GESTION DOCUMENTAL Y TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)

GESTION DOCUMENTAL: Se describe como el instrumento archivístico normalizador,

que define los procedimientos y lineamientos para la administración de la
documentación de acuerdo con su ciclo vital, de tal manera que se asegure la integridad,
disponibilidad, usabilidad y fiabilidad de los documentos como fuente para la historia,
soporte a la continuidad de las actividades y funciones de la Entidad, y disposición en
el servicio al ciudadano.

Proceso del proyecto de Gestión Documental

- Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de

la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la
empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de
las necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias
futuras en cuanto a la gestión documental.
- Producción: En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su
creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y
funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo
lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de
los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de
gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.
- Gestión y trámite: Aquí se da importancia al análisis del documento de manera
integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las
funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los
que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso
que este debe tener.
- Organización: Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el
que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría,
serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que
pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de
establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de
vida.
 - Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su fase de
archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura,
conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).
- Disposición de documentos: Se considera como todos los procesos de
selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación;
teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto
permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de
darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para
llevar a cabo su eliminación y destrucción.
- Preservación a largo plazo: Son todos los procedimientos, tácticas y
requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de
gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a
largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la
conservación de la información.
- Valoración: Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores
primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior
de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o
definitiva.

¿En Qué Consiste Un Proyecto De Gestión Documental?

- Tipos de documentos que circulan en la empresa y que niveles de jerarquía

existen entre ellos.
- Grado de digitalización que se desea lograr
- Determinar si se van a utilizar tecnologías de reconocimiento automático de texto
en el proceso.
- Identificar cual es el volumen de los distintos tipos de documentos que se
manejan en la empresa y como son utilizados por cada tipo de usuario.

Objetivos Del Programa Gestión Documental

- Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos.

- Mantener una planeación ante estos documentos.
- Procurar la racionalización y el control en la producción documental.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL –TRD: Se define como el listado de series,

con sus correspondientes tipo documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera
como el instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad,
su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y
que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Para qué sirve la TRD?

Las tablas de retención documental le permiten a la empresa definir el tiempo de

conservación de los documentos y lo que debe realizarse al momento de que la
conservación ya no sea necesaria.

FUNCIONES

- Controlar y especificar el ciclo de vida de los documentos.

 - Listar las series y tipos de documentos.
- Asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de la información.
- Establecer y clasificar los documentos y su necesidad e importancia en la
empresa.

NORMATIVIDA

- Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Establece normas y principios

generales que regulan la función archivística del estado, por medio del archivo
general de la nación.
- Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración
y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo de artículo 24
de la ley 594 de 2000

FORMATO TRD