Reunión: Revisión compra de Daciones Banco W

Fecha: 10 de junio de 2020

Asistentes: Nancy, Carlos Andrés, Maryuri, Cindy y Freddy.
Apuntes:
 Temas pendientes generales:
1. Inventario de adjudicaciones y qué tienen pendiente.
2. Procedimiento y valor propuesto para el Banco W.
 Tener en cuenta el valor cupo establecido con el análisis poblacional.
 Tareas:
1. Sacar inventario administrativo de daciones y adjudicaciones, con la hoja de vida de
los vehículos (ciudad, datos del cliente, del vehículo, fechas en que se inmovilizaron,
las fechas de los avalúos de Supersociedades (última fecha), el estado de los
documentos (si están vencidos), si está listo para traspaso, entre otros). Responsable:
Maryuri.
2. Pasar los datos de los vehículos en inventario en la hoja ANÁLISI VEH.
INMOVILIZADOS. Responsable: Freddy.
3. Cuál es el procedimiento propuesto para comprarle al Banco W. Responsable: todas
las áreas.
4. Validar con Paola Orejuela cuál es el documento legal que avalaría la compra crédito
por crédito. Responsable: Cindy.

Reunión: Revisión compra de Daciones Banco W

Fecha: 12 de junio de 2020
Asistentes: Nancy, Carlos Andrés, Maryuri, Cindy y Freddy.
Apuntes:
 Ajustar el Inventario administrativo con los procesos macro y reconstruir las fechas.
Responsable: todas las áreas.
 Apoyo con los Gerentes para vender los vehículos que ya se encuentran listos.

Reunión: Revisión compra de Daciones Banco W

Fecha: 19 de junio de 2020
Asistentes: Nancy, Claudia, Carlos Andrés, Maryuri, Cindy y Freddy.
Apuntes:
 Corregir la edad de mora al 30/06/2020 (proyectado).
 En teoría todas las adjudicaciones son parciales (de 23, 22 son parciales). Se debe sacar la
información de estas 23 adjudicaciones de Clave 2000 (hoja de vida en Excel).
Responsable: Maryuri.
 Guardar en Dropbox el Inventario administrativo.
 Diligenciar la información que hace falta en el Inventario administrativo.
 Incluir fecha de castigos.
 Sacar un cuadro más resumido de la hoja ANÁLISIS DE VEHÍCULOS INMOVILIZADOS.
Reunión: Revisión compra de Daciones Banco W
Fecha: 26 de junio de 2020
Asistentes: Nancy, Carlos Andrés, Maryuri, Cindy y Freddy.
Apuntes:
 Cambiar el estado actual del proceso enfocado al vehículo.
 Completar la fecha de castigo.
 Eliminar intereses corrientes seguro de vida, otros, intereses de mora, caución judicial,
deudores varios.
 Lo amarillo es para corregir y lo rojo es para eliminar.
 Enviar a Maryuri modelo de carta para solicitar a las empresas de transporte el Paz y salvo.
 Cobranzas debe contactar a estos clientes para que soliciten el Paz y salvo en la empresa
de transporte. Si alguno tiene un modelo de la carta, se debe solicitar.

Reunión: Revisión Plan de Trabajo CE 022 Interno y Alianza Banco W

Fecha: 08 de julio de 2020
Asistentes: Nancy, Carlos Andrés, Maryuri, Paola, Bibiana, Carol, Claudia, María Eugenia
Apuntes:
 Objetivo: leer la CE 002, la cual es una extensión de la CE 007 y 014 hasta julio 31.
 Provisiones sobre intereses causados no recaudados.
 PAD: Programa de Acompañamiento a Deudores.
 Procedimiento punto 3 de la SEGUNDA instrucción del PAD.
 Detener los períodos de gracia de los intereses, solo se otorgarán para capital (desde el
1ero de agosto).
 Claudia y María Eugenia, coordinar desarrollo del plan de pagos (dividido entre capital e
intereses).
 Claudia, coordinar con Violeta y Gina los promocionales para incentivar el trabajo de los
taxistas (como alcohol, tapabocas)
 Maryuri, enfocarse en el recaudo.
 Carol, revisar que las cuentas de provisiones para agosto estén separadas.

Reunión: Revisión Plan de Trabajo CE 022 Interno y Alianza Banco W

Fecha: 09 de julio de 2020
Asistentes: Nancy, Carlos Andrés, Maryuri, Paola, Bibiana
Apuntes:
 Tareas:
- Maryuri: validar con sistemas la cantidad de clientes y monto por cada tipo de grupo.
- Bibiana: ajustar el cuadro del power point, complementando con lo del SARC.
Reunión: PAD
Fecha: 10 de agosto de 2020
Asistentes: Nancy, Claudia, Carlos Andrés, Maryuri, Paola, Bibiana, Brillit
Apuntes:
 Cuando se les dan alivios, pasan a ser grupo 1, 2 o 3.
 El hecho que sean del grupo 1, 2 o 3 no quiere decir que provisione más.
 Hay posibilidad de salir del PAD, pagando bien (3 cuotas consecutivas).
 Grupo 0 no tiene provisión adicional y nacen por fuera del PAD, si requieren un alivio,
entonces entra en el PAD a provisionar.
 No hay un grupo 1 que pase al grupo 0.
 La preocupación de la SFC son las cuotas (que van desde el 30%, 50% y 70%).
 Los nuevos alivios son del grupo 0.
 ¿Qué pasa si el cliente paga 3 cuotas consecutivas y se le da un retanqueo para que nazca
en el grupo 0 con un nuevo # de crédito?

Reunión: Proceso de recibir vehículo en dación inmovilizado con revisión técnico mecánica
vencida
Fecha: 26 de agosto de 2020
Asistentes: Nancy, Carlos Andrés, Maryuri, Freddy
Apuntes:
 Definir qué va a pasar con clientes que los vehículos están inmovilizados para
adjudicación, pero en la negociación ha decidido darlo en dación y no tienen la revisión
tecnicomecánica al día.
 Riesgo de que si se le suelta el vehículo es que no lo vuelva a traer.
 Normalmente cuando el vehículo no está inmovilizado y el cliente lo va a entregar en
dación, debe entregar el vehículo con la tecnicomecánica al día.
 La única alternativa que tenemos es que a Clave 2000 le toca realizar el proceso: conseguir
el mecánico, hacerlo reparar, sacar la tecnicomecánica.
 Actualización del procedimiento: Vehículos inmovilizados para adjudicación donde el
cliente decide entregarlo en dación y tiene la tecnicomecánica vencida, se debe proceder
de la siguiente manera:
- No se le puede entregar el vehículo al cliente por el riesgo de que no lo entregue.
- Riesgos del proceso:
Caiga un embargo entre el tiempo que transcurra entre la reparación y el traspaso.
- Justo antes de firmar la dación, se debe hacer consultas de multas, impuestos,
embargos, para que el cliente se haga cargo o para contemplar el gasto en la
aplicación.
(Tarea Ángela).
 Toca tener listos los convenios con los talleres de cada ciudad (pendiente enviar Freddy los
actuales), incluirlos en el procedimiento. Se debe tener la base de datos de esos talleres
de confianza.
(Tarea Freddy y Ángela).
  Cuando se reciben los vehículos en adjudicación se trata de venderlos lo más rápido
posible.
 Coordinar con Paola Orejuela la elaboración de derechos de petición para que los
vehículos inmovilizados no se tengan que llevar a parqueaderos judiciales.
Instrucción Comité: tutelar para que no se tengan que enviar a esos parqueaderos.,
teniendo en cuenta el alto costo y el gran impacto que genera para nuestro negocio, ya
que, al momento de aplicar las adjudicaciones al crédito, el valor se disminuye.
Se tiene que analizar la respuesta de la tutela, pero se tiene que hacer la gestión (tarea
Freddy).

Reunión: Desarrollo SIFIV

Fecha: 01 de septiembre de 2020
Asistentes: Don Eduardo, Nancy, Claudia, Carlos Andrés, Bibiana, María Eugenia (Clave 2000).
Luis Fernando, Diana, Oscar, Rubén, Miguel (Processoft)
Apuntes:
 Los cambios que se efectúen en los procesos (como el cono de ventas o bases de datos
 Agente de Cobranzas (acuerdo que llegan los de Cobranzas con los clientes para
normalizar un crédito, como retanqueos, subrogaciones), no se paga comisiones a los
Ejecutivos.
 El receptor es la persona que recibe la comisión. El tipo de beneficiario puede o no puede
ser el mismo (lo general es que sea lo mismo), pero se deja el campo por si algo.
 Las comisiones se establecen con cada fuente.
 Cuando se va a crear unas condiciones de comisiones o un tipo de beneficiario, se define
quién es el receptor de la comisión con su % (tanto el rango como el %).
La tabla de rangos sería por cada tipo de beneficiario.
 Definir rangos de colocaciones para el pago de comisiones (se define un ejemplo, luego se
define una matriz).
 El cono de ventas no requiere modificaciones.

Reunión: Desarrollo SIFIV

Fecha: 07 de septiembre de 2020
Asistentes: Nancy, Claudia, Carlos Andrés, Bibiana (Clave 2000).
Diana, Oscar, Miguel (Processoft)
Apuntes:
 La documentación depende del perfil de cliente directamente, no del tipo de producto.
 El sistema debería administrar la completitud de los documentos que el Ejecutivo le
entrega al Analista y en el resto del proceso para desembolsar, donde intervienen otros
responsables (como Legalización, Seguros, Tesorería).

Hay una Lista de Chequeo por cada negocio que contienen los documentos separados por
Crédito y Legalización.
 Tarea: enviar Lista de Chequeo a Processoft, especificando con cuáles documentos se
manejaría excepciones y el responsable de autorizar. También especificar los documentos
que se requieren en cada proceso.

Tarea Carlos Andrés: validar con Adriana Bolaños cuáles son los controles que realizan
sobre los documentos pendientes en Excel, para que se automatice y que los implicados
en el proceso puedan consultar.

Incluir a la lista de “Legalización” los documentos que el cliente solicita.

 La Carta de aprobación se emite por el Analista cuando el negocio es aprobado. Están

asociados unos correos electrónicos de la fuente y cuando se emite esta Carta, se envían a
ellos (Gerente Compraventa, vendedor, entre otros).
Es necesario tener los correos de las fuentes.

 Por parte de la Alianza con el Banco W, existen unas atribuciones diferentes de Clave
2000, donde actualmente se aprueba por el SIFIV y por el celular se puede aprobar, el
objetivo es que aplique también para Clave 2000.

Detallar en la hoja de Crédito, el tema de las atribuciones de la Alianza.

 ¿Cómo se miden a los Ejecutivos? Depende del presupuesto (explicación).

 El sistema debería controlar el cumplimiento de sus metas dependiendo de las etapas del
negocio, controlando los tiempos.

¿Cuáles son los tiempos establecidos para cada etapa? (sería la meta en tiempos). ¿Cuánto
tiempo se demora pasar de una etapa a otra? Pendiente definir estos tiempos (debe estar
alineada a la oferta de valor y/o promesa de respuesta).

Actualmente se tiene la promesa de respuesta de 24 horas (tiempo de aprobación).

Entre prospectación y radicación, validar con los Gerentes Regionales.

Entre radicación y aprobación, actualmente es 1 día (propuesta de valor).

El estado Radicado debe estar amarrado a que los documentos que le entrega el Ejecutivo
estén completos.

P24 sería RADICADO.

Validar con Tulio, cuál sería la información que necesitarían para que realizar la validación
en Excel que realizan actualmente los Analistas del Banco W, validar el uso de este
archivo, para determinar si solo es darle usuario o ajustar. Ellos requieren es tener acceso
al SIFIV para revisar esos campos.
Reunión: Desarrollo SIFIV
Fecha: 08 de septiembre de 2020
Asistentes: Don Eduardo, Nancy, Claudia, Carlos Andrés, Bibiana, María Eugenia (Clave 2000).
Luis Fernando, Diana, Oscar, Rubén, Miguel (Processoft)
Apuntes:
 Simuladores:
Para determinar la cuota: calculadora financiera + capacitación financiera (no un
desarrollo) ¡!

Se deben cambiar los procesos actuales porque los que radican son los Analistas, no los
Ejecutivos.

Se deben definir prioridades, porque no se puede salir con un software perfecto.

Para determinar la capacidad de pago: se deben ingresar diferentes datos (ingresos

dependiendo del turno, gastos, entre otros).

Se puede dar usuario al Ejecutivo y Analista, para que el Ejecutivo pueda digitar y el
Analista validar (después que, valida el Analista, el Ejecutivo no puede modificar).

 Lo que se debe hacer:

- Detallar todo lo que se quiere y no se quiere.
- Detallar lo que

 Archivo Reportes:
Fila 1 C2K Y fila 75 SSGY
Solicitar a Tecnología base de datos y clasificar de acuerdo a este archivo.
Inversión = comisión.

Reunión: Desarrollo SIFIV

Fecha: 08 de septiembre de 2020
Asistentes: Don Eduardo, Nancy, Claudia, Carlos Andrés, Bibiana, María Eugenia (Clave 2000).
Luis Fernando, Diana, Oscar, Rubén, Miguel (Processoft)
Apuntes:
 Validar con el Banco W si el nombre de las secciones de los campos de las solicitudes se
puede cambiar. TAREA.
 Organizar la información para que quede lo más clara de entender “a prueba de bobos”.
  Organizar la Base de datos Comercial de acuerdo a las clasificaciones que se ajustaron en
la Solicitud de crédito.
 Especificar cuáles son los campos que aplican para el Titula/Deudor, Codeudor/Deudor
Solidario y Deudor prendario.
 Comparar la Solicitud de crédito para que los cambios con la versión anterior queden
marcados con color o comentarios.
 Ajustar datos adicionales para solicitud Clave (los que al Banco W no les interesa) y
solicitud de producto.
 Unir las dos secciones de información financiera del solicitante (A126) y organizar los
campos.

Reunión: Nueva encuesta

Fecha: 18 de septiembre de 2020
Asistentes: Carlos Andrés
Apuntes:
 Clientes que están pagando el 100% de la cuota (pedir a Maryuri)
 NIT o CC
 ¿Cuál es la estrategia que hace para pagar la cuota?