DESARROLLO DE STANDS,

FERIAS Y EXPOSICIONES.
[EXPO-CAFÉ]

PROFESOR:

Arturo Sotelo Mendoza

ALUMNO:

Kevin Montoro
 ÍNDICE

Contenido
RESUMEN EJECUTIVO. ......................................................................................................................... 3
-Determinación de la necesidad...................................................................................................... 3
-Objetivos ........................................................................................................................................ 3
ORGANIZACIÓN ................................................................................................................................... 3
-Organigrama .................................................................................................................................. 3
-Funciones del comité. .................................................................................................................... 4
PLANEACIÓN ....................................................................................................................................... 5
-Nombre: ......................................................................................................................................... 5
-Logotipo: ........................................................................................................................................ 5
-Mercado meta:............................................................................................................................... 5
-Expositores: .................................................................................................................................... 5
-Recinto ferial .................................................................................................................................. 6
-Lugar:.......................................................................................................................................... 6
-Ubicación: .................................................................................................................................. 6
-Atractividad: ............................................................................................................................... 6
-Accesibilidad: ............................................................................................................................. 6
-Costo: ......................................................................................................................................... 6
-Plan de trabajo ................................................................................................................................... 7
-Formulario de reserva de stand. .................................................................................................... 9
-Lay out.............................................................................................................................................. 10
-Promoción y publicidad. .............................................................................................................. 10
-Boletín de prensa. ........................................................................................................................ 12
-Reglamento ferial. ........................................................................................................................ 13
OPERACIÓN DE LA FERIA. .................................................................................................................. 16
-Programa de inauguración: .......................................................................................................... 16
-Invitados:...................................................................................................................................... 16
-Actividades de diversión en el evento: ........................................................................................ 17

1
 Horario. ..................................................................................................................................... 17
-Conferencias de emprendimiento. .............................................................................................. 17
-Conferencias “el café de México”. ............................................................................................... 17
-Conferencias “exportación de café”. ........................................................................................... 17
-Curso “aprenda a catar café”. ...................................................................................................... 18
-Cursos “úselo usted mismo” de cafeteras MARCA EAGLE........................................................... 18
-Talleres para baristas. .................................................................................................................. 18
-Formato de supervisión de actividades (formato):...................................................................... 18
-Cuestionario para visitantes y expositor:..................................................................................... 19
Cuestionario de satisfacción. ........................................................................................................ 20
-Clausura: ...................................................................................................................................... 21
POST-FERIA. ....................................................................................................................................... 22
-Directorio de proveedores. .......................................................................................................... 22
-Horario de desmontaje. ............................................................................................................... 22

2
 RESUMEN EJECUTIVO.

La “Expo-café” es un híbrido de feria y exposición. Con el fin de reunir a el consumidor “amante

del café” y a los principales actores de la industria cafetalera en México en un mismo lugar.
Comenzando con productores, hasta restaurantes y cafeterías.

Determinación de la necesidad.
La “Expo-café”, se llevará acabo para crear lazos entre empresas productoras y distribuidores de
café, con empresas que ofrecen servicios de alimentos y bebidas (cafeterías). Para así conseguir
insumos a mejor precio, mobiliario y capacitación. Además de reunir a los consumidores “amantes
del café” con el fin de conocer más de este segmento de mercado sobre sus gustos, preferencias,
hábitos; también presentarles nuevas marcas y productos.

Objetivos
 Introducir nuevas marcas y productos en el mercado.
 Captación de nuevos clientes.
 Cierre de negocios entre empresas.

ORGANIZACIÓN

Organigrama

Coordinación
General

Comité de Comité de Comité de Comité de Comité de

cultura. Administración finanzas. seguridad. formación y
. capacitación

Comité de Comité de Comité de Comité de

gastronomía. Marketing. logística protocolo

3
Funciones del comité.

 Coordinación general.

Comité encargado de la supervisión de todos los detalles de la “Expo-café”, desde la concepción,

hasta la entrega del recinto.

 Comité de cultura.

Comité encargado de mostrar durante el evento la riqueza del café mexicano.

 Comité de Administración.

Hará el programa ferial. Así como la supervisión del mismo.

 Comité de finanzas.

Se encargará supervisar de los ingresos y egresos de la “Expo-café”

 Comité de seguridad.

Estará encargado de brindar seguridad a los expositores, proveedores y visitantes.

 Comité de gastronomía.

Encargado de ofrecer alimentos y bebidas de calidad en el evento.

 Comité de Marketing.

Encargado de la difusión del evento.

 Comité de logística.

Comité encargado del apoyo y la provisión de recursos a los demás comités para el cumplimiento
de las actividades.

 Comité de protocolo

Comité encargado de confirmar asistencia de invitados. Así como del cumplimiento de las normas
protocolarias de todo el evento.

 Comité de formación y capacitación

Encargados de supervisión y contratación de empleados.

4
 PLANEACIÓN

Nombre:
“Expo-café”.

Logotipo:

El logo tipo de la “Expo-café”, es uno de los íconos más reconocidos al hablar o referirse al
“CAFÉ”. Buscamos que tanto consumidores, como empresarios y productores a la hora de ver una
taza de café, recuerden la grata experiencia que fue “Expo-café” gracias a nuestro logotipo.

Mercado meta:
Cafeterías, hoteles, restaurantes, tostadores y representantes del sector cafetalero, proveedores
de mobiliario, maquinaria e insumos y amantes del café.

Expositores:

 Café sustentable MX.

 Instituto del emprendedor.

5
Recinto ferial

Lugar:

WTC World Trade Center Ciudad de México

Ubicación:

Montecito 38, Nápoles, 03810 Ciudad de México, CDMX

Atractividad:
Parque México, plaza Telcel la condeza, hipódromo.

Accesibilidad:
Insurgentes sur. Calle filadelfia y Dakota.

Costo:
1, 600,000.00

6
 Plan de trabajo.
EXPO CAFÉ
Personal
Tareas Septiembre
Octubre
Nov Dic Enero
Febrero
MarzoAbrilMayoJunio
Julio
Agosto
Sept
responsable
Comité de administración
Planeación del programa ferial Coordinador gral

Contratación del recinto Segundo al mando

Selección de proveedores de servicios Coordinador gral

Plan de
Contratación de los servicios Coordinador gral
trabajo
Determinar sistema de acceso Segundo al mando

Contratación de personal Segundo al mando

Asignación de espacios Segundo al mando

Registro de Stands Secretario

Entrega del recinto Coordinador gral
Comité de logística
Investigación de infraestructura de Segundo al mando
lugar sede
Planeación del acceso de visitantes, Coordinador del área
expositres e invitados.
Apoyo para instalación del comité Segundo al mando
gastro.
Apoyo en la renta de mobiliario para Coordinador del área
stands
Apoyo en actividades de RRPP Coordinador del área
cultura.
Evaluación del cumplimiento de Segundo al mando
actividades
Apoyo con hospedaje a visitantes Secretario

Apoyo en el desmontaje de stands Segundo al mando

Comité de marketing
Desarrollo de Página web Coordinador del área

Actualización de Página web Segundo al mando

Elaboración plan de mkt Coordinador del área

Campaña telemkt Coordinador del área

Desarrollo de info. promocional Segundo al mando

Lanzamiento de campaña Coordinador del área

promocional
Evaluación de resultados Coordinador gral

Comité de cultura
Planeación de actividades Coordinador del área

Planeación de actividades artísticas Coordinador del área

Planeación de expo artesanal Coordinador del área

Planeación de Tour Coordinador del área

Invitación de posibles expositores

Secretario
artesanales
Planeación de exposición cultural Secretario

Planeación y ejecución de actividades Segundo al mando

de RRPP
Coordinar desmontaje Segundo al mando

Comité de Finanzas
Elaboración de presupuestos Coordinador del área

Asignación de costo de renta del Coordinador del área 7

stand
Obtención de recursos Segundo al mando

Pago a proveedores Segundo al mando

Pago del recinto Coordinador del área

Asignación de costo de renta del Coordinador del área
stand
Obtención de recursos Segundo al mando

Pago a proveedores Segundo al mando

Pago del recinto Coordinador del área

Evaluación de resultados Coordinador gral

Comité de Procotolo
Planeación y Org. De eventos Coordinador del área

Elaboración de documentos de info. Segundo al mando

Contratación de edecantes, meseros, etc.Segundo al mando

Invitación de expositore, invitados y Secretario
MASS MEDIA
Confirmación de invitados Coordinador del área

Comité de Gastronomía
Cotización de empresas banqueteras Coordinador gral

Planeación del lugar de "Alimentos y Segundo al mando

bebidas".
Contratación de empresas Segundo al mando

Coordinar desmontaje Coordinador del área

Comité de Formación y capacitación

Elaboración de perfil de personal Coordinador del área

Planeación de actividades generales Coordinador del área

Elaboración de stands de información Coordinador del área

Planeación de conferencias Segundo al mando

Planeación de talleres Segundo al mando

Invitación a expositores invitados Segundo al mando

Contratación de personal Coordinador gral

Coordinar desmontaje Segundo al mando

8
-Formulario de reserva de stand.

Formulario de reserva de stand "Expo-café" 2017

Empresa/Organización
Representante legal/nombre
Área y cargo:
Dirección de la empresa
Teléfonos
Ciudad: País Email:

Por favor indique la actividad de su empresa: Información tributaria de su empresa:

Productora de café Régimen común y autoretenedor
Régimen común no autoretenedor
Comercial Gran contribuyente y autoretenedor
Gran contribuyente no autoretenedor
Servicios Régimen simplificado
Persona natural Cual

M2 Precio Q Total
6 m2 15,000 M.N
9 m2 18,000 M.N
18 m2 28,050 M.N

9
Lay out.

Promoción y publicidad.

Internet (instagram,youtube,facebook)

Radio (40 principales, radiológico, grupo fórmula, W radio)

Tv (Imagen tv, ADN 40)

Publicidad exterior (vayas, espectaculares, publicidad móvil, autobuses)

10
Internet

Internet
Fecha sitio/app Forma/tipo Duración/perioricidad Público meta Temporalidad
Instagram Historias Tres meses Jóvenes 20- 35 años 24h
Instagram Publicación indefinida Empresarios indefinida
facebook Publicación 6 meses Empresarios 7 días
youtube Publicidad 8 meses empresarios y jóvenes 7 días

Publicidad exterior

Publicidad exterior (vayas) Publicidad exterior (espectaculares)

Fecha Temporalidad Lugar/ruta. Fecha Temporalidad Lugar/ruta.
3 meses Autopista MX-cuernavaca 8 meses Av. Insurgentes sur
3 meses Av. Insurgentes sur 8 meses Av. Morelos
3 meses Viaducto Tlalpan 8 meses Periférico Sur.
3 meses Av. Morelos
Publicidad exterior (Publicidad móvil) Publicidad exterior (autobuses)
Fecha Temporalidad Lugar/ruta. Fecha Temporalidad Lugar/ruta.
3 semanas Periférico Sur. 3 meses Viaducto Tlalpan
3 semanas Av. Morelos 3 meses Av. Insurgentes sur
3 semanas Viaducto Tlalpan 3 meses Periférico Sur.
3 meses Av. Morelos

Radio y Tv

Programas de Tv/Radio
Fecha Televisora/radiodifusora Canal o estación Programa Horario Duración Entrevistado Cargo
Imagen tv Imagen tv Noticiero 14:00 15 min. Germán V. Director gral.
Los 40 principales Ya párate! 07:30 5 min. Aaron R. Director logistica
W radio Así las cosas 15:20 8 min. Germán V. DIRECTOR GRAL.

11
-Boletín de prensa.
Boletín de prensa “EXPO-CAFÉ”

Contacto: Javier Vásquez

PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA.

777 567 8951

puntadecielo@gmail.com

Punta de cielo sa de cv. Presenta el nuevo “Sobre francés” en la Expo-café. World Trade
Center Ciudad de México. Del 8 al 11 de Septiembre.

El “Sobre francés”, será la nueva forma de preparar un exquisito café de forma rápida y
artesanal al mismo tiempo. Consiste en un sobre de tipo malla (el cual actúa como filtro)
con un sofisticado soporte de cartón ( el cual sostiene el sobre a la taza); permitiendo que
el café se prepare como en una prensa francesa, o un sobre de té simplemente vertiendo
agua caliente, sin mayores complicaciones un café de altura.

Gracias a el sobre francés, hacer café de altura, está a unos cuantos minutos, desde
cualquier lugar.

Visítenos en Expo-café, Stand 304. World Trade Center Ciudad de México.

Expo-café es patrocinado y producido por Wayak Events.

12
Reglamento ferial.

REGLAMENTO PARA LA PARTICIPACIÓN EN LA EXPO CAFÉ 2017

07 de Agosto del 2017

Cuernavaca Mor.

Wayak Sa de Cv.

Expo Café.

World Trade Center Ciudad de México.

Del 8 al 11 de Septiembre.

DISPOSICIONES GENERALES.

-Las autoridades de la Feria (el comité organizador) podrán, cuando lo consideren

conveniente para el mejor funcionamiento del evento, adoptar decisiones distintas de las
establecidas en el presente Reglamento, siendo estas de obligatorio cumplimiento para todos los
participantes, las mismas serán pensadas estrictamente para el beneficio de los expositores.

-El Organizador de la Feria es el coordinador y responsable general del cumplimiento del

presente Reglamento. Así como le pertenece la responsabilidad para con expositores, de proveer
el servicio de seguridad general del recinto, limpieza general y asistencia médica. Será
responsabilidad del expositor contratar los servicios que considere necesarios (instalación
eléctrica, limpieza de su stand, internet, etc.).

-La participación se formalizará directamente en las oficinas de Wayak sa de cv mediante la

suscripción del modelo Solicitud-Contrato de Participación, que incluye además las condiciones
generales de participación, la solicitud de mobiliario y servicios, la solicitud de credenciales, la
información para el Catálogo de Expositores y el presente reglamento. Igualmente se podrá
formalizar cumplimentando el modelo Solicitud Contrato de Participación vía digital en los
términos previstos por las autoridades de la feria.

-Los expositores deberán completar todos los datos que se solicitan en el contrato y adjuntar el
esquema o diseño del stand y, cuando se trate de proyectos de diseños especiales aportarán,
además, los documentos que establece este Reglamento.

13
-De lo contrario, el Comité Organizador no será responsable del incumplimiento de todos o
algunos de los requerimientos del expositor.

PRECIOS.

-Los precios están dados dependiendo las medidas del stand.

-Contamos con diferentes medidas:

• 6 m2: $ 15,000 M.N

• 9 m2 $ 18,000 M.N

• 18 m2 $ 28,050 M.N

• 36 m2 $ 48,500 M.N

Condiciones de la participación.

-Para la participación en la feria, es imperativo cumplir con los requisitos emitidos por la
secretaría de salud pública en el reglamento de alimentos y bebidas.

-Para empresas que manejan productos industriales, o insumos, queda prohibida la venta con
entrega inmediata. Sólo se podrán hacer entregas inmediatas, cuando se vende una unidad y su
peso es menor a 3kg.

-En caso de cancelación del espacio, deberá hacerse antes del 5 de Febrero del 2017, para poder
recibir el 50% del pago. En caso de llegar la fecha de montaje y no presentarse, sin previa
cancelación, el comité de la feria podrá decidir por el uso del espacio.

FORMAS DE PAGO.

-Los pagos serán realizados en la moneda oficial establecida (pesos mexicanos) y cuando se
trate de transferencias bancarias efectuadas desde el exterior, estas se ajustarán a la moneda y
tasa de cambio , el pago contendrá el nombre del destinatario, banco y número de cuentas
que en todo caso coincidirán con la información reflejada en la solicitud contrato de
participación.

-No se admitirán pagos en dólares estadounidenses, u otras monedas.

CONDICIONES DEL STAND.

-El stand deberá respetar las medidas rentadas.

-Se prohíbe la invasión de espacios con decoración.

14
EL MONTAJE.

-El montaje comenzará el martes 5 de septiembre a las 8:00am. Los horarios de instalación serán
de 8:00 am a 7:00 pm.

-Los stands estarán en condiciones de ser ocupados por los expositores a contar de las 10:00
horas del día viernes 8 de Septiembre del 2017.

-Los EXPOSITORES deben también hacerse responsables de contar con las autorizaciones
sanitarias que correspondan y cumplir con todos los requerimientos de Servicio de Impuestos
Internos y permisos municipales.

-En caso de mantener alimentos en su espacio, EL EXPOSITOR será responsable de

gestionar los permisos correspondientes con la Autoridad Sanitaria competente para la
manipulación y venta de productos perecibles, así como para efectuar degustaciones de sus
productos.

-La autoridad sanitaria envía inspectores para fiscalizar el cumplimiento de sus normativas.

DESMONTAJE.

-El expositor se compromete a desmontar su stand al término de la feria (11 de septiembre), ya

que personal de la productora comienza inmediatamente el desmontaje de todos los
componentes de la feria.

-Se tendrá como límite el 13 de Septiembre. La autoridad organizadora no se hace responsable de

ningún stand, después de esa fecha.

-Cualquier desperfecto ocasionado en el espacio, tendrá que ser cubierto por el expositor, en el
montaje, durante la feria o en el desmontaje.

-En cuanto al stock del stand, está prohibido el ingreso de cualquier mercancía en el horario de la
feria. El punto sólo será válido para la mercancía permitida para su entrega inmediata. El
reabastecimiento será en horas de comida, con previa autorización.

-El expositor tiene la libertad de contratar el seguro que desee.

-Está de acuerdo con el reglamento previamente presentado, así como con la renta de espacio de
36m2 .

_____________________________ ______________________________

Juan Paco Pedro de la Mar. Kevin Montoro Morales.

Gerente de Mercadotecnia y ventas Coordinador general
Punta de cielo. “Expo-café”.

15
 OPERACIÓN DE LA FERIA.

-Programa de inauguración:

Programa de inauguración

Horario Actividad Nombre de los participantes Cargo

09:30 a. m. Palabras de bienvenida Lic. Juan Vargas Pte. Comités
Pte. Cafés de
09:35 a.m. Palabras de inauguración Lic. Raymundo Torres
México
Comité de
09:40 a.m. Actividades artísticas Lic. Pedro Rodríguez
cultura.
Pte. Cafés de
10:00 a.m. Corte de listón. Lic. Raymundo Torres
México

-Invitados:
 Lic. Raymundo Torres- Pte. Cafés de México.

 Prof. Cruz José Argüello Miceli - Coordinación Ejecutiva “AMECAFE”. (Asociación

Mexicana de la cadena productiva del café).

16
-Actividades de diversión en el evento:
Las actividades de atracción y diversión en la “Expo-café”, serán conferencias, cursos y talleres, los
cuales serán dirigidos a visitantes amantes del café, baristas, y dueños de cafeterías.

Horario.

Día (s) Horarios Evento

8 al 11 3:00-4:00pm Conferencias de emprendimiento
11:30-
8 al 11 Conferencias "El café de méxico"
12:50pm
8 al 11 3:00-4:00pm Conferencias "Exportación de café".
5:00pm-
10 y 11 Curso "Aprenda a catar café".
6:00pm
11:30- Cursos "Úselo usted mismo"
9 y 10
12:50pm cafeteras Eagle.
5:00pm-
10 y 11 Taller para baristas.
6:00pm

-Conferencias de emprendimiento.
Las conferencias de emprendimiento, están pensadas para ¿cómo abrir tu cafetería?, desde cero
equipando con los conocimientos necesarios para realizar un plan de negocios. El curso estará
dado por el instituto del emprendedor. Dichas conferencias serán del 8 al 11 de Septiembre en
diferentes horarios.

-Conferencias “el café de México”.

Conferencias que realzarán al café producido en México. Las conferencias serán del 8 al 11 de
Septiembre en diferentes horarios.

-Conferencias “exportación de café”.

Durante la conferencia se dará un panorama general y concejos para la exportación de café. La
conferencia estará dada por: Raymundo Nolasco Enríquez de “AMECAFE” (Asociación Mexicana
de la cadena productiva del café). Los días 8 y 11 de septiembre.

17
-Curso “aprenda a catar café”.
Curso dado por Punta del Cielo. Consistirá en aprender las características de las diferentes formas
de preparación y de grano del café para así disfrutar y saber diferenciar entre uno y otro. El curso
será los días 10 y 11 de septiembre.

-Cursos “úselo usted mismo” de cafeteras MARCA EAGLE.

Un curso dirigido a baristas, en el cual la marca de cafeteras, EAGLE enseñará como usar sus
diferentes cafeteras a los participantes. Curso disponible 9 y 10 de Septiembre.

-Talleres para baristas.

El contenido de este curso será el aprender a preparar diferentes bebidas O perfeccionarse con
tips respecto a la preparación de las mismas. El curso será los días 10 y 11 de septiembre.

-Formato de supervisión de actividades (formato):

Lista de actividades de supervisión diaria.

Días Cumplimiento
Actividad Responsable Comentario
1 2 3 4 5 6 Sí No Proceso
Secretario Comité
Aseo de stands de logística

Secretario Comité
Apoyo en registro de talleres de logística

Secretario
Volanteo.
Comité de MKT

18
-Cuestionario para visitantes y expositor:

CUESTIONARIO DE SATISFACCIÓN.
EXPOSITOR.

Fecha:

1. Nombre de la empresa:

2. Lugar de origen:

3. ¿Qué producto o servicio ofrece?

4. ¿Vendió la cantidad estimada?

Sí_________ No:__________

5. ¿Cuántos negocios realizó?

6. Volverá a participar en “Expo-café”?

7. ¿Tiene alguna sugerencia para el organizador?

Teléfono:
Correo electrónico:

19
Cuestionario de satisfacción.
VISITANTES.

Fecha:

1. Lugar de origen:

2. Del 1 al 10, ¿cuál sería su calificación a la Expo-café?

3. ¿Tomó algún curso, taller, conferencia? ¿Cuál?

4. ¿Existió algo que no fuera de su agrado?, ¿Qué fue?

Correo electrónico

Nombre (Opcional):

20
-Clausura:

Programa de clausura

Horario Actividad Nombre de los participantes Cargo

Coordinación
6:30 p.m Mensaje v Prof. Cruz José Argüello Miceli Ejecutiva “AMECAFE”.

6:40 p.m Resultados Lic. Juan Vargas Pte. Comités

6:50 p.m Clausura Lic. Juan Vargas Pte. Comités

21
 POST-FERIA.

Directorio de proveedores.

Nombre Servicio Empresa Teléfono Correo electrónico

Juan Gómes Esparza Internet izzi 777 859 8854 juango@izzi.net
Renta de
Pedro Pinta Roblez Rondón 777 585 9687 rondonrentas@gmail.com
vitrinas
Juan Santos Imprenta Adamax 777 565 4148 adamax@gmail.com
Seguridad
Romeo Segura Serugimex 777 585 4158 segurimex@gmail.com
privada
Limpieza
Juan mendel Limpieza 777 585 2587 limpivelo@gmail.com
veloz

-Horario de desmontaje.

Horario Día
18:00-23:00 11-sep
8:00-22:00 12-sep
8:00-22:00 13-sep

22