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Adquisiciones para Compradores: Cambiar una orden

de compra
Bienvenido a este módulo de aprendizaje.

: Comprador de SAP que utiliza Órdenes de Compra

Audiencia
Tiempo Estimado : 20 minutos
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Al finalizar este módulo de aprendizaje, usted podrá:

 Identificar por qué es necesario cambiar una orden de compra

 Cambiar una orden de compra

 Eliminar una orden de compra

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¿Alguna vez se ha enfrentado a este problema?

Revisa su correo electrónico y tiene un mensaje urgente de un solicitante quien le pide que se revise una orden de
compra. No está seguro acerca de cómo cambiar esta orden de compra en SAP. ¿Qué debe hacer?

En esta lección aprenderá los elementos básicos para cambiar órdenes de compra.
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Para comenzar el proceso necesita comprender las razón por las que es necesario. Sin este conocimiento anterior, usted
no puede completar efectivamente el proceso de cambio de una OC. En esta lección aprenderá las razones y los pasos
necesarios para proseguir y completar la tarea.

Complete las siguientes actividades:

 Lea los pasos del 1 al 11 del proceso general de compras

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Las órdenes de compra tienen información valiosa para el solicitante, el comprador y el proveedor. Por ejemplo:

 los productos y servicios que el solicitante ha pedido

 fijación de precios negociada
 información de entrega para el proveedor

Hay muchas razones por las que las órdenes de compra pueden requerir cambios.

 Lea cada sección que se muestra a continuación para obtener algunas razones por las que se pueden requerir
cambios
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Revisión de las razones para cambiar las órdenes de compras - Pregunta 1 de 1

Hay campos de órdenes de compra y razones posibles para cambiar las órdenes de compra. Para esta revisión,
identifique el campo que no se podría cambiar en una orden de compra sin importar la razón.

Asignación de cuenta
Fecha de entrega
Grupos de materiales
Número de proveedor
Precio
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Ahora, ya conoce algunas de las posibles razones por las que es necesario cambiar las órdenes de compra.

Una parte normal de su trabajo será recibir solicitudes para realizar cambios a las órdenes de compra. Las solicitudes de
cambio con frecuencia involucrarán condiciones de pago, precio y asignaciones de cuenta de libro mayor.

Esta lección le ofrecerá indicaciones a cerca de cómo realizar esos Cambios de órdenes de compra. Comenzará con
examinar el proceso en general y en dónde encaja la tarea de cambio en el proceso general.

Complete las siguientes actividades:

 Lea los pasos 1 al 11 del proceso general de compras

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Para cambiar una orden de compra primero debe tener acceso a la pantalla de cambios.

Usted haría lo siguiente:

 Paso 1 – Operación tipo ME22N – Cambiar una orden de compra en la entrada comando

 Paso 2 – Haga clic en el botón Enter (Intro) para abrir la pantalla Cambiar a una orden de compra


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Una vez que tenga acceso a la operación ME22N, se abre la pantalla Purchase Order (Orden de compra). El
documento de la orden de compra tiene 3 secciones principales:

 Encabezado
 Descripción del artículo
 Detalles del artículo.

Las siguientes páginas ahora lo llevarán a lo largo del proceso de cómo abrir y cambiar campos en una orden de compra.

 En la imagen que se muestra a continuación, Identifique las secciones de la OC: Encabezado, Descripción del
artículo, Detalles del artículo
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Para Cambiar una orden de compra, primero debe abrir la orden de compra. Siga los pasos que se enumeran a
continuación para tener acceso a la ruta del menú. Ponga atención al hecho de que tiene dos opciones diferentes
disponibles para tener acceso a la pantalla Change Purchase Order (Cambiar orden de compra).

En la imagen que se muestra a continuación ubique la opción Purchase order (Orden de compra) de la barra de menú
de SAP
 Paso 1 – Haga clic en el botón Other purchase order (Otra orden de compra).
O, desde el menú de SAP seleccione utilizar la ruta de menú Purchase order >Other purch. order.
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Una vez que tenga la operación ME22N, se abre una ventana Select Document (Seleccionar documento). Siga los
pasos que se muestran a continuación para proceder y Cambiar una orden de compra.

Complete las siguientes actividades:

 Identificar el campo Pur. order (Orden de compra) en la ventana emergente Select Document (Seleccionar
documento)
o Paso 2 – Escriba el número de la Orden de compra que desea abrir y cambiar.

o Paso 3 – Haga clic en el botón Other document (Otro documento) para proseguir.
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Los cambios adicionales se pueden cambiar dentro de otras secciones de la pestaña Header (Encabezado). Tres
pestañas: Ardes (Dirección), Texts (Textos) y Org. data (Datos de la organización), contienen detalles de campo
que pueden requerir actualizaciones de datos frecuentes.

Recuerde cambiar las entradas de la pestaña Dirección y datos Org. y debe completar el Formato maestro de
proveedor y reenviarlo al VMT (Equipo del maestro de proveedor). Las actualizaciones se completarán de
acuerdo con la política de BMS de VMT. Se le notificará cuando se hayan completado las actualizaciones.

Ver la siguiente pestaña que contiene los campos de cambio:

 Ubique la Pestaña Texts (Teextos): que contiene el texto del Encabezado

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Acaba de identificar muchos campos abiertos para cambio en la sección Header (Encabezado), de un documento de
orden de compra. Recuerde, el fondo blanco indica el campo que se puede cambiar.

Después, identificará algunos de los campos que se pueden cambiar en la sección Item overview (Descripción del
artículo). Esta es la sección media de la orden de compras y usted debe hacer clic en el botón para
ver las pestañas.

Complete las siguientes actividades:

 Ponga atención al hecho de que la sección Header ubicada sobre la descripción está minimizada
 Ubique y lea los encabezados de columna de la Descripción del artículo
 Ubique los campos de Purch. req. (Solicitud de compra), Currency (Moneda) y Net price (Precio neto)

Paso 5 – Vea los campos Purch. req. (Solicitud de compra), Currency (Moneda) y Net price (Precio neto)
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Acaba de revisar algunos de los campos abiertos para cambio en la sección Item overview (Descripción del artículo).
A continuación verá la sección Item details (Detalle del artículo) de la orden de compra.

La sección Item details de la OC tiene muchas pestañas, con campos que se pueden cambiar.
Se muestran las 3 pestañas más comunes que quizá necesite cambiar. Preste atención a los campos de cambio (fondo
blanco) en estas pestañas. Esté consciente de que BMS no recomienda que
que los compradores actualicen todos los campos de cambio disponibles.

Es importante mencionar que la política de BMS no permite el cambio del campo Purch. req. (Solicitud de
compra).

Complete las siguientes actividades:

 Ubique el Datos de materiales, Programa de entrega y Pestañas de entrega
 Identifique los campos de cambio en la pestaña programa de Entrega
 Ubique el campo Purch. req
 Ponga atención al hecho de que el campo Purch. req. tiene un fondo blanco que se puede cambiar
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Las pestañas adicionales dentro de la sección Item details tienen campos abiertos para cambio. Recuerde que los
campos de cambio tienen un fondo blanco. Un Comprador puede cambiar las Asignaciones de cuenta en una OC
siempre y cuando la Asignación de cuenta esté bajo el mismo Código de la compañía.

Complete las siguientes actividades:

 Ubique las pestañas Factura y de Asignación de cuenta

 Identifique los campos abiertos para cambio en la pestaña de Factura.
 En la imagen al pie de la página, ubique el campo G/L account bajo la pestaña Account assignment
(Asignación de cuenta)
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Revisión de las razones para cambiar órdenes de compra

Una vez que tenga acceso a la operación ME22N, la pantalla de Parchase Order se abre. El documento de orden de
compra tiene 3 secciones principales. Identifique las tres secciones principales en la OC.

Encabezado
Proveedor
Orden de compra
Descripción del artículo
Condiciones de pago
Detalles del artículo
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Ya ahora conoce razones por las cuales una OC puede necesitarse cambiar y cómo cambiarla. El paso final en este
módulo es aprender cómo Eliminar una OC.

Considere este escenario: Un solicitante se pone en contacto con usted para eliminar un artículo que ya no necesita de
una orden de compra. O usted se dio cuenta de que el solicitante colocó una orden con un proveedor, que se ha
clasificado recientemente
como un proveedor no preferido. Examine el mapa de proceso para esta acción. Esta lección le mostrará cómo
Eliminar una OC.

Complete las siguientes actividades:

 Lea los pasos 1 al 11 del proceso general de compras

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El primero paso, en el proceso de Eliminación de un OC, necesita que usted verifique la pestaña Purchase order
history (Historial de la orden de compra). La pestaña Purchase order history se puede encontrar en la sección Item
details.

Si hay un Recibo de productos y/o un recibo de Factura para un artículo de línea de la OC, el artículo de línea no se
puede eliminar

Complete las siguientes actividades:

 Ubique la pestaña del Historial de orden de compra

 Examine la información en el recibo de Materiales y los artículos de línea del recibo de Factura
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Para Eliminar un artículo de línea debe tener abierta la sección Item overview de la orden de compras.

Haga clic en el primer cuadro del artículo de línea para seleccionar la línea. Aparecerá una flecha. Seleccione el botón
Trash (Papelera) para borrar el artículo de línea. Un mensaje emergente le solicitará la confirmación de la eliminación.
Haga clic en el botón Save (Guardar) para completar el proceso.

Complete las siguientes actividades:

 Paso 1 - Seleccione el artículo de línea que desea cancelar haciendo clic en el primer cuadro del artículo de
línea.
 Aparecerá un botón de flecha cuando seleccione el artículo de línea.
 Paso 2 – Haga clic en Trash can (Papelera) para eliminar el artículo de línea
 Paso 3 – Un mensaje emergente Delete items Caution! (Eliminar artículos ¡Precaución!) aparecerá
solicitándole que confirme la eliminación para lo cual debe de seleccionar la opción "Yes" (“Sí”).
 Paso 4 – Haga clic en el botón Save (Guardar)
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Proceso de cambio de una orden de compras - ZMPO

¿Qué es el Proceso de flujo de trabajo de ZMPO de la orden de compras?

Un flujo de trabajo automático donde las órdenes de cambio de las OC, que incrementan el valor de la OC por más de
10%, han estado esperando para que se lleven a cabo acciones por parte de un aprobador o de un solicitante durante
más de 8 días.

¿Qué sucederá?

El aprobador o el solicitante recibirán notificaciones de escalación consecutiva hasta que se lleve a cabo la acción.

¿Qué detona este proceso?

 Que se cree/cambie la OC con una cantidad incrementada

 Que se cree/cambie la OC con un incremento en el precio (>10%)
 Que se cree/cambie la OC con un nuevo artículo de línea (sin referencia PR)
 Que se cree la OC con la copia de un nuevo artículo de línea (misma referencia de línea PR)
 Que se cree una OC con referencia a la solicitud de compra
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Revisión de cancele una orden de compras – Pregunta 1 de 1

Para eliminar artículos de línea de una orden de compra debe estar dentro de una sección de un documento de orden de
compra. Identifique qué sección de una Orden de compra se debe abrir para eliminar los artículos de línea de una OC?

Detalles del artículo

Descripción del artículo
Encabezado
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Resumen de cambiar una orden de compra

En su papel de Comprador en BMS, ahora será responsable de realizar cambios a las órdenes de compra. Es
responsable de conocer los campos disponibles para cambio.

Ahora debe poder:

 Identificar algunas razones para cambiar una orden de compra.

 Identificar los campos abiertos para cambiar una orden de compra.

 Identificar los pasos para eliminar artículos de línea de compra.

 Conocer los requisitos para eliminar una orden de compra por completo.
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COLOCAR EL SEPARADOR
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Fin del Curso

Ha terminado este módulo.

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