ADMINISTRACION FINANCIARA EN UN EVENTO

La buena gestión financiera es fundamental para la realización de eventos exitosos. Nuestro

consejo es simple:
planifica con anticipación, sé realista, mantente al tanto del presupuesto e implementa
sistemas de control que funcionen para ti.
Desde el principio, asegúrate de establecer un presupuesto realista con flexibilidad
incorporada y contingencias identificadas.

Principio de Transparencia

Quienes soliciten (y reciban) proporcionan información financiera detallada sobre el evento

y las finanzas más amplias de la empresa. Para fines de administración e informes, asegúrate
de mantener por separado toda la información financiera relacionada con el evento. Nunca
intentes “falsificar” las cifras o proporcionar información engañosa. Los financiadores a
menudo requerirán revisar tus cuentas anuales y bien pueden reservarse el derecho de
realizar una auditoría para garantizar que tus fondos se hayan utilizado de la manera
acordada.
Aparte de los requisitos de los financiadores, es una buena práctica presentar y llevar
cuentas transparentes.
Preparación del Presupuesto del
Evento
El presupuesto de tu evento es básicamente una proyección de todos los ingresos y gastos
relacionados con el desarrollo del mismo. Para ayudarte a administrar las finanzas de los
eventos de manera efectiva, es un buen enfoque mantener un “presupuesto directo” en tu
computadora, es decir, una hoja de cálculo que sea actualizada de forma regular (diaria /
semanal).
Configura su presupuesto en un paquete como Microsoft Excel para que tengas funciones
numéricas que te ayuden a administrar los datos financieros. La siguiente plantilla
proporciona un ejemplo del tipo de entradas que pueden ser apropiadas para tu evento,
pero éstas, por supuesto, deben ser específicas para tu situación particular:

Consejos para la Preparación del

Presupuesto

1. Asegúrate de incluir contingencias apropiadas en el presupuesto.

2. Presenta el presupuesto con claridad y asegúrate de que sea fácil de leer e
interpretar.
3. Sé realista. Nunca incluyas fuentes de financiamiento que sean poco probables de
materializar.
 4. Todos los ingresos y gastos del evento deben registrarse en el presupuesto del
evento.
5. La complejidad del presupuesto dependerá del tamaño o la naturaleza de éste.
6. Es importante que registres el valor de cualquier soporte “en especie” que recibas.

Mecanismos de control
> El responsable del presupuesto: es recomendable que una persona sea la responsable de
actualizar y administrar el presupuesto general, idealmente el gerente del evento o el
productor. Si a otros miembros del equipo se les otorga autoridad para ciertos elementos
del presupuesto, debes establecer los mecanismos de control con anticipación y asegurarse
de que comprenden y acuerdan el nivel de presupuesto disponible para ellos.
> Codificación: si es relevante, configura un sistema de codificación de facturas adecuado
para que la información del presupuesto se pueda ingresar (y filtrar) fácilmente de acuerdo
con cualquier sistema de cuentas existente.
> Órdenes de compra: cuando sea posible, aumenta las órdenes de compra. Estos no solo
proporcionan un mecanismo de verificación al pasar las facturas para el pago, sino que
también le confirman al proveedor exactamente lo que quieres y cuando lo quieres.
Asegúrate de incluir los detalles de entrega y el número de teléfono de contacto,
especialmente si el pedido se entregará en un sitio de eventos temporales.
> Procesamiento de facturas: dependiendo de lo que ya exista en tu organización, es una
buena idea establecer un sistema para aprobar las facturas relacionadas con el evento. Uno
de los mecanismos de control consiste en adjuntar “comprobantes de aprobación” a cada
factura para que el responsable del presupuesto pueda codificarlos, “firmarlos” y agregar las
notas apropiadas para la persona que emite los cheques. Independientemente del sistema
que emplees, asegúrese de que las facturas no se paguen hasta que el responsable del
presupuesto del evento las haya aprobado y que en consecuencia se haya actualizado el
“presupuesto en tiempo real”.
El punto es mantenerse al tanto de todos los gastos del evento.
> Gastos menores: asegúrate de que todos los gastos menores, es decir, aquella cantidad
pequeña de dinero en efectivo se tengan en cuenta en el presupuesto. Cuando emitas un
anticipo de efectivo por adelantado, esto se debe hacer a cambio de un talón de efectivo
firmado (puedes hacer el tuyo o comprarlo en una papelería). Asegúrate de que los recibos
de todas las compras se recopilen, numeren y codifiquen correctamente. Es útil
proporcionar una plantilla para las personas que reciben efectivo. A continuación,
presentamos una plantilla de muestra para que la puedas adaptar a tus propósitos.
Proporciona la plantilla en un archivo de Excel en lugar de una copia impresa para minimizar
los errores.
> Buen mantenimiento de registros: mantén toda tu información financiera archivada y a
mano. Haz copias impresas de tus documentos clave. Haz una copia de seguridad de todos
los archivos de tu computadora en un CD o DVD de forma regular.
> Proyecciones de flujo de efectivo: asegúrate de planificar el flujo de efectivo de manera
eficiente. La falta de efectivo disponible podría detener cualquier operación y poner a todo
el equipo y al evento bajo una presión innecesaria.
Nuevamente, si estás trabajando dentro de una estructura organizativa más amplia,
asegúrate de planificar el flujo de efectivo con el departamento de finanzas.

Aspectos para recordar

Piensa en el efectivo que necesitarás durante el evento en sí. ¿Necesitas hasta flotadores,
premios en efectivo, caja chica, etc.? Asegúrate de pedirle a tu banco, con suficiente
antelación, cualquier efectivo que necesites. Recuerda indicar las denominaciones
requeridas y cuándo debes recogerlo.
Algunos artistas prefieren recibir su pago en el evento en sí. Para mayor facilidad y
seguridad, intenta evitar esto, pero si es inevitable, prepara los cheques / efectivo por
adelantado y guárdalos en una habitación cerrada o en una caja fuerte hasta que se
requiera. Asegúrate de obtener un recibo adecuado para cualquier pago en efectivo.
Seguridad
Se deben implementar medidas de seguridad suficientes que tomen en cuenta la cantidad
de efectivo que tendrás en el sitio y la seguridad de quienes la manejan. Piensa en los
diferentes escenarios pertinentes a tu evento. ¿Cómo controlarás y almacenarás los
ingresos en el sitio? ¿Quién será responsable de manejar el efectivo? ¿Se requiere
entrenamiento? ¿Está el personal adecuadamente protegido contra posibles ataques?
¿Necesitas organizar un Servicio de Seguridad Nocturna con tu banco? Recuerda verificar tu
póliza de seguro para asegurarte de que tienes el nivel y el tipo de cobertura adecuado al
evento.

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