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EVIDENCIA 2 Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INSTRUCTOR
FRESIA ELENA GARCIA POSADA

SENA
17 DE SEPTIEMBRE DEL 2019

ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, En cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. ARCHIVO DE
GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O
PERMANENTE La TRD permite la normalización de la gestión documental, la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, E histórico de las entidades. Según la Ley
General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención : Será obligatorio para las entidades del


Estado elaborar y adoptar Las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Los Entes


descentralizados ya sea por servicios como:
* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado * Industriales
y comerciales del Estado * Empresas de Economía Mixta * Entidades descentralizadas
indirectas * Unidades administrativas especiales E igualmente los entes descentralizados
por administración territorial tales como: * Comunas -* Corregimientos Los cuerpos o
instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de Representantes*
Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de Control: *
Personería* Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de
Justicia: * Cortes* Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.
Las T.R.D. se basan en:
La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar Las series y
subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación,
aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas;
 
Facilitan el manejo de la información. Racionalizan la producción documental, ü Permiten
brindar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a los documentos,
Garantizan conservación de documentos históricos. Regulan transferencias primarias
y secundarias, Racionalizan procesos administrativos Archivísticamente facilitan todos los
procesos
El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
4. Aplicación
Así mismo darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana, las
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven para
formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.
Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos
públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la
conservación del patrimonio documental. No solo es importante para las organizaciones
gubernamentales, sino también para la administración de control y gestión, para los
ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en general.
Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie conformada por tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos; quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la
información.