Código: PQ – 4

PROCEDIMIENTO CONTROL DE Fecha: 14-01-2010

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la identificación, recolección, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE
El presente documento aplica a los registros de todos los procesos de la Corporación CIPEC.

3. DEFINICIONES

3.1. FORMATO
Plantilla donde se recolecta la información o evidencia de un suceso.

3.2. REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

3.3. LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Inventario actualizado de los registros que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.

4. CLASIFICACIÓN

4.1. Este procedimiento aplica para administrar los registros de la documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad de la Corporación CIPEC.

4.2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR SGC

Administrar y controlar los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, consignados en el documento
RQ – 8 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS.

4.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL RESPONSABLE DE PROCESO

Diligenciar los registros requeridos del Sistema de Gestión de la Calidad, según lo establecido en el
formato RQ – 8 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS.

4.4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ASESORES Y/O

COLABORADORES

Diligenciar los registros requeridos en el Sistema de Gestión de la Calidad, según lo establecido en el

formato RQ – 8 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS.

Elaborado y Revisado por: Aprobado por:

COORDINADOR SGC DIRECTOR EJECUTIVO

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5. CONTENIDO

5.1. REGISTROS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS

5.1.1. Identificación
Mediante el documento RQ – 8 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS permite identificar los registros
que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad, relacionados con sus correspondientes
procedimientos de los procesos: estratégico, misionales y de apoyo. Este listado debe ser actualizado
por el Coordinador SGC.

5.1.2. Recolección
Los registros deben ser recolectados por la persona designada en el formato RQ – 8 LISTADO
MAESTRO DE REGISTROS, a medida que transcurren las actividades del proceso, teniendo en cuenta
que hayan sido diligenciados en forma correcta y en su totalidad. En caso contrario, debe ser devuelto al
responsable que lo entregó o a quien lo diligenció, informándole la inconsistencia presentada para que
proceda a corregirlo y tomar las acciones del caso.

Nota: Todos los formatos deben ser diligenciados. En caso de no requerir datos en alguna casilla o
espacio se debe escribir la sigla N/A (no aplica).

5.1.3. Almacenamiento y Protección

El responsable del proceso determina un lugar (computador, archivador, mueble, escritorio, gaveta, entre
otros) para almacenar las carpetas, ascetas (AZ) o archivos magnéticos que contienen los registros, lo
cual quedará consignado en el formato RQ – 8 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS.

El lugar donde se encuentren almacenados los registros no deben estar expuestos a la luz directa, y
deben mantenerse copias de respaldo cada 30 días en medios ópticos, almacenados en armarios
ordenados por fecha.

5.1.4. Clasificación y Recuperación

Los registros deben permanecer correctamente archivados en medio magnético (en el servidor del Jefe
del Departamento Administrativo), en carpetas o ascetas (AZ) debidamente marcadas (nombre en la
portada y/o lomo) y localizados según se indique en el formato RQ – 8 LISTADO MAESTRO DE
REGISTROS.

5.1.5. Tiempo de retención y disposición final

El tiempo de retención y/o disposición final de cada registro es definido entre los responsables de los
procesos y la Dirección Ejecutiva de la organización, consignada en el formato RQ – 8 LISTADO
MAESTRO DE REGISTROS.

6. FLUJOGRAMA

DIAGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIONES

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Inicio

Identificar
A-4 registro Responsable
proceso
Coordinador SGC

NO ¿El registro
Crear
NQ-1 existe en el
registro Responsable
SGC?
proceso
Coordinador SGC
SI

Comunicado Divulgar Archivar

registro registro RQ-8
Interno
Coordinador SGC

Divulgar /
Comunicado
disponer RQ-8
interno
registro
(impreso, email) Coordinador SGC

Fin

7. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO

Identificar registro Buscar el registro que se va a usar, y asociarlo a una A–4
actividad de un proceso del SGC
Crear registro  Codificar el registro NQ – 1
 Asociarlo a un proceso del SGC
Divulgar registro Con VoBo de los responsables, se comunica a los Comunicado
funcionarios la adopción del nuevo registro interno
Archivar registro Se realiza control del registro, con sus parámetros como RQ – 8
conservación y medios
Divulgar / disponer registro Se informa del registro, para que el personal pueda hacer Comunicado
uso de éste interno

8. REGISTROS
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS (RQ – 8)

9. APÉNDICE

Las referencias normativas que aplican al proceso son:

 NTC-ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la calidad – requisitos.

 NTC-ISO 9000:2008, Sistema de Gestión de la Calidad – fundamentos y vocabulario.
 ICONTEC. Manual para las pequeñas empresas, guía sobre la norma ISO 9001:2008. Segunda
edición.
 MODELO ISO 9001:2000, Normalización, implantación, certificación, transición, auditoria,
acreditación.
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10. ANEXOS

MAPA DE PROCESOS (A – 4)

11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN VIGENTE A
CAMBIOS
MODIFICADA PARTIR DE:
1 07-10-2009 Creación del procedimiento
2 14-01-2010  Actualización responsables documento. Cambio de
texto “DE CALIDAD” por “SGC”.
 Creación punto 4.1.
 Actualización punto 4.1. Cambio al punto 4.2. Cambio
de texto “RESPONSABLE DE CALIDAD” por
“FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL
COORDINADOR SGC”; cambio de texto
“Administración y control del formato” por “Administrar y
controlar”; supresión de texto “todos”.
 Actualización punto 4.2. Cambio al punto 4.3. Cambio
de texto “RESPONSABLES DE PROCESOS” por
“FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL
RESPONSABLE DE PROCESO”; cambio de texto
“Administrar” por “Diligenciar”; adición de texto “del
Sistema de Gestión de la Calidad”; supresión de texto
“adecuadamente”; adición de texto “requeridos”.
 Creación punto 4.4.
 Actualización punto 5.1.1. Supresión de texto “:”;
cambio de texto “El formato,” por “Mediante el
documento”; adición de texto “relacionados con sus
correspondientes procedimientos de los procesos:
estratégico, misionales y de apoyo”; cambio de texto “el
Administrador de Calidad” por “El Coordinador SGC”.
 Actualización punto 5.1.2. Supresión de texto “:”;
supresión de texto “en tinta (esfero, bolígrafo o
impreso),”; supresión de texto “o se debe cruzar con
una línea el espacio correspondiente”; cambio de texto
“funcionario” por “responsable”.
 Actualización punto 5.1.3. Supresión de texto “:”;
cambio de texto “el” por “El”; adición de texto “ascetas
(”; adición de texto “)”; cambio de texto “a humedades ni
a ningún otro factor ambiental que pueda deteriorarlos”
por “A la luz directa, y deben mantenerse copias de
respaldo cada 30 días en medios ópticos, almacenados
en armarios ordenados por fecha”.
 Actualización punto 5.1.4. Supresión de texto “:”;
cambio de texto “los” por “Los”; adición de texto
“correctamente”; adición de texto “medio magnético (en
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el servidor del Jefe del Departamento Administrativo)”;

adición de texto “ascetas”; supresión de texto “Los
registros son recolectados por los responsables de
cada proceso, ya sea en medio físico o magnético”.
 Actualización punto 5.1.5. Supresión de texto “:”;
cambio de texto “el” por “El”; adición de texto “/o”;
adición de texto “los”; adición de texto “Ejecutiva”;
cambio de texto “dirección” por “Dirección”; adición de
texto “, consignada en el formato RQ – 8 LISTADO
MAESTRO DE REGISTROS”.
 Creación punto 6, diagrama de flujo.
 Creación punto 7, listado de actividades del diagrama
de flujo.
 Actualización punto 7. Adición de texto en la actividad
“Identificar registro”: “A – 4”; adición de texto en la
actividad “Crear registro”: “NQ – 1”.
 Cambio de punto 8 al punto 9. Creación punto 9.
APÉNDICE.
 Cambio de punto 9 al punto 8. REGISTROS.
 Creación punto 10. ANEXOS.