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SERVICIO AL CLIENTE
El concepto de atención al cliente hace referencia al manejo y diseño de canales de
comunicación que destina una organización con fines de lucro para establecer contacto e
interactuar con sus clientes En este sentido, existen recursos humanos especializados en
dicha actividad, entrenados por ejemplo en dicción, oratoria, comunicación, escritura,
protocolo. La atención al cliente incluye las áreas de recursos humanos que se destinan a
ofrecer a los clientes, es decir, quienes ya tienen un vínculo con la empresas, servicios de
atención ante reclamos, consultas, dudas, sugerencias, cambios o nuevas adquisiciones
que éstos deseen realizar.
De esta manera, la atención puede realizarse vía múltiples canales de comunicación, como
“cara a cara” en oficinas, mediante teléfono, por correo electrónico e incluso muchas
empresas en la actualidad ofrecen la posibilidad de que los clientes interactúen con la
organización mediante mensajes privados o publicaciones en redes sociales, generalmente
(y de acuerdo a las más usadas): Facebook, Twitter, Google+
Pero, no sólo comprende la capacitación de una persona para el desempeño en dicha área
y la atención en sí al momento de comunicarse con un cliente, sino que también se
desprende de la “atención al cliente”, la evaluación de comunicaciones entre empresa y
cliente, que permitan reforzar, mejorar, cambiar o pulir acciones en cuanto comunicación.
Generalmente, esto se realiza grabando las conversaciones si son telefónicas o
presenciales (“cara a cara”) o leyendo publicaciones y mensajes en redes sociales.
En segundo lugar, cada uno de éstos dos tipos de clientes (actuales y potenciales) se
dividen y ordenan de acuerdo a la siguiente clasificación (la cual, permite una mayor
personalización):
1.Clientes Activos e Inactivos: Los clientes activos son aquellos que en la actualidad están
realizando compras o que lo hicieron dentro de un periodo corto de tiempo. En cambio,
los clientes inactivos son aquellos que realizaron su última compra hace bastante tiempo
atrás, por tanto, se puede deducir que se pasaron a la competencia, que están
insatisfechos con el producto o servicio que recibieron o que ya no necesitan el producto.
Esta clasificación es muy útil por dos razones: 1) Porque permite identificar a los clientes
que en la actualidad están realizando compras y que requieren una atención especial para
retenerlos, ya que son los que en la actualidad le generan ingresos económicos a la
empresa, y 2) para identificar aquellos clientes que por alguna razón ya no le compran a la
empresa, y que por tanto, requieren de actividades especiales que permitan identificar las
causas de su alejamiento para luego intentar recuperarlos.
2. Clientes de compra frecuente, promedio y ocasional: Una vez que se han identificado
a los clientes activos, se los puede clasificar según su frecuencia de compra, en:
2.1. Clientes de Compra Frecuente: Son aquellos que realizan compras repetidas a
menudo o cuyo intervalo de tiempo entre una compra y otra es más corta que el realizado
por el grueso de clientes. Este tipo de clientes, por lo general, está complacido con la
empresa, sus productos y servicios. Por tanto, es fundamental no descuidar las relaciones
con ellos y darles continuamente un servicio personalizado que los haga sentir
"importantes" y "valiosos" para la empresa.
2.2. Clientes de Compra Habitual: Son aquellos que realizan compras con cierta
regularidad porque están satisfechos con la empresa, el producto y el servicio. Por tanto,
es aconsejable brindarles una atención esmerada para incrementar su nivel de
satisfacción, y de esa manera, tratar de incrementar su frecuencia de compra.
2.3. Clientes de Compra Ocasional: Son aquellos que realizan compras de vez en
cuando o por única vez. Para determinar el porqué de esa situación es aconsejable que
cada vez que un nuevo cliente realice su primera compra se le solicite algunos datos que
permitan contactarlo en el futuro, de esa manera, se podrá investigar (en el caso de que
no vuelva a realizar otra compra) el porqué de su alejamiento y el cómo se puede
remediar o cambiar ésa situación.
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3. Clientes según su nivel de satisfacción
¿QUIÉN ES EL CLIENTE?
El cliente es el activo más valioso que posee una organización. Es necesario que las
empresas lo traten como tal y estén pendientes de su forma de pensar y de su forma de
percibir la organización. Surge entonces la pregunta ¿Quién es el cliente? Y la respuesta a
esta pregunta parece como un destello deslumbrante de lo obvio; pero muchas empresas
no se dan cuenta de lo que son realmente los clientes y de cómo se deben tratar.
La atención al cliente se refiere al trato que le damos al cliente cuando interactuamos con
él. El servicio al cliente es la articulación sistemática y armoniosa de los procesos y
acciones que buscan lograr la satisfacción del cliente. El servicio es más que amabilidad y
gentileza, es disposición a servir con efectividad.
Si queremos hablar de un "Servicio al cliente de calidad” estos dos conceptos: “atención y
servicio”, deben formar una relación indisoluble que los vuelve uno solo. Para brindar
excelente atención es necesario que, quienes entren en contacto con el cliente, pongan en
práctica una serie de habilidades personales basadas en la comunicación, la empatía y la
asertividad. Y para complementarlo con un excelente Servicio,
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TIPOS DE CLIENTES SEGÚN SU TEMPERAMENTO
Momentos de verdad
El servicio debe buscar como estrategia que todos esos momentos se dirijan a la
satisfacción de las necesidades prácticas y personales del cliente. Cuando las necesidades
del cliente no son satisfechas en un momento de la verdad, se le conoce como momento
crítico de la verdad. Los momentos de la verdad no se presentan al azar, generalmente
ocurren en una secuencia lógica y medible, lo que permite identificar con precisión las
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mejoras requeridas para proporcionar los servicios. La forma más sencilla de
representarlos es a través del ciclo del servicio.
Tiene un papel fundamental en el análisis de los factores de éxito que ayuden a poner en
práctica una iniciativa de servicio en cualquier tipo de organización.
El triángulo de servicio es una forma de diagramar la interacción existente entre estos tres
elementos básicos, que deben funcionar conjuntamente para mantener un servicio de
alto nivel de calidad.
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- Cliente: El corazón del modelo.
- Estrategia: Dedicación corporativa al servicio en la cual desde el gerente hasta el
último de los empleados se compromete a cumplir la promesa del servicio.
- Gente: Las personas deben saber, entender y obligarse a la promesa del servicio.
- Sistema: Herramientas físicas y técnicas para la prestación del servicio, reglas y
regulaciones de comportamiento para empleados y clientes, sistema humano
representado en trabajo en equipo, cooperación, solución de problemas, manejo
de conflictos y recursos humanos direccionados al cliente.
• Una estrategia bien concebida: Las organizaciones que se destacan han descubierto,
inventado o desarrollado una idea unificadora de lo que llevan a cabo. Este concepto de
servicio -o estrategia de servicio- dirige la atención de las personas de la empresa hacia
las verdaderas prioridades del cliente. Este concepto guía se adapta a todo lo que hace
la gente. Se convierte en una orden militar, en una especie de evangelio y en el núcleo
del mensaje que se transmitirá al cliente.
• Personal operativo orientado hacia el cliente. De algún modo, los directivos de dichas
organizaciones han ayudado y alentado a las personas que prestan el servicio a
concentrarse en las necesidades del cliente. Una persona eficiente de la línea operativa
es capaz de amoldarse a la situación actual del cliente, a su estado de ánimo y a sus
necesidades, como consecuencia de un alto nivel de capacidad de respuesta, de
atención y de deseo de ayudar que coloca el servicio en uno de nivel superior en la
mente del ciudadano y que le hace difundir el buen servicio recibido entre otras
personas.
• Sistemas amistosos con el usuario. El sistema de envíos que respalda al personal de
servicio ha sido diseñado para conveniencia del usuario, y no para conveniencia de la
organización. Las instalaciones, los planes, los procedimientos, los métodos y los
procesos de comunicación le dicen al ciudadano: “Todo esto está aquí para satisfacer
sus necesidades”.
Estos tres factores (una estrategia clara de servicio, personal operativo orientado hacia el
cliente y sistemas basados en un trato amistoso con el usuario) son conceptos
relativamente sencillos y fáciles de comprender, pero llevarlos a la práctica es una tarea
monumental, particularmente en organizaciones grandes.
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Finalmente, todos los preceptos de gerencia de servicios giran en torno de una cultura de
servicios, que implica un clima, un entorno o un contexto laboral, como quieran llamarlo,
que da prioridad a la calidad del servicio dentro de una organización y que impulsa a todos
sus miembros a lograr ese fin. De hecho, una cultura de servicio es el medio para obtener
un excelente nivel de servicio y, a la vez, la evidencia de dicho logro.
LA COMUNICACIÓN
Comunicación Verbal:
A la hora de comunicarnos, debemos usar un lenguaje que se adapte al receptor. Nuestros
pensamientos pueden ir más deprisa que las palabras, y acabamos diciendo lo que no
queremos. Hay que recordar que mientras estamos explicando el diagnóstico diferencial a
un cliente, podemos acordarnos de uno extra. En otras ocasiones quizás queramos
guardar algo de la información para cuando tengamos el resultado de cierta prueba. Para
que nuestro mensaje sea aceptado y comprendido, el lenguaje habrá de ser:
Comunicación No Verbal:
La comunicación no verbal es todo aquel lenguaje que surge de nuestro cuerpo y que no
depende de las palabras que decimos. En muchas ocasiones, una persona es simpática no
por la manera de hablar, sino porque cuando habla sonríe, nos escucha activamente o se
ríe de nuestras ocurrencias...
La mirada
Dicen, no sin cierta razón, que los ojos son el espejo del alma. Los ojos pueden expresar
todo tipo de emociones e incluso, a veces, conseguimos leer el pensamiento de la otra
persona por su mirada. Debemos prestar atención a la mirada puesto que es un aspecto
difícil de manipular.
Cuando escuches, mira a los ojos de la otra persona. Esto refuerza el sentimiento de ser
escuchado y es un signo de confianza hacia nuestro interlocutor .Sin embargo, cuando
seamos nosotros los que hablamos, debemos evitar fijar la mirada, ya que esto puede
resultar incómodo. En la consulta es sencillo hacer esto, puesto que podemos mirar a la
mascota como mecanismo de evasión. La proporción ideal entre mirar al dueño de la
mascota y la mascota puede estar en torno al 50 por ciento.
A la hora de mirar debemos hacerlo de manera frontal, ya que mirar de otra manera
provocará desconfianza o dará sensación de agresividad. Igual que nos comportamos de
manera diferente delante de un gato o un perro, debemos también hacerlo delante de sus
dueños que son los “animales” más peligrosos.
Mención aparte merece el mirar de arriba a abajo, que debe ser evitado a toda costa
puesto que da la sensación de que estemos juzgando a la persona.
Las manos
Las manos siempre nos delatan. Nos olvidamos de ellas y a veces delatan nuestro
verdadero estado de ánimo. De la misma manera que cuidamos en mostrar el revés de
nuestra mano a un perro cuando lo conocemos por primera vez, puesto que si le
enseñamos la palma la verá como una amenaza, debemos tener el mismo cuidado con los
dueños.
Si escondemos nuestras manos, mucha gente puede entender que estamos escondiendo
algo. Por tanto, cuando nos dirijamos a los clientes debemos enseñar las palmas de
nuestras manos, lo que expresará honestidad. También debemos mirar las manos de
nuestro cliente: si parece tranquilo, pero se frota las manos o tamborilea con los dedos,
quizás no nos esté contando toda la historia...
La postura
La kinesia es la teoría que estudia las diferentes posturas del cuerpo y su significado. Está
claro que dependiendo de cómo coloquemos los brazos o las piernas nuestra mente
estará más abierta o cerrada. Si alguien con el que estás hablando sobre un tema, de
repente cruza los brazos y se echa hacia atrás, podemos sospechar que aunque nos sigue
prestando atención, no comparte nuestro punto de vista.
Nuestro cuerpo debe estar relajado y ligeramente inclinado hacia la persona, lo que dará
la sensación de estar prestando más atención. Si nosotros estamos relajados, la persona
frente a nosotros tenderá a copiar ese estado y, por tanto, a relajarse.
La vestimenta
En lo que se refiere a la vestimenta a la hora de consultar, lo único básico es que debe
estar limpia y en perfecto estado. Un uniforme roto o sucio cambiará la imagen que los
dueños tienen de nosotros. La imagen vende, pero no se debe vender sólo la imagen.
Actividad.