¿SON APLICADAS LAS NORMAS DE LEGISLACIÓN DOCUMENTAL AL

INTERIOR DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA? ¿PORQUÉ?

 

En Colombia, existe un marco normativo que busca regular el rastreo,

almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
instituciones. En el año 2000, entró en vigencia la Ley 594 por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la
función archivística del Estado y de las entidades de carácter privado que cumplen
funciones públicas.
La Ley formula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado,
con formación específica en la materia y con dedicación exclusiva a dichas
funciones.
Un sistema de gestión documental adecuado permitirá cumplir los requerimientos
exigidos por la ley, pero al mismo tiempo se convertirá en un proceso estratégico
clave para que las tareas diarias al interior de las empresas sean mucho más
eficientes y los flujos de trabajo administrativo mejoren visiblemente.
La Ley que cumple con la función de cumplir con la Legislación Documental de
Colombia es conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el
Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de
Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distintos documentos de
interés nacional e institucional.
Siendo esto ya una ley que se debe cumplir, las empresas están obligadas a
realizar dicho archivo, pero no todas las empresas cumplen con esta ley, la
mayoría de los casos son las PyMe’s, que no lo cumplen, debido a la falta de
información acerca de esta.
 
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN EN LAS EMPRESAS
PRIVADAS?
 
La importancia de la documentación en las empresas privadas, es que en algún
momento alguna documentación es solicitada, para sea para realizar un proceso
de calidad o para un auditoria, y tienen documentos consistentes con lo que les
sea solicitado.
También es necesario que las instituciones y personal encargado del manejo de
archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen los
archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así como
testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos
históricos. De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas
técnicas de conservación, restauración o incluso copia en soportes mucho más
duraderos, eliminando así la terrible práctica de desechar documentos basados en
el argumento de su deterioro o antigüedad.
En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el rastreo,
almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
instituciones. En el año 2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la
función archivística del Estado y de las entidades de carácter privado que cumplen
funciones públicas.

Sin embargo, se hace necesario que las instituciones privadas cumplan con dicha
ley y demás principios reglamentarios. Es entonces como en el año 2014 se
promulga la Resolución 8934, la cual establece directrices en materia de gestión
documental y organización de archivo; estas deben ser acatadas por las entidades
sujetas a inspección, control y vigilancia.