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Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica sencilla y útil, que se emplea en la gestión de
proyectos. Plasma de manera muy visual, a través de un cronograma de barras horizontales, las
actividades que forman parte de un proyecto y su temporalización. Además, facilita el control de la
progresión en la realización de las tareas y de los recursos destinados al proyecto. Por esas y otra
ventaja, su utilización es muy frecuente en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o
sector de pertenencia.
Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de los
ordenadores, épocas en que los diagramas de Gantt se dibujaban a mano. Hoy en día, los programas
de software existentes facilitan esta labor a jefes y directores de proyecto, que son quienes más los
necesitan. No sólo es cuestión de poder diseñar los diagramas gracias a una aplicación, sino también
de poder mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las modificaciones del plan
correspondientes.
Se puede afirmar que las herramientas para diseñar diagramas de Gantt permiten una mejor
comunicación entre los integrantes del proyecto, y entre ellos y terceras personas. Los programas
informáticos brindan la posibilidad, por un lado, de compartir los proyectos de forma sencilla para
trabajar de forma colaborativa. A su vez, suelen ofrecer una gran variedad de plantillas y vistas de
presentación, que generan diagramas muy visuales para una mejor comprensión del proceso. No hace
tanto tiempo que la idea de trabajar en equipo a tiempo real sobre un mismo proyecto desde lugares
distantes no era más que un sueño. Gracias a Internet y a los programas avanzados de gestión de
proyectos, hoy esto es posible.
En cualquier caso, el funcionamiento a la hora de elaborar un diagrama de Gantt, sea cual sea el método
empleado o el software elegido, pasa por unas etapas necesarias e ineludibles. En primer lugar, una
definición de tareas exige puntualizar bien qué actividades requiere el proyecto y qué implicaciones
tiene cada una de ellas, en cuanto a recursos personales y materiales. Después, toca marcar fechas de
inicio y de fin de cada actividad, su duración y orden de consecución. La dependencia entre tareas es
un aspecto fundamental para encajar bien los tiempos y evitar holguras o tiempos muertos. A partir de
aquí y con los datos anteriores claros, se podrá ya generar el gráfico.
En favor de los diagramas de Gantt, se dice que hacen visual un proyecto y, en consecuencia, más
comprensible. Su diseño implica un orden, con lo cual, contribuye a organizar las ideas y tener claras
las prioridades a los jefes de proyecto. La experiencia y pericia de éstos se reflejará en la producción
de un cronograma realista, con plazos y objetivos claros. Sin embargo, no todo son ventajas. Los
diagramas de Gantt pueden llegar a ser enormemente complejos y de difícil comprensión si incluyen
muchas tareas y subtareas, con sus correspondientes asignaciones de recursos e interdependencias.
El diagrama de Gantt ayuda a los directores de proyectos a tomar decisiones que afectan directamente
a la rentabilidad del plan. Tener claros objetivos y plazos resulta esencial para su total efectividad.
Herramientas para el diseño de diagramas de Gantt En general, las aplicaciones de software que
presentan la función para diseñar diagramas de Gantt se pueden clasificar de tres modos posibles, en
función de diferentes aspectos:
Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que sirve para planificar y gestionar proyectos de
manera eficiente. Resulta extremadamente útil para quienes desean manejar bien el tiempo y la
organización de una serie de tareas, para cumplir de forma ordenada con las diferentes fases de un
proyecto. Ayuda a evitar sorpresas desagradables a última hora por falta de tiempo. Por su sencillez es
ampliamente utilizada en empresas de todo tipo, muy especialmente en PYMES. Si quieres aprender
más, descárgate nuestra guía gratuita Diagrama de Gantt: utilidad, aplicaciones y comparativa de
software.
Este cronograma, representado por un gráfico con barras horizontales, es bastante sencillo de crear.
Detallamos, a continuación, los pasos y aspectos más importantes a tener en cuenta:
Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo final
de la planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada una de
las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta
fundamental.
Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos que forman parte del
desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta será la información
que empleará el director del proyecto como punto de partida para construir el diagrama de
Gantt.
Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un tiempo de realización a cada
tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt es la
que representa la duración de cada etapa.
Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar
tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecución. Así, el diagrama de
Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto.
Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt ensambla
todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la realización del
proyecto, aquellos procesos de menor tamaño, se verán más claros.
Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto.
Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben
desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son
independientes.
Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software. Es una opción muy práctica
porque algunas poseen características avanzadas que ayudan a una visualización mejor del
diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor orientada.
Como el diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras para la gestión de proyectos, también se
puede diseñar en papel. De hecho, muchos directores de proyectos lo han hecho así durante largo
tiempo. Sin embargo, el uso de herramientas de software especializadas presenta numerosas ventajas
y, sobre todo, resulta mucho más flexible y ágil cuando es necesario realizar adaptaciones. Tener claros
los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los recursos necesarios y disponibles
para la realización del proyecto resulta fundamental. Sólo con esta premisa el diagrama de Gantt podrá
desplegar todo su potencial y resultará completamente eficaz.
El diagrama de Gantt, como herramienta de gestión de proyectos, presenta numerosas ventajas y
algunos inconvenientes. Es recomendable conocer cuáles son para poder exprimir todas sus
posibilidades.
Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir que, de forma
muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la organización de las fases de un
proyecto. Aquí la frase “una imagen vale más que mil palabras” es del todo aplicable, ya que
la visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente la comprensión de todo el proceso.
Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en segmentos
más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la vez, se ve más clara su
posible complejidad. La construcción de un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en
diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.
Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican en qué período se
completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una perspectiva temporal adecuada
y es útil para la consecución a tiempo de los objetivos fijados. Importante es también tener en
cuenta otros eventos de la compañía ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos
y tiempo.
Difícil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramas realizados por
ordenador están diseñados para ser visualizados en pantalla, divididos en segmentos que se
unen para ver el proyecto al completo. Para imprimir el gráfico en papel, se deberá hacer por
partes para, después, unirlas entre sí. Si se quiere exponer el diagrama en un lugar visible a
todos y mantenerlo actualizado, este hecho puede ser un auténtico inconveniente por la carga
de trabajo que conlleva.
Vistos los pros y los contras, cabe decir que el diagrama de Gantt es un método funcional, útil y muy
visual que las empresas emplean para planificar todo tipo de actividades y proyectos. Permite realizar
un seguimiento relativamente sencillo de los plazos previstos y reorientar, si es necesario, la
programación de tareas inicialmente asignada.
Webgrafía
Rodriguez, M.(2014-2019). ¿Qué es Gráfica de Gantt? Cómo Crearla y Ejemplos. Tu Gimnasia
Cerebral. Recuperado de http://tugimnasiacerebral.com/herramientas-de-estudio/que-es-un-diagrama-
o-grafica-de-gantt