Tareas del Director de Proyectos

Elaborado por Enrique Palacios, basado en PMI PMP Examination Content Outline

Veamos los temas que se deben manejar en cada grupo de proceso:

1. Grupo de proceso de Inicio del Proyecto

Tarea 1 Realizar la evaluación del proyecto con base en la información disponible y

reuniones con el patrocinador, el cliente y otros expertos en la materia, con el
proposito de evaluar la viabilidad de nuevos productos y/o servicios dentro del
marco de las suposiciones y limitaciones de la organización.

Tema 2 Definir el alcance en alto nivel con base en los requisitos y el cumplimiento de
normas, con el proposito de satisfacer los requisitos y las expectativas de los
interesados.

Tema 3 Realizar un analisis de los Interesados clave utilizando tecnicas como la lluvia
de ideas, entrevistas y otras tecnicas para la recopilación de datos con el
proposito de asegurar la alineación de expectativas y lograr mayor apoyo del
proyecto.
Tema 4 Identificar y documentar los riesgos de alto nivel, las suposiciones y
limitaciones con base en el entorno actual, la información historica y/o el juicio
experto con el fin de identificar las limitaciones del proyecto y proponer una
metodologia de ejecución.
Tema 5 Redactar el acta de constitución mediante la recopilación , analisis de
requisitos y las expectativas de los interesados con el proposito de
documentarel alcance, los hitos y los entregables del proyecto.

NOTA: El Director de Proyecto puede ayudar al Patrocinador en la redacción

del Acta de Constitución del Proyecto, pero la RESPONSABILIDAD de elaborarlo
descansa sobre el Patrocinador. No olvidarle en caso de preguntas del examen
PMP
Tema 6 Obtener la aprobación formal del acta de constitución por parte del
Patrocinador y los Interesados, con el proposito de formalizar la autoridad del
Director de Proyecto, aumentar el compromiso y nivel de aceptación del
proyecto.
Conocimientos  Analisis costo-beneficio
y Habilidades  Desarrollo de caso de negocios
 Criterios para la selección de proyectos
o Financieros y/o economicos
o Analisis de viabilidad
o Analisis del impacto organizacional
 Tecnicas para la identificación de los Interesados
 Tecnicas para la identificación de Riesgos
 Elementos del acta de constitución del proyecto
 2. Grupo de proceso de Planificación del Proyecto

Tarea 1 Evaluar los requisitos, las limitaciones y las suposiciones del proyecto con los
interesados y el equipo de proyecto basados en el acta de constitución,
lecciones aprendidas y utilziar tecnicas para la recompilación de requisitos con
el proposito de establecer los entregables del proyecto.

Tema 2 Desarrollar la estructura de desglose del trabajo (EDT) con el equipo de trabajo
desglosando el alcance con el proposito de gestionar los costos del proyecto.

Tema 3 Desarrollar un plan de presupuesto con base en el alcance del proyecto

utilizando tecnicas de estimación con el porposito de gestionar los costos del
proyecto.
Tema 4 Desarrollar el cronograma del proyecto con base a las limitaciones de tiempo,
el alcance y el plan de recursos, con el proposito de gestionar la finalizacion
oportuna del proycto
Tema 5 Desarrollar el plan de gestión de recursos humanos definiendo claramente los
deberes y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto con el
objetivo de crear una estructura organizacional eficaz y proporcionar una clara
dirección para el uso y la gestión de los recursos humanos.
Tema 6 Desarrollar el plan de comunicaciones con base e a estructura organizacional
del proyecto y los requisitos de los intresados externos con el proposito de
gestionar el flujo de información
Tema 7 Desarrollar el plan de adquisiciones con base en el alcance y el cronograma del
proyecto con el proposito de asegurar que los recursos requeridos por el
proyecto esten disponibles cuando sean necesarios.
Tema 8 Desarrollar el plan de gestión de la calidad con base en el cronogrmaa y los
requisitos del proyecto con el proposito de prevenir la incidencia de defectos y
reducir los costos de calidad.
Tema 9 Desarrollar el plan de gestión de cambios definiendo como se gestionan los
cambios con el proposito de realizar el seguimiento y el control de cambios
adecuados.
Tema 10 Desarrollar el plan de gestion de riesgos utilizando un proceo de identificacion,
analisis y priorización de los riesgos, asi como definir estrategias de mitigación
con el proposito de gestionar la incertidumbre durante todo el ciclo de vida del
proyecto.
Tema 11 Presentar formalmente el plan de dirección de proyecto a los principales
interesados con el proposito de obtener de ellos la aprobación formal para
ejecutarlo.
Tema 12 Realizar una junta o reunión formal de lanzamiento del proyecto con los
interesados clave con el proposito de anunciar formalmente el comienzo de los
trabajos, comunicar los hitos y compartir cualquier otra información
pertinente.
Conocimientos  Tecnicas para la recolección de requsitos.
y Habilidades  Tecnicas y herramientas para el desarrollo de la estructura de desglose
del trabajo (EDT).
 Tecnicas para la estimación de duración, costo y presupuesto de los
paquetes de trabajo.
 Tecnicas para la gestión del cronograma
 Procesos para la planificación de recursos
 Tecnicas para diagramación del flujo de trabajo
 Tipos y uso de los organigramas
 Elementos, proposito y tecnicas de plannificación de:
o Gestión de proyectos
o Gestión de las comunicaciones
o Gestión de las adquisiciones
o Gestión de la calidad
o Gestión de cambios
o Gestión de riesgos
o Gestión de interesados
3. Grupo de proceso de Ejecución del Proyecto

Tarea 1 Obtener y gestionar los recursos requeridos en el proyecto de acuerdo con el

plan de recursos con el proposito de asegurar una ejecución eficiente y exitosa
Tema 2 Ejecutrar solo las tareas definidas en el plan de Dirección de Proyecto con el
proposito de lograr el desarrollo de los entregables del proyecto dentro de los
parametros de tiempo y presupuesto aprobados.
Tema 3 Implementar el plan de gestión de calidad utilizando las tecnicas y
herramientas apropiadas con el proposito de asegurar que los entregables se
desarrollan de acuerdo con las normas de calidad requeridas y acotadas.
Tema 4 Solo implementar los cambios aprobados de acuerdo con el sistema de control
integrado de cambios con el proposito de minimizar el impacto de los riesgos
de proyecto.
Tema 5 Implementar acciones correctivas siguiendo el plan de gestión de riesgo con el
porposito de minimizar el impacto de los riesgos del proyecto.
Tema 6 Maximizar el desempeño del equipo de proyecto mediante la utilización eficaz
del liderazgo, la tutoria, el entrenamiento y la motivación constante de los
integrantes.
Conocimiento y  Tecnicas y herramientas para el seguimiento y el control apropiado del
habilidades proyecto
 Elementos de enunciado del trabajo
 Interacción de la estructura de desglose del trabajo (EDT) con el
cronograma del proyecto
 Tecnicas y herramientas para presupuestar proyectos
 Las siete herramientas para gestionar la calidad
 Proceso de mejora continua
 Gestionar la participación activa y el nivel de compromiso de los
interesados del proyecto
4. Grupo de proceso de Monitoreo y Control del Proyecto

Tarea 1 Medir el alcance y desarrollo del proyecto de manera oportuna y objetiva

utilizando las herramientas y tecnicas adecuadas con el proposito de identificar
y cuantificar cualquier desviación del plan para efectuar las acciones
 correctivas y comunicación a los interesados.
Tema 2 Gestionar proactivamente los cambios en el alcance, el cronograma o los
costos actualizando el plan de Dirección del proyecto y comunicarlo
oportunamente los cambios aprobados al equipo de proyectos con el
proposito de asegurar que las metas actualizadas se cumplan.
Tema 3 Asegurar que los entregables cumplen con los requisitos de calidad
establecidos en el plan de gestión de calidad utilizando herramientas y tecnias
apropiadas con el proposito de satisfacer los requisitos de los interesados.
Tema 4 Actualizar el registro de riesgos y los planes de mitigación mediante la
identificación de nuevos riesgos, la evaluación de los ya identificados,
determinando e implementado estrategias adecuadas para mitigarlos con el
proposito de minimizar su impacto en el proyecto.
Tema 5 Evaluar la efectividad de las acciones correctivas y determinar como gestionar
los problemas no resueltos utilizando tecnicas y herramientas apropiadas con
el proposito de minimizar el impacto en el cronograma, los costos y los
recursos del proyecto.
Tema 6 Comunicar de manera oportuna el avance y el desempeño del proyecto a los
interesados para obtener su retroalimentación con el proposito de asegurar
que el proyecto está alineado con las necesidades del negocio.
Conocimiento y  Tecnicas para medir el desempeño:
habilidades o Gestión del valor ganado (EVM)
o Metodo del camino critico (CPM)
 Limites o niveles de tolerancia de proyectos
o Nivel de tolerancia
o Umbral de tolerancia
 Metricas de desempeño
o Nivel de esfuerzo requerido (TCPI)
o Costos
o Tiempo o duración
o Recursos
o Hitos
 Tecnicas de analisis de costos
 Tecnicas para el analisis de tendencias y varianzas
 Tecnicas para la gestión de proyectos
 Tecnicas para la gestión de cambios y configuración
 Procesos del sistema de control integrado de cambios
o Analisis de la raiz del problema
o Analisis causal
 Procedimientos para informar el desempeño
 Controlar la activa participación y el nivel de compromiso de los
interesados del proyecto.

5. Grupo de proceso de Cierre

Tarea 1 Obtener aprobación formal de los entregables del proyecto trabajando en

conjunto con el patrocinador y/o cliente con el porposito de confirmar que el
alcance, los requisitos y los criterios de aceptación de los entregables se
 cumplieron a cabalidad.
Tema 2 Transferir formalmente los entregables del proyecto a los dueños
organizacionales identificados en el plan de Dirección del proyecto, para
formalizar su cierre.
Tema 3 Obtener aproabación formal para cuestionar legales, financieras y
administrativas utilizando las politicas y los procedimientos organizacionales
disponibles con el proposito de comunicar formalmente el cierre del proyecto
y asegurar que no habra ninguna responsabilidad legal adicional.
Tema 4 Distribuir el informe de cierre del proyecto que debe incluir la siguiente
información:

a) Entregables terminados
b) Indices de desempeño
c) Pendientes
d) Problemas
Con el proposito comunicar el estado final del proyecto a los interesados.
Tema 5 Recopilar y documentar las lecciones aprendidas mediante la revisión y
verificación comprehensiva del proyecto con el proposito de actualizar la base
de conocimientos de la organización.
Tema 6 Archivar los documentos y materiales del proyecto con el proposito de retener
información historica, cumplir con requisitos legales y garantizar la
disponibilidad de datos para su posible uso en proyectos futuros y/o auditorias
internas o externas.
Tema 7 Medir objetivamente el nivel de satisfacción del cliente al concluir el proyecto
pidiendo retroalimentación al cliente con el proposito de evaluar el
desempeño del proyecto y mejorar las relaciones con los clientes.
Conocimiento y  Requisitos para el cierre de los contratos
habilidades  Principios basicos de contabilidad para proyectos
 Procedimientos para el cierre adminsitrativo
 Tecnicas de retroalimentación
 Tecnicas para la evaluación y revisión de proyectos
 Leyes, politicas y procedimientos para el apropiado archivo de
información
 Asegurar el cumplimiento de:
o Leyes y normas gubernamentales
o Politicas y procedimientos organizacionales
o Normas de la industria
o Normas de calidad
 Tecnicas de planificación de la transición del proyecto
Adicionalmente recuerda que exiten otros conocimientos y tecnicas más globales que tambien
deben tener los Directores de Proyecto:

1. Escuchar activamente
2. Tecnicas de lluvia de ideas
3. Tecnicas para la resolución de conflictos
4. Sensibilidad y diversidad cultural
 5. Tecnicas para la recopilación de datos
6. Tecnicas para la toma de decisiones
7. Facilitación
8. Tecnicas, herramientas y metodos para la gestión de la información
9. Tecnicas y herramientas de Liderazgo
10. Negociación
11. Tecnicas, canales y aplicaciones de comunición oral y escrita
12. Codigo de ética y conducta profesional del PMI®
13. Metodos para la motivación del equipo de trabajo
14. Comunicaciones enfocadas hacia una audiencia especifica
15. Tecnicas y herramientas para hacer presentaciones
16. Priorización y gestión del tiempo
17. Tecnicas, herramientas para la resolución de problemas
18. Paquetes de software de gestión de proyectos
19. Gestión de relaciones
a. Clientes externos
b. Interesados
c. Gobierno
d. Proveedores
e. Equipo de trabajo
20. Analisis de los interesados

REFERENCIAS EXTERNAS

Project Management Institute (2015), PMI PMP Examination Content Outline, Pennsylvania,
Project Management Institute Editorial