Unidad 3: Las organizaciones como sistemas y su interacción con su medio ambiente

3.1 Enfoque situacional: la organización como sistema socio-técnico. Caracterización de la

organización como sistema abierto.

El enfoque de sistema

Sistemas: Un sistema es un todo organizado y unitario, compuesto de dos o más partes

interdependientes, componentes o subsistemas, que persiguen algún objetivo identificable o
finalidad y esta delineado por límites identificables que lo separan de su suprasistema ambiental.

Características de los sistemas. Churchman describe cinco aspectos básicos:

1. Un objetivo central y una media de desempeño: se considera como objetivo del sistema
las metas o los fines hacia los cuales tiende; por lo tanto la búsqueda del objetivo
constituye una característica de los sistemas.
2. Su ambiente: es todo lo que esta fuera del sistema. En primer lugar el ambiente incluye
todo lo que reside fuera del control del sistema. En segundo lugar el ambiente debe incluir
todo lo que determina, en parte, la forma de desempeño del sistema.
3. Sus recursos: son todos los medios que dispone (modificar y utilizar) el sistema para
ejecutar las actividades necesarias para la realización de fines, objetivos y metas. Los
recursos se encuentran en el interior del sistema.
4. Sus componentes: son las partes o subsistemas que ejecutan las acciones específicas. Los
componentes son la misión, las tareas o las actividades que pueden llevar a cabo el
sistema para realizar sus objetivos. Del concepto de componente se desprende la idea de
ordenamiento y estructura.
5. Su administración: la administración en un sistema genera los planes para este, fija metas
globales y componentes, asigna los recursos y controla la ejecución.

Sistemas parcialmente cerrados y parcialmente abiertos:

 Sistemas parcialmente cerrados: los sistemas mecánicos y físicos pueden ser

considerados sistemas cerrados en relación con su ambiente. Tiene límites rígidos e
impenetrables. Se dirige hacia la entropía y la desorganización. Hay una relación directa de
causa y efecto entre las condiciones iniciales y el estado final
 Sistemas parcialmente abiertos: los sistemas biológicos y sociales están en constante
interacción con el medio que los rodea. Tiene límites permeables entre si y un
suprasistema más amplio: son estos límites los que fijan el ámbito de las actividades de la
organización. Avanzan hacia una mayor diferenciación y un nivel más elevado de
organización. El concepto de equifinalidad afirma que los resultados finales pueden ser
logrados en condiciones iniciales diferentes y de distintas maneras.
La organización entendida como un sistema abierto:

La organización puede ser considerada en términos de un modelo de sistema abierto, que está en
constante interrelación con su medio ambiente y logra un estado estable o equilibrio dinámico, al
tiempo que retiene la capacidad para trabajar o la transformación de energía. La supervivencia no
sería posible sin un proceso continuo de flujo de entrada, transformación y flujo de salida: el
sistema debe recibir la cantidad suficiente de recursos para realizar sus operaciones y a su vez
exporta al medio la cantidad suficiente de productos o servicios que le permitan continuar el ciclo.

Según Katz y Kahn las organizaciones son sistemas abiertos en los cuales la entrada de energía y la
transformación del producto en una mayor energía de entrada consisten en transacciones entre la
organización y el medio ambiente. Surgiere nuevas características comunes aplicables a las
organizaciones entendidas como sistemas abiertos:

1. Importación de energía (entradas): las organizaciones sociales deben obtener suministros

renovados de energía de otras instituciones o personas o del medio material. Ninguna
estructura social es autosuficiente o autoabastecida.
2. El procesamiento (proceso interno): los sistemas abiertos transforman la energía a su
disposición. Las organizaciones crean un nuevo producto, o procesan materiales o
entrenan gente o proveen un servicio. Parte del trabajo se hace en el sistema.
3. El resultado (salidas): aportan algún producto al ambiente. Existen tres tipos de salidas:
3.1 Las que son consumidas directamente por otros sistemas.
3.2 Las consumidas por el mismo sistema en el siguiente ciclo de producción.
3.3 Los que no se consumen en el mismo sistema ni en otro, residuos volcados al sistema.
4. Los sistemas como ciclo de acontecimientos: el modelo de actividades del intercambio de
energía tiene un carácter cíclico.
5. Entropía negativa: a fin de sobrevivir los sistemas deben moverse para detener el proceso
entrópico: deben adquirir entropía negativa. El proceso entrópico es una ley universal de
la naturaleza por lo cual todas las formas de organización tienden a la desorganización o
muerte. El sistema abierto, sin embargo, al importar más energía de la que gasta, puede
almacenarla y adquirir entropía negativa.
6. Insumo de información, retroalimentación negativa y el proceso de codificación: “los
insumos introducidos no son solo materiales energéticos que se transforman mediante el
trabajo que se realice en ellos; también son de información y proporcionan señales a la
estructura respecto del ambiente y respecto a su propio funcionamiento”.
7. El estado estable y la homeostasis dinámica: la importación de energía para detener la
entropía mantiene cierta constancia en el intercambio energético, de modo que un estado
estable caracteriza a los sistemas abiertos que sobreviven.
8. Diferenciación: los sistemas abiertos se mueven rumbo a la diferenciación y a la
elaboración; en el caso de las organizaciones sociales se mueven hacia una multiplicación
y complicación de los papeles, especializándose aún más sus funciones.|
9. Equifinalidad: un sistema puede alcanzar el mismo estado final de condiciones iniciales
diferentes y por caminos diversos.
El enfoque socio-técnico (Kast-Rosenzweig):

Se puede considerar a la organización como un sistema socio-técnico abierto, integrado de varios

subsistemas. Una organización es la integración y estructuración de actividades humanas en torno
de varias tecnologías, que son los que afectan los tipos de entrada a la organización, la naturaleza
de los procesos de transformación y los productos que surgen del sistema. La organización está
compuesta por varios subsistemas principales:

 Subsistema de metas y valores organizacionales: la organización toma sus valores del

medio sociocultural, y también ejerce su influencia en los valores de la sociedad.
 Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las
tareas. La tecnología organizacional incluye técnica, equipos, procesos e instalaciones
utilizadas en las trasformaciones de los insumos en producto.
 Subsistema estructural: la estructura se refiere a la forma en que se dividen las tareas en
la organización y a la coordinación de estas actividades. La estructura se determina
mediante organigramas, descripciones de puestos, reglas y procedimientos.
 Subsistema psicosocial: implica el comportamiento individual y la motivación, dinámica de
grupos y redes de influencia, que son las que crean el clima organizacional. Se ve afectado
también por sentimientos, valores actitudes, dinámica de grupos, gestión de equipos: este
subsistema esta integrado por individuos y grupos en interrelación que realizan sus
actividades dentro de la organización. A su vez este subsistema está afectado por fuerzas
del ambiente externo y por la tecnología, tareas y estructuras interna de la organización.
 Subsistema administrativo: juega un papel fundamental en la determinación de objetivos,
planeación, diseño de la organización y control de actividades y también en la relación de
 la organización con su medio ambiente.

3.2 El ambiente organizacional. Concepto y caracterización. Caracterización del ambiente.

Nociones de cambio y adaptación de las organizaciones.

Enfoque de contingencias (Ambiente Organizacional)

El enfoque de contingencias de las organizaciones y su administración indica que una organización
es un sistema compuesto por subsistemas y delineado de su suprasistema ambiental por límites
identificables. Dicho enfoque busca comprender las interrelaciones dentro y entre los subsistemas
así como entre la organización y su medio, además, intenta definir patrones de relaciones o
configuraciones de variables. El enfoque de contingencia se propone, en última instancia,
presentar un modelo organizacional y las acciones administrativas más apropiadas para
situaciones específicas.

El enfoque de contingencias supone que existen esquemas adecuados de relaciones para los
diferentes tipos de organización.

 La organización mecánica:
o El medio ambiente es relativamente estable y seguro
o Los objetivos están bien definidos y se mantienen
o La tecnología es relativamente uniforme y estable
o Hay actividades rutinarias y la productividad es el objetivo primordial
o La toma de decisiones es programable y los procesos de coordinación y control
tienden a permitir un sistema jerárquico estructurado de manera estricta
 La organización adaptable – orgánica:
o El medio ambiente es relativamente incierto e inestable
o Los objetivos son diversos y cambiantes
o La tecnología es compleja y dinámica
o Actividades no rutinarias en las que son importantes la creatividad y la innovación
o El sistema es menos jerárquico y más flexible.

Medio ambiente y límites de la organización

Decimos que la organización es un sistema abierto que intercambia información, energía y

materiales con su ambiente. En esta perspectiva depende para su supervivencia de un intercambio
de bienes y servicios en su medio ambiente.

Límites organizacionales

A pesar del hecho de que los límites de las organizaciones sociales son un tanto abiertos y
permeables, desempeñan una función de filtro: son los que seleccionan los insumos y los
productos resultantes.

En sentido más amplio el medio ambiente es todo lo externo a los límites de la organización. Dos
maneras de medio ambiente:

 El medio ambiente social (general): afecta a todas las organizaciones en una sociedad
determinada. Incluye las siguientes variables: culturales (valores, normas e ideologías),
tecnológicas, educativas (nivel de alfabetización), políticas, legales (leyes, impuestos),
recursos naturales, demográficas, sociológicas y económicas.
  El medio ambiente de tareas (específico): afecta a la organización en forma más directa:
se define como la fuerza más específicas que son importantes en los procesos de
transformación y toma de decisiones de la organización individual. Incluye los siguientes
componentes: consumidores, proveedores, competidores, sociopolítico, tecnológico.

Cambio y adaptación de las organizaciones

Al considerar a las organizaciones como sistemas abiertos, que se desarrollan en ambientes cada
vez más dinámicos y complejos hace que deba estar preparada para enfrentar los cambios que se
les imponen, cuidando de mantener un equilibrio entre la estabilidad que se requiere para que la
organización funcione adecuadamente y la adaptación requerimientos del medio. La
administración es responsable de mantener dicho equilibrio dinámico por medio del análisis del
entorno y el diseño de ajustes adecuados para poder enfrentar las condiciones reinantes.

 Proactivo (previsión de hechos e inicios de cambios): introducir cambios organizacionales

continuos para lograr un mejor ajuste entre la organización y su entorno.
 Reactivo (respuesta a hechos y adaptación al cambio): restaurar y mantener el equilibrio
grupal.

Si ha de producir cambios organizacionales, debemos comenzar por identificar los factores que
los motivan:

a) Factores externos: - el mundo cambiante en que vivimos, - los mercados – el ritmo

exponencial del cambio tecnológico – los recursos.
b) Factores internos: - estrategias innovadoras de la dirección – problemas y conflictos
internos- las acciones de los agentes de cambio.

En cuanto a los motivos que originan los cambios:

a) Según su motivación: -cambios compulsivos (el progreso es el cambio y todo cambio es

progreso) – cambio imitativo (sigue a un modelo pero sin objetivo) – cambio creador (es la
esencia de la estrategia, motor de las estructuras de las empresas. Requiere un objetivo y
un modelo).
b) Según su origen: - cambio inducido (se origina en el seno de la organización. Incrementa la
efectividad organizacional) - cambio no planeado (se produce por influencia del contexto).
c) Según su magnitud: -cambios en gran escala – cambios menores.
d) Según su ritmo: cambio gradual o paulatino – cambio radical.
e) Según su enfoque: -cambio estructural o tecnológico – cambio terapéutico.

Desarrollo organizacional

Para que el proceso de cambio sea exitoso se necesita una metodología que se concentre
fundamentalmente en el lado humano de las organizaciones.
Surge así la teoría administrativa conocida como desarrollo organizacional, que es una respuesta
de la organización a la necesidad de cambiar: toda organización funciona dentro de un ambiente
dinámico sujeto a transformación que exigen a la misma una adaptación continua de sus
características y comportamientos.

Consiste en la aplicación de los conocimientos de las ciencias de la conducta en varios niveles para
la efectiva realización de un cambio planteado. Su objetivo son una mayor calidad de vida laboral,
productiva, adaptativa y eficacia. Persigue el uso de los conocimientos conductuales para la
modificación de opiniones, actitudes, valores, estrategias a fin de que la organización pueda
adaptarse mejor a acciones competitivas, adelantos tecnológicos y el acelerado ritmo de cambios.

Esto exige a la organización establecer un proceso de cambio planeado, es decir un programa de

desarrollo organizacional.

Los modelos de desarrollo organizacional trabajan con una multiplicidad de factores que
corresponden a 3 niveles de análisis: el nivel individual interesan aspectos como: la personalidad,
las habilidades, los valores , las actitudes y la motivación; a nivel grupal interesan conocer cómo se
conforman y evolucionan los grupos y la toma de decisiones; y a nivel organizacional interesa
saber que es una organización y como funciona, atendiendo a su estructura, sus procesos, su
cultura, su visión y modo de interacción con el medio.

Los objetivos del desarrollo organizacional tiene que ver con el hombre y su trabajo y se ubica en
dos campos: mejorar la efectividad organizacional y potenciar las relaciones del factor humano.

1. Mejorar la efectividad organizacional: conformación de grupos como unidades estables

para los esfuerzos de cambio, la consolidación de la organización con objetivos
actualizados, la visión estratégica de desarrollo de la organización y la introducción de la
dirección de objetivos con criterio de integración.
2. Potenciar las relaciones humanas: desarrollo de la colaboración en los niveles grupales
para el proceso de toma de decisiones, la tendencia a compartir la autoridad y la
responsabilidad, el aumento de la efectividad del trabajo en los grupos formados
mediante un adecuado manejo de la vida emocional de quienes conforman el equipo y la
ponderación de la organización formal.

Los promotores del desarrollo organizacional suelen tener un punto de vista muy positivo de la
capacidad, potencial e intereses de todos los individuos. Entre sus supuestos se destacan:

 Individuos:
 La gente desea crecer.
 los empleados tienen mucho que ofrecer que hasta ahora no se ha utilizado en el trabajo.
 La mayoría de los empleados desean que se les dé la oportunidad de contribuir.
 Grupos:
 Grupos y equipos son decisivos para el éxito organizacional.
 Los grupos ejercen influencias muy poderosas en el comportamiento individual.
  Los complejos roles por desempeñar en grupos requieren del desarrollo de habilidades.
 Organización:
 Controles, políticas y reglas excesivos son nocivos.
 El conflicto puede ser funcional si se canaliza adecuadamente.
 Las metas individuales y organizacionales pueden ser compatibles.