UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE AUDITORIA
CURSO: AUDITORIA IV
CATEDRATICO TITULAR: DOC. MARCO VELEZ
CATEDRATICO AUXILIAR: CHRISTIAN ARCHILA
EDIFICIO S-3
SALÓN 215

BOLETIN NO.7
AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRONICO DE
DATOS

GUATEMALA, ABRIL DEL 2,020

 LISTADO DE INTEGRANTES DE GRUPO
PARTICIPACION
NO. CARNE NOMBRES Y APELLIDOS CORREO ELECTRONICO 1-10
1 201605411 Félix Eduardo Archila Franco 201605411FelixArchila@gmail.com 5
2 201317270 Leslie Sofía Catalán Díaz 201317270lesliecatalan@gmail.com 10
3 201317385 Francisca Verónica Rosales Morales 201317385franciscarosales@gmail.com 10
4 201505049 Paul Giuseppe Méndez 201505049paulmendez@gmail.com 10
5 201605270 Carlos Antonio Angel Vásquez 201605270carlosangel@gmail.com 10
6 201606095 Moisés Eleazar Chón Arintondo 201606095moiseschon@gmail.com 10
7 201710035 Luis Enrique Girón Garrido 201710035luisgiron@gmail.com 10
8 201215886 Feyser Idalgo Coy Yalibat 201215886feysercoy@gmail.com 10
9 201010918 María Mercedes García Ramírez 201010918mariagarcia@gmail.com 10
10 201012689 José Alfredo Sánchez Castro 201012689josesanchez@gmail.com 10

2
 ÍNDICE
Introducción ..........................................................................................................................i
Boletín no.7
Auditoria operacional de centros de proceso Electrónico de datos .................................. 1
Objetivos de la auditoria operacional de centros de PED ................................................ 2
Metodología ..................................................................................................................... 2
Familiarización .................................................................................................................... 2
Visita a las instalaciones ...................................................................................................... 4
Investigación y análisis........................................................................................................ 4
Entrevista ............................................................................................................................. 5
Examen de la documentación .............................................................................................. 6
Diagnóstico recapitulación de hallazgos ............................................................................. 7
Discusión del borrador con los involucrados ...................................................................... 7
Informe definitivo ................................................................................................................ 8
No se prepara un programa diario para la utilización de la computadora ....................... 8
Tiempo de reproceso excesivo ......................................................................................... 9
Reportes no utilizados .................................................................................................... 10
Conclusiones...................................................................................................................... 30
Recomendaciones .............................................................................................................. 31
E-grafía .............................................................................................................................. 32
Anexos ............................................................................................................................... 33
Cuestionario ................................................................................................................... 33

3
 INTRODUCCIÓN

El avance de la tecnología y el consecuente con abatimiento de los costos de los equipos de

proceso electrónico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el número

de empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el proceso de información.

El objetivo de la auditoria operacional de centros de PED, es mejorar la rentabilidad, la

seguridad y la eficacia de las operaciones de una empresa. El auditor debe familiarizarse con

el centro PED mediante estudios y deberá conocer Cuáles son las principales áreas que

reciben servicio del centro de PED y que importancia tienen estas en relación con la

empresa, tanto financiera como operativamente.

Deberán visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED, incluyendo los lugares

en donde se guardan los archivos de respaldo y hacer observaciones sobre lo adecuado de su

ubicación y de la distribución de las áreas de trabajo y las medidas para restringir el acceso

a personal no autorizado, los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado

de humedad dentro de los límites especificados por el proveedor del equipo.

El análisis de la información financiera y operativa en caso que la información solicitada no

se prepare como parte de las actividades normales del centro de PED, el auditor debe evaluar

el esfuerzo requerido y la disponibilidad de datos para que se le proporcione y solicitar su

preparación cuando lo considere justificable; independientemente, en la mayoría de los casos,

la falta de este tipo de información normalmente representa ausencia de elementos de

evaluación y control de las actividades del centro de PED. Además se deben planear las

entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución práctica de las políticas y

i
procedimientos estudiados en la fase de familiarización y utilizar cuestionarios que sirvan de

guía para obtener información sobre el centro de PED y las actividades que en él se realizan;

durante la ejecución de su revisión el auditor deberá tener presente aquellos aspectos que

deben existir en un centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus

operaciones, con objeto de evaluar la información obtenida.

Una vez estudiada y finalizada la operación se hará un resumen de los problemas y fallas

detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situación que afecten. El objetivo de discutir

el borrador es el de es convencer a los involucrados con el fin de que hagan frente común

con el auditor al presentar el diagnóstico definitivo a la alta gerencia.

ii
Boletín no.7

Auditoria Operacional De Centros De Proceso Electrónico De Datos

La auditoría de procesamiento electrónico de datos es el conjunto de técnicas y actividades

destinadas a analizar, evaluar, verificar y recomendar sobre el control, planificación, la

adecuación, eficacia y seguridad de la función computacional en la empresa.

Para efectos de este boletín, el centro de PED. Abarca, por lo menos, las siguientes

actividades:

1. El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo de PED y la

actualización de estos, en los sistemas que así lo requieran.

2. La condición de los datos incluidos en los reportes con la formación de los documentos

fuente, cuando sea aplicable y la distribución de los reportes.

3. La identificación y control de las transacciones erróneas detectadas durante el proceso y

el seguimiento de su corrección y reincorporación al proceso.

El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse (o la conversión de

Sistemas manuales o mecánicos), incluyendo el estudio preliminar, la definición de

requerimientos y especificaciones técnicas.

1
5. El mantenimiento (modificaciones a los sistemas y programas existentes y el desarrollo

de la documentación respectiva).

6. El desarrollo, establecimiento y documentación de política, procedimientos y estándares

relacionados con las actividades del centro.

Objetivos de la auditoria operacional de centros de PED

El objetivo de la auditoria operacional de centros de PED, es examinar críticamente

las actividades indicadas en el apartado anterior. Es mejorar la rentabilidad, la seguridad y la

eficacia de las operaciones de una empresa.

Metodología

El método para auditar la operación de los centros de PED que a continuación se describe,

está organizado de conformidad a la estructura de la metodología señalada en el boletín no.

2 de esta comisión.

Familiarización

El auditor debe familiarizarse con el centro PED mediante el estudio de:

2
a) Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su coordinación con los planes

y objetivos generales de la empresa.

b) Los informes resultantes de revisiones efectuadas anteriormente por auditores internos y

externos y consultores.

c) C) los antecedentes del centro de PED, con relación a su origen, desarrollo,

equipo de proceso de datos original y sus modificaciones, relaciones, con usuarios,

prioridades en el desarrollo de sistemas, etc.

Asimismo, el auditor deberá conocer:

a) Cuáles son las principales áreas que reciben servicio del centro de PED y que

importancia tienen estas en relación con la empresa, tanto financiera como

operativamente.

b) Cuales sistemas están automatizados y en qué grado y cuáles sistemas importantes,

susceptibles de automatizarse, no lo están.

c) Una descripción detallada de la configuración del equipo de PED y del sistema operativo,

la cual deberá incluir; marca, modelo, cantidad, capacidad y velocidad de la unidad

central de proceso, de las unidades periféricas y otro equipo auxiliar; tipo versión y

proveedor del sistema operativo y otros programas de operación, así como una

descripción de las modificaciones que se le hayan hecho, en su caso.

3
Visita a las instalaciones

Deberán visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED, incluyendo los lugares

en donde se guardan los archivos de respaldo y hacer observaciones sobre:

A) lo adecuado de su ubicación y de la distribución de las áreas de trabajo y las medidas para

restringir el acceso a personal no autorizado.

B) los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad dentro de

los límites especificados por el proveedor del equipo:

C) medidas establecidas para la detección y contención de incendios.

D) orden y limpieza del equipo y accesorios

E) las condiciones ambientales

F) las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados.

Investigación y análisis

Análisis de la información financiera y operativa en caso que la información solicitada no se

prepare como parte de las actividades normales del centro de PED, el auditor debe evaluar el

esfuerzo requerido y la disponibilidad de datos para que se le proporcione y solicitar su

preparación cuando lo considere justificable; independientemente, en la mayoría de los casos,

la falta de este tipo de información normalmente representa ausencia de elementos de

evaluación y control de las actividades del centro de PED:

A) presupuesto de gastos del centro de PED comparado contra los gastos reales.
4
B) estadísticas de tiempo extra trabajado y las razones que lo motivaron.

C) reportes de recepción de documentos fuentes.

D) estadísticas sobre la captura de datos fuente (número de golpes por hora y errores por

operador)

E) estadísticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo periférico (incluyendo

terminales remotas).

- producción normal fallas del equipo

- tiempo ocioso

Entrevista

Debido a que esta técnica proporcionada al auditor información valiosa para el desarrollo de

su trabajo, se deberá:

a) Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución práctica de

las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.

b) Utilizar cuestionarios que sirvan de guía para obtener información sobre el centro de PED

y las actividades que en él se realizan.

c) Entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y deberá abarcar

• Personal que trabaja en centro de PED incluyendo otras áreas.

• Directivos de la empresa.

• Usuarios de los servicios de PED

• Auditores internos y externos.

• Personal de organización y métodos manuales.

5
Personal que trabaja en el centro de PED incluyendo las siguientes áreas: gerencia, análisis

y diseño de sistemas, programación, operación del equipo, mesa de control y biblioteca de

cintas y discos.

Auditores internos y externos para conocer el grado en que participan en el desarrollo de

nuevos sistemas, la naturaleza de las revisiones que han efectuado al centro de PED y la

forma en que utilizan el equipo de PED como herramienta de auditoria. Personal de

organización y métodos manuales, para conocer su relación con el centro de PED y su grado

de participación en el desarrollo de sistemas automatizados.

Examen de la documentación

Además de los documentos estudiados en las etapas de familiarización y análisis de la

información financiera y operativa, el auditor deberá examinar otra documentación, que

puede ser:

A) descripciones de puestos.

B) documentación de algunos sistemas importantes.

C) registro de flujo de documentos y datos dentro del centro de PED.

D) programas de entrenamiento para el personal del centro de PED y los usuarios.

E) estudios de viabilidad para adquisición ampliación del equipo.

F) manuales de estándares es análisis, diseño y documentación de sistemas.

G) documentación de algunos sistemas importantes.

H) registro de flujo de documentos y datos dentro del centro de PED.

6
Durante la ejecución de su revisión el auditor deberá tener presente aquellos aspectos que

deben existir en un centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus

operaciones, con objeto de evaluar la información obtenida en el desarrollo de los pasos

anteriores y determinar la existencia de posibles problemas.

A continuación, se menciona algunos de los principales aspectos a considerar:

A) estructura de organización balanceada y con una adecuada segregación de funciones.

B) existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas y el

mantenimiento de los existentes, que permitan una administración adecuada de los proyectos.

C) existencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el uso del equipo

del PED.

Diagnóstico recapitulación de hallazgos

Una vez estudiada y finalizada la operación se hará un resumen de los problemas y fallas

detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situación que afecten. Posteriormente

deberán visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados.

Discusión del borrador con los involucrados

Debe discutirse con los involucrados el borrador del informe con el objeto de:

A) asegurarse que se tratan los hallazgos

7
B) que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma que describe

en el borrador.

Uno de los objetivos de esta discusión, es convencer a los involucrados con el fin de que

hagan frente común con el auditor al presentar el diagnóstico definitivo a la alta gerencia.

Informe definitivo

En el boletín no. 2 de esta comisión se establece el concepto de informe para auditoria

operacional. En seguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos y sus interpretaciones que

podrían hacerse en el curso de una auditoria operacional de centros de PED y servir de base

para la elaboración del informe final.

No se prepara un programa diario para la utilización de la computadora

La utilización del computador no se lleva a cabo con base en un programa en el que se asignen

prioridades y tiempos estimados de procesos. En la práctica, el jefe de operación es quien

decide el orden de los procesos a efectuar conforme es informado por los operadores que un

proceso ha sido terminado.

El tiempo ocioso del equipo representa, en promedio durante los últimos seis meses, un 32%

del tiempo disponible dentro del horario normal de trabajo; esta cifra es mayor en los casos

en que el jefe de proceso se ausenta temporalmente del centro de PED.

Por otro lado, el importe de las horas extras pagadas al personal de operación se ha

incrementado en un 28% durante el mismo periodo.

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Con el objeto de reducir el tiempo ocioso del equipo de cómputo y también el tiempo el costo

del tiempo extra, es recomendable se efectúe un estudio de las cargas de trabajo actuales y se

determine la posibilidad de distribuirlas para reducir los picos que motivan las horas extras.

Además, de preparar un programa de los procesos que deben realizarse diariamente indicando

la prioridad para su ejecución y la duración estimada.

No existen estándares para la documentación del desarrollo de sistemas y sus modificaciones

Al examinar la documentación de los sistemas de nóminas, cuentas por pagar y estadísticas

de ventas, se observó que, además de encontrarse incompleta en algunos aspectos

(principalmente diagramas de flujo), no hay uniformidad en la presentación y orden de la

información que contienen. Esto se debe a que no se han establecido estándares que indiquen

los requisitos que deben reunir toda documentación relacionada con el desarrollo y

mantenimiento de sistemas.

Lo anterior ha motivado que el tiempo invertido en hacer modificaciones a los sistemas

mencionados, haya sido superior a un 80% al que se requeriría en circunstancias normales de

trabajo, motivando un incremento en el costo.

Tiempo de reproceso excesivo

Las estadísticas de uso del computador, preparadas para la auditoría, indican que el tiempo

promedio utilizado en reproceso durante los últimos seis meses, es aproximadamente un 38%

9
del tiempo total disponible. Las causas principales son el uso de archivos equivocados y la

falta de instrucciones de operación para algunos sistemas.

Debido al impacto que tiene el costo de los reprocesos en los gastos totales del centro de

PED, es conveniente reducirlos al mínimo posible. Para tal efecto, es necesario que se

elaboren los instructivos de operación faltantes y que se establezca un procedimiento para

solicitar por escrito a la biblioteca los archivos que serán usados en los procesos a efectuar

diariamente.

Reportes no utilizados

Aunque estos reportes eran usados anteriormente, la información que contienen está incluida

en otros reportes generados por nuevos sistemas. Con objeto de eliminar el costo innecesario

que representa la preparación de los reportes arriba indicados, se sugiere que su elaboración

sea suspendida.

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CASO PRACTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE
PROCESO ELECTRONICO DE DATOS

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 CONCLUSIONES

1. En conclusión, el avance de la tecnología nos lleva a que la auditoria operacional

también pueda auditar las operaciones realizadas por los centros PED, siendo estos
centros parte importante de la organización administrativa de las empresas, al
proporcionar información para la toma de decisiones, teniendo alcance de los
procesos de operación, programación, control y manejo de la información
proporcionada. El objetivo de la auditoría operacional de centros de PED es
examinar críticamente las actividades que realiza con la finalidad de detectar
problemas que obstaculicen la eficiencia o representen un riesgo. El auditor debe
conocer los equipos electrónicos que utilice su cliente para aprovecharlos al
practicas su auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la
programación, pero sí que conozca los programas de contabilidad que utiliza el
cliente. Así como de la estructura de los centros, a que áreas brinda la información
generada cuales son las principales áreas a las que brinda servicio y su ubicación
dentro de la empresa.
2. Un resumen de los hallazgos ordénanos ayuda a discutir de una mejor forma con
los involucrados las posibles causas y efectos que estos hallazgos puedan tener en
la empresa y así poder presentar un diagnóstico bien detallado a la alta gerencia
3. La visita a las instalaciones es fundamental en la revisión de auditoria operacional,
derivado a que es el banco electrónico de datos de información sensible de la
empresa y debe de velar por la confidencialidad y resguardo de información. En la
investigación y análisis es fundamental que el auditor evalué el esfuerzo y
disponibilidad de datos que se le proporcione.
4. El centro de PED es un avance a la tecnología que ha dado un gran apoyo a las
empresas para el almacenamiento de información, pero no es un beneficio para
todas por costo que conlleva ese avance para las empresas.
5. La entrevista es una técnica proporcionada al auditor información valiosa para el
desarrollo de su trabajo. En el examen de la documentación además de los
documentos estudiados en las etapas de familiarización y análisis de la información
financiera y operativa.

30
 RECOMENDACIONES

1. Es recomendable que el cpa deba tener conocimientos en el manejo de tecnologías

de la información para realizar su tarea de auditar las operaciones que se desarrollan
en las empresas, y así agregar valor a cada una de ellas. Se recomienda que la
auditoria operacional no sea solamente enfocada en los procesos de proporciona
miento de información de los centros PED sino también como funciona como
sistema operativo, ya que esto le daría un valor agregado al trabajo de la auditoria.
Al igual que el auditor se capacite para dicho trabajo, pues también le daría un
valor agregado al ampliar su campo de trabajo.
2. Es de suma importancia tener los hallazgos debidamente agrupados según su
naturaleza o el área que afecte, esto facilita un análisis y atención de forma más
metódica y progresiva por área dependiendo de su gravedad para resolver primero
aquellos hallazgos que pongan en mayor riesgo la empresa.
3. Estar a la vanguardia de la tecnología y asegurar de forma oportuna que se cumpla
con los requerimientos de procesos sobre los equipos de informática. En la
investigación y análisis es necesario implementar controles si no se tienen, para
que, al momento de tener alguna auditoría, se puedan proporcionar información
verídica y que el auditor pueda concluir con la revisión de controles.
4. El auditor para el centro de PED deben estar actualizados en los medios electrónicos
para poder relacionarse con lo que se necesita desarrollar, saber que más se necesita
para alcanzar el objetivo que es analizar, evaluar, verificar y recomendar sobre el
control, planificación, la adecuación, eficacia y seguridad de la función
computacional en la empresa.
5. El auditor debe planear las entrevistas necesarias, utilizar cuestionario que sirvan
como guía, realizar entrevistas al personal conveniente. Durante la ejecución de su
revisión el auditor deberá tener presente aquellos aspectos que deben existir en un
centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus operaciones.

31
 E-GRAFIA

• http://files.auditoria-
4.webnode.es/200000371d0fb0d1f48/boletines%20de%20auditoria%20operacion
al.pdf

• www.monografias.com/trabajos-pdf4/boletines-auditoriaoperacional/boletines-
auditoria-operacional.pdf

• https://es.escrib.com/doc/66719603/boletines-auditoria-operacional

• https://www.studocu.com/gt/document/universidad-de-san-carlos-de-
guatemala/auditoria/otros/boletines-de-auditoria-operacional/8192323/view

• www.monografias.com/trabajos-pdf4/boletines-auditoriaoperacional/boletines-
auditoria-operacional.pdf

• http://files.auditoria-4.webnode.es/200000371-
d0fb0d1f48/boletines%20de%20auditoria%20operacional.pdf

• Https://www.studocu.com/gt/document/universidad-de-san-carlos-de-
guatemala/auditoria/otros/boletines-de-auditoria-operacional/8192323/view

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 ANEXOS

CUESTIONARIO

1- ¿Con objeto de controlar y evaluar adecuadamente el esfuerzo humano invertido en

los proyectos, es necesario que?
Se establezca una metodología formal para la administración de los mismos.

2- ¿Cómo se le llama al mejoramiento de la rentabilidad, la seguridad y la eficacia de

las operaciones de una empresa?
Objetivos de la auditoria operacional de centros de PED

3- ¿Cuál es el objetivo principal de la discusión del borrador?

Convencer a los involucrados que hagan frente común con el auditor al
presentar el diagnóstico definitivo a la alta gerencia.

4- ¿qué debe realizarse luego de recapitular los hallazgos?

Visualizar las posibles causas y efectos de los problemas detectados.

5- ¿mencione 2 elementos a revisar al momento de las visitas a las instalaciones al

centro de PED?
• La ubicación y distribución de las áreas de trabajo
• Condiciones ambientales

6- ¿reporta el número de golpes por hora y errores por operador?

Estadísticas sobre la captura de datos fuente.

7- ¿el centro de PED es la unidad dentro de una empresa donde procesan datos
mediante la utilización de?
Computadoras

8- ¿mencione con un aspecto que se debe familiarizar el auditor con el centro de PED?
Los estados financieros de la empresa que impacto tienen los costos y gastos
en el resultado de la operación.

9- ¿técnica que proporciona al auditor información valiosa para su trabajo es?

La entrevista

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10- Mencione 2 procesos que el auditor debe examinar en la documentación:
• Descripciones de puestos
• Documentación de algunos sistemas importantes.

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