 11 del proceso de gastos general

 Examine los sub-pasos para el paso número 7
 Revise el paso 7.1 para saber las razones para mostrar el historial de OC.
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El Historial de la orden de compra contiene información valiosa para los solicitantes.

 Lea cada uno de los cuadros que se muestran a continuación para ver algunas razones por las que quizá deba
hacer referencia o consultar información del historial de las órdenes de compra.
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Revisión de mostrar el historial de la orden de compra.

Hay diferentes razones para mostrar el historial de la orden de compra. Para esta revisión, identifique la razón incorrecta
para mostrar el historial de orden de compra.
El estado de la orden de compra
Las condiciones de pago de la orden de compra
El número de facturas contra las órdenes de compra
Buscar el número de factura y adjuntarlo a la orden de compra para enviarlo al proveedor
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Ahora que conoce algunas razones acerca del por qué usted quizá quiera ver el historial de las órdenes de compra (OC),
necesita cómo hacer esto en SAP.

Complete las siguientes actividades:

 Lea los pasos del 1 al 11 del proceso de gastos general

 Examine los sub-pasos para el paso número 7
 Revisar el paso 7.2 para saber cómo mostrar el Historial de OC en SAP.
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Para ver el historial de la orden de compra debe de tener abierta la orden de compra en la operación ME23N. Una vez
que esté en ME23N utilizará la sub-pantalla de Historial de OC. Sólo siga estos 2 pasos:

Paso 1 - Haga clic en el icono Item details icon (Detalles del artículo)

Complete las siguientes actividades:

 Refiérase a la imagen que se encuentra a continuación

 Localice el icono del detalle de artículo en la parte inferior en el lado izquierdo de la imagen
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Una vez que ha hecho clic en el botón item details (detalles del artículo) verá diferentes pestañas a lo largo de la parte
inferior de la pantalla. Usted haría clic en la pestaña Purchase order history (Historial de las órdenes de compra).

Complete las siguientes actividades:

 Refiérase a la imagen que se encuentra a continuación

 Ubique la pestaña del historial de orden de compra

Paso 2 – Haga clic en la pestaña Purchase order history (Historial de la orden de compra)
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Una vez que ha hecho clic en la pestaña del historial de las órdenes de compra, verá el historial de las facturas
contabilizadas contra la OC. Los códigos GR son para los documentos de recepción de bienes. Los Documentos en
materiales etiquetados con los códigos IR o IR-L son para recibos de factura.

Complete las siguientes actividades:

 Refiérase a la imagen que se encuentra a continuación

 Vea el lado izquierdo y busque el código GR. Vea los detalles para los recibos de bienes.
 Busque el código IR-L. Vea los detalles para el recibo de la factura.

Nota: Actualización previa a 4.6c, recepciones de facturas y pasivos subsiguientes aparecen como IR y Sdeb.
Actualización posterior a 4.6c aparecerán como IR-L y SD-L
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Revisión de mostrar el historial de la orden de compra.

Mostrar las órdenes de compra en un proceso de 2 pasos. Para esta revisión, identifique los pasos correctos para
mostrar el historial de la orden de compra en SAP. Para abrir la ventana del historial de la orden de compra, debe hacer
clic en:

Item details (Detalles del artículo) > Status tab (Pestaña de estado)
Invoice tab (Pestaña factura) > Delivery tab (Pestaña entrega)
Item details (Detalle del artículo) > Purchase order history tab (Pestaña historial de la orden de compra)
Item details (Detalles del artículo)> Invoice tab (Pestaña factura)
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Casi tiene toda la información necesaria, pero sería recomendable que viera el documento original para encontrar la
factura. Ahora se moverá al paso 7.3 en el proceso.

Complete las siguientes actividades:

 Revisar el paso 7.3 para aprender cómo mostrar un documento original.

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Hasta ahora, ha aprendido algunas de las razones de por qué quizá usted quiera ver el historial de la orden de compra y
después cómo ver el historial de la orden de compra en SAP. Pero todavía necesita más información. Necesita ver el
documento de factura original para proveedores de EDI y ajenos a EDI.

EDI significa Intercambio de datos electrónicos. Eso significa que no hay documentos en papel, las OC y las facturas se
presentan por medio de intercambio electrónico. Para un proveedor externo a EDI, se le envían las OC y las facturas por
medio de fax y de hecho hay una imagen escaneada del fax.

Para ver un documento ajeno a EDI, necesita seguir los pasos descritos en el siguiente mapa del proceso.

Complete las siguientes actividades:

 Revise cada paso

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Usted va a encontrar el documento original de un proveedor ajeno a EDI. Ahora aprenderá cómo encontrar el documento
original de un proveedor de EDI.

Para ver el Documento de EDI, necesita seguir los pasos descritos en el siguiente mapa del proceso.

Complete las siguientes actividades:

 Revise cada paso

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Mostrar un documento original en Revisión de SAP

Mostrar un documento ajeno a EDI original en SAP es un proceso de 5 pasos. Para esta revisión, identifique los pasos
correctos para mostrar un documento ajeno a EDI original en SAP. Para mostrar un documento ajeno a EDI, la secuencia
en la cual usted deberá hacer clic es la siguiente:

Purchase order history tab (Pestaña del historial de orden de compra) >Material document number (Número del
documento de materiales) >System (Sistema) >Services for object (Servicio para el objeto) >Attachment list button (Botón
------) >Services Attachment list icon (Icono de la lista de adjuntos de servicios) >Original invoice icon (Icono de factura
original)

Purchase order history tab (Pestaña del historial de orden de compras) >Vendor name (Nombre del proveedor)
>Material document number (Número del documento de materiales) > System (Sistema) >Services for object (Servicios
para el objeto) >Original invoice icon (Icono de factura original)

Purchase order history tab (Pestaña de historial de orden de compras) >Material document number (Número del
documento de materiales) >Accounting document (Documento de contabilidad) >System (Sistema) >Services for object
(Servicios para objeto) >Original invoice icon (Icono de factura original)

Material document number (Número del documento de material) >Purchase order history tab (Pestaña del historial de
orden de compra) >Accounting document (Documento de contabilidad) >System (Sistema) >Services for object (Servicios
para objeto) >Original invoice icon (Icono de factura original)
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Resumen de localizar una Orden de compra en SAP

En su rol en BMS, usted ha determinado la necesidad apropiada de utilizar el historial de la orden de compra y los
documentos originales en SAP.

Después de completar este módulo, usted podrá:

 Identificar por qué es necesario mostrar el historial de la orden de compra

 Mostrar el historial de la orden de compra en SAP

 Mostrar un documento original en SAP

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COLOCAR SEPARADOR
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Fin del Curso

Ha terminado este módulo.