Manual de Proceso de Tesoreria

MANUAL DE PROCESO DE TESORERÍA
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

FINANCIERA
DIRECCIÓN FINANCIERA
CGAF-DF-T
Versión 1.0, Revisión 1.0
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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha de Descripción del Fecha de Solicitado Responsable

ejecución cambio o vigencia por y/o Cargo
eliminación
1.0 Septiembre-2015 Elaboración del Septiembre -2015 Ing. Silvia Directora de
Manual de Procesos Gómez Administración
por Procesos
DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica
del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por
Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600, Quito Ecuador
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TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 7
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 7
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 7
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 7
3.- Responsables............................................................................................................................ 7
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 8
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 8
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 9
6.1 Ficha del Proceso de Tesorería............................................................................................ 9
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 10
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 11
8.1 Subproceso custodia y control de garantías ..................................................................... 11
8.1.1. Ficha del subproceso custodia y control de garantías .................................................. 11
8.1.2 Controles del subproceso custodia y control de garantías ............................................ 12
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso custodia y control de garantías ............................... 12
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso custodia y control de garantías ............................... 13
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso custodia y control de garantías ..................... 15
8.2 Subproceso gestión de ingresos ........................................................................................ 16
8.2.1. Ficha del subproceso gestión de ingresos ..................................................................... 16
8.2.2 Controles del subproceso gestión de ingresos............................................................... 17
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos ................................................. 17
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos ................................................. 17
8.2.1.1 Subproceso vinculado a gestión de ingresos varios (por incumplimiento, valor por
interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías) ........................................... 18
8.2.1.2 Ficha del subproceso gestión de ingresos varios (por incumplimiento, valor por
interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías) ........................................... 18
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8.2.1.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos varios (por incumplimiento,
valor por interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías) ........................... 19
8.2.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos varios (por incumplimiento,
valor por interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías) ........................... 20
8.2.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de ingresos varios (por
incumplimiento, valor por interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías) 22
8.2.2.1 Subproceso vinculado a gestión de ingresos (por servicios de avalúos) ................ 23
8.2.2.2 Ficha del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos ......................... 23
8.2.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos..... 24
8.2.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos .... 24
8.2.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de ingresos por servicio de
avalúos ................................................................................................................................ 25
8.3 Subproceso gestión tributaria ........................................................................................... 26
8.3.1. Ficha del subproceso gestión tributaria ........................................................................ 26
8.3.2 Controles del subproceso gestión tributaria .................................................................. 27
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión tributaria..................................................... 27
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión tributaria..................................................... 27
8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión tributaria........................................... 29
8.4 Subproceso gestión de comprobantes electrónicos ......................................................... 30
8.4.1. Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos ...................................... 30
8.4.2 Controles del subproceso gestión de comprobantes electrónicos ................................ 31
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de comprobantes electrónicos ................... 31
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de comprobantes electrónicos ................... 32
8.4.1.1 Subproceso vinculado a gestión de comprobantes electrónicos (retenciones) ..... 33
8.4.1.2 Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos (retenciones) .......... 33
8.4.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de comprobantes electrónicos (retenciones) .. 34
8.4.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de comprobantes electrónicos (retenciones) .. 34
8.4.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de comprobantes electrónicos
(retenciones) ....................................................................................................................... 35
8.4.2.1 Subproceso vinculado a gestión de comprobantes electrónicos (facturas) ........... 36
8.4.2.2 Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos (facturas)................ 36
8.4.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de comprobantes electrónicos (facturas) ........ 37
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8.4.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de comprobantes electrónicos (facturas) ........ 37
8.4.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso de comprobantes electrónicos (facturas)
............................................................................................................................................. 38
8.5 Subproceso gestión de solicitud de pagos ........................................................................ 39
8.5.1. Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos ..................................................... 39
8.5.2 Controles del subproceso gestión de solicitud de pagos ............................................... 40
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos .................................. 40
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos .................................. 41
8.5.1.1 Subproceso vinculado a gestión de solicitud de pagos (por adquisición de bienes y
servicios).............................................................................................................................. 42
8.5.1.2 Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos por adquisición de bienes y
servicios ............................................................................................................................... 42
8.5.1.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos por adquisición de
bienes y servicios................................................................................................................. 43
8.5.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos por adquisición de
bienes y servicios................................................................................................................. 43
8.5.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de solicitud de pagos por
adquisición de bienes y servicios ........................................................................................ 45
8.5.2.1 Subproceso vinculado a gestión de solicitud de pagos (por viático) ...................... 46
8.5.2.2 Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos............................ 46
8.5.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos ....... 47
8.5.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos ....... 47
8.5.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos
............................................................................................................................................. 49
8.5.3.1 Subproceso vinculado a gestión de solicitud de pagos (por anticipos contractuales,
creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos) .................................... 50
8.5.3.2 Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos por anticipos contractuales,
creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos...................................... 50
8.5.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos por anticipos
contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos .............. 51
8.5.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos por anticipos
8.5.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de solicitud de pagos por anticipos
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8.6 Subproceso gestión documental de trámites de pago ..................................................... 57
8.6.1. Ficha del subproceso gestión documental de trámites de pago .................................. 57
8.3.2 Controles del subproceso gestión documental de trámites de pago ............................ 57
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de trámites de pago ............... 58
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de trámites de pago ............... 58
8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de trámites de pago ..... 59
9.- Anexos .................................................................................................................................... 60
9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso custodia y control de garantías ..................... 60
9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de ingresos por varios conceptos (por
incumplimiento, valor por interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías) .... 62
9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de ingresos por servicios de avalúos 64
9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión tributaria .......................................... 66
9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de comprobantes electrónicos por
retenciones.............................................................................................................................. 68
9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de comprobantes electrónicos por
facturas.................................................................................................................................... 70
9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de solicitud de pagos por adquisición
de bienes y servicios................................................................................................................ 72
9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos .... 74
9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de solicitud de pagos por anticipos
contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos, anticipo de viáticos ................... 76
9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de trámites de pago ... 78
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PROCESO DE TESORERÍA
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Pagar las obligaciones legalmente exigibles que fueron contraídas por la entidad, de
acuerdo a lo establecido en la Normativa Legal Vigente y a la disponibilidad
presupuestaria, siendo el custodio de los documentos que ingresan en la unidad.
1.2 Objetivos específicos

 Mantener la custodia de las garantías para solicitar su renovación o liberación
 Generar y administrar los comprobantes electrónicos generados en la unidad de
Tesorería tanto como facturas y/o retenciones
 Gestionar los ingresos que se generan por servicio de avalúos o incumplimiento
 Gestionar las solicitudes de pagos por adquisición de bienes y servicios, por
viáticos, por anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos
y anticipo de viáticos
 Generar el archivo físico de Tesorería manteniendo un orden cronológico y/o
alfabético según corresponda
2.- Alcance
El proceso de Tesorería es aplicable para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda,
donde se realizan los subprocesos de custodia y control de garantías, gestión de
ingresos, gestión tributaria, gestión de comprobantes electrónicos, gestión de
solicitudes de pago hasta obtener la documentación de soporte que genera un archivo
físico y digital que se deriva en la gestión documental de Tesorería.
3.- Responsables
 Promotor inmobiliario
 Funcionario de la empresa aseguradora y/o institución financiera
 Director (a) Financiero
 Contador (a)
 Analistas de Contabilidad
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 Líder de Tesorería
 Analistas de Tesorería
 Servidores del SRI
 Analistas de la DINAC
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
BCE Banco Central del Ecuador
CUR Código único de registro
DF Dirección Financiera
DINAC Dirección Nacional de Avalúos y Catastros
e-SIGEF Sistema de Gestión Financiera
MIDUVI Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
SITAC Sistema Integrado de Tributación Asesor Contable
SRI Servicio de Rentas Internas
WEB-SYS-GAR Sistema de control de garantías
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Avalúo Es la estimación del valor comercial de un inmueble o artículo reflejado en
cifras monetarias por medio de un informe técnico, a través de sus
características físicas, de uso, de investigación y el análisis de mercado,
tomando en cuenta las condiciones físicas y urbanas del inmueble.
Comprobante electrónico Es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar
los impuestos correspondientes a pagar.
CUR contable CUR que no afecta al presupuesto
CUR devengado En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o
el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo
general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto
significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser
registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u
obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se
hacen efectivos.
Garantía Especie valorada destinado a asegurar el cumplimiento de una obligación
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

 La documentación ingresada a la Unidad de Tesorería deberá estar previamente
revisada y debe contener el formulario de control previo con sus respectivas
firmas.
 Los cálculos de pago deberá contener la documentación habilitante de los

trámites de pago los mismos que están basados en la Normativa Legal Vigente,
y que corresponda a la obligación contraída.
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6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del Proceso de Tesorería
Tesorería
Proceso:
Código del Proceso: CGAF-DF-T
PROPÓSITO:
Descripción:
 Pagar las obligaciones legalmente exigibles de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria de manera oportuna.
DISPARADOR:
 Necesidad de cumplir con las obligaciones de pago asumidas por
la Institución.
ENTRADAS:
 Documentación Habilitante
 Contratos y garantías
 Reportes contables para el pago de impuestos
SUBPROCESOS:
1. Custodia y control de garantías
2. Gestión de ingresos
i. Gestión de ingresos por varios conceptos
ii. Gestión de ingresos por servicios de avalúos
3. Gestión tributaria
4. Gestión de comprobantes electrónicos
i. Gestión de comprobantes de electrónicos (retenciones)
ii. Gestión de comprobantes de electrónicos (facturas)
5. Gestión de solicitud de pagos
i. Gestión de solicitud de pago por adquisición de bienes y
servicios
ii. Gestión de solicitud de pago por viáticos
iii. Gestión de solicitud de pago por anticipos contractuales,
creación de caja chica, anticipo de sueldos, anticipo de
viáticos.
6. Gestión documental de trámites de pago
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Productos/Servicios  Custodia y control de las garantías
del Proceso:
 Gestión de ingresos
 Gestión tributaria
 Control de los pagos a realizar
Tipo de Proceso:  Adjetivo
Responsable del  Director (a) Financiero

Proceso:
Tipo de cliente:  Interno y/o externo
Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

73; 74; 75; 76; 77 LOSNC
117; 118; 119 Reglamento de la LOSNC
Normas de Control Interno 403-12
Instructivos del Sistema Financiero e-SIGEF
Capítulo IX Ley de Régimen Tributario Interno
Resolución NAC-DGRCGC14-00788
Registro Oficial 351 del 9 de octubre del 2014
Ley de Régimen Tributario Interno
Capítulo I Instructivos del Sistema Financiero e-SIGEF
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso custodia y control de garantías
8.1.1. Ficha del subproceso custodia y control de garantías
Custodia y control de garantías

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-01
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Administrar las garantías generadas por los compromisos
adquiridos por la institución por conceptos contractuales
DISPARADOR:
 Necesidad de administrar las garantías
ENTRADAS:
 Suscripción del contrato
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Registrar las garantías en el sistema e-SIGEF
 Registrar las garantías en el sistema WEB-SYS-GAR
 Realizar control del vencimiento de garantías
 Emitir reporte de garantías por caducarse
 Renovar las garantías
 Verificar si solicitan liberación
 Archivar documentación
Productos/Servicios  Custodiar las garantías

del Subproceso:
 Devolución de garantías
 Archivar documentación

Subproceso:
Tipo de cliente:  Interno
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8.1.2 Controles del subproceso custodia y control de garantías
ARTÍCULO NORMATIVA
73; 74; 75; 76; 77 LOSNCP
117; 118; 119 Reglamento de la LOSNCP
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso custodia y control de garantías
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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso custodia y control de garantías
No. Actividad Rol Descripción Documento

La unidad de contabilidad mediante sus
Registrar garantías Analista de
1 analistas registra las garantías en el sistema e-
en sistema e-SIGEF Contabilidad
SIGEF
Memorando
Elaborar y remitir
con custodia de
memorando de Se elaborará memorando para la custodia de
garantía y
2 custodia de Contador (a) garantía y remite documento original a
documento
garantía y Tesorería
documento original original
Recibir y remitir
La unidad de tesorería a través de su líder
expediente a Líder de
3 recibirá y remitirá el expediente al analista Expediente
responsable de Tesorería
responsable de las garantías
garantías
Se verificará la documentación habilitante que
se encuentre conforme y se convalidará la
Verificar
información con la aseguradora.
documentación y
Analista de ¿La documentación está conforme?
4 convalidar
Tesorería Si la documentación está conforme va a la
información de la
actividad 5;
aseguradora
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 25
El responsable de la custodia de garantías
registrará la misma en el sistema de control de
Registrar garantías
Analista de garantías WEB-SYS-CAR, de la nueva garantía Formulario
5 en el sistema WEB-
Tesorería se creará en el formulario, para de esta forma
SYS-GAR
hacer seguimiento de acuerdo al vencimiento y
alerta de sistemas.
Generar archivo de Analista de Se generará el archivo físico de garantías en
6
garantías Tesorería forma cronológica por año y meses
Realizar control del Mensualmente se realizará el control del
Analista de
7 vencimiento de vencimiento de garantías para establecer
Tesorería
garantías acciones preventivas
Reporte de
Emitir reporte de
Analista de Del control mensual que se realiza se emitirá garantías por
8 garantías por
Tesorería un reporte de garantías por caducarse caducarse
caducarse
Se remitirá al Director Financiero el informe de

Remitir informe al Analista de Informe de
9 garantías por caducarse para aprobación del
Director Financiero Tesorería garantías por
mismo
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caducarse
Receptar, sumillar y El/la Director (a) Financiero sumillará el

remitir a Director (a) informe de garantías a caducarse y remitirá a Expediente
10
contabilidad para el Financiero contabilidad para continuar con el proceso de
control renovación o liberación de las garantías
En base a la revisión de los mayores contables
realizado por la unidad de Contabilidad se
Revisar informe en determinará la renovación o la liberación de
Analista de
11 base a los mayores las garantías.
Contabilidad
contables ¿Es renovación o liberación?
Si es renovación va a la actividad 14;
Si liberación va a la actividad 19
Realizar y Una vez determinada la renovación se
Analista de
12 consolidar informe realizará y consolidará el informe de
Contabilidad
de renovación renovación
Autorizar la En base al informe de renovación el/la Director
Director (a)
13 renovación y remitir (a) Financiero autorizará la renovación y Expediente
Financiero
documentación remitirá la documentación a Tesorería
Solicitud de
Elaborar solicitud Analista de Se elaborará la solicitud de renovación de
14 renovación
de renovación Tesorería garantías
Una vez elaborada la solicitud de renovación

se entregará a la empresa aseguradora o Oficio de
Entregar solicitud entrega de
Analista de institución financiera, y se realizará el
15 de renovación solicitud de
Tesorería respectivo seguimiento por parte del analista
firmada renovación
de tesorería para obtener el documento de
renovación y cumplir los tiempos establecidos
Empresa Documento
aseguradora La empresa aseguradora o institución físico de
16 Renovar garantías
o institución financiera renovará la garantías renovación
financiera
Registrar la
renovación en el Analista de Se registrará en el sistema WEB-SYS-CAR la
17
sistema WEB-SYS- Tesorería renovación de las garantías
GAR
Obtenida la renovación y una vez que fue
Archivar Analista de
18 subida al sistema se procede a archivar el Expediente
documentación Tesorería
Expediente
Una vez determinado que no se renovará la Oficio
Solicitar a la
Analista de garantía, se solicitará a la empresa solicitando
19 aseguradora la
Tesorería aseguradora o institución financiera disponga liberación
liberación
la liberación de la misma
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Solicitar la Mediante oficio el promotor o consultor 32232101011211111101080

20 devolución de Promotor solicitará la liberación de las garantías a la Oficio
garantías unidad de tesorería
Convalidar la
Analista de Se convalidará la información remitida por el
21 información del
Contabilidad promotor
promotor
Una vez convalidada la información el analista
Realizar y Informe de
Analista de de contabilidad realizará y consolidará el
22 consolidar informe
Contabilidad informe de liberación para su respectiva liberación
de liberación
aprobación
La Dirección Financiera mediante su
Autorizar la
Director (a) Director(a) Financiero autorizará la liberación y Expediente
23 liberación y remitir
Financiero remitirá la documentación para que continúe
documentación
con la liberación
Cuando haya sido aprobada la devolución de Acta de
Realizar acta de
Analista de las garantías se realizará el acta de devolución devolución de
24 devolución de
Tesorería de garantías, y se archivará la documentación garantías
garantías
resultante del trámite realizado
Gestionar la Determinado la inconformidad de los
Analista de
25 conformidad de la documentos, se solicitará la documentación
Tesorería
documentación necesaria, completa y conforme
Remitir Se remitirá la documentación solicitada para Documentación
Analista de
26 documentación continuar con el proceso y vuelve a la actividad solicitada
Contabilidad
solicitada 4
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso custodia y control de garantías

N° Indicador Fórmula de Unidad de Responsable Fuente de la Frecuencia
Cálculo Medida de Medición Medición de Medición
1 Control de (# de garantías Porcentaje Tesorería Sistema e- Semestral
garantías remitidas / # de SIGEF
garantías
registradas en
sistema WEB-
SYS-GAR)x100
2 Renovación (# de garantías Porcentaje Tesorería Sistema WEB- Mensual
de garantías renovadas / SYS-GAR
total de
garantías por
renovar)x100
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8.2 Subproceso gestión de ingresos
8.2.1. Ficha del subproceso gestión de ingresos
Gestión de ingresos
Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-02
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Controlar los ingresos que la institución genera sea por servicio
de avalúos o varios conceptos.
DISPARADOR:
 Incumplimientos contractuales,
 Solicitar la emisión del valor del avalúo
ENTRADAS:
 Informe técnico de contratos de consultoría, construcción y/o
fiscalización
 Requerimiento de institución pública o privada y/o persona
natural de avalúo de un bien inmueble
 Notificar al contratista la devolución del monto o el pago del
valor de los piegos
 Receptar cheque a favor del MIDUVI
 Realizar conciliación bancaria
 Verificar efectivización en el estado de cuenta
 Realizar y remitir recibo de caja
 Generar archivo físico y digital
Productos/Servicios  Gestionar los ingresos por varios conceptos

del Subproceso:
 Gestionar los ingresos por servicio de avalúos

Subproceso:
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8.2.2 Controles del subproceso gestión de ingresos
ARTÍCULO NORMATIVA
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos
1 Tesorería Subproceso vinculado a gestión de ingresos
por incumplimiento
2 por servicio de Tesorería Subproceso vinculado a gestión de ingresos
avalúos
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8.2.1.1 Subproceso vinculado a gestión de ingresos varios (por incumplimiento, valor
por interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías)
8.2.1.2 Ficha del subproceso gestión de ingresos varios (por incumplimiento, valor
por interés, multas, venta de bases y efectivización de garantías)
Gestión de ingresos por varios conceptos

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-02-01
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Controlar los ingresos que genera la institución por
incumplimiento, valor por interés, multas, venta de bases y
efectivización de garantías
DISPARADOR:
 Incumplimientos contractuales, valor por interés, multas, venta
de bases, y efectivización de garantías.
ENTRADAS:
 Informe técnico de contratos de consultoría, construcción y/o
fiscalización
 Notificar al contratista o promotor
 Receptar cheque a nombre del MIDUVI
 Realizar recibo de caja
 Generar papeleta de depósito
 Verificar efectivización en la cuenta respectiva
 Generar archivo físico y digital
Productos/Servicios  Gestionar los ingresos por incumplimiento hasta la consecución

del Subproceso: del mismo y generar su archivo físico y digital

Subproceso:
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
Página 19 de 79
8.2.1.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos32232101011211111101080

varios (por
incumplimiento, valor por interés, multas, venta de bases y efectivización de
garantías)
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.2.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos32232101011211111101080

varios (por
garantías)

Una vez identificado el incumplimiento
Notificar al
contractual por parte del contratista y/o
contratista o Dirección
promotor inmobiliario, mediante el informe Oficio de
1 promotor el motivo Provincial /
técnico, se notificará al mismo la notificación
de la devolución de Matriz
notificación de los montos a devolver por
montos
incumplimiento y la motivación del exigible
La Dirección Provincial o la matriz
Establecer tiempo de Dirección
establecerán tiempo de la devolución de los
2 devolución de Provincial /
montos para cumplimiento del contratista o
montos Matriz
promotor inmobiliario
Una vez que el contratista y/o promotor
inmobiliario, recibe y verifica la notificación
tiene 15 días hábiles para pronunciarse y
Contratista realizar la entrega de los valores notificados.
Recibir y verificar
3 y/o Promotor ¿Procede devolución en tiempo establecido?
notificación
Inmobiliario Si se realiza la devolución en el tiempo
establecido va a la actividad 4;
Si no se realiza la devolución en el tiempo
establecido va a la actividad 16
Receptar cheque Dirección Se receptará el cheque el mismo que tiene
4 certificado a nombre Provincial / que ser certificado y deberá estar a nombre
del MIDUVI Matriz del MIDUVI
Realizar carta La Dirección provincial remite cheque con la Memorando
Dirección
explicativa y remitir carta explicativa del motivo de los valores con expediente
5 Provincial /
a la Dirección entregados por el contratista y/o promotor y carta
Matriz
Financiera inmobiliario, y remitirá al Director Financiero explicativa
Reasignar
Director (a) Se reasignará el expediente a Tesorería para
6 expediente a Expediente
Financiero su verificación, recaudación y registro
Tesorería
El analista de tesorería verificará la
documentación y el cheque que se encuentre
Verificar la conformidad.
Analista de
7 documentación y ¿La documentación es correcta? Expediente
Tesorería
cheque Si la documentación está correcta va a la
actividad 8;
Si la documentación no está correcta va a la
MIDUVI, 2015.
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actividad 27 32232101011211111101080
Realizar recibo de Tesorería emitirá un recibo de caja el mismo

Analista de
8 caja fichado y que será fichado y numerado a nombre del Recibo de caja
Tesorería
numerado remitente el mismo que será controlado
Se llevará un control mediante una hoja de
Ingresar a base de Analista de excel en la misma que se ingresará los datos
9
datos de excel Tesorería correspondiente de los ingresos recibidos por
diferentes conceptos
Del cheque recibido se generará una
Generar papeleta de Analista de papeleta de depósito a la cuenta rotativa de Papeleta de
10
depósito Tesorería ingresos aperturada en el banco del pacífico depósito
con su respectivo ítem presupuestario
Se realizará el depósito respectivo, la
Analista de
11 Realizar depósito papeleta de depósito se anexará al
Tesorería
expediente para su seguimiento
Se realizará conciliación bancaria en hoja de
Realizar conciliación Analista de
12 excel contable, confrontando el control de
bancaria en excel Tesorería
ingresos del sistema e-SIGEF
Verificar El analista de Tesorería verificará la
Analista de
13 efectivización en la efectivización del cheque en la cuenta
Tesorería
cuenta respectiva respectiva
Una vez que se efectivizó en la cuenta se
Registrar en sistema Analista de CUR de
14 registrará en el sistema e-SIGEF de acuerdo a
e-SIGEF Tesorería recaudación
ítem presupuestario
Generar archivo Analista de Se generará archivo físico y digital para
15 Expediente
físico y digital Tesorería custodio de documentos
Debido a que el contratista y/o promotor Oficio
Contratista
Solicitar convenio de inmobiliario no procedió a la devolución en el solicitando
16 y/o promotor
pagos tiempo establecido, solicitará convenio de convenio de
inmobiliario
pagos al MIDUVI pagos
Se elaborará el convenio de pagos para que
Dirección
Elaborar convenio el contratista y/o promotor inmobiliario Convenio de
17 Provincial /
de pagos cumpla con las obligaciones hacia la pagos
Matriz
institución
Establecido el convenio de pago el
Notificar los Contratista contratista y/o promotor inmobiliario
18 desembolsos y/o promotor notificará los desembolsos realizados, a favor
realizados inmobiliario del MIDUVI cumpliendo el convenio y
cronograma establecido
Analista de Cada mes se emitirá un recibo de caja de los
19 Emitir recibo de caja Recibo de caja
Tesorería desembolsos realizados
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Notificar al 32232101011211111101080
Se notificará al contratista y/o promotor
contratista y/o Analista de
20 inmobiliario el recibo de caja. Oficio
promotor el recibo Tesorería
Va a la actividad 22
de caja
Verificar la
Analista de El analista de tesorería verificará la
21 efectivización de
Tesorería efectivización de valores en la cuenta
valores en la cuenta
Memorando
Emitir memorando a Se emite el memorando a contabilidad para
Analista de solicitando
22 Contabilidad de su registro contable del valor del pago
Tesorería registro de
registro de valor efectuado
valor
Registrar valor en Analista de
23 Se registrará el valor en el sistema e-SIGEF CUR contable
sistema e-SIGEF Contabilidad
Una vez registrado el valor se notificará el
Notificar el registro Analista de
24 número de CUR del valor registrado en el
realizado Contabilidad
sistema e-SIGEF
Con la notificación del registro se registrará
Registrar en base de Analista de en la base de excel detallando número de
25 Expediente
excel Tesorería CUR y documentos que habilitan el
expediente
26 Expediente
Solicitar Si la documentación habilitante no está
Analista de
27 correcciones conforme se solicitará las respectivas
Tesorería
respectivas correcciones a fin de que el proceso continúe
Realizar Dirección Se realizarán las correcciones solicitadas y se
Documentación
28 correcciones Provincial y/o remitirán al requirente.
corregida
solicitadas Matriz Va a la actividad 7
8.2.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de ingresos varios (por

garantías)
N° Indicador Fórmula de Unidad de Responsable Fuente de Frecuencia
Cálculo Medida de Medición la de Medición
Medición
1 Ingresos por (# de ingresos por Porcentaje Tesorería Quipux Semestral
incumplimiento incumplimiento
tramitados / total
de ingresos por
incumplimiento
receptados)x100
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8.2.2.1 Subproceso vinculado a gestión de ingresos (por servicios de avalúos)
8.2.2.2 Ficha del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos
Gestión de ingresos por servicios de avalúos

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-02-02
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Controlar los ingresos que genera la institución por servicios de
avalúos
DISPARADOR:
 Solicitar la emisión del valor del avalúo
ENTRADAS:
 Requerimiento de institución pública o privada y/o persona
natural de avalúo de un bien inmueble
 Solicitar la emisión del avalúo
 Emitir y registrar factura en base de Excel
 Verificar estado de cuenta y efectivización de valores
 Generar archivo
Productos/Servicios  Gestionar los ingresos por servicio de avalúos hasta la

del Subproceso: consecución del mismo y generar su archivo físico y digital

Subproceso:
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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32232101011211111101080
8.2.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos
8.2.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos

Solicitud de
Solicitar la emisión La institución requirente del avalúo solicita la
1 Requirente emisión del
del valor del avalúo emisión del valor del avalúo
valor de avalúo
Analista de Tesorería emite la factura por los servicios de
2 Emitir factura Factura
Tesorería avalúos
Registrar factura en Analista de Se registrará la factura en la base de excel
3
base de excel Tesorería para control interno de la unidad
Tesorería hará seguimiento de la factura
emitida para recaudar los valores
establecidos dentro del mismo mes de
emisión de la misma
Hacer seguimiento Analista de
4 ¿Recauda los valores en el mismo mes?
de la factura Tesorería
Si los valores recaudados son dentro del
mismo mes va a la actividad 5
Si los valores no son recaudados dentro del
mismo mes va a la actividad 10
MIDUVI, 2015.
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Verificado la realización de la transferencia
Verificar estado de
Analista de por la entidad requirente se verifica en el
5 cuenta del Banco
Tesorería estado de cuenta del Banco Central su
Central
acreditación
Se realizará y remitirá el recibo de caja al
Realizar y remitir Analista de requirente para retiro del informe técnico del
6 Recibo de caja
recibo de caja Tesorería avalúo y se verificará la efectivización de
valores en la cuenta respectiva
Se registrará en el sistema e-SIGEF las
Registrar en sistema Analista de CUR de
7 facturas , también se solicitará y aprobará el
e-SIGEF Tesorería recaudación
CUR de recaudación
Una vez registrado se alimentará la base de
Ingresar en base de Analista de
8 datos de excel para control de la unidad de
datos de excel Tesorería
tesorería
9 Expediente
Debido a que no se recaudó la factura dentro
Analista de
10 Anular la factura del mismo mes se procederá a anular la
Tesorería
factura y va a la actividad 2
8.2.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de ingresos por servicio de

avalúos

Cálculo Medida de Medición la de Medición
Medición
1 Ingresos por (# de ingresos Porcentaje Tesorería Quipux Semestral
servicios de por servicio de
avalúos avalúos
tramitados /
total de ingresos
por avalúos
receptados)x100
MIDUVI, 2015.
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8.3 Subproceso gestión tributaria
8.3.1. Ficha del subproceso gestión tributaria
Gestión tributaria
Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-03
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar y pagar las declaraciones de impuestos adquiridos por la
institución
DISPARADOR:
 Necesidad de declarar impuestos por las obligaciones
contractuales adquiridas
ENTRADAS:
 Expediente
 Ingresar facturas de proveedores en el sistema SIITAC
 Ingresar comprobantes de retención electrónica, facturas,
comprobantes de retención anulados, y facturas anuladas.
 Confrontar información
 Generar formularios 103, 104 y anexo transaccional
 Legalizar el pago
 Archivar física y digitalmente
Productos/Servicios  Comprobantes de pagos (físico y digital archivado)

del Subproceso:
Subproceso:
MIDUVI, 2015.
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8.3.2 Controles del subproceso gestión tributaria
ARTÍCULO NORMATIVA
Capítulo IX Ley de Régimen Tributario Interno
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión tributaria
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión tributaria

Del expediente de pagos recibidos, se
Ingresar facturas de
Analista de ingresará las facturas de proveedores de Expediente
1 proveedores en
Tesorería adquisición de bienes y prestación de servicios
sistema SITAC
en el sistema SITAC
Ingresar los
Una vez ingresado las facturas se procede a
comprobantes de Analista de
2 ingresar los comprobantes de retención
retención Tesorería
electrónico
electrónico
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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Ingresar las 32232101011211111101080

Analista de
3 facturas de ventas Se ingresará las facturas de ventas mensuales
Tesorería
mensuales
Ingresar
Analista de Se ingresará los comprobantes de retención
4 comprobantes de
Tesorería anuladas
retención anuladas
Ingresar facturas Analista de
5 Se ingresará las facturas anuladas
anuladas Tesorería
Reporte de
Cuando se ha ingresado los documentos en el
Emitir reporte de Analista de compras y/o
6 sistema se emitirá un reporte de compras y/o
compras y/o ventas Tesorería ventas
ventas
Reporte
Emitir reporte e-
Analista de El analista de tesorería emitirá un reporte cuentas por
7 SIGEF cuentas por
Tesorería físico de cuentas por pagar pagar
pagar
Confrontar
información de
compras, ventas y
relación de Se confrontará la información ingresada en el
dependencia del sistema SITAC de compras, ventas y relación de
Analista de
8 reporte de cuentas dependencia en contra el reporte de
Tesorería
por pagar al SRI del remuneración SPRYN y las cuentas por pagar al
sistema e-SIGEF vs SRI del sistema e-SIGEF
reporte de
remuneración
SPRYN
Se consolidará la información.
Una vez consolidada la información se
Consolidar Analista de determinará:
9
información Tesorería Si es formulario 104 va a la actividad 9
Si es formulario 103 va a la actividad 11
Si es anexo transaccional va a la actividad 13
Generar formulario Analista de
10 Se generará el formulario 104 Formulario 104
104 Tesorería
Cuando se haya generado el formulario 104 se
Subir al sistema del
Analista de subirá al sistema del SRI la declaración de
11 SRI la declaración
Tesorería impuestos IVA.
de impuestos IVA
Y pasa a la actividad 15
Generar formulario Analista de
12 Se generará el formulario 103 Formulario 103
103 Tesorería
Transcribir la Cuando se haya generado el formulario 103 se
Analista de
13 información del transcribirá la información del sistema SITAC al
Tesorería
SITAC al sistema del sistema del SRI.
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SRI Y pasa a la actividad 15 32232101011211111101080
Generar anexo Analista de Anexo

14 Se generará el anexo transaccional
transaccional Tesorería transaccional
Subir al sistema del Cuando se haya generado el anexo
SRI el anexo Analista de transaccional se subirá al sistema del SRI el
15
transaccional del Tesorería anexo transaccional del impuesto a la renta.
impuesto a la renta Y pasa a la actividad 15
Imprimir Una vez subida la información en cualquiera de
Analista de Comprobantes
16 comprobantes de los casos se imprimirá los comprobantes de
Tesorería de pago
pago pago
Analista de
17 Legalizar el pago Se legalizará el pago
Tesorería
Notificar mediante
El SRI notificará mediante Zimbra la
18 Zimbra la SRI
confirmación de la legalización del pago
confirmación
Archivar física y Analista de Se archivará el expediente de forma física y Expediente
19
digitalmente Tesorería digital para su custodio
8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión tributaria
N° Indicador Fórmula de Unidad de Responsab Fuente de la Frecuencia

Cálculo Medida le de Medición de Medición
Medición
1 Tributaciones (# de Porcentaje Tesorería Sistema e- Semestral
legalizaciones de SIGEF
pago realizadas /
# de
legalizaciones de
pago
registradas)x100
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.4 Subproceso gestión de comprobantes electrónicos
8.4.1. Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos
Gestión de comprobantes electrónicos

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-04
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Generar los comprobantes electrónicos de las obligaciones
adquiridas por el MIDUVI y de las instituciones o personas
naturales a favor de la Institución.
DISPARADOR:
 Necesidad de generar retenciones electrónicas a favor de los
proveedores
 Necesidad de generar factura electrónica por petición de avalúos
ENTRADAS:
 Solicitud de pago
 Petición de avalúo
 Generar archivo de comprobante electrónico
 Enviar la solicitud de autorización al SRI
 Legalizar el pago
 Archivar expediente
 Solicitar la emisión de la factura
 Remitir factura electrónica a beneficiario
Productos/Servicios  Comprobante de retención electrónica

del Subproceso:
 Factura electrónica

Subproceso:
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.4.2 Controles del subproceso gestión de comprobantes electrónicos
ARTÍCULO NORMATIVA
Resolución NAC-DGRCG14-00788
Capítulo I Ley de Régimen Tributario Interno
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de comprobantes electrónicos
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
Página 32 de 79
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de comprobantes 32232101011211111101080

electrónicos

Gestión de
comprobantes Subproceso vinculado a gestión de
1 Tesorería
electrónicos comprobantes electrónicos
(retenciones)
Gestión de
comprobantes Subproceso vinculado a gestión de
2 Tesorería
electrónicos comprobantes electrónicos
(avalúos)
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.4.1.1 Subproceso vinculado a gestión de comprobantes electrónicos (retenciones)
8.4.1.2 Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos (retenciones)
Gestión de comprobantes electrónicos (retenciones)

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-04-01
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Generar los comprobantes electrónicos de las obligaciones
adquiridas por la Institución
DISPARADOR:
 Necesidad de generar retenciones electrónicas a favor de los
proveedores
ENTRADAS:
 Solicitud de pago
 Generar archivo de comprobante electrónico en sistema e-SIGEF
 Generar comprobante de retención pre impreso
 Legalizar pago
Productos/Servicios  Comprobante de retención electrónica

del Subproceso:
Subproceso:
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.4.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de comprobantes32232101011211111101080

electrónicos
(retenciones)
8.4.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de comprobantes electrónicos

(retenciones)

Generar archivo de
En el sistema e-SIGEF se generará el archivo
comprobante Analista de
1 de comprobante electrónico de la solicitud de
electrónico en Tesorería
pago
sistema e-SIGEF
Firmar digitalmente
Analista de Se firmará digitalmente el comprobante
2 el comprobante
Tesorería electrónico mediante el sistema de e-SIGEF
electrónico
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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El analista de tesorería enviará la solicitud 32232101011211111101080

de
Enviar la solicitud de Analista de Solicitud de
3 autorización al SRI de emisión del
autorización al SRI Tesorería autorización
comprobante de retención electrónico
El SRI deberá establecer el número de
autorización.
Establecer número
4 SRI ¿Autoriza?
de autorización
Si el SRI autoriza va a la actividad 5;
Si el SRI no autoriza va a la actividad 6
Una vez que el SRI a autorizado mediante el
Revisar autorización numero al analista de tesorería deberá
Analista de Comprobante
5 e imprimir revisar la misma e imprimir el comprobante
Tesorería de retención
comprobante electrónico de retención.
Va a la actividad 7
En el caso de que el SRI no autoriza, la unidad
Generar
de tesorería mediante su analista procederá
comprobante de Analista de Comprobante
6 a generar el comprobante de retención pre
retención pre Tesorería de retención
impreso.
impreso
Va a la actividad 7
Anexar
Analista de Cuando es generado el comprobante de pago
7 comprobante de Expediente
Tesorería se anexará el mismo al expediente de pago
pago a expediente
Analista de La unidad de tesorería mediante su analista
8 Legalizar pago
Tesorería legalizará el pago
Remitir
comprobante de Analista de Se remitirá una copia del comprobante de
9
retención a Tesorería retención al proveedor
proveedor
Analista de Se archivara expediente para custodio de la
10 Archivar expediente Expediente
Tesorería unidad de tesorería

(retenciones)
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Responsable Fuente de Frecuencia

Medida de Medición la Medición de Medición
1 Emisión de (# de retenciones Porcentaje Tesorería Quipux Semestral
retenciones emitidas por
ingresos de
solicitudes de pago
/ total de ingresos
de solicitudes de
pago
receptados)x100
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.4.2.1 Subproceso vinculado a gestión de comprobantes electrónicos (facturas)
8.4.2.2 Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos (facturas)
Gestión de comprobantes electrónicos (facturas)

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-04-02
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Generar las facturas electrónicas de los servicios prestados por la
Institución
DISPARADOR:
 Necesidad de generar factura electrónica por petición de avalúos
ENTRADAS:
 Petición de avalúo
 Solicitar la emisión de la factura
 Generar factura en plataforma del SRI
 Firmar y enviar la solicitud de autorización del SRI
 Remitir a beneficiario factura electrónica
 Archivar físico y virtual
Productos/Servicios  Factura electrónica

del Subproceso:
Subproceso:
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.4.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de comprobantes electrónicos32232101011211111101080

(facturas)
8.4.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de comprobantes electrónicos (facturas)

Si existe petición de avalúo la unidad Solicitud de
Solicitar la emisión Unidad
1 requirente solicitará la emisión de la factura emisión de
de la factura Requirente
del mismo factura
Memorando
Solicitar el trámite Analista de El analista de tesorería solicitará el trámite
2 solicitando
de avalúo a DINAC Tesorería de avalúo a la DINAC
trámite
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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Emite el oficio de Analista de la Se emitirá el oficio de avalúo para generar la Oficio de
3
avalúo DINAC factura electrónica por la unidad de tesorería avalúo
Generar factura en Analista de En el sistema del SRI se generará la factura
4
plataforma del SRI Tesorería que será entregada al requirente
Firmar documento Analista de
5 Se firmará el documento electrónicamente
electrónicamente Tesorería
Enviar la solicitud de Analista de El analista de tesorería enviará la solicitud de Solicitud de
6
autorización del SRI Tesorería autorización al SRI autorización
Establecer número El Servicio de Rentas Internas establecerá el
7 SRI
de autorización número de autorización
Analista de Una vez que contamos con el número de
Revisar e imprimir Factura
8 Tesorería autorización emitido por el SRI revisaremos e
factura electrónica electrónica
imprimiremos la factura electrónica
Remitir a Analista de
Se remitirá a beneficiario la copia de la
9 beneficiario factura Tesorería
factura electrónica
electrónica
Archivar físico y Analista de La unidad de tesorería generará un archivo
10 Expediente
virtual Tesorería físico y digital para custodio de documentos

(facturas)

Cálculo Medida de Medición la Medición de Medición
1 Facturaciones (# de peticiones de Porcentaje Tesorería Quipux Semestral
electrónicas avalúos realizadas
/ total de
peticiones de
avalúos
receptados) x 100
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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32232101011211111101080
8.5 Subproceso gestión de solicitud de pagos
8.5.1. Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos
Gestión de solicitud de pagos

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-05
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar los pagos por las obligaciones contractuales adquiridas
por la Institución
DISPARADOR:
 Necesidad de pagar las obligaciones contractuales adquiridas
ENTRADAS:
 Expediente de pago
 Enumerar y fechar el expediente
 Registrar ingreso en base de datos de excel
 Solicitar el pago en sistema e-SIGEF
 Realizar el seguimiento de pago
 Emitir comprobante de pago
 Legalizar CUR de pago
Productos/Servicios  Gestión de solicitud de pagos por adquisición de bienes y

del Subproceso: servicios
 Gestión de solicitud de pagos por viáticos
 Gestión de solicitud de pagos por anticipos contractuales,
creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos

Subproceso:
Tipo de cliente:  Interno y externo
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.5.2 Controles del subproceso gestión de solicitud de pagos
ARTÍCULO NORMATIVA
LOSNCP
Reglamento de la LOSNCP
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
Página 41 de 79
32232101011211111101080
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos

Gestión de solicitud
de pagos por Subproceso vinculado a gestión de solicitud de
1 Tesorería
adquisición de pagos
bienes y servicios
Subproceso vinculado a gestión de solicitud de
2 de pagos por Tesorería
pagos
viáticos
de pago por
anticipos
contractuales, Subproceso vinculado a gestión de solicitud de
3 Tesorería
creación de caja pagos
chica, anticipo de
sueldos y anticipo
de viáticos
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.5.1.1 Subproceso vinculado a gestión de solicitud de pagos (por adquisición de
bienes y servicios)
8.5.1.2 Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos por adquisición de bienes
y servicios
Gestión de solicitud de pagos por adquisición de bienes y servicios

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-05-01
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
por la Institución por concepto de adquisición de bienes y
servicios
DISPARADOR:
 Necesidad de pagar las obligaciones contractuales adquiridas por
adquisición de bienes y servicios
ENTRADAS:
Productos/Servicios  CUR de pago legalizado

del Subproceso:
Subproceso:
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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8.5.1.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos por
8.5.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos por


Cuando a la unidad de tesorería le llega el
Enumerar y fechar el Analista de
1 expediente de pago procedemos a enumerar Expediente
expediente Tesorería
y fechar el mismo
Registrar ingreso en Una vez que se encuentra el expediente
Analista de
2 base de datos de enumerado y fechado se registrará en base
Tesorería
excel de datos de excel
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Se procede a convalidar la información 32232101011211111101080

de
acuerdo a la Normativa Legal Vigente.
¿La documentación está conforme?
Convalidar la Analista de
3 Si la documentación está conforme pasa a la Expediente
actividad 4;
actividad 17
Solicitar el pago en Analista de En el sistema de gestión financiera e-SIGEF el
4
sistema e-SIGEF Tesorería analista de tesorería solicitará el pago
Gestión de
Comprobante
5 Comprobantes Tesorería Subproceso
electrónico
Electrónicos
Se realizará el seguimiento de pago, en el
sistema financiero e-SIGEF
¿El pago está confirmado?
Realizar el Analista de
6 Si el pago está confirmado va a la actividad
seguimiento de pago Tesorería
7;
Si el pago no está confirmado va a la
actividad 12
Una vez confirmado que el pago fue
Emitir comprobante Analista de Comprobante
7 realizado el analista de tesorería emitirá el
de pago Tesorería de pago
comprobante de pago
El analista de tesorería de actualizará la base
Actualizar base de Analista de
8 de datos de excel de las obligaciones de
proveedores
Entregar
Analista de Se entregará el comprobante de retención al Comprobante
9 comprobante de
Tesorería beneficiario de retención
retención
Confirmado el pago y actualizada la
Legalizar el CUR de Analista de información respectiva, el analista de
10 CUR de pago
pago con contratista Tesorería tesorería se legalizará el CUR de pago con el
contratista
La información física generada durante las
Archivar de forma Analista de
11 actividades del proceso se archivará de Expediente
alfabética Tesorería
forma alfabética
Una vez confirmado que el pago no fue
realizado, se verificará el estado del mismo
en el sistema financiero e-SIGEF y se hará
Verificar en sistema Analista de seguimiento.
12
e-SIGEF el estado Tesorería ¿El pago está rechazado?
Si el pago fue rechazado va a la actividad 13;
Si el pago no fue rechazado regresa a la
actividad 6
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32232101011211111101080
Realizar Analista de El analista de Tesorería realizará la
13
reclasificación Tesorería reclasificación
Generar CUR
Analista de Se generará el CUR contable en el sistema
14 contable en sistema
Tesorería financiero e-SIGEF
e-SIGEF
De la generación del CUR contable mediante
Solicitar Analista de el sistema e-SIGEF, la unidad de tesorería
15
autorización Tesorería solicitara la autorización del mismo a la
Dirección Financiera
El/la directora (a) Financiero aprobará la
Aprobar la Director (a) solicitud y por ende la reclasificación.
16
reclasificación Financiero Una vez aprobada la reclasificación regresa a
la actividad 6
De la no conformidad en los documentos
Analista de detectada se procede a devolver el
17 Devolver expediente Expediente
Tesorería expediente solicitando las correcciones
necesarias para continuar con el proceso
analistas realizarán las correcciones
Realizar Analista de
18 solicitadas para de esta forma tener la
correcciones Contabilidad
conformidad de los documentos solicitados.
Y se regresa la continuidad en la actividad 3


1 Solicitudes (# de solicitudes de Porcentaje Tesorería Quipux Semestral
de pagos pago emitidas por
adquisición adquisición de
de bienes y bienes y servicios /
servicios total de solicitudes
de pago de
adquisición de
bienes y servicios
receptados)x100
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8.5.2.1 Subproceso vinculado a gestión de solicitud de pagos (por viático)
8.5.2.2 Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos
Gestión de solicitud de pagos por viáticos

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-05-02
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
por la Institución por concepto de pagos de viáticos
DISPARADOR:
pagos de viáticos
ENTRADAS:

del Subproceso:
Subproceso:
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8.5.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos
8.5.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos por viáticos

y fechar el mismo
Analista de
Tesorería
Convalidar la Se procede a convalidar la información de
Analista de
3 documentación y acuerdo a la Normativa Legal Vigente y se Expediente
Tesorería
cálculos de viáticos realiza los cálculos de viáticos.
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¿La documentación está conforme? 32232101011211111101080

Si la documentación está conforme pasa a la
actividad 4;
actividad 15
4
7;
actividad 10
6 realizado el analista de tesorería emitirá el
comprobante de pago
El analista de tesorería de actualizará la base
7 de datos de excel de las obligaciones de
viáticos nacionales y externos
Confirmado el pago y actualizada la
Legalizar el CUR de
Analista de información respectiva, el analista de
8 pago con CUR de pago
Tesorería tesorería se legalizará el CUR de pago con el
funcionario
funcionario
La información física generada durante las
Archivar de forma Analista de
9 actividades del proceso se archivará de Expediente
alfabética Tesorería
forma alfabética
10
actividad 5
11
Generar CUR
12 contable en sistema
e-SIGEF
Solicitar Analista de
13 el sistema e-SIGEF, la unidad de tesorería
autorización Tesorería
solicitara la autorización del mismo a la
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Dirección Financiera 32232101011211111101080

14
la actividad 5

viáticos

de pagos pago emitidas por
por viáticos viáticos / total de
solicitudes de pago
por viáticos)x100
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32232101011211111101080
8.5.3.1 Subproceso vinculado a gestión de solicitud de pagos (por anticipos
contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos)
8.5.3.2 Ficha del subproceso gestión de solicitud de pagos por anticipos

contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos
Gestión de solicitud de pagos por anticipos contractuales, creación de

Subproceso: caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos
Código del
CGAF-DF-T-05-03
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
por la Institución por concepto de anticipos contractuales,
creación de caja chica, anticipos de sueldos y anticipo de viáticos.
DISPARADOR:
anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipo de
sueldos y anticipo de viáticos.
ENTRADAS:

del Subproceso:
Subproceso:
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8.5.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de solicitud de pagos32232101011211111101080

por anticipos
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8.5.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de solicitud de pagos32232101011211111101080

por anticipos

y fechar el mismo
Analista de
Tesorería
Se procede a convalidar la información de
acuerdo a la Normativa Legal Vigente.
¿La documentación está conforme?
Convalidar la Analista de
3 Si la documentación está conforme pasa a la Expediente
actividad 4;
actividad 39
Solicitar
Analista de El analista de tesorería solicitara la
4 autorización en
Tesorería autorización en el sistema financiero e-SIGEF
sistema e-SIGEF
Aprobar la creación Director (a) El/la Directora (a) Financiero aprobará la
5
del CUR contable Financiero creación del CUR contable
6
8;
actividad 34
realizado el analista de tesorería emitirá el
comprobante de pago
Si es anticipos contractuales va a la actividad
8 9;
Si es creación de caja chica va a la actividad
13;
Si es anticipo de sueldos va a la actividad ;
Si es anticipo de viáticos va a la actividad ;
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Versión: 1
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Comunicar la 32232101011211111101080
confirmación de Analista de EL analista de tesorería comunicará la
9
pago a unidad Tesorería confirmación del pago a la unidad requirente
requirente
Actualizar base de Analista de Se actualizará la base de datos de pagos por
10
datos Tesorería anticipos contractuales
Legalizar CUR de
Analista de El analista de tesorería legalizará el CUR de
11 pago con el
Tesorería pago con el contratista
contratista
La documentación generada durante el
Analista de
12 Archivar expediente proceso (expediente) será archivado de
Tesorería
forma física
Comunicar a
Si es creación de caja chica el analista de
responsable de caja Analista de
13 tesorería comunicará al responsable de caja
chica el valor Tesorería
chica el valor acreditado
acreditado
14
datos Tesorería creación de caja chica
Legalizar CUR de
El analista de tesorería legalizará el CUR de
pago con Analista de
15 pago con el responsable de caja chica.
responsable de caja Tesorería
chica
Si es anticipo de sueldos el analista de
Registrar la garantía Analista de
16 tesorería registrará la garantía en la base de
en base de excel Tesorería
excel de pagos por anticipos de sueldos
Una vez registrado en la base de excel se
Analista de
17 Numerar la garantía numerará la garantía para control de la
Tesorería
misma
Archivar garantía Analista de
18 Se archivará la garantía por años
por años Tesorería
Solicitar informe a Cuando se cumple el lapso de tiempo de 6
Analista de
19 contabilidad sobre meses se solicitará un informe a contabilidad
Tesorería
estado de anticipos sobre el estado de anticipos
La unidad de contabilidad por medio de sus
Emitir informe de Analista de Informe de
20 analistas contestarán la solicitud mediante la
estado de anticipos Contabilidad anticipos
emisión del informe de estado de anticipos
Acta de
Realizar acta de Analista de Se procederá a realizar el acta de entregas
21 entrega -
entrega de garantías Tesorería de garantías a favor del beneficiario
recepción
El analista de tesorería notificará al
Notificar a Analista de
22 funcionario para proceder a entregar las
funcionario Tesorería
garantías
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32232101011211111101080
Analista de Se entregará las garantías.
23 Entregar garantías Garantías
Tesorería Va a la actividad 12.
24
datos Tesorería anticipo de viáticos
Solicitar informe de El analista de tesorería solicitará el informe
Analista de
25 liquidación de de liquidación de anticipos a la unidad de
Tesorería
anticipo de viáticos contabilidad
Generar informe de La unidad de contabilidad generará el Liquidación de
Analista de
26 liquidación de informe de liquidación de anticipos solicitada anticipo de
contabilidad
anticipo de viáticos por el analista de tesorería viáticos
El analista de tesorería actualizará la base de
datos de ingresos por anticipo de sueldos.
27 ¿Existe liquidaciones?
datos Tesorería
Si existe liquidaciones va a la actividad 28;
Si no existe liquidaciones va a la actividad 29
Si existen liquidaciones el analista de
Adjuntar liquidación Analista de tesorería adjuntará la liquidación al
28 Liquidación
al expediente Tesorería expediente.
Verificar descuento Analista de Se verificará que se haya realizado el
29
a través de nómina Tesorería descuento de nómina correspondiente
Generar recibo de Analista de El analista de tesorería generará el recibo de
30
caja Tesorería caja correspondiente al descuento realizado
Notificar a
Una vez generado la documentación de
contabilidad para Analista de
31 soporte se notificará a contabilidad para
amortizar el anticipo Tesorería
amortizar el anticipo del viático
de viático
Realizar La unidad de contabilidad mediante su CUR de
Analista de
32 amortización del analista realizará la amortización del liquidación
Contabilidad
anticipo de viático anticipo de viático contable
Se actualizará la base de datos de pagos por
33 anticipo de viáticos.
datos Tesorería
34
actividad 7
35
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Generar CUR 32232101011211111101080

36 contable en sistema CUR contable
e-SIGEF
Solicitar Analista de el sistema e-SIGEF, la unidad de tesorería
37
autorización Tesorería solicitara la autorización del mismo a la
Dirección Financiera
38
la actividad 7

anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de
viáticos
de pagos por pago emitidas por
anticipos anticipos
contractuales contractuales /
total de solicitudes
de pago por
anticipos
contractuales)x100
creación de creación de caja
caja chica
chica / total de
solicitudes de pago
por creación de
caja chica)x100
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3 Solicitudes (# de solicitudes de Porcentaje Tesorería Quipux 32232101011211111101080

Semestral
anticipo de anticipo de sueldos
sueldos
/ total de
solicitudes de pago
por anticipo de
sueldos)x100

anticipo de anticipo de viáticos
viáticos
/ total de
solicitudes de pago
por anticipo de
viáticos)x100
MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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32232101011211111101080
8.6 Subproceso gestión documental de trámites de pago
8.6.1. Ficha del subproceso gestión documental de trámites de pago
Gestión documental de trámites de pago

Subproceso:
Código del
CGAF-DF-T-06
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Gestionar y custodiar el archivo generado en la unidad de
tesorería por concepto de los trámites realizados por pago
DISPARADOR:
 Necesidad de llevar un control de la documentación generada
por conceptos de trámites de pago en la unidad de tesorería
ENTRADAS:
 Expediente

Productos/Servicios  Comprobantes de pagos (físico y digital archivado)

del Subproceso:
Subproceso:
8.3.2 Controles del subproceso gestión documental de trámites de pago
ARTÍCULO NORMATIVA
Normativa de Control Interno 405-04
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8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de32232101011211111101080

trámites de
pago
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de trámites de

pago

Una vez que se generó el expediente de pago,
se verificará la documentación que se
encuentre conforme.
Verificar
Analista de ¿Se encuentra el pago legalizado?
1 documentación
Tesorería Si el pago se encuentra legalizado va a la
generada por pagos
actividad 2;
Si el pago no se encuentra legalizado va a la
actividad 7.
Analista de Confirmado que el pago fue legalizado el
Enumerar y sellar el
2 Tesorería analista de tesorería procede a enumerar y Expediente
expediente
sellar el expediente
Actualizar base de Analista de Se actualizará la base de datos de obligaciones
3
datos de pago para su posterior control
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Tesorería 32232101011211111101080
Analista de El analista de Tesorería agrupará los

Agrupar los
Tesorería expedientes de pagos asignado número de
4 expedientes de
caja definiendo tipos de pago a proveedores –
pago
viáticos – sueldos
Analista de Las cajas deberán ser entregadas
Tesorería posteriormente a la unidad custodio de la Acta de
Elaborar acta de información física de los pagos realizados para entrega-
5
entrega recepción eso se elaborará el acta de entrega recepción recepción
de documentos, los mismo que contendrán el
inventario de lo que va a ser entregado.
Entregar archivo a Analista de
custodio de la Tesorería Se entregará el archivo a custodio de la
6
Dirección documentación de la Dirección Financiera
Financiera
Analista de En el caso de que el pago no se encuentra
Sacar reporte de Tesorería legalizado el pago el analista de tesorería
7 confirmación del sacará un reporte de confirmación de pago del
BCE Banco Central del Ecuador.
Va a la actividad 1
8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de trámites

de pago
N° Indicador Fórmula de Unidad de Responsab Fuente de la Frecuencia

Cálculo Medida le de Medición de Medición
Medición
1 Archivo de (# de Porcentaje Tesorería Sistema e- Semestral
documentación expedientes de SIGEF
pago archivados
/ # de
expedientes de
pago
generados)x100
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9.- Anexos
9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso custodia y control de garantías
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FICHA DEL SUBPROCESO FECHA:

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO DIRECCIÓN FINANCIERA
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Custodia y control de garantías
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Administrar las garantías generadas por los compromisos adquiridos por la institución por conceptos contractuales
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia registrando en el sistema e-SIGEF las garantías por la suscripción del contrato, hasta la renovación de garantías en el sistema WEB-SYS-GAR
o la liberación de las garantías por la no renovación de las mismas
DISPARADOR
Necesidad de administrar las garantías
PROVEEDORES ENTRADAS CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Unidad de contabilidad Suscripción del contrato
CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA

Unidad de tesorería Expediente de renovación de garantías
Promotor Devolución de garantías
RECURSOS
HUMANOS FISICOS TECNOLÓGICOS
Director (a) Financiero Computadoras Hardware de la institución
Contador (a) Teléfonos Software de la institución
Analistas de Contabilidad Escritorios
Analistas de Tesorería
Delegados de la Empresa Aseguradora o Institución Financiera
Promotor
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
LOSNCP Arts. 73; 74; 75; 76; 77
Reglamento de la LOSNCP Arts. 117;118; 119
REGISTROS
DENOMINACIÓN Código
Memorando con custodia de garantía y documento original
Expediente
Formulario
Reporte de garantías por caducarse
Oficio solicitando liberación
Solicitud de renovación
Oficio de entrega de solicitud de renovación
Acta de devolución de garantías
Documento físico de renovación
Acta de devolución de garantías
INDICADORES
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
(# de garantías remitidas / # de garantías registradas
Control de garantías
en sistema WEB-SYS-GAR)x100
(# de garantías renovadas / total de garantías por
Renovación de garantías
renovar)x100
TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO Carlos Delgado PROCESO Operación
TIEMPO DE CLICLO
LINEA BASE 0 (según GPR) 1
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO NO
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona Revisado por: Ing. Silvia Gomez Aprobado por: Econ. Carlos Delgado
Fecha: 01/10/2015 Fecha: 01/10/2015 Fecha: 01/10/2015
INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2
(# de garantías remitidas / # de garantías registradas en (# de garantías renovadas / total de garantías por
LINEA BASE
sistema WEB-SYS-GAR)x100 renovar)x100
META 80% 80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN Mónica Quishpe Mónica Quishpe
FRECUENCIA DE CALCULO Semestral Semestral

FUENTE PARA CALCULO e-SIGEF / WEB-SYS-GAR e-SIGEF / WEB-SYS-GAR
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Versión: 1
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Versión: 1
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9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de ingresos por varios
conceptos (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta de bases y
efectivización de garantías)

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-02-01
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión de ingresos por varios conceptos
Controlar los ingresos que genera la institución por incumplimiento, valor por interés, multas, venta de bases y/o efectivización de garantías
El proceso inicia con la notificación al contratista o promotor inmobiliario acerca de la devolución de los montos por varios motivos, hasta el registro de la
devolución de montos y archivo de expediente generado en el proceso.
DISPARADOR
Incumplimientos contractuales
Informe técnico de contratos de consultoría,

Direccion Provincial / Matriz
construcción y/o fiscalización
Unidad de Tesorería Registrar ingreso por incumplimiento y generar achivo
RECURSOS
Director (a) Provincial y/o Matriz Computadoras Hardware de la institución
Director (a) Financiero Teléfonos Software de la institución
Contador (a) Escritorios
Analistas de Contabilidad
Analistas de Tesorería
Promotor
REGISTROS
Oficio de notificación
Memorando con expediente y carta explicativa
Expediente
Recibo de caja
Papeleta de depósito
CUR de recaudación
Oficio solicitando convenio de pagos
Convenio de pagos
Memorando solicitando registro de valor
CUR contable
INDICADORES
(# de ingresos por incumplimiento tramitados / total
Ingresos por incumplimiento
de ingresos por incumplimiento receptados)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de ingresos por incumplimiento tramitados / total de
LINEA BASE
ingresos por incumplimiento receptados)x100
META 80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN Mónica Quishpe
FRECUENCIA DE CALCULO Semestral

FUENTE PARA CALCULO e-SIGEF / Quipux
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9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de ingresos32232101011211111101080

por servicios
de avalúos

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-02-02
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión de ingresos por servicios de avalúos
Controlar los ingresos que genera la institución por servicios de avalúos
El proceso inicia con la solicitud de la emisión del valor del avalúo por parte del requirente hacia la Institución, hasta el registro de los valores de avalúo y
archivo de expediente generado en el proceso.
DISPARADOR
Solicitar la emisión del valor del avalúo
Requirente Solicitud de emisión del valor del avalúo
Unidad de Tesorería Registrar ingreso por emisión de avalúo y generar achivo
RECURSOS
Requirentes Computadoras Hardware de la institución
Analista de Tesorería Teléfonos Software de la institución
Escritorios

REGISTROS
Solicitud de emisión del valor de avalúo
Factura
Recibo de caja
CUR de recaudación
Expediente
INDICADORES
(# de ingresos por servicio de avalúos tramitados /
Ingresos por servicios de avalúos
total de ingresos por avalúos receptados)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de ingresos por servicio de avalúos tramitados / total
LINEA BASE
de ingresos por avalúos receptados)x100
META 80%

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MIDUVI, 2015.
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9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión tributaria

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-03
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión tributaria
Realizar y pagar las declaraciones de impuestos adquiridos por la institución
El proceso inicia con la recepción del expediente de pago para ingresar las facturas de los proveedores en el sistema SITAC, hasta legalizar el pago, la
notificación mediante la zimbra y generar el archivo físico y digital.
DISPARADOR
Necesidad de declarar impuestos por las obligaciones contractuales adquiridas
Unidad de Contabilidad Expediente de pago
SRI / Unidad de Tesorería Pago legalizado y archivo de expediente
RECURSOS
SRI Computadoras Hardware de la institución
Unidad de Tesorería Teléfonos Software de la institución
Escritorios

Ley de Régimen Tributario Interno Capítulo IX
REGISTROS
Expediente
Reporte de compras o ventas
Comprobantes de pago
Expediente
INDICADORES
(# de legalizaciones de pago realizadas / # de
Tributaciones
legalizaciones de pago registradas)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de legalizaciones de pago realizadas / # de
LINEA BASE
legalizaciones de pago registradas)x100
META 80%

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9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de comprobantes
electrónicos por retenciones

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-04-01
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión de comprobantes electrónicos por retenciones
Generar los comprobantes electrónicos de las obligaciones adquiridas por la Institución
El proceso inicia con la solicitud de pago generado en el archivo de comprobante electrónico en el sistema e-SIGEF, hasta legalizar el pago mediante la
remisión del comprobante de retención al proveedor generando un archivo físico.
DISPARADOR
Necesidad de generar retenciones electrónicas a favor de los proveedores
Unidad de Contabilidad Solicitud de pago

Proveedor Comprobante de retención
RECURSOS
SRI Computadoras Hardware de la institución
Analistas de la Unidad de Tesorería Teléfonos Software de la institución
Escritorios

Ley de Régimen Tributario Interno Capítulo I
REGISTROS
Solicitud de autorización
Comprobante de retención
Expediente
INDICADORES
(# de retenciones emitidas por ingresos de solicitudes
Emisión de retenciones de pago / total de ingresos de solicitudes de pago
receptados)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de retenciones emitidas por ingresos de solicitudes de
LINEA BASE pago / total de ingresos de solicitudes de pago
receptados)x100
META 80%

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9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de comprobantes
electrónicos por facturas

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-04-02
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión de comprobantes electrónicos por facturas
Generar las facturas electrónicas de los servicios prestados por la Institución
El proceso inicia con la petición de avalúo y la solicitud de emisión de la factura, hasta remitir a beneficiario la factura electrónica generando el archivo
físico.
DISPARADOR
Necesidad de generar factura electrónica por petición de avalúos
Unidad Requirente Petición de avalúo
Tesorería Gestión de archivo

Unidad Requirente Factura electrónica
RECURSOS
Requirente Computadoras Hardware de la institución
Analistas de la Unidad de Tesorería Teléfonos Software de la institución
Analistas de DINAC Escritorios
SRI

Ley de Régimen Tributario Interno Capítulo I
REGISTROS
Solicitud de emisión de factura
Memorando solicitando trámite
Oficio de avalúo
Solicitud de autorización
Factura electrónica
Expediente
INDICADORES
(# de peticiones de avalúos realizadas / total de

Facturaciones electrónicas
peticiones de avalúos receptados) x 100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de peticiones de avalúos realizadas / total de

LINEA BASE
peticiones de avalúos receptados) x 100
META 80%

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9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de solicitud 32232101011211111101080

de pagos por

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-05-01
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión de solicitud de pagos por adquisición de bienes y servicios
Realizar los pagos por las obligaciones contractuales adquiridas por la Institución por concepto de adquisición de bienes y servicios
El proceso inicia con la recepción, enumeración y poner fecha al expediente de pago, hasta legalizar el CUR de pago con el contratista y la generación del
archivo físico.
DISPARADOR
Necesidad de pagar las obligaciones contractuales adquiridas por adquisición de bienes y servicios
Unidad de Tesorería Expediente archivado
RECURSOS
Analistas de Contabilidad Teléfonos Software de la institución
Analistas de Tesorería Escritorios

LOSNCP
REGISTROS
Expediente de pago
Comprobantes electrónicos
Comprobante de pago
Comprobante de retención
CUR de pago
INDICADORES
(# de solicitudes de pago emitidas por adquisición de
Solicitudes de pagos adquisición de bienes y servicios bienes y servicios / total de solicitudes de pago de
adquisición de bienes y servicios receptados)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de solicitudes de pago emitidas por adquisición de
LINEA BASE bienes y servicios / total de solicitudes de pago de
adquisición de bienes y servicios receptados)x100
META 80%

MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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de pagos por
viáticos

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-05-02
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión de solicitud de pagos por viáticos
Realizar los pagos por las obligaciones contractuales adquiridas por la Institución por concepto de adquisición de bienes y servicios
El proceso inicia con la recepción, enumeración y poner fecha al expediente de pago, hasta legalizar el CUR de pago con el funcionario y la generación del
archivo físico.
DISPARADOR
Necesidad de pagar las obligaciones contractuales adquiridas por pagos de viáticos
RECURSOS

LOSNCP
REGISTROS
Expediente de pago
Comprobante de pago
CUR de pago
INDICADORES
(# de solicitudes de pago emitidas por viáticos / total

Solicitudes de pagos por viáticos
de solicitudes de pago por viáticos)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de solicitudes de pago emitidas por viáticos / total de

LINEA BASE
solicitudes de pago por viáticos)x100
META 80%

MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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MIDUVI, 2015.
Versión: 1
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de pagos por
anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos, anticipo de
viáticos

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-05-03
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
Gestión de solicitud de pagos por anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de
SUBPROCESO
viáticos
Realizar los pagos por las obligaciones contractuales adquiridas por la Institución por concepto de anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipos
de sueldos y anticipo de viáticos
El proceso inicia con la recepción, enumeración y poner fecha al expediente de pago, hasta legalizar el CUR de pago y la generación del archivo físico.
DISPARADOR
Necesidad de pagar las obligaciones contractuales adquiridas por anticipos contractuales, creación de caja chica, anticipo de sueldos y anticipo de viáticos

RECURSOS
Contador (a)

LOSNCP
REGISTROS
Expediente de pago
Comprobante de pago
CUR de pago
Acta de entrega - recepción
Garantías
Liquidación
Informe de anticipos
Liquidación de anticipo de viáticos
CUR de liquidación contable
INDICADORES
# de solicitudes de pago emitidas por anticipos

Solicitudes de pagos por anticipos contractuales contractuales / total de solicitudes de pago por
anticipos contractuales)x100
(# de solicitudes de pago emitidas por creación de

Solicitudes de pagos por creación de caja chica caja chica / total de solicitudes de pago por creación
de caja chica)x100
(# de solicitudes de pago emitidas por anticipo de

Solicitudes de pagos por anticipo de sueldos sueldos / total de solicitudes de pago por anticipo de
sueldos)x100
(# de solicitudes de pago emitidas por anticipo de

Solicitudes de pagos por anticipo de viáticos viáticos / total de solicitudes de pago por anticipo de
viáticos)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
# de solicitudes de pago emitidas por anticipos (# de solicitudes de pago emitidas por creación de
LINEA BASE contractuales / total de solicitudes de pago por anticipos caja chica / total de solicitudes de pago por creación
contractuales)x100 de caja chica)x100
META 80% 80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN Mónica Quishpe Mónica Quishpe
FRECUENCIA DE CALCULO Semestral Semestral

FUENTE PARA CALCULO e-SIGEF / Quipux e-SIGEF / Quipux
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9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de
trámites de pago

CÓDIGO:
01/10/2015
CGAF-DF-T-06
VERSIÓN: 1.0
PROCESO Tesorería
SUBPROCESO Gestión documental de trámites de pago
Gestionar y custodiar el archivo generado en la unidad de tesorería por concepto de los trámites realizados por pago
El proceso inicia con la recepción del expediente de pago legalizado, hasta entregar archivo a custodio de la Dirección Financiera
DISPARADOR
Necesidad de llevar un control de la documentación generada por conceptos de trámites de pago en la unidad de tesorería
Unidad de Tesorería Expediente de pago legalizado
Unidad de Tesorería Generación de Archivo
RECURSOS
Analistas de Tesorería Computadoras Hardware de la institución
Teléfonos Software de la institución
Escritorios

Normativa de Control Interno 405-04
REGISTROS
Expediente
Acta de entrega - recepción
INDICADORES
(# de expedientes de pago archivados / # de
Archivo de documentación
expedientes de pago generados)x100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
(# de expedientes de pago archivados / # de expedientes

LINEA BASE
de pago generados)x100receptados)x100
META 80%

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Manual de Proceso de Tesoreria

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MANUAL DE PROCESO DE TESORERÍA

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

Versión 1.0, Revisión 1.0

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su

Versión Fecha de Descripción del Fecha de Solicitado Responsable

1.2 Objetivos específicos

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

 Los cálculos de pago deberá contener la documentación habilitante de los

6.1 Ficha del Proceso de Tesorería

Tipo de Proceso:  Adjetivo

Responsable del  Director (a) Financiero

Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos

8.1 Subproceso custodia y control de garantías

8.1.1. Ficha del subproceso custodia y control de garantías

Custodia y control de garantías

Productos/Servicios  Custodiar las garantías

Responsable del  Director (a) Financiero

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso custodia y control de garantías

No. Actividad Rol Descripción Documento

Se remitirá al Director Financiero el informe de

Receptar, sumillar y El/la Director (a) Financiero sumillará el

Una vez elaborada la solicitud de renovación

Solicitar la Mediante oficio el promotor o consultor 32232101011211111101080

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso custodia y control de garantías

8.2.1. Ficha del subproceso gestión de ingresos

Productos/Servicios  Gestionar los ingresos por varios conceptos

Responsable del  Director (a) Financiero

8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos

No. Actividad Rol Descripción Documento

Gestión de ingresos por varios conceptos

Productos/Servicios  Gestionar los ingresos por incumplimiento hasta la consecución

Responsable del  Director (a) Financiero

8.2.1.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de ingresos32232101011211111101080

8.2.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de ingresos32232101011211111101080

No. Actividad Rol Descripción Documento

Realizar recibo de Tesorería emitirá un recibo de caja el mismo

8.2.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de ingresos varios (por

8.2.2.2 Ficha del subproceso gestión de ingresos por servicio de avalúos

Gestión de ingresos por servicios de avalúos

Productos/Servicios  Gestionar los ingresos por servicio de avalúos hasta la

Responsable del  Director (a) Financiero

No. Actividad Rol Descripción Documento

8.2.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de ingresos por servicio de

N° Indicador Fórmula de Unidad de Responsable Fuente de Frecuencia

8.3.1. Ficha del subproceso gestión tributaria

Productos/Servicios  Comprobantes de pagos (físico y digital archivado)

8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión tributaria

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión tributaria

No. Actividad Rol Descripción Documento

Ingresar las 32232101011211111101080

SRI Y pasa a la actividad 15 32232101011211111101080

Generar anexo Analista de Anexo

8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión tributaria

N° Indicador Fórmula de Unidad de Responsab Fuente de la Frecuencia

8.4.1. Ficha del subproceso gestión de comprobantes electrónicos

Gestión de comprobantes electrónicos

Productos/Servicios  Comprobante de retención electrónica

Responsable del  Director (a) Financiero

8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de comprobantes electrónicos

8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de comprobantes 32232101011211111101080