2013

Programa de
Capacitación y Actualización
del personal administrativo

avanzado

Unidad Técnica del Centro de

Formación y Desarrollo
Indice

MODULO 1. CALCULOS AVANZADOS. ................................................................................................. 3

1 .-Agrupar y Esquema. .................................................................................................................. 3
1.1 Crear y borrar esquema. ..................................................................................................... 3
1.2 Opciones.............................................................................................................................. 6
2 Consolidar.................................................................................................................................... 7
2.1 ¿Qué es una tabla de resumen?.......................................................................................... 7
2.2 ¿Qué es una referencia? ..................................................................................................... 9
2.3 Agregar o Quitar Referencias ............................................................................................ 10
MODULO 2. Análisis de Datos. .......................................................................................................... 12
3 Encontrar determinados valores. .............................................................................................. 12
3.1 Buscar Objetivo ................................................................................................................. 12
3.2 Solver ................................................................................................................................. 14
3.3 Buscar Objetivo vs Solver .................................................................................................. 16
3.4 Administrador de escenarios ............................................................................................ 17
4 Validación .................................................................................................................................. 21
4.1 Configuración y Mensaje ................................................................................................... 21
5 Formato Condicional ................................................................................................................. 24
5.1 Formato con Fórmula ........................................................................................................ 26
MODULO. Gestión Avanzada de Datos. ............................................................................................ 28
6 Bases de datos. .......................................................................................................................... 28
6.1 Definición de base de datos. ............................................................................................. 28
6.2 Filtros Avanzados .............................................................................................................. 28
6.3 Formulario. ........................................................................................................................ 30
6.4 Funciones de Búsqueda..................................................................................................... 33
6.4.1 Búsqueda Vertical ..................................................................................................... 33
6.4.2 Búsqueda Horizonatl ................................................................................................. 37
6.5 Funciones para manejo de bases de datos. ...................................................................... 39
6.6 Tablas dinámicas. .............................................................................................................. 40
 6.6.1 Opciones avanzadas de tablas dinámicas. ................................................................ 40
6.6.2 Realizando ejercicios complejos................................................................................ 40
6.6.3 Elementos calculados ................................................................................................ 57
6.6.4 Ejecutar tablas dinámicas con Query desde otros libros. ......................................... 58
Módulo 4. Automatización de Procesos ........................................................................................... 65
7 Macros ....................................................................................................................................... 65
7.1 ¿Qué son las macros?........................................................................................................ 65
7.2 Grabador de macros.......................................................................................................... 65
7.3 Formas de ejecutar una macro. ........................................................................................ 66
7.4 Introducción Visual Basic. ................................................................................................. 69
7.4.1 Macro funciones........................................................................................................ 69
7.4.2 Estructuras de control. .............................................................................................. 71
7.4.3 IF ................................................................................................................................ 71
7.4.4 CASE........................................................................................................................... 72
7.4.5 Creación de un formulario simple. ............................................................................ 73

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 Guía Instruccional del Curso de Microsoft Excel 2007

(Nivel Avanzado)

MODULO 1. CALCULOS AVANZADOS.

1 .-Agrupar y Esquema.
La herramienta agrupar y esquema permite ocultar o mostrar filas o columnas según los
subtotales que aparecen en la hoja de cálculo. Esta herramienta solo puede agrupar hasta
8 niveles de agrupamiento.

Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos más
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. Un esquema
puede ser perfectamente un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en
el libro, también podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual
contiene los puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado por
niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de
los puntos contenidos en el tema.

1.1 Crear y borrar esquema.

El primer paso para crear un esquema es abrir el archivo con el que queremos trabajar.
(Debe ser un archivo de Excel) Ahora debemos seleccionar el rango de datos que
queremos agrupar. Debe ser una serie de filas o columnas, no solo un grupo de celdas.

Ahora daremos clic en el menú Datos y damos clic en Agrupar

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Para agrupar los datos, haz clic en “Agrupar”. Para desagruparlos haz clic en
“Desagrupar”. Notarás que aparece una sección gris al lado de las filas o encima de las
columnas. Esto quiere decir que las filas o columnas están agrupadas. Puedes hacer clic
en el – o el + para ocultar o mostrar las filas o columnas agrupadas.

Para trazar esquemas automáticamente, primero determina si tus datos tienen esta
posibilidad. Deben de cumplir con el siguiente criterio:

Tus datos deben haber sido resumidos con fórmulas que contienen funciones, como
SUMA o PROMEDIO. Los datos resumidos deben colocarse a un lado de los datos
detallados.

Nota: puede que esta función no esté activa en archivos compartidos. Deja de compartir
para poder agrupar.

Creación automática de esquemas

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto
que se ha organizado los subtotales de cada grupo de tallas (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas)

Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opción
Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña Datos

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Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuación:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda
de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.

Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos
niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

La tabla desplegada por completo

Total de venta por talla

Por filas tenemos tres niveles:

La tabla desplegada por completo

Total por bloque de tallas
Total por todas las tallas

Para comprimir y expander el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y +
de cada nivel.

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Borrar un esquema

Para borrar un esquema debemos acceder a la opción Desagrupar y seleccionar la opción

Borrar esquema.

Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente

deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer.
Así pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.

1.2 Opciones
Creación manual de esquemas

Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas

dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de las
filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a
crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan fórmulas de
sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú Agrupar de la pestaña Datos y
seleccionamos Agrupar.

Para trabajar un poco más rápido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.

Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos: Alt+Shift+Flecha

derecha.

Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos: Alt+Shift+Flecha

izquierda.

Ocultar un esquema

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automáticamente desaparecen las marcas del esquema, para
volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinación de teclas Ctrl+8.

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2 Consolidar.
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar
datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar
en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo
que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de
una forma periódica o específica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de
cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de
ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda
la organización.

2.1 ¿Qué es una tabla de resumen?

Una tabla de resumen consiste en una tabla que contiene datos consolidados.

En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posición o por
categoría.

Posición: Si vas a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puedes
consolidar por posición.

Categoría: Si tienes varios rangos con diseños diferentes y vas a combinar datos de filas
o columnas que tengan rótulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes
consolidar por categoría.

Configura los datos que va a consolidar.

Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna
tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o
columnas en blanco.
Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de cálculo
diferente para cada vendedor.
No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a colocar la
consolidación.

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 Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que cada rango tiene el
mismo diseño.
Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de que los rótulos de las
columnas o filas que deseas combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de
mayúsculas y minúsculas.
Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.
Haz clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los
datos consolidados.

En el menú Datos, haz clic en Consolidar.

Aparece el siguiente cuadro:

En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft
Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.

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Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a
consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a
continuación, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los
datos en cualquiera de los rangos de origen y no estás seguro de si más tarde desearás
incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, activa la casilla de verificación
Crear vínculos con los datos de origen.

Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados
los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los
rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas
independientes en la consolidación.

2.2 ¿Qué es una referencia?

Referencias 3D: Referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.

Especifica un área fuente para ser agregada a la consolidación. Puede especificar hasta
255 áreas fuente para consolidar. Las hojas de cálculo que contienen las áreas fuente no
necesitan estar abiertas durante la consolidación. Aunque puede usar hojas de cálculo
que no fueron guardadas como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de
cálculo fuente antes de consolidar.

Una definición de áreas fuente puede ser de cualquiera de las siguientes formas.

Use las siguientes formas cuando:

Referencias de celda. Las áreas fuente y el área de destino están en la misma

hoja de cálculo.
Referencias de hoja y de celda. Las áreas fuente y el área de destino están en
hojas de cálculo diferentes.
Referencias de libro, de hoja y de celda. Las áreas fuente y el área de destino
están en libros de trabajo diferentes.
Referencias de ruta de acceso completa, de libro, de hoja y de celda. Las áreas
fuente y el área de destino están en libros de trabajo diferentes en diferentes
ubicaciones en el disco.
Nombre de un área con nombre. El área fuente es un área con nombre.

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Una referencia puede aceptar cualquiera de las siguientes formas:

Use esta forma Cuando

Referencias de celdas
Referencias de hojas y celdas
Referencias de libros, hojas y celdas
Referencias de ruta de acceso, libros,
hojas y celdas
Nombre de un área con nombre
Fuente y destino están en la misma hoja de
cálculo
Fuente y destino están en hojas de cálculo
diferentes
Fuente y destino están en libros de trabajo
diferentes
Fuente y destino están en libros de trabajo
diferentes y ubicaciones diferentes en el
disco
El área fuente es un área con nombre

Todas las referencias. Enumera todas las referencias de las áreas fuente que ha elegido
para la consolidación.

2.3 Agregar o Quitar Referencias

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Para agregar o quitar referencias deberemos dar clic en Consolidar en la pestaña de
Datos para abrir la siguiente ventana dentro del archivo donde hemos consolidado o
donde queremos consolidar los datos.

Una vez abierta la ventana aparecerán las referencias existentes en el cuadro “Todas las
referencias” si queremos quitar alguna solo deberemos der clic sobre la referencia y dar
clic en Eliminar.

O si queremos agregar una referencia deberemos seleccionar su ubicación en el cuadro

de texto de Referencia.

Y daremos clic en el botón Agregar para agregar la referencia a nuestra tabla

consolidada.

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MODULO 2. Análisis de Datos.

3 Encontrar determinados valores.

Una situación que se nos plantea algunas veces es la de resolver un problema hacia
atrás, esto es, encontrar el valor que debemos dar a una celda para lograr que otra, cuyo
valor depende de la primera, alcance determinado valor objetivo.

Otra situación que interesa es conocer cómo afecta el cambio de uno o varios datos a uno
o más resultados. Se trata de responder a la pregunta ¿qué pasa si? Cada conjunto de
datos que aplicamos al modelo constituye un escenario y queremos calcular los
resultados del modelo en los diferentes escenarios.

En muchas situaciones de la vida real se nos plantean problemas de optimización.

Disponemos de unos recursos limitados y tratamos de sacarles el mayor fruto posible: qué
solución da el máximo beneficio o produce el mínimo gasto.

3.1 Buscar Objetivo

Cuando en una fórmula no es fácil, o no es posible, despejar una variable para resolver el
problema inverso ¿Qué valor de la variable produce tal resultado? todos hemos utilizado,
alguna vez, el método prueba y error. Probamos con diferentes valores del dato hasta
logar el resultado deseado.

El comando Datos >Análisis Y si > Buscar objetivo… encuentra la mayoría de las veces el
valor que debe tener una celda, dato inicial, para alcanzar determinado resultado, valor
objetivo, en otra celda. Necesariamente la celda dato inicial, cuyo valor queremos
determinar, debe contener un valor, no puede ser una fórmula, y la celda objetivo debe
contener una fórmula cuyo valor varía con el dato inicial.

En algunos casos el proceso de búsqueda de objetivo puede concluir que no hay ningún
valor del dato inicial que de cómo resultado el valor objetivo propuesto. En otras
ocasiones puede ocurrir que el valor logrado para el dato inicial sea absurdo.

NOTA: La característica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada

variable.

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Cuando deseamos cambiar el valor de una celda que contiene una fórmula, podemos
hacerlo variando el valor de la celda que tiene referencia a esta fórmula. Esto lo podemos
hacer automáticamente con el comando Buscar objetivo de la cinta Datos de la opción
Análisis y si.

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

Con esta herramienta se puede ajustar el valor de una celda específica hasta que una
fórmula dependiente de dicha celda alcanza el resultado especificado.

En Definir la celda se especifica la celda que debe contener una fórmula para la cual se
desea encontrar una solución. Puede escribirse una referencia de celda o un nombre en
este cuadro. Con el valor contiene el nuevo valor al que se desea llegar. Cambiando la
celda determina la celda cuyo valor cambia a fin de lograr el resultado deseado. La
fórmula para la cual se desea encontrar una solución debe referirse, directa o
indirectamente, a esta celda. Aquí también puede ingresarse una referencia de celda o un
nombre.

Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

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Deseamos saber el tipo de interés del prestamo necesario para alcanzar su objetivo:

Al aceptar los valores, aparece la siguiente caja de diálogo y el nuevo interés es de

7.02%.

3.2 Solver
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos
Objetivo, que depende de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar
sometido a restricciones. Si la dependencia es lineal, es en realidad el problema
matemático de Programación Lineal.

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Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo:

Se trata de nuestro restaurant y requerimos comprar ciertos artículos para nuestra cocina,
dichos productos se enlistan en la siguiente tabla así como los costos de cada uno de
ellos. Con solver buscamos saber cuántas unidades debemos comprar cumpliendo las
siguientes restricciones:

Veamos los datos en la tabla siguiente:

Abre la ficha de Datos y busca la entrada a Solver en el extremo derecho.

Obtendrás esta ventana para concretar tus opciones. Estudia bien la forma de hacerlo

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Pulsamos Resolver. Elegimos Utilizar la solución de Solver y y podemos ver que la
solución es:

NOTA: La herramienta Solver de Excel también resuelve casos no lineales, e incluso con
el uso de logaritmos, exponenciales o funciones trigonométricas.

3.3 Buscar Objetivo vs Solver

La diferencia principal entre Solver y Buscar objetivo, es la posibilidad que nos ofrece
Solver para agregar Condicionales o inecuaciones a nuestro Sistema de ecuaciones
planteado. Recordemos que cuando hablamos de Buscar objetivo, dijimos que lo que
realmente estábamos planteando era la solución a una ecuación.

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Solver, como herramienta más completa que es, nos ofrece la posibilidad de incluir a
nuestro sistema de ecuaciones todas las restricciones (y por tanto nuevas inecuaciones)
que pueda necesitar nuestro modelo planteado.

3.4 Administrador de escenarios

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Office Excel guarda y puede

sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores como escenarios en una hoja de cálculo y luego pasar de un escenario a otro
para ver los distintos resultados.

Si hay varias personas que tienen información específica que desea usar en escenarios,
puede recopilar la información en libros diferentes y posteriormente combinar los
escenarios de los distintos libros en uno solo.

Una vez que tenga todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen
de escenario que incluya la información de todos los escenarios.

Los escenarios forman parte de un conjunto de comandos llamados herramientas de

análisis Y si. Al usar escenarios, usted realiza un análisis Y si.

El análisis Y si es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver
cómo los cambios afectan al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. Puede usar
escenarios para crear y guardar diferentes conjuntos de valores y pasar de uno a otro.

También puede crear un informe resumen de escenario que combine todos los escenarios
en una hoja de cálculo. Por ejemplo, puede crear varios escenarios de presupuesto que
comparen diferentes niveles de ingresos y gastos posibles y luego crear un informe que le
permita comparar los escenarios en paralelo.

Tipos de análisis Y si En Excel, existen tres tipos de herramientas de análisis Y si:

escenarios, tablas de datos y búsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos
toman conjuntos de valores de entrada y proyectan hacia adelante para determinar
posibles resultados. La búsqueda de objetivo, a diferencia de los escenarios y las tablas
de datos, toma un resultado y proyecta hacia atrás para determinar posibles valores de
entrada que produzcan ese resultado.

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Los escenarios, al igual que las tablas de datos, le ayudan a explorar un conjunto de
resultados posibles. A diferencia de las tablas de datos, se pueden combinar los
escenarios de varias hojas de cálculo o libros diferentes. Los escenarios facilitan la
recopilación de datos acerca de posibles resultados de varios orígenes y luego combinan
los datos.

Cada escenario puede contener hasta 32 valores variables. Si desea analizar más de 32
valores y esos valores representan sólo una o dos variables, puede usar tablas de datos.
Si bien una tabla de datos se limita a sólo una o dos variables (una para la celda de
entrada de la fila y una para la celda de entrada de la columna), ésta puede incluir tantos
valores variables diferentes como desee. Un escenario puede tener un máximo de 32
valores diferentes pero puede crear tantos escenarios como desee.

Antes de crear un escenario, ya debe tener un conjunto de valores inicial en la hoja de

cálculo. Para crear informes resumen de escenario que se puedan leer más fácilmente,
también debe pensar en dar un nombre a las celdas que planea usar en escenarios.

Tenemos los siguientes datos en Excel:

Hagamos click en la "Ficha Datos", después en el botón "Análisis Y si" (que hay dentro del
grupo"Herramientas de datos") y después en "Administrador de escenarios".
Obtendremos el cuadro de diálogo:

Hacemos click en "Agregar" e introducimos en el siguiente cuadro de diálogo que emerge,

los siguientes datos y referencias:

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Aceptamos y obtenemos el siguiente cuadro:

Ahora repetimos los pasos para generar el escenario Pesimista y Optimista.

Ahora ya tenemos todos los escenarios configurados, sólo nos queda seleccionar el
deseado en el panel "Escenarios" y hacer click en el botón "Mostrar". Podremos ver cómo
se introducen automáticamente en las 5 celdas los datos de nuestro supuesto y todo
queda recalculado según el escenario elegido.

Debemos apreciar que cuando hacemos clik en "Mostrar" el cuadro de diálogo no

desaparece. Esto es para que podamos cambiar entre escenarios más rápidamente y
poder apreciar los cambios con más facilidad.

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En el cuadro de diálogo anterior ("Administrador de escenarios"), vemos que existe un
botón llamado "Resumen..." que al hacer click sobre él obtenemos el siguiente cuadro,
donde debemos seleccionar en el campo "Celdas de resultado:", el rango de celdas que
consideramos como resultados importantes para nosotros y cuyo resultado para cada
escenario, nos gustaría saber (vemos abajo que se han seleccionado arbitrariamente
como rango de celdas importantes, las que reflejan el beneficio en porcentaje respecto de
las ventas):

Si hacemos click en "Aceptar", obtenemos un cuadro - resumen que es totalmente

modificable (y no se actualiza al volver a cambiar los datos en la tabla sobre la que hemos
aplicado los escenarios). Una vez cambiamos las celdas en las que obtenemos resultados
irrelevantes para nosotros, podemos obtener un interesante resumen como este:

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4 Validación

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica
tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos
muestre una lista de los productos a elegir.

O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas. Por ejemplo, que Excel nos
muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros
deseados.

En estos casos, Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

4.1 Configuración y Mensaje

Creamos una tabla en Excel como se muestra en la siguiente figura:

Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el
menú con las opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14.

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En la pestaña de Datos, al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo menú con
tres opciones:

Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas
a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que
están fuera de estos rangos.

Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.

Seleccionamos Validación de datos. Se despliega un menú como el de la siguiente figura.

Tenemos 3 pestañas:

Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos.

Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando
se selecciona la celda con la validación.
Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los
permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.

Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.

Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta
condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.

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Configuración.

Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En nuestro ejemplo, tenemos una lista
específica con los productos que necesitamos que estén disponibles.

Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la
que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos
disponibles.

En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si
no tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas).

Mensajes de error

Para no extenderme mucho más, simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual

indico:

Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)

Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos”

Mensaje de error: “El producto no está dado de alta”.

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5 Formato Condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha

Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualización gráfica
de los valores numéricos en las propias celdas.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato
Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere
utilizar. Como verá en la siguiente figura su rango de celdas ofrece la misma información
que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo
identificar la información numérica global.

Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato
Condicional” seleccione la opción "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores
que quiere utilizar. Como se muestra en la siguiente figura.

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Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón
“Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto de Iconos” y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar. Como se muestra en la siguiente figura.

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5.1 Formato con Fórmula

Tenemos dos celdas con números y una tercera con una letra. Si la tercera columna tiene
una letra, entonces los dos valores anteriores quedan en negro.

Sin embargo, si la tercera celda NO tiene letra, los datos de las dos columnas anteriores
deben marcarse en rojo, tal como se muestra en la siguiente figura.

Tenemos entonces que los valores de las columnas A y B cambian de color, pero están
sujetos al valor de la columna C.

Para resolver esto utilizaremos el Formato Condicional y dos funciones que no hemos
visto hasta entonces: NO y ES TEXTO.

Ya los nombres de las funciones les irá dando idea de qué pienso hacer: Dar color rojo a
los datos de las columnas A y B cuando NO ES TEXTO la columna C.

Para hacer esto en Excel, debemos proceder de la siguiente manera:

Seleccionamos el rango de las celdas a las cuales queremos aplicar el formato

condicional. En nuestro caso, es el rango A1 a B5.

Vamos a Formato Condicional y seleccionamos Nueva regla

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En el nuevo Menú, elegimos “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar
formato”.

En el recuadro inferior, debemos ingresar la fórmula que se debe cumplir para aplicar la
regla. Es donde utilizaremos las dos funciones mencionadas al inicio del post: NO y
ESTEXTO.

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A continuación seleccionamos “Formato … ” y determinamos el formato que queremos
darle a los números. En este caso, seleccioné simplemente “Negrita” y color “Rojo“.

MODULO. Gestión Avanzada de Datos.

6 Bases de datos.
Las bases de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada
como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la
primera fila tiene los títulos de cada columna.

6.1 Definición de base de datos.

Una Base de Datos en Excel, denominada lista, es un conjunto de datos organizados en
filas o registros, en los cuales la primera fila contiene los títulos de las columnas (nombres
de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. . Estas funciones nos
permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los
criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas
condiciones.

6.2 Filtros Avanzados

El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios
aspectos importantes.

Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de

cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza

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el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen
de los criterios avanzados.

Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los
siguientes procedimientos

Utiliza el signo igual para escribir texto o un valor

Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o
un valor en una celda, Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar
resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad
para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas
apropiadas del rango de criterios:

=''=entrada''

En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base
de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros
y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

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Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función. Escriba el rótulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las
comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna,
2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede

utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un
rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda
especificar una condición de columna.

6.3 Formulario.
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de
mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos
comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.

Formulario de datos

Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX

Formularios de usuario de VBA

Formularios de datos

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el rango

(rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o
no adyacentes.) o la tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que
se almacena en registros (filas) y campos (columnas).). El formulario de datos muestra
todos los encabezados de columna como etiquetas en un único cuadro de diálogo. Cada
etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario puede escribir
los datos para cada columna, hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de
datos, puede agregar nuevas filas, buscar nuevas filas mediante navegación o, según el
contenido de la celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una fórmula
(fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de
una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el
signo igual (=).), su resultado se muestra en el formulario de datos, pero no puede
cambiar la fórmula mediante dicho formulario.

Página | 30
Ejemplo:

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté
activa, y pulsar en el icono Formulario .

Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos

añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office
> Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de
Comandos que no están en la cinta de opciones.

Seleccionamos el rango que deseamos modificar a través del formulario y damos clic en
el botón de formulario que agregamos en la barra de acceso rápido.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Página | 31
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar
las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios
hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla
Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un
registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.

Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior
y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de
búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para
introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la
columna de botones aparece la palabra Criterios.

Página | 32
6.4 Funciones de Búsqueda
La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y
como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que
especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma
matricial.

6.4.1 Búsqueda Vertical

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos,
es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la
búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio
telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces
obtener el número correcto.

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente

manera:

Página | 33
Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de
nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben
identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna
Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos
en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una
columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que
la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de

la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia
a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y
minúsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde
se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una

coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos
en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos
obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

Página | 34
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una
búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que
se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda
que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente
para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV:

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene
información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(

Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para
concluir con el primer argumento de la función:

=BUSCARV(E1,
Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada
la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11,
Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me
devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la
columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer
una búsqueda exacta del nombre.

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 =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar
su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el
resultado automáticamente.

Errores comunes al usar la función BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV
regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla

obtendremos un error de tipo #REF!

Página | 36
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un
error de tipo #VALOR!

Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no

encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

6.4.2 Búsqueda Horizonatl

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que
ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es
similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.

Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se

encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV
realiza la búsqueda en una columna.

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Página | 37
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.

Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la

función.

Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor
de error #N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los
vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los
vendedores y como filas los meses.

Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello
puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo

argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A)
porque no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese
como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes
de febrero es la fila número 3.

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Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una
coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará
de argumentos de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril,
entonces la función sería la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila
(búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

6.5 Funciones para manejo de bases de datos.

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 Función Descripción
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios
BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos

6.6 Tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de
información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el
reporte.

6.6.1 Opciones avanzadas de tablas dinámicas.

Creación de un informe de tablas dinámicas

Selecciona la opción Datos | Informes de tablas y gráficos dinámicos en tu Libro Excel.

Con ello se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del informe.

6.6.2 Realizando ejercicios complejos

El primer paso es elegir desde dónde obtenemos los datos. Hay varias opciones:

Página | 40
Lista o base de datos de Microsoft Excel.

A partir de una lista o base de datos de Excel crea tu propio informe de tabla dinámica o
de gráfico dinámico. Es importante que la primera fila tenga un nombre descriptivo
(nombre de campo) para poder identificarlo posteriormente.

Origen de datos externo.

Crea el informe o gráfico a partir de datos almacenados en un archivo o una base de

datos externa al libro actual de Microsoft Excel. Esto nos permite trabajar con mas de
65536 registros, que es el máximo permitido por Excel en una única hoja. Con esta opción
podemos acceder a ficheros dBase, y a bases de Datos Access, Oracle, Interbase, etc.

Varios rangos de consolidación.

Crea un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico a partir de varios rangos (grupos
de datos) de una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Otro informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.

Puedes crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico a partir de otro informe
de tabla dinámica del mismo libro. De esta forma se optimiza el uso de la memoria cuando
quieres trabajar sobre datos ya procesados antes en otro informe.

Tipos de informes a crear

Página | 41
Tienes a tu disposición dos tipos de informes a crear: un informe o un gráfico dinámico.
Estas opciones se seleccionan en la parte inferior del asistente dentro del primer paso
(Observa la figura anterior).

Creación de un informe a partir de una lista o base de datos Excel

Lo primero que te pide el asistente es el rango de datos del cual queremos obtener el
informe de tablas dinámicas.

Por defecto selecciona el área de datos de la hoja que esté activa en ese momento.

Puedes cambiarla con el botón , o incluso seleccionar otro libro donde se encuentren
los datos con el botón Examinar.

Diseño del informe

Finalmente, debes indicar dónde quieres crear el informe. Por defecto se crea en una hoja
de cálculo nueva, aunque se le puede indicar en que hoja lo quieres.

En este momento se te ofrecen dos opciones mas: Diseñar el informe y establecer

opciones generales del mismo.

Si pulsas sobre la opción Diseño, puedes dar forma personalizada al informe. Para ello se
te abre la ventana de diseño, que es la que ves a continuación:

Página | 42
A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras que
se calculen. Coloca sobre las zonas página, fila o columna los campos por los que quieres
clasificar el informe. El diseño también se puede realizar una vez terminado el asistente,
directamente sobre el informe, pero aquí tienes la ventaja de que no se trabaja
directamente con los datos, por lo que es mas cómodo y eficiente.

En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo sección a las filas.
Finalmente, arrastra el campo CMUN al área de datos para que nos cuente cada uno de
los registros que hay para cada tipo.

El resultado de este diseño sería el siguiente informe:

Página | 43
Si en el asistente seleccionas el botón Opciones se muestra la ventana de opciones del
informe de tabla dinámica, en la que puedes establecer múltiples opciones diferentes en
función de los resultados que quieras obtener.

Barra de herramientas Tabla dinámica

Cuando se trabaja con la tabla dinámica, se activa automáticamente la barra de

herramientas Tabla dinámica, a no ser que la hayas desactivado explícitamente [1]. Esta

Página | 44
barra de herramientas está compuesta por un menú desde el que se pueden acceder a
opciones avanzadas de la tabla y de una serie de botones que permiten acceder de forma
rápida a las opciones más comunes

Moviendo o añadiendo campos

El sistema es muy flexible: Para cambiar un campo de posición sólo tienes que arrastrar
su nombre desde un lado al otro para que automáticamente se reestructure la tabla con la
nueva información. En el ejemplo, si el campo sexo está en cabecera, pero quieres que

esté en el lado, sólo pulsa el ratón sobre el campo y arrástralo hasta la nueva
posición. Al moverlo el icono irá cambiando para mostrar si lo estamos colocando en la
página, en la cabecera, en el lado, en el área de datos, o fuera de la tabla.

Si quieres añadir un campo nuevo lo tienes que hacer desde la lista de campos, que
aparece al colocarte sobre cualquier celda del informe de tabla dinámica. Si no aparece la
lista de campos que ves en la imagen de la derecha es porque no está seleccionada la
opción en la barra de botones Tabla dinámica. El botón para activar o desactivar esta
ventana es el último de la derecha.

Hay dos formas de añadir campos al informe, una es arrastrándolo sobre el informe y
otras es seleccionando en la caja combinada de la parte inferior el área donde quieres
añadir el campo y a continuación pulsar en el botón Agregar a.

Si añades un campo en el área de página aparece una celda con el nombre del campo y a
continuación una caja combinada con todos los valores posibles para el campo mas uno
más con el total. Esto sirve para que seleccionando cada uno de los valores del campo
puedas filtrar el informe por él.

También puedes añadir múltiples campos en cada una de las áreas. Si añades varios
campos en alguna de las dimensiones de clasificación [2] se mostrará un campo a
continuación del otro, lo que te permite cambiar el orden entre uno y otro arrastrándolos.
Por ejemplo, se puede filtrar por el sexo y a continuación por el estado civil o viceversa.

Página | 45
También puedes añadir campos al área de datos. E incluso puedes añadir varias veces el
mismo campo, para obtener distintos cálculos (promedio, máximo, mínimo, suma, conteo,
etc.)

Mostrar los elementos individuales

En cualquier momento puedes consultar los elementos individuales que corresponden con
cada una de las celdas del informe de tabla dinámica. Para ello, sólo tienes que hacer
doble click sobre cualquiera de las casillas y se creará una nueva hoja dentro del
cuaderno activo con los elementos que correspondan.

Cambiar literales de los valores de cada campo

A veces, los campos que usas para la clasificación no tienen contenidos suficientemente
claros y conviene cambiarlos por otros mas sencillos de entender.

Para ello, sólo selecciona la casilla donde se encuentra el literal que quieres cambiar y
modifícalo como harías con cualquier celda en una hoja Excel: Se actualizarán todas las
casillas donde estuviese este texto anteriormente, incluso en los totales.

En la ilustración siguiente puedes ver un ejemplo en el que se sustituyen los literales del
campo sexo para que muestre Hombres y Mujeres en vez de 1 y 6. En esta ilustración
también puedes ver como se muestran dos variables en la cabecera y por supuesto como
se han cambiado los literales del sexo en los totales.

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Filtrar los valores a mostrar

En ocasiones el informe es muy grande y resulta difícil ver la información de forma rápida.

En estos casos, lo más sencillo es filtrar la información que realmente te interesa ver.

Para ello, pulsa en la flecha hacia abajo que hay junto al nombre del campo. Entonces
se despliega una ventana con los valores para que elijas los que quieres que aparezcan.

De esta forma, puedes conseguir un resultado como el siguiente:

Página | 47
Otra forma de ocultar cualquier bloque de información es seleccionar la celda que qiueres
y con el botón derecho del ratón escoger la opción ocultar.

Configuración de campo

Si tienes marcado un campo en la ventana de selección de campos o directamente en el

informe de tabla dinámica, puedes configurar este campo pulsando el botón de la barra de
tareas o tecleando el botón derecho sobre el nombre de campo y seleccionando la opción
Configuración de campo.

Configuración de un campo de clasificación

Los campos de clasificación son los que tu eliges para organizar los resultados. Esta
ventana te permite cambiar el nombre con el que se representa el campo, como puedes
ver en el ejemplo.

Página | 48
Además se puede cambiar la forma de calcular los subtotales cuando tenemos varios
valores para el campo elegido. Lo verás mas claro en el ejemplo:

El resultado de lo que acabas de ver será una tabla como esta:

Si pulsas en el botón Avanzado, aparece otra ventana, con mas opciones de

configuración.

Página | 49
Aquí puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la información (puedes
dejar que lo haga automático o seleccionar tu propio criterio).

Otra posibilidad es que le pidas que sólo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)

Si en el ejemplo anterior añades el año de nacimiento, la tabla alcanza un tamaño

inmanejable.

La solución a este problema es pedir que te muestre sólo los 10 años de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.

Página | 50
Aquí puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la información (puedes
dejar que lo haga automático o seleccionar tu propio criterio).

Otra posibilidad es que le pidas que sólo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)

Si en el ejemplo anterior añades el año de nacimiento, la tabla alcanza un tamaño

inmanejable.

La solución a este problema es pedir que te muestre sólo los 10 años de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.

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Como puedes ver, ahora es mucho mas manejable. Observa que el campo ANONA lo
muestra en negrita para que notes que está filtrado.

Página | 52
Configuración de una variable de datos

Cuando trabajas con una variable de datos, además de cambiar el nombre del campo,
puedes establecer como quieres calcular los valores. No olvides que, si la variable con la
que estás operando no numérica, sólo se puede contar las repeticiones del valor (cuenta)
que tienes en los datos.

Aún así, si pulsas sobre el botón de opciones aparecen nuevas posibilidades.

Sí en el ejemplo eliges mostrar los datos en forma de porcentaje del total, nos enseña el
porcentaje que supone la cuenta de estos registros con respecto al total de todos ellos. El
resultado sería así:

Página | 53
En el momento que añades un campo numérico al informe, ya podrás utilizar otras
operaciones diferentes como la suma, el máximo, el mínimo, etc.

Las opciones avanzadas que veías antes con el conteo de registros, se vuelven mucho
más útiles. Por ejemplo, si incluyes el campo año pero en formato numérico, tienes
opciones mucho mas potentes, como el cálculo de la diferencia entre este elemento con
los de la anterior sección.

Esto sirve, para analizar cómo varía el promedio del año de nacimiento, en función de la
sección en que nos encontramos. Observa el resultado.

Como puedes ver en la tabla, la primera de las secciones aparece sin datos, mientras que
las otras dos muestran que la segunda es mucho mayor que la primera, y que la tercera, a
su vez, es un poco mayor que la segunda.

Mostrar y ocultar detalle

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En ocasiones, interesa desglosar algunos elementos y otros no, bien porque no son
significativos, o bien porque se escapan al objetivo del estudio que quieres presentar.

Si quieres hacer esto, lo mas sencillo es utilizar los botones de Ocultar detalle y Mostrar
detalle que encontrarás en la barra de herramientas de Tabla dinámica.

Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado.

Por ejemplo, indícale que no quieres que muestre el desglose en estados civiles de los
hombres, pero sí el de las mujeres.

Generar un nuevo campo agrupando valores

A veces hay campos con muchos estados, y realmente sólo te interesa analizar las
agrupaciones de los mismos.

Por ejemplo, si sustituyes la variable sección por la variable edad, el resultado es una
tabla con muchas filas.

Si seleccionas todos los elementos con edad inferior a quince años y con el botón de la
derecha escoges agrupar como puedes ver en la figura de la derecha, obtienes un nuevo
campo (figura de abajo), que tiene un elemento de valor Grupo1, que agrupa a todos las
edades menores de quince años.

Luego puedes quitar el campo EDAD1 y quedarte sólo con el nuevo campo que has
obtenido.

Con esta opción, te evitas tener que crear variables desde el principio.

Página | 55
Fórmulas en tablas dinámicas

Para insertar una fórmula o un elemento calculado debes seleccionar la opción

correspondiente en la barra de herramientas.

Página | 56
Campos calculados

Los campos calculados se crean como resultado de una fórmula entre campos que ya
existen en tu selección.

Por ejemplo, puedes definir el campo meses como resultado de multiplicar el campo año
por 12. Aquí no aporta mucha información, pero si trataras con cantidades monetarias
podrías cambiar de euros a dólares o viceversa, podrías calcular la cuenta de resultados
en función de las pérdidas y ganancias, etc.

6.6.3 Elementos calculados

Igual que puedes crear campos calculados, puedes generar elementos calculados, que te
permitan mostrar cálculos entre distintos grupos de una variable de clasificación.

Por ejemplo, en la tabla anterior, puedes crear un nuevo elemento calculado para el
estado civil que sea la diferencia entre solteros y casados.

Página | 57
Estas opciones son también mas útiles con variables de carácter económico, porque
puedes calcular el margen de ganancias para un producto de una determinada forma,
pero fijar que en un determinado mes se calcula de otra forma.

6.6.4 Ejecutar tablas dinámicas con Query desde otros libros.

Tenemos una hoja en un cuaderno de Excel con los siguientes datos

En otra hoja tenemos estos datos

Página | 58
Nuestra tarea consiste en consolidar los datos de ambas hojas en una sola hoja, como
esta:

No podemos hacerlo con Datos—Consolidar o con Tablas Dinámicas. Una posibilidad es

agregar el campo Cliente en la segunda hoja usando la función BUSCARV basándonos
en el número de factura.

Este método se vuelve muy ineficiente cuando tenemos que manejar una gran cantidad
de datos. No sólo que BUSCARV puede ser muy lenta cuando hacemos una búsqueda
exacta sino que también tendríamos que estar actualizando las fórmulas cada vez que
agregamos datos.

En esta nota mostraremos un método mucho más eficiente usando un programa adjunto
de Excel, y poco conocido, el MS Query, sobre el cual ya hemos escrito en el pasado.

Página | 59
Supongamos que las hojas que hemos mostrada más arriba se encuentran en el
cuaderno Datos.xls.

Empezamos por abrir un cuaderno en blanco y en este cuaderno abrimos el menú Datos-
Obtener Datos externos-Nueva consulta de base de datos

En el diálogo que se abre elegimos la opción Excel Files

Ubicamos la carpeta donde guardamos el archivo (en nuestro caso Datos.xls) y elegimos
el archivo.

Página | 60
 En el diálogo Elegir Columna veremos las dos hojas que contiene nuestro cuaderno

Para ver las tablas, que de hecho son las hojas del cuaderno, debemos asegurarnos que
la opción Tablas del sistema esté seleccionada. Para hacer esto apretamos el botón
Opciones

Página | 61
Nuestro objetivo es agregar los campos Fecha y Cliente a la hoja Ventas. Apretamos el
signo + de Facturas para ver los campos, y elegimos Fecha y Cliente.

Ahora señalamos la tabla Ventas y pasamos todos los campos apretando la flecha
correspondiente.

Página | 62
MsQuery nos pide que creemos un vínculo entre ambas tablas (unión). Haremos esto más
adelante. Por ahora apretamos Aceptar y seguimos

Al apretar Aceptar se abre la interfaz del MS Query. En la parte superior vemos las tablas
de datos que hemos importado al MS Query. En la zona de datos, vemos todos los datos
de ambas tablas. Como podrán comprobar, en esta tabla hay 90 registros. Esto se debe a
que no hemos creado ningún vínculo específico entre las dos tablas y por lo tanto se
crean registros redundantes.

Existen distintos tipo de vínculos entre tablas. Quienes tengan conocimientos de SQL,
podrán resolver el caso fácilmente. Para quien no conozca SQL, MS Query ofrece un
asistente, que es lo que emplearemos en este ejemplo.

En el menú de MS Query elegimos Tablas-Uniones.

En la ventana de diálogo del asistente nos aseguramos que en Izquierda y Derecha figure
el campo Factura, en una ventanilla el campo de la tabla Facturas y en la otra él de
Ventas. Elegimos la opción 3 de las opciones de unión (Left Outer Join, en SQL).

Apretamos Agregar y luego Cerrar. A continuación apretamos el botón de Ejecutar

consulta ahora.

El resultado es la tabla que estamos buscando. Nótese la forma gráfica en la que MS

Query indica el tipo de unión que hemos creado entre las tablas.

Página | 63
Excel activa la hoja de la cual hemos partido y abre un diálogo donde podemos elegir
desde que celda importar los datos. Existen varias opciones que son visibles al apretar los
botones Propiedades y Modificar consulta, y que invito a que investiguen por vuestra
cuenta.

Al apretar Aceptar Excel importa los datos a la hoja.

Como ven, Excel también pone la barra de comandos Datos Externos. Esta barra nos
permite renovar los datos, con el icono "!" y también editar la consulta. Una de las grandes
ventajas de este método es que Excel guarda un vínculo con las tablas de datos lo que
nos permite actualizar con comodidad y eficiencia la hoja de Excel cada vez que
cambiemos o agreguemos datos en las tablas de origen.

Página | 64
Módulo 4. Automatización de Procesos

7 Macros
7.1 ¿Qué son las macros?
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de
manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que
una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y
que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

7.2 Grabador de macros.

La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen
acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de
macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.

Página | 65
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de
manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un
método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de
teclas especificadas.

La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se

almacenará la macro.

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.

Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin
importar el libro de Excel que se esté utilizando.

También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente
debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de
ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para
completar la macro.

7.3 Formas de ejecutar una macro.

Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha
Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Página | 66
Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método
abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar
se iniciará la grabación..

Para crear una macro introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y
posteriormente aplique un formato especial al texto

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado
guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel
y seleccionaré el comando Macros.

Página | 67
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las
cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se
realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado
esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro
entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.

Página | 68
7.4 Introducción Visual Basic.
Visual Basic es una combinación de un entorno de programación integrado denominado
Editor de Visual Basic y del lenguaje de programación Visual Basic, permitiendo diseñar y
desarrollar con facilidad programas en Visual Basic. El término “para aplicaciones” hace
referencia al hecho de que el lenguaje de programación y las herramientas de desarrollo
están integrados con las aplicaciones de Microsoft office (en este caso Microsoft Excel),
de forma que se puedan desarrollar nuevas funcionalidades y soluciones a medida, con el
uso de estas aplicaciones.

7.4.1 Macro funciones.

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a
Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite escribir
código VBA que estará asociado a las macros.

Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del
botón Visual Basic de la ficha Programador.

El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y rápido y
que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias
ventanas y barras de herramientas.

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En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto
VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes a ese libro de
Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes habilitarlo en la
opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de proyectos.

El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código que se
serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que vayamos
escribiendo.

Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que
está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir código
VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Además,
desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el
comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro código. Si no puedes
observar esta ventana puedes mostrarla también desde el menú Ver.

El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa ventana
en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.

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7.4.2 Estructuras de control.

Las estructuras de control se utilizan para controlar el flujo del programa en una rutina o
función. Mediante ellas podemos controlar, mediante una condición, que se ejecute una
determinada línea o bloque de líneas de código o que no se ejecuten.

7.4.3 IF
Esta estructura permite mediante una condición, que se ejecute o no se ejecute
determinada tarea o línea de código.

Por ejemplo supongamos que tenemos en un formulario un control Label con la propiedad
Caption con el valor 50.

If Label1.Caption = "50" Then

msgbox "mi label tiene un valor de 50"
else
msgbox "mi label NO tiene un valor de 50"
end if

Esto traducido al español significaría lo siguiente:

Si (If) la propiedad caption del label1 que tengo en el formulario es igual (=) a "50"
entonces (Then) que muestre un determinado mensaje, si no (Else) que muestre el otro
mensaje.

En conclusión lo que hace esta estructura es evaluar una condición, si se cumple, que se
ejecute determinada tarea. si no se cumple, se ejecutará las líneas de código que estén
bajo la cláusula Else. Luego tenemos que cerrar la estructura con la palabra end if.

Tenemos que aclarar que no es obligatorio usar If y else juntos en la misma cláusula. Por
ejemplo podríamos utilizar solo una estructura If sin else. Por ejemplo:

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 Private Sub Command1_Click()
'Si la propiedad caption del Label1 es "Hola" entonces se termina el programa
If Label1.Caption = "Hola" Then
End
End If
'Si no, se prosigue con esta línea
MsgBox "No se ejecutó el bloque If Anterior porque el Caption del control Label1 no era
Hola"
End Sub

Coloca un Label1 y un Command1. En la propiedad caption del Label1 escribe "Hola". Al

ejecutar el programa y presionar el Command1, se termina el programa con la sentencia
End de Visual Basic (End sirve para finalizar completamente la ejecución de nuestro
programa). En cambio si ahora le cambia el caption al Label1 y volvés a ejecutar el
proyecto, podés ver que la instrucción End no se ejecuta, si no que la pasa por alto y
sigue con las restantes líneas, en este caso ejecuta la función MsgBox con el mensaje.

7.4.4 CASE

La estructura Select Case se suele utilizar para evitar el uso de muchas cláusulas If y de
esta manera no tener que anidarlas. La claúsula Select evalúa una condición y las
cláusulas case contienen valores, si el valor que contiene la cláusula case es igual a la
condición que se evaluó, ejecutará las instrucciones en dicha cláusula.

Dim Nombre As String

Nombre = Text1

Select Case Nombre

Case "Jorge"

MsgBox "Se ejecutó la cláusula case: " & Nombre

Case "Pedro"

MsgBox "Se ejecutó la cláusula case: " & Nombre

Case "Carolina"

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 MsgBox "Se ejecutó la cláusula case: " & Nombre

End Select

Esta estructura es muy práctica. En el ejemplo anterior, la cláusula Select case contiene
como condición el valor de la variable llamada Nombre. Esa Variable toma el valor que
tenga un control Text1, entonces buscará en todas las cláusulas case, y si encuentra una
igual a la condición, ejecutará solo las instrucciones de la cláusula case que tenga el
mismo valor, por ejemplo si ingresara el nombre "Martín" no se ejecutará ninguna cláusula
Case. En cambio si ingreso "Jorge" se ejecutará solo las instrucciones que estén en la
sección Case "Jorge" y asi...

En el caso anterior solo hemos colocado un valor para cada Case. Si quisieramos colocar
mas valores podríamos hacerlo de esta forma:

Private Sub Form_Load()

Dim x As Integer

x = 10 'Le ponemos un valor a x

Select Case x

Case 5, 10
MsgBox "Se ejecutó el case que tiene el 5 y el 10"
'Se ejecuta esta sección

Case 15, 20
'Esto no se ejecuta
Case 25, 30
'Esto tampoco
End Select

End Sub

es decir que podemos listar los valores en los Case separados por comas. En el caso
anterior se ejecutará el case 5, 10 ya que la variable x vale 10.

7.4.5 Creación de un formulario simple.

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Los formularios en VBA no son más que un cuadro de diálogo de Excel donde podremos
colocar controles que nos ayudarán a solicitar información del usuario. Podremos colocar
cajas de texto, etiquetas, cuadros combinados, botones de comando, etc.

Crear un formulario en Excel

Los formularios de Excel son creados desde el Editor de Visual Basic donde debemos
seleccionar la opción de menú Insertar y posteriormente la opción UserForm.

Inmediatamente se mostrar un formulario en blanco y de igual manera podrás observar el

Cuadro de herramientas:

Si no ves el Cuadro de herramientas puedes seleccionar el menú Ver y la opción Cuadro

de herramientas.

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Agregar controles al formulario

Para agregar un control al formulario debes seleccionarlo del Cuadro de herramientas y

dibujarlo sobre el formulario. En mi formulario he agregado etiquetas y cuadros de texto
así como un par de botones de comando:

El texto de las etiquetas se modifica en la propiedad llamada Caption. Para realizar este
cambio solamente selecciona el control y se mostrará la ventana de Propiedades donde
podrás hacer la modificación. De igual manera el texto desplegado en los botones de
comando se modifica en su propiedad Caption.

Código para el botón Cancelar

El botón cancelar cerrará el formulario sin guardar la información capturada en ningún

lugar. El código que debemos utilizar es el siguiente:

Private Sub CommandButton2_Click()

Unload Me
End Sub

Para agregar este código puedes hacer doble clic sobre el control. La sentencia “Unload
Me” cerrará el formulario.

Código para el botón Aceptar

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A diferencia del botón Cancelar, el botón Aceptar colocará los datos de las cajas de texto
en las celdas A1, B1 y C1. El código utilizado es el siguiente:

Private Sub CommandButton1_Click()

Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Me.TextBox1.Value
Worksheets("Hoja1").Range("B1").Value = Me.TextBox2.Value
Worksheets("Hoja1").Range("C1").Value = Me.TextBox3.Value
End Sub

Al pulsar el botón Aceptar se transferirán los valores de los controles TextBox hacia las
celdas de la Hoja1.

Botón para abrir formulario

Para facilitar la apertura del formulario puedes colocar un botón ActiveX en la hoja con el
siguiente código:

Private Sub CommandButton1_Click()

UserForm1.Show
End Sub

Probar el formulario

Damos clic en el botón de formulario, nos abrirá una ventana donde ingresaremos los
datos que deseamos capturar, damos clic en aceptar y aparecerán ya en nuestra base de
datos.

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