Informe de Prácticas Profesionales como

Opción de Grado

TÍTULO DEL PROYECTO:

INSTRUCTIVO DE APLICATIVOS ERP DE NOVASOFT ENTERPRISE WEB

THE ELITE FLOWER

PRESENTADO POR:

EMILY PAOLA VILLAR GONZÁLEZ

Código:

2014216137

PRESENTADO A:

JUAN TAPIA NIEVES

CARLOS MESA ESCOBAR

Jefe inmediato empresa

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL

Fecha de entrega: 24/01/2020

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Contenido
1. PRESENTACIÓN .......................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS Y/O FUNCIONES.................................................................................... 4
2.1. Objetivo General: ................................................................................................. 4
2.2. Objetivos Específicos: .......................................................................................... 4
2.3. Funciones del practicante en la organización:...................................................... 4
3. JUSTIFICACIÓN: .......................................................................................................... 5
4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA: ...................................................................... 6
5. SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................... 11
6. BASES TEÓRICAS RELACIONADAS ..................................................................... 12
7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: ........................................................................ 13
8. CRONOGRAMA: ........................................................................................................ 14
9. CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS ................................................................. 15
10. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 16
ANEXOS .............................................................................................................................. 17

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1. PRESENTACIÓN

En el siguiente trabajo se presentará una guía de instrucciones del uso del sistema
Novasoft versión Enterprise WEB, incluyendo las personalizaciones que se realizaron
específicamente para la empresa The Elite Flower basándose en sus necesidades.
Para llevar a cabo este manual, se diseñará una página WEB interactiva por lenguajes
de programación como HTML, CSS, JAVASCRIPT y BOOTSTRAP, y todas las
librerías que sean necesarias para su desarrollo.

Novasoft S.A.S. es una compañía especializada en el diseño, desarrollo,

implementación y comercialización de soluciones de software de gestión empresarial y
recursos humanos ( (Novasoft S.A.S., 2018). La trascendencia de tener un manual de
este sistema en forma de página WEB, es facilitarles a los usuarios del sistema que
empleen en la empresa The Elite Flower dado que es una nueva versión
recientemente implementada, y por sus personalizaciones no se cuenta con un
manual que permita saber cómo se realizan algunos procesos dentro del sistema o el
significado de algunos campos que el sistema solicite diligenciar. Teniendo en cuenta
el sinnúmero de empleados que tienen acceso al sistema de Novasoft, el tener este
manual representa un ahorro de dinero en capacitaciones del sistema que, aunque sí
se estén dictando por parte de la empresa Novasoft, no está presente todo el personal
que lo requiere, por ende, tenerlo representa una fuente permanente de información
sobre el software, disponible con fácil acceso por medio de la web.

La información que se presentará en la página WEB estará basada en las

capacitaciones y parametrizaciones dictadas por Novasoft, y conocimiento propio del
sistema. Para poder comprender en su totalidad esta plataforma, se debe tener
conocimiento de sistemas ERP; contabilidad, tesorería, inventarios, facturación,
compras.

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2. OBJETIVOS Y/O FUNCIONES

2.1. Objetivo General:

Crear una página WEB que contenga la información necesaria por medio de textos, e
imágenes que facilite la comprensión en su totalidad del funcionamiento del sistema
Novasoft versión Enterprise WEB para los empleados de la empresa The Elite Flower que
tengan acceso a dicho sistema.

2.2. Objetivos Específicos:

• Identificar la información necesaria que contendrá la página web para la

comprensión total del sistema Novasoft Enterprise web.
• Comprender el funcionamiento de los aplicativos del sistema de Novasoft.
• Definir los lenguajes de programación necesarios para la página web.
• Diseñar manual de Novasoft en forma de página web para cada uno de los
aplicativos, según la necesidad y complejidad del sistema.
• Desarrollar página web óptima para los usuarios de Novasoft.
• Evaluar la efectividad del manual a los empleados de la empresa que tengan
acceso al sistema.

2.3. Funciones del practicante en la organización:

1. Documentación de las sesiones de parametrización y capacitación, así como de

reuniones realizadas para el proyecto de implementación de NOVASOFT mediante
actas.
2. Elaboración de diagramas de proceso para las áreas de Compras e Inventarios y
Nómina, según metodología instruida por el ejecutivo a cargo.
3. Documentación de los modelos de implementación proporcionados por Novasoft
para todos los aplicativos adquiridos (ERP, Nómina y Gestión Humana).
4. Creación de listas de chequeo de personalizaciones solicitadas a Novasoft y
validación al momento de la entrega.
5. Elaboración de formatos de trazabilidad de reuniones, capacitaciones y
parametrizaciones con NOVASOFT
6. Generación de indicadores de avance de implementación del proyecto y para cada
uno los aplicativos adquiridos.
7. Creación de instructivos para todos los módulos de cada aplicativo adquirido (ERP,
Nómina y Gestión Humana).

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3. JUSTIFICACIÓN:

El sistema de Novasoft permite integrar las distintas áreas de la empresa, controlando,

gestionando y optimizando todos los procesos financieros, operativos y de recursos
humanos de la compañía. Actualmente cuenta con una ayuda online del sistema, aunque
para la empresa The Elite Flower no cumple ya que para la compañía se desarrollaron
múltiples personalizaciones basándose en sus necesidades. Los aplicativos del sistema
son: Contabilidad local, contabilidad NIIF, cuentas por cobrar (cartera), cuentas por pagar
(proveedores), tesorería, inventarios, facturación, gestión humana, compras, activos fijos,
propiedad planta y equipo, nómina, SG-SST y portal web. Para cada uno de los
aplicativos se presentó una propuesta de valor y personalización por parte de la empresa
para Novasoft, reuniones que en conclusión llegaron a un consenso donde algunas
personalizaciones fueron aceptadas y otras modificadas.

Según el cronograma estipulado entre The Elite flower y Novasoft, desde el mes de julio
del año 2019 hasta marzo del año 2020 se llevarán a cabo parametrizaciones y
capacitaciones de Novasoft, por cada aplicativo. Sin embargo, no todo el personal que le
da uso al sistema ha estado y/o estará presente. Por ende, se requiere un instructivo del
sistema donde defina cada uno de los campos que el programa solicita que sean
diligenciados, y su funcionamiento para que el personal actual y futuro tenga claro cómo
deben realizar los procesos/procedimientos de su respectiva área. Tener un manual de un
sistema que maneja el presupuesto de la empresa, ordenes de compras, procesos
administrativos, entre otras cosas, puede disminuir los procedimientos incorrectos,
disminuir la carga de supervisión e incrementan la coordinación en la realización del
trabajo. Además, representa un ahorro de dinero en capacitaciones del sistema.

Para poder realizar dicho manual, es fundamental que se comprenda en su totalidad cada
uno de los aplicativos, para que esto suceda se requieren conocimientos previos de
contabilidad, presupuesto, compras, inventarios.

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4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA:

Es una empresa productora y comercializadores de flores ornamentales y recientemente se

han incorporado en el mercado de arándanos. La empresa se encuentra ubicada en el km
31 vía Facatativá, municipio de Cundinamarca.

Fue fundada en 1991 por el pionero de la industria Peter Hannaford, The Elite Flower ha
pasado de ser una pequeña granja de rosas en Colombia a casi 700 hectáreas en todo el
mundo; cuenta con más de 900.000 colaboradores a nivel Colombia. A pesar de este rápido
crecimiento y escala, 25 años después, Elite sigue siendo una granja familiar de propiedad
privada. De hecho, es la finca de flores privada más grande de Colombia. A medida que la
compañía continúa creciendo, los valores familiares inculcados por Peter Hannaford solo
se han fortalecido.

Misión: The Elite Flower es una empresa productora y comercializadores de flores

ornamentales, exportan especialmente al mercado norteamericano (mayoristas y
supermercados) garantizan la mejor calidad y dan seguridad de abastecimiento.
Proporciona calidad de vida a sus empleados dando un buen retorno a sus accionistas.

Visión: Ser la primera empresa exportadora de flores colombianas, con excelente calidad
haciendo énfasis en la entrega oportuna.

Objetivos de la empresa:

• Ser la primera empresa exportadora de flores colombianas.

• Proporciona calidad de vida a sus empleados.
• Garantizan la mejor calidad y dan seguridad de abastecimiento.
• Es líder en el mercado y está siempre al frente de las últimas innovaciones.
• Proporciona a sus colaboradores un ambiente de trabajo agradable como la gran
familia que son.

Políticas:
Las siguientes políticas son las directrices generales de la Organización que tienen alcance
en todas las áreas de la Compañía, en cabeza de los funcionarios responsables de las
mismas, cualquiera que sea su cargo y las cuales deben cumplirse en todas sus partes.
Igualmente, deberán ser de conocimiento de todas las partes interesadas.
• INTEGRIDAD DEL NEGOCIO: La Empresa mantendrá siempre actualizada y
completa la documentación relacionada con la legalidad de la operación, ante las
autoridades correspondientes. Asimismo, asegurará el cumplimiento de las políticas y
procedimientos de Responsabilidad Laboral, Salud Ocupacional, Seguridad y manejo del
Medio Ambiente, en cabeza de los jefes de cada una de estas áreas.
• NO DISCRIMINACIÓN: Ningún trabajador de la Empresa debe ser discriminado por
razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o
filosófica o por su estado fisiológico; estableciendo por este último factor, la no solicitud de
prueba de embarazo, ni de VIH como requisito de ingreso. La empresa podrá solicitar los

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exámenes y pruebas médicas necesarias siempre que estén justificadas por la protección
y el cuidado de la salud del trabajador ante la exposición a riesgos reales o potenciales
dentro del cargo que desempeña.
• TRABAJO INFANTIL: La Empresa no contratará en nómina directa ni por empresas
temporales, personas menores de 18 años en ninguna de sus dependencias. Esta política
se aplicará también para los pasantes y aprendices SENA, en etapa productiva.
• MODELO LABORAL: La Empresa, basada en el respeto y buen trato, mantendrá
una relación directa con su personal, cualquiera sea su nivel. Es responsabilidad de los
jefes directos en coordinación con Gestión Humana, la atención oportuna y efectiva de las
necesidades del personal, así como la prevención de posibles conflictos personales y
laborales.
• RELACIONES Y RESPETO: La Empresa propicia en forma permanente las mejores
relaciones con la comunidad, las autoridades, entidades gubernamentales y con todo el
personal interno, dentro de un ambiente de cordialidad y respeto.
• DISPOSICIONES Y REGLAMENTACIONES LEGALES: Es responsabilidad de todo
el personal el cumplimiento estricto de las disposiciones y normas legales establecidas en
la Legislación vigente y en los decretos reglamentarios de las entidades relacionadas con
el desarrollo de la operación. El personal directivo debe estar al tanto de su aplicación e
igualmente debe mantenerse actualizado en materia de conocimiento de estas
disposiciones y normas. Asimismo, vigilará el cumplimiento de las normas legales y
contractuales con los proveedores y contratistas.
• SEGURIDAD FÍSICA DE LAS INSTALACIONES Y DE LA INFORMACIÓN: Es
responsabilidad del Jefe de Seguridad la coordinación del servicio de Vigilancia y Portería,
para lo cual deberá mantener actualizado y en funcionamiento el Protocolo de
Procedimientos de Seguridad y Vigilancia.
Todos los funcionarios de la Empresa deben ser responsables de la seguridad de las
instalaciones y/o equipos a su cargo, al igual que de la información propia de su gestión, e
informar oportunamente cualquier actividad sospechosa o novedad que atente contra la
seguridad de las personas instalaciones y/o información.
• ANTICORRUPCIÓN Y SOBORNO: La Empresa no efectuará ni permitirá actos
ilegales, ni comportamientos no éticos, ni transacciones que pongan en evidencia el buen
nombre e imagen corporativa. Igualmente, tomará las medidas necesarias ante las
autoridades correspondientes en los casos en que se vea afectada por situaciones de
fraude, robo, soborno y corrupción.
• CERTIFICACIONES Y SELLOS DE CALIDAD: La Empresa se certificará en los
Sistemas de Gestión Ambiental, Social, y de Seguridad, que garanticen ante los clientes,
proveedores y el personal interno, la consistencia permanente de los programas de cuidado
y preservación del medio ambiente, calidad y seguridad en la operación social y bienestar
y responsabilidad Social.
• PARTICIPACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA: La Empresa mantiene canales
abiertos de participación y comunicación activa, para que todo el personal contratado
conozca cuales son los lineamientos básicos de la Organización, teniendo en cuenta el
mejoramiento continuo de todos los procesos, buscando satisfacer las necesidades de
nuestros clientes (internos y externos), las inquietudes, las sugerencias, las quejas, los
reclamos e ideas de mejoramiento de todos nuestros trabajadores.

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• BIENESTAR DEL PERSONAL: La Empresa, promueve, patrocina y realiza

programas y actividades relacionados con la salud, la recreación, la cultura y beneficios
dirigidos al personal, para mantener un ambiente de bienestar y de estabilidad laboral. El
Departamento de Bienestar Social establecerá y desarrollará un Programa Anual de
Bienestar para los trabajadores de la Empresa, soportado por un presupuesto, debidamente
aprobado por la Gerencia General.
• PRESENTACIÓN, ASEO Y AMBIENTE: La Empresa se preocupa
permanentemente por mantener un ambiente agradable en todas las zonas comunes,
mediante el cuidado y aseo de los espacios verdes y jardines. Es responsabilidad de todo
el personal colaborar con el mantenimiento del ornato y buena presentación de todas las
instalaciones.
• ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL: La Empresa, siendo consecuente con la
importancia que da al recurso humano, tiene definidas las directrices de manejo del
personal, desde su consecución e ingreso, promoviendo su desarrollo y estabilidad, hasta
su desvinculación, enmarcadas dentro de los valores y principios de la Compañía y el
respeto permanente por el cumplimiento de la Legislación Laboral vigente.

Reseña histórica:
Por más de 20 años Elite Flower ha estado suministrando a la industria Floricultora los
productos de la más fina calidad. Lo que empezó con una pequeña finca de cultivo de rosas
se ha convertido en una operación de la más alta calidad dirigida a los mercados de flores
en las Américas, Europa, Asia y Australia. Una compañía integrada, vertical y confiable,
nosotros somos dueños de cada parte del proceso, desde el cultivo hasta la distribución.
Con más de 450 hectáreas de terreno para el cultivo de plantas, produciendo más de ocho
millones de tallos a la semana, Elite es la Compañía de Flores más grande de Colombia y
da cuenta del 16% total de las exportaciones florales que se hacen en el país. Nuestro
tamaño y estructura nos permiten muchas ventajas competitivas tales como: Derechos de
Inicio en el mercado en nuevas variedades de rosas, trato preferencial de carga y la
habilidad para responder a nuevos requerimientos o pedidos en menos de 24 horas.
Liderado por un equipo visionario y agresivo, Elite es líder en el mercado y está siempre al
frente de las últimas innovaciones. Elite también entiende que con un gran tamaño viene
una gran responsabilidad. La responsabilidad social es un valor primordial y como tal es
reflejado en cada decisión que nosotros tomamos. Ya sea en las inversiones sustanciales
hechas en nuestros laboratorios R&D buscando alternativas y controles a las plagas
biológicas, la reforestación de los habitas naturales en Colombia, en los miles de empleos
creados en Sur-América y en los Estados Unidos o en el ofrecimiento de un mejor futuro a
las familias que conforman nuestra Compañía; nuestro objetivo constante es mejorar la
comunidad en el Mundo. En un esfuerzo por expandir nuestro alcance, Elite ha creado un
programa de nuevas causas para impulsar el increíble trabajo que nuestros colaboradores
ya han iniciado. Este programa es diseñado para dar el apoyo a los esfuerzos locales de
nuestros compañeros, para devolver a sus comunidades y ampliar el apoyo a las
fundaciones locales.
El personal de la Compañía es el activo más importante en Elite Flower, de la finca al cliente
y cada proceso que hay entre ellos, nuestro principal objetivo es ver que los negocios
tengan éxito. La innovación, ejecución y calidad, capacidad y dedicación rodean nuestro
compromiso para entregar a ustedes y nuestros clientes una verdadera experiencia Elite.

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Mapa de procesos:

Estructura organizacional:

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Procesos:

The Élite Flower S.A.S posee 25 procesos que trabajan en constante sinergia para el
cumplimento de su razón social y la consecución de su visión empresarial. Estos procesos
son:
• Mercadeo y ventas
• Cultivo
• Postcosecha
• Compra de flor
• Calidad
• Despachos
• Compras y suministros
• Mantenimiento
• Tecnología de información.
• Vigilancia y seguridad
• Gestión humana
• Seguridad y salud en el trabajo
• Gerencia administrativa
• Tesorería
• Contabilidad
• Comercio internacional
• Organización y métodos
• MIRFE
• Ingeniería de procesos
• Presupuesto y control
• Almacén
• Nómina
• Bienestar y desarrollo
• MIPE
• Investigación y desarrollo

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5. SITUACIÓN ACTUAL

Desde hace 15 años hasta la actualidad se utiliza la versión antigua de Novasoft solo para
el área de contabilidad y tesorería.
The Elite Flower se vio en la necesidad de actualizar la versión de Novasoft por los
siguientes motivos:
• La versión antigua estaba programada con lenguaje Visual FoxPro, lenguaje que
fue descontinuado por Microsoft, la cual generaría problemas o en su defecto,
dejaría de funcionar.
• El sistema de Novasoft es óptimo porque The Elite Flower cuenta con un ingeniero
desarrollador enfocado en Novasoft, que ha implementado personalizaciones en el
transcurso del tiempo, basadas en el funcionamiento y necesidad de la compañía.
Por ende, si se actualiza se perderían dichas personalizaciones y por eso se les
requirió a Novasoft.
• La empresa proyectándose considera que, con su crecimiento masivo, la versión
antigua de Novasoft quedaría obsoleta según su necesidad en caso de que no se
cuente con el ingeniero desarrollador, es decir, la actualización es preventiva.

Materiales Máquina

Falta de integración de
Versiones obsoletas
áreas

Falta de información de la
empresa en una misma
plataforma

Sistemas ERP
The Elite Flower
Manejo de múltiples Conocimiento de un
sistemas sistema y otros no

Exportación/Importació Comunicación
n de información de un deficiente
sistema a otro

Método Mano de obra

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6. BASES TEÓRICAS RELACIONADAS

• Análisis de procesos
• Contabilidad general y financiera
• Diseño de operaciones
• Estadística
• Gerencia de operaciones
• Gestión de personal
• Gestión de proyectos
• Gestión Logística
• Ingeniería económica
• Microeconomía
• Programación I
• Salud ocupacional
• Sistema de costeo de operaciones

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7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

Actividad
Inducción: Lectura y comprensión de norma cero, conocimiento de
procesos de la empresa, conocimiento de modelos de
implementación Novasoft.

Diagrama de flujo del proceso de Orden de compras para

personalización Novasoft
Diagrama de flujo del proceso de Orden de Servicio para
personalización Novasoft
Parametrización de aplicativos Novasoft según modelo de
implementación
Actas de parametrizaciones de aplicativos Novasoft según modelo
de implementación y explicado en la reunión

Capacitación de aplicativos Novasoft según modelo de

implementación
Actas de capacitaciones de aplicativos Novasoft según modelo de
implementación y explicado en la reunión

Indicador de avances de los aplicativos según lo parametrizado y

explicado por parte de Novasoft

Formatos de trazabilidad de las reuniones con Novasoft

Instructivos de aplicativos
Diseño de página web
Desarrollo de página web para instructivo Novasoft

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8. CRONOGRAMA:

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9. CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS

En síntesis, el sistema de Novasoft cuenta con un manual de ayuda online que define los
campos que solicita diligenciar en cada ventana del programa. En el caso de la empresa
The Elite Flower, el sistema cuenta con múltiples personalizaciones en los aplicativos ERP
que, Novasoft no tiene instructivos. Por ende, contar con un manual del funcionamiento del
sistema se obtienen los siguientes
resultados:
• Conocimiento del funcionamiento de Novasoft para todos los que tienen acceso al
sistema
• Facilidad de aprendizaje de funcionamiento del sistema.
• Disminución de errores en el manejo del sistema.
• Estandarización de realización de procesos en aplicativos

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10. BIBLIOGRAFÍA

Novasoft Enterprise WEB. (2019). Recuperado de:

http://elt-is0-fca/NovasoftWeb/(S(4ugisn2o5e1llznj4vum0teu))/principal.htm

Ayuda en línea Novasoft. Recuperado de:

http://ayudaenterprise.novasoft.com.co/enterprise-web/

W3 School. (s.f.). W3Schools Online Web Tutorials. Recuperado de

https://www.w3schools.com/

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ANEXOS

Fig.1 Inicio página web Instructivo Novasoft

Fig.2 Contabilidad local; tablas auxiliares

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Fig.3 Contabilidad local; Maestros

Fig.4 Cuentas por cobrar; Tablas auxiliares

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Fig.5 Cuentas por cobrar; Maestros

Fig.6 Inventarios; Tablas auxiliares

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Fig.7 Inventarios; Maestros

Fig.8 Cuentas por pagar; Tablas auxiliares

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Fig.8 Cuentas por pagar; Maestros

Fig.9 Tesorería; Tablas auxiliares

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Fig.10 Generales

Fig.11 Indicador de avance ERP

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Fig.12 Diagrama de procesos

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