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lOM

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada o montar los procedimientos operativos?
Lo primero que haría seria diseñar el procedimiento de control de la información debido a ayuda a prevenir el uso
de documentación obsoleta y también facilitando disponer de un control sobre aquellos documentos que pueden
ser útiles.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y

justifique su respuesta.

Para el procedimiento y la elaboración

de instrucciones de trabajo
Es una de las partes mas
importantes, detallaremos para la
compañía Confecciones S.A
realizaremos un control de toda la
información minuciosa y documentada
para realizar los
diferentes procesos y
procedimientos de la organización,
sin olvidar que la dirección
organizacional debe aprobar o asignar
personal para encargarse de las
responsabilidades de la
documentación de la ISO 9001-2015
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estableciendo la obligatoriedad como:

Manual de calidad,
información documentada,
procedimientos e instrucciones de
trabajo.
Para el procedimiento y la elaboración
de instrucciones de trabajo
Es una de las partes mas
importantes, detallaremos para la
compañía Confecciones S.A
realizaremos un control de toda la
información minuciosa y documentada
para realizar los
diferentes procesos y
procedimientos de la organización,
sin olvidar que la dirección
organizacional debe aprobar o asignar
personal para encargarse de las
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responsabilidades de la
documentación de la ISO 9001-2015
estableciendo la obligatoriedad como:
Manual de calidad,
información documentada,
procedimientos e instrucciones de
trabajo.
Pertenece al proceso estratégico, donde se encuentra el sistema de control de calidad. La norma NTC ISO 9001 nos
dice que una parte importante en el manejo de la información de toda empresa es el control de la misma

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación
y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a) Creación
b) Revisión y aprobación
c) Identificación
d) Divulgación
e) Control de cambios

Creación: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos:
Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación.
Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, deberán ser aprobados mediante memorando,
adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el
qué, cómo y quién utiliza el formato.
Revisión y aprobación: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del
líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora
de Planeación.
Divulgación: Todos los documentos del sistema integrado de gestión deben ser divulgados por todo medio posible,
tanto físicos como virtuales
Identificación: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en
el presente procedimiento.

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan
en la siguiente pirámide documental:
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INFORMACION GENERAL DE LA DOCUMENTACION

OBJETIVO: Elaboración y control de documentos del sistema de gestión de calidad Confecciones S.A
con el fin de facilitar su presentación y su utilización.
ALCANCE: Parámetros para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los
documentos del sistema integrado de gestión de la empresa Confecciones S.A
DEFINICIONES

 Aprobación: Actividad para determinar la aprobación de la documentación.

 Caracterización de proceso: Documento que describe las características del proceso.
 Cobertura del documento: Área o lugar que cubre el documento.
 Difusión: Cualquier medio que pueda comunicar el sistema de gestión de calidad de la
empresa.
 Documento: Información o medio de soporte ejemplo: registros, cuentas, dibujo,
informe etc.
 Documento controlado: Se considera documento controlado por el sistema de
gestión, toda aquel que cumpla con el registro.
 Documento obsoleto: Documento que pierde su vigencia.
 Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria de los procesos
 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas para la
planificación, organización de la documentación producida y recibida por la
empresa.
 Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones, procedimientos
o sugerencias de expertos.
 Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea
 Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y
externamente acerca del sistema de gestión.
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor.
Codificación de la Información.