Guia Manual Documentar

GUÍA PARA LA
DOCUMENTACIÓN Y
CONTROL DE
PROCEDIMIENTOS
DEL ARÉA DEL
TALENTO HUMANO
PRESENTACIÓN
Código:
TRABAJANDO JUNTOS SAS GM-GD-TJ
Versión: 001
GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

DOCUMENTACIÓN DE 10/09/2020
PROCEDIMIENTOS Página 1 de 40
DE TALENTO HUMANO
El presente manual tiene como propósito orientar a los colaboradores de la

empresa didáctica trabajando juntos SAS en la creación administración y control
de los documentos de la empresa relacionados a los procesos de gestión humana
del talento humano
El manual contiene los procedimientos de talento humano documentados

como lo son selección capacitación inducción vinculación y evaluación del
desempeño y contiene los sub-procesos de talento humano como lo son
estructurar cargos, manual de funciones seguridad y salud en el trabajo bienestar
social laboral y nómina y compensaciones
Este aporte permite a la organización TRABAJANDO JUNTOS SAS, tener

claridad y orden sobre los diferentes procesos de la gestión humana y así
controlar la calidad y efectividad de los mismos los cual contribuye en la
optimización de tiempo y recurso, siempre de la mano de los aspectos legales
requeridos y políticas de la empresa. Busca de igual manera una permanencia y
desarrollo sostenido en el tiempo para ambas partes y así garantizar a sus clientes
calidad en el servicio y por ende contribuir de forma positiva al desarrollo del país.
PÁGINA 1
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
JUSTIFICACIÓN
El siguiente manual está diseñado para brindar a la empresa didáctica

Trabajando Juntos S.A.S un proceso de documentación y control de archivos, con
el propósito de mejorar la administración de la información en los procesos de la
organización. De igual manera el proceso de documentar y controlar es de total
importancia, ya que este proceso traerá tanto a empleadores como a
colaboradores el conocimiento y el desempeño del buen funcionamiento de los
archivos.
ALCANCE
Se inicia con la identificación de las oportunidades de mejora y termina con

la creación de la guía manual para la documentación de procesos de talento
humano
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Misión.
Trabajando Juntos S.A.S. es una empresa didáctica del SENA - Centro

Gestión Administrativa que ofrece acompañamiento y apoyo a Pymes en los
procedimientos de gestión humana, por medio del fortalecimiento de
conocimientos y desempeño de nuestros gestores, buscando contribuir
competitivamente en los sectores productivos, promoviendo el bienestar social
labora, la seguridad y salud de los trabajadores, logrando compromiso,
crecimiento laboral y personal, todo enmarcado en los principios de la
responsabilidad social ambiental empresarial.
Visión.
Trabajando Juntos S.A.S. busca consolidarse como una empresa líder

acompañando los procedimientos de gestión humana, comprometidos con la
calidad y por tanto la satisfacción de las Pymes. Promoviendo el desarrollo
empresarial desde una perspectiva de bienestar laboral, seguridad y salud en el
trabajo del colaborador y el cuidado ambiental.
Políticas de calidad.
PÁGINA 2
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Para nuestra empresa Trabajando Juntos S.A.S. la prioridad son nuestros

gestores y clientes pues el éxito de las Pymes, el bienestar del trabajador,
construye transparencia, identidad, calidad en cada uno de los servicios,
productos que brindamos y de esta manera la satisfacción de las necesidades
evidenciadas, dando apertura a la mejora continua de los procedimientos de
gestión humana.
Principios corporativos.
Trabajando Juntos S.A.S. como primera instancia está comprometida con la

calidad y el mejoramiento continuo de sus productos, por otro lado está
comprometida con la eficiencia, eficacia, igualdad y puntualidad.
Valores corporativos.
 Responsabilidad: Desarrollar totalmente y con compromiso los

lineamientos propuestos a favor de la empresa Trabajando Juntos S.A.S.
 Honestidad: Actuar siempre con rectitud y veracidad, cumpliendo

correctamente con el debido proceso.
 Solidaridad: Colaborarle a los demás en todo lo que ellos necesiten,

recordando que su cumplimiento es un avance importante para el grupo de
trabajo.
 Confianza: Generar y recibir seguridad en nuestro ambiente laboral

logrando una comunicación asertiva para cumplir las metas
organizacionales.
 Trabajo en equipo: La empresa Trabajando Juntos S.A.S. puede crecer

gracias a la contribución de los grupos y su unión cada día. Mapa de
procesos.
ORGANIGRAMA
PÁGINA 3
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
MAPA DE PROCESOS
PÁGINA 4
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
PÁGINA 5
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
OBJETIVOS
General:
o Proponer una guía manual para la gestión adecuada de la

documentación manejada por la empresa didáctica Trabajando
Juntos SAS y así tener un mejor control de la documentación e
información de la misma.
Específicos:
 Documentar los procesos de comunicación y relaciones corporativas y
mantenimiento y desarrollo.
 Definir el ciclo vital de los documentos de la empresa trabajando juntos

SAS
 Proponer a la empresa un modo de resguardo de la recuperación de la

información
 Diseñar el listado maestro de documentos
PÁGINA 6
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
PRESELECCIONAR PERSONAL
Descripción:
Procedimiento mediante el cual se detectan potenciales que cumplan con
los requisitos adecuados para realizar una determinada actividad y atraerlos para
una posterior selección, así de esta misma manera que vayan rotando por los
diferentes procesos que se encuentran en la empresa didáctica Trabajando Juntos
SAS.
Objetivo:
Aplicar los Instrumentos de Medición para Seleccionar Candidatos, de
acuerdo con los criterios establecidos en el proceso
Responsable:
Proceso de provisión de cargos
Alcance:
Inicia con la recepción de hojas de vida de los candidatos y finaliza con la
base de los candidatos preseleccionados
Términos
PÁGINA 7
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Análisis de puesto de trabajo:
Proceso de descripción y registro de los fines, características de las tareas y

los cometidos de un puesto de trabajo en un entorno organizativo dado, a fin de
determinar el perfil de habilidades, experiencia, conocimientos y necesidades
individuales
 Candidato:
Aquellas personas que acuden a una empresa con el claro objetivo de poder
ocupar el puesto que ha quedado libre o que ahora se ofrece porque es necesario
cubrirlo.
 Cultura organizacional:
Es el conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes y tradiciones de los

miembros de una empresa, se expresa a través de sus estrategias, estructuras y
sistema. Una organización con valores y normas claras promueve conductas
positivas que se traducen en una mayor productividad dentro de la empresa y en
una adecuada proyección de la organización fuera de ella.
 Derechos:
En primer lugar, designa el conjunto de normas o reglas que rigen la actividad

humana en la sociedad, cuya inobservancia está sancionada: Derecho objetivo.
En segundo lugar, designa esta palabra las facultades pertenecientes al individuo,
un poder del individuo: Derecho subjetivo. En tercer lugar, el derecho como
equivalente a justicia, como portador del valor justicia.
 Deberes:
Es una responsabilidad establecida previamente a su cumplimiento. Es la

obligación de un sujeto frente a otro, sea éste una persona física, una persona
jurídica (empresa u organización) o inclusive el Estado.
 Demanda laboral:
PÁGINA 8
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
La demanda laboral son los puestos que demandan las empresas y que deben
ser cubiertos por trabajadores que se adecuen a los requisitos exigidos por ella. La
misma está compuesta por las empresas o empleadores, que compran servicios.
 Ética:
Se refiere al conjunto de normas o principios por los cuales debe regirse una
persona en el ámbito laboral. Este factor trata de abarcar los parámetros y
actividades que se realizan en las diferentes profesiones. Trata de establecer
conciencia de responsabilidad en la ejecución de la profesión, mediante los
valores que tiene cada persona.
 Empresa:
En sentido económico, se entiende por empresa la ordenación y utilización de

un conjunto de bienes materiales y humanos orientada a la producción de bienes y
servicios para su colocación en el mercado, con la intención de obtener un
beneficio o ganancia, siendo el empresario el titular de dicha explotación
económica.
 Oferta laboral:
Está constituida por todos los trabajadores que venden su esfuerzo laboral en
el mercado de trabajo a cambio de un salario.
 Perfil:
Es la descripción clara del conjunto de capacidades y competencias que

identifican la formación de una persona para encarar responsablemente las
funciones y las tareas de una determinada profesión o trabajo.
 Políticas internas de la organización:
Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por

todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y
responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para
orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una
organización.
PÁGINA 9
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
SELECCIÓNAR PERSONAL
Descripción:
Este procedimiento de selección es una actividad de clasificación que
consiste en elegir a cada colaborador de la empresa didáctica trabajando juntos
S A S y ubicarlo en su respectivo rol del proceso el cual esta persona se pueda
ajustar al cargo o puesto vacante que la empresa le asigno .
Objetivo:
Garantizar a la empresa que va a contratar a la persona idónea para el
cargo a ocupar
Responsable:
Alcance:
Inicia con la base datos de los candidatos preseleccionados hasta la
elección del candidato que cumple con el perfil
Términos
 Entrevista
PÁGINA 10
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Es un diálogo que se establece entre dos personas en el que una de ellas

propone una serie de preguntas a la otra a partir de un guion previo. Se realiza
con el fin de que el público pueda conocer la información de su persona, de su
experiencia o conocimientos.
 Entorno social
Es el lugar donde los individuos se desarrollan en determinadas condiciones de
vida, Trabajo, economía, nivel de ingresos, nivel educativo y está relacionado con
los grupos a los que pertenece.
 Entorno económico
Es el conjunto de variables y fenómenos económicos que ejercen mayor
influencia en el desarrollo financiero de un país.
 Examen médico de egreso

Tiene como objeto evaluar el estado de salud del trabajador al momento de
finalizar la relación laboral con un empleador.
 Examen pre-ocupacional
Es un estudio que tiene como propósito determinar la aptitud del postulante
conforme sus condiciones psicofísicas para el desempeño de las actividades que
se le requerirán.
 Examen ocupacional
Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin
de monitorear la exposición a factores de riesgo. El examen médico ocupacional
busca determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha
exposición.
 Hoja de vida
Es la carta de presentación del aspirante, el primer y probablemente único
contacto que lleguen a tener la mayoría de los candidatos con la empresa que
quieren que los reclute. Esto le confiere a la hoja de vida una gran relevancia,
puesto que en ella deberemos condensar la información más importante de
PÁGINA 11
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
nuestra historia laboral para poder presentarnos adecuadamente ante una

empresa.
 Instrumento de evaluación
Ayudan a obtener información sobre los solicitantes a un determinado puesto
de una organización; dicha ayuda consiste en establecer si las habilidades, las
capacidades y los conocimientos del individuo solicitante son las apropiadas para
lo que el puesto requiere
 Perfil ocupacional
Es la descripción de las habilidades que un trabajador debe tener(o tiene) para
ejercer eficientemente un puesto de trabajo.
 Perfil Profesional
Es un breve resumen de las habilidades, puntos fuertes y experiencias clave
de un individuo. Con la redacción del perfil profesional se debe transmitir a la
persona que lo lee lo que está buscando
 Pruebas psicológicas
Es un instrumento experimental que tiene por objeto medir o evaluar una
característica psicológica específica, o los rasgos generales de la personalidad de
un individuo. Algunas pruebas psicológicas intentan medir el grado en el que una
persona podría mostrar o emitir una conducta manifiesta particular.
 Visita Domiciliaria
Se define como la actividad realizada por uno o más integrantes del equipo de
una empresa en el domicilio del candidato, con el objetivo de establecer una
integración con uno o más miembros y su entorno; para conocer su medio
ambiente y ver si se adapta a un factor clave de la compañía: la cultura
organizacional

INTEGRAR PERSONAL
PÁGINA 12
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Descripción:
Es un proceso mediante el cual se le hace una inducción y
retroalimentación al colaborador del rol que va a desempeñar en el nuevo proceso
área y cargo que se le asigne
Objetivo:
Realizar la inducción general y específica en la cual se pueda capacitar
al colaborador para mejorar el desempeño de la gestión del talento humano
aplicada a cada proceso o área que la empresa le asigne en su rol de aprendiz y
colaborador
Responsable:
Alcance:
Se inicia desde la contratación del nuevo colaborador y finaliza con la
evaluación general y especifica del mismo
Términos
PÁGINA 13
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Aprendizaje
Se denomina aprendizaje al proceso de adquisición de conocimientos,
habilidades, valores y actitudes, posibilitado mediante el estudio, la enseñanza o la
experiencia.
 Beneficios
La palabra beneficio se refiere a un bien que es dado o que es recibido. El
beneficio siempre implica una acción o resultado positivo y que por consiguiente
es buena y puede favorecer a una o más personas, así como satisfacer alguna
necesidad.
 Capacitación
La capacitación se define como el conjunto de actividades didácticas,
orientadas a ampliar los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que
labora en una empresa.
 Cargo
La descripción del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las
responsabilidades del cargo, en tanto que el análisis del cargo se ocupa de los
requisitos que el ocupante necesita cumplir.
 Coordinar:
Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera vertical y
horizontalmente, para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los
elementos que participan en el trabajo.
 Compromiso
Obligación, contrato, deber, convenio, por ende, compromiso es un tipo de
acuerdo que puede considerarse como un contrato no escrito en el cual las partes
asumen ciertas obligaciones o, adquieren responsabilidades.
 Competencias Laborales
PÁGINA 14
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
La competencia laboral es tener los conocimientos y la habilidad para

responder satisfactoriamente la demanda de una tarea o actividad, cumpliendo los
objetivos establecidos por una institución o empresa.
 Empleados
El empleado es una persona con cualidades intelectuales para desempeñar un
cargo determinado, realizando tareas determinadas en una empresa. Por estas
tareas recibe un salario a cambio. Un empleado suele estar respaldado por la ley,
y sus labores están amparadas por la firma de un contrato o acuerdo de
prestación de servicios.
 Etapas de inducción
Para la orientación de las personas en miras de desempeñar nuevos roles, la
necesidad de hacer inducción sugiere realizar diferentes etapas, las cuales
comprendan actividades con métodos que permitan llevar a cabo un buen proceso
de inducción para la comprensión en el público objetivo. Se tienen entonces, tres
etapas fundamentales que facilitarán el desarrollo adecuado del proceso
 Evaluación
Una vez finalizado el proceso de inducción, y antes de terminar o durante el
período de entrenamiento o de prueba, el personal dirigente del cargo debe
realizar una evaluación con el fin de identificar cuáles de los puntos claves de la
inducción, no quedaron lo suficientemente claros para las personas a ingresar,
esto con el fin de reforzarlos y tomar planes de acción como la re inducción.
 Funciones
Funciones de trabajo son las principales responsabilidades dentro de un
puesto de trabajo.
 Formación
Formación es el proceso y el efecto de formar o formarse. Esta palabra
procede del latín formato. Esta palabra se aplica en diferentes ámbitos.
 Inducción general:
PÁGINA 15
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Se debe brindar toda la información general de la empresa que se considere

relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo considerando la organización
como un sistema
SERVICIO AL CLIENTE
Descripción:
Por servicio al cliente entendemos que es el servicio o atención que una
empresa o negocio le brinda a sus clientes al momento de ofrecer productos y
servicios correctos además de responder preguntas, dar solución a problemas en
el momento adecuado y así dar un seguimiento continuo creando una fidelidad
mayor.
Objetivo:
Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las
políticas de la organización
Responsable:
Todo el personal, personal administrativo.
Alcance:
PÁGINA 16
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Se inicia con el portafolio de servicio de la empresa didáctica y finaliza con la

encuesta de satisfacción del servicio prestado.
Términos
 Atención al cliente: La atención al cliente hace referencia al trato que se le

da al cliente cuando interactúa con una compañía.
 Ciclo del servicio: El ciclo de servicio es el conjunto de actividades que el

cliente se ve obligado a realizar para adquirir un producto o servicio. Es un
mapa de los momentos de verdad que experimenta el cliente, gratificados
en su presencia lógica, dichos ciclos se activan cada vez que el cliente
entra en contacto con la empresa.
 Cliente: Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio,

producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor.
 Etiqueta: Es el conjunto de modales y comportamientos para llevar un

buen ambiente laboral.
 Momentos de la verdad: Es el instante en que el cliente se pone en

contacto con la organización y sus servicios, sobre la base de este contacto
se forma una opinión acerca de la calidad del mismo.
 Portafolio de servicios: Es un documento o carpeta en el que se incluye la

información básica y necesaria de una organización para que los clientes o
futuros clientes conozcan sobre sus servicios ayudando a tener una buena
impresión de la misma.
 PQRS: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS)

es una herramienta que nos permite conocer las inquietudes y
manifestaciones que tienen nuestros grupos de interés para que tengamos
PÁGINA 17
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
la oportunidad de fortalecer nuestro servicio y seguir en el camino hacia la

excelencia operativa.
 Protocolo: El protocolo empresarial es un conjunto de normas o

instrucciones que guían a los miembros de una compañía en situaciones
concretas. Puede aplicarse en ceremonias o eventos e incluso en la
relación entre trabajadores. Cada empresa lo aplica según su criterio.
 Servicio: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan satisfacer

las necesidades de un cliente.
 Servicio al cliente: Es el servicio que una empresa o negocio brinda a sus

clientes al momento de atender sus consultas, pedidos o reclamos,
venderle un producto o entregarle el mismo.
 Usuario: Persona que utiliza un producto o servicio de forma habitual.
 Valor agregado: El valor agregado es la característica extra que un

producto o servicio ofrece con el propósito de generar mayor valor dentro
de la percepción del consumidor.
BIENESTAR SOCIAL LABORAL
PÁGINA 18
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Descripción:
El término bienestar social laboral es el estado de satisfacción de los
trabajadores dentro de una organización ejerciendo sus funciones, producto de un
ambiente laboral agradable y del reconocimiento de su trabajo, el cual repercute
en un bienestar familiar y social
Objetivo:
Mejorar la calidad de vida de los colaboradores de la organización mediante
la identificación de riegos y peligros y la mitigación de los mismos
Responsable:
Coordinador y líderes del proceso
Alcance:
Inicia con la identificación de los peligros y riegos y finaliza con la creación
de la matriz
Términos
 Actividad Recreativa: es toda actividad realizada por una persona natural

o jurídica que tenga como fin congregar público en general, con el objetivo
principal de invitarle a participar en ella o de ofrecerle servicios con finalidad
de ocio, entretenimiento y diversión, aislada o simultáneamente con otras
actividades.
PÁGINA 19
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Ascenso: Reconocimiento que se evidencia por medio de la promoción

interna.
 Beneficios monetarios: concedidos en dinero a través de la nómina.

Prima anual, vacaciones, pensión, complementación de la pensión,
bonificaciones, planes de préstamo y complementación de salarios en
ausencias prolongadas por causas de enfermedad.
 Bienestar laboral: es un proceso permanente orientado a crear, mantener

y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del servidor
para el mejoramiento del nivel de vida.
 Bonos: Es una forma de premio que se da al trabajador, en forma de pago

o aumento del valor a pagar, por un determinado propósito. Es algo
adicional que se paga al trabajador, generalmente por alcanzar metas o
resultados, ya sea individualmente o a nivel colectivo o de empresa.
 Calidad de vida laboral: proceso permanente y participativo que busca

crear, mantener y mejorar las condiciones del trabajo de los servidores
públicos, favoreciendo su desarrollo social, personal y laboral, permitiendo
de esta manera, mejorar sus niveles de participación e identificación con su
trabajo y entidad.
 Estímulos e incentivos: Son todas las medidas empresariales

planificadas, que motivan a los servidores docentes y directivos a alcanzar
por voluntad propia determinados objetivos y les estimula a ejercer una
mayor actividad y a obtener mejores resultados en su labor.
 Plan carrera: El plan de carrera es una estrategia fundamental para retener

al trabajador, mejorar sus fortalezas y debilidades y conformar las
posiciones de sucesión en cargos críticos de la organización.
 Reconocimiento laboral: Es una de las fuentes de satisfacción

personal más importantes con las que cuentan las personas para sentirse a
gusto con su trabajo, y por extensión con su vida. El reconocimiento del
trabajo bien hecho y el esfuerzo personal actúa como una fuerza invisible
que estimula la satisfacción y el bienestar de los trabajadores
PÁGINA 20
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Salario en especie: Es toda aquella parte de la remuneración ordinaria y

permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del
servicio, como la alimentación, habitación o vestuario suministrada al
trabajador o a su familia, salvo que las partes hayan pactado por escrito
que dichos beneficios no constituyen salario.
 Seguridad social: Es el conjunto de instituciones, normas y

procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de
una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y
programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la
cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban
la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional,
con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad.
EVALUACION DE DESEMPEÑO
Descripción:
Es un proceso sistemático y periódico de estimación cuantitativa y cualitativa
del grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las actividades y
responsabilidades de los puestos que desarrollan. Por lo cual, es un proceso que
contribuye a la toma de decisiones estratégicas, para un mejor desarrollo en los
procesos de la empresa didáctica Trabajando juntos SAS. Para ello, se deben
evaluar los siguientes aspectos individuales de cada uno de los integrantes:
 Conocimiento del trabajo que desempeña.

 Grado de calidad del trabajo que realiza.
PÁGINA 21
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Cómo se relaciona con el resto de personas que integran la organización.

 Estabilidad mental y emocional.
 Capacidades analíticas y de síntesis.
Objetivo:
Obtener información oportuna para fundar sobre bases objetivas las
decisiones sobre becas, ascensos, y todo tipo de acción de personal que permita
conservar a los empleados eficientes evitando así la fuga de los mismos.
Responsable:
Alcance:
Mediante una adecuada evaluación del desempeño, se puede valorar a los
diferentes trabajadores a fin de que continúen con su trabajo dentro de la empresa
de la mejor manera posible, esta actividad es importante ya que permite la mejora
de las relaciones entre subordinados y sus superiores, mejorando además los
resultados del recurso humano de la empresa.
Términos
 Autoevaluación: Actividad programada y sistemática de reflexión acerca

de la propia acción desarrollada, sobre la base de información confiable,
con la finalidad de emitir juicios valorativos fundamentados, consensuados
y comunicables.
 Aptitud: Capacidad de una persona o cosa para hacer correctamente una

labor o actividad.
 Calificación: Asignación del porcentaje alcanzado o evaluado, conforme a

las evidencias que dan cuenta del desempeño y comportamiento.
 Capacidad: Habilidad de un individuo, una organización o un sistema para

desempeñarse eficazmente, eficientemente y de manera sostenible.
 Critica: crítica constructiva es un componente elemental en la

retroalimentación de desempeño ya que a través de ésta es que el jefe
aconseja al colaborador de qué manera puede mejorar la ejecución de su
PÁGINA 22
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
trabajo y brinda posibles alternativas a cualquier situación que haya que

resolver
 Desempeño: El desempeño se considera también como el desarrollo de

las tareas y actividades de un empleado, en relación con los estándares y
los objetivos deseados por la organización.
 Evaluación: Proceso dinámico a través del cual, e indistintamente, una

empresa, organización o institución académica puede conocer sus propios
rendimientos, especialmente sus logros y flaquezas y así reorientar
propuestas o bien focalizarse en aquellos resultados positivos para hacerlos
aún más rendidores.
 Evaluación por objetivos: Es un sistema que se caracteriza por un cuerdo

periódico entre un subordinado y un superior en cuanto a los objetivos de
aquel para un tiempo específico y una revisión periódica de qué tan bien
logra esos objetivos el subordinado.
 Evaluador: Es el responsable de evaluar el desempeño siguiendo con la

metodología asignada
 .
 Habilidades: son aquellas inherentes a la propia persona, que no tienen
que ver con su conocimiento técnico sino con su carácter.
 Liderazgo: El liderazgo es la función que ocupa una persona que se

distingue del resto y es capaz de tomar decisiones acertadas para el grupo,
equipo u organización preceda, inspirando al resto de los que participan
para alcanzar un meta común.
 Normas: Las normas son reglas que se establecen con el propósito de

regular comportamientos para mantener un orden determinado, y son
articuladas para establecer las bases de un comportamiento aceptado
dentro de una sociedad u organización.
MANUAL DE FUNCIONES
PÁGINA 23
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Descripción:
Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se
describe y establece la función básica y las funciones específicas, tales como,
requisitos de los cargos o puestos de trabajo, orienta a los miembros de la
organización en la ejecución de su trabajo y son instrumentos que facilitan las
gestiones por parte de los procesos de Trabajando Juntos SAS. De la misma
manera es una herramienta que se enfoca en definir los requisitos, experiencia y
demás competencias que se solicitan para un buen manejo y desarrollo en el
cargo.
Objetivo:
Orientar al trabajador en el desarrollo de sus funciones y la periodicidad
del propósito del cargo los riegos y la responsabilidad de su cargo
Responsable:
Alcance:
Inicia con el análisis de las funciones y el cargo como tal y finaliza con la
creación y aprobación del mismo
Términos:
PÁGINA 24
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Propósito del cargo: Define cuales son las funciones que debe cumplir
cada persona en el cargo establecido, para aclarar metas y conseguir con
esfuerzo lo establecido.
 Nivel: operativo o técnico es el peldaño más bajo en la jerarquía de gestión

dentro de una organización. Son los gerentes de la línea de base que
supervisan los esfuerzos realizados por la fuerza laboral y que llevan a
cabo el trabajo operativo en una empresa
 Dependencia: Aquella oficina que depende de otra que ostenta una mayor
entidad o importancia.
 Función: Es el conjunto de las tareas de rutina o actividades llevadas a

cabo por una persona en esa posición.
 Responsabilidades: Compromisos u obligaciones que los miembros de

una organización, como individuos o como miembros, tienen entre sí y para
la misma.
 Certificados de experiencia: Es un documento que acredita el tiempo en

que un trabajador ejerció sus labores en una empresa, y es emitido por un
superior jerárquico.
 Número de empleados: Es la representación cuantitativa de colaboradores

con el que cuenta una organización y que determina el tamaño de la
misma.
 Número de cargos: ES la representación cuantitativa de los diferentes

tipos de cargos estipulados en una organización.
 Áreas de desempeño: Son aquellas acciones o comportamientos

observados en los empleados qué son relevantes para los objetivos de la
organización, y que pueden ser medidas en términos de las competencias
de cada individuo y su nivel de contribución a la empresa.
 Condiciones del empleo: Son los aspectos laborales establecidos dentro

de una organización, que garantizan un bienestar común entre el
empleador y el empleado.
PÁGINA 25
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Requisito: Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o

funcionalidad de un producto o servicio.
 Conocimiento: hechos o información adquiridos por una persona a través

de la experiencia o la educación, la comprensión teórica o práctica de un
asunto referente a la realidad.
VINCULAR PERSONAL
Descripción:
La Vinculación del personal en una organización es uno de los pasos
primordiales, se realiza de acuerdo con las normas legales vigentes, políticas y
procedimientos de la organización. La vinculación de un trabajador a una
organización, se hace por medio de un contrato de trabajo, en el cual el empleado
se compromete a prestar de manera personal un servicio, bajo unas órdenes y por
una remuneración, en condiciones de subordinación.
Objetivo:
Enlazar a las personas seleccionadas, de acuerdo con las normas legales
vigentes, políticas procedimientos establecidos por la organización.
Responsable:
Alcance:
PÁGINA 26
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Este proceso inicia con la solicitud de los documentos al candidato

seleccionado y posteriormente termina con el archivo de historia laboral
Términos
 Afiliado: Es la persona vinculada a una administradora perteneciente al

Sistema de Seguridad Social
 Bonificaciones: Es una relación laboral, un trabajador recibe pagos que la

ley ha considerado que no constituyen salario. Al ser así estos pagos no
forman parte de la base para el cálculo y pago de prestaciones sociales,
aportes parafiscales y seguridad social.
 Cesantía: Las cesantías son, en Colombia, una prestación social que todo
empleador debe reconocer a sus trabajadores con el fin de que éstos
puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesante.
 Cumplimiento: Actuación que se lleva acabó como consecuencia de una

obligación, una promesa una orden.
 Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos partes se

comprometen a respetar y cumplir una serie de condiciones. Documento
que figura en este acuerdo firmado por las dos partes.
 Compensación: Anulación o igualación de los efectos de una cosa con la

acción contrario.
 Empleador: En un contrato de trabajo, la parte que provee un puesto de

trabajo a una persona física para que preste un servicio personal bajo su
dependencia, a cambio del pago de una remuneración o salario.
 Explotación Laboral: Se define, en pocas palabras, como recibir un pago

inferior al trabajo que se realiza.
 Rama legislativa: Es la rama encargada de legislar Es decir de hacer o

establecer las leyes. Según lo señalado en el artículo 114 de la constitución
política, la rama legislativa en Colombia está conformada por el congreso
de la República, integrado a su vez por el senado la República y la cámara
de representantes, constituyendo así un sistema bicameral.
PÁGINA 27
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Salario: Es el pago que recibe de forma periódica un trabajador de mano

de su empleador a cambio de cierta actividad productiva. El empleado
recibe un salario a cambio de poner su trabajo a disposición del empleador,
siendo éstas las obligaciones principales de su relación contractual.
 Temporales: Estos empleos se crean para cumplir funciones que no realiza

el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes
de la administración.
 Teletrabajo: Es una forma de organización laboral que se efectúa en el

marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que
consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como
soporte las tecnologías de la información y la comunicación, para el
contacto entre el empleador y el trabajador sin requerirse la presencia física
de éste en un sitio específico de trabajo.
 Trabajadores Oficiales: Vinculación por un contrato de trabajo. Laboran en

la construcción y sostenimiento de las obras públicas, la permanencia
depende de la duración del contrato de trabajo y del trabajo eficiente, del
cumplimiento del Contrato.
 Vacaciones: Las vacaciones corresponden a una determinada cantidad de

tiempo que el trabajador puede ausentarse de su trabajo, sin dejar de
percibir su remuneración, por un acumulado de horas laboradas. Por
ejemplo, en el ordenamiento costarricense, el trabajador puede disfrutar de
dos semanas de vacaciones por cada 50 semanas de trabajo.
ESTRUCTURAR CARGOS
PÁGINA 28
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Descripción:
Teniendo en cuenta las necesidades de la organización, se recolecta la
información sobre el cargo que se va a estructurar por medio de técnicas,
métodos y documentarlo; el levantamiento del perfil contiene identificación,
descripción y análisis del cargo (se describe el cargo, sus requerimientos, se
analizan funciones, responsabilidades, la naturaleza del puesto y los tipos de
personas, sus características, las condiciones del puesto).
Objetivo:
Estructurar cargos, roles de trabajo y competencias de acuerdo con las
políticas, direccionamiento estratégico de la organización y la normatividad
vigente.
Responsable:
Coordinador y líder de provisión de cargos.
Alcance:
Inicia con la identificación del cargo que ay que estructurar y finaliza con el
perfil y aprobación del mismo.
Términos
PÁGINA 29
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Asignación: Acto formal mediante el cual se ubica un nuevo puesto en el

cargo y clase correspondientes.
 Empleo: Un conjunto de tareas cumplidas o que se supone serán
cumplidas por una misma persona.
 Escala de salarios: Clases de puestos, con sus categorías y montos
salariales correspondientes.
 Experiencia en labores relacionadas con el puesto: Aquella experiencia
que se relaciona directamente con las tareas de un puesto determinado.
 Competencia: Capacidad de un trabajador para desempeñar las tareas
inherentes a un empleo determinado.
 Información: Es un grupo de datos ya supervisados y ordenados, además
de ser un recurso que otorga significado o sentido a la realidad.
 Norma administrativa: Regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento,
emitida por quien legalmente tiene facultades para ello, que rige y
determina el comportamiento de los servidores públicos y de los
particulares frente a la administración pública.
 Planificación: Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar
los recursos escasos, para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio
predeterminados.
 Perfil de cargo: Es una descripción de las habilidades, competencias,
actitudes, aptitudes y estudios que una persona debe tener para
desempeñarse en cierto cargo y así ejercer eficazmente.
 Operación: Acción o conjunto de acciones que constituyen la parte
esencial de una tarea sin descender al análisis de movimientos, gestos o
procesos mentales separados.
 Rol: Papel que desempeña cada persona dentro de una unidad social
determinada. Cada institución se puede analizar en función del conjunto de
roles asumidos por cada uno/a de sus componentes.
 Valores corporativos: Los valores corporativos son elementos de la
cultura empresarial, propios de cada compañía, específicamente estamos
hablando de conceptos, costumbres, actitudes o comportamientos que la
empresa asume como norma.
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PÁGINA 30
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
Descripción:
Es una disciplina que se encarga de la prevención de las lesiones y
enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y la protección y
promoción de la salud de los trabajadores. Conjunto de actividades encaminadas
a la promoción y control de la salud de los trabajadores.
Objetivo:
Prevenir las enfermedades profesionales, proteger a los trabajadores de los
riesgos a su salud presentes en el ambiente laboral donde se desempeñan, y
establecer condiciones del medio ambiente adaptadas a las condiciones y
capacidades físicas y psicológicas de los trabajadores.
Responsable:
Coordinador líderes proceso SST
Alcance:
Inicia con la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, termina con la protección y promoción de la salud de los
trabajadores de la organización
Términos:
PÁGINA 31
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Accidente: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con

ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica,
una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es
también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de
órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor
bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
 ARL: es la sigla para administradora de riesgos laborales. Corresponde a

una aseguradora de vida con autorización de una autoridad competente
para la explotación del ramo de seguros de riesgos laborales. Esta
aseguradora es una compañía de seguros que se encarga de cubrir los
gastos generados por accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
 Comité: conjunto de personas elegidas para desempeñar una labor

determinada, especialmente si tiene autoridad o actúa en representación de
un colectivo.
 Enfermedades laborales: es enfermedad laboral la contraída como

resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad
laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.
 Epp: elementos de protección personal (epp), es cualquier equipo o

dispositivo destinado para ser utilizado o sujetado por el trabajador, para
protegerlo de uno o varios riesgos y aumentar su seguridad o su salud en el
trabajo.
 EPS: una entidad promotora de salud, conocida en sus siglas como EPS,
en conjunto son empresas del sistema de salud en Colombia, las cuales
prestan servicios médicos.
 Incidente: es un suceso repentino no deseado que ocurre por las mismas

causas que se presentan los accidentes, sólo que por cuestiones del azar
no desencadena lesiones en las personas, daños a la propiedad, al proceso
o al ambiente.
PÁGINA 32
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Peligro: según la norma iso 45001, un peligro es una fuente, situación o

acto con potencial para causar daño humano, deterioro de la salud, daños
físicos o una combinación de estos.
 Riesgo: riesgo es igual a la probabilidad de que ocurra un suceso peligroso

por la gravedad del daño que podría causar para la salud.
 Salud ocupacional: la salud ocupacional es una actividad multidisciplinaria

dirigida a promover y proteger la salud de los/as trabajadores/as mediante
la prevención y el control de enfermedades y accidentes y la eliminación de
los factores y condiciones que ponen en peligro la salud y la seguridad en el
trabajo.
 Seguridad social: la seguridad social es un sistema público que tiene
como objetivo asegurar a la población una serie de prestaciones mínimas
que la proteja en caso de necesidad, como puede ser una enfermedad,
ante la situación de desempleo o ante la jubilación.
DOCUMENTAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS
Descripción:
Creación revisión aprobación del control de documentos es como un
sistema de gestión cuyo propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas para
PÁGINA 33
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los

documentos. Este rol asegura que la documentación disponible dentro de una
organización sea de confianza para sus usuarios y contenga información
actualizada, confiable, verificada y aprobada formalmente.
Objetivo:
Mantener Documentar y controlar la calidad de los diferentes procesos
mediante la elaboración de y otra serie de métodos que contribuyan y faciliten al
desarrollo de las diferentes actividades de la organización.
Responsable:
Gerente administrativa
Alcance:
Inicia con la creación de un registro y finaliza con la clasificación, archivo
y/o almacenamiento del mismo. Para así obtener los documentos de manera
organizada.
Términos
 Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al

más alto nivel de una organización.
 Calidad: Conjunto de características inherentes que interactúan entre sí y

cumplen con los requisitos
 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

específico.
 Documento: Información y su medio de soporte ya sea físico o virtual.
 Documentación: Su función es recopilar, almacenar, analizar y difundir

información contenida en documentos de distinto tipo para hacerla
accesible a cualquier persona que la necesita.
 Formato: Documento prediseñado para plasmar información.
PÁGINA 34
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
 Caja tipográfica: Es un límite virtual que define el sector que se imprimirá

en cada una de las páginas. Se generan así cuatro márgenes (superior,
inferior, lateral izquierdo y derecho), cuya dimensión se debe determinar en
cada caso particular.
 Característica: rango diferenciado que Permite garantizar unos

estándares mínimos, y una homogeneización de los productos. Por tanto,
se orienta a la satisfacción del cliente. Establece un marco para mejorar los
procesos de la empresa, que, además, tiene como beneficio asegurar la
conformidad con la normativa vigente.
 Codificación documental: tarea necesaria para gestionar los distintos

departamentos de la organización, los proyectos y los servicios que ofrece.
 Control de calidad: es un sistema de administración de la calidad, basado

en procesos que las organizaciones pueden utilizar para demostrar la
calidad consistente de sus productos a clientes e instituciones regulatorias.
Se eleva por lo tanto la satisfacción del cliente con los continuos
mejoramientos de su sistema.
 Fuente: tipo de letra
 Listado Maestro de Documentos: índice de documentos establecidos

que apoyan el control y la operación de los procesos garantizando su
actualización, disponibilidad y su uso.
PÁGINA 35
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
ANEXOS
FLUJOGRA Y MATRIZ DETALLADA

(Preselección, Selección, Inducción)
FLUJOGRAMA Y FLUJOGRAMA Y FLUJOGRAMA Y

MATRIZ DETALLA PRESELECCION # 1.xlsx MATRIZ DETALLADA SELECCIONAR # 2.xlsx MATRIZ DETALLADA INTEGRAR # 3.xlsx
FLUJOGRAMA Y MATRIZ DETALLADA

(Servicio al cliente, BSL, vincular)
Flujograma y Matriz Flujograma y Matriz Flujograma y Matriz

detallada SERVICIO AL CLIENTE.xlsx detallada BIENESTAR SOIAL LABORAL(1).xlsx
detallada VINCULAR PERSONAL.xlsx
FLUJOGRAMA Y MATRIZ DETALLADA

(Documentar y controlar, manual de funciones, estructurar cargos)
FLUJOGRAMA Y FLUOGRAMA DE FLUOGRAMA

MATRIZ DETALLADA DOCUMENTAR CORREGIDO.docx
MANUAL DE FUNCIONES (1).docx ESTRUCTURAR CARGOS (1).docx
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TABLA DE
RETENCION DOCUMENTAL.xlsx
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
PÁGINA 36
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
LISTADO MAESTRO
DE DOCUMENTOS.xlsx
INSTRUCTIVOS PRESELECCION DE PERSONAL
Instructivo de formato de
requisición de personal
Instructivo
requisicion de vacante (1).xlsx
Instructivo de formato base de

datos de candidatos
preseleccionados Formato base de
datos (1).docx
Instructivo de análisis de hoja de

vida
Formato Check List
Hoja de vida (1).docx
INSTRUCTIVOS SELECCION DE PERSONAL
Instructivo de formato de entrevista Formato evaluacion

de entrevista (1).docx
Instructivo de visita domiciliaria FORMATO DE

VISITA DOMICILIARIA.docx
PÁGINA 37
Código:
Versión: 001

DE TALENTO HUMANO
PÁGINA 38

Guia Manual Documentar

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Guia Manual Documentar

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GUÍA PARA LA

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

El presente manual tiene como propósito orientar a los colaboradores de la

El manual contiene los procedimientos de talento humano documentados

Este aporte permite a la organización TRABAJANDO JUNTOS SAS, tener

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

El siguiente manual está diseñado para brindar a la empresa didáctica

Se inicia con la identificación de las oportunidades de mejora y termina con

Trabajando Juntos S.A.S. es una empresa didáctica del SENA - Centro

Trabajando Juntos S.A.S. busca consolidarse como una empresa líder

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

Para nuestra empresa Trabajando Juntos S.A.S. la prioridad son nuestros

Trabajando Juntos S.A.S. como primera instancia está comprometida con la

 Responsabilidad: Desarrollar totalmente y con compromiso los

 Honestidad: Actuar siempre con rectitud y veracidad, cumpliendo

 Solidaridad: Colaborarle a los demás en todo lo que ellos necesiten,

 Confianza: Generar y recibir seguridad en nuestro ambiente laboral

 Trabajo en equipo: La empresa Trabajando Juntos S.A.S. puede crecer

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

o Proponer una guía manual para la gestión adecuada de la

 Definir el ciclo vital de los documentos de la empresa trabajando juntos

 Proponer a la empresa un modo de resguardo de la recuperación de la

 Diseñar el listado maestro de documentos

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

 Análisis de puesto de trabajo:

Proceso de descripción y registro de los fines, características de las tareas y

Es el conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes y tradiciones de los

En primer lugar, designa el conjunto de normas o reglas que rigen la actividad

Es una responsabilidad establecida previamente a su cumplimiento. Es la

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

En sentido económico, se entiende por empresa la ordenación y utilización de

Es la descripción clara del conjunto de capacidades y competencias que

 Políticas internas de la organización:

Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

Es un diálogo que se establece entre dos personas en el que una de ellas

 Examen médico de egreso

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

nuestra historia laboral para poder presentarnos adecuadamente ante una

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

La competencia laboral es tener los conocimientos y la habilidad para

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

Se debe brindar toda la información general de la empresa que se considere

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

Se inicia con el portafolio de servicio de la empresa didáctica y finaliza con la

 Atención al cliente: La atención al cliente hace referencia al trato que se le

 Ciclo del servicio: El ciclo de servicio es el conjunto de actividades que el

 Cliente: Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio,

 Etiqueta: Es el conjunto de modales y comportamientos para llevar un

 Momentos de la verdad: Es el instante en que el cliente se pone en

 Portafolio de servicios: Es un documento o carpeta en el que se incluye la

 PQRS: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS)

GUÍA MANUAL PARA LA Fecha:

la oportunidad de fortalecer nuestro servicio y seguir en el camino hacia la

 Protocolo: El protocolo empresarial es un conjunto de normas o

 Servicio: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan satisfacer

 Servicio al cliente: Es el servicio que una empresa o negocio brinda a sus