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Sesión 5 Entrega del proyecto saber hacer para competir

Objetivo
Al final de esta sesión el participante conocerá la metodología para concluir un proyecto, el cual
tendrá lo siguiente:

• El informe final
• Los resultados programados y alcanzados
• El impacto del proyecto a través del Cuadro Mando Integral
• La propuesta de mejoras al proyecto de automatización

Introducción
Una vez, que se ha propuesto, diseñado e implementado el proyecto, se tendrá que estructurar la
manera de la entrega y formalidad del mismo, así mismo la evaluación del proyecto.

Para esto se seguirá la metodología de la evaluación del cumplimiento de los objetivos y metas del
programa de trabajo, analizar las áreas de oportunidad para la mejora de automatización y generar
los entregables del proyecto, como son:

• Manuales
• Diagramas
• Licencias
• Capacitaciones

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5.1 Planificación de proyectos

Una vez que ya se ha documentado el proyecto, se ha formulado su alcance y sus fechas finales,
y teniendo en cuenta el gráfico de Gantt visto anteriormente, resulta necesario destacar que el
proyecto, y cada fase del mismo, tienen dos tipos de entregables, los cuales son:

a. Las entregas de proyecto (producto y/o servicio)

b. Los entregables de la administración (referente a lo que conlleva la realización del proyecto,
gráfica, calendario, reportes, planes, etc.)

Entrega de Entrega de Entrega de

proyecto Administración proyecto final

El objetivo planteado de nuestro ejemplo, es tener un control de sistema FiFo en nuestra planta en
México, igualando el sistema que actualmente se tiene en Polonia; de ahí se partirá para generar la
entrega del proyecto.

De tal manera nos quedaría de la siguiente forma:

El objetivo será entonces la entrega del proyecto

Objetivo Proyecto Gantt Seguimiento Culminación

Mientras que los entregables de la Administración serán el proyecto, el Gantt, el seguimiento y la

culminación.

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Gráfica de Gantt correspondiente al ejemplo de la sesión anterior

5.2 Pasos para la evaluación del proyecto

Para evaluar el proyecto es necesario medir o estimar el grado en el cual se lograron o no se

lograron los objetivos planteados.

Esta medición nos permitirá tener una visión de los problemas o dificultades, para corregir a tiempo
las tareas o actividades que se requieran.

Se consideran dos tipos de evaluación fundamentales:

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Procesos Resultados

Esta evaluación también es conocida
como “Seguimiento” y se realiza
durante el desarrollo del proyecto; su
actividad principal es el de detectar
problemas
no detectados al inicio del mismo,
detectar problemas emergentes u otros
que se afecten en el cumplimiento de las
tareas.
Generan cambios si estos son
necesarios, razón por la cual tienen
influencia en el alcance de los objetivos
Este tipo de evaluación final del proyecto
es la que se ejecuta una vez concluido
el proyecto.
Compara si el resultado o resultados de
las actividades fueron desarrolladas en
función
de los objetivos propuestos al inicio.
También entrega criterios para definir si
es necesaria la continuidad del mismo,
identificando los cambios necesarios si
son requeridos.

Tambien entrega la información para la

evaluación final.

No existe una fórmula explicita para la evaluación del proyecto, sino que se debe resumir en el
siguiente orden, dependiendo de la naturaleza a evaluar: cualitativo o cuantitativo.

5.2 ¿Qué debemos evaluar?

El proyecto debe ser evaluado de tal manera que nos permita conocer qué tan certera fue la
estimación inicial, así como las acciones realizadas.

La evaluación del proyecto entonces se traduce en una medición y podemos concluir los siguientes
enunciados:

¿Con qué
¿Qué se va se va a ¿Cómo se Criterios de
a medir? medir? va a medir? medición

• Dentro de la interrogante “¿Qué se debe de medir?”, se engloba lo que se va a medir, es decir, los
resultados o los proceso.

• Los instrumentos que se utilizarán para llevar a cabo las mediciones de índole cuantitativa y/o
cualitativa responden a la interrogante “¿Con qué se va a generar la medición?”

• Definir la metodología para la evaluación con respecto al instrumento de medición, se refiere a la

problemática de cómo se va a medir.

• Por último, los criterios de medición son determinados mediante las variantes y sus grados de
varianza y darán un enfoque sobre la naturaleza propia de los indicadores.

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Dentro de los criterios de la evaluación de un proyecto se puede tener los dos tipos de variantes sin
ser mandatorio alguna de ellas.

Estos criterios se subdividen en:

Criterios Criterios Criterios de

externos propios medición

Los criterios o parámetros externos son aquellos que están definidos por fuentes institucionales
o por una institución de rango superior que actúa con carácter de supervisión. Cuando el equipo
multidisciplinario del proyecto es quien define qué se va a evaluar y en qué grado se consideran
como criterios propios.

5.2 ¿Qué debemos evaluar?

Para definir los criterios de evaluación de un proyecto existen un sinnúmero de variantes de criterios
y estos podrán ser evaluados en función de la naturaleza misma del proyecto, es decir, acoplados a
los objetivos planteados.

Dentro de estos criterios podemos mencionar:

Beneficiarios Sustentabilidad Eficacia

Eficiencia Calidad

Existen, como se comentaba anteriormente, más criterios de evaluación, pero en esta unidad solo se
propondrán estos.

• Beneficiarios del proyecto

La cantidad de personas que directa o indirectamente logran un beneficio a costa del proyecto se
llaman beneficiarios.

Estos a su vez se pueden enfocar en las áreas que, aunque no estaban relacionadas con el contexto
del proyecto en sí y que tampoco hubo participación de su parte obtienen participación con el
resultado final.

Para nuestro ejemplo, la realización del proyecto de implementación de sistema FiFo en la planta
México, los principales usuarios sería el personal de operaciones, sin embargo, el departamento de
control de producción (PC&L), aprovechó este sistema para monitorear niveles de almacenamiento
dentro de la planta.
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• Sustentabilidad del proyecto

Por sustentabilidad podemos entender que el resultado del proyecto sea el esperado, y que éste a su
vez arroje el enfoque presentado; entonces podremos evaluar a través del tiempo el comportamiento
del mismo.

Entonces el resultado será sustentable y perdurable a través de un tiempo específico y ahora este
resultado puede ser monitoreado y mejorado, y por qué no, tomado como ejemplo para futuras
ocasiones.

• Eficacia del proyecto

Por este término se comprende el grado de los objetivos planteados con base en las fechas y/o
compromisos pactados.

Se puede determinar si el equipo multidisciplinario pudo resolver sus diferencias (como el lenguaje,
diferencias de horarios, cultura de naciones, etc.) y tomar lecciones aprendidas.

• Eficiencia del proyecto

A este término también se le conoce como: análisis costo-beneficio.

Aquí se puede englobar cómo los resultados y los recursos invertidos fueron aprovechados y nos
arrojará como resultado nuestra capacidad de acción dentro del proyecto.

En la empresa en cuestión se refiere a cómo los recursos asignados fueron aprovechados, en

función del seguimiento de las actividades propuestas.

Es decir, si con los recursos con los que fue planteado nuestro proyecto fueron suficientes o si se
tuvo que recurrir a recursos que no existían.

• Calidad del proyecto

Este criterio es aplicado a los resultados intermedios o finales y se trasmite a los servicios y/o
productos, para determinar si satisfacen las necesidades por las cuales empezó el proyecto.

5.3 Documentación final del proyecto

Una manera de identificar fácilmente las características y los aspectos fundamentales de un proyecto
es a través de la documentación de proyectos.

Si ésta es manejada correctamente proporcionará una identidad y personalidad propia al proyecto en

cuestión y permitirá nombrar las ventajas y desventajas del mismo, así como las relaciones de costo-
beneficio.

Dentro de la documentación del cierre de un proyecto se debe:

Tener un lenguaje claro y sagrado por nivel, por ejemplo a la alta gerencia, sólo
tiene que tener enfoque en la conclusión del proyecto, mientras que los niveles
técnicos tendrá que tenerun manual de uso y una capacitación del sistema.

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Estructurarlo de manera apropiada.

Agrupar las ventajas y, en caso de existir, las desventajas.

Tener el soporte de todo el desarrollo del proyecto.

El objetivo debe ser fácil de detectar.

Documentar cada uno de los aspectos del proyecto.

Por lo anterior, la redacción de un proyecto es de suma importancia y no debe contener lenguaje

oculto o confuso, ya que no daría un valor agregado al proyecto.

El proyecto debe de ser entregado de manera formal con la siguiente documentación:

Carpeta master Resumen ejecutivo

Documentación completa Esta documentación lleva

del proyecto el seguimieno completo
del proyecto basado
en presentaciones muy
puntuales

Carpeta master Carpeta master

Documentación completa Documentación completa

del proyecto del proyecto

• Carpeta master

La carpeta master, es la documentación que detalla aquellos aspectos que tienen relación con el
proyecto final, como los fundamentos, sus bases y orígenes que dieron como resultado la necesidad
del proyecto en cuestión.

También contiene las actividades detalladas, los recursos y sus aplicaciones que se efectuaron. Su
objetivo es de servir de referencia y modelo para futuros proyectos por implementar.

Contenido de la carpeta master:

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• Definición clara del obetivo (problema resuelto)

• Las metas deben de estar muy bien delimitadas
• Áreas involucradas
• Lecciones aprendidas para la organización
• Conceptualización clara
• Investigación de conceptos
• Plan de conceptos
• Los recursos utilizados
• La calendarización (diagrama de Gantt)

Generalmente esta carpeta va dirigida a toda la organización, con énfasis espacial a los líderes del
proyecto, ya que ellos están claramente direccionados con el uso y aplicaciones finales del proyecto.

• Resumen ejecutivo
Esta documentación, también llamada carpeta gerencial, contempla un lenguaje corto, resumido, en
términos gerenciales. Generalmente es una presentación con imágenes, gráficos y con los aspectos
más importantes del proyecto. Va dirigido a al personal de alta gerencia o de mayor nivel en la
empresa, ya que este grupo aprueba los proyectos tanto en recursos humanos como financieros.

Este resumen incluye:

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• Carpeta técnica

Aquí se incluye toda la información detallada y descrita de una manera concerniente al proyecto
realizado, así como cada elemento y tareas que lo conformaron; como, por ejemplo: características
de los elementos físicos y técnicos de cada uno de ellos. Si en el proyecto se utilizó una
computadora especial, se tendría que detallar en forma clara lo siguiente: características del equipo,
dimensiones del equipo, garantías, soportes técnicos, al menos dos proveedores, periféricos,
sistemas operativos, licencias, etc.

Se describe completamente los recursos y equipos utilizados y detallarlos de tal forma que si
existiera algún contratiempo se pueda revisar en la documentación la solución del mismo.

• Plan económico

Esta documentación también recibe el nombre de carpeta económica, ya que es aquí donde se
agrupa toda la información relacionada con el factor económico.
El objetivo principal de esta documentación es la de describir todos los aspectos relacionados con
la propuesta, desarrollo e implementación del proyecto citado, ayudando a la compañía a tener
una referencia futura para la evaluación del mismo y así mismo tener referencias para proyectos
similares.

Existen dos versiones de este plan

Plan económino
proyectado

Plan económico
real

La fase 1 Es el plan detallado de la propuesta del proyecto.

La fase 2 Es el plan real del proyecto.
Dentro de la fase propuesta, se detalla la estimación del proyecto, mientras que, en la fase real, se
determina si hubo ahorros o diferencias entre lo propuesto vs lo real.

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Conclusión

Podemos observar que, para poder lograr cualquier proyecto, es necesario el seguimiento completo
del mismo, desde su idea fundamental, la planeación ejecución y entrega del mismo.

El hecho de ejecutar un proyecto y terminarlo en las fechas planteadas constituye el éxito del mismo;
bien es sabido que la experiencia de éste, generará beneficios y aportará ideas con la finalidad de
seguir mejorando en futuros proyectos.

La acción de la entrega del proyecto, nos permitirá hacer la medición y/o estimación de los logros
alcanzados, los que no se alcanzaron y revisar ampliamente si los objetivos fueron cumplidos.

La entrega o evaluación de nuestro proyecto debe realizarse una vez concluido. Se debe de
gestionar si el proyecto es sustentable después de algún tiempo después.

Esta última parte de la implementación de un proyecto es la instalación viva en la planta de algo

que sea tangible y que resuelva la problemática surgida en la misma planeación de los objetivos
descritos, pero esta idea y este resultado deben de ir acompañados de una serie de carpetas que
tienen la documentación para futuras propuestas, que nos enseñarán si el proyecto fue exitoso y por
qué lo fue.

Así mismo nos guiará para poder organizar un nuevo reto en donde se involucre más personal, más
objetivos por alcanzar, en un lenguaje sencillo, nos dará la receta con la cual podremos resolver
cualquier proyecto futuro.

Esos objetivos están basados a las necesidades propias o a las prioridades de cada empresa
y estos a su vez se descomponen en cada una de las actividades que hacen a un proyecto, y
determinan tanto el alcance, objetivos, recursos, y costos en una metodología de control, la cual hay
que evaluar para poder generar retroalimentación hacia los futuros proyectos.

Glosario

FiFo. Frist in, Frist Out, son métodos que están diseñados para revisión de inventarios y asuntos
financieros que involucran dinero y literalmente se refiere a primeras entradas, primeras salidas de
cualquier almacén.

PC&L. Departamento de producción, control y logística de los materiales, dentro de una planta.

Bibliografía

Clements, G. &. (2003). Administración éxitosa de proyectos (Segunda Edición ed.). Editorial
Internacional Thomson Editores S. A. de C. V.

Control y desarrollo de un proyecto informático. (s.f.). Obtenido de http://disenowebakus.net/control-

y-desarrollo-de-proyectos.php

Elaboración de Proyectos. (s.f.). Obtenido de http://elabproyectosute.blogspot.mx/

UPIICSA. (s.f.). Obtenido de http://www.virtual.sepi.upiicsa.ipn.mx/mdid/transp3.pdf

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