Sistema de Gestióm Ambiental PDF

EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
La creciente conciencia social sobre la importancia de la protección del medio

ambiente, las tendencias actuales de la política comunitaria (a través de su reflejo en
una legislación ambiental cada vez más exigente) y la presión de los consumidores y
de las instituciones oficiales, hacen que hoy en día ninguna empresa pueda
permanecer ajena a la incorporación del factor medioambiental al conjunto de
actividades de gestión de una empresa.
El reglamento EMAS de Ecogestión y Ecoauditoría y la publicación de la norma

UNE-EN ISO 14001 forman el marco para el desarrollo de una efectiva gestión
ambiental en la empresa.
REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
UNE-EN 3.2.1. Generalidades de la norma.

ISO 14001
4.1.
La norma UNE-EN ISO 14001, sobre gestión medioambiental, no establece
requisitos más allá del compromiso de la empresa en la política medioambiental, el
cumplimiento de la legislación aplicable y la mejora continua. Por este motivo, es posible
el caso de que, por ejemplo, dos organizaciones con distinto comportamiento
medioambiental puedan cumplir perfectamente con los requisitos.
Esta norma se aplica a los aspectos medioambientales (y no a los impactos) que la

organización o empresa puede controlar y sobre los que puede esperar tener
influencia. Por lo tanto, la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental,
según esta norma, no asegura necesariamente la mejora del medio ambiente.
Los requisitos de un S.G.M.A. según la UNE-EN ISO 14001 se desarrollarán a lo

largo del curso partiendo del siguiente esquema de contenidos:
UNE-EN REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

ISO 14001:04 MEDIOAMBIENTAL
4.2 POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL
4.3 PLANIFICACIÓN
4.3.1 Aspectos medioambientales.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos.
4.3.3 Objetivos y Metas y Programa de gestión ambiental.
4.4 IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

4.4.1 Estructura y responsabilidades.
4.4.2 Formación, sensibilización y competencia profesional.
4.4.3 Comunicación.
4.4.4 Documentación del sistema.
4.4.5 Control de la documentación.
4.4.6 Control operacional.
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
4.5 COMPROBACIÓN Y ACCION CORRECTORA
4.5.1 Seguimiento y medición.
4.5.2 Evaluación del cumplimiento de requisitos legales
4.5.3 No conformidad, acción correctora y acción preventiva.
4.5.4 Registros.
Auditoría del sistema.
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
UNE-EN
ISO 14001 3.2.2. Política Ambiental.
4.2.
4.2. Política ambiental

La alta dirección debe definir la política medioambiental de la organización y
asegurar que:
a. es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus
actividades, productos o servicios;
b. incluye un compromiso de mejora continua y de prevención de la
contaminación;
c. contiene un compromiso de cumplir con la legislación y la reglamentación
medioambiental aplicables y con los otros requisitos que la organización
suscriba;
d. proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metas
medioambientales;
e. está documentada, implantada, mantenida al día y se comunica a todos los
empleados;
f. se halla a disposición del público.
EXPLICACIÓN DEL REQUISITO
La política medioambiental es una declaración pública documentada de una

organización que cumple las siguientes características:
 Dirigida a la prevención de la contaminación.
 Con el compromiso de:
 Cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable.
 Mejora continua.
 Proporciona el marco de establecimiento y revisión de los objetivos y metas

medioambientales.
 Adecuada a sus actividades, productos, servicios y aspectos medioambientales.
 Debe ser conocida, comprendida, desarrollada y mantenida al día por

todos los niveles de la organización.
PASOS NECESARIOS
1. La dirección de la empresa debe establecer este compromiso inicial al comienzo del

proceso de desarrollo e implantación del sistema, ya que es necesario para
dirigir e impulsar la participación en todos los niveles de la organización desde
las etapas más tempranas.
A la hora de decidir el contenido de dicha política medioambiental, deberá

tener en cuenta, como mínimo, los compromisos que recoge la norma ISO
14001. Además, la política deberá considerar aquellos otros compromisos que
la empresa suscriba voluntariamente.
La dirección debe tener presente, a la hora de su redacción, que la política sirve

de instrumento de comunicación en dos esferas:
 Internamente, indicando a los empleados cuáles son sus intenciones en

cuanto a las cuestiones medioambientales.
 Externamente, como una declaración de principios, prioridades e

intenciones ante las partes interesadas de la empresa.
2. El desarrollo e implantación de la política medioambiental requiere:
 El establecimiento de las responsabilidades y la puesta en marcha de las

medidas necesarias para gestionar las siguientes fases del desarrollo del
sistema.
 La aceptación por parte de la dirección de sus responsabilidades

medioambientales, y que compruebe que todos los niveles conocen y
tienen presente sus obligaciones.
 Asegurarse de que todos los empleados involucrados cuentan con la

formación necesaria para cumplir con los requisitos medioambientales
inherentes a su puesto de trabajo y función.
Además, se debe tener en cuenta que esta declaración de intenciones se va a

materializar más tarde en la fase de planificación del sistema; concretamente, en
los criterios de evaluación de los aspectos medioambientales, en la definición
de prioridades para la mejora del comportamiento medioambiental y en los
objetivos y metas medioambientales. Por tanto, la coherencia debe hilvanar todos
estos puntos.
3. Una vez decidido el contenido, se debe documentar y aprobar por la dirección
de la organización, estableciendo un control documental de dicha política
medioambiental.
Debido al carácter público de este documento, se tendrá que prever cómo se

va a permitir el acceso al mismo de las partes interesadas que lo soliciten y el
modo de difundirlo a todos los niveles de la organización.
Todos los cambios de la política que puedan originarse como consecuencia

del requisito de mantenerla siempre apropiada a la naturaleza, magnitud e
impactos de las actividades, productos o servicios, deberán incorporarse y
difundirse de nuevo en la organización.
POSIBILIDADES
 Las empresas pueden tener ya desarrolladas otras políticas, tanto

corporativas como de gestión o de aseguramiento de la calidad. La empresa
puede optar por incluir en un único documento todos los compromisos
adquiridos, sean cual sea su área de actuación, o segregarlos si lo considera así
de mayor utilidad.
 La política debe estar refrendada por la dirección, siendo la forma de hacerlo

elección libre de la empresa. A veces, se firma una copia de la política que
después se incluye en el manual vigente; otras veces, se aprueba el manual en
conjunto; también cabe la posibilidad de firmar todas las reproducciones
distribuidas.
 En cuanto a las vías de comunicación para asegurarse de que los empleados

conozcan la política medioambiental, la empresa puede utilizar los canales ya
establecidos para otros asuntos: reuniones de personal por departamentos,
jornadas masivas, cursos de ingreso para nuevas incorporaciones, reparto
personal de un ejemplar, distribución de copias por los puestos de trabajo, etc.
La difusión externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunas
empresas editan una publicación de dicha política que luego distribuyen
voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en
comunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su
página Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.
UNE-EN
ISO 14001 3.2.3. Planificación
4.3.
UNE-EN
ISO 14001
ASPECTOS AMBIENTALES
4.3.1
4.3.1 Aspectos ambientales
La organización debe establecer y mantener al día el (los) procedimiento(s) para
identificar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios
que puedan controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga influencia,
para determinar aquéllos que tienen o pueden tener impactos significativos en el
medio ambiente. La organización debe asegurarse de que los aspectos relacionados
con estos impactos significativos se consideran cuando se establezcan sus
objetivos medioambientales.
Los aspectos medioambientales hacen referencia a:
Aspectos
medioambientales
Los elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que

pueden interactuar con el medio ambiente.
Impactos
Es importante diferenciarlos de los impactos medioambientales, los cuales serían el

resultado de esta interacción, tanto si tiene consecuencias positivas como
negativas.
PASOS NECESARIOS
Identificación de los Aspectos Medioambientales
1. Se deben identificar los aspectos medioambientales de las actividades,

productos o servicios sobre los que tienen control o influencia.
Esto significa que el ámbito de la identificación estará delimitado por la

posibilidad de actuación, tanto de control como de mejora, de la empresa sobre
los aspectos medioambientales identificados.
2. Para llevar a cabo la identificación se podrá utilizar el método que la empresa

estime oportuno y podrá llevarse a cabo con o sin ayuda externa. Este método
tendrá que ser capaz de asegurar que la identificación no deja fuera alguno de
los aspectos generados por la organización.
3. El ámbito del sistema abarcará todas las actividades que se desarrollen
dentro de las instalaciones de la organización, tanto las propiamente
productivas como las auxiliares, y tanto las realizadas por el personal de la
plantilla como por el personal subcontratado.
En empresas de servicios la identificación, en ocasiones, no estará tan unida al

emplazamiento físico como a la naturaleza de las actividades que integren la
prestación del servicio. Por tanto, el ámbito se definirá en relación con todas
las actividades necesarias para el servicio que puedan afectar al medio
ambiente.
4. La identificación se deberá realizar en condiciones normales de operación, en

condiciones anormales y en situaciones de emergencia. Las condiciones
anormales son aquellas que no se producen habitualmente, pero no generan
una situación difícil, como sí lo hacen los accidentes o las emergencias.
5. Además tendrán que tenerse en cuenta los aspectos medioambientales

derivados de actividades pasadas. Es decir, la empresa deberá informarse de
los usos pasados de sus instalaciones con objeto de identificar si hay
contaminación histórica, fruto de actuaciones del pasado.
6. Además de la identificación de los aspectos se debe obtener información

adicional sobre ellos, como una cuantificación o estimación.
Evaluación de los aspectos medioambientales
7. Posteriormente, y con el fin de cumplir con el requisito de seleccionar los

aspectos significativos, la organización deberá establecer unos criterios de
significancia. Dichos criterios (en el número que se estime oportuno) deberán
tener sensibilidad ambiental, ya que se trata de determinar cuáles son las
actividades que generan mayores impactos.
8. Además, será necesario establecer la forma de aplicación de dichos criterios a

la batería de aspectos medioambientales identificada. Esta metodología deberá
documentarse de tal manera que se evite la subjetividad en su aplicación
favoreciendo el potencial de comparación entre las distintas evaluaciones
sucesivas.
Considerando los pasos anteriores, la empresa u organización ya está preparada para

realizar la evaluación de los aspectos, que consistirá en la aplicación de los criterios
de significancia, a través de la metodología, a los aspectos medioambientales.
Como resultado de dicha evaluación se obtendrán tanto los aspectos

medioambientales significativos como los no significativos:
 Los aspectos significativos tendrán que tenerse en cuenta a la hora de
establecer los objetivos, ya que serán los temas prioritarios en nuestra
mejora medioambiental.
 Esta información se generará en las etapas de implantación del sistema,

pero necesita mantenerse actualizada; por tanto, el procedimiento
deberá contemplar una forma de revisión y actualización para contar
siempre con información fiable e útil.
 El procedimiento o método de evaluación será distinto para cada

empresa, pues no existe un método patrón que sea óptimo para
todas. Cada una tendrá que elaborarlo en función de sus
características.
 Además, el método deberá ser sensible a los cambios o mejoras originadas

en la empresa y, por tanto, mediante las evaluaciones sucesivas, poder
evidenciar el cumplimiento del compromiso de mejora continua.
POSIBILIDADES
 Para la identificación de los aspectos medioambientales, puede ser útil

emplear la herramienta del diagrama de flujo del proceso como esquema
básico en el cual se podrán identificar los flujos de entrada y salida de
materiales, recursos y energías.
Este diagrama de flujo consiste en una sucesión secuencial de todas

las acciones que componen el proceso, representadas en bloques
unidos en orden cronológico. Incluye las actividades auxiliares o
complementarias.
 Además, para la cuantificación podrá completarse el diagrama con un

balance de masas de los flujos identificados, de manera que se pueda
comprobar que se tienen todas las cantidades identificadas y no hay partidas
sin control. La tolerancia admitida a la hora de hacer coincidir el balance de
masas estará en función de los métodos de medida empleados para cuantificar
los flujos.
Fuentes de Información para la Identificación de los Aspectos

Medioambientales
 Toda la información necesaria para hacer dicha identificación y

evaluación se encuentra en la propia organización, aunque quizás no
recopilada para este fin. A continuación se incluyen algunos ejemplos
de las fuentes de información que una empresa puede utilizar para
recoger datos medioambientales:
EJEMPLO DE FUENTES DE INFORMACIÓN
ENTRADAS SALIDAS
Recibos de consumos de agua, electricidad, Registros de producción.
combustibles. Registros de incidentes o accidentes
Albaranes de entrega de materiales medioambientales.
consumidos como materias primas o Registros de cantidades de residuos
materias auxiliares. peligrosos generados.
Fichas técnicas de materiales y productos. Certificados de destrucción de residuos.
Hojas de seguridad de sustancias químicas. Recibos de retirada de residuos sólidos.
Registros de formulación de productos. Facturas de la retirada de residuos.
Analítica de vertidos, emisiones e
inmisiones.
Medidas de la contaminación sonora.
Registros de distribución de los productos.
Registros de quejas de clientes, vecinos,
partes interesadas, etc.
 La metodología utilizada para la aplicación de los criterios de evaluación

dependerá de los datos disponibles sobre todos los aspectos
medioambientales identificados. Así, existen distintas posibilidades
según los métodos de evaluación sean:
 Cualitativos.
 Cuantitativos.
 Semicuantitativos.
 Las organizaciones que dispongan de un diagnóstico inicial podrán

utilizar sus conclusiones como parte de la identificación de los aspectos
medioambientales. Este diagnóstico no entra en los requisitos de la
norma ISO 14001, aunque el anexo informativo de dicha norma lo
aconseja como buena práctica de implantación.
 Además, aquellas empresas que por ley posean una Evaluación de Impacto
Medioambiental (EIA), fruto del cumplimiento de un requisito legal
aplicable, podrán utilizarla también como fuente de información útil
sobre la identificación y evaluación de los aspectos medioambientales.
Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entre
una EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.
UNE-EN
ISO 14001 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
4.3.2
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
La organización debe establecer y mantener al día un procedimiento para la
identificación y el acceso a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la
organización se someta que sean aplicables a los aspectos medioambientales de
sus actividades, productos o servicios.
Se debe desarrollar un procedimiento que describa cómo, a partir de ahora, la

organización va a tener acceso a los requisitos legales medioambientales. De éstos,
identificar los que les sean de aplicación en función de sus actividades, productos o
servicios de la empresa y mantener esta información actualizada a la luz de los
cambios constantes de la legislación medioambiental.
En este procedimiento también se deberán contemplar los requisitos

voluntariamente asumidos por parte de la empresa como pueden ser:
 Los códigos de práctica industrial,
 Manuales corporativos de la empresa,
 Los acuerdos con las autoridades,
 Las guías no reglamentarias.
PASOS NECESARIOS
1. Si se ha llevado a cabo una revisión medioambiental inicial, la empresa ha

identificado los requisitos legales aplicables, pero en esta etapa de planificación
es necesario formalizar el proceso.
Para ello, se tendrá que revisar con qué medio cuenta tanto en recursos
humanos como en fuentes de información y en función de éstos decidir cuál va
a ser el método elegido para cumplir con el requisito.
2. Se debe tener en cuenta a la hora de elaborar el procedimiento que la función

de los requisitos legales identificados, es asegurar que los responsables
conocen y comprenden las obligaciones formales y materiales establecidas en
la legislación y asegurar su cumplimiento. Por tanto, no es un procedimiento
que sólo implique al responsable de su identificación sino a todo el personal
implicado en cuanto a sus obligaciones en la práctica.
A la vez que se decide el método se deberá designar el responsable de su

cumplimiento y documentarlo.
3. El procedimiento no debe dejar a un lado una parte esencial del requisito que
es la actualización de la información, la cual deberá realizarse de manera
periódica. Dicha periodicidad deberá decidirse en función de la disponibilidad
de datos y de la frecuencia de cambio de los requisitos aplicables, para que sea
suficiente para garantizar el conocimiento del marco legal de referencia.
4. Para cerrar el ciclo el procedimiento podría incluir o referenciar cómo se van a

comunicar los requisitos legales identificados a los responsables de su
cumplimiento.
POSIBILIDADES
 Para la actualización periódica de los requisitos legales aplicables, la

empresa puede consultar diferentes fuentes tales como:
 La Administración Medioambiental competente.
 Las asociaciones o agrupaciones industriales.
 Las bases de datos existentes en el mercado.
 Los servicios profesionales especializados.
 Habrá que tener en cuenta que ninguna de las fuentes citadas es

completa en sí misma y que, por lo tanto, sería conveniente
combinar varias de ellas para recoger todo el espectro legislativo.
UNE-EN
ISO 14001 OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES
4.3.1
4.3.3 Objetivos y Metas Ambientales.
La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas
medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de
la organización.
Cuando se establezcan estos objetivos, la organización debe considerar los
requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos medioambientales significativos, sus
opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio, así
como la opinión de las partes interesadas.
Los objetivos y metas deben ser consecuentes con la política medioambiental,
incluido el compromiso de prevención de la contaminación.
Los objetivos y metas medioambientales constituyen la concreción de la política

medioambiental de la empresa y de los compromisos en ella asumidos.
Objetivos
Medioambientales
Los objetivos son los puntos de mejora internos de la empresa, cuantificados, en

la medida de lo posible, y aplicables a toda la organización o a un aparte.
De los objetivos medioambientales derivan las metas:
Metas
Medioambientales
Las metas medioambientales constituyen requisitos detallados de actuación con

el fin de alcanzar dichos objetivos.
El establecimiento de los objetivos es un punto clave del sistema, ya que es la

herramienta por la cual la empresa define su velocidad de mejora del
comportamiento medioambiental. Por este motivo, la elaboración de los objetivos y
de las metas medioambientales debe cumplir una serie de características que los
otorgue la suficiente validez dentro del Sistema de Gestión Medioambiental.
 Se deben establecer y mantener debidamente documentados para cada nivel

y función profesional relevante dentro del organigrama de la empresa.
 Deben considerarse, a la hora de establecer los objetivos, los requisitos

legales, los aspectos medioambientales significativos de la organización,
las necesidades de las partes interesadas, las tecnologías opcionales al
alcance de la organización, los requisitos financieros y operacionales o
de la empresa, etc.
 Ser coherentes con el compromiso de mejora continua del medio

ambiente.
 Mostrar la coherencia con la política medioambiental, que a su vez incluirá el

compromiso de prevención de la contaminación.
PASOS NECESARIOS
1. El primer paso para el establecimiento de objetivos y metas es decidir qué

puntos débiles (identificados en la revisión previa o en la evaluación de
aspectos medioambientales) son prioritarios. Esto no significa la obligación de
poner un objetivo para cada uno de los anteriores, sino de tenerlos en cuenta
para fijar los objetivos
Este proceso se debe llevar a cabo por los responsables designados en la

documentación del sistema.
2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa también puede tener en
consideración información importante no para el medio ambiente pero sí para
la empresa como son:
 Las opiniones de las partes interesadas. Es decir, la empresa puede

decidir establecer un objetivo de mejora en función del grado de
sensibilidad de un problema medioambiental, tanto esté asociado o no a
un aspecto medioambiental significativo.
 Los cambios legislativos en materia medioambiental. Se pueden

establecer objetivos para anticiparse a cambios de legislación, con el
objeto de cumplir los nuevos requisitos o simplemente considerarlo
más estratégico para la empresa por tener asociadas determinadas
responsabilidades.
 Las opciones tecnológicas de mejora disponibles. A la hora de

decidir sobre cuáles de nuestros aspectos significativos podemos actuar
tenemos que tener en cuenta las distintas opciones posibles.
 Las opciones financieras para llevar a cabo las mejoras. Este

criterio constituirá un último filtro en función de los recursos
disponibles para llevar a cabo determinadas medidas de mejora.
3. Cuando se hayan decidido los objetivos medioambientales deberán

documentarse de manera que se pueda identificar cuáles son los vigentes en
cada momento.
4. Por último la gestión integrada exige que todos los niveles de la organización
conozcan y dispongan los distintos objetivos y metas a conseguir.
CONSEJOS
 Las metas, o en su ausencia los objetivos, deben ser lo más específicas posibles
y cuantificables con objeto de desterrar la subjetividad y de poder medir la
evolución en el tiempo con mayor fiabilidad.
 Es recomendable la definición de sus correspondientes indicadores de medida.

Estos deben ser utilizados como base del sistema de evaluación del
comportamiento medioambiental, el grado de cumplimiento de los objetivos y
metas medioambientales fijados y los progresos realizados. En el seno del
comité 207 de ISO se está elaborando la norma 14031 acerca de la evaluación
del comportamiento medioambiental mediante el uso de indicadores.
Además de evaluar la tendencia favorable o no del cumplimiento de

los objetivos, puede ser útil en algunas ocasiones revisar los mismos si
se tiene información suficiente que nos ponga en evidencia su falta de
adecuación.
 Es aconsejable que el cumplimiento de las metas medioambientales sea un

componente de responsabilidad personal y de la valoración de la actuación de
los trabajadores. Pero la dirección tendrá que dar mensajes coherentes dentro
de su definición de gestión con el interés de su cumplimiento prioritario. Estos
dos factores contribuirán a que el personal involucrado integre el sistema en su
práctica diaria y no lo perciba como algo ajeno.
EVOLUCIÓN DE LOS OBJETIVOS MEDIOAMBIENTALES
Al mismo tiempo que se ha producido una evolución del concepto de gestión

empresarial ha ido evolucionando la actitud hacia la gestión medioambiental.
El concepto de gestión empresarial comienza centrándose en las características

del producto, conforme la competencia iguala las ofertas, los aspectos diferenciales se
van centrando en la empresa. Posteriormente, se ha dado un giro de orientación a las
necesidades del cliente y, en estos momentos, enfatiza la importancia del marketing
como principal estrategia de la gestión empresarial.
Mientras tanto, la actitud hacia la gestión medioambiental ha pasado por varias

etapas: desde la indiferencia total hacia temas colaterales a la producción, y pasando
de una actitud defensiva por sus posibles repercusiones negativas en la empresa, hasta
una actitud preventiva que nos aleje de esa problemática. Más recientemente se
percibe como una estrategia más, integrada dentro de la gestión empresarial. Una
estrategia que aporta una serie de beneficios y ventajas a la organización como son
la reducción y prevención de costes, la mejora de la imagen de la empresa, una
utilización adecuada de los recursos naturales, la mejora de los procesos, etc.
EVOLUCIÓN DE LA ACTITUD DE
GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
ESTRATEGIA
PREVENTIVA
DEFENSIVA
INDIFERENCIA
PRODUCTOS
EMPRESA
CLIENTE
MARKETING
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO
DE GESTIÓN EMPRESARIAL
UNE-EN PROGRAMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

ISO 14001
Programa (s) de gestión medioambiental
La organización debe establecer y mantener al día un programa o programas para
lograr sus objetivos y metas. Debe incluir:
a) Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en
cada función y nivel relevante de la organización.
b) Los medios y el calendario en el tiempo en que han de ser alcanzados.
Si un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos o
servicios nuevos o modificado, el programa o programas, deben modificarse,
donde sea necesario, para asegurarse de que la gestión medioambiental se aplica a
tales proyectos.
En este programa se debe especificar cómo se van a cumplir los objetivos

medioambientales previamente establecidos y aprobados.
Como ya se ha indicado previamente, los objetivos deben ser cuantificables -en la

medida de lo posible- y estar referidos a unos plazos para su ejecución. Además,
debe señalarse los recursos necesarios y el personal disponible para la puesta en marcha de
dichos objetivos
El programa de gestión medioambiental es la concreción práctica de los objetivos y

metas, con los cronogramas para cada uno de ellos. Consiste en disponer de metas
establecidas para cada nivel de la organización, con los medios y recursos adecuados
para su puesta en funcionamiento y un calendario que señale las fechas de
compromiso para su consecución. Este programa se modificará cuando sea
necesario debido a proyectos de nuevos desarrollos, productos o servicios.
Para afrontar la gestión medioambiental se hace necesaria la asignación de
responsabilidades a diversas personas de la organización, de manera que se cubran
todas las actividades reflejadas en las metas medioambientales.
PASOS NECESARIOS
1. Lo primero es ver la necesidad de desarrollar los objetivos en metas más

específicas, dependiendo de la complejidad de la organización y de la utilidad
de este desglose como parte de la concienciación y sensibilización de los
implicados.
2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro de
los recursos disponibles a las personas más apropiadas para que se
responsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habrá que reflexionar
acerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como a
inversiones en adquisiciones necesarias, formación, etc., y por tanto asignar los
medios para cubrir dichas necesidades.
3. El siguiente paso será estimar el tiempo necesario para que se alcancen los
objetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual de
actuación. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el paso
anterior.
4. Todo lo decidido hasta el momento deberá documentarse, aprobarse por los

responsables de su elaboración, pensemos que la firma en este documento
compromete a asignar los recursos y a hacer todo lo posible para alcanzar los
plazos.
5. Además deberá darse a conocer a todos los niveles implicados en su

realización e incluso, puede ser necesario en aquellos niveles no implicados
directamente en su realización pero cuyas actividades puedan tener influencia
en su cumplimiento.
6. Es necesario que se adecuen e incluyan en el programa los cambios que se

realicen en cuanto al desarrollo de nuevos productos, ampliación de actividades
o modificación de los procesos que hagan referencia a alguno de los proyectos
incluidos en el programa, para asegurar que se aplica la gestión medioambiental
a ellos. Normalmente los nuevos proyectos representan una oportunidad de
utilizar nuevas técnicas o prácticas con menor efecto medioambiental.
POSIBILIDADES
El contenido del programa medioambiental puede ser el siguiente:
 La descripción de las acciones específicas.
 El nivel de aceptación del objetivo para cada paso.

 La persona o grupo responsable de llevar a cabo cada acción.
 Los principales pasos a tomar.
 El calendario en que se compromete a alcanzarlos.
 Los recursos económicos y humanos necesarios.
 Método de revisión y modificaciones del contenido del programa.
Los programas son la herramienta que ayuda a la empresa a su mejora del

comportamiento medioambiental, por tanto:
Los programas deben ser una herramienta

dinámica
UNE-EN
ISO 14001 3.2.4. Implantación y Funcionamiento
4.4.
ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES
4.4.1 Estructura y responsabilidades

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad deben estar definidas y
documentadas, y se debe informar al respecto para facilitar la eficacia de la
gestión medioambiental.
La dirección debe proveer los recursos esenciales para la implantación y control
del Sistema de Gestión Medioambiental. Estos recursos incluyen tanto recursos
humanos y conocimientos especializados como recursos tecnológicos y
financieros.
La alta dirección de la organización debe asignar uno o varios representantes
específicos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas
sus funciones, autoridad y responsabilidad para:
a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental están
establecidos, implantados y mantenidos al día de acuerdo con esta norma
internacional.
b) Informar del funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental a la
alta dirección para su revisión y como base para la mejora del Sistema de
Gestión Medioambiental.
Para conseguir implantar el Sistema de Gestión Medioambiental es necesario definir

"quién es quién" en la empresa, "quién hace qué" y, además, asignar y definir las
responsabilidades y sobre quién recaen.
La dirección debe asumir la responsabilidad última del desarrollo y la implantación del

sistema, a la vez que debe asignar responsabilidades para su funcionamiento.
El organigrama es esencial para definir la estructura organizativa del sistema. Éste

debe mostrar la estructura jerárquica de la organización respecto a los temas
medioambientales, así como las relaciones entre diferentes áreas.
Las responsabilidades relativas a cada uno de las funciones deben ser definidas
documentalmente, igual que las interrelaciones del sistema.
PASOS NECESARIOS
Dentro del sistema se distinguen dos tipos de responsabilidades de ámbito

general:
 Actividades Directivas. Corresponden a la dirección general y,

dependiendo de la complejidad estructural, a otros niveles de dirección.
Ejemplos de este tipo de responsabilidades:
Fijar la política medioambiental de la empresa.

Diseñar la programación y gestionar las actividades desarrolladas.
Establecer los respectivos objetivos medioambientales.
Definir las responsabilidades.
Proporcionar los medios y recursos necesarios.
Revisar el sistema implantado y su seguimiento posterior.
 Actividades Técnicas. Corresponden a cargos técnicos dentro de la

organización, de los cuales el representante de la dirección es un
ejemplo. Entre las tareas asignadas a estos se encuentran:
 Identificar los aspectos medioambientales.
 Desarrollar y utilizar los procedimientos.

 Elaborar toda la documentación relacionada con la marcha del
sistema.
 Hacer el seguimiento y control operacional de las actividades.
 Llevar a cabo la generación de registros.
El representante de la dirección. Debe estar formalmente designado

por la dirección y ser alguien con capacidad ejecutiva para que se
responsabilice del sistema.
La norma le asigna dos responsabilidades:
 Garantizar que los requisitos del sistema están establecidos,

implantados y actualizados de acuerdo a la norma.
 Informar del funcionamiento del Sistema de Gestión

Medioambiental a la alta dirección para su revisión, como base
para la mejora continua.
Además, podrá realizar otras tareas, pero debe tener la autoridad

necesaria en la empresa para garantizar que el sistema está funcionando
de manera efectiva.
CUADRO DE RESPONSABILIDAES EN MATERIA AMBIENTAL
Este cuadro es un ejemplo orientativo sobre como se puede documentar los

responsables (R) y los que deben participar (D) en las funciones relativas a la gestión
medioambiental.
D DT C P C M. C F R.
G T O R A A O I H
E E M O L M M N U
N C P D I B E A M
FUNCIONES DE GESTIÓN E N R U D I R N A
MEDIOAMBIENTAL R I A C A E C Z N
A C S C D N I A O
L O I T A S S
O E L
N
Política M.A. R D D D D D D D D
Objetivos y Metas * * * * * * * * *
Programa ** ** ** ** ** ** ** ** **
Documentación R D D D D D D D
Revisión Sistema R D D D
Control operacional R D R D R
Acciones correctoras D D D D D R D D D
Auditorías D D D D D R D D D
Comunicación externa R D
Formación D R
Comunicación interna D D R
Identificación de aspectos
R
medioambientales
* No tiene porque existir en todas las áreas a la vez. Siempre en relación con una
mejora continua (Ver definición UNE-EN-ISO 14001).
** En función de objetivos y proyectos relativos a nuevos desarrollos, productos,

etc.
UNE-EN
ISO 14001 FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y COMPETENCIA PROFESIONAL
4.4.2
4.4.2 Formación, Sensibilización y competencia profesional
La organización debe identificar las necesidades de formación. Se requerirá
que todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo
sobre el medio ambiente haya recibido una formación adecuada.
La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para hacer
conscientes a sus empleados, miembros de cada nivel o función relevante que:
a) La importancia del cumplimiento de la política medioambiental y de los
procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental.
b) Los impactos medioambientales significativos, actuales o potenciales, de
sus actividades y de los beneficios para el medio ambiente de un mejor
comportamiento personal.
c) Sus funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de la
política y procedimientos medioambientales; y de los requisitos del
Sistema de Gestión Medioambiental, incluyendo los requisitos relativos a
la preparación y a la respuesta ante situaciones de emergencia.
d) Las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de los
procedimientos de funcionamiento específicos.
Para que todo el personal cumpla de forma eficiente con sus obligaciones necesita
poseer la formación necesaria en cuanto a conocimientos, experiencia y habilidades.
La eficacia de un Sistema de Gestión Medioambiental depende, en gran medida, de

la actitud positiva de todos los miembros de la empresa.
La forma de conseguirlo es doble: por una parte, se requiere una adecuada

formación para realizar su trabajo, y, por otra, que estén suficientemente
sensibilizados.
PASOS NECESARIOS
1. Para ello, en primer lugar, es necesario la identificación de las necesidades de

formación. Estas necesidades surgirán, por ejemplo, de:
 Comparar la formación definida como necesaria para un puesto

determinado con la que posee el personal asignado.
 De las no conformidades del sistema cuya causa sea la falta de

formación.
 De los resultados asignables a determinadas funciones.

2. Por tanto, se necesitará definir las características de los puestos de trabajo
que puedan tener influencia en la gestión medioambiental, para posteriormente
asegurarse de que todo el personal cuya actividad pueda generar un impacto
significativo haya recibido la formación necesaria y posea la competencia
profesional adecuada.
3. Habrá que dar respuesta a los temas pendientes de formación que no cubre el
cumplimiento de todos los requisitos del sistema referidos a este apartado, ya
que es necesaria la tarea de sensibilización de este mismo personal. En
algunos casos, la actuación conforme o no al sistema no se origina por la falta
de conocimientos, sino por la falta de concienciación de las repercusiones que
puede originar no seguirlo.
Por esta razón, resulta esencial establecer los procedimientos esenciales para
que todos los niveles de la estructura organizativa se hagan conscientes de la
importancia del cumplimiento de la política y de los requisitos del sistema y de
sus funciones concretas en esta área. Igualmente, es importante que tomen
conciencia de los impactos significativos derivados de sus actividades y de la
consecuencia de incumplir el seguimiento de los procedimientos.
Este requisito se relaciona con la comunicación interna, ya que ésta es la

herramienta más poderosa para sensibilizar y comunicar con eficacia los
mensajes que pueden cambiar hábitos o actitudes.
4. El último paso será comunicar a toda la organización los procedimientos

que se establecen para la formación, sensibilización y competencia profesional,
de manera que se conozca la forma de obtener la formación necesaria y los
canales establecidos para ello. Si la empresa posee esta sistemática, se podrá
integrar en ella la formación medioambiental.
5. El nivel de la formación dependerá de la influencia de las actividades

desempeñadas en relación con el medio ambiente. Así, existen dos perfiles que
se mencionan en la norma que, por su influencia en el sistema, deberá
garantizarse que poseen los conocimientos necesarios para llevar a cabo las
funciones asignadas en el sistema:
 El representante de la dirección.
 Los auditores medioambientales.
6. Además de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades de
formación para el personal de nueva incorporación, que, si bien puede
poseer toda la formación académica y experiencia necesaria, desconocerá la
estructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futuras
funciones.
POSIBILIDADES
 Comúnmente se utiliza para dar respuesta a esta formación una planificación

mediante programas de formación. Estos programas pueden ser comunes a todas
las necesidades de la empresa en otras materias o específicos, y contener, entre
otros, los siguientes elementos:
 Las necesidades identificadas.
 La planificación de las actividades para dar las respuestas.
 La forma de elección del responsable interno o externo de

impartirla.
 La evaluación a posteriori de la formación recibida

UNE-EN
ISO 14001 COMUNICACIÓN
4.4.3
4.4.3 Comunicación
En relación con los aspectos medioambientales y el Sistema de Gestión
Medioambiental, la organización debe establecer y mantener al día
procedimientos para:
a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la
organización.
b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes
interesadas externas.
La organización debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus
aspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en ese
campo.
Uno de los requisitos es dar a conocer, internamente y a las partes interesadas, el

Sistema de Gestión Medioambiental que se implanta en la empresa u organización.
Por este motivo, se deben elaborar los procedimientos para desarrollar las vías de
comunicación sobre los asuntos relativos a la gestión, la política, las actuaciones y
los aspectos medioambientales.
La comunicación se desarrollará atendiendo tanto a la comunicación interna, es decir, a

todos los niveles y a todas las funciones participantes de la gestión medioambiental
dentro de la empresa, como a la comunicación externa, referida a la recepción, la
documentación y las respuestas a las comunicaciones relevantes de las partes
interesadas.
EL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL.

La comunicación incluye el establecimiento de procesos de información, interna y
externamente, de las actividades de la organización.
PASOS
La distinción entre comunicación interna y externa responde sólo al propósito de

ser más claros, pues no resultaría necesario debido a que los requisitos de ambas son
coincidentes en muchos puntos y pueden integrarse en un mismo documento.
Comunicación Interna.
7. A la hora de establecer el proceso para dar respuesta a la comunicación interna,

lo primero que hay que plantearse son los objetivos que deben cubrirse con
dicha comunicación. Éstos son:
 Comunicar a todos los empleados de la organización tanto la política

medioambiental como las líneas estratégicas del S.G.M.A.
 Explicar las razones para la implantación del sistema y qué se pretende

obtener con su puesta en marcha.
 Sensibilizar sobre la importancia del factor medioambiental en el futuro

y la necesidad de participar activamente en su protección a través de
buenas prácticas de gestión integradas en el resto de las políticas de
empresa.
 Motivar suficientemente a los empleados para que colaboren y se

sientan involucrados en la implantación y el desarrollo del sistema.
 Establecer vías de comunicación que posibiliten los flujos de

información tanto en sentido ascendente como descendente.
8. Estos requisitos afectan a todos los empleados de la organización y, por tanto,

habrá que:
 Plantearse cómo va a ser el método según el público objetivo.
 Documentar estos métodos y difundirlos a toda la organización.
9. Es importante que este procedimiento se implante, es decir, que sea una vía
efectiva, fluida y utilizada habitualmente por la organización, y no sólo un
procedimiento casi de urgencia. Además, deben crearse los registros que
demuestren su utilización.
Comunicación externa
Los pasos que hay que seguir para la comunicación externa son los mismos que en
la comunicación interna.
10. Los objetivos perseguidos por la comunicación son:
 Demostrar el compromiso medioambiental de la organización.
 Ocuparse de las reacciones causadas por las cuestiones relativas a los

problemas medioambientales.
 Informar a cualquier parte interesada sobre el Sistema de Gestión

Medioambiental implantado y sus resultados.
 Estimular la comprensión y aceptación de los esfuerzos realizados por

la empresa para mejorar su comportamiento medioambiental.
11. El público objetivo está formado por las diferentes partes interesadas que
puedan solicitar información o aquellas otras a las que la empresa quiera
transmitírsela de forma voluntaria.
La norma ISO 14001 incluye una definición de parte interesada según la cual
cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organización no puede
restringir el concepto a su voluntad.
Aunque no exclusivamente, se pueden identificar como partes interesadas a las

siguientes:
 Organismos estatales, autonómicos o locales.
 Grupos de presión.
 Medios de comunicación.
 Asociaciones de consumidores o de vecinos.
 Inversores y accionistas.
 Clientes.
 Competidores.
 Organizaciones empresariales.
 Empleados.

La importancia relativa de cada grupo o individuo depende de la naturaleza y
circunstancias de la empresa. Éstos pueden expresar su opinión o simplemente
solicitar información a la empresa. Estas comunicaciones deben percibirse
como oportunidades de corregir problemas medioambientales o percepciones
erróneas de las actividades de la empresa.
12. Además, hay que escoger el método por medio de alguno de los canales que se
pueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo.
13. Y por último, hay que implantar la vía elegida y dejar registros de las
comunicaciones producidas.
POSIBILIDADES
 Puede ser importante incluir a los empleados de contratas externas que

desarrollan sus actividades en las instalaciones de la empresa, los
subcontratistas ajenos o los suministradores, dependiendo de la importancia
de sus actividades para el sistema.
 Existen numerosos canales de comunicación interna que la organización puede

utilizar: tablones de anuncios, buzones de sugerencias, informes o memorias
anuales, boletines o revistas de comunicación interna, jornadas de convivencia,
programas de divulgación, iniciativas para incentivar y los canales clásicos
entre la estructura departamental de la empresa.
 Además de la comunicación por todas estas vías, es fundamental el papel de la

comunicación no verbal. Los mensajes transmitidos mediante los recursos
asignados, los presupuestos, las prioridades de dirección, etc. deberán ser
coherentes con los mensajes expresados verbalmente y, por supuesto, con los
compromisos públicos asumidos en la política medioambiental; ya que, en
caso contrario, se originaría una gran confusión por el cruce de mensajes
opuestos.
 Para la comunicación externa se pueden utilizar los siguientes canales:
 Teléfono de asistencia.
 Revista de noticias.
 Noticias en prensa, radio, etc.

 Jornadas de puertas abierta.
 Visitas a las instalaciones.
 Videos divulgativos.
 Informes sobre la gestión medioambiental.*
 Puede ser útil tener previsto la comunicación en situaciones de crisis para asegurarse, en
la medida de lo posible, de que se ofrecerá una información suficiente llegado el
caso. Esta información se difundiría tanto interna como externamente para
evitar especulaciones por falta de conocimiento.
UNE-EN
ISO 14001 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
4.4.4
4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión Medioambiental
La organización debe establecer y mantener al día, en papel o en formato
electrónico, la información para:
a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación.
b) Orientar sobre la documentación de referencia.
De acuerdo con el modelo de gestión medioambiental elegido, se preparará la

documentación básica, que normalmente se denomina manual de gestión
medioambiental, y se definirá el resto de la documentación necesaria. El objeto es
establecer y mantener información de la descripción de los elementos centrales del
SIGMA y de las interacciones que éstos conllevan.
Manual de Gestión
Medioambiental
Es el conjunto de documentos utilizados para describir todas las normas o

disposiciones tomadas por la empresa con el objeto de realizar una adecuada
gestión medioambiental.
No es obligatorio que la empresa cuente con un manual como tal, sin

embargo, es la forma más habitual de cumplir con el requisito de
documentación del sistema.
Aparte de este manual, que se refiere a la columna vertebral de la documentación
del sistema, es necesario desarrollar otro tipo de documentación, como son los
procedimientos.
* Sobre este tema se podrá encontrar más información en el capítulo sobre la declaración medioambiental del Reglamento EMAS.

Procedimiento
Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadas
cronológicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una función específica
de la empresa.
Los procedimientos reportan una mayor probabilidad de la

"reproducibilidad" del proceso y favorecen la ejecución de las
actividades de forma controlada. También son útiles para minimizar los
errores humanos y homogeneizar los procesos.
En función de la complejidad documental del sistema, se podrán crear documentos

más específicos como son las instrucciones.
La documentación es la herramienta que marca la

“trazabilidad” del sistema
PASOS NECESARIOS
14. Lo primero que hay que hacer a la hora de desarrollar la documentación es

identificar las actividades cuya ejecución tenga que regularse por la
documentación. De manera general, estas actividades serán las específicas de la
implantación del sistema, más todas aquellas que, aunque no están
especificadas en la norma, son necesarias para el cumplimiento de los
requisitos que se exigen.
Evidentemente, las actividades descritas varían de una empresa a otra según el

tipo de sector, instalaciones, productos, servicios, así como el tamaño y
complejidad de la organización.
15. Identificadas las actividades, se deberá decidir los tipos de documentos

necesarios para cubrir las exigencias.
16. Una vez que se identifica la necesidad de elaborar un determinado

procedimiento de trabajo, se deberá definir la sistemática que hay que seguir
para la redacción, aprobación y distribución de dicha documentación. Esto
incluirá la designación de los responsables de llevar a cabo todas las etapas del
desarrollo de la documentación, que pueden ser las siguientes:
 Revisar prácticas actuales.
 Analizar prácticas actuales.
 Desarrollar el borrador del procedimiento.

 Distribuir el borrador para su comentario.
 Revisar comentarios y corregir.
 Distribuir para su aceptación.
 Obtener aprobación.
 Distribuir para su uso.
 Ejecutar
 Controlar y revisar.
POSIBILIDADES
Diferencia entre documento y registro
 Él término documento incluye tanto los internos, (tales como planos,

manuales, procedimientos, instrucciones), como los externos (códigos,
especificaciones, reglamentos).
Los procedimientos e instrucciones se emplean para descubrir o controlar
la forma en la que se hacen las cosas y pueden ser revisados para reflejar
cambios circunstanciales.
 No debe confundirse los documentos con los registros. Los registros son
el resultado de alguna actividad y quedan como una declaración de los
hechos de un momento dado; por tanto, no pueden ser revisados. Los
documentos reemplazados o revisados pueden convertirse en registros.
Existen distintos tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias de la

norma de referencia. Se pueden agrupar de la siguiente forma:
 Nivel I: Política medioambiental y manual de gestión medioambiental.
 Nivel II: Procedimientos básicos, procedimientos específicos o normas

de análisis.
 Nivel III: Instrucciones, especificaciones y otros.
 Nivel IV: Registros. (De éste hablaremos en detalle en el punto 4.5.3.

de la norma).

Política Medioambiental y manual de gestión medioambiental
El manual de gestión medioambiental es un documento que proporciona una visión

global del sistema, así como una base para la coordinación y el control de las
actividades de gestión a través de la organización. Éste realiza una descripción de:
 Los principios e intenciones generales.
 Los elementos clave de la organización y las responsabilidades.
 La aplicación concreta en la empresa de los distintos requisitos de la

norma.
Además, contiene referencias necesarias a otros documentos del sistema.
A modo de EJEMPLO, un manual podría contener:
 La política de gestión medioambiental.

 Descripción de las actividades de la empresa.
 La forma en que funciona el sistema de documentación y la
organización de dicho manual.
 Un índice de los procedimientos que se han desarrollado para
documentar la forma de cumplir cada requisito aplicable.
 Un glosario con las definiciones de los términos necesarios para
la comprensión del manual.
 Designación de responsabilidades y autoridades.
 Si el manual no incluye algo de lo anterior, puede que se limite a indicar

dónde podemos encontrarlo.
 La empresa es libre de elegir el formato de manual que considere más

apropiado para su estructura y complejidad.
Procedimientos e instrucciones
Se debe evaluar la necesidad de crear procedimientos específicos o de aprovechar la

documentación ya existente. Bastaría con incluir una simple referencia o modificar
la documentación donde hiciera falta.
 La precisión de los detalles de los procedimientos e instrucciones depende, en

gran medida, de los métodos empleados, las habilidades requeridas, la
formación que se ofrezca y el grado de supervisión exigido. No
obstante, la presentación de detalles excesivos no necesariamente
proporciona un mayor control sobre la actividad en cuestión.
 Los procedimientos no deben ser una lista de lo que se desea que

ocurra en la empresa, sino que deben reflejar con exactitud lo que
realmente sucede. Sin embargo, es conveniente aprovechar el momento
de su desarrollo para cuestionar la necesidad y utilidad de todas las
prácticas llevadas a cabo y para introducir las mejoras en las pautas de
actuación.
 Algunas organizaciones prefieren, dependiendo de la complejidad de lo

descrito, desarrollar el cómo en una instrucción de trabajo o manual de
operaciones, cuya referencia se incluirá en el procedimiento.
 Algunos apartados de esta norma fijan requisitos para los

procedimientos documentados. Sin embargo, esto no significa que la
empresa necesite tener un procedimiento específico para cada requisito.
 Cuando se trata de documentos informáticos, existe la posibilidad de

acceder a ellos mediante una contraseña combinada con una forma de
identificación del documento en vigor para los usuarios.
 En estos procedimientos se recoge el alcance, es decir, dónde se

aplicarán los procedimientos, quiénes serán los responsables de su
utilización, cuáles son las referencias que utilizará y su estado de
revisión.

 Las principales partes que cubre un procedimiento pueden ser:
CONTENIDOS DE UN PROCEDIMIENTO
Objeto  Se define la intención y utilidad del documento.
 Se define las actividades y puestos de trabajo
Alcance
afectados por el documento.
Responsabilidades  Los cargos que se ven afectados por el contenido.
 En este capítulo se detallan las acciones, incluido el
Desarrollo
qué, quién, cómo y cuándo.
 Palabras que puedan en una interpretación
Definiciones
específica.
 Se citan los documentos que permiten ascender o
Referencias
descender en la pirámide documental.
 Se incluyen aquella documentación adicional
Documentación anexa
necesaria.
Generalmente, los procedimientos van acompañados de instrucciones, las cuales

completan y desarrollan los puntos de un determinado procedimiento.
Sistemas de Documentación
Cuando la empresa desarrolla todo la documentación del S.G.M.A., tendrá que

tenerse en cuenta cómo se va a relacionar con la documentación ya existente; muy
especialmente, con otros sistemas de gestión ya existentes, sobre todo, si ya tienen
un sistema de calidad implantado. En estas empresas, se considera de sumo interés
aprovechar al máximo la estructura y documentación del sistema de calidad
existente.
Existen diferentes alternativas de integrar la estructura documental necesaria en el

sistema, siendo la empresa la que decida entre ellas de acuerdo con sus intereses:
SISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN
 La elaboración de la documentación es totalmente
independiente al sistema de calidad. Esto puede
provocar exceso de documentación y duplicidades,
Sistemas en paralelo
pero puede ser conveniente en función del
organigrama de la empresa y de los responsables del
sistema.
 Se revisa la documentación de calidad para que
Sistemas integrados cumpla ambas normas y se desarrolla la
documentación adicional necesaria.
 Se elabora la documentación independientemente y
Sistema de referencias
se integra en los procedimientos operativos y las
cruzadas
instrucciones, incluso con registros comunes.
CONSEJOS
 Existen muchas formas de preparar y presentar los procedimientos o

instrucciones. La empresa puede usar el método, estilo, composición o
formato que considere más adecuado. Lo importante es evitar la preparación
de documentación innecesaria y conseguir que sean tan sencillos como sea
posible.
 Aproveche la flexibilidad que permite este apartado, adoptando métodos

sencillos y prácticos que eviten costes burocráticos, así como la falta de
seguimiento de los procedimientos y la ineficaz implantación del sistema.
CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN
 Decir lo que se quiere transmitir con las menos palabras
Conciso
posibles.
Coherente  Con la práctica y la realidad de la empresa.
 Evitar términos que den lugar a interpretaciones
Exacto
subjetivas o erróneas
Práctico  Útil para los usuarios.
 Para facilitar su comprensión al nivel de los usuarios, no
Lenguaje sencillo
de los redactores.
Buena organización  Facilidad de manejo y rapidez.
Presentación cuidada  Ofrecer una buena imagen.

UNE-EN
ISO 14001 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
4.4.5
4.4.5 Control de la documentación
La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que permitan
controlar toda la documentación requerida por esta Norma Internacional para
asegurar que:
a) pueda ser localizada;
b) sea examinada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada,
todo ello por personal autorizado;
c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados estén disponibles
en todos los puntos donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para
el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión Medioambiental;
d) los documentos obsoletos se retiren rápidamente de todos los puntos de
uso o distribución o se garantice de otra manera que no se haga de ellos un
uso inadecuado;
e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar
la información estén adecuadamente identificados.
La documentación debe ser legible, fechada (incluidas las fechas de revisión) e

identificable con facilidad; conservada de manera ordenada y archivada por un
período especificado. Deben establecerse y mantener actualizados
procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de
los distintos tipos de documentos.
En principio, el motivo del control de los documentos es garantizar que el

documento que está utilizándose sea el correcto. Es decir, que sea el documento
aplicable, vigente y aprobado. Esto es importante con el fin de que las personas
dispongan de la información que necesitan para realizar sus tareas.
La labor de asegurar la gestión medioambiental implica también el control, mediante

los procedimientos adecuados, de los documentos relacionados con la marcha de la
empresa.
Se debe aplicar tanto a los documentos internos como a aquellos documentos y datos de
origen externo que afecten a la gestión del medio ambiente.
El control significa que los documentos:
 Estén identificados en todo momento y que los vigentes estén disponibles

en los lugares apropiados para evitar la confusión con los obsoletos.
 Mantengan su idoneidad y se realicen las reediciones necesarias.

 Se revisen periódicamente y se aprueben por el personal responsable, a la
vez que se definan quiénes son los responsables de su creación y
modificación.
 Existe la posibilidad de que el control de la documentación sea común

al sistema de calidad, el S.G.M.A. y el sistema de seguridad e higiene, si
existe.
UNE-EN CONTROL OPERACIONAL

ISO 14001
4.4.6
4.4.6 Control operacional

La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están
asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados,
conforme a su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estas
actividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se efectúan según las
condiciones especificadas:
a) estableciendo y manteniendo al día procedimientos documentados para
cubrir situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la
política, los objetivos o las metas medioambientales;
b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos;
c) estableciendo y manteniendo al día procedimientos relativos a aspectos
medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios
utilizados por la organización; y comunicando los procedimientos y
requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.
El objetivo del control operacional de la empresa es mantener sus actuaciones

dentro de unos límites medioambientales predeterminados.
Con el control operacional puede dar respuesta a diferentes necesidades de la

empresa, como son:
 Desarrollo de actividades destinadas a prevenir la contaminación.
 Actividades cotidianas de gestión destinadas a garantizar la

conformidad de las exigencias externas e internas.
 Actividades estratégicas de gestión destinadas a anticiparse y responder

a las nuevas exigencias en materia de medio ambiente.

PASOS NECESARIOS
17. Lo primero será identificar cuáles son las actividades que van a ser objeto de
control operacional. Para ello, habrá que considerar:
 Política medioambiental.
 Los aspectos medioambientales identificados y valorados como

significativos.
 Los objetivos y metas planificados.
 Los requisitos legales aplicables.
 El principio de prevención de la contaminación.
Además, habrá que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en
condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.
18. Después habrá que desarrollar la forma de ejecución de dichas actividades,

incluyendo en éstas los criterios de aceptación y rechazo y documentarlos en el
sistema. Dichos criterios pueden ser.
 Subjetivos, en el caso de control de atributos cualitativos.
 Objetivos, en el caso de control de variables cuantitativas.
19. El grado de control necesario dependerá en cada caso del tipo de actividades,
de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su falta
de cumplimiento.
20. Para establecer los criterios de aceptación se podrá emplear, bien la legislación
medioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa
(ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criterios
de reducción de impactos.
En esta fase -muy relacionada con la elaboración de la documentación- será

necesario consultar a aquellas personas cuyo trabajo será controlado para
asegurar la eficacia y el cumplimiento de lo documentado.
A la hora de decidir cuándo debo documentar o no unas actividades de

control, la norma nos indica el siguiente criterio: "deben documentarse para
situaciones en las que la ausencia de tales instrucciones pudiera dar lugar a infracciones de la
política medioambiental".
21. Esto está íntimamente relacionado con la formación del personal que debe
aplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido varía
dependiendo de la formación que posea.
22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, que
dichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en la
documentación.
23. Posteriormente, se lleva a cabo la comprobación de que la actividad se ha

desarrollado conforme a lo planificado, incluyendo los mecanismos de control,
la frecuencia de los mismos y el responsable de su aplicación.
A menudo, también se originan registros que recogen la información de los

resultados de dicha comprobación.
24. Es importante señalar que el control operacional está muy ligado a:
 Seguimiento y medición, como fuente de parámetros a medir.
 No conformidades, como fuente de desviaciones.
 Acciones correctoras, como fuente de información de las causas.
 Política Medioambiental, como referencia permanente.
 Requisitos reglamentarios y otros, como parte a cubrir durante el control

operacional.
Por tanto, es difícil distinguir, a menudo, qué actividades forman parte del control
operacional y cuáles del seguimiento y medición.
ALCANCE
 El control operacional alcanza a todas las actividades que se realizan dentro

de las instalaciones de la organización; también a aquellas externas que forman
parte del ámbito de su actividad como empresa.
Por tanto, existen muy pocas circunstancias en las que alguna

actividad se deja fuera del alcance del control operacional.
 Además, se tiene que tener en cuenta que también se deben incluir las
actividades realizadas por los subcontratistas con incidencia
medioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluación a
los subcontratistas, pero sí que cumplan con lo que la organización les exija,
especialmente, dentro de las instalaciones.
Para que esto sea así, la empresa tiene que comunicar a estos
subcontratistas cuáles son los procedimientos que les afectan.

POSIBILIDADES
 En ocasiones, es útil elaborar planes de control que recojan las distintas

actividades de supervisión previstas. Estos planes pueden incluir algunos de
estos aspectos:
 Puntos que hay que controlar.
 Especificación.
 Criterios de aceptación.
 Frecuencia.
 Método de control.
 Identificación del registro.
 Responsable.
 El origen de las desviaciones del control operacional radica en la falta de

seguimiento de dichas pautas, lo cual está relacionado con la sensibilización del
personal involucrado en estas labores. Por tanto, será siempre útil planificar estas
actividades de sensibilización teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente.
CONSEJOS
 Conviene no confundir el concepto de control operacional con el de seguimiento

y medidas o analíticas realizadas al final de proceso.
Ejemplo:
Parámetros de los vertidos de agua residuales
El control operacional incluirá todas las actividades necesarias para

llegar a conseguir unos determinados parámetros de vertido.
El seguimiento se referirá a los ensayos para obtener datos fiables de
esos parámetros de vertido.
 El concepto de control operacional no es totalmente equivalente al concepto de calidad de
control de procesos, ya que el primero abarca todas las actividades que pueden
estar asociadas con los aspectos medioambientales, estén o no relacionadas con el
proceso productivo. Gráficamente se podría representar así:
CONTROL
OPERACIONAL
Actividades anexas CONTROL
Servicio médico DE
Servicio de comidas PROCESOS
Planta depuradora
Servicio de limpieza
Oficinas, etc.
 El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es,
a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no sólo
comunicarles los requisitos a cumplir sino también extender el control a la
comprobación de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultan
útiles los mecanismos de evaluación de proveedores y subcontratistas que puedan existir.
UNE-EN
ISO 14001 PLAN DE EMERGENCIAS
4.4.7
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta
La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para
identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, así
como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar
asociados a ellos.
La organización debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de

emergencia, y procedimientos de respuesta, en particular después de que
ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
La organización también debe comprobar periódicamente tales procedimientos

cuando ello sea posible.

DEFINICIONES
Accidente
Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como

consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un daño.
Incidente
Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como
Suceso incontrolado
consecuencia de lainesperados,
de hechos actividad decapaz
una empresa, tanto
de producir unprevisto
daño. como no,
capaz de producir algún tipo de perjuicio no catalogable como daño.
Riesgo
Posibilidad de que se produzca el suceso, con las consecuencias que conlleva.

Puede tener carácter cuantitativo o cualitativo.
Los planes deben contener secuencias de actuación encaminadas a:
 Identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.
 Prevenir y mitigar los impactos.
Es importante que sean revisados después de un accidente o situación de emergencia

para comprobar si estaban contempladas todas las contingencias.
Además, para asegurar la operatividad del plan deben realizarse pruebas, en la

medida de lo posible, con el fin de confirmar su adecuación y eficacia periódicamente.
PASOS NECESARIOS
25. El estudio o evaluación de riesgos constituye la base para la redacción y

puesta en marcha de los planes de emergencia en la industria.
26. La evaluación de riesgos se puede realizar por medio de diferentes

metodologías. En cada caso, se deberá seleccionar la adecuada al tamaño de la
organización teniendo en cuenta la aplicabilidad o no de la legislación existente
sobre prevención de accidentes mayores.
Existen dos importantes fuentes de información que hay que consultar al
confeccionar el estudio. Una es el registro de incidentes o accidentes ya ocurridos;
y la otra, la identificación y evaluación de aspectos medioambientales potenciales y en
situaciones de emergencia.
El uso de esta herramienta debe ser tal que permita obtener un desglose de
situaciones específicas en las que puede producirse una accidente que lleve
asociado un riesgo de daño.
27. Una emergencia puede originar consecuencias simultáneamente para la

seguridad, la salud y el medio ambiente o sólo para el medio ambiente. Las
empresas suelen contar con planes relativos a la seguridad e higiene; sin
embargo, no es habitual -a no ser que lo exija la ley- que dispongan de planes
de actuación para emergencias exclusivamente medioambientales o que
incluyan en los riesgos de seguridad las consideraciones medioambientales.
Por tanto, una vez que se hayan identificados los riesgos y examinado el
material con el que se cuenta en la empresa (existencia o no de otros planes de
emergencia), habrá que desarrollar el plan o completar el existente con lo que
requiera.
 El contenido del plan deberá ser coherente con los requisitos

mencionados en determinadas autorizaciones administrativas. Ejemplos:
autorización de vertidos, licencia como productor de residuos, etc.
 El plan elaborado tendrá que ser comunicado a todos los niveles con
el objetivo de que tanto el personal designado para tareas específicas
como cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiarice
con él.
Además, para asegurar su eficacia se deben hacer simulaciones periódicas

con el fin de detectar posibles errores de concepto o de aplicación práctica.
Lógicamente, éstas deberán estar completadas con las prácticas necesarias
desde el punto de vista de seguridad.
28. Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plan
de emergencia, será necesario que después se revise cómo se ha actuado para
detectar posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.

POSIBILIDADES
 Es aconsejable registrar todos los incidentes y accidentes ocurridos, así como el

resultado de la actuación planificada, de manera que ésta sea una información
que alimente la identificación y evaluación de aspectos medioambientales
potenciales y la mejora del plan de emergencia.
 El plan de emergencia puede contemplar los siguientes contenidos:
 La organización y las responsabilidades en caso de emergencia.
 El personal clave en cada caso.
 Los datos de los servicios de emergencia externos.
 Plan de comunicación interna y externa.
 Medidas a adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.
 Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la

eficacia de las medidas.
Ejemplo:
En un plan de emergencia en materia de medio ambiente no sólo

debe establecer sitemática interna, sino contemplar la comunicación
con los bomberos, con Responsabilidad Civil, con la depuradora de
agua, etc.
UNE-EN
ISO 14001
4.5
3.2.5. Comprobación y acción correctora
UNE-EN
ISO 14001 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
4.5.1
4.5.1 Seguimiento y Medición
La organización debe establecer y mantener al día procedimientos
documentados para controlar y medir de forma regular las características clave
de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en
el medio ambiente. Esto debe incluir el registro de la información de
seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes y de
la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organización.
Los equipos de inspección deben estar calibrados y someterse a
mantenimiento, y los registros de este proceso deben conservarse de acuerdo
con los procedimientos de la organización.
La organización debe establecer y mantener al día un procedimiento
documentado para la evaluación periódica del cumplimiento de la legislación y
reglamentación medioambiental aplicable.
Se necesita establecer los procedimientos que definan cómo medir y comprobar el

cumplimiento de las especificaciones. Existen diversas fuentes:
 El control operacional previamente definido.
 Los requisitos legales medioambientales aplicables.
 El cumplimiento de los objetivos y metas planificados.
 Compromisos voluntarios adquiridos por la organización.
PASOS
Para ello, se deben seguir los siguientes puntos:
29. Decidir, en función de lo anteriormente indicado, las especificaciones que

hay que controlar.
30. Desarrollar la metodología y documentar cómo se van a establecer las

medidas y el seguimiento de éstas para cada especificación existente.
Estos procedimientos deberán contener: los responsables de su aplicación, la

operativa y los aparatos utilizados si fueran necesarios. Para ello se debe tener en
cuenta, en el caso de los objetivos, que la forma de medirlos y evaluarlos sea
coherente con los indicadores seleccionados.

31. Los equipos de medida utilizados deben ser calibrados. La frecuencia de
calibración dependerá de su uso y de qué se esté midiendo con ellos
(especialmente, si en función de la medida que dé ese equipo se van a tomar
decisiones para el sistema).
El concepto de calibración de los equipos es el siguiente:
Calibración de los equipos
Operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre

los valores de una magnitud indicada por un instrumento de medida y los
valores correspondientes a esa magnitud realizados por patrones.
Definiciones relacionadas con la calibración de equipos
Tolerancia
Hace referencia al intervalo aceptable de los valores reales que puede

adoptar una determinada variable sin representar una no conformidad. El
conjunto formado por la medida y la tolerancia constituye el requisito o
especificación que debe cumplirse.
Incertidumbre
Valor numérico característico de un instrumento o patrón de medidas

calculado en la calibración, que caracteriza el grado de bondad para asegurar
cómo se ajusta esta medida con la realidad. Nos sirve para conocer su
idoneidad para determinadas aplicaciones.
Resolución
Referida a un instrumento, es el mínimo intervalo existente entre dos

divisiones sucesivas de su escala de medida.
Trazabilidad
Propiedad del resultado de una medición o de un patrón tal que pueda

relacionarse con referencias determinadas (generalmente, a patrones
nacionales o internacionales) por medio de una cadena ininterrumpida de
comparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.
Es importante asegurar que las medidas se realizan con equipos calibrados, lo
cual implica que se conoce la incertidumbre asociada al aparato y que ésta es
compatible con la tolerancia del requisito para asegurar la fiabilidad de las
medidas y, como consecuencia, de las actuaciones derivadas de ellas.
32. Deben originarse registros de la aplicación de todos los procedimientos

definidos para el seguimiento y medidas. Los registros son, además de los
resultados de las medidas en sí, los registros de calibración, planes de
calibraciones, fichas de mantenimiento de equipos, informes de laboratorios
externos.
33. Por último, con toda la información recogida en los registros generados es
aconsejable realizarse un análisis con el objeto de sacar conclusiones - como
mínimo - sobre los siguientes puntos:
 Evolución en el control de los aspectos medioambientales.
 Adecuación de los medios utilizados para su seguimiento.
 Grado de cumplimiento de los objetivos medioambientales.
 Utilidad y adecuación de los indicadores seleccionados.
 Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.
CONSEJOS
 Las actividades de seguimiento y medición podrán ser realizadas por personal

de la propia empresa o ser contratado a laboratorios o empresas externas
especializadas. Aunque una empresa subcontrate la calibración de los equipos
de medida, no podrá subcontratar el control de dicha calibración y la validación
para el parámetro que hay que controlar.
 Los procedimientos pueden incluir, entre otros aspectos:
 Los parámetros que hay que medir.
 La tolerancia admitida.
 La frecuencia de las mediciones o los muestreos.
 Metodología de toma de muestras.
 Los equipos utilizados.
 Metodología de manejo, conservación y almacenamiento de

equipos.

 Formatos de registro de datos.
 Responsables de su ejecución.
 Método de identificación del estado de calibración.
 Metodología para evaluar la validez de los resultados obtenidos

con equipos que no estén en condiciones.
 Puede existir, además, requisitos particulares para cada equipo, como son:
 Su exactitud y precisión.
 Magnitud de medida.
 Verificaciones o calibraciones que deben realizarse, forma de

hacerlas, frecuencia, criterios de aceptación y rechazo y acciones
en caso de rechazo.
UNE-EN
ISO 14001 NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTORA Y ACCIÓN
4.5.3
PREVENTIVA
4.5.2 No conformidad, acción correctora y acción preventiva

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que definen
la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no
conformidades llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción de
cualquier impacto producido, así como para iniciar y completar acciones
correctoras y preventivas correspondientes.
Cualquier acción correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de no
conformidades, reales o potenciales, deben ser proporcional a la magnitud de
los problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado.
La organización debe implantar y registrar en los procedimientos
documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones
correctoras y preventivas.
Se debe desarrollar una documentación que recoja cómo se va a llevar a cabo la

operativa para que se identifiquen las no conformidades ya originadas o las que se pueden
derivar de la situación potencial, de modo que se tomen las medidas oportunas para
su tratamiento, corrección o prevención.
Para ello, la empresa debe describir en dicho procedimiento cómo se desarrollará esta
cadena de actuación teniendo en cuenta la magnitud de cada incumplimiento
detectado, ya que puede ser válida o no la misma operativa para todos los
problemas.
Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios
que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir si
deben incluirse esas modificaciones en la documentación de la empresa para que
estas prácticas se instauren de forma continua.
PASOS NECESARIOS
No conformidad
Una no conformidad se produce cuando no existe cumplimiento, es decir,

cuando la actuación real se aparta de la ejecución planificada del parte de sistema
o cuando no se alcanza el resultado que se esperaba.
La aparición de no conformidades indica la existencia de factores que incidirán

negativamente sobre el SIGMA. Son una información útil para saber en qué puntos
del sistema se está errando y, por lo tanto, para buscar su mejora.
34. La identificación de la existencia de una no conformidad se puede realizar en

distintas situaciones:
 La auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental.
 Seguimiento del cumplimiento de los objetivos y el programa.
 Actividades programadas de control operacional y de seguimiento y

medición.
 Las quejas externas.
 Incidencias originadas por primera vez o repetidas.
35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes de
requisitos que hay que cumplir. Éstas son:
 Los requisitos especificados en la norma ISO 14001.
 Los requisitos legales medioambientales aplicables.
 Los requisitos establecidos voluntariamente por la empresa en su

documentación o las especificaciones de cómo se va a cumplir con
todos ellos.

36. En ocasiones la no conformidad no es real, es decir, no se ha producido
todavía pero se puede identificar el riesgo de que se produzca. Es lo que se
denomina no conformidad potencial.
Ejemplo:
 En una empresa se observa que existen bidones metálicos

sumergidos en agua y que ya presentan corrosión.
¿Cómo actuar cuando se detecta una no conformidad?
37. Lo primero es iniciar un tratamiento inmediato con el objeto de mitigar el

impacto que haya podido causar y para evitar que la falta de este tratamiento
rápido origine consecuencias de mayor magnitud.
38. Posteriormente, deberemos registrar la no conformidad tal y como se haya

establecido en nuestra documentación y asignar un responsable de la
investigación de las causas que han originado la no conformidad.
En el caso de la no conformidad potencial deberá investigarse la causa que

produce el riesgo.
39. Este responsable designado para la investigación podrá ser la persona

encargada de realizar la acción correctora o preventiva apropiada; en
función de la complejidad del problema, se puede optar también por que la
persona que posea la información necesaria y adecuada sea quien se haga cargo
de tomar la decisión.
La acción correctora buscará eliminar la causa que originó el problema mientras

que la acción preventiva eliminar la causa de que un riesgo potencial se convierta en
una desviación.
Estas medidas deben ser suficientes para eliminar la causa, pero hay que
procurar no sobredimensionarlas y provocar así que la empresa destine
muchos recursos para algo que se puede resolver con menos medios.
40. Tras la implantación de la acción correctora o preventiva hay que llevar a cabo
una evaluación y un seguimiento de ella. La evaluación permite conocer si se
ha corregido el problema. El seguimiento es el medio para validar esa certeza.
Por tanto, es necesario un seguimiento sistemático para asegurar su efectividad
de las acciones tomadas.
41. El registro de todas las actuaciones y decisiones tomadas durante el proceso
de resolución de la no conformidad constituye una información muy útil para
la empresa sobre las operativas que pueden estar fallando. En consecuencia, se
deberán incluir los cambios originados por las soluciones concretas
adoptadas en la operativa general, con lo que se reforzará la efectividad de las
acciones.
Ejemplo:
Pregunta: Se ha derramado un bidón de aceite. ¿Cómo se considera

esta situación?
Respuesta:
 Hay que darle un tratamiento inmediato para minimizarlo.
 Analizar si el derrame puede repetirse porque exista una
situación que lo ha provocado o si la causa ha sido fortuita.
 En el caso de que exista causa, decidir la acción correctora para
eliminarla.
 Comprobar que la implantación de esta acción ha sido efectiva.
CONSEJOS
 Para conseguir una correcta definición de la no conformidad es necesario evitar

la búsqueda de culpables y la presentación de conclusiones precipitadas sobre la causa de la
no conformidad. Tampoco conviene confundir el tratamiento necesario con la
acción correctora en sí.
 Normalmente, todas las no conformidades necesitan un tratamiento, pero no

todas necesitan la implantación de una acción correctora o preventiva. Esto dependerá
de si existe causa o no, y si en el momento de la investigación se ha detectado
ésta.
 Es muy útil registrar toda la información originada cuando se ha detectado una no

conformidad, ya que servirá como registro de las debilidades del sistema y las
decisiones tomadas al respecto. Este registro puede constar de:
 La descripción de la no conformidad.
 La descripción del tratamiento inmediato realizado.
 El responsable de la investigación de las causas.
 La decisión de implantar o no alguna acción y su descripción.

 El plazo para la implantación y su responsable.
 La fecha real de la ejecución y su resultado.
 La evaluación de la efectividad de la acción y, por tanto, su

cierre.
 No se debe pensar que sólo se originan no conformidades respecto del

cumplimiento obligado de la documentación de la empresa. También se
pueden originar desviaciones si, a pesar de seguir lo indicado en la
documentación, esto resulta ineficaz para cumplir los requisitos de la norma o
los requisitos legales.
 Es conveniente no obsesionarse con el cierre o resolución de la acción

correctora, ya que su cierre documentado precipitado origina su repetición y,
por tanto, su falta de cierre real.
UNE-EN REGISTROS DE LA GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

ISO 14001
4.5.4 4.5.3 Registros
La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para
identificar, conservar y eliminar los registros medioambientales. Estos registros
deben incluir los relativos a formación y los resultados de auditorías y
revisiones.
Los registros medioambientales deben ser legibles, identificables y podrán ser
relacionados con la actividad, producto o servicio implicado. Los registros
medioambientales deben estar guardados y conservados de forma que puedan
recuperarse fácilmente, y estén protegidos contra daños, deterioro o pérdida.
Debe establecerse y registrarse el período durante el que deben ser
conservados.
Los registros deben mantenerse al día, de modo conveniente para el sistema y
para la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta
Norma Internacional.
Durante la implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental se genera

documentación con la que se comprueba que se realizan las acciones relacionadas
con el funcionamiento del sistema.
Los registros desempeñan un papel fundamental en la formulación de los objetivos

medioambientales de la organización y en la demostración del cumplimiento del sistema,
por tanto, es necesario ejercer un control sobre ellos para garantizar esta utilidad.
PASOS NECESARIOS
42. Lo primero es decidir cuáles son los registros que se van a generar. Para esto
tenemos dos ayudas importantes. Una es la norma ISO 14001, que nos pide,
como mínimo, los siguientes:
 Registros de formación del personal.
 Registros de los resultados de las auditorías internas del sistema.
 Registros de los resultados de la revisión del sistema.
Además, a lo largo de la elaboración de la documentación del sistema, surgirá la

necesidad de probar el cumplimiento de dichos procedimientos y recogerlo por
escrito. Todos éstos constituirán los registros del sistema.
43. Para poder identificar de qué actividad proviene cada registro, se tendrán que
identificar o codificar inequívocamente con el fin de seguir garantizando la
trazabilidad de la documentación hasta el nivel de documentos más específicos.
44. Los registros se deberán archivar de forma que se tenga esa información
disponible en el caso de que se necesite consultar. El archivo tendrá que
realizarse en condiciones que garanticen su conservación.
La empresa tiene que decidir por cuánto tiempo va a mantener archivados los
registros. Este plazo dependerá del volumen generado en cada caso. Para
decidirlo dispone de:
 Los plazos impuestos por la legislación vigente, que deben respetarse

siempre.
 El plazo de tres años aconsejado por AENOR para hacer coincidir la

disponibilidad total de los registros con la vigencia del certificado.
45. Este plazo deberá documentarse e implementarse con el fin de garantizar

que se disponen de los registros necesarios para su incorporación a los
distintos procesos cíclicos del sistema:
 Identificación y evaluación de aspectos medioambientales.
 Establecimiento de objetivos y metas.
 Auditorías medioambientales.
 Revisión del sistema.

CONSEJOS
 Una práctica aconsejable es la de guardar los registros generados de la gestión

medioambiental durante un mínimo de tres años para poder disponer de los
anteriores. Esta acción favorece especialmente las auditorías internas o
externas.
UNE-EN
ISO 14001 AUDITORÍAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
4.5.5
4.5.4 Auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental

La organización debe establecer y mantener al día programa(s) y
procedimientos para que se realicen de forma periódica auditorías del Sistema
de Gestión Medioambiental con objeto de:
a) determinar si el Sistema de Gestión Medioambiental
1. cumple los planes establecidos para la gestión medioambiental,
incluyendo los requisitos de esta Norma Internacional; y
2. ha sido adecuadamente implantado y mantenido; y
b) suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la dirección.
El programa de auditoría de la organización, incluyendo su planificación, debe
basarse en la importancia medioambiental de la actividad implicada y en los
resultados de las auditorías previas. Para que sean completos, los
procedimientos deben cubrir el alcance de la auditoría, la frecuencia y las
metodologías, así como las responsabilidades y los requisitos para llevar a cabo
auditorías e informar de los resultados.
La auditoría es la herramienta que tiene el sistema para comprobarse todo en su

conjunto y, por tanto, obtener información acerca de los puntos débiles de la
gestión medioambiental planificada. Se debe comprobar el grado de implantación y la
efectividad del Sistema de Gestión Medioambiental.
PASOS NECESARIOS
Existen dos requisitos a cubrir, los cuales pueden llevarse a cabo paralelamente o
no:
 La planificación y
 La ejecución de los programas de auditorías.
Ambos deben estar documentados en el sistema.

La planificación de auditorías consiste en:
46. Decidir cual será el objeto de la auditoría. Para esto no hay que olvidar que el
objetivo es evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental
en su conjunto, contrastando con lo que se ha planificado por parte de la
empresa, con los requisitos legales y con los requisitos expresados en la norma.
47. Después, dependiendo de la distinta implicación de los diferentes

departamentos en el sistema habrá que decidir quién o quiénes serán los
auditados, y buscar la vía para comunicarles la necesidad de su disponibilidad
para la ocasión (plan de auditoría).
48. También habrá que decidir la otra parte, es decir, quién compondrá el
equipo auditor. Esto irá marcado por el cumplimiento de los requisitos de
formación y/o experiencia que la empresa pida al personal interno o externo
que las llevará a cabo.
49. Tendremos que desarrollar el método de la auditoría en sí que tendrán que

seguir los auditores internos calificados, para ello no debemos olvidar las
principales características de las auditorías (ver cuadro adjunto) y documentar
el método elegido.
Las Auditorías DEBEN SER:

Se ajustan a un método para uniformizarlas que:
SISTEMÁTICAS  aumentan su homogeneidad,
 permite la comparación unas con otras.
 Están basadas en datos fiables y suficientes.
DOCUMENTADAS
 Garantizan un diagnóstico real y completo.
Permiten un seguimiento del sistema de gestión
PERIÓDICAS
ambiental.
OBJETIVAS Son el reflejo de la situación real, sin manipulación.
50. Por último todos los documentos originados (planes de auditoría, informes)
deberán controlarse según los requisitos aplicables a los registros del sistema.
Se debe establecer un programa con las auditorías a realizar.
Dicho programa se establecerá en función de la importancia medioambiental de las

áreas a auditar e indicando los objetivos que dichas auditorías deben cumplir.

CONSEJOS
 Las auditorías pueden estar realizadas por el personal de la organización o por

personal ajeno. En cualquier caso, la persona responsable deberá estar en
condiciones de realizarla, es decir, contando con la formación y experiencia que
se le pediría si fuese interno.
 En la norma ISO 14004 nos habla sobre la necesidad de independencia e

imparcialidad del equipo auditor para asegurar el buen resultado. Esto añade una
consideración adicional a la hora de realizar el reparto de trabajo entre el grupo
auditor.
 Existe un problema a la hora de decidir en qué momento de la cronología de

implantación del sistema se va a realizar la auditoría, ya que si se hace siguiendo
el orden de la norma, es decir, después de que se hayan originado los registros
y antes de la revisión, dicha auditoría no sería completa ya que este último
requisito de la norma quedaría sin auditar. Pero si se hace después de la
revisión, no se cumpliría el requisito de incluir la información de las auditorías
en la revisión por la dirección. Para resolver este dilema habría que hacer una
segunda auditoría después de la revisión por la dirección para comprobar ésta.
 La periodicidad del ciclo de auditorías internas, según lo explicado anteriormente,

tendrá que ser coherente con el ciclo de revisión del sistema, pudiendo en
ciclos consecutivos auditarse la revisión por la dirección en la siguiente
auditoría. También se deberá tener en cuenta para la frecuencia los resultados
de las auditorías anteriores.
UNE-EN
ISO 14001 3.2.6. REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
4.6
4.6 Revisión por la dirección

La alta dirección de la organización debe revisar el Sistema de Gestión
Medioambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su
adecuación y su eficacia continuada. El proceso de revisión por la dirección
debe asegurar que se recoge toda la información necesaria para que la dirección
pueda llevar a cabo esta evaluación. La revisión debe estar documentada.
La revisión por la dirección debe atender a la eventual necesidad de cambios en
la política, los objetivos y otros elementos del Sistema de Gestión
Medioambiental, a la vista de los resultados de la auditoría del Sistema de
Gestión Medioambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de
mejora continua.
La revisión del sistema es tarea específica de la alta Dirección. La dirección, que ha

definido la política medioambiental de la empresa, es quien tiene la responsabilidad
ejecutiva de formalizar este requisito, cuyos objetivos son:
 Verificar la adecuación del SIGMA para el cumplimiento de la mejora

continua del comportamiento medioambiental.
 Evaluar la eficacia del sistema para cumplir los requisitos.
Esta revisión debe ser periódica y debe constituir un registro del Sistema de Gestión
Medioambiental.
Para la revisión de la adecuación del sistema, es importante que se haga referencia,

al menos, a:
 Los cambios en la política, objetivos y elementos del sistema.
 Los resultados de las auditorías del Sistema de Gestión

Medioambiental.
 Las circunstancias cambiantes.
 El compromiso de mejora continua adquirido en la política.
PASOS NECESARIOS
La organización debe documentar quiénes y cómo van a llevar a cabo la revisión, así
como la periodicidad con la que se realizará.
51. Por tanto, lo primero es elegir el momento para llevarla a cabo. Esto puede
estar predeterminado, bien por la periodicidad especificada por la organización
en su documentación, bien por la necesidad de realizar una revisión
extraordinaria.
Este momento será establecido cuando se posea suficiente información para

garantizar la utilidad de la revisión.
Por tanto, antes de emprenderla, tendrá que recopilarse toda la información

perteneciente a:
 La evaluación del comportamiento medioambiental.
 Los cambios originados en el marco legal.
 Los intereses de las partes.

 El conocimiento científico o capacidades tecnológicas.
 Las debilidades del sistema.
 Los cambios internos originados desde la anterior revisión.
52. Todo ello tendrá que ser analizado para conocer las tendencias y los
problemas detectados en el ciclo anterior. Esta tarea, normalmente, es
realizada por personal técnico de la empresa, que después trasladará la
información al representante de la dirección. Este, a su vez, informará a la
Dirección para que incluya los citados datos en la revisión. La revisión es el
momento en el que se examina, con la ayuda de los datos aportados, el sistema
en su conjunto con el objetivo de identificar sus carencias y mejorarlo, si es
necesario.
53. Una vez finalizada la revisión y tomadas las decisiones oportunas, se debe
formalizar su registro, teniendo en cuenta que en éste debe constar como
mínimo:
 La información y las fuentes de información del SIGMA utilizadas

como base.
 Las conclusiones extraídas tras la revisión del Sistema de Gestión

Medioambiental.
54. Sería útil incluir en la documentación los cambios originados por las
conclusiones de la revisión para asegurar que:
 No sea necesario reexaminar las mismas cuestiones más adelante.
 Que se siguen las conclusiones adoptadas en la revisión.
CONSEJOS
 Para decidir la frecuencia del ciclo de revisión del sistema, se debe tener en cuenta
los otros ciclos del sistema, con el objeto de establecer una periodicidad coherente
con todos ellos:
Otros ciclos del sistema
Establecimiento de objetivos medioambientales.
Evaluación de aspectos medioambientales.
Auditorías medioambientales.
Es conveniente esta coherencia ya que las informaciones procedentes de la
evaluación de aspectos medioambientales y de las auditorías medioambientales
serán útiles para la revisión. Además, el resultado de ésta, a su vez, será importante
para el nuevo establecimientos de objetivos.
 Además de los resultados de las auditorías, es también muy aconsejable

considerar todas las no conformidades originadas desde la anterior revisión,
sean fruto o no de una auditoría.
 Cuando se planifican o implantan modificaciones que afectan a la gestión

medioambiental, puede que sea necesario ejecutar revisiones con más
frecuencia.
 Las revisiones y las auditorías no tienen el mismo objetivo. Esto se entiende

mejor si tenemos en cuenta que los resultados de la auditoría forman
parte de la información necesaria para la revisión que después realiza la
dirección.
 Se debe elaborar registros de las revisiones que recojan los datos incluidos
en dicha revisión, así como las conclusiones alcanzadas, las acciones
derivadas previstas, etc. Estos registros pueden conservarse en cualquier
formato que la empresa considere adecuado.
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Una de las cuestiones básicas que se plantean las Direcciones o Gerencias de las
empresas es cuál o cuáles son los motivos esenciales por los que deben implantar un
Sistema de Gestión Medioambiental.
Un Sistema de Gestión Medioambiental es una herramienta para ayudar a la

empresa a cumplir unos objetivos medioambientales. Una vez implantado, ofrece
una serie de beneficios:
VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN
SIGMA
1. Beneficios Comerciales.
2. Reducción de Costes.
3. Prevención de Costes.
4. Mejora de la Imagen de la Empresa.
5. Mejora de los Procesos.

A continuación, se explica la manera de obtener dichos beneficios para la empresa.
1. BENEFICIOS COMERCIALES
 Ofreciendo una ventaja competitiva.
 Introduciéndose en mercados más restrictivos.
 Creando nuevos mercados.
 Aumentando la cuota de mercado.
 Evitando las barreras técnicas.
2. REDUCCIÓN DE COSTES
 Optimizando el uso de los recursos y la energía.
 Eliminando la generación de residuos.
 Aumentando la eficacia del proceso.
 Favoreciendo la negociación de los créditos bancarios.
 Facilitando el acceso a las ayudas económicas de protección ambiental.
 Disminuyendo las primas de seguro.
3. PREVENCIÓN DE COSTES
 Previniendo costes derivados de la no gestión.
 Previniendo sanciones legales.
 Previniendo los accidentes graves.
 Evitando las clausuras o suspensiones de la actividad.
 Evitando la devaluación de las instalaciones.
 Eludiendo la aplicación de los ecoimpuestos.
 Coste de descontaminación, indemnizaciones, etc.

4. MEJORA DE LA IMAGEN EMPRESARIAL.
 Mejorando el ambiente de trabajo.
 Mejorando las relaciones con la Administración.
 Aumentando la confianza de los inversores y accionistas, al asegurar la

prolongación de la supervivencia de la empresa.
 Mejorando las relaciones con los grupos de presión.
5. MEJORA DE LOS PROCESOS.
 Utilizando tecnologías más limpias.
 Control y ahorro de las materias primas y recursos naturales
 Usando menos materias dañinas para el medio ambiente.
 Reutilizando y recuperando los materiales.
 Reciclando los residuos.
 Reducción de costes productivos.
 Mejorando la eficacia de la distribución del producto.

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REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

UNE-EN 3.2.1. Generalidades de la norma.

Esta norma se aplica a los aspectos medioambientales (y no a los impactos) que la

Los requisitos de un S.G.M.A. según la UNE-EN ISO 14001 se desarrollarán a lo

UNE-EN REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

4.4 IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

4.2. Política ambiental

EXPLICACIÓN DEL REQUISITO

La política medioambiental es una declaración pública documentada de una

 Dirigida a la prevención de la contaminación.

 Con el compromiso de:

 Cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable.

 Proporciona el marco de establecimiento y revisión de los objetivos y metas

 Adecuada a sus actividades, productos, servicios y aspectos medioambientales.

 Debe ser conocida, comprendida, desarrollada y mantenida al día por

1. La dirección de la empresa debe establecer este compromiso inicial al comienzo del

A la hora de decidir el contenido de dicha política medioambiental, deberá

La dirección debe tener presente, a la hora de su redacción, que la política sirve

 Internamente, indicando a los empleados cuáles son sus intenciones en

 Externamente, como una declaración de principios, prioridades e

2. El desarrollo e implantación de la política medioambiental requiere:

 El establecimiento de las responsabilidades y la puesta en marcha de las

 La aceptación por parte de la dirección de sus responsabilidades

 Asegurarse de que todos los empleados involucrados cuentan con la

Además, se debe tener en cuenta que esta declaración de intenciones se va a

Debido al carácter público de este documento, se tendrá que prever cómo se

Todos los cambios de la política que puedan originarse como consecuencia

 Las empresas pueden tener ya desarrolladas otras políticas, tanto

 La política debe estar refrendada por la dirección, siendo la forma de hacerlo

 En cuanto a las vías de comunicación para asegurarse de que los empleados

EXPLICACIÓN DEL REQUISITO

Los aspectos medioambientales hacen referencia a:

Los elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que

Es importante diferenciarlos de los impactos medioambientales, los cuales serían el

Identificación de los Aspectos Medioambientales

1. Se deben identificar los aspectos medioambientales de las actividades,

Esto significa que el ámbito de la identificación estará delimitado por la

2. Para llevar a cabo la identificación se podrá utilizar el método que la empresa

En empresas de servicios la identificación, en ocasiones, no estará tan unida al

4. La identificación se deberá realizar en condiciones normales de operación, en

5. Además tendrán que tenerse en cuenta los aspectos medioambientales

6. Además de la identificación de los aspectos se debe obtener información

Evaluación de los aspectos medioambientales

7. Posteriormente, y con el fin de cumplir con el requisito de seleccionar los

8. Además, será necesario establecer la forma de aplicación de dichos criterios a

Considerando los pasos anteriores, la empresa u organización ya está preparada para

Como resultado de dicha evaluación se obtendrán tanto los aspectos

 Esta información se generará en las etapas de implantación del sistema,

 El procedimiento o método de evaluación será distinto para cada

 Además, el método deberá ser sensible a los cambios o mejoras originadas

 Para la identificación de los aspectos medioambientales, puede ser útil

Este diagrama de flujo consiste en una sucesión secuencial de todas

 Además, para la cuantificación podrá completarse el diagrama con un

Fuentes de Información para la Identificación de los Aspectos

 Toda la información necesaria para hacer dicha identificación y

 La metodología utilizada para la aplicación de los criterios de evaluación

 Las organizaciones que dispongan de un diagnóstico inicial podrán

EXPLICACIÓN DEL REQUISITO

Se debe desarrollar un procedimiento que describa cómo, a partir de ahora, la

En este procedimiento también se deberán contemplar los requisitos