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Manual de usuario Dominium Plus

TABLA DE CONTENIDO

1. Que es Dominium Plus

2. Prerrequisitos de instalación
2.1. Hardware
2.2. Software

3. Generalidades del Sistema

3.1. Ingreso a la Aplicación
3.2. Menú Principal
3.3. Barras
3.4. Búsquedas

4. Proceso de Parametrización

4.1. Utilidad
4.1.1. Administrar Perfiles
4.1.2. Administrar Usuarios
4.1.3. Cambio de Clave

4.2. Actualiza
4.2.1. Plan Gana puntos
- Parametrización del plan
- Operación del plan

4.2.2. Parámetros de Instalación

- Parámetros iniciales
- Bancos
- Concepto de Gastos
- Centro de Costos
- Droguería

4.2.3. Parámetros de Facturación

- Tipos de Venta
- Formas de Pago
- Vendedores
- Domiciliarios
- Líneas Descuento
- Tipos de Devolución
- Tipos de Anulación
- Autorización Facturación
- Mensaje Factura
- Médicos

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 4.2.4. Parámetros de Clientes
- Tipo Clientes
- Clientes

4.2.5. Parámetros de Inventario

- Tipos de Proveedores
- Proveedores
- Grupos
- Documentos de Inventario

4.2.6. Actualización de Precios

- Actualizar %utilidad según costo y precio
- Modifica Porcentaje de utilidad por Grupo
- Incremente precio según % de Utilidad
- Incremente precio de venta por grupo
- Precio de venta basado en pedido

4.2.7. Actualización de Productos

- Parametrizacion rápida
- Unidades
- Componente
- Clasificación
- Ubicación
- Actualizar saldos
- Actualizar Costos desde Copidrogas
- Actualización rápida
- Datos Generales de productos

5. Proceso de Administración de Inventarios

5.1 Inventario

5.1.1. Movimientos Diarios

- Movimientos diarios
- Anular movimientos
- Impresión movimientos

5.1.2. Consultas de Inventarios

- Consultas Generales
- Consultas Físicos – Actuales Costeados
- Consultas Físicos – Inventario Cero y Rojos
- Consultas Físicos – Informe de Stock
- Consultas Legales
- Rotación de Productos

5.1.3. Cierres de Inventario

- Cierre de Mes
- Reversar Cierre de mes

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 5.1.4. Generar Inventario
- Planillas Inventario físico
- Registra Inventario

5.1.5. Facturas de Compra

- Creación Factura de Compra
- Anulación Factura de Compra
- Impresión y Consulta Factura de Compra
- Devolución a proveedores
- Totales facturas de compra

5.1.6. Actualizar Factura Compra Copidrogas (Archivo Cargue)

- Actualizar Factura
- Visualizar archivo

5.1.7. Pedido Sugerido para Copidrogas

5.2. Cuentas por Pagar

5.2.1. Pagos Proveedor (Comprobante de Egreso)
- Genera Comprobante Proveedor
- Anular Comprobante Proveedor
- Imprimir Comprobante Proveedor

5.2.2. Pagos Proveedor (Notas contables)

- Crear Nota Contable Proveedor
- Anula Nota Contable Proveedor
- Imprime Nota Contable Proveedor

5.2.3. Análisis de Vencimiento

5.2.4. Saldos de cuentas por pagar
5.2.5. Movimientos Proveedor
5.2.6. Informe de Documentos

6. Proceso de Ventas
6.1. Servicios

6.1.1. Movimientos de Factura (Ventas)

6.1.2. Procesos de Facturación
- Anulación de Facturas
- Impresión y Consulta de facturas
- Notas Devolución
- Actualización Factura Papel

6.1.3. Control de Domicilios

- Rutas en Proceso
- Informe tiempos de Entrega
- Cancelación domicilios
- Cuadre de Domicilio

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 6.1.4. Caja Menor
6.1.5. Catálogo de Productos
6.1.6. Facturación Remisiones

6.2. Cartera
6.2.1. Pagos Clientes (Recibos)
- Genera Recibo Cliente
- Anula Recibo Cliente
- Imprime Recibo Cliente

6.2.2. Pagos Clientes (Notas Contables)

- Crea Nota Contable Cliente
- Anula Nota Contable Cliente
- Imprime Nota Contable Cliente

6.2.3. Análisis Vertical Horizontal

6.2.4. Saldos de Cartera
6.2.5. Movimiento cliente
6.2.6. Informe de Documentos

7. Proceso de Cierres y Reportes

7.1. Utilidad

7.1.1. Especiales
- Control de inventario diario
- Borrar archivos de prueba
- Borrar Temporales

7.1.2. Utilidades Códigos

- Reporte de temperatura y humedad
- Registro de temperatura y humedad
- Varía IVA en productos
- Impresión de Stickers
- Actualización características producto
- Actualización códigos

7.1.3. Utilidades de Archivo

- Realizar copias de seguridad
- Actualizar catálogo productos Copidrogas
- Actualiza mensaje CAP

7.1.4. Información de Auditoria

7.2. Consultas
7.2.1. Puntos de Venta
- Cuadre de cajero
- Comprobante diario
- Informe general de ventas
- Informe por clasificación

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 - Informe ventas diarias por producto

7.2.2. Informes Estadísticos

- Comparativo ventas - compras netas
- Variación y promedio de ventas
- Movimiento productos
- Contribución marginal
- Ventas por día
Ventas productos por grupo
7.2.3. Informes Administrativos
- Cajeros que trabajaron
- Gastos de caja mejor
- Procesos de facturación
- Informes de facturación
- Factura a papel

7.2.4. Informes de Facturación

- tipos de pago vs. facturas
- Informe de Remisiones
- Informe por empresa
- Facturación por Medico

7.2.5. Informes de clientes

- Histórico tensión arterial
- Seguimiento pacientes crónicos
- Reposición pacientes crónicos
- Fechas de Cumpleaños y Edades
- Periodo sin Pedir
- Historia Cliente

7.2.6. Informes por horas

- Ventas por hora por día
- Ventas por Grupo por hora por día

7.2.7. Informes por vendedor

- Bonificación por tipo de venta

7.2.8. Consultas Básicas

- Productos de venta

7.2.9. Informes de movimientos diarios

8. Glosario

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 Manual de usuario Dominium Plus

1. ¿QUÉ ES DOMINIUM PLUS?

Dominium Plus es una herramienta desarrollada por Copidrogas, que apoya la estrategia
de gerenciamiento de las droguerías, en lo referente a sus procesos comerciales y
administrativos, ayudando en la adecuada toma de decisiones.

La herramienta cuenta con las siguientes opciones en el menú principal, Servicios,

Inventario, Cartera, Cuentas por pagar, Consulta, Utilidad y Actualiza.

El presente documento está estructurado de acuerdo a los cuatro procesos más

importantes de las droguerías, Parametrización, Administración de inventarios,
Ventas, Reportes y Cierres y que están contenidos en las siete opciones del menú
principal.

2. Prerrequisitos de instalación

Para la instalación de Dominium Plus es necesario contar con las siguientes

características:

2.1. Hardware

Especificaciones Equipo Principal Equipos en Red (*)

CPU: Core 2 Duo Pentium IV o superior (o equivalente)
Velocidad: 2.0 GHZ en adelante 2 Ghz en adelante
Memoria RAM: 2.0 GB o superior 1,0 GB o superior.
Disco Duro: 120 Gigas 80 Gigas
Unidad: Mínimo CD R/W quemador Opcional
Monitor: 15” Pulgadas 15” Pulgadas
Teclado: 1 1 (por computador)
Mouse: 1 1 (por computador)

(*) Más de 2 equipos de escritorio en la misma droguería requieren de un Switch que

maneje velocidad de 10/100/1000 Kbps.

(*) Se recomienda que la conexión de los puntos sea cableado UTP.

Elementos Adicionales:

Cajón monedero Conexión Jack RJ45

Impresora de tiquete de venta
Lector de código de Barras
Impresora de informes
UPS
Térmica (recomendada)
Para teclado inalámbrico, el lector debe ser para puerto
USB
Matriz de punto, inyección de tinta o láser.
Con duración mínima de 15 minutos

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2.2. Software

Todos los equipos deben tener debidamente licenciado el Sistema Operativo, este puede
ser: Windows Vista (Versiones Business o Ultimate) o Windows 7, versiones empresariales.

Nota: Recuerde que el cambio de fecha del sistema operativo puede causar
inconvenientes con los registros almacenados en su base de datos, por lo tanto es
importante crear perfiles de usuario limitados para su sistema operativo, donde solo el
administrador pueda cambiar la configuración.

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 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA

En esta sección se encuentran todas las barras de herramientas, criterios de búsqueda,

botones, teclas de función, combinación de teclas que le permitan aprovechar al máximo
la herramienta Dominium Plus.

3.1. Ingreso a la aplicación

Es importante tener en cuenta que la primera vez que se ingrese a la herramienta se hace
con el usuario administrador, con el fin de parametrizar la seguridad de la herramienta
(Ver. Administración de perfiles y usuarios).

Nota: Recuerde que por seguridad de sus datos, debe realizar el cambio de clave de
administrador en el primer ingreso (Ver. Cambio Clave).

Después de realizado el proceso de instalación, en el escritorio usted podrá encontrar el

icono de Dominium Plus.

Para ingresar, se debe seleccionar el usuario que le sea asignado por el administrador de
la aplicación, digitar la clave y Clic en el botón aceptar.

3.2. Menú principal

Permite el acceso a todas las opciones de Dominium Plus que componen los cuatro
procesos principales que se describen a lo largo del presente documento.

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3.3. Barras

Las barras son un conjunto de utilidades que permite acceder de forma rápida a las
opciones de Dominium Plus.

Barra de utilidades, esta barra permite realizar diferentes tareas en el proceso de

parametrización.

A B C

A) Botones de desplazamiento, permite realizar desplazamientos por los registros e

informa el registro que se está visualizando.

Primer Registro.

Siguiente Registro hacia la izquierda.

Siguiente Registro hacia la derecha.

Ultimo Registro.

B) Botones de utilidad, permite realizar diferentes operaciones sobre el registro actual.

Guardar, este botón almacena la información del registro actual en la base de datos.

Actualizar, modifica el registro que se esté visualizando.

Nuevo, permite crear nuevos registros.

Deshacer, permite regresar al estado inicial un registro modificado.

Eliminar, permite la eliminación de registros siempre y cuando no esté relacionado

con transacciones almacenadas en la base de datos.

C) Botones de consulta, a través de estas opciones se pueden visualizar y buscar

registros.

Vista previa, permite visualizar todos los registros.

Buscar, permite realizar consulta de los registros.

Copiar, esta opción está habilitada únicamente en la Parametrización de productos
(Ver Datos Generales del producto) y realiza una copia de la mayoría de los datos de
un producto, para que a partir de la copia se genere uno nuevo.

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Barra de informes, permite exportar los informes a diferentes formatos, personalizar los
colores y formatos, enviar el informe a través del correo electrónico, realizar búsquedas
de texto e imprimir.

Permite el acceso a las opciones de la barra.

Permite realizar búsquedas de texto en la vista previa del documento.

Abre otros documentos.

Guarda el documento en formato .prnx.

Abre la ventana de impresión (muestra todas las impresoras configuradas).

Envía el documento a la impresora predeterminada (Impresión Rápida).

Permite configurar el documento, tamaño de papel, márgenes y orientación.

Permite configurar el zoom de la vista previa.

Habilita la herramienta mano.

Habilita la herramienta lupa.

Disminuye el zoom gradualmente.

Aumenta el zoom gradualmente.

Permite realizar la vista previa de varias hojas del documento.

Permite configurar la presentación del documento (color de fondo).

Permite personalizar el fondo del documento, insertando imagen o texto.

Permite exportar el documento hasta ocho (8) formatos diferentes.

Permite exportar el documento y enviarlo vía correo electrónico.

Salir de la vista previa.

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3.4. Búsquedas

Búsqueda de productos (Datos básicos de productos, actualización rápida, Catálogo de

Copidrogas)

F2 Activa la búsqueda por nombre.

F3 Activa la opción de búsqueda por código de barras.
F4 Activa la opción de búsqueda por código interno.

Búsqueda incremental, permite a través del uso del carácter % realizar búsquedas por
aproximación o coincidencias.

La ventana de facturación permite la utilización de otros métodos abreviados que se verán

más adelante.

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 4. PROCESO DE PARAMETRIZACIÓN

Permite personalizar la aplicación de acuerdo con las necesidades de cada droguería,

este proceso está conformado por las opciones Utilidad y Actualiza del menú principal
de la aplicación.

4.1. Utilidad

A través de esta opción es posible Administrar perfiles, Administrar usuarios y

Cambiar la clave de usuarios; estas son las tres primeras opciones que se encuentran en
este menú.

4.1.1. Administrar perfiles permite definir grupos de características comunes a varios

usuarios, estas características generalmente están relacionadas con el roll que tiene un
funcionario dentro de la droguería o cargo que desempeña, por ejemplo a los cajeros se
les crea el perfil cajero y se dan permisos al perfil, así todos los usuarios con este perfil
tendrán permisos comunes que le permiten ingresar a los mismos menús y opciones de
Dominium Plus.

La Administración de perfiles permite crear nuevos perfiles de acuerdo con las

necesidades particulares de cada droguería, además de modificarlos y eliminarlos. Es
posible seleccionar opciones específicas en los diferentes menús, sin necesidad de
asignar permisos al menú completo.

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4.1.2. Administrar usuarios permite crear, modificar, eliminar, cambiar estado, reiniciar
clave, asignar un perfil y habilitar permisos especiales a un usuario.

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 Nota: Los perfiles de usuario definen los permisos de un grupo de usuarios, esos
perfiles pueden ser creados teniendo en cuenta el rol, cargo o actividades que
desempeñan los funcionarios de cada droguería.
Habilita los campos de la ventana para crear un usuario, se debe suministrar
los datos de nombre y documento, se debe asignar un perfil y verificar que el estado
sea Activo.

Al crear un usuario el sistema asigna como clave de ingreso el , el cual debe ser
utilizado para realizar el primer ingreso a la aplicación. En este primer ingreso el aplicativo
genera la petición de cambio de clave.

Para asignar permisos de facturación se debe habilitar la opción .

Esta opción permite restablecer la clave con la cual fue creado del
usuario inicialmente (Código).

Permite realizar cambios en las características y permisos del usuario

seleccionado.

Permite eliminar al usuario seleccionado, siempre y cuando no tenga

transacciones almacenadas en la aplicación, es importante tener en cuenta que si un
usuario ya no hace parte del sistema, se recomienda inactivarlo y no eliminarlo.

4.1.3. Cambio de clave permite cambiar la clave del usuario con la que se hizo el
ingreso a la aplicación, la clave puede ser cambiada cada vez que sea necesario.

Para llevar a cabo este procedimiento debemos digitar la clave actual, una clave nueva y
confirmar la clave, para culminar el proceso pulsar el botón aceptar, para abortar el
proceso, pulsar el botón cancelar.

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4.2. Actualiza

La opción Actualiza hace parte del menú principal y permite ingresar a las demás
opciones de Parametrización y personalización de la Herramienta Dominium Plus.

Nota: La Parametrización es un proceso que permite definir las características de que

serán utilizadas en los demás procesos de la droguería.

4.2.1. Plan Gana puntos

Esta opción fue diseñada con el fin de crear y administrar un programa de fidelización de
clientes a través de una funcionalidad que asigna puntos por valor de compras, productos
o grupos de productos y que al final pueden ser canjeados por premios.

Adicionalmente el sistema permite registrar premios, los cuales podrán ser asignados a
los clientes de acuerdo con la cantidad de puntos obtenidos en el periodo definido en el
plan.

Parametrización del plan

El primer paso para parametrizar el plan gana puntos es su creación, esta

funcionalidad permite definir los parámetros principales, como el nombre del plan, fechas,

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tipo de plan (por valor, por grupo o por producto), en esta ventana se puede guardar el
plan, inicializarlo, inactivarlo o crear un nuevo plan.

Descripción, permite definir un nombre o una breve descripción del plan que se está
creando.

Fecha inicio/fin del plan, Se utiliza para definir el rango de fechas en que tendrá validez
el plan parametrizado.

Nota: El sistema permite modificar la fecha de fin plan gana puntos, aun cuando
el plan ya se haya inicializado.

Tipo de Plan, permite definir el criterio por el cual serán asignados los puntos a los
clientes. Es posible utilizar tres criterios diferentes.

Nota: El tipo de plan puede ser cambiado únicamente antes de inicializar el plan
creado.

Grabar, permite almacenar el plan y continuar con la parametrización de los demás

funcionalidades del plan gana puntos.

Nuevo, permite la creación de un nuevo plan, si ya existe un plan creado y está activo, el
sistema procederá a inactivarlo (ver Operación del plan gana puntos).

Iniciar, es la orden que se le da al sistema para que inicie la operación del plan gana
puntos (ver Operación del plan gana puntos).

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 Nota: El plan debe ser inicializado cuando se haya terminado de parametrizar el
plan, como la asignación de puntos (puntos por valor, grupo, producto) la creación de
premios y la asignación de premios del plan.

Inactivar, deshabilita el plan inicializado.

Permite realizar la asignación de premios al plan creado, estos

premios serán entregados a los clientes que tengan la cantidad de puntos mínimos
definidos para la adquisición de cada uno.

La adición de nuevos premios al plan se realiza desplegando la lista de premios y

seleccionando un registro, en el campo puntos se ingresa la cantidad necesaria de
puntos para que los clientes adquieran el premio.

Nota: La creación de nuevos premios se realiza a través de la opción Crear

premios del menú del plan gana puntos.

Permite la parametrización de los puntos que seran asignados a un

cliente cuando compra un producto, los puntos grabados se asignaran de acuerdo con la
cantidad de cajas compradas por el cliente. Esta opcion se habilita automáticamente en el
menú cuando se define un plan Por producto en la creación del plan.

Para asignar puntos a un producto se realiza la busqueda por nombre o código, se elije el
producto, se define la cantidad de puntos en el campo Puntos y se pulsa el botón Grabar.

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Para eliminar algún producto del plan, se realiza la busqueda y se presiona el boton
Eliminar.

Permite parametrizar el cálculo y asignación de puntos a un tipo de plan

por valor, es necesario definir el monto mínimo de la factura de venta, el valor sobre el
cual se calcularan los puntos y los puntos a otorgar por el valor definido como base.

Ejemplo: en la imagen anterior se definió un plan que permite la asiganación de 1 punto

por cada 1000 pesos de compra en la factura de venta, esto solo se realiza si la venta es
mínimo de 10.000 pesos.

Permite la parametrizacion de un plan por grupos, es posible parametrizar

grupos de nivel I o II y se define la cantidad de puntos que se otorgará por la compra de
un producto perteneciente al grupo (ver parametrizacion de productos)

Si se adquiere más de un producto perteneciente a un grupo que da puntos por compra,

por cada cantidad en caja de producto comprado se sumará la cantidad de puntos
definida en el grupo.

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Ejemplo: Se asignaron 2000 puntos al grupo Aseo Personal, el producto Cepillo de
dientes pertenece a este grupo, al comprar dos unidades de este producto, el cliente
optendrá 4000 puntos.

Para asignar puntos a un grupo se despliega la lista y se elije el grupo, se define la

cantidad de puntos en el campo Puntos y se pulsa el boton Grabar. Para eliminar los
puntos se pulsa el boton Eliminar.

Nota: De acuerdo con el tipo de plan parametrizado en la ventana de creación el

sistema habilitará en el menú del plan gana puntos las opciones de cálculo de puntos.

Esta opción permite la administración de los premios que serán entregados a

los clientes.

Esta funcionalidad permite la creación, modificación, búsqueda y reporte de los premios

creados en la droguería.

Nota: es importante activar la opción Participa en plan Gana Puntos de cada tipo
de venta, a la que se quiera tener en cuenta las ventas, para la suma de puntos a los
clientes.

Solo se debe activar la casilla correspondiente a los tipos de venta que solicitan datos de
cliente como: mostrador personalizado, domicilios y crédito.

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Operación del plan Gana puntos

Después de realizar la creación del plan, definir los premios, asignar los premios al plan y
definir los tipos de venta que participan en el plan, es el momento de dar por iniciado el
plan gana puntos, esta actividad se realiza en la ventana de creación del plan pulsando el
botón inicializar.

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Se debe confirmar la transacción ya que después de inicializar el plan no se puede
realizar modificaciones.

Después de finalizada la transacción el sistema genera un mensaje de confirmación.

Nota: La aplicación permite la creación de diferentes planes, sin embargo las

fechas deben ser diferentes, ya que en Dominium Plus solo puede existir un plan activo.

Para iniciar el proceso de suma de puntos, se registran las ventas a los clientes utilizando
los tipos de venta a los cuales se les activó el plan gana puntos.

La ventana de facturación informa al usuario la cantidad de puntos disponibles de cada

cliente en los tipos de venta en los cuales se solicite información del cliente, como
mostrador personalizado, domicilios y crédito, de acuerdo con la parametrización de cada
tipo de venta.

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La factura de venta también indica la cantidad de puntos otorgados al cliente por la
compra, estos puntos serán asignados de acuerdo con la parametrización del plan gana
puntos (pontos por valor, grupo o producto). La cantidad de puntos de cada cliente le dará
el derecho a ser cambiados por los premios asignados a cada plan.

Esta opción permite a los clientes realizar el canje los puntos obtenidos en
las compras, por premios asignados al plan. Adicionalmente se puede visualizar la
totalidad de puntos obtenidos y redimidos por el cliente.

La búsqueda de cliente puede realizarse por código o nombre, digitando la información

del cliente en el campo Identificación de Cliente.

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 El botón de búsqueda de la ventana de redención de puntos permite visualizar los
premios disponibles para canje según los premios asignados al plan (ver Asignar
Premios al plan)

El premio es seleccionado de la lista con la tecla Enter para ser llevado a la ventana de
redención de puntos.

Para canjear los puntos y obtener el premio se pulsa el botón Aceptar, para abortar la
transacción se pulsa el botón Cancelar.

El sistema confirma la transacción.

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 En esta sección encontramos diferentes reportes que permiten visualizar
información de los planes creados, los premios y el detalle de los puntos por cliente, con
la información detallada de los movimientos de cada uno.

Puntos por cliente, permite conocer los movimientos de los puntos de los clientes,
conocer la cantidad de puntos acumulados, redimidos, puntos disponibles y premios
asignados.

En esta ventana se puede realizar la búsqueda de los clientes por código o nombre,
también se puede generar la información de un cliente en específico o de todos los
clientes que tienen puntos.

Puntos por cliente

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Configuración del plan, genera la información del plan activo, los datos de su
parametrización como: tipo de plan, descripción, fechas y cálculo de puntos.

Si existe más de un plan guardado es posible generar la información de la configuración

de cada plan seleccionándolo de la lista desplegable.

Para generar el reporte se pulsa el botón Generar, para abortar el proceso el botón
Cancelar.

Reporte de plan por valor

Reporte del plan por grupo

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Reporte del plan por producto

Premios por plan, permite visualizar la información de los premios asignados al plan
activo y los puntos definidos para su canje.

4.2.2. Parámetros de instalación

Las opciones que se encuentran en parámetros de instalación permiten crear y actualizar

diferentes conceptos básicos utilizados en los procesos transaccionales de la droguería,
como ventas, compras, inventarios y cuentas por pagar.

Funcionamiento general de Dominium Plus, consulta de los

consecutivos, parametrización de las opciones del cargue y la ruta de almacenamiento de
la copia de seguridad.

Generalidades del sistema, permite configurar las opciones que serán utilizadas en el
cálculo de precios, redondeos y el costo base para el cálculo de precios, entre otras
funcionalidades descritas a continuación.

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Consecutivos, Informa los valores de los consecutivos actuales de factura, gastos,
cuadre caja, comprobante diario, notas de cartera, recibos, entradas o salidas de
inventario y los comprobantes; los cuales permiten consultar el número de transacciones
o registros que se han generado en la droguería.

Nota: Es muy importante tener en cuenta las Opciones adicionales, las cuales se
describen a continuación.

Clave para cuadre, esta opción permite configurar la solicitud de la clave de usuarios
autorizados para generar el cuadre de caja por segunda vez.

Manejo de cotizaciones, permite a los usuarios realizar cotizaciones de venta.

Manejo de stocks, indica a través de un mensaje el sobre paso del stock máximo o
mínimo parametrizado en cada producto.

Consultar solo existencias, en el momento de vender permite al usuario visualizar solo

los productos que tengan inventario mayor a cero.

Definitivo precio abierto, habilita mensaje que informa al usuario, la posibilidad de fijar
un precio abierto (siempre que esté entre rango de precio mínimo y máximo) como valor
definitivo de un producto en el momento de vender.

Enter automático (Movimientos), permite ingresar productos en un Movimiento diario,

utilizando código de barras ya sea a través del teclado o lector, sin necesidad de
presionar la tecla Enter para continuar con el registro del siguiente producto.

Tipo paciente, en clientes activa la opción del campo tipo paciente en el formulario de
Parametrización de clientes.

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Plan gana puntos, esta opción permite activar la utilización de Plan Gana Puntos.

Autoriza mensaje cambio, activa el mensaje que informa el valor del cambio que será
entregado al cliente, en la ventana de ventas.

Mensaje impresión factura, activa el mensaje al usuario para que elija si desea imprimir
la factura de Venta.

Seguimiento a formulación, activa la funcionalidad de seguimiento a formulación en la

ventana de ventas.

Alerta medición de temperatura, Permite definir una alarma, que ejecuta de forma
automática la ventana de registro de temperatura y humedad a una hora determinada en
la mañana (am) y otra en la tarde (pm).

Duración mensaje consecutivo factura, determina el tiempo máximo de duración en

segundos, del mensaje que informa el consecutivo de factura al finalizar una venta.

Realizar copia de seguridad de la base de datos cada, permite definir la periodicidad

en horas para que se realice una copia de seguridad automática de la base de datos, esta
copia es almacenada en la carpeta parametrizada (ver Rutas archivos)

Cálculo de precios, el Redondeo de Precios aproxima los valores de venta del producto
a 10, 100, 1000.

Cálculo de precio matemático, se realiza de la siguiente manera: (Costo x porcentaje

de utilidad) + costo y da como resultado el valor de venta de los productos.

Cálculo de precio financiero, se calcula realizando la siguiente operación: Costo ÷ (100

– Utilidad), esta es otra manera de calcular el precio de venta de los productos.

Cálculo manual (no calcular), da la libertad al usuario de asignar precios de venta a los
productos.

Costo base cálculo, permite precisar si el tipo de costo se va a determinar con el costo
actual, el costo promedio o el costo de cargue.

Costo base movimientos, establece si el tipo costo se calcula con el costo promedio o el
costo unitario.

Días de vencimiento cartera, permite configurar los informes de Análisis Vertical/

Horizontal y Análisis de Vencimiento, de modo que se visualicen los totales en cada
columna para el número de días ingresado.

Tiempo máximo domicilios, determina el tiempo máximo para la entrega de productos al

cliente, este valor será tenido en cuenta al realizar el cuadre de domicilio, es importante
tener en cuenta que se encuentre activada la casilla de verificación de Cuadre.

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Cargue factura Copidrogas, se usa para configurar si las actualizaciones se van a hacer
manualmente y para definir el costo base del cálculo; el cual se puede hacer con el costo
corriente, descuento, promedio o unitario.

Rutas archivos, en esta pestaña se definen las rutas donde se almacenan las Copias de
seguridad de la base de dados.

Permite crear, actualizar, consultar y visualizar las cuentas bancarias que serán
utilizadas en la administración de Cuentas por pagar y Cartera.

Esta opción permite crear, actualizar, eliminar y consultar conceptos de

gastos de caja menor.

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 Es el concepto contable que representa el departamento desde el cual se
toma el dinero para realizar un gasto interno (eje. caja menor, establecimiento 1).

Permite consultar los datos de la droguería como representante legal, ubicación

y régimen contributivo y que son visibles en facturas de venta

Nota: Es importante verificar el Código Copidrogas ya que al realizar el cargue

de Factura de Copidrogas se realiza la validación de ambos códigos.

31
4.2.3. Parámetros de facturación

Permite configurar todas las opciones relacionadas con el proceso de ventas.

Permite configurar y actualizar las opciones para cada uno de los tipos de
venta.

Solicitar clave, cuando esta opción es activada, al tratar de realizar una venta se solicita
la digitación de la clave de usuario Administrador para permitir la venta.

Maneja formas de pago, permite definir la posibilidad de aceptar otros medios de pago
en el momento de vender, por ejemplo: Tarjeta crédito, Débito, Cheques, Bonos, etc.

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Participa en plan gana puntos, el check habilita la opción en los tipos de venta que van
a participar en dicho plan.

Manejo descuentos, habilita la opción de descuentos por productos o total facturado, se

debe activar únicamente para los tipos de venta que desee realizar descuentos.

Maneja Convenios, esta opción solo se habilita en el tipo de venta remisiones o tipos de
venta, a los que se les va activar un convenio creado en líneas de descuento a empresas
(ver líneas de descuento).

El botón Actualizar permite realizar algunas modificaciones a los tipos de venta

(Ver Barra de utilidades).

Permite crear, consultar y actualizar las formas de pago que posee la

droguería.

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 En esta opción el usuario crea los vendedores de su droguería, también los
puede activar o inactivar, eliminar o modificar.

Permite crear los dependientes que entregan pedidos a domicilio, con el fin
de generar estadísticas de entrega de productos, es posible activar e inactivar
domiciliarios, eliminar y actualizar registros.

Las líneas de descuento permiten definir diferentes listas de

precios para una empresa o grupo de clientes que tengan convenio con la droguería, allí
se puede crear precios especiales con descuentos o incrementos porcentuales por líneas
o tipos de productos.

Nota: Para que un tipo de venta sea tenido en cuenta dentro de las Líneas de
Descuento debe tener habilitada la opción de Maneja Convenio y solo será válido con
tipos de venta que soliciten nombre del cliente, como mostrador personalizado, crédito,
domicilios y remisiones.

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La administración de las líneas de descuento se hace a través de la siguiente ventana de
parametrización.

En esta ventana se podrán crear, modificar o eliminar las líneas de descuento, utilizando
los botones de la barra de herramientas.

Nota: Para crear una línea de descuento nueva, en la barra de herramientas se debe
pulsar el botón nuevo y diligenciar los campos. Los campos Código de empresa,
Nombre empresa, Departamento, Ciudad y lista de precios son necesarios para
almacenar el nuevo registro.

35
Se debe seleccionar la lista de precios que se va a usar de acuerdo con la
parametrización de los productos si será contado, crédito u otros.

Existen 3 formas de parametrizar las líneas de descuento:

Por Tipo de Producto Este permitirá modificar porcentajes para aumentar o disminuir los
precios de venta de acuerdo al tipo de producto, tomando como base el precio de la lista
seleccionada (contado, crédito y otros).

Se podrán definir porcentajes en cada uno de los tipos de productos existentes en la

aplicación, digitando un porcentaje para aumentar o disminuir precio de venta de cada
uno de los productos que correspondan al Tipo de Producto.

Ejemplo: si se requiere dar un descuento a un tipo de producto del 20% se debe

parametrizar en la línea 80%, si lo que se desea es incrementar el precio en un 10% se
debe parametrizar la línea en 110%.

Adicionalmente el sistema permite asignar porcentajes de descuento o incrementos para

cada uno de los contenidos internos de los tipos de producto.

Por Grupo Este permitirá definir porcentajes para aumentar o disminuir precios de venta
pertenecientes a los grupos de Nivel I o Nivel II, tomando como base el precio de la lista
seleccionada (contado, crédito y otros).

36
Una vez seleccionado que nivel a usar en esta línea de descuento (Nivel I o Nivel II) este
no podrá ser modificado.

Recuerde que el valor base es 100%, para dar un descuento debe disminuir este valor de
acuerdo con el porcentaje de descuento y para incrementar el valor del grupo debe
aumentar el valor de acuerdo con el porcentaje de incremento. Este proceso lo puede
realizar para cada uno de los contenidos interno de los productos pertenecientes a un
grupo.

Por Producto: Este permitirá definir precios de venta especiales por cada uno de los
productos.
Para este tipo de línea no es necesario seleccionar una lista de precios ya que por defecto
se genera el valor de la lista contado que se definió en la parametrización de los
productos.

37
Se pueden asignar precios a cada uno de los productos existentes en el catálogo de la
droguería en cada una de sus distribuciones internas (Caja, Blíster o Unidad) según la
parametrización de cada producto.

Los productos pueden ser buscados por Nombre o Código Interno en el campo de
búsqueda y para retornar la lista completa debe darse clic en el botón refrescar.

Una vez definido el Tipo de Plan y parametrizados los porcentajes o precios de la Línea
de Descuento se debe almacenar la información dando clic en el botón Guardar.

Para activar el funcionamiento de la línea de descuento se debe seleccionar la opción

Activa.

A partir de ese momento la línea quedará funcionando y cada cliente que esté vinculado
a la línea de descuento tendrá como prioridad los precios parametrizados en la línea de
descuento.

38
Para aplicar la línea de descuento a un cliente se debe ingresar a la ventana de
parametrización de clientes y en el campo Empresa Afiliado seleccionar el nombre de la
empresa a la que se afiliará, para aplicar los precios especiales definidos en ella.

Nota: Estos precios solo se aplicaran si el cliente está afiliado a una línea de descuento
y si el tipo de venta por el cual se registra tiene habilitada la opción de maneja convenio.

En esta opción el usuario puede crear conceptos de devolución que

desea utilizar en su droguería, puede actualizarlos, crearlos o eliminar.

En esta opción el usuario crea los conceptos de anulación que desea

utilizar en la droguería, puede actualizarlos, crearlos o eliminarlos.

39
 En esta opción el usuario activa la autorización o habilitación de la
resolución expedida por la DIAN.

Nota: recuerde esta resolución es entregada para un periodo máximo de dos años y se
debe solicitar tipo POS.

Permite actualizar o modificar el mensaje que aparece al final de la

factura de venta, se debe tener en cuenta qué si en los tipos de venta se parametrizó un
mensaje, será este el que salga impreso en la factura.

Permite la administración de los médicos que serán usados en la funcionalidad

de formulación de la ventana de facturación

40
4.2.4. Parámetros de clientes

Permite administrar la creación de los clientes y tipos de clientes que posee su la

droguería. Esta información se verá reflejada en el Proceso de Ventas (Servicio y
Cartera).

Se refiere a la clasificación que se hace de los clientes que posee la

droguería.

Permite registrar los datos de los clientes frecuentes. El correcto registro de los
datos y su clasificación agilizan la administración e identificación de los clientes,

Esta información puede ser utilizada para la generación de reportes de gestión. (Ver
Proceso de Cierres y Reportes).

41
4.2.5. Parámetros inventario

Permite personalizar los conceptos necesarios para la administración del inventario y que
serán utilizados en el proceso de Administración de Inventarios, como documentos de
inventario, grupos de productos y proveedores.

Permite realizar una clasificación de los proveedores, con el fin de

agilizar su administración.

42
 Son todas aquellas personas naturales o jurídicas que proveen los
medicamentos y productos que son vendidos en la droguería. Esta opción permite
administrar su información.

Permite clasificar los productos en diferentes niveles, Nivel I: Tipo de Producto,

Nivel II Laboratorio, Nivel III Proveedor. Los niveles siguientes pueden ser
parametrizables de acuerdo con las necesidades de cada droguería.

Son todos aquellos documentos que soportan las entradas y/o

salidas de productos del inventario, en esta opción es posible realizar ajustes a los
documentos existentes.

43
Código, identificador único del documento.

Nombre, del documento, hace referencia al tipo de movimiento.

Tipo documento, se refiere a la naturaleza del documento, puede ser de entrada o de

salida.

Es automático, indica que el documento es generado por el sistema cuando se realiza

algún proceso que afecta el inventario.

Permite modificación, esta opción permite modificar un movimiento registrado con este
documento.

Marque para Nit proveedor, permite que al realizar un movimiento utilizando el este
documento, sean solicitados los datos del proveedor.

Maneja consecutivo automático (número de documento), permite que el número de

documento con el que se guardan los movimientos, sea generado automáticamente por el
sistema.

Permite grabar observaciones o detalles, para el movimiento registrado con este

documento.

Total del IVA, realiza de forma automática el cálculo de IVA.

Calcula costo promedio, realiza el cálculo de costo promedio.

Actualiza precio venta, permite ir a la ventana de actualización de precios de venta.

44
Requiere clave de ingreso, solicita clave de administrador para registrar un movimiento
con este documento.

Permite que el documento se imprima, activa la opción de impresión del documento.

Este documento se lleva a otra empresa, permite que la información de los productos
contenidos en este movimiento pueda ser guardados en un archivo, para ser cargados en
otra empresa.

4.2.6. Actualización de precios

Se utiliza para realizar actualizaciones masivas de precios de venta y porcentajes de

utilidad, utilizando diferentes filtros y criterios, como facturas de compra, movimientos,
utilidades actuales y grupos de productos (Niveles).

Permite el cálculo de los porcentajes de utilidad de las

listas de precios (contado, crédito y otros), con base en el costo, el precio de venta y el
tipo de cálculo de precios (matemático o financiero).

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la

aplicación.

45
Antes de realizar el proceso el sistema de forma automática genera una copia de
seguridad de la Base de datos.

Al finalizar se genera un mensaje indicando que el proceso culminó con éxito.

Reemplaza el porcentaje de utilidad de los productos

pertenecientes al grupo seleccionado, por el nuevo porcentaje de utilidad ingresado el en
proceso.

Es posible definir filtros de listas de precios y divisiones de producto (caja, blíster y

unidad).

Para realizar la modificación del Porcentaje de utilidad se debe seleccionar el nivel,

grupo, Digitar el nuevo porcentaje, lista de precios (contado, crédito u otro), división
(caja, blíster o unidad) y finalmente pulsar el botón generar.

Nota: recuerde que los demás usuarios deben estar fuera de la aplicación para llevar a
cabo el proceso.

46
Al finalizar se genera un mensaje indicando que el proceso culminó con éxito.

Incrementa el precio de contado, crédito, otros, según el

porcentaje de utilidad que tenga el producto parametrizado con respecto último costo de
la factura o cargue realizado.

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la

aplicación.

Seleccionamos la lista de precio a modificar (contado, crédito, otros) marcamos el tipo de

actualización que se desea realizar (esto se realizara para todos los productos que se les
haya modificado el costo) costo según cargue o costo según factura.

47
Antes de realizar el proceso el sistema de forma automática genera una copia de
seguridad de la Base de datos.

Al finalizar se genera un mensaje indicando que el proceso culminó con éxito.

Incrementa porcentualmente los precios de venta de las

listas de contado, crédito u otras, a los grupos de productos de los niveles parametrizados
(Nivel I, II y III), además permite seleccionar la división (Caja, Blíster y Unidad) a la cual se
desea incrementar el precio.

Para realizar la actualización de los precios debe seleccionar el Nivel, Grupo, Lista de
Precios, División y finalmente digitar el Valor a Incrementar (Este valor será sumado al
precio de venta que se encuentra parametrizado).

El botón generar ejecuta el proceso, al terminar se puede visualizar un mensaje que

indica la terminación exitosa del proceso.

48
El botón salir cancela el proceso de actualización y cierra la ventana.

Actualiza los precios de los productos incluidos en una

factura o movimiento.

Es necesario identificarse en el sistema como administrador para realizar el proceso.

Es posible realizar un filtro de los productos utilizando tipos de actualizaciones, como:

productos nuevos, productos que aumentaron, productos que disminuyeron o todos los
productos.

Se debe digitar el número de movimiento o factura que se desea buscar y elegir el tipo de
dato.

49
Es posible generar un reporte de la actualización, se puede generar la vista previa y
realizar la exportación, o la impresión en formato Pos.

4.2.7. Actualización de productos

Ofrece una serie de opciones de parametrización de productos, ubicaciones, grupos,

clasificaciones, unidades, componentes, y actualizaciones rápidas de productos, saldos y
costos.

Se utiliza para realizar la parametrización de productos de manera

rápida, con los campos básicos necesarios y dejando los productos listos para
facturación.

50
Parametrización desde catálogo de Copidrogas

La búsqueda en el catálogo de Copidrogas puede realizarse por nombre o código de

barras, seleccionando el tipo de búsqueda, digitando el dato que se desea buscar y
pulsar el botón Catalogo Copidrogas.

La búsqueda trae todos los productos que coinciden con el dato ingresado. Para llevar el
producto a la ventana de parametrización se debe seleccionar y pulsar el botón salir.

Parametrización desde catálogo de droguería

Se utilizan criterios adicionales de búsqueda, para que esta búsqueda sea sobre el

catálogo de la droguería se pulsa el botón de búsqueda de la Barra de Utilidades

que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Parametrización rápida de
productos.

Después de realizar la consulta, los productos que coincidan con el criterio y dato
buscado, son visualizados en una grilla de resultados. Para llevar los datos a la ventana
de Parametrización rápida de productos se debe seleccionar el producto y pulsar la
tecla ESC de su teclado.

51
Datos básicos, es posible visualizar y editar datos básicos del producto, como códigos
de barras, nombre, ubicación, tipo de IVA, IVA, Costo del producto, contenido interno, y
precio de venta o porcentajes de utilidad.

Hace referencia a la presentación de los productos, por ejemplo: Frasco, Kit,

tubo, paquete. Esta ventana permite, crear, actualizar, buscar e imprimir un reporte de
todas las unidades creadas.

Tiene las funcionalidades de crear, actualizar, buscar e imprimir informes de

componentes de los medicamentos.

Permite agrupar productos de acuerdo a su función.

Hace referencia a la ubicación física del producto, esta ventana permite crear
nuevas ubicaciones, actualizar las existentes, realizar búsquedas e informes.

52
 Permite definir un inventario ficticio, con el fin de realizar prácticas en la
herramienta.

Para realizar el proceso es necesario identificarse como administrador del sistema.

El valor digitado será definido como cantidades existentes de cada uno de los productos
que estén parametrizados.

Nota: Por tratarse de un proceso que modifica el inventario es necesario confirmar el

proceso ante el sistema.

53
La herramienta genera una copia automática de la base de datos antes de realizar
actualización de los saldos de inventarios.

Al terminar el proceso se genera un mensaje que confirma la terminación exitosa.

Modifica los costos de todos los productos existentes en el

inventario, reemplazándolos por los adjuntos en el catálogo de Copidrogas.

Para realizar el proceso de modificación de costos es necesario autenticarse como

usuario administrador de la herramienta o un usuario que tenga permisos sobre esta
funcionalidad.

Es necesario reconfirmar ante la herramienta que se desea llevar a cabo el cambio en los
costos de los productos del inventario pulsando el botón aceptar, para abortar el proceso
botón cancelar.

54
Antes de realizar la modificación la herramienta genera de forma automática, una copia de
seguridad de la base de datos.

Al terminar la tarea de actualización de costos, se genera un mensaje de confirmación del

proceso.

Permite realizar modificaciones rápidas a los datos de los productos

parametrizados, a través de la búsqueda utilizando diferentes criterios.

Es posible seleccionar el tipo de actualización que se desea llevar a cabo, a través de la

lista Tipo de actualización. Esta opción habilita los campos para ser modificados.

Para realizar la actualización de manera eficiente se diseñó un menú que permite

seleccionar el tipo de búsqueda de los productos.

55
En la opción datos que desea buscar, serán habilitadas las opciones necesarias de
acuerdo al tipo de búsqueda, con el fin de hacerla más precisa, aquí se digitan o
seleccionan los datos del producto o productos que se desean actualizar como: nombre,
código, tipo de producto, IVA, grupo, ubicación, nivel, estado o rotación.

Nota: Recuerde que solo serán habilitados en la grilla, los campos que se
especifican en el tipo de actualización, allí se podrá digitar o seleccionar el nuevo valor.

Se utiliza para llevar a cabo la Parametrización de los

productos, es posible realizar este proceso consultado el catálogo de Copidrogas, el
catálogo de la droguería o creando el producto nuevo con todos los campos.

Parametrización desde catálogo de Copidrogas

56
La búsqueda en el catálogo de Copidrogas puede realizarse por nombre o código de
barras, seleccionando el tipo de búsqueda, digitando el dato que se desea buscar y
pulsar el botón Catalogo Copidrogas.

La búsqueda trae todos los productos que coinciden con el dato ingresado. Para llevar el
producto a la ventana de parametrización se debe seleccionar y pulsar el botón salir.

Para el caso en que no se encuentre el producto se genera un mensaje que informa que
el producto no se encuentra en el catálogo.

Parametrización desde catálogo de droguería

Se utilizan criterios adicionales de búsqueda, para que esta búsqueda sea sobre el

catálogo de la droguería se pulsa el botón de búsqueda de la Barra de Utilidades

que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Parametrización de Productos.

Después de realizar la consulta, los productos que coincidan con el criterio y dato
buscado, son visualizados en una grilla de resultados. Para llevar los datos a la ventana

57
de Parametrización de productos se debe seleccionar el producto y pulsar la tecla ESC
de su teclado.

En caso en que no se encuentre el producto se genera un mensaje que informa que el

producto no se encuentra en el catálogo de la droguería.

Para los dos casos anteriormente descritos, solo es necesario adicionar o modificar la
información faltante en las pestañas de Datos Básicos, Costo y Precio, Inventarios y
Agrupaciones.

Parametrización de productos que no son de Copidrogas

Se habilitan para digitación todos los campos de la ventana de Parametrización de

productos a través del botón nuevo de la Barra de utilidades que se encuentra en la

ventana.

Los datos necesarios para la Parametrización de los productos esta agrupados en cuatro
pestañas: Datos básicos, Costo y Precio, Inventarios y Agrupaciones.

58
Datos básicos, es posible visualizar y editar datos básicos del producto, como códigos,
nombres, tipo de producto, ubicación, sustituto, nivel de rotación, clasificación,
componente y mensaje de producto.

Costos y precios, permite parametrizar los costos, divisiones (caja, blíster y unidad),
porcentaje de IVA, Comisión a los vendedores, utilidades para las diferentes listas de
precios y divisiones, parametrización de rango de precio abierto (precio máximo y
mínimo).

59
Inventarios, personaliza las preferencias de administración de inventario, realizar control
de inventario, realizar control diario, stocks, además permite visualizar cantidades
existentes en el inventario.

Agrupaciones, son todos los datos que permiten clasificar los productos y posicionarlos
de acuerdo a los grupos y niveles parametrizados (Ver Grupos ).

60
 5. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Este proceso tiene a cargo las tareas de alimentación de inventario, registro de

movimientos de entrada y salida de productos, administración de compras a crédito y
contado, su registro, además de la administración de las cuentas por pagar.

El proceso de inventarios incluye las opciones de inventario y cuentas por pagar del
menú principal.

5.1. Inventario, permite crear, modificar, anular e imprimir facturas de compra y

movimientos de entrada y salida. Realizar devoluciones a proveedores, realizar consultas
y cierres de inventario y realizar el cargue de factura de Copidrogas.

5.1.1 Movimientos diarios, permite registrar entradas y salidas de inventario diferentes

de las compras y ventas.

A través de esta opción es posible realizar el registro de nuevos

movimientos de Mercancía.

61
Código de documento (Tipo documento), define el tipo de movimiento que se lleva a
cabo, existen movimientos de entrada y de salida, los de entrada son los que hacen que
el inventario aumente, los de salida generan disminución en el inventario.

Código de proveedor, algunos documentos requieren datos de proveedor, estos pueden

ser consultados por nombre o código, además es posible realizar la creación de
proveedores nuevos a través del botón crear del mensaje.

62
Si digitamos el primer número del código o letra del nombre, son consultadas todas las
coincidencias.

Al pulsar el botón Aceptar debajo del proveedor se habilita la grilla donde se incluirán
todos los productos incluidos en el movimiento.

Los productos pueden ser consultados por nombre, código de barras o por código interno,
se debe digitar las cantidades en caja, blíster o unidad que serán afectadas en el
movimiento.
Para guardar el movimiento se debe pulsar el botón , el
sistema generará el siguiente mensaje que indica que el proceso fue realizado.

De manera opcional usted podrá realizar la actualización de los precios de los productos
incluido en el movimiento, seleccionando Yes en el mensaje que genera la herramienta.

Es posible generar un reporte del movimiento en formato pos o carta, para impresión o
vista previa.

63
 Permite realizar la anulación de movimientos de entrada o salida de
productos existentes en la base de datos.

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador

64
Se debe digitar el número de consecutivo en el campo correspondiente para realizar la
consulta.

En caso de no conocer el Consecutivo, puede realizarse una Consulta avanzada,

utilizando el número de documento, la identificación del proveedor, o el tipo de
documento, además seleccionando un rango de fechas.

Consultas avanzadas
Consulta por Número de documento/ Número consecutivo
Seleccionar la pestaña de documento o consecutivo, en el campo de texto digitamos el
número de documento o consecutivo a consultar y Clic en el botón buscar.

Nota: Tanto el número de consecutivo como de documento son asignados

automáticamente por el sistema al momento de grabar el movimiento, siempre que en la
parametrización del documento de inventario este seleccionada la opción de Documento
automático y pueden ser visualizados en el reporte impreso (Ver Documentos de
inventario).

65
Consulta por proveedor

El Proveedor puede ser seleccionado de la lista desplegable, y puede realizarse un filtro

adicional con las fechas de inicio y fin.

Consulta por tipo documento

Nota: Recuerde que puede generar el reporte del movimiento(s) a través del botón
generar reporte.

Al pulsar el botón Anular movimiento se puede visualizar la siguiente ventana, para

anular se debe pulsar el botón Aceptar.

66
Al terminar anulación de un movimiento, se genera un mensaje de confirmación del
proceso.

Es posible realizar la reimpresión de movimientos consultando a

través del consecutivo, puede imprimirse en formato Pos/carta o simplemente visualizar
el documento.

5.1.2. Consultas de inventarios

Consultas de inventario, son un conjunto de consultas e informes personalizables que le

permiten obtener información de forma eficaz y eficiente acerca de sus inventarios.

Permite realizar consultas seleccionando en un rango de fechas,

además se hace uso de diferentes criterios, como: Producto, Documento, Grupo,
Laboratorio, Proveedor o la combinación de dos criterios.

67
Fecha, permite seleccionar un rango de fechas para la generación de la búsqueda y
reporte de inventarios

Tipo consulta, se debe seleccionar el criterio de búsqueda o la combinación de dos de

ellos.

Las consultas por documento permiten realizar un filtro adicional por código de
documento o naturaleza (entrada/ salida).

68
Información del producto, al realizar desplazamientos por la grilla en la parte superior es
posible visualizar la información del inventario de cada producto, código y nombre.

El botón consultar permite refrescar la grilla después de cambiar el tipo de consulta.

Vista previa, permite pre-visualizar el informe con los productos resultantes de la

consulta, estos pueden tener la información de costo o precio de venta según la
información que se desea visualizar en el informe.

69
Cancelar, cancela el proceso y cerrar la ventana.

Permite realizar diferentes consultas del inventario físico como stock (máximo, mínimo,
sobrantes), costo del inventario, fechas de vencimiento, productos en cero y rojos,
encontramos las siguientes opciones.

Indica los costos de los productos que se encuentran actualmente en el

inventario.

Datos, es una vista previa de todos los productos que se encuentran actualmente en el
inventario (caja, blíster y unidad), los costos, IVA, utilidad, y contenidos internos.

Informes, podemos generar diferentes informes del inventario, detallado, ubicaciones,

productos con inventario diario y comparativo, a través de la pestaña de informes.

70
Informe detallado, muestra los productos que hacen parte del inventario, el informe es
parametrizable, ya que es posible seleccionar los atributos que se desean ver en el
informe impreso.

Costo actual, genera el reporte de los productos del inventario costo con el que se
encuentra actualmente en la base de datos.

71
Grupos, genera el informe filtrado niveles y grupos parametrizados.

El informe puede generarse seleccionando un grupo particular o todos los grupos,

también pude seleccionarse el tipo de costo (costo actual, promedio y cargue)

72
Informe, el informe se genera con el costo promedio.

Ubicación, genera el reporte filtrado por las ubicaciones parametrizadas.

73
Informe

Inventario diario, genera el valor del inventario en costo promedio en las fechas
seleccionadas.

74
Informe de inventario

Inventario comparativo, compra el inventario a la fecha con el último inventario

realizado.

Informe

Permite visualizar la información de las fechas de vencimiento

de los productos al definir un rango de fecha.
La selección de productos se puede hacer individualmente o por todos los productos.

75
 Permite visualizar la información de saldos ceros y negativos del
inventario.

La información es generada en la grilla de visualización y se genera de acuerdo con el

tipo de consulta seleccionada por el usuario y el botón Consultar.

76
Luego de consultar la información, se generan los informes, estos pueden ser de dos
tipos: detallado por producto y total por laboratorio.

Informe detallado por producto

Informe total por laboratorio

Nota: Es recomendable realizar la consulta teniendo en cuenta el costo promedio.

77
 Permite ver la información del inventario de los productos con respecto
al stock parametrizado, los productos que se encuentran por encima y/o por dejado del
stock parametrizado, este informe puede generarse filtrando productos por los niveles I y
II.

Tipo de consulta

Tipo de ordenamiento

Informe por stock

Informe por faltantes

78
Informe por sobrantes

Son un conjunto de opciones e informes que permiten verificar

costos de inventario, transacciones y documentos de su inventario.

Informe de kárdex

Búsqueda por producto (Ver búsqueda), activa las opciones de búsqueda de

productos.

Búsqueda por grupos de productos, activa las opciones de búsqueda por grupos de
productos.

79
Búsqueda por proveedor, activa las opciones de consulta de los proveedores existentes
en la Base de Datos.

Informe por transacciones o documentos

Informe

Costo final de inventario, permite realizar la consulta de inventario por cada uno de los
cierres realizados, es necesario seleccionar el mes al que se quiere realizar la consulta y
digitar el año.

80
 Permite actualizar y consultar la rotación de un producto o
grupo de productos en un rango de fechas seleccionas

Rotación de producto, permite realizar la consulta de rotación de un producto específico.

Datos de rotación por semanas/ meses – unidades vendidas y ventas en miles de

pesos

81
Grafica de rotación por unidades

Grafica de rotación por ventas

82
Días sin vender, permite consultar los productos que no han tenido rotación en un
número de días específicos, seleccionado por el usuario, se pueden adicionar otros filtros
como: rotación, tipo de producto, y grupos.

Rotación, es posible seleccionar el nivel de rotación que se desea visualizar en el

informe.

Tipo de producto, se puede seleccionar este filtro adicional con el fin de hacer más
exacta la búsqueda y reporte.

83
Asignación de rotación, permite asignar el tipo de rotación de los productos de acuerdo
a las cantidades vendidas (máximo y mínimo) y un rango de fechas para realizar el
cálculo.

Al terminar se genera un mensaje indicando que el proceso de asignación de rotación fue

exitoso.

84
5.1.3. Cierre de inventarios, permite realizar cierres de mes y reversión de cierres.

Marca las transacciones de ventas, compras y movimientos

con el fin de tener un control sobre la operación de Dominium Plus y proteger los datos.

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la

aplicación.

Al ingresar a la opción se visualiza el mes que está pendiente de cierre, teniendo en

cuenta el cierre anterior.

Nota: El proceso de cierre es importante porque identifica y protege grupos de

transacciones, por lo tanto es recomendable realizarlo los primeros días del mes siguiente
al que se va cerrar.

Al terminar la herramienta informará el estado final del proceso.

El proceso de reversión de cierre, desmarca las

transacciones de un cierre anterior.

85
Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la
aplicación.

Nota: Este proceso debe llevarse a cabo solo si es estrictamente necesario, ya

que puede causar inconvenientes con datos que ya fueron utilizados en su contabilidad.

Al terminar la herramienta informara el estado final del proceso.

5.1.4. Generar inventario

En esta opción permite generar y registrar planillas para la realización del inventario.

Estas pueden ser generadas por grupos de productos o por

ubicaciones.

Planilla completa por grupos, genera una planilla donde estén incluidos varios grupos, o
realizar la selección de todos los grupos, también es posible aplicar filtros adicionales

86
como el estado de los productos (Activos/Inactivos). A través del botón generar se puede
pre-visualizar los productos en la grilla inferior de la ventana.

Ver reporte, permite generar la vista previa de la planilla y su posterior impresión.

87
Planilla por selección de grupos, esta opción permite realizar filtros de los productos
utilizando los niveles parametrizados, y el estado de los productos.

Ver reporte, permite generar la vista previa de la planilla y su posterior impresión.

88
Generar planilla por ubicación, esta opción permite generar la planilla de inventario a
través de las ubicaciones físicas parametrizadas.

Ver reporte, permite generar la vista previa de la planilla y su posterior impresión.

89
 Permite realizar los ajustes al inventario registrado en las planillas.

Se debe seleccionar el tipo de inventario realizado, de acuerdo a la visto en la sección

anterior.

Después de seleccionar los datos del inventario, se pulsa el botón consultar, esto trae
todos los productos a la grilla ubicada en la parte inferior de la ventana, de ser necesario
se puede realizar búsquedas de productos, utilizando tres criterios (Nombre, código
interno o de Barras).

Cuando los ajustes a los productos son realizados se realiza la actualización de las
cantidad en la Base de datos, a través del botón realizar ajustes.

Saldos iniciales, define el inventario que se está registrando como inventario inicial.

Ver Diferencias, realiza una comparación entre el inventario inicial y el digitado para
verificar los cambios realizados.

Al realizar las modificaciones al inventario por Realizar ajustes se generara un reporte

con la información correspondiente al informe de diferencias.

90
5.1.5 Facturas de compra, permite crear, consultar, anular, imprimir, generar
devoluciones y generar un reporte de las facturas de compra.

Permite almacenar las facturas de compra a proveedores o

realizar el registro manual de las factura de Copidrogas.

Fecha; Fecha en que fue emitida la factura de compra.

Número de factura, debe digitarse el número de factura del físico que se desea ingresar.

Proveedor, puede ser consultado a través del nombre digitando la inicial, en caso de no
encontrar el proveedor en el listado, es posible crear un nuevo proveedor (Ver
Parametrización de proveedores).

91
 Nota: Todas las facturas son almacenadas como crédito, y de forma automática se
crea un registro en cuentas por pagar, si el pago es efectivo, la factura debe ser pagada a
través este menú Cuentas por pagar para generar el comprobante de pago como
soporte.

Productos, pueden ser consultados utilizando el código o nombre del producto, en caso
de no encontrar el producto en el listado, es posible crear uno nuevo pulsando Sí en el
mensaje (Ver Parametrización de productos).

Costos, se debe digitar el valor del costo total del producto (cantidad x costo unitario) que
es relacionado en la factura física.

Caja, blíster y unidad, debe ser digitada la cantidad recibida en cada una de estas
unidades relacionada en la factura física.

Fecha de vencimiento, este dato es opcional por producto y debe ser el mismo que se
encuentra en la factura física.

Descuentos, en caso de que se haya otorgado algún descuento a la factura de compra

por parte del proveedor, este valor es digitado en este campo.

Total, es el valor total a pagar de la factura física.

92
Después de almacenar la factura, es posible imprimir un reporte para almacenarlo como
respaldo.

También es posible actualizar los precios de los productos de acuerdo a sus nuevos
costos.

Como novedad Dominium Plus permite generar e imprimir el acta de recibos de

medicamentos.

Para confirmar la generación del acta de medicamentos usted debe seleccionar la opción
Sí, se deben completar los datos de la persona que realiza la revisión, el tipo de impresión
y los demás datos que exige la resolución 1403.

93
Sistema seguridad (Si/No), se refiere a medicamentos marcados como uso institucional.

Para visualizar el acta se debe pulsar el botón Aceptar.

La anulación de facturas es un proceso que cambia el

estado de las facturas de compra y resta los productos del inventario.

Es necesario realizar validación del usuario administrador o un usuario que tenga

permisos sobre esta funcionalidad.

Una anulación se debe llevar a cabo solamente en caso de encontrar un error que no
puede ser corregido a través de la devolución a proveedores.

94
 A través de esta opción es posible realizar la
consulta e impresión de las facturas de compra registradas.

Es necesario realizar validación del usuario administrador o un usuario que tenga

permisos sobre esta funcionalidad.

La consulta puede llevarse a cabo mediante los siguientes criterios: número de factura,
consecutivo movimiento, o identificación de proveedor.

95
 En esta opción se pueden registrar las devoluciones realizadas
indicando el número de movimiento y cantidades a devolver.

96
 Esta opción permite generar informes totalizados de las
facturas de compra realizadas, estas se pueden realizar por Tipo de documento (Factura
de Compra a Contado y Entrada al sistema Copidrogas), y adicionalmente se puede
realizar filtro por Proveedor.

El reporte se genera al dar clic en el botón Generar.

Nota: Este reporte puede generarse y e imprimirse agrupado por tipo de

documento (totales) o por nivel I.
Informe por nivel I

Informe por totales

97
Actualizar factura compra Copidrogas (archivo cargue), En esta opción se realiza el
ingreso de una factura de compra de Copidrogas.

Para llevar a cabo este movimiento es necesario tener el archivo plano de

la factura que se envía al correo electrónico de la droguería.

Al ingresar en esta opción se encuentra la siguiente ventana:

En la parte superior está ubicado un menú que le permitirá realizar el cargue y utilizar las
opciones de parametrización de productos, precios y bonificaciones, conversión de
prepacks y obsequios y la generación de los informes relacionados con el cargue.

Archivo: en este menú se encuentran las opciones de Cargar, Revisar, Borrar y Salir

98
 En esta opción se busca el archivo plano que contiene la información de la
factura. Al ingresar se podrá ver la siguiente ventana:

El usuario debe seleccionar el número de días en que se va a pagar la factura (3 días, 10

días, 20 días o 30 días) y buscar la ubicación del archivo plano haciendo clic en el

siguiente botón

Allí se abrirá una ventana del explorador donde se debe ubicar el archivo de cargue
pla_remi.dat con la extensión .DAT y seleccionar Abrir.

Luego de seleccionar el archivo y hacer clic en Aceptar se mostraran los datos de la

factura, tales como el código y nombre de la droguería, el número y fecha de la factura, el
número de ítem, la cantidad de productos, el costo total, el IVA total, el total de la factura y
el descuento, además se encontrara el detalle de los productos de la factura en la pantalla
principal del cargue.

99
En la ventana de cargue no se realizaran cambios a los productos que vienen en la
factura; para esto, se debe actualizar la factura y usar las opciones del menú de
Parametrización.

En esta ventana encontraremos tres botones:

Al hacer clic en este botón se guardara la información de la

factura creando productos nuevos y actualizando inventario e información general
(códigos de barras, costos, tarifas de IVA, tipo de producto) al finalizar el proceso,
se mostrara en pantalla un mensaje con el consecutivo del movimiento realizado,
el cual se debe tener en cuenta en el momento de la parametrización.

100
 Sirve para dejar la ventana de cargue en blanco, sin afectar la
información de inventario y demás parámetros de la aplicación.

Con este botón se sale de la ventana de cargue, sin almacenar

ningún cambio en la aplicación.

Se usa para visualizar en la ventana de cargue una factura que no haya

sido actualizada ni borrada, para esto se ingresa el número de la factura y se da clic en
Aceptar.

Si se quiere borrar una factura que se cargó pero no se actualizo, se ingresa

el número de la factura en la opción Revisar y al verla en la ventana de cargue se accede
a la opción Borrar donde aparecerá un mensaje para aceptar el borrado de la factura y al
final confirmara la operación realizada.

Permite salir de la ventana de cargue.

Parametrización: En este menú se podrá realizar la parametrización de Productos,

Precios, Bonificaciones y Convertir Prepacks y Obsequios

101
 En esta opción se pueden modificar datos básicos de parametrización los
contenidos internos, ubicaciones y agregar códigos de barras a los productos de ser
necesario.

Para visualizar la factura que se desea parametrizar, se ingresa el consecutivo que se le

asignó al ser actualizada y se da clic en Buscar.

En la ventana se mostrara la información de la factura, donde se podrán diferenciar los

productos nuevos de los existentes, los cuales estarán resaltados en color verde.

En el cuadro Campos que se desean parametrizar se pueden seleccionar las columnas

que se van a mostrar. Para esto se debe hacer doble clic sobre el campo deseado para
activar o desactivar la columna.

102
En Productos que se desean parametrizar se podrán filtrar los productos nuevos y los
existentes.

Dentro de la grilla donde se listan los productos que se va a parametrizar se pueden

identificar las columnas que se pueden modificar con color gris

Si se desea modificar el contenido interno de un producto, se debe ingresar el número de

unidades por caja o blíster que tiene cada producto, en caso de no ser un producto nuevo
solo se podrá modificar el contenido interno si no se ha realizado antes.

Para modificar la Ubicación del producto se debe hacer doble clic sobre la celda
correspondiente, allí se abrirá una ventana donde se mostraran las ubicaciones
parametrizadas en el programa y se debe seleccionar una opción y presionar Enter para
que se modifique en la grilla.

El mismo proceso se lleva a cabo para la asignación de los Grupos.

Para ingresar un nuevo código de barras se hace doble clic sobre el campo del producto
deseado y en la ventana que se abre se ingresa el código de barras, se da clic en
Aceptar y luego en Guardar; si se desea borrar un código existente se selecciona
Borrar Fila o se oprime la tecla de suprimir.

103
Durante el proceso de Parametrización de Productos se puede hacer clic en Actualizar
en el momento que se deseen guardar los cambios.

En esta opción se pueden modificar los precios y los porcentajes de utilidad de

los contenidos de los productos, teniendo en cuenta la lista de precios que se va a
parametrizar, si es contado, crédito u otros, para de este modo asignarles un precio de
venta a cada uno de los productos que vienen relacionados en la factura.

Para poder ver la factura, se ingresa el consecutivo asignado y se da clic en Buscar.

Para seleccionar el tipo de precio se abre el menú Lista de Precios y se selecciona el

precio deseado.

En la ventana se mostrará la información de la factura, donde se podrán diferenciar los

productos nuevos de los existentes los cuales estarán resaltados en color verde. Además
se encuentra la información del costo base del cálculo del precio, el tipo de cálculo y el
tipo de redondeo que se le hará a los precios.

104
Si se desea realizar los cálculos automáticamente de los precios de venta basado en el
porcentaje de utilidad ya parametrizado anteriormente se hace clic en el botón

Si por el contrario se desea asignar la utilidad o el precio a cada producto se deben

ingresar los valores dentro de la grilla. Las columnas modificables se pueden identificar
con color gris.

Durante el proceso de Parametrización de Precios se puede hacer clic en Actualizar en

el momento que se deseen guardar los cambios.

En esta opción solo se verán los productos que tienen bonificación dentro
de la factura y se le puede asignar el incremento al costo basado en el porcentaje de
bonificación, la utilidad y el precio de venta a cada producto.

Para poder ver los productos con bonificación, se ingresa el consecutivo asignado a la
factura y se da clic en buscar.

Para seleccionar el tipo de precio se abre el menú Lista de Precios y se selecciona el

precio deseado.

En la ventana se mostraran los productos con bonificación y se encuentra la información

del tipo de cálculo y el tipo de redondeo que se le hará a los precios.

105
Para asignar el porcentaje de incremento al costo, el porcentaje de utilidad y el precio se
deben ingresar los valores dentro de la grilla. Las columnas modificables se pueden
identificar con color gris.

Si se desea realizar los cálculos automáticamente de los precios de venta basado en el

porcentaje de utilidad ya parametrizado anteriormente se hace clic en el botón

Durante el proceso de Parametrización de Bonificaciones se puede hacer clic en

Actualizar en el momento que se deseen guardar los cambios.

Mediante esta opción se puede realizar la conversión de

Prepacks y Obsequios a sus correspondientes productos unitarios.

Para poder ver los productos que tiene la factura, se ingresa el consecutivo asignado a la
factura y se da clic en buscar.

En la grilla se podrán ver todos los productos que están relacionados en la factura, se
debe ser cuidadoso de seleccionar aquellos productos que corresponden a un Prepacks o
a un Obsequio.

106
Al tener seleccionado el producto, se va a la grilla de Productos Contenidos en el
Prepack, y se busca el producto que se va a derivar del Prepack u Obsequio, se podrá
realizar la búsqueda por código de barras, código del producto o nombre del producto. Se
selecciona el producto que se va a agregar y se presiona Enter.

Luego se ingresan las cantidades del producto y su costo si es necesario. Y al finalizar se

da clic en

Se mostrara un mensaje de confirmación del movimiento donde se debe presionar

Aceptar.

Nota: Este proceso realizara la salida automática de todas las cantidades del Prepack u
Obsequios cargados en esa factura.

107
Informes: En este menú se encuentran los reportes de Control Inventario, Informe de
Obsequios, Informe productos Nuevos, Informe productos Prepack, Informe Precios de
Venta y Acta de Recepción de Medicamentos.

Para generar estos informes se debe ingresar el número de factura de la cual se desea
consultar la información, teniendo en cuenta que la factura ya debió ser actualizada
anteriormente y se da clic en Aceptar.

Al seleccionar esta opción se mostrará el listado de los productos que se

actualizaron en el cargue, comparándolo con el inventario existente en la droguería al
momento de generar el reporte.

Con esta opción se podrán consultar los obsequios que están

contenidos en la factura.

Este reporte muestra los productos nuevos que ingresaron al

sistema para el cargue seleccionado.

Con esta opción se podrán consultar los Prepacks que contiene

la factura seleccionada.

Muestra los precios de venta y las variaciones de costo de los

productos contenidos en la factura seleccionada al momento de realizar su cargue.

108
 En esta opción se permitirá generar el Acta de Recepción
de Medicamentos. Al seleccionarla se mostrara la siguiente ventana

Se debe ingresar Fecha de Vencimiento, Registro Invima, Número de Lote y

Observación de cada uno de los productos.

Al hacer clic en Aceptar, el programa solo almacenara la fecha de vencimiento de los

productos, por lo cual se recomienda exportar el reporte a un formato XLS (Excel) y
guardarlo por si desea consultarla o modificarla en otra oportunidad.

Permite cargar los datos de la factura para ser visualizados a

modo de consulta.

A través del botón cargar se realiza la selección de la ruta donde se encuentra el archivo
.dat.

109
La información de los productos contenida en el archivo es pre- visualizada.

110
5.1.6. Pedido sugerido Copidrogas

Tipo de informe, permite seleccionar el filtro inicial para generar el informe de pedido, el
cual puede ser por Stock o por Fecha.

Fecha, reponer lo que se ha vendido del inventario en un rango de fechas seleccionable.

Adicionalmente puede tener en cuenta las fechas de rotación del producto

Stock, de acuerdo a los rangos que se parametrizan en el stock y que se encuentren por
debajo del valor mínimo.

Trae a la grilla todos los productos que cumplen con el criterio de búsqueda
seleccionado.

Opciones de pedido, son un conjunto de opciones que permite guardar la información

de pedido, adicionar los productos faltantes y abrir la página web para realizar la solicitud
de pedido.

111
5.2. Cuentas por pagar
Representan obligaciones de la empresa con sus proveedores y surgen debido a la
adquisición de bienes o servicios.

En cuentas por pagar encontramos opciones que permiten registrar notas contables de
naturaleza crédito y débito, comprobantes de proveedor, saldos de cuentas, movimientos
de proveedor y algunos informes personalizables.

5.2.1. Pagos proveedor (Comprobante de egreso), Incluye todas las actividades de

registro de abonos y pagos de las obligaciones con los proveedores.

Permite crear nuevos comprobantes de egreso para los

pagos que hace la droguería a los proveedores con los que se tiene obligaciones
pendientes, registradas en Dominium Plus.

112
Proveedor, es utilizado como criterio de búsqueda, es posible realizar la consulta
utilizando el código o nombre del proveedor.

En caso de que el proveedor tenga más de una factura, estas serán visualizadas en la
grilla, debe seleccionarse la(s) factura(s) la cual se le genera el abono.

Información de la factura, esta sección indica la factura a la cual se le generara el abono

o pago, el valor de la retención, impuesto de IVA e ICA y otras retenciones, en caso de
que sea necesario aplicarlos. Finalmente las observaciones o descripción que será
impreso en el informe de comprobante.

113
Tipo pago

Código de Banco

Fecha Consignación

Recalcula Descuento Aplica únicamente para facturas de cargue (Copidrogas)

Al terminar el proceso el aplicativo genera un mensaje que indica que fue exitoso.

114
 Esta opción permite realizar anulación de comprobantes
registrados con anterioridad en la Base de Datos.

Por tratarse de un proceso que modifica la información de abonos puede aumentar el

valor de las deudas, es necesario realizar validación del usuario administrador o un
usuario que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Se debe digitar el número del comprobante para realizar la validación de existencia en la

Base de datos.

Si el comprobante existe y puede realizarse la anulación se genera un mensaje

informando que es posible llevar a cabo la anulación.

115
La herramienta genera una vista previa del documento que se desea anular.

Se debe realizar la confirmación de anulación del documento pre- visualizado.

Al terminar el proceso se genera un mensaje indicado el estado final. Para este caso fue
exitoso.

116
 Permite generar una copia de un comprobante de Proveedor
elaborado con anterioridad.

Para llevar a cabo el proceso es necesario validar la clave de administrador o un usuario

que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Se bebe digitar el número del comprobante de egreso para realizar la validación de la

existencia.

Si el documento existe se genera la vista previa, para impresión o almacenamiento en

algunos de los formatos disponibles (Ver Barra de Informes)

117
5.2.2. Pagos proveedor (Notas contables)

El registro de estos documentos se debe llevar a cabo cuando se realizan operaciones

que no poseen soportes externos.

Permite crear nuevas notas contables ya sea de naturaleza crédito

o débito.
Debe realizarse la consulta de proveedor digitando el código o nombre en el campo
código proveedor.

Si se tiene más de una factura a crédito con el proveedor seleccionado, debemos elegir
una a través de las casillas de chequeo.

Valor de la nota, aquí se debe digitar el valor correspondiente a la nota contable.

Observaciones, de ser necesario registrar aclaraciones u observaciones al documento se

deben digitar en este campo.

Tipo pago, se refiere a la naturaleza de la Nota (CRÉDITO/ DÉBITO).

118
A través del botón aceptar el registro es almacenado en la Base de datos.

Al terminar el proceso se genera un mensaje indicando el estado final y la vista previa de

la nota contable.

La herramienta presenta la opción de generar una copia adicional del documento creado.

Este proceso Permite anular notas contables creadas con

anterioridad.
Para llevar a cabo este proceso es necesario validar el usuario administrador o un usuario
que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

119
Se debe realizar la verificación de la existencia del documento. En el campo nota se digita
el número con el que fue almacenado y pulsamos Enter.

Si el documento existe, se genera un mensaje que indica que la nota puede ser anulada.

La herramienta genera una vista previa del documento anulado para su impresión o
almacenamiento.

Luego de esto se debe confirmar la anualación de la nota oprimiendo el boton SI para

completar el proceso.

120
La herramienta presenta la opción de generar una copia adicional del documento creado.

Esta opción permite reimprimir una nota contable creada.

La reimpresión de notas contables solicita la validación del usuario administrador o un

usuario que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Se debe realizar una consulta para verificar la existencia de la nota contable.

Si existe una nota contable con el número que se consultó se genera la vista previa del
documento.

121
La herramienta presenta la opción de generar una copia adicional del documento creado.

5.2.3. Análisis de vencimiento, permite generar los saldos de obligaciones que están
pendientes a la fecha, con los proveedores.

Ordenar, el informe puede ser generado por deuda, nombre o ciudad.

122
 Informe de vencimiento ordenado por deuda.

5.2.4. Saldos de cuentas por pagar, permite generar un informe consolidado donde se
presentan el total de las obligaciones pendientes con los proveedores.

Se selecciona el rango de fechas, el proveedor y el tipo de reporte que se desea generar.

5.2.5. Movimientos proveedor, permite consultar y generar informe de todos los

movimientos de un proveedor o todos, en un rango de fechas seleccionadas.

123
Se selecciona el rango de fechas y el proveedor para generar la información del reporte.

5.2.6. Informe de documentos, permite generar un informe por todos los documentos
que se han generado para un proveedor en un rango de fechas seleccionadas.

Tipo informe, se puede seleccionar el tipo de documento al que se desea hacer

seguimiento.

Informe de documentos- facturas

124
 6. PROCESO DE VENTAS

A través del proceso de venta, se pueden registrar ventas a crédito, contado,

personalizadas, remisiones, administrar devoluciones, abonos, reimpresión de facturas,
devoluciones y anulaciones. Además de administrar la cartera. Este proceso incluye las
opciones de Servicios y Cartera del Menú principal.

6.2. Servicios

Encontramos todas las opciones relacionadas con la facturación, notas de devolución,

consulta e impresión de facturas, facturación de remisiones registro de gastos de caja
menor, administración de ventas a domicilio y consulta de catálogo de Copidrogas.

6.1.1 Movimientos de factura (ventas)

Esta opción permite realizar las facturas de venta, existen cinco formas de facturar las
ventas:

Mostrador: Son todas aquellas ventas en las cuales no se identifican y registran los datos
de los clientes.

Mostrador personalizado: En este tipo de venta se identifican los clientes, es posible

realizar la consulta de los consumos anteriores, y en la impresión de la factura de venta
se imprimen los datos del cliente, en caso de que al realizar la consulta del cliente este no
este registrado es posible realizar la creación del cliente (Ver. Parametrización Clientes).

Domicilios: Son todas aquellas ventas que se hacen a los clientes identificados y que
además son llevadas a sus domicilios, y que son la base para la administración de los
domicilios.

Venta crédito: Las ventas a crédito se realizan a los clientes parametrizados y que
además estén autorizados para venderles a crédito, las ventas a crédito generan los datos
que serán utilizados en el proceso de Cartera. (Ver. Administración de Cartera).

125
Remisión a EPS: Son todas aquellas ventas que se realizan a los clientes con los cuales
se tiene algún convenio.

Vendedor, esta opción permite seleccionar el vendedor de la lista desplegable, permite

llevar el registro de las comisiones.

Tipo de Venta

Cliente, se incluye en los tipos de venta mostrador personalizado, domicilio, crédito y

remisiones.

126
 Permite consultar consumos y medicamentos formulados a los
clientes registrados en Dominium Plus.

Consumos, en las ventas que incluyen clientes, es posible realizar la consulta de

los consumos realizados en facturas anteriores.

Registro de tensión arterial, permite registrar la tensión arterial del paciente y

visualizar los últimos 5 registros almacenados.

El registro de tension arterial genera un reporte en formato POS que es enviado

directamente a la impresora predeterminada. Para consultar los registro de tension arterial
por cliente en un periodo de fechas consulte el reporte Historico de tensión arteria.l

127
 Nota: Si el servicio de toma de tensión tiene algun costo, este debe ser creado
como un producto sin control de inventario con un precio definido para su facturación.

Asignar médico, permite seleccionar un médico que se encuentre creado en la

aplicación y que indique si los medicamentos fueron recetados.

Existencias, permite visualizar la existencia de los productos en el inventario. Para

visualizar la existencia del producto se debe posicionar el puntero sobre el producto
incluido en la grilla.

Productos, es el detalle de la factura de venta donde se adicionan productos.

Descuentos, en productos, esta opción debe activarse en la Parametrización (Ver.

Parámetros de Facturación) y se aplican directamente a cada producto en la grilla.

Otras opciones de facturación, existen diferentes opciones que se pueden aplicar al

proceso de facturación

Descuento, activa las opciones de descuento por valor o porcentaje al total de la factura.
Para realizar un descuento es necesario identificarse como administrador.
Cotizar, genera un documento de cotización de los productos.

128
Formas de pago, permite realizar el pago de las facturas a través de las formas de pago
parametrizadas (Ver. Parámetros de Facturación).

Salir, cierra la ventana de ventas. El usuario debe confirmar que desea realizar esta
acción.

Totales de facturación, son los valores de la factura, el dinero entregado por el cliente y
el cambio, este último se calcula luego de ingresar el valor entregado.

Facturar, este botón termina el proceso de almacenamiento de los registros, genera un

mensaje que indica el número de factura, la vista previa o impresiones del soporte.

Nota: Recuerde que el tiempo que permanece visible el mensaje del consecutivo es
parametrizable (Ver. Parámetros Iníciales).

129
Si se trata de una venta a domicilio al pulsar el botón facturar, se visualiza la ventana de
domiciliarios en donde se deberá escoger el domiciliario creado en la Parametrización.

Si se trata de una venta a crédito debe seleccionar el formato en que desea que se
imprima, Carta o Pos

130
Si el tipo de venta es crédito, domicilio o mostrador personalizado, usted puede realizar
seguimiento a la formulación.
Seguimiento a formulación Esta opción es activada en los parámetros iniciales del
sistema y permite realizar seguimiento a los medicamentos formulados a los clientes y
que permiten generar información de los productos recetados por los médicos, dosis, y
tiempos de reposición que pueden ser utilizados como herramientas de fidelización en la
droguería.

Esta ventana se genera de forma automática y el usuario pude decidir si registra o no el

seguimiento

El seguimiento a formulacion puede ser activado en los parametros inciales de Dominium

Plus.

6.1.2. Procesos de facturación

Ofrece una serie de opciones que permiten realizar diferentes procesos sobre las facturas
registradas.

O remisiones este proceso cambia el estado del documento y afecta el

inventario, por lo tanto se debe llevar a cabo solo cuando es estrictamente necesario y
debe justificarse a través de la creación de los tipos de anulación (Ver.
parametrización de Facturación).

131
Para llevar a cabo la anulación el usuario debe identificarse como administrador de la
herramienta o un usuario que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Número documento, en este campo de texto se debe digitar el número de remisión o

factura que se anulara. Es necesario indicar que es una factura o remisión, para visualizar
los datos del documento, se presiona la tecla enter el botón anular.

Nota: Las anulaciones se realizan por el total del documento y solo podrá registrarse
en la misma fecha de la emisión del mismo.

Tipo anulación, es la justificación de la anulación y debe seleccionarse de la lista

desplegable.

Es necesario confirmar a la herramienta que el proceso se lleva a cabo.

132
Al terminar el proceso el sistema confirma que se llevó a cabo con éxito.

Es generado el soporte del proceso, es importante tener en cuenta el almacenamiento o

impresión del mismo.

Esta opción permite realizar la impresión de copias de facturas de

venta o Remisiones.

Para realizar el proceso es necesario validar el usuario y clave de administrador.

133
Número documento, se debe digitar el número de documento que se desea consultar e
imprimir.

Consultar, permite visualizar la información del documento.

Imprimir, genera la copia del documento consultado.
Salir, cancela el proceso.

134
 Permite realizar devoluciones parciales a los clientes, además es posible
realizarla en una fecha posterior a la emisión del documento.

Es necesario llevar a cabo la validación de usuario y contraseña del administrador.

Tipo de devolución, permite identificar y almacenar la justificación por la cual se realiza

la devolución (Ver Parámetros de Facturación).

Para realizar el proceso se pulsa el botón Guardar.

135
Al final se genera el soporte del proceso el cual debe ser almacenado o impreso.

6.1.3. Control de domicilios

A través de las diferentes opciones es posible realizar la administración de las ventas a

domicilio.

Permite consultar y visualizar los domicilios pendientes de entrega.

136
Domiciliario, es posible generar el informe de rutas en proceso seleccionando un
domiciliario en particular o todos, utilizando la lista desplegable.

Reporte, este botón genera la vista previa del reporte de las rutas para ser impreso o
almacenado.

Permite realizar consultas en diferentes fechas y horas en que

fueron entregados los domicilios, es posible realizar un informe detallado o estadístico de
las entregas.

Reporte detallado

137
 Es el proceso por el cual se consultan los domicilios pendientes y
se marcan como entregados.

Se puede realizar la consulta a través de cuatro criterios de búsqueda: fecha, hora,

factura o código.

Este proceso cierra las transacciones de domicilios y genera un

reporte utilizando fechas, es recomendable realizar este proceso todos los días. Se debe
realizar la consulta y reporte de cada domiciliario parametrizado.

138
El domiciliario puede ser seleccionado de la lista, allí se pueden visualizar todos los que
fueron creados en la parametrización.

6.1.4. Caja menor

Son todos los gastos o pagos menores que se hacen a través del uso del dinero
proveniente de las ventas del día.

139
Esta opción permite realizar consultas y registro de nuevos gastos de caja menor.

Seleccionar el centro de costos al que pertenece el gasto o pago.

Al finalizar presionamos el botón guardar y muestra un mensaje de confirmación

Finalmente se genera el reporte del gasto.

140
6.1.5. Catálogo de productos

Esta opción es de consulta y permite buscar productos del catálogo de la droguería, se

puede realizar búsquedas de productos utilizando los siguientes criterios: Código de
Barras, Nombre, Componente, Grupos o Código interno.

6.1.6. Facturación Remisiones

Esta opción permite generar la factura de las remisiones registradas en un rango de

fechas a una empresa

Se escoge el periodo a facturar (fecha en que se registraron las remisiones)

Se selecciona la empresa a la que se generara la factura.

141
También es posible seleccionar el tipo de consulta que se desea realizar

Por remisión

Por cliente

Por producto

142
Finalmente se genera la factura de las remsiones seleccionadas en el rango de fechas
para la emrpesa y el sistema informa el consecutivo de la factura.

Factura a crédito generada por Dominium Plus que incluye las remisiones seleccionadas y
la empresa cliente.

143
6.2. Cartera

Administra las opciones relacionadas con las obligaciones pendientes de cobro a los
clientes.

6.2.1. Pagos clientes (Recibos)

Es un documento que se utiliza para registrar abonos de los clientes

a los cuales se les otorga crédito y que tienen obligaciones pendientes.

144
Al abrir la ventana de recibos se habilita el campo código de cliente para búsqueda, esta
puede hacerse a través del código o del nombre del cliente, la búsqueda se realiza por
coincidencia.

Todas las facturas pendientes de pago del cliente serán visualizadas, se puede
seleccionar una utilizando las casillas de chequeo.

Tipo Pago

Código de banco

145
Fecha consignación

Almacenar el registro en la Base de Datos.

Cancelar el proceso y cerrar la ventana.

Al almacenar el recibo la herramienta informa el número de consecutivo automático

asignado.

Envía a la impresora una copia del recibo generado.

146
 Permite realizar la anulación de recibos generados con anterioridad.

Se debe validar la clave de administrador para llevar a cabo el proceso de anulación.

Se digita el número del comprobante y enter para realizar la búsqueda.

Si el número de documento es válido se genera un mensaje que indica que este se puede
anular y se presenta una vista previa para verificar que se trata del documento indicado.

147
Al salir de la vista previa se genera el mensaje para anular el comprobante de egreso.

Al finalizar se genera un mensaje indicando el estado del proceso.

Permite reimprimir comprobantes de egreso almacenados.

Debe validarse la clave de administrador para llevar a cabo el proceso de reimpresión.

148
Se debe digitar el número de comprobante y pulsar la tecla enter para realizar la
búsqueda.

Aceptar, para generar la copia del comprobante.

6.2.2. Pagos clientes (Notas Contables)

Presenta una serie de opciones que permite crear, anular e imprimir nota contables de
naturaleza crédito y débito.

149
 Permite crear notas contables de naturaleza crédito o débito
para los clientes que tienen obligaciones pendientes.

Se debe seleccionar la factura utilizando la casilla de verificación.

Cuando se guarda la nota el sistema informa el número de consecutivo automático

generado.

150
 Permite realizar la anulación de notas contables almacenadas en
la base de datos.

Debe validarse la clave de administrador para llevar a cabo del proceso de anulación.

Se debe digitar el número de comprobante y pulsar la tecla enter para realizar la

búsqueda.

Si el número de documento es válido se genera un mensaje que indica que este se puede
anular y se presenta una vista previa para verificar que se trata del documento indicado.

151
Al salir de la vista previa se genera el mensaje para anular el comprobante de egreso.

Al seleccionar Si se aula la nota y se genera la impresión, No cancela el proceso.

Esta opción permite reimprimir notas contables almacenadas

en la Base de Datos.

Debe validarse la clave de administrador para llevar a cabo del proceso de reimpresión.

Aceptar, para generar la copia del comprobante.

152
6.2.3. Análisis vertical horizontal, es un informe que permite analizar los valores de
cartera que están por vencerse, con el fin de planear una estrategia de recaudo de
cartera pendiente.

6.2.4. Saldos de cartera, este reporte indica los saldos de cartera que tienen los clientes
a una fecha de corte.

Tipo de informe

153
Informe solo saldos

Informe detallado

154
6.2.5. Movimientos de cliente, permite generar los movimientos de uno o todos los
clientes, para un rango de fecha seleccionado.

OP, Factura de Venta Crédito.

NC, Nota Crédito.
RP, Recibo de Pago.
ND, Nota Débito.

155
6.2.6. Informe de documentos, permite generar un informe donde se consulten todos
los documentos como facturas, recibos, notas crédito y débito de los clientes en un
rango de fechas seleccionado.

Tipo de informe, seleccionar el tipo de documento al que se le desea realizar

seguimiento.

156
 7. PROCESO DE CIERRES Y REPORTES

Este proceso tiene como finalidad brindar una serie procedimientos periódicos e informes
de la información transaccional (ventas, productos, clientes, compras, etc.) con diferentes
parámetros y filtros que permitirán personalizar la presentación de los datos, el análisis de
estos informes sirven como apoyo en la toma de decisiones empresariales y el diseño de
estrategias que apoyen los objetivos corporativos.

Este proceso incluye algunas opciones de Utilidad y Consulta de menú principal de la

herramienta.

7.1. Utilidad

7.1.1. Especiales

Encontraremos diferentes opciones que permite borrar archivos temporales (ventas o

movimientos pendientes), borrar archivos de prueba y generar el reporte de los productos
marcados con control de inventario diario.

A través de estas opciones se genera el reporte de los productos

marcados con inventario diario (Ver parametrización de productos).

Se debe realizar el conteo de las unidades por contenidos parametrizados (caja, blíster y
unidad) y registrar en las casillas correspondientes las existencias.

157
 Realiza una comparación entre las cantidades registradas en la base
de datos y las digitadas en las casillas, si encuentra alguna diferencia esta será reflejada
en el reporte.

Borra las transacciones existentes en la base de datos, por lo tanto

esta acción debe llevarse a cabo únicamente cuando se supere la etapa de pruebas en la
droguería.

Nota: Cuando se inicie la operación con la herramienta debe tener especial cuidado
con la ejecución de esta opción.

Para realizar el proceso se valida usuario y contraseña del administrador de la aplicación.

Por tratarse de un proceso delicado que borra registros en la base de datos se genera
una copia automática.

158
Al terminar el proceso se genera un mensaje que indica si este fue exitoso.

Borra las transacciones de ventas y movimientos pendientes en la

herramienta.

Este proceso debe llevarse a cabo únicamente cuando se esté seguro de descartar las
transacciones de movimientos o ventas que se hayan dejado pendientes.

Es necesario confirmar en la herramienta si se está seguro de llevar a cabo la acción que

borra los archivos temporales.

Al terminar el proceso se genera una confirmación de éxito o un mensaje indicando que

no existían documentos pendientes.

159
7.1.2. Utilidades códigos

Presenta una serie de opciones que permite realizar modificaciones rápidas a

características de productos, variaciones de Iva, códigos de productos, clientes o
proveedores y generación de Stickers.

Esta opción permite realizar actualizaciones masivas del porcentaje

de IVA, al conjunto de productos parametrizado que tengan el mismo IVA.

Nuevo valor a digitar, es el nuevo porcentaje de IVA que tendrán los productos
parametrizados.

Producto con valor, se refiere al conjunto de productos que tiene actualmente este
porcentaje de IVA parametrizado.

Al terminar el proceso la herramienta confirma si este fue realizado con éxito.

Como una actividad opcional y adicional, se puede realizar la actualización de precio de

los productos a los cuales se les hizo la actualización de porcentaje de IVA. (Ver.
Incremento de precio por utilidad).

160
 A través de esta opción es posible realizar la impresión de los stickers
de los productos existente en el inventario.

Para llevar a cabo este procedimiento es necesario validar el usuario y clave de

Administrador de la herramienta Dominium Plus.

Tipo de impresión, se refiere al tipo de reporte que será generado.

161
Campos a imprimir son los datos que serán visualizados en el formato Pos y Grandes
Carta.

Se puede seleccionar a través de las casillas Campos a imprimir, la información que se

desea generar en el stickers, se puede realizar combinación entre las tres opciones.

POS

Grandes Carta

Pequeños carta

Esta opción ubicada en la parte superior izquierda permite seleccionar

todos los productos de la grilla de acuerdo con la búsqueda utilizada.

Seleccionar, activa la búsqueda de producto por el criterio seleccionado de la lista

desplegable.

162
La anterior lista de chequeo funciona a la par con el campo de Búsqueda Buscar Por, en
el cual se digita el dato a buscar de acuerdo al criterio seleccionado en la lista
desplegable.

Genera la vista previa de acuerdo a los criterios y filtros seleccionados.

Filtra los productos que son visualizados en la grilla, teniendo en cuenta los
grupos creados en la Parametrización, se puede filtrar grupos de nivel I o II.

Permite buscar productos utilizando la fecha de creación.

Refresca la vista de los productos en la grilla.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

Permite realizar actualizaciones masivas a conjuntos de

productos que tengan la misma característica (precio abierto, control de inventario y
estado del producto):

163
Precio abierto, realiza conversión de abierto -cerrado/ cerrado - abierto, se puede
modificar todos los productos con precio abierto o cerrado.

Las opciones Cerrado- Abierto y Abrir todos, permite definir un rango de precios con un
valor máximo y otro mínimo parametrizando los precios de todos los productos abiertos.

Control de inventario, realiza activaciones de productos, teniendo en cuenta la

característica de control de inventario parametrizado (Ver. Parametrización de Productos).

164
Estado del producto, esta opción permite activar o inactivar productos de acuerdo al
estado actual parametrizado.

Realiza el proceso de actualización.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

Permite realizar la actualización de códigos de productos, clientes y

proveedores.
Este procedimiento modifica el código interno de un producto registrado. En el campo
Código se debe digitar el nombre o código actual, la búsqueda se activa con la tecla enter

Realiza la actualización en la base de datos.

Cancela el procedimiento y cierra la ventana.

7.1.3. Utilidades de archivo

En estas opciones encontraremos las opciones que permiten generar copias de seguridad
y la actualizaron del catálogo de Copidrogas.

165
 Almacena una copia de la Base de datos con extensión .bak, este
archivo es almacenado en la ruta parametrizada (Ver. Parámetros iníciales).

Nota: Es importante almacenar las copias de seguridad en un dispositivo externo

(USB, CD, disco extraíble), con el fin de poseer un respaldo en caso de pérdida o daño
del equipo o disco duro del equipo servidor.

Se debe confirmar el proceso ante la herramienta, se debe tener presente la ruta en que
esta será almacenada.

El sistema le informa el espacio que se debe tener libre en el disco en el cual será
almacenada la copia de seguridad (Backup).

Como un paso opcional a una copia del backup puede ser almacenada en una ruta
alterna, por lo cual se abrirá una ventana en la que se puede seleccionar la ruta alterna
para la copia. En caso de no necesitar almacenar la una copia adicional se puede cerrar
la ventana.

166
La herramienta informara a través de un mensaje la terminación exitosa del proceso.

A través de un archivo comprimido .Zip, se realiza la

actualización el catálogo de Copidrogas, este archivo es enviado periódicamente a cada
droguería vía correo electrónico.

El archivo debe ser almacenado en el disco duro del computador, el archivo debe ser
ubicado, para abrir la ruta se debe presionar el botón de ruta en la ventana anterior.

167
Usted puede ver el avance del proceso A medida que se avanza en el proceso de
verificación.

Al terminar la verificación se genera un mensaje que indica que el proceso fue exitoso.

Se debe presionar el botón actualizar, el cual se habilitara después del proceso de

verificación (anterior imagen).

Para continuar con el proceso de actualización, se debe confirmar el proceso.

168
Al terminar se genera un mensaje que indica que el proceso de actualización del catálogo
de Copidrogas fue exitoso.

A través de un archivo comprimido .Zip, se

realiza la actualización de los productos que cuentan con beneficios del Circulo de Apoyo
al Paciente, este archivo es enviado periódicamente a cada droguería vía correo
electrónico.

El archivo debe ser almacenado en el disco duro del computador, el archivo debe ser
ubicado, para abrir la ruta se debe presionar el botón de ruta en la ventana anterior.

Se debe presionar el botón actualizar para almacenar la información de los productos.

169
Para continuar con el proceso de actualización, se debe confirmar el proceso.

Nota: Al terminar el proceso se podrá verificar el beneficio otorgado al producto desde

la ventana de venta como un mensaje en rojo, recuerde consultar el aplicativo CAP.

7.1.4. Información de auditoria

Los cierres de auditoria son importantes debido a que generan la información de las
actividades de los usuarios de la herramienta sobre los datos almacenados. Por lo tanto
es recomendable hacer esta actividad en periodos de tiempo cortos.

170
Fecha (inicial/ final), ambas pueden ser seleccionadas utilizando el calendario
desplegable.

Usuario, el cierre y reporte de auditoría puede realizarse para verificar los movimientos
de todos los usuarios o de uno en particular.

En caso de seleccionar usuario se habilitara la lista desplegable donde puede ser

seleccionado el usuario de la herramienta al cual se le hará el seguimiento.

Tipo de rastreo, se refiere a la información del tipo de acciones realizadas por los
usuarios en la base de datos.

Permite visualizar el informe de auditoría.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

171
7.2. Consulta
En este menú podemos encontrar todos los reportes de Dominium Plus, estos están
organizados por tipos de reportes.

7.2.1. Puntos de venta

Presenta los diferentes cierres e informes referentes a las ventas diarias.

Es un proceso de cierre que verifica el efectivo de la caja, este se debe

generar diariamente y genera un reporte de los ingresos y egresos de dinero por cada
cajero creado (Ver. Administración de usuarios). Este cierre genera un reporte el cual es
enviado directamente a la impresora configurada.

172
Para generar información adicional en el cuadre de caja, debe seleccionarse en las
casillas de verificación.

Cajeros, el cuadre se realiza para cada cajero y debe seleccionarse de la lista

desplegable.

Nota: En parámetros de instalación, existe la opción de configurar que los cajeros

solo se les permita realizar un cuadre diario, la segunda vez que se intente realizar este
proceso para el mismo cajero, solo será posible con la clave de un usuario autorizado.

173
 Este documente se constituye como un soporte contable de las
operaciones económicas relacionadas con la venta que realiza la empresa, este
documento debe generarse diariamente.

Nota: Es importante tener en cuenta que debe generarse únicamente una vez al día,
ya que cada vez que se genera este tendrá un consecutivo diferente lo que puede afectar
el control de sus registros contables.

174
 Es importante generar esta información ya que permite medir las
ventas, por tipo, por días, en diferentes periodos de tiempo.

175
Tipo de reporte, se debe seleccionar de la lista desplegable según la información que se
desee consultar.

Totales de venta por día

Totales de venta por tipo de venta

Totales de venta por factura

166
Totales de venta por tipo de venta y factura

Informe detallado de IVA

Este reporte permite visualizar los productos vendidos por un cajero seleccionable, en las
fechas que se requiera y los costos de acuerdo con los grupos de Clasificación
Parametrizados.

167
Informe detallado

Informe resumido

Este reporte permite visualizar los productos vendidos

según el rango de fechas escogido, mostrando el valor de venta unitario, descuentos y
saldo actual de cada producto.

168
7.2.2 Informes estadísticos

Encontramos una serie de informes que permiten generar información de ventas de

productos o de grupos de productos, y como contribuyen en los ingresos de la empresa.

Reporte grafico que permite evaluar el desempeño de las

ventas mes a mes, comparando el año actual con el año anterior, genera los promedios
de ventas diarios y la variación porcentual de cada mes con respecto al año anterior.

Venta año actual, genera la información de las ventas mes a mes para el año actual.
Venta año anterior, genera la información de las ventas mes a mes del año anterior.
Promedio ventas diarias (año actual- año anterior), genera el promedio de ventas
diarias.
Variación (%), genera el crecimiento o decrecimiento de las ventas del mes de año
actual, con respeto al mismo mes del año anterior.

169
 Genera un reporte de compras y ventas netas mes a mes,
comparando año actual y año anterior.

Permite rastrear todos los movimientos de un producto determinado.

170
Se presentan dos criterios iniciales para la búsqueda de producto Nombre y Código de
barras.

En caso de no tener estos datos al pulsar la Tecla enter se activan las demás opciones de
búsqueda.

Para seleccionar el producto y llevarlo a la ventana del informe se utiliza la tecla ESC.

Fecha inicial/ final, permite seleccionar un rango de fechar para el informe.

Permite realizar la búsqueda de un nuevo producto.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

Genera el informe de movimientos.

171
 Este informe permite generar la diferencia en dinero entre el costo y el
valor de venta, los porcentajes de rentabilidad y contribución marginal. Este reporte se
puede genera detallado o totalizado.

Fecha inicial/ final, la selección del rango de fechas en que se desea generar el informe.

Por producto

Habilita las opciones de selección de productos, se puede

seleccionar todos o uno en particular.

El informe puede ser ordenado de acuerdo a tres criterios, código, nombre o la mayor
contribución sobre la utilidad.

172
Informe por contribución detallada- producto (todos los productos)

Contribución marginal totalizada (todos los productos)

El reporte detallado genera la información para cada división, el reporte totalizado genera
los valores por producto sin tener en cuenta las divisiones.

Por Grupo
Habilita las opciones de selección de grupos de productos
pertenecientes a los niveles parametrizados (Nivel I, II y III).

173
Adicionalmente se puede generar el informe por niveles Resumido o Detallado, puede
seleccionarse de la lista desplegable.

Informe detallado
La información es ordenada por lo grupos y totalizada para cada grupo.

Informe de contribución marginal detallada – por grupo (resumido)

Informe de contribución marginal detallada – por grupo (detallado)

Informa las ventas durante cada día de la semana en las fechas

seleccionadas.

174
En este informe es posible visualizar las ventas de todos los vendedores o seleccionar
una particular de la lista desplegable.

Informe de ventas- todos los vendedores

Genera la información de las ventas de un grupo de productos.

175
Fecha inicial/ final, se puede seleccionar un rango de fechas en el cual se va a generar
la información de las ventas.

Vendedores, el informe puede ser generado para todos los vendedores o uno en
particular.

Nivel, se selecciona uno de los 6 niveles según la información que desea visualizar.

Grupos, el informe se puede generar seleccionando de la lista desplegable uno de los

grupos creados durante la parametrización o todos los grupos.

Tipo de informe, detalle de ventas por grupo.

Este tipo de informe se puede generar en formato Carta o Pos. Para que se imprima en
formato en carta se debe seleccionar la opción SI.

Formato pos

176
Formato carta

7.2.3. Informes administrativos

Genera la información de las ventas que realiza un cajero en un

rango de fechas específico.

177
Fecha inicial/ final, seleccionar el rango de fechas en que se desea generar el reporte.

Ordenamiento, permite seleccionar el tipo de ordenamiento que se le quiere dar la

informe.

Esta serie de botones permite, generar el reporte, visualizar la información

y cancelar el proceso

Al pie de la ventana se puede ver la información de valor de ventas, descuentos, y totales

facturados a modo de consulta.

Reporte de cajeros

178
 Genera la información de los gastos de caja mejor registrados para un
periodo de fechas.

Selección del rango de fechas en que se desea generar el informe de gastos de caja
menor.

Es posible filtrar el reporte para hacer seguimiento a un cajero específico o todos los
cajeros.

179
El reporte puede ser ordenado por fecha o concepto.

Genera el reporte.
Pre- visualizar el informe.
Cancelar el proceso.

Informe de gasto de caja menor por concepto

Permite generar diferentes informes con los procesos de

facturación básicos de la droguería de acuerdo con las fechas seleccionadas.

180
Fecha inicial/ final, selección de rango de fechas para generar el reporte.

Es posible seleccionar un cajero para realizar el seguimiento o todos.

El tipo de consulta, se refiere a un documento específico al que se desea realizar

seguimiento.

Reporte de facturación

Descuentos

181
Cotizaciones

Devoluciones

Anulaciones

Genera la vista previa reporte.

Cancela el proceso.

182
 Son una serie de reportes de ventas filtrados a través de diferentes
criterios de búsqueda.

Selección de rango de fechas para imprimir el reporte.

Consultar por, permite realizar consultas por cinco criterios diferentes que describiremos
a continuación.

183
Vendedor, activa la lista despegable para seleccionar un vendedor o todos los
vendedores.

Cajero, activa la lista despegable para seleccionar un cajero o todos.

Cliente, al seleccionar esta opción se tiene la posibilidad de consultar por un cliente en

particular o seleccionarlos todos. Se puede utilizar filtros adicionales como tipo de cliente
y tipo de producto. Este informe puede ser ordenado por Código de cliente, ventas de
forma ascendente o descendente.

Tipo venta, permite seleccionar un tipo de venta en particular o todas según la

Parametrización de sus tipos de venta.

General, genera el informe con datos generales de facturación en el rango de fechas

seleccionado.

184
Recuerde que sin importar que filtros utilice se puede generar dos tipos de informe
Detallado y Resumido.

Detallado

Resumido

Por vendedor

185
 Visualiza la información de las facturas a papel registradas en el sistema
según el rango de fechas para generar el reporte.

7.2.4. Informes de facturación

Genera la información del dinero que ha ingresado en el proceso de

ventas y que pertenece a las diferentes formas de pago.

186
Fechas, selección del rango de fechas de generación del reporte.

Cajero, seleccionar de la lista desplegable el cajero al que se le desea realizar el

seguimiento.

Tipo de pago, al que se desea consultar.

Genera la vista previa del reporte.

Cancela el proceso.

187
 Esta opción permite realizar las consultas de remisiones generadas
en un rango de fechas.

Fechas, selección del rango de fechas de generación del reporte.

Informe, escoge uno de los dos tipos de informe que se puede consultar.

Informe Por Remisión

188
Informe Por Cliente

Genera un informe con las ventas realizadas por las líneas de

descuento parametrizadas.

El reporte puede ser filtrado por empresa y por fechas.

189
 Genera un informe con las ventas realizadas a cada uno
de los médicos previamente parametrizados.

El reporte puede ser filtrado por médico y por fechas.

7.2.5. Informes de clientes

Genera la información de registros tomados de tensión arterial de

los clientes en un rango de fechas seleccionadas, con la hora, cajero y vendedor que
atendieron y los valores de sístole, diástole y pulso.

190
Reporte de histórico de tensión arterial

Genera la información de los seguimientos registrados a la

formulación de los clientes de la droguería en servicios (ver formulación de la ventana
de ventas).

Reporte seguimiento Paciente Crónicos

191
 Esta opción permite generar un reporte de los productos
registrados en seguimiento a formulación y genera la información de los medicamentos a
reponer según la información registrada en la ventana de seguimiento a

Reporte de reposición

Genera un informe con las fechas de cumpleaños y edades de

los clientes registrados en la base de datos.

192
Se puede utilizar filtro de mes, genero (femenino/ masculino) y rango de edades.

Permite verificar el número de días que tiene un cliente sin realizar

compras a la droguería para un rango de fechas, con el fin de hacer seguimiento.

193
Informe de clientes

Permite generar un informe de las compras de clientes registrados para un

periodo de tiempo.

La consulta e impresión del reporte puede realizarse para un cliente específico o todos los
clientes registrados en la base de datos.

194
Informe de Ventas – todos los clientes

7.2.6. Informes por horas

Estos informes permiten visualizar las ventas por horas y días de la semana de forma
individual por producto o agrupados por nivel I de la parametrización.

Permite visualizar la información de las ventas de todos los productos

en un rango de fechas seleccionable, organizada por día de la semana y por hora.

A través de este reporte se pueden realizar análisis detallados de los días y horas en que
más se vende en la droguería y los días y horas en que menos se venden.

195
Reporte de ventas netas totalizadas por horas por día

Este informe genera la información de las ventas netas por

horas y por día para un grupo de productos determinado.

Reporte de ventas netas por agrupación de nivel I

196
7.2.7. Informes Por Vendedor

En este reporte puede sacar la información de la comisión de

todos los vendedores o en un vendedor en específico en un rango de fechas.

197
Tipo de venta, escoge el tipo de venta con el que quiere sacar el informe.

Vendedores, escoge el vendedor.

Tipo de reporte, escoge uno de los tres tipos de informe

Fecha, el rango de fecha

7.2.8. Consultas básicas

198
 Esta opción le permite ver distintos reportes como: solo inactivos, solo
IVA, solo nuevos y entre otros.

7.2.9. Informes de movimientos diarios

Esta opción le permite imprimir o visualizar los informes de los

movimientos diarios de la droguería y generarlos masivamente.

199
 8. GLOSARIO

Cierres: Son procesos que consisten en agrupar transacciones en tiempos definidos con
el fin de controlar, verificar y consultar la información transaccional de la empresa. Estos
permiten medir el desempeño de las empresas al realizar comparaciones con otros
periodos equivalentes. Los cierres son procesos periódicos (diario, semanal, mensual,
bimensual, semestral, anual) utilizados para controlar los procesos transaccionales.

Comprobante de diario: Estos documentos tienen como propósito registrar las

operaciones que realizan una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial o
industrial. Estos se elaboran por cada día que se registra transacciones económicas.

Comprobante de egreso: Es un soporte contable que respalda el pago de una

determinada cantidad de dinero.

Contribución marginal: llamado también "margen de contribución" porque muestra como

"contribuyen" los precios de los productos o servicios a cubrir los costos fijos y a generar
utilidad, que es la finalidad que persigue toda empresa (utilidad – costos fijos).

Costo: Es el valor económico que representa la fabricación de un producto o la

prestación de un servicio.

Costo actual: El último costo del producto ingresado en un movimiento.

Costo cargue: El último costo del producto ingresado en una factura de compra a
Copidrogas.

Costo factura: El último costo del producto ingresado en una factura de compra.

Costo promedio: Es el valor del promedio del costo de un producto en inventario, más el
costo del producto ingresado en un movimiento de entrada (movimientos o facturas de
compra).

Gasto: Se entiende por gasto al sacrificio económico para la adquisición de un bien o

servicio, derivado de la operación normal de la organización, y que no se espera que
pueda generar ingresos en el futuro.

Informes: Los informes o reportes tienen como finalidad brindar una serie de información
transaccional ordenada, que apoyan el análisis gerencial y la toma de decisiones.

Notas contables: Documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros
contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externo, u operaciones
para las cuales no existen documentos inter específicos.

Nota débito y crédito: Son documentos o comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de
condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.

Utilidad: Diferencia positiva entre el ingreso total y el costo total, ganancia.

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