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Secretaría de Educación__________
LISTA DE CHEQUEO
MACROPROCESO: Fecha:
PERSONAL DE LA SE ENTREVISTADO (Nombre y Cargo):
FUNCIONARIO MEN QUE REALIZA EL DIAGNÓSTICO: Ismael Correa Gomez
REQUISITOS MODELO(S) REFERENCIAL(ES): Reglamento Técnico de los macroprocesos a evaluar.
ALCANCE: Evaluación del cumplimiento de los requisitos de Especificación Técnica Gestión del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
DOCUMENTACIÓN CONSULTADA: Registros de cumplimiento, procedimientos internos, documentación interna y externa.
HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
Requisitos de Gestión
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
La entidad debe asegurar que el producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica. Los controles, las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto no conforme deben estar
¿Se evidencia implementación del procedimiento de producto no
definidos en un procedimiento documentado. Cuando se detecta un conforme? 15 X
producto no conforme después de la entrega, la entidad debe tomar las
acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no
conformidad
a. Definir las actividades y fechas en las cuales se realizarán los retiros masivos
por cumplimiento de edad de retiro forzoso, jubilación y traslados masivos o
por necesidades del servicio
d.Mantener actualizada la información de la planta en cada uno de sus niveles, ¿Se evidencia la generación del reporte de balance de planta de
de las instituciones educativas y sedes conforme el Directorio Único de cargos de personal docente, directivo docente y administrativo de la
Establecimientos - DUE y la distribución de los cargos por establecimiento de SE identificando las necesidades de docentes por especialidad, 28 X
acuerdo a los parámetros establecidos para la planta de la Secretaría de directivos docentes o administrativos, generando una proyección
Educación en el sistema de información de Gestión de Recursos Humanos. por cada EE?
a. Traslados, permutas, reubicaciones, licencias, permisos, encargos, ¿Se evidencia que se genera el acto administrativo de novedad en el 32 X
cubrimiento de vacantes, requerimientos de personal, comisiones, ausencias, Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos?
abandono del cargo, renuncias, insubsistencias, retiro del servicio, vacaciones,
reintegros de personal, entre otras
Nota: 3A
d.Divulgar la Lista de Elegibles a través de la página de la de la Secretaria de ¿Se evidencia la divulgación de la Lista de Elegibles a través de la
Educación, y en sitios públicos de acceso a esta. página de la de la Secretaria de Educación, y en sitios públicos de 42 X
acceso a esta?
e.Realizar la citación para la audiencia pública especificando la lista de
elegibles y la lista de vacantes de EE.
f.Realizar la audiencia publica para selección de EE teniendo en cuenta la la ¿Se evidencia la citación para la audiencia pública especificando la 43 X
Resolución 0155 de 30 de abril de 2008 y el Protocolo para la Realización de lista de elegibles y la lista de vacantes de EE?
Audiencias públicas expedido por la CNSC
5.Desarrollar procedimientos de selección de personal que garanticen el ¿Se evidencia los nombramientos en periodo de prueba utilizando la
ingreso de funcionarios docentes, directivos docentes y administrativos lista de elegibles vigente para el cargo, cuando se identifica una
idóneos para ocupar los cargos vacantes. La provisión de empleos debe 45 X
necesidad de cubrimiento de vacantes con los informes obtenidos
realizarse de acuerdo con la normatividad vigente aplicable, tanto para tanto del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos?
para los provisionales en vacancia definitiva como para los provisionales en
vacancia temporal, teniendo en cuenta:
7. Planear y desarrollar programas de inducción y reinducción periódica al ¿Se evidencia dentro de la agenda o dentro de los temas tratados
personal nombrado, elaborando el cronograma de inducción, donde se que se dió a conocer a los docentes y directivos docentes la política
56 X
definen fechas y tiempos requeridos, dando a conocer a los docentes y educativa, información corporativa, el plan estratégico de la SE, y el
directivos docentes la política educativa, información corporativa, el plan rol que cumple el Directivo Docente?
estratégico de la SE, el rol que cumple el Directivo Docente, a los funcionarios
administrativos además de la información corporativa, se les informa sobre los
procesos, procedimientos, funciones y responsabilidades que va a desarrollar,
elaborar y entregar certificado a historias laborales y al interesado, y registrar
los resultados en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos
d. Verificar los funcionarios a los que se les debe realizar la evaluación de ¿Se evidencia la evaluación de desempeño de administrativos?
63 X
desempeño identificando los que no realizaron la evaluación y enviar
comunicaciones a evaluador y evaluados solicitando las evaluaciones
pendientes.
d. Verificar los funcionarios a los que se les debe realizar la evaluación de HALLAZGOS
desempeño identificando los que no realizaron la evaluación y enviar PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
comunicaciones a evaluador Requisitos de Gestión
y evaluados solicitando las evaluaciones GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
pendientes.
f. Recopilar las debilidades y fortalezas enmarcadas en el análisis de los ¿Se evidencia la evalución de periodo de prueba de docentes 64 X
factores de desempeño evaluados nombrados bajo el decreto 1278?
e. Implementar el plan de capacitación, plan anual de estímulos e incentivos y ¿Se evidencia el análisis de las necesidades de capacitación con base
actividades de bienestar y dejar registro en el sistema de información de en el reporte de fortalezas y debilidades generado en la Evaluación 71 X
recursos humanos Humano web del desempeño?
g. Realizar el proceso de verificación del personal con derecho a dotación de ¿Se evidencia la formulación y aprobación del plan anual de
vestido y calzado de labor de acuerdo a su información salarial y según la formación y capacitación basándose en la normatividad expedida 72 X
ubicación del funcionario, para determinar aspectos de clima. Realizar por el DAFP?
seguimiento y registro de la entrega de la dotación mediante el Sistema de
recursos humanos.
h.Realizar verificación y seguimiento de personal que se encuentra próximo a ¿Se evidencia la implementación del plan de capacitación, plan
pensionarse y/o que se encuentra en incapacidad que puede superar los 180 anual de estímulos e incentivos y actividades de bienestar dejando
73 X
días con el fin de hacer oportunamente el trámite respectivo de pensión y registro en el sistema de información de recursos humanos Humano
realizar las actividades de formación de calidad para su madurez. web?
a.Recibir los documentos necesarios para abrir la hoja de vida del nuevo
funcionario y archiva los documentos en las hojas de vida respectivas cada vez ¿Se evidencia el archivo en las historias laborales de las novedades
que se genere una novedad cuyo soporte deba reposar en las hojas de vida de generadas? ### X
los docentes, directivos docentes y administrativos del SGP,
HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
Requisitos de Gestión
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
19. Promover conjuntamente con los prestadores de salud, los programas de ¿Se evidencia la promoción y coordinación con los prestadores de
salud ocupacional del personal docente, directivo docente y administrativo de salud para la realización de programas de salud ocupacional del ### X
los establecimientos educativos personal docente y adminsitrativo de los EE?
CUMPLIMIENTO 0 0%
Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad Transversal NO CUMPLIMIENTO 19 100%
TOTAL 19 100%
RESULTADOS # %
CUMPLIMIENTO 0 0%
Evaluación Requisitos del Proceso NO CUMPLIMIENTO 98 100%
TOTAL 98 100%
Auditado Auditor
Fecha de aprobación:
Código: PM-LC-TH
10 de Agosto de 2012
Firma:
Elaborado y revisado por:
Aprobado por: Gloria E. Navarro Quinter
José Eduardo Rodriguez
Componente de Procesos
Version: 1.3 Coordinador Funcional de Talento Humano
Proyecto de Modernizació
Lina María Hernández Gamarra
Auditor Proyecto de Modernización
Fecha:
procesos a evaluar.
ca Gestión del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
ternos, documentación interna y externa.
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HALLAZGOS
OBSERVACIONES
Auditor
Firma:
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia el manual de procesos y
1 Talento
procedimientos actualizado
Humano
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FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia las validaciones de planta de
27 Talento
manera trimestral o semestralmente
Humano
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FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia la generación oprtuna de los actos
38 Talento
adminstrativos de novedades de planta
Humano
No se evidencia la determinación de las vacantes
Gestión del definitivas en cargos docentes y directivos
39 Talento docentes por niveles, ciclos y áreas existentes y
Humano los cargos administrativos por funciones, requisitos
y perfil de competencias
Gestión del No se evidencia el envío al MEN y a la Comisión
40 Talento Nacional del Servicio Civil (CNSC) la información
Humano de las vacantes definitivas
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FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del No se evidencia la conformación de la lista de
51 Talento elegibles de acuerdo al cumplimiento de los
Humano requisitos mínimos establecidos
Gestión del No se evidencia la actualización en línea de la
52 Talento planta con el personal elegido desde el proceso de
Humano selección de personal
No se evidencia la generación del acto
Gestión del
administrativo de nombramiento de personal
53 Talento
desde el sistema de información de gestión de
Humano
recursos humanos
Gestión del
No se evidencia el cronograma de inducción, donde
55 Talento
se definen fechas y tiempos requeridos
Humano
No se evidencia dentro de la agenda o dentro de
los temas tratados que se dió a conocer a los
Gestión del
docentes y directivos docentes la política
56 Talento
educativa, información corporativa, el plan
Humano
estratégico de la SE, y el rol que cumple el
Directivo Docente
Gestión del
No se evidencia dentro de las historias laborales
57 Talento
los certificado de inducción
Humano
Gestión del No se evidencia que se registrans en el Sistema de
58 Talento Información de Gestión de Recursos Humanos la
Humano inducción y los asistentes
Gestión del
No se evidencia la capacitación en evaluación de
59 Talento
desempeño de administrativos
Humano
Gestión del
No se evidencia capacitación en evaluación de
60 Talento
periodo de prueba
Humano
No se evidencia la entrega a los directivos
docentes del material para evaluación y
Gestión del
cronograma de actividades , remitiendo los
61 Talento
formularios y los instructivos de diligenciamiento, y
Humano
la información de las fechas de entrega de los
resultados
Gestión del
No se evidencia el completo diligenciamiento de los
62 Talento
formularios de evaluaciones de desempeño
Humano
Gestión del
No se evidencia la evaluación de desempeño de
63 Talento
administrativos
Humano
Gestión del
No se evidencia la evalución de periodo de prueba
64 Talento
de docentes nombrados bajo el decreto 1278
Humano
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FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
No se evidencia la formulación y aprobacón del
Gestión del plan de incentivos, señalando los incentivos
69 Talento pecuniarios y los no pecuniarios que se ofrecen al
Humano mejor empleado de carrera docente y
administrativa de la entidad
No se evidencia el diagnóstico de bienestar
Gestión del
institucional para identificar las necesidades y
70 Talento
oportunidades de adelantar programas de
Humano
bienestar
No se evidencia el análisis de las necesidades de
Gestión del
capacitación con base en el reporte de fortalezas y
71 Talento
debilidades generado en la Evaluación del
Humano
desempeño
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FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia el envío a la fiduciaria de la
87 Talento
proyección de la resolución
Humano
Gestión del No se evidencia el cumplimiento de los tiempos
88 Talento establecidos por ley para el tramite de las
Humano prestaciones económicas y sociales
Gestión del
No se evidencia el seguimiento al informe de
95 Talento
auditoria presentado por la Fiduciaria
Humano
No se evidencia la radicación y tramite de las
novedades que afecten la liquidación de salarios y
Gestión del prestaciones de los servidores docentes y
96 Talento administrativos (embargos, horas extras,
Humano libranzas, cooperativas, sindicatos, entre otras) en
el Sistema de Información de Gestión de Recursos
Humanos
Gestión del No se evidencia los AA de novedades de
97 Talento novedades de nomina en las historias laborales en
Humano caso que sea necesario
No se evidencia el tramite oportuno de las
Gestión del
novedades que afecten la liquidación de salarios y
98 Talento
prestaciones de los servidores docentes y
Humano
administrativos
Gestión del No se evidencia de un cronograma socializado del
99 Talento proceso de nómina, y sus implicaciones en el
Humano proceso de liquidación
Gestión del
No se evidencia el cumplimiento del cronograma
100 Talento
de nomina establecido
Humano
No se evidencia la liquidación de la prenómina de
Gestión del los docentes y administrativos verificando que la
101 Talento información de las novedades hayan quedado
Humano ingresadas al Sistema de Información de Gestión
de Recursos Humanos
No se evidencia la liqudación y aprobación de la
Gestión del
nomina con los reportes firmados por el ordenador
102 Talento
del gasto una vez finalizado el proceso de
Humano
liquidación
Gestión del
No se evidencia evidencia del proceso de solicitud
103 Talento
de disponibilidad y registro presupuestal
Humano
Gestión del
No se evidencia soportes de la nómina liquidada,
104 Talento
debidamente archivada
Humano
Gestión del
No se evidencia la publicación en Web de
105 Talento
desprendibles de pago
Humano
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FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia la entrega de los reportes de
107 Talento
nomina a las áreas de presupuesto y Tesorería
Humano
Gestión del
No se evidencia el ingreso en las historias
111 Talento
laborales de las novedades generadas
Humano
No se evidencia el ingreso y actualización en el
Gestión del
Sistema de información de recursos Humanos de
112 Talento
toda la información consignada en las hojas de
Humano
vida
No se evidencia el tramite y expedición de los
Gestión del
certificados solicitados por los docentes, directivos
113 Talento
docentes y administrativos, a través del Sistema
Humano
de Gestión de Recursos Humanos
No se evidencia que los datos generados en el
Gestión del
certificado son consistentes con la historia laboral
114 Talento
y que se actualiza la historia laboral en el sistema
Humano
Humano en caso de requerirlo
Gestión del No se evidencia que los certificados solicitados de
115 Talento tiempo de servicio se encuentran archivados en las
Humano hojas de vida
Gestión del No se evidencia cumplimiento de los tiempos de
116 Talento respusta establecidos para la expedición de
Humano certificaciones
No se evidencia la promoción y coordinación con
Gestión del
los prestadores de salud para la realización de
117 Talento
programas de salud ocupacional del personal
Humano
docente y adminsitrativo de los EE
RESULTADOS # %
HALLAZGO CRITICO 0 #DIV/0!
HALLAZGO MODERADO 0 #DIV/0!
HALLAZGO LEVE 0 #DIV/0!
TOTAL 0 #DIV/0!
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No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES DEPENDENCIA
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Elaborado por: Revisado y validado por:
AC/AP: Acción correctiva/Acciónpreventiva
C: Conveniencia Firma: Firma:
A: Adecuación. Nombre: Nombre:
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