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Gestión de los Riesgos y de las Adquisiciones del Proyecto

MBA con Especialidad en Gerencia de Proyectos


Claudia Martínez Borja, PMP

Caso Práctico: Concierto de Primavera XSU

DESCRIPCIÓN

Usted es miembro del comité de entretenimiento de la comunidad estudiantil de la X State


University (XSU). Su comité ha acordado patrocinar un concierto de primavera. El motivo es
ofrecer una alternativa segura al Fin de Semana. Éste es un festejo de primavera en el que los
estudiantes de la XSU rentan botes y organizan una fiesta muy desenfrenada. Es tradicional
que se haga el último fin de semana de mayo.

Por desgracia, tiene una larga historia de salirse de control y, en ocasiones, de propiciar
accidentes fatales. Después de una tragedia ocurrida la primavera pasada, su comité quiere
ofrecerle una experiencia alterna a quienes están ansiosos de celebrar el cambio de clima y
el próximo final del año escolar.

Usted acaba de terminar la declaración preliminar del alcance del proyecto. Y ahora está
realizando una tormenta de ideas sobre los riesgos potenciales que el proyecto implica.

a. Realice una tormenta de ideas sobre los riesgos potenciales que este proyecto implica.
Intente obtener al menos diez riesgos potenciales.

b. Utilice la técnica de análisis FODA.

c. Genere un registro de riesgos que contenga la lista de riesgos identificados, los dueños
de riesgo potencial y la lista de respuestas potenciales a los riesgos.

Adaptación de:
Administración de proyectos / Clifford F. Gray, Erik W. Larson
MCGRAW-HILL INTERAMERICANA
DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PROYECTO


Organizar y llevar a cabo un concierto de ocho horas en el Wahoo Stadium a un costo que
no supere los 50,000 dólares el último domingo de mayo.

PRODUCTOS A ENTREGAR
• Publicidad local.
• Seguridad para el concierto.
• Un jardín de cerveza separado (donde se permite beberla).
• Ocho horas de música y entretenimiento.
• Puestos de comida.
• Camisetas de recuerdo del concierto.
• Cubrir todos los permisos y licencias.
• Asegurar patrocinadores.

ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES
1. Asegurar todos los permisos y aprobaciones: 15 de junio.
2. Contratar artistas de renombre: 15 de febrero.
3. Completar el programa de apariciones de los artistas: 1 de abril.
4. Asegurar los contratos de los proveedores: 15 de abril.
5. Terminar los preparativos: 27 de mayo.
6. Realizar el concierto: 28 de mayo.
7. Terminar la limpieza: 31 de mayo.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
1. Sistema y escenario de sonido profesional.
2. Al menos un artista de renombre.
3. Al menos siete actos en el espectáculo.
4. Instalaciones sanitarias para al menos 10,000 personas.
5. Estacionamiento disponible para 1,000 automóviles.
6. Cumplimiento de los requerimientos y normas de la XSU y de la ciudad.

LÍMITES Y EXCLUSIONES
1. Los artistas son responsables de los arreglos de viaje de ida y vuelta a la XSU.
2. Los proveedores contribuyen con un porcentaje fijo de las ventas.
3. El concierto debe terminar para las 11:30 p.m.

REVISIÓN DEL CLIENTE


El presidente del cuerpo estudiantil de la XSU.

Adaptación de:
Administración de proyectos / Clifford F. Gray, Erik W. Larson
MCGRAW-HILL INTERAMERICANA